UDBUDSBETINGELSER for udbud af ejendomsmæglerydelser for Professionshøjskolen UCC
Indholdsfortegnelse 1. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED... 3 2. INTRODUKTION... 3 3. UDBUDDETS INDHOLD... 4 4. UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE... 6 5. EGNETHEDSBEDØMMELSE M.V.... 7 6. TILDELINGSKRITERIER... 8 7. FORBEHOLD, MINDSTEKRAV OG ALTERNATIVE TILBUD... 11 8. SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL... 12 9. FREMVISNING AF EJENDOMME... 13 10. TILBUDDETS INDHOLD OG UDFORMNING SAMT TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSESFRIST... 14 11. BEHANDLING AF TILBUD MV.... 16 12. FORHANDLINGSFORBUD... 16 13. FORTROLIGHED... 17 14. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN... 18 15. TJEKLISTE... 19 16. BILAGSLISTE TIL UDBUDSBETINGELSERNE... 20 2
1. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Professionshøjskolen UCC CVR. nr. 30 78 79 86 Buddinge Hovedgade 80 2860 Søborg Danmark Tlf.: + 45 4189 7000 Fax: + 45 4189 8191 Internet (URL): www.ucc.dk Kontaktperson: Jonas Kjær-Westermann JOKJ@ucc.dk Tlf.:+ 45 4189 7063 2. INTRODUKTION Dette udbud angår ejendomsmæglerydelser. Her i pkt. 2 følger indledningsvis en vejledning til, hvordan udbudsmaterialet skal forstås. Udbuddet er et offentligt udbud i medfør af EU-udbudsreglerne i henhold til Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF, jf. udbudsbekendtgørelse. Nedenfor følger en kort vejledning til håndteringen af de modtagne dokumenter, herunder kontraktudkast med bilag. Hvis der mod forventning skulle være uoverensstemmelse mellem udbudsbetingelserne og resten af udbudsmaterialet, herunder de vejledende tekstafsnit i de enkelte bilag til kontrakten, har det øvrige udbudsmateriale forrang. De formelle regler i forbindelse med udbudsforretningen fremgår af nærværende udbudsbetingelser. Dette dokument indeholder en beskrivelse af tildelingskriterierne, mindstekrav og forbehold, tilbudsfrist, udbudsmaterialets format, osv. Det er derfor vigtigt, at 3
tilbudsgiverne grundigt sætter sig ind i disse udbudsbetingelser før udarbejdelse af tilbud. Kontraktudkastet indeholder en række bestemmelser, der regulerer forholdet mellem aftaleparterne i kontraktens løbetid. I udbudsmaterialet er endvidere vedlagt et udkast til en tro og love-erklæring, som kan benyttes af tilbudsgiveren, når der skal indsendes en erklæring, om tilbudsgiveren har forfalden gæld til det offentlige på tidspunktet for afgivelse af tilbud samt en tro og love-erklæring om, at tilbudsgiveren ikke befinder sig i en af de i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, nævnte situationer. I pkt. 10 er anført vejledning og råd med hensyn til tilbuddets opsætning og struktur. Opmærksomheden henledes i den forbindelse på tjeklisten i pkt. 15, som er udarbejdet med henblik på at forhindre, at tilbudsgiverne kommer til at glemme at medtage forhold eller beskrivelser i deres tilbud. Det skal dog understreges, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive et komplet tilbud. 3. UDBUDDETS INDHOLD Udbuddet vedrører udbud af ejendomsmæglerydelser i forbindelse med salg af ejendomme tilhørende Professionshøjskolen University College Capital (i det følgende benævnt "UCC"). Udbuddet er opdelt i fem delaftaler, således at én ejendom udgør en delaftale. Tilbudsgiverne kan give tilbud på én, flere eller alle af de udbudte delaftaler. Der skal udarbejdes et tilbud pr. delaftale, dvs. pr. ejendom. Der fremgår en nærmere beskrivelse af dette under punkt 4. UCC har besluttet at samle sine aktiviteter i ny attraktiv uddannelsescampus i Carlsberg Byen, København. På denne baggrund ønsker UCC at afhænde sine eksisterende ejendomme, som i dag anvendes til undervisningsformål og administration. UCC arbejder hen imod indflytning på Campus Carlsberg i juli/august 2016, hvorfor ejendommene som udgangspunkt først kan fraflyttes af UCC omkring nævnte tidspunkt. UCC er overordnet interesseret i, at ejendommene sælges hurtigst muligt. UCC ønsker at indgå aftale med et eller flere ejendomsmæglerfirmaer, der skal forestå salg af de i nærværende udbudsbetingelser nævnte ejendomme under iagttagelse af 4
