2012 Manual til Statistik ShopStatistics Med forklaring og eksempler på hvordan man håndterer statistik Consulo ApS 20-03-2009
1 Introduktion... 3 1.1 Formål... 3 1.2 Anvendelse... 3 2 Referencer... 4 3 Definitioner... 5 4 Overblik og Koncepter... 6 4.1 Simpel statistik... 6 4.2 Avanceret Statistik... 7 5 Nødvendig opsætning for at komme i gang... 8 6 Funktioner... 9 6.1 Åbne og lukke simpel statistik... 9 6.2 Åbne og lukke avanceret statistik... 9 6.3 Udtræk statistik(simpel, avanceret)... 11 6.4 Sammenlign(simpel, avanceret)... 12 6.5 Vis /skjul detaljeret information(simpel, avanceret)... 13 6.6 Kopier data... 13 6.7 Butikkers salg (avanceret)... 14 6.8 Ekspedienters salg (avanceret)... 14 6.9 Vares salg (avanceret)... 15 6.10 Alt (avanceret)... 15 Side 2 af 15
1 Introduktion 1.1 Formål Denne manual beskriver hvordan statistik (ShopStatistics) benyttes til at tilgå statistik vedrørende salg foretaget via Kassen (ShopPOS). Andre manualer, f.eks. til brug af ShopBook, kan du finde refereret i kapitel 2. 1.2 Anvendelse Statistik udtrækker forskellige statistikker vedrørende salg fra kassen, ShopPOS. Statiststik er kun tilgængeligt hvis du har den krævede licens dvs. en licens til Statistik og Kassen. Både Shopbook, ShopPOS og ShopStatistics skal være installeret for at kunne benytte Statistik. Statistik er tilgængelig hvis der åbnes et statistik vindue, når du klikker på Vis->Statistik i Kassen. Figur 1 Tilgængelig Statistik Side 3 af 15
2 Referencer På tidspunktet hvor denne manual skrives, eksisterer følgende andre manualer som du evt. kan finde hvor du fandt denne manual eller på internettet (www.shopbook.dk): Reference Titel 1. Installationsmanual til ShopBook Box 2. Brugermanual til ShopBook 3. Brugermanual til Online Booking administration 4. Brugermanual til Lønsystem ShopSalary 5. Brugermanual til Kundekartoteket ShopPlanner Customers 6. Brugermanual til ShopPOS Kassesystem 7. Brugermanual til Løn ShopProloen Tabel 1 Referencer Side 4 af 15
3 Definitioner For at lette læsningen af de følgende kapitler benyttes følgende definitioner: Definition Tekst vist Kommentar Vælg et menupunkt og gå til undermenu -> Vælg et menupunkt og gå videre til næste undermenu Windows brugerkontrol, f.eks. menupunkter, knapper, etc. Navn på knap Tekst i kursiv refererer til den tilsvarende windows brugerkontrol. Kassen Kassen Ved kassen forstås ShopPOS altså den kasse der er integreret med Shopbook Hovedmenu Hovedmenu Hovedmenu referer til kassens hovedmenu medmindre andet er specificeret Link Link Ved link forstås en blå eller lilla understreget tekst, hvor der ved klik åbnes et nyt vindue 1. Statistik Statistik Ved Statistik forstås statistik over salg foretaget via Kassen. For hver funktion der er beskrevet i denne manual er der angivet om den er tilgængelig i simpel og eller avanceret statistik. 1 Farven på linket er blåt, hvis du ikke tidligere har klikket på linket, og lilla, hvis der har været klikket på linket Side 5 af 15
4 Overblik og Koncepter ShopStatistics også kaldt Statistik udtrækker tal vedrørende salg foretaget via Kassen, der kan bruges til at lave forskellige statistikker. Statistik er delt op i to dele simpel og avanceret statistik. 