Organisationsbestyrelsen CC: Forretningsfører Tony Sørensen CC: Referatmappen. Holbæk, den 6. februar 2013 Mødedeltagere: Referat af ordinært bestyrelsesmøde dato Knud Nielsen (KN) - afbud Søren Waage (SW) Konni Lunau (KL) Helle Hjort (HH) Dorthe Fløe (DF) Tony Sørensen (TS) 5. februar 2013 kl. 17.00 sted Organisationsbestyrelseslokalet i kælderen under foreningens kontor. Protokollens side; 303 Dagsorden 1.0 Organisationsbestyrelsen 1.1Godkendelse af referat fra seneste organisationsbestyrelsesmøde 1.2Strategi og overordnet målsætningsprogram 1.2.1 Værdiprogram
2.0Drift 1.3Særlige emner 1.3.1 Evaluering af bestyrelsesarbejdet 1.3.2 Planlægning af generalforsamlingen 2013 1.3.3 Orientering fra Styringsdialogmøde med Holbæk Kommen den 4.1.2013 1.3.4 Planlægning af tema dag Alternativ energi 1.3.5 Planlægning af afdelingsmøderne 2013 2.1Særlige emner 2.1.1 Salg af Pirathuset i afdeling U, Piratstræde - status 2.1.2 Kapitalforvaltning 2.1.3 Bygningsgennemgang 2013 2.1.4 Evt. udstykning af område i afd. F, Østerled 2.1.5 Hjemmeside status 2.1.6 Forsikring 2.1.7 TV-programmer 2.2Renovering 2.2.1 Renovering af afd. F, Borchsvej og Labæk 1.0 Organisationsbestyrelsen 1.2 Strategi og overordnet målsætningsprogram 1.2.1 Værdiprogram Bestyrelsen har afholdt 2 møder med konsulent Erik Løgstrup fra Performex. Der foreligger et udkast til et værdisæt, som der skal arbejdes videre med på næste og foreløbigt sidste møde, fredag den 18.1.2013. Det er tidligere aftalt, at afdelingsbestyrelserne inviteres til et møde i marts hvor værdierne præsenteres og drøftes. Der er udsendt et oplæg fra Erik Løgstrup som kan anvendes i.f.m. forberedelserne for den enkelte, inden mødet den 18.1. DF har efter det sidste møde, udarbejdet et foreløbigt udkast til et orienteringsbrev til afdelingsbestyrelserne vedr. værdi-arbejdet. Den 11.1.2013 talte DF, KN og TS om, at afholde et møde på museet en lørdag i marts med en rundtur og spisning, hvor værdierne debatteres med afdelingsbestyrelserne. Udgifterne til afholdes af værdiarbejdet forventes at beløbe sig til ca. 70.000 kr. Der er ikke budgetteres særskilt hermed. 2
Lov om Forvaltningsrevision. Organisationsbestyrelsen. Der opfordres til, at der anvendes noget tid af den enkelte deltager, forinden mødet til forberedelse med henblik på, at opnå maksimalt udbytte af mødet. OB godkendte at der inviteres til et debatmøde om værdierne med afdelingsbestyrelserne en lørdag i marts 2013 på museet. DF bedes sørge for en lille rundtur for deltagerne. Der skal laves et oplæg til nogle cases med situationer fra dagligdagen, som deltagerne på mødet skal drøfte værdierne ud fra. Oplægget til afdelingsbestyrelserne fra DF, rundsendes til OB af TS, og hvert OB-medlem bedes kommentere oplægget. Erik Løgstrup bestilles til at deltage i mødet med afdelingsbestyrelserne. 1.3.1 Evaluering af bestyrelsesarbejdet. I forbindelse med gennemførelse af forvaltningsrevision i byggeforeningen, er der tidligere vedtaget en målsætning om, at der én gang årligt skal gennemføres en evaluering af bestyrelsesarbejdet og samarbejdet mellem bestyrelse og administration. Før mødet den 6. februar 2013, bedes alle OB-medlemmer udfylde vedlagte evalueringsskema, vedlagt som bilag 1. Skemaet kan afleveres til administrationen på mødet. Obligatorisk forvaltningsrevision i almene boligorganisationer blev indført pr. 1. oktober 1999. Organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at OB drøfter bestyrelsesarbejdet og samarbejdet med administrationen på mødet den 6.2.2013. 3