de særlige regler, som UCC er underlagt. Det forventes, at kontrakterne kan indgås pr. 1. juli 2015, således at arbejdet med salget af ejendommene vil starte på dette tidspunkt. UCC's virksomhed er reguleret i Lov om professionshøjskoler for videregående uddannelser (lovbekendtgørelse nr. 936 af 25. august 2014 med senere ændringer ). UCC er som professionshøjskole en selvejende institution inden for den offentlige forvaltning. UCC er omfattet af en række særlige regler i forbindelse med afståelse af sine ejendomme, herunder reglerne i budgetvejledningen. Ejendommene har tidligere været offentligt udbudt og har tidligere været sat til salg hos ejendomsmægler. Kontrakterne med tidligere mægler vil være udløbet på tidspunktet for ikrafttræden af aftalen om ydelserne omfattet af nærværende udbud. Ejendomsmæglerydelserne omfattet af nærværende udbud omfatter også gennemførelse af et eventuelt fornyet offentligt udbud, såfremt det måtte vise sig påkrævet, at ejendommene ikke kan sælges uden fornyet offentligt udbud. Som en del af udbudsgrundlaget indgår "Aftale om ejendomsmæglerydelser", som fastsætter det nærmere omfang og vilkårene for ejendomsmæglerydelserne. Tilbudsgiverne opfordres til at sætte sig grundigt ind i aftalevilkårene for opgaven, som tilbuddet skal afgives på grundlag af. Salg af den enkelte ejendom, herunder i forbindelse med et eventuelt senere påkrævet offentligt udbud sker på "no cure/no pay"-basis. Herved forstås, at tilbudsgiver kun er berettiget til at oppebære et formidlingshonorar/honorar, hvis den enkelte ejendom sælges. UCC's betaling af markedsføringsomkostninger sker på de vilkår og med det maksimum, som fremgår af "Aftale om ejendomsmæglerydelser". Nærværende udbud omfatter levering af ejendomsmæglerydelser til UCC i forbindelse med salg af følgende af UCC's ejendomme: Buddinge Hovedgade 74-80, 2860 Søborg (Administrationsbygning og rektorat) (Delaftale 1) Bybjergvej 25, 2740 Skovlunde (Pædagoguddannelsen Storkøbenhavn) (Delaftale 2) 5
Mørkhøj Parkalle 5-7, 2860 Søborg (Læreruddannelsen, Blågaard/KDAS) (Delaftale 3) Strandvejen 93, 2100 København Ø (Pædagoguddannelsen København) (Delaftale 4) Sydhavns Plads 4, 2450 København SV/Scandiagade 12, 2450 København SV (Pædagoguddannelsen Sydhavn) (Delaftale 5) Materiale om de fem nævnte ejendomme indgår som bilag 3 til udbudsmaterialet. Såfremt en eller flere ejendomme måtte være solgt inden UCC's underskrift af "Aftale om ejendomsmæglerydelser", udgår aftalen med denne ejendom, og der vil således ikke blive indgået aftale på den pågældende ejendom. Tilbudsgiverne vil i en sådan situation ikke være berettiget til kompensation, jf. også punkt 11. 4. UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE Dette EU-udbud gennemføres i henhold til udbudsbekendtgørelse. Det samlede udbudsmateriale består af: Nærværende udbudsbetingelser Tilbudsskema til brug for afgivelse af tilbud, jf. bilag 1 Bilag 1.1. Buddinge Hovedgade 74-80, 2860 Søborg (Delaftale 1) Bilag 1.2. Bybjergvej 25, 2740 Skovlunde (Delaftale 2) Bilag 1.3. Mørkhøj Parkalle 5-7, 2860 Søborg (Delaftale 3) Bilag 1.4. Strandvejen 93, 2100 København Ø (Delaftale 4) Bilag 1.5. Sydhavns Plads 4, 2450 København SV/Scandiagade 12, 2450 København SV (Delaftale 5) Aftale om ejendomsmæglerydelser, jf. bilag 2 Bilag 2.1. Buddinge Hovedgade 74-80, 2860 Søborg (Delaftale 1) Bilag 2.2. Bybjergvej 25, 2740 Skovlunde (Delaftale 2) Bilag 2.3. Mørkhøj Parkalle 5-7, 2860 Søborg (Delaftale 3) Bilag 2.4. Strandvejen 93, 2100 København Ø (Delaftale 4) Bilag 2.5. Sydhavns Plads 4, 2450 København SV/Scandiagade 12, 2450 København SV (Delaftale 5) 6