4.1 Simpel statistik Den simple statistik er ikke adgangsbeskyttet og kan derfor benyttes af alle i butikken. Den viser detaljerne for den tilhørende kasse og kan ikke tilgå statistik for evt. andre kasser i butikken. Den viser omsætningen for kassen totalt og fordelt på salgsvare og/eller ekspedient for de valgte perioder. I simpel statistik er den længste periode der kan vælges denne og sidste måned. I Figur 2 ses statistik vinduet, som består af en venstre side til valg af periode og sammenligning; mens højre side viser resultatet af udtrækket. I resultater er der øverst angivet dato-intervallet for udtrækket. Herunder vises fanebladet statistik, hvori selve omsætningen er vist hierarkisk efter inddelingen vist i Tabel 2. Bemærk at antallet af niveauer afhænger af hvor mange niveauer af varegrupper der er defineret i varelisten. Figur 2 Eksempel på statistik udtræk Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 Niveau 5 Butik Kasse Kassenummer Varegruppe Varegruppe/Vare Ekspedient Navn Varegruppe Varegruppe/Vare Tabel 2 Hierarkisk opdeling af data. Bemærk at der kan være flere niveauer afhængig hvor mange varegruppe niveauer der er oprettet i varelisten. Side 6 af 15
Tabellen i fanebladet Statistik består af følgende kolonner: Beskrivelse dette kan være navn på butik, ekspedient, varegruppe eller vare Stk.: antal der er omsat Pris: samlet pris for alle varer i denne beskrivelse Rabat: samlet rabat for alle varer i denne beskrivelse Total: den totale omsætning er den samlede pris minus den samlede rabat Total (før): er total i sammenligningsperioden Pr. time: er omsætningen fordelt på timer ifølge arbejdsplanen Pr. time (før): er omsætningen fordelt på timer ifølge arbejdsplanen i sammenligningsperioden Pr. minut: er omsætningen fordelt på minutter ifølge arbejdsplanen Pr. minut (før): er omsætningen fordelt på minutter ifølge arbejdsplanen i sammenligningsperioden 4.2 Avanceret Statistik Den avancerede statistik er adgangsbeskyttet og kan derfor kun benyttes af de personer, der har denne adgangskode. Den viser salget fordelt på salgsvare og/eller ekspedient for de valgte perioder. Herudover er der mulighed for at se salget for flere kasser i samme eller flere butikker, hvis der er koblet flere kasser på samme installation af Shopbook. Dvs. at man får mulighed for at følge omsætningen for en eller flere installationer. I avanceret statistik er den længste periode der kan vælges 1 år (dette år eller sidste år). For alle udtræk kan man sammenligne med en anden periode af samme længde. Vælges at se salget fra sidste uge sammenlignet med dagen før så sammenlignes med ugen forskudt én dag bagud. I avanceret statistik er der udover fanebladet Statistik også en række faneblade, hvor der vises andre opgørelser af tallene fra Statistik. Fanebladene er: Butikkers salg Ekspedienters salg Vares salg Alt Bemærk at for hver funktion der er beskrevet i denne manual er der angivet om den er tilgængelig i simpel og/eller avanceret statistik. Side 7 af 15
5 Nødvendig opsætning for at komme i gang For at starte brugen af statistik skal man have installeret Kassen og bruge Kassen til at registrere alle ind- og udbetalinger fra Kassen. Ønsker man at for en opgørelse over omsætningen pr. time og/eller pr. minut skal man bruge arbejdsplanen i Shopbook til at angive arbejdstiden. Statistik kan benyttes på alle computere, hvor der er installeret Shopbook og ShopPOS, hvorfra der kan tilgås statistik for samtlige kasser knyttet til samme Shopbook database. Side 8 af 15
6 Funktioner 6.1 Åbne og lukke simpel statistik Simpel statistik åbnes ved at klikke på Vis->Statistik i kassens hovedmenu, se Figur 3. Figur 3 Åbne statistik Herefter åbnes et statistik-vindue hvor der ved opstart vises omsætningstallene for dagen i dag sammenlignet med samme dag i sidste uge se Figur 4. Figur 4 Statistik med dages omsætningstal Bemærk at statistikken er et selvstændigt program, som derfor vises på proceslinjen, se Figur 5 og skal derfor lukkes ned separat dvs. statistik bliver ikke lukket ned når Shopbook lukkes. Figur 5 Proceslinje ved åben statistik Statistik lukkes ved at klikke på krydset i øverste højre hjørne, hvorved programmet fjernes fra proceslinjen. 6.2 Åbne og lukke avanceret statistik Avanceret statistik åbnes ved at klikke på det blå link med teksten For adgang til avanceret statistik skal du være logget ind ved at klikke her, se Figur 6. Linket står lige under Udtræk Statistik knappen. Side 9 af 15
