Guide: Henvisninghotellet ( REFHOST ) Version mar 2009 Fra 1. april 2009 skal lægerne fremsende alle henvisninger til psykologer og fysioterapeuter elektronisk. Denne guide er primært baseret på oplysninger fra folderen Henvisningshotellet REFHOST som regionen skulla have udsendt/udleveret. Indholdsfortegnelsen Forudsætninger...1 Hvor får du hjælp?...2 Sådan fungere henvisningshotellet...2 Opsætning i ClinicCare...3 Typisk spørgsmål/problemer...8 Bilag 1: Bestilling af digital signatur...11 Forudsætninger For at kunne bruge henvisningshotellet skal følgende være opfyldt: - Du skal have adgang til internettet når du skal hente henvisninger - Du skal have et EAN/lokationsnummer. Du kan kontrollere at du har et nummer ved at starte ClinicCare og klikke på Indstillinger -knappen nederst til højre. Det åbner et billedet, hvor et 13 cifret nummer i EAN/lokatonsnummer skal være udfyldt. Hvis du ikke har et EAN-nummer kan vi maile dig en ansøgningsblanket. (nummeret fås gratis). - Du skal have installeret digital signatur medarbejdersignatur: LRA med CPR. - Din internet browser skal have java slået til (prøv først at se om det ikke virker uden at ændre nogen indstillinger) - Hvis der skal være flere personer fra klinikken der skal kunne hente henvisninger skal hver bruger (assistent/medarbejder) oprettes med brugernavn og adgangskode. Hvis du har andre i klinikken der skal have adgang til REFHOST så kan du tildele eller ophæve andet klinikpersonales adgang til REFHOST. Adgangen til REFHOSTs backend fås på adressen: backend.refhost.dk (uden www). Under menupunktet Brugere listes klinikkens aktuelle brugere med mulighed for vedligeholdelse af til- og afgang af klinikkens personale. Der bliver ingen ekstra udgifter i forbindelse med brugen af henvisningenshotellet. Det koster omvendt noget at få den Digital signatur. Kontakt foreningen for at høre om disse priser.
Hvor får du hjælp? Kontaktperson hos regionen I hver region er der en kontaktperson normalt datakonsulenten som man kan spørge til råds om anvendelsen af REFHOST. På MedComs hjemmeside, http://www.medcom.dk/wm110598 finder du en liste over de enkelte regioners kontaktpersoner med telefonnumre og mailadresser. Serviceside REFHOST har en serviceside på nettet. Når du er på www.refhost.dk, klikker du på REFHOST-ikonet i øverste venstre hjørne af hjemmesiden. Du kan også gå direkte via internettet ved at taste: www.refhostservice.dk Hotline Opstår der spørgsmål i forbindelse med anvendelse af Henvisningshotellet, skal disse stiles til Refhost hotline, træffes på tlf.nr. 75 72 54 88 (mandag-torsdag 8.00 til 16.00 og fredag 8.00 til 15.00), email hotline@refhost.dk (se også http://www.refhostservice.dk/wcfguides.aspx) Sådan fungere henvisningshotellet Henvisningen sendes Den praktiserende læge udarbejder en henvisning til speciallægen i sit journalsystem, vælger det speciale, som klienten skal henvises til, og sender henvisningen som EDIFACT til henvisningshotellet. Hvis lægen sender til henvisningshotellet vil henvisningen blive gemt på hotellet. Alternativt kan den praktiserende læge i samråd med klienten vælge den psykolog/fysioterapeut, der skal have henvisningen, og sende den direkte til denne som EDIFACT. I såfald vil psykologen/fysioterapeuten modtage dette i ClinicCare indbakke som tidligere. En kopi af henvisningen opbevares samtidig på REFHOST, så den kan anvendes af andre speciallæger, hvis klienten alligevel ønsker at benytte en anden psykolog/fysioterapeut, for eksempel på grund af lange ventetider, ferie mv. Klienten henvender sig herefter til psykolog/fysioterapeut pr. telefon, e-mail eller personligt og bestiller en tid for konsultation. Henvisningen hentes Fra ClinicCare klikkes på Henvisningshotellet -knappen. Derved bliver klientens henvisning automatisk fundet frem, hvorefter man kan vælge at udskrive heller hente henvisningen. (Det sker ved at henvisningen bliver fremsendt som en almindelig EDIFACT og vil være fremme i ClinicCare s indbakke typisk indenfor 1 time)