Fakta om ejendommene, jf. bilag 3: Bilag 3.1. Buddinge Hovedgade 74-80, 2860 Søborg (Delaftale 1) Bilag 3.2. Bybjergvej 25, 2740 Skovlunde (Delaftale 2) Bilag 3.3. Mørkhøj Parkalle 5-7, 2860 Søborg (Delaftale 3) Bilag 3.4. Strandvejen 93, 2100 København Ø (Delaftale 4) Bilag 3.5. Sydhavns Plads 4, 2450 København SV/Scandiagade 12, 2450 København SV (Delaftale 5) Formular (I), der kan anvendes ved afgivelse af tro og love-erklæring om gæld til det offentlige, jf. bilag 4. Formular (II), der kan anvendes ved afgivelse af tro og love-erklæring om, at tilbudsgiver ikke befinder sig i nogen af de i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, nævnte situationer, jf. bilag 5. Såfremt en tilbudsgiver ønsker at give tilbud på mere end én ejendom skal der således udfyldes det relevante tilbudsskema (bilag 1) for hver enkelt ejendom. 5. EGNETHEDSBEDØMMELSE M.V. UCC vil forinden tilbudsevalueringen foretage en egnethedsbedømmelse af tilbudsgiverne. Alene de tilbudsgivere, der vurderes egnede, vil komme i betragtning, jf. nedenfor. Tilbudsgiver skal vedlægge tilbuddet følgende oplysninger om tilbudsgivers tekniske kapacitet: En liste over de betydeligste tjenesteydelser, der er udført i løbet af de sidste tre år, med angivelse af beløb (opnåede salgspriser), tidspunkt for salget, samt den offentlige eller private modtager af tjenesteydelsen. Oplysning om de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos tjenesteyderen og/eller virksomhedens medarbejdere og især hos den eller de personer, der er ansvarlige for udførelsen af tjenesteydelserne. Det er et krav for at komme i betragtning til udførelsen af opgaven, at tilbudsgiver opfylder følgende krav: 7
A. Tilbudsgiver skal have erfaring med salg af erhvervsejendomme til kontoreller undervisningsformål med en opnået salgspris på mindst DKK 25 mio., dvs. at tilbudsgiver skal have solgt minimum 3 erhvervsejendomme til kontor- eller undervisningsformål med en opnået slagspris på mindst DKK 25 mio. pr. ejendom i løbet af de sidste tre år. B. Tilbudsgiver skal have ansat mindst én person, der opfylder betingelserne for at fungere som statsautoriseret ejendomsmægler i Danmark, og mindst én person, der opfylder betingelserne for at fungere som valuar i Danmark. (Kan være samme person.) Tilbuddet vedlægges bevis for, at tilbudsgiver opfylder betingelserne for at fungere som statsautoriseret ejendomsmægler i Danmark, ligesom der skal vedlægges bevis for, at tilbudsgiver har ansat en valuar. Tilbuddet skal vedlægges virksomhedsprofil, herunder beskrivelse af selskabsform, ejerforhold, organisation og forretningsområder. Tilbuddet vedlægges bevis for relevant erhvervsansvarsforsikring. 6. TILDELINGSKRITERIER Tildeling af kontrakt for hver af delaftalerne vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud" på baggrund af følgende underkriterier med den nedenfor angivne vægtning. 6.1 Underkriterier UCC vil i den forbindelse lægge vægt på følgende underkriterier: UNDERKRITERIER VÆGTNING 1. Honorarsats - % af salgssummen 30 % 2. Salgsorganisation og bemanding 40 % 3. Løsningsbeskrivelse 30 % I alt 100 % Procentsatserne angiver de enkelte delkriteriers relative vægt i tilbudsevalueringen. 8