Figur 6 Åbne avanceret statistik Ved klik på linket bliver man bedt om at indtaste adgangskode, se Figur 7. Figur 7 Kodeord ved opstart Den først gang er adgangskoden blank. Ønsker man at begrænse adgangen til avanceret statistik skal man derfor klikke på linket Nyt kodeord, hvorved der vises et vindue til oprettelse af kodeord, se Figur 8. Figur 8 Indtastning af ny kode Den ønskede kode indtastes under Ny kode og gentages i Gentag kode. Det anbefales at lave en adgangskode og gemme den et sikkert sted. Bemærk at der ikke er en funktion til genetablering af adgangskode, så sørg for at du kan finde koden igen. Note: Koden gælder for denne computer dvs. hvis der er flere PC er koblet til Shopbook, så skal der ændres kodeord på hver af disse. Side 10 af 15
Efter indtastning af korrekt adgangskode, gives adgang til den avancerede statistik. Den avancerede statistik ligner den simple; men der er mulighed for at udtrække statistik over længere tid og ved flere butikker på samme installation af Shopbook kan man se statistik for alle butikker. Avanceret statistik lukkes ved at klikke på krydset i øverste højre hjørne, hvorved programmet fjernes fra proceslinjen. 6.3 Udtræk statistik(simpel, avanceret) For at udtrække statistik skal man først vælge hvilken periode man vil udtrække statistik for, se Figur 9. Figur 9 Valg af periode ved udtræk af statistik I simpel statistik kan man vælge følgende perioder: i dag i går denne uge sidste uge denne måned sidste måned denne og sidste måned I avanceret statistik kan man herudover også vælge følgende perioder: sidste 6 måneder dette år sidste år Ved klik på Udtræk statistik udtrækkes statistik for den valgte periode. I simpel statistik vises statistik for den pågældende kasse; mens der i avanceret statistik udtrækkes statistik for samtlige kasser i en eller flere butikker koblet til samme Shopbook installation. Side 11 af 15
6.4 Sammenlign(simpel, avanceret) For alle udtræk kan man sammenligne med en anden periode af samme længde. Der kan sammenlignes med Dagen før Ugen før Måneden før Året før Ved sammenligning med dagen før, sammenlignes omsætningen forskubbet en dag. Er perioden én dag sammenlignes den udvalgte dag med dagen før. Er perioden en uge sammenlignes med ugen forskubbet én dag, se Figur 10. tid 1 uge 1 uge Udgangspunkt 1 dag forskudt 1 uge 1 uge forskudt 1 uge 1 måned forskudt Figur 10 Illustration af sammenligninger når perioden er 1 uge Sammenlignes med ugen før, sammenlignes omsætningen forskubbet en uge. Er perioden én dag, så sammenlignes med samme ugedag i foregående uge. Er perioden en uge, sammenlignes med ugen forskubbet en uge, se Figur 10. Måneden før betyder at omsætningen sammenlignes med omsætningen forskubbet en måned. Er perioden én dag, så sammenlignes med samme månedsdag i foregående måned. Er perioden en måned, sammenlignes omsætningen med sidste måneds omsætning. Sammenlignes med året før, sammenlignes omsætningen med sidste års omsætning. Er perioden én dag, sammenlignes med samme dato sidste år. Er perioden en måned sammenlignes med samme måned sidste år. Bemærk at der skal klikkes på Udtræk statistik for at udtrækket opdateres. Side 12 af 15