Psykologen/fysioterapeuten har ikke adgang til klientens henvisninger i andre specialer. REFHOST opbevarer henvisningen i op til 180 dage, så den kan hentes igen ved tekniske problemer eller lignende. Opsætning i ClinicCare Klinikken er fra start driftsstart-oprettet i REFHOST, og du med almindelig post får tilsendt brev med brugernavn og adgangskode til REFHOSTs administrationsmodul, backend. Hvis du har andre i klinikken der skal have adgang til REFHOST så kan du tildele eller ophæve andet klinikpersonales adgang til REFHOST. Adgangen til REFHOSTs backend fås på adressen: backend.refhost.dk (uden www). Under menupunktet Brugere listes klinikkens aktuelle brugere med mulighed for vedligeholdelse af til- og afgang af klinikkens personale. Indstillinger foregår ved at klikke på Indstillinger -knappen (nederst til højre på startsiden)
Det kodeord du får oprettet på henvisningshotellet skal tastes i feltet Kodeord henvis.hotel. Koden er fremsendt i et brev og benævnes Adgangskode tl REFHOST backend. VIGTIGT: Det er ikke kodeordet fra den digitale signatur der skal indtastes her. Hvis du har fået oprettet flere brugere med hver deres kode skal du dobbelt-klikke på den givne bruger på listen nederst. Det vil åbne et vindue, hvor du kan angive den specifikke brugers kode. Hvis du ikke har bestilt den digitale signatur igennem foreningen f.eks. hvis du havde dit eget i forvejen så skal du indtaste signaturens ID. Idnummeret fås ved at klikke på Start i Windows, Programmer derefter Digital signatur. Under Detaljer kan du finde et PID eller RID (først nævnte er signature der er bestilt af privat personer, sidst nævnte er signaturer bestilt af firmaer). I fanebladet Generel i ClinicCare angiver du i feltet Digital signatur typen ( PID / RID ) og derefter det nummer der er angivet (med bindestreger):
Hvordan fungere det i ClinicCare Klienten kontakter dig og fortæller, at der er sendt en henvisning fra den praktiserende læge. A: Hvis du allerede har oprettet klienten: Søg klienten frem i ClinicCare. På klient-stamkortet vises midt i billedet alle henvisninger du tidligere har haft på klienten. Klik på Ny -knappen hvis der skal laves en ny henvisning. Hvis du allerede har oprettet henvisningen manuelt kan du dobbelt-klikke på den. Det åbner henvisningsbilledet:
I Henvisningsbilledet klikker du på Henvisningshotel -knappen. Det vil åbne hotellet. Hvis du ikke har været logget ind den sidste time, vil du blive spurgt om digital signatur. Det er vigtigt at den signatur der vælges, tilhører den person som ejer ydernummeret. Der indtastes kode til digtal signatur.
Klientens henvisning hvis den findes i det pågældende speciale er nu fundet frem og vises i oversigten: B: Hvis klienten bliver oprettet i forbindelse med konsultationen Hvis du opretter klienten i forbindelse med konsultationen bruger du Ankomst -knappen fra startsiden. Når du kommer frem til henvisnings-billedet kan du klikke på Henvisningshotel - knappen som nævnt ovenfor. C: Hvis du opretter klienten forud for konsultationen Du har mulighed for at søge klienten frem på henvisningshotellet og få tilsendt alle oplysninger elektronisk. Det gøres på følgende måde: Start ClinicCare og klik på WWW -knappen nederst på startsiden. Det vil åbne henvisningshotellet, hvor du kan indtaste cprnummer for klienten: Som vist under A ovenfor vil systemet vise de henvisninger der er på klienten. I listen med henvisninger har du følgende muligheder: Tryk: Prævisitering for at læse henvisningen. Kommandoen Vis bruges for eventuelt at gennemse henvisningen, inden du booker en tid. Visningen ser således ud:
Tryk: Hent for at modtage henvisningen som EDIFACT. Som supplement kan du samtidig udprinte henvisningen på din printer. Det sidste er altid nødvendigt, hvis du ikke kan modtage EDIFACT-meddelelser. Henvisningen er nu modtaget, og det er markeret, hvem der har hentet den: Tryk: Historik for at se henvisningens historie. Her kan man se om henvisningen har været taget af anden speciallæge, været sendt direkte, om den har været genfremsendt eller genudskrevet til dig. Typisk spørgsmål/problemer Problemer med at få adgang til REFHOST Når du klikker på www -knappen på startsidne i ClinicCare åbnes et side hvor der står Der blev ikke fundet en gyldig login profil på dette minikald!. Årsagen kan enten være at klinikken/du enudnu ikke er oprettet på REFHOST (kontakt REFHOST support og kontroller at du er det).