1) Honorarsats - % af salgssummen (vægtning 30 %) Vurderingen vil blive foretaget på baggrund af den af tilbudsgiver afgivne honorarsats for løsning af de beskrevne ejendomsmæglerydelser i forbindelse med salg af ejendommen. Honorarsatsen skal udformes som en fast procentsats med maksimalt to decimaler af den faktiske kontante salgssum for den enkelte ejendom. Såfremt tilbudsgiveren giver tilbud på flere eller alle delaftaler kan honorarsatsen variere på den enkelte ejendom. Honorarsatsen beregnes af den faktisk opnåede kontante salgspris for den pågældende ejendom ekskl. moms og eventuel opnået salgspris for inventar m.v. 2) Salgsorganisation og bemanding (vægtning 40 %) Tilbudsgiver skal vedlægge CV'er for de tilbudte nøglepersoner. Såfremt der tilbydes forskellige nøglepersoner på de forskellige delaftaler skal tilbudsgiver i tilbuddet angive tydeligt, hvilke delaftaler nøglepersonerne er tilbudt på. CV'et skal indeholde: Navn og alder Uddannelse Relevante efter-/videreuddannelser Tidligere ansættelser og arbejdsfunktioner Relevante arbejdsfunktioner og udførte opgaver i nuværende ansættelse inden for de seneste fem år. Erfaring inden for den udbudte opgave og nyttiggørelse heraf. Til understøttelse af punktet om erfaring inden for den udbudte opgave bedes CV et for hver af de tilbudte nøglepersoner suppleret med en beskrivelse af relevante cases, hvor den pågældende nøgleperson har deltaget i salget af ejendomme, som er sammenlignelige med de af udbuddet omfattede ejendomme. Beskrivelserne af disses cases skal fremhæve den pågældende nøglepersons opnåede erfaringer med håndtering af salg af ejendomme, der svarer til de af udbuddet omfattende ejendomme, samt hvorledes det forventes, at nøglepersonen kan nyttiggøres i forbindelse med salget af UCC s ejendomme. Det bedes i case beskrivelserne anført, om salgene af ejendommene er opnået i samarbejde med andre kompetencer til 9
eventuel udvikling og salg af ejendommene, herunder f.eks. arkitekter, developers eller lignende. Tilbudsgiver skal ud over CV er for de allokerede nøglepersoner også vedlægge et organisationsdiagram med beskrivelse af ansvar og rollefordelinger. Ved evalueringen af underkriteriet Salgsorganisation og bemanding vil UCC lægge vægt på, hvordan de enkelte nøglepersoners erfaring og kompetencer udnyttes og nyttiggøres i forbindelse med udførelsen af den konkrete opgave, samt hvorledes de tilbudte nøglepersoners erfaringer og kompetencer komplementerer hinanden og sikrer en effektiv opgaveløsning på et passende niveau under hensyn til opgavens omfang og kompleksitet. Det vil blive tillagt positiv vægt, såfremt tilbudsgiveren allokerer nøglepersoner, der har særlig erfaring med håndtering af salg af ejendomme, der tidligere har været anvendt til undervisningsformål. Det vil ligeledes blive tillagt positiv vægt, såfremt de enkelte nøglepersoner har erfaringer fra deltagelse i salg af ejendomme, svarende til de af udbuddet omfattede, herunder såfremt nøglepersonerne konkret har erfaring med samarbejde med andre kompetencer til eventuel udvikling og salg af ejendomme, herunder f.eks. arkitekter, developers eller lignende. Tilbudsgiver anmodes om at fremhæve de oplysninger i CV et og case beskrivelserne, der understøtter løsningen af den udbudte opgave. Tilbudsgiver er forpligtet til at sikre, at de tilbudte personer stedse er tilknyttet opgaven, og at der ikke sker udskiftninger i personkredsen. Udskiftning af nøglepersoner kan alene ske, som beskrevet i "Aftale om ejendomsmæglerydelser". 3) Løsningsbeskrivelse (vægtning 30 %) Tilbudsgiver skal vedlægge en løsningsbeskrivelse med en beskrivelse af tilbudsgivers forventede tiltag til salg af ejendommen. Løsningsbeskrivelsen skal tage højde for UCC s ønske om et hurtigt salg, som også beskrevet under punkt 3. Løsningsbeskrivelsen skal indeholde forslag til konkrete tiltag som tilbudsgiver foreslår udført i forbindelse med salget af ejendommen. Det skal for hvert forslag anføres, hvilke af de af tilbudsgiveren tilbudte nøglepersoner, der vil varetage opgaven med udførelsen af det konkrete tiltag. I den forbindelse skal der anføres henvisninger til 10