6.5 Vis /skjul detaljeret information(simpel, avanceret) Når statistik fanebladet åbnes vises kun de 3 øverste niveauer i hierarkiet, se Tabel 2 på side 6. Dvs. at for den enkelte butik, vises til og med kassenummer samt navn på ekspedient. Information på næste niveau er markeret med et +, se Figur 11. Klikkes der på + ud for Nanna, vises næste niveau, som i dette tilfælde er varegrupperne Behandlinger og Produkter. Figur 11 Vis detaljeret information Detaljeret information kan skjules ved at klikke på - ud for den information der skal skjules. 6.6 Kopier data Data kan kopieres fra statistikprogrammet og sættes ind i f.eks. regneark.for at kopiere data fra statistik skal de data man ønsker at kopiere være synlige, se afsnit 6.3-6.5. For at kopiere, placeres musen i statistik fanebladet, se Figur 12. Figur 12 Valg af statisk faneblad For at kopiere samtlige data vælges CTRL-A, hvorved samtlige data i tabellen markeres med blåt. For at kopiere et udvalg af data, markeres de udvalgte data med musen, se eksempel i Figur 13. Figur 13 Kopier udvalg af data Klik på CTRL-C for at kopiere. Når data skal indsættes i det ønskede program, klikkes CTRL-V. Bemærk dette er de normale kopier og indsæt tastaturgenveje i Windows. Side 13 af 15
6.7 Butikkers salg (avanceret) I avanceret statistik har man mulighed for at få den detaljeret information vist på et separat faneblad. Under fanebladet Butikkers salg vises følgende for alle butikker knyttet til samme Shopbook installation: Antal salg foretaget i butikken Samlet rabat beløb givet i butikken Total omsætningen for salget i butikken I Figur 14 vises et eksempel på udtræk, hvor 2 butikker er koblet på samme Shopbook installation. Figur 14 Butikkers salg Bemærk at perioden skal vælges i venstre side og der skal klikke på Udtræk statistik for at der igangsættes et nyt udtræk. 6.8 Ekspedienters salg (avanceret) I avanceret statistik har man mulighed for at få den detaljeret information vedrørende ekspedienters salg vist på et separat faneblad kaldet Ekspedienters salg. For alle ekspedienter knyttet til samme Shopbook installation vises: Butiksnavn Ekspedientnavn Antal salg foretaget af ekspedient Samlet rabat beløb givet af ekspedienten Total omsætning for ekspedientens salg For ekspedienter der er tilknyttet flere butikker vil der være en linje pr. butik. I Figur 15 vises detaljerne for 3 ekspedienter i samme butik. Figur 15 Detaljeret information om ekspedienters salg Side 14 af 15
Bemærk at perioden skal vælges i venstre side og der skal klikke på Udtræk statistik for at der foretages et nyt udtræk. 6.9 Vares salg (avanceret) I fanebladet Vares salg under avanceret statistik er det muligt at se detaljer om salget af en enkelt vare. For alle varer der er omsat i den pågældende periode vises følgende: Varenavn Antal salg af pågældende vare Samlet rabat beløb givet på den pågældende vare Total omsætningen af den pågældende vare I Figur 16 ses fanebladet Vares salg med detaljer om 3 varer. Figur 16 Vis detaljeret information for vares salg Bemærk at perioden skal vælges i venstre side og der skal klikke på Udtræk statistik for at der foretages et nyt udtræk. 6.10 Alt (avanceret) På fanebladet Alt under avanceret statistik er det muligt at se en liste over det samlede salg, grupperet efter butik, ekspedient og vare. Dvs. alle salg er grupperet efter butik, for hver ekspedient og for hver vare, se Figur 17. I eksemplet har ekspedienten Nanna, fra butikken Østgade, omsat 2 styks af varen Babyklip i kassenummer cdacfe. På disse 2 salg har hun givet en samlet rabat på 23,5 kr og omsat for i alt 446,5. Figur 17 Fanebladet Alt Side 15 af 15