Alternativt kan fejlen skyldes, at du har indtastet forkert kodeord og/eller ID på den digitale signatur. Prøv heæt uden noget ID (under Indstillinger / Generel / Digital signatur og prøv at taste uden - ). Klienten fortryder Fortryder klienten valget af speciallæge, kan han eller hun aflyse aftalen og vælge en anden speciallæge. Henvisningen gemmes på REFHOST i op til 180 dage. Historikken dokumenterer henvisningens forløb, ligesom loggen dokumenterer brugernes adfærd. Den speciallæge, der mister henvisningen, får automatisk besked via en EDIkorrespondancemeddelelse om, at klienten har valgt en anden speciallæge. Klienten henvender sig ikke til speciallægen Egen læge kan adviseres om, at klienten ikke har anvendt henvisningen. Klienten har valgt en bestemt speciallæge, men ønsker en anden Den speciallæge, der mister klienten måske på grund af lang ventetid får en advis om klientens fravalg Klienten fortryder sit valg Klienten kan henvende sig til anden speciallæge og evt. Opnå kortere ventetid. Henvisningen er ikke på hotellet Henvisningen kan være sendt under et forkert speciale og er derfor ikke synlig for den pågældende psykolog/fysioterapeut. Dette kan REFHOST-Hotline korrigere. Henvisningen er udløbet REFHOST kan give advis til henvisende læge om ubenyttede, slettede henvisninger. Mit it-system er nede, hvad gør jeg? Selv om dit eget it-system er nede, kan REFHOST kontaktes ved simpel login direkte på adressen: www.refhost.dk. (Det forudsætter selvfølgelig, at man stadig har internetadgang eller kan skaffe sig det i nærheden af ens arbejdsplads, samt har digital signatur). Driftperioder/planlagt lukning af REFHOST REFHOSTs servicetidspunkter vil blive annonceret mindst 8 dage forud på servicesitet og vil normalt liggemellem 19.00 07.00 på hverdage eller på lørdage eller søndage. Kan andre se min henvisning? Kun de speciallæger, der har samme speciale, som den oprindelige henvisning er tiltænkt, kan se henvisningen. Alle opslag på en henvisning bliver logget. Klienten har ikke et dansk personnummer Henvisnigen vil blive sendt fra lægen direkte til dig. Kan mine medarbejdere/assistenter hente henvisninger?
Ja, medarbejdere, der har digital signatur og er oprettet i REFHOST, kan hente henvisninger (bse side 9).
Bilag 1: Bestilling af digital signatur Den signatur, du skal bruge, er den såkaldte digital signatur medarbejdersignatur i den version, der hedder LRA med CPR. For at lette bestillingen af digital signatur har vi lavet et direkte link fra REFHOST til DanID s bestillingsside. Vær opmærksom på, at det tager nogle dage at få signaturen med tilhørende brev med installationskode. DanID support på telefon 8030 7090 eller regionens datakonsulenten kan eventuelt hjælpe dig. OBS: REFHOST Hotline kan ikke bistå dig med hjælp ved installationen af digital signatur. Der er to trin i bestilling og administration af digital signatur: LRA med CPR: Første trin: Administrator og andet trin: Medarbejder. Første trin: Administrator Bestilling af digital signatur til administrator i praksis Enhver speciallægepraksis skal have en administrator, som bestiller sin administrator-signatur. Du skal bruge: Praksis CVR-nr. (SE-nr.) og dit CPR-nr. + printer. Gå ind på www.refhost.dk og klik på bestil digital signatur sådan ser siden ud:.
Herefter modtager du to e-mails og et brev med en installationskode. NB! Under bestillingen skal du udskrive en formular, der skal underskrives og sendes retur (kan sendes pr. fax) til DanID. Installering af digital signatur på PC Du skal bruge: Mail og brev fra DanID. Åbn den e-mail, der indeholder et link til en hjemmeside (eksempelvis: https://ds.danid.dk/xxxx.xxxxxx). Klik på linket. Du bliver sikkert bedt om at installeret et ActiveX program undervejs det accepterer du ellers kan du ikke komme videre. Indtast Installationskoden fra brevet. I forbindelse med installationen skal du lave en adgangskode. Krav til kode er: Minimum otte karakterer, minimum et STORT bogstav, et lille bogstav og et tal. Koden skal gentages. Husk, du skal aktivere den digitale signatur inden 30 dage fra modtagelsen af brevet fra DanID med installationskoden. Andet trin: Medarbejdere i praksis (læger og andre) Administratoren kan udstede signaturer til medarbejdere/kolleger og tildele rettigheder afhængig af, om medarbejderen er en læge eller andet klinikpersonale. Når en medarbejder er blevet oprettet, modtager denne en mail fra DanID og senere med almindelig post et password, hvorefter installationen kan gennemføres som beskrevet i mailen. A: Bestilling af digital signatur til medarbejdere i praksis Bestillingen skal foretages af administrator. Du skal bruge: Medarbejderens CPR-nr. Klik på linket: https://danid.dk/da/erhverv/lra/ Log på med din digitale signatur. Vælg Opret bruger og udfyld felterne markeret med * (som mailadresse er det hensigtsmæssigt at anvende klinikadresse). Klik på Opret bruger. B: Installering af digital signatur på PC Installering af medarbejdersignatur kan foretages af medarbejder. Du skal bruge: Mail og brev fra DanID. Åbn den e-mail, der indeholder et link til en hjemmeside (eksempelvis: https://ds.danid.dk/xxxx.xxxxxx). Klik på linket. Indtast Installationskoden fra brevet. I forbindelse med installationen skal du lave en adgangskode. Krav til kode er: Minimum otte karakterer, minimum et STORT bogstav, et lille bogstav og et tal. Koden skal gentages.