eventuelle lignende konkrete cases i den supplerende case beskrivelse til CV et, jf. punkt 6.1 2), som de pågældende nøglepersoner tidligere har udført. Henvisningerne til de tidligere udførte cases bedes understøttet af en kort beskrivelse af, hvordan de tilbudte nøglepersoners erfaring med håndtering af ejendomme, der svarer til de af udbuddet omfattende, vil blive udnyttet i forbindelse med salget af UCC s ejendomme. Det er op til tilbudsgiveren om der udarbejdes en samlet løsningsbeskrivelse, der dækker samtlige ejendomme, som tilbudsgiveren afgiver tilbud på, eller om der udarbejdes en særskilt løsningsbeskrivelse pr. ejendom. Løsningsbeskrivelsen, inklusiv henvisninger til de relevante cases, må maksimalt fylde 2 A4-sider pr. ejendom, således at hvis denne dækker flere ejendomme må denne fylde et antal A4-sider svarende til antallet af ejendomme ganget med 2 A4-sider. Løsningsbeskrivelsen skal ikke indeholde billedmateriale. Ved evalueringen af underkriteriet løsningsbeskrivelse vil det blive tillagt positiv vægt, at tilbudsgiver demonstrerer faglig indsigt i opgaven med salg af den konkrete ejendom. Herudover vil det blive tillagt positiv vægt, såfremt tilbudsgiver demonstrerer evne til at inddrage andre kompetencer til eventuel udvikling og salg af UCC s ejendomme, herunder f.eks. arkitekter, developers eller lignende. Det vil endeligt blive tillagt positiv vægt, såfremt tilbudsgiveren er i stand til at inddrage erfaringer fra de beskrevne cases, der understøtter, at det tilbudte team kan håndtere ejendomme, der svarer til de af udbuddet omfattende. 7. FORBEHOLD, MINDSTEKRAV OG ALTERNATIVE TILBUD 7.1 Forbehold Inden for de nedenfor angivne rammer har tilbudsgiveren mulighed for at tage forbehold over for de dele af udbudsmaterialet, der ikke udgør mindstekrav. Ved forbehold skal tilbudsgiveren angive, hvad konsekvenserne af disse forbehold er, og anføre, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiveren i stedet vil indgå på. Herudover bedes tilbudsgiver anføre de enkelte forbehold i en separat oversigt, som bør indeholde alle tilbudsgivers forbehold og gerne med en begrundelse for hvert forbehold. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem tilbudsgivers forbehold i udbudsmaterialet og tilbudsgivers forbehold i den separate oversigt, har førstnævnte forrang. 11
Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i "Aftale om ejendomsmæglerydelser" som uacceptable eller klart uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål herom, jf. punkt 8. I sådanne spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som erstatning. De konkrete formuleringer og spørgsmål skal angives på dansk. UCC vil på baggrund af de modtagne henvendelser konkret tage stilling til, om UCC vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet. Ændringer vil under alle omstændigheder ikke blive foretaget, såfremt disse kan anses som væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Eventuelle ændringer vil blive offentliggjort på www.ucc.dk/udbud-af-maeglerydelse, således at alle tilbudsgivere herefter kan afgive tilbud på ens vilkår. Der henvises i øvrigt til punkt 7.2 om mindstekrav og punkt 10 om udformningen af tilbud. 7.2 Mindstekrav Tilbudsgiveren kan ikke tage forbehold over for mindstekrav. Indholdet af kontrakten og alle bilag skal anses som mindstekrav. Tilbud skal således afgives på de betingelser, der fremgår af "Aftale om ejendomsmæglerydelser", der indgår som en del af udbudsmaterialet, jf. bilag 2. 7.3 Alternative tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at afgive alternative tilbud. 8. SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL Tilbudsgiverne har mulighed for at få supplerende oplysninger vedrørende udbudsmaterialet og kontraktgenstanden ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmålene skal udarbejdes på dansk og fremsættes skriftligt, helst pr. e-mail, til den i pkt. 1 anførte kontaktperson. 12
Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort på UCC's hjemmeside for udbuddet: www.ucc.dk/udbud-afmaeglerydelse. Spørgsmål, der modtages senest 8. juni 2015, vil blive besvaret af den ordregivende myndighed senest seks dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter den angivne dato vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest seks dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. 9. FREMVISNING AF EJENDOMME Der vil blive afholdt fremvisning af de af udbuddet omfattede ejendomme på følgende datoer, således at mulige tilbudsgivere kan besigtige ejendommene til brug for afgivelse af tilbud, idet der for hver ejendom afholdes en besigtigelse: Buddinge Hovedgade 74-80, 2860 Søborg (delaftale 1): 26. maj 2015, kl. 11.30 Bybjergvej 25, 2740 Skovlunde (delaftale 2): 26. maj 2015, kl. 13.30 Mørkhøj Parkalle 5-7, 2860 Søborg (delaftale 3): 26. maj 2015, kl. 9.00 Strandvejen 93, 2100 København Ø (delaftale 4): 27. maj 2015, kl. 12.00 Sydhavns Plads 4, 2450 København SV/Scandiagade 12, 2450 København SV (delaftale 5): 27. maj 2015, kl. 09.00 13
Af hensyn til den praktiske planlægning af fremvisningen bedes tilbudsgiveren senest tre dage inden fremvisningen meddele til kontaktpersonen, jf. pkt. 1, hvorvidt tilbudsgiveren agter at deltage i fremvisningen og, i bekræftende fald, oplysning om forventet deltagerantal samt navnene på de forventede deltagere. UCC tager forbehold for at reducere antallet af repræsentanter pr. tilbudsgiver. 10. TILBUDDETS INDHOLD OG UDFORMNING SAMT TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSESFRIST Tilbuddet skal blandt andet indeholde et udfyldt tilbudsskema, som udgør en del af udbudsmaterialet, jf. bilag 1. Der skal udfyldes et tilbudsskema pr. delaftale, der gives tilbud på. Skemaet vedlægges det fornødne supplerende materiale og beskrivelser. Tilbuddet skal endvidere indeholde CV'er for tilbudte nøglepersoner samt organisationsplan. Tilbuddet skal ligeledes indeholde "Aftale om ejendomsmæglerydelser", jf. bilag 2, idet tilbudsgiver indsætter de relevante oplysninger, hvor sådanne er efterspurgt. Tilbudsgiveren bedes underskrive den udfyldte aftale for hver ejendom, der gives tilbud på, og aflevere denne sammen med tilbuddet. Tilbud skal indeholde de erklæringer, der er angivet nedenfor i punkt 10.1. Tilbud og tilbudsmateriale skal affattes på dansk. Al kommunikation under udbudsprocessen vil foregå på dansk. Sidste frist for modtagelse af tilbud er: Den 17. juni 2015, kl. 12:00 (dk-tid) Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. Tilbud inklusive alt tilbudsmateriale skal sendes eller indleveres til: Professionshøjskolen UCC Buddinge Hovedgade 80 14
2860 Søborg Danmark Att. Jonas Kjær-Westermann Tilbud skal afleveres i ét originalt papireksemplar og bedes endvidere afleveret i to kopieksemplarer i en lukket forsendelse og mærket: "Udbud af ejendomsmæglerydelser - tilbud. Må ikke åbnes af poståbningen". I kuverten bedes tilbuddet endvidere vedlagt i elektronisk version (USB). I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den elektroniske version og papirudgaven har sidstnævnte forrang. Tilbud kan ikke fremsendes pr. mail. 10.1 Særlige erklæringer Tilbuddet skal indeholde de erklæringer, der er angivet nedenfor. Det er vigtigt, at erklæringen vedrører netop den juridiske enhed, der afgiver tilbuddet. Såfremt en tilbudsgiver ønsker at give tilbud på flere delaftaler, er det tilstrækkeligt med ét eksemplar af hver erklæring. 10.1.1 Tro og love-erklæring om offentlig gæld Tilbudsgiveren skal underskrive og vedlægge erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiveren på tidspunktet for afgivelsen af tilbud har forfalden gæld til det offentlige. Formular (I) til afgivelse af nævnte tro og love-erklæring om offentlig gæld indgår som en del af tilbudsmaterialet, jf. bilag 4. 10.1.2 Erklæring på tro og love- erklæring om en række øvrige forhold Tilbudsgiveren skal vedlægge tro og love-erklæring om, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en af de situationer der er nævnt i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og 2. Formular (II) til afgivelse af nævnte tro og love-erklæring om ovennævnte forhold indgår som en del af tilbudsmaterialet, jf. bilag 5. 15
11. BEHANDLING AF TILBUD MV. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. UCC er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren. Inden for rammerne af 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 (om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter) kan UCC indhente supplerende oplysninger og dokumentationer fra tilbudsgiverne efter udløbet af tilbudsfristen. Anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forhindrer ikke UCC i at afhjælpe eller se bort fra udeladte eller tvetydige oplysninger i et tilbud inden for rammerne af bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011. UCC er imidlertid ikke forpligtet til at indhente supplerende oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. UCC anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakt er underskrevet af UCC, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiveren bundet af sit tilbud, indtil UCC har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen anført i punkt 10. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er UCC uvedkommende, herunder også hvis UCC måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen helt eller delvist uden ordretildeling. Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af leverandører (et konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse samt udpege en fælles befuldmægtiget for det pågældende konsortium. 12. FORHANDLINGSFORBUD Det skal fremhæves, at UCC ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. UCC vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30. april 2004): 16
"Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne ved offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver form for forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, og tilbudsgiverne bør derfor drage omsorg for, at deres tilbud er således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og den ordregivende myndighed. Tilbuddene bør derfor være fyldestgørende og behandle alle relevante forhold, indeholde alle nødvendige oplysninger og være præcise i enhver henseende. Tjeklisten i pkt. 15 er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ved tilbudsafgivelsen ikke glemmer elementer i sit tilbud. Tjeklisten indeholder punkter, som erfaringsmæssigt jævnligt overses af tilbudsgivere. Det skal dog atter fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud. 13. FORTROLIGHED Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivernes kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiveren er uberettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i enhver anden sammenhæng. Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i denne udbudsforretning vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Dette betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud, afhængigt af omstændighederne, imødekommes af UCC. I bedømmelsen af, hvilke dokumenter der 17
skal udleveres, indgår dog blandt andet, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som (f.eks. ud fra forretningsmæssige overvejelser) ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor udtrykkeligt angive dette i sit tilbud. UCC vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 14. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN UCC forventer at gennemføre udbuddet efter følgende tidsplan: Dato, Klokkeslæt Aktivitet 7. maj 2015 Udbudsmaterialets offentliggørelse 8. juni 2015 Spørgsmål, jf. pkt. 7, der modtages senest denne dato, skal besvares senest seks dage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter denne frist, skal også besvares, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest seks dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Alle spørgsmål skal fremsendes skriftligt, gerne pr. e-mail og affattet på dansk. 18
17. juni 2015, kl. 12.00 Sidste frist for aflevering af tilbud 19. juni 2015 Meddelelse om vindende tilbudsgiver og forventet ordretildeling. 1. juli 2015 Forventet kontraktindgåelse. 15. TJEKLISTE Nedenfor er angivet en tjekliste, som er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Listen indeholder punkter, som erfaringsmæssigt jævnligt overses af tilbudsgivere. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud. Har tilbudsgiveren i sit tilbud husket: 1) Virksomhedsprofil, herunder beskrivelse af selskabsform, ejerforhold, organisation og forretningsområder. 2) En liste over de betydeligste tjenesteydelser, der er udført i løbet af de sidste tre år, med angivelse af beløb (opnåede salgspriser) og tidspunkter samt den offentlige eller private modtager. 3) Oplysning om de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos tjenesteyderen og/eller virksomhedens medarbejdere og især hos den eller de personer, der er ansvarlige for udførelsen af tjenesteydelserne. 4) Bevis for, at tilbudsgiver opfylder betingelserne for at fungere som statsautoriseret ejendomsmægler i Danmark. 5) Bevis for, at tilbudsgiver har ansat en valuar. 6) Udfyldelse og underskrift af tilbudsskema, jf. bilag 1, for hver ejendom, som der gives tilbud på. 7) CV'er for de tilbudte nøglemedarbejdere samt organisationsplan, jf. pkt. 6.1, nr. 2 vedrørende underkriteriet "Salgsorganisation og bemanding". 19
8) Beskrivelse af konkrete forslag til salgstiltag for ejendommene, der afgives tilbud på, jf. pkt. 6.1, nr. 3 vedrørende delkriteriet "Løsningsbeskrivelse". 9) Daterede og underskrevne tro og love-erklæringer, jf. bilag 4 og 5. 10) Udfyldelse og underskrivelse af "Aftale om ejendomsmæglerydelser", jf. bilag 2, for hver ejendom, som der gives tilbud på. 11) Bevis for relevant erhvervsansvarsforsikring. 12) Tilbud skal afleveres i ét originalt papireksemplar og bedes endvidere vedlagt to kopieksemplarer i en lukket forsendelse og mærkes: "Udbud af ejendomsmæglerydelser - tilbud. Må ikke åbnes af poståbningen". Tilbuddet vedlægges endvidere tilbudsmaterialet i elektronisk version (USB). Tilbud kan ikke fremsendes pr. e-mail. 13) Tilbuddet fremsendes med overholdelse af den gældende tilbudsfrist, jf. punkt 10. 16. BILAGSLISTE TIL UDBUDSBETINGELSERNE Bilag 1 Tilbudsskema til brug for afgivelse af tilbud Bilag 1.1. Buddinge Hovedgade 74-80, 2860 Søborg (Delaftale 1) Bilag 1.2. Bybjergvej 25, 2740 Skovlunde (Delaftale 2) Bilag 1.3. Mørkhøj Parkalle 5-7, 2860 Søborg (Delaftale 3) Bilag 1.4. Strandvejen 93, 2100 København Ø (Delaftale 4) Bilag 1.5. Sydhavns Plads 4, 2450 København SV/Scandiagade 12, 2450 København SV (Delaftale 5) Bilag 2 Aftale om ejendomsmæglerydelser Bilag 2.1. Buddinge Hovedgade 74-80, 2860 Søborg (Delaftale 1) Bilag 2.2. Bybjergvej 25, 2740 Skovlunde (Delaftale 2) Bilag 2.3. Mørkhøj Parkalle 5-7, 2860 Søborg (Delaftale 3) Bilag 2.4. Strandvejen 93, 2100 København Ø (Delaftale 4) Bilag 2.5. Sydhavns Plads 4, 2450 København SV/Scandiagade 12, 2450 København SV (Delaftale 5) Bilag 3 Materiale om ejendommene Bilag 3.1. Buddinge Hovedgade 74-80, 2860 Søborg (Delaftale 1) Bilag 3.2. Bybjergvej 25, 2740 Skovlunde (Delaftale 2) Bilag 3.3. Mørkhøj Parkalle 5-7, 2860 Søborg (Delaftale 3) Bilag 3.4. Strandvejen 93, 2100 København Ø (Delaftale 4) 20
Bilag 3.5. Sydhavns Plads 4, 2450 København SV/Scandiagade 12, 2450 København SV (Delaftale 5) Bilag 4 Formular (I) til anvendelse af afgivelse af tro og love-erklæring om gæld i det offentlige Bilag 5 Formular (II) til anvendelse af afgivelse af tro og love-erklæring om udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2. *** 2015 Professionshøjskolen UCC 21