Evalueringen udfyldes og afleveres til TS efter mødet. 1.3.2 Planlægning af generalforsamlingen 2013 Byggeforeningens årlige generalforsamling, afholdes i henhold til vedtægterne for byggeforeningen. I forbindelse med generalforsamlingen, skal følgende punkter afklares: Valg af dirigent Dagsorden med emne og indslag Oplægsholder Valg af revisor Årsberetning (mundtlig og skriftlig) Opstilling af borde og stole Bespisning Deltager-evaluering af generalforsamlingen Der er afsat ca. 20.000 kr. til afholdelse af den årlige generalforsamling. Organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at OB drøfter og forholder sig til tilbud fra revisor Benny Lundgaard fra PWC på revisionsydelse for år 2014. Udkast til aftale var før mødet, fremsendt til alle OB-medlemmer. OB vedtog: 1. Valg af dirigent: Karl Dirksen spørges; alternativt Jørgen Clemmesen. 2. Dagsorden med emne og indslag blev aftalt. 3. Oplægsholder: Indlæg om værdier med Erik Løgstrup (kr. 17.000 inkl. mødet i midten af marts med afdelingsbestyrelserne). 4. Valg af revisor: Det indstilles at PWC v/ Benny Lundgaard genvælges. 5. Årsberetning (mundtlig og skriftlig) KN & TS udarbejder forslag som rundsendes til kommentering hos OB. 6. Opstilling af borde og stole: OB fordeler sig ved bordene (se vedlagte tegning) 4
7. Bespisning: Snitter. 8. Deltager-evaluering af generalforsamlingen: Udkast til evalueringsskema blev godkendt. 9. Lodtrækning om præmie afholdes på generalforsamlingen. 1.3.3 Orientering fra Styringsdialogmødet med Holbæk Kommune den 4.1.2013 KN og TS har deltaget i Styringsdialogmøde med Holbæk Kommune. Referat heraf, vedlægges som bilag 2. Dagsorden for mødet var: 1. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler a) Byggeforeningen af 1933s vurdering af egen målopfyldelse b) Byggeforeningen har angivet, at der ikke er behov for, at drøfte aftaler med kommunen om boligorganisationens forhold eller om en særlig indsats i afdelingerne. 2. Gennemgang af Byggeforeningen af 1933 a) Økonomi/drift herunder den fremtidige udvikling i organisationens dispositionsfond og arbejdskapital b) Ledelse/beboerdemokrati/henlæggelser c) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Herunder afvikling af opsamlet under- og overskud Beboerindskud ifølge revisionsprotokollatet er der ikke overensstemmelse mellem beboerindskudslister og afdelingernes regnskaber. d) Byggeri og renoveringer 3. Afdelinger med væsentlig problemer og/eller kritiske nøgletal 4. Status for salg af fælleshuset til afdelingen i Piratstræde 5. Eventuelt TS orienterede kort fra mødet. Organisationsbestyrelsen. 5
OB tog orienteringen til efterretning i første omgang. 1.3.4 Planlægning af tema dag Alternativ energi OB har tidligere besluttet, at der skal inviteres til en temadag med emnet alternativ energi på programmet. Byggeforeningen Centrum har meddelt, at de gerne deltager et mødet med x-antal ansatte og beboere. Formålet med temadagen skulle være, at skabe interesse og viden om alternative energiformer, m.h.p. at forberede organisationen på kommende krav og muligheder. Arrangementet forventes at koste et sted mellem 5.000 10.000 kr. Organisationsbestyrelse. Det indstilles at der planlægges en dag i februar 2013 for afholdelse af arrangementet. OB vedtog at der arbejdes på at afholde et arrangement i slutningen af februar/primo marts. TS aftaler med EnergiMidt. 1.3.5 Planlægning af afdelingsmøder 2013. Der skal indkaldes til afdelingsmøder med min. 1 måneds varsel jf. gældende lovgivning. En tidlig planlægning af afdelingsmøderne kan være medvirkende til en mere hensigtsmæssig afvikling af møderne. Da ret få beboere deltager i afdelingsmøderne generelt, kunne man overveje at afholde møderne digitalt dvs. via facebook eller andre elektroniske medier. Omkostningerne til afholdelse af afdelingsmøderne afholdes af afdelingerne. 6
Organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne. Det indstilles at årets afdelingsmøder afholdes lørdag den 21. september 2013 fra kl. 9.30 17.00. Det indstilles samtidigt, at nedenstående udkast til en mødeplan drøftes på OB-mødet. Lokale Lørdag 21/9 Festsalen H Festsalen Q Fællessalen R Lokale vaskekælder/ opgang Vandrerhjemmet Kl. 08.30 Fælles morgenbord i H Kl. 09.30 O (HH/KL) K (Afd. bst./ts) L (KN) A (HM/DF) Kl. 11.00 E (Afd.bst./KN/HH/KL/TS) D (Afd.bst. + /DG/HM) Kl. 12.00 Kl. 13.00 F (TS/SW) Fælles frokost R (Afd.bst. + KL/KN) Kl. 14.00 Kl. 15.00 Kl. 16.00 Kl. 17.00 Kl. 17.30 Fælles middag på Rosa U,H,Q (TS/KN/SW) OB godkendte planen, men datoen ændres til den 21.9. Tidsplanen for afdelingsmøderne, angives i indkaldelserne. 2.0 Drift 2.1 Særlige emner 2.1.1 Salg af Pirathuset Byggeforeningen har besluttet at udstykke grunden for Pirathuset og sælge Pirathuset med grunden og der er fundet en interesseret køber hertil. Der er en potentiel køber som via sin bank har stillet en garanti for købesummen. Landinspektør og advokat har fremsendt endelig udstykningsplan og ansøgning til Holbæk Kommune og det forventes at der modtages svar herfra i løbet af februar 2013. TS oplyste, at der har været overdragelsesforretning fredag den 1.2.2013 og betaling er modtaget. Nu udestår afregningen med panthavere og Landsbyggefond. 7
Et evt. provenu i forbindelse med salget af Pirathuset, skal fordeles mellem Landsbyggefonden og byggeforeningens dispositionsfond. Evt. omkostninger der ikke kan dækkes af et overskud ved salget, betales af dispositionsfonden. Organisationsbestyrelse, afdelingsmøde og generalforsamling. OB tog orienteringen til efterretning. 2.1.2 Kapitalforvaltning Byggeforeningen har indgået aftale med Sirius Kapital om forvaltning af afdelingernes henlagte midler. Der er valgt en forsigtig strategi, der primært har til hensigt at undgå tab og sekundært at sikre en høj forrentning. Afkastrapport for november 2012 vedlægges som bilag 3 og Sirius Kapital anfører til rapporten: Vedhæftet afkastrapporteringen for november 2012, hvor afkastet blev 0,74% og hvor vi for indeværende regnskabsår nu ligger på 3,34% svarende til ca. 3,64% p.a. November måned bød på faldende renter og en tiltagende frygt for, hvordan man får løst problemet omkring fiscal cliff. De store auktioner i institutternes rentetilpasningslån forløb ganske glimrende med høj bid-to-cover og indsnævring i spænd til statsobligationer på 4-7 b.p.. De positive auktioner medførte også en yderligere performance i konverterbare realkreditobligationer med en pæne kursstigninger til følge. På nøgletalsfronten må man fortsat erkende, at der stadig er bløde tal fra de store økonomier rundt om på kloden og det ser således ikke ud til det er et rentestignings scenario, der ligger foran os resten af året, dog vil en løsning af fiscal cliff problematikken løfte renterne på den korte bane. Vi vælger stadig at sammensætte obligationsporteføljen med en blanding af realkreditobligationer, hvor en stor del af dem er 4% og 5% kuponer. Disse obligationer afkaster fornuftigt, også selv om der stadig er lidt ekstraordinære udtrækninger og så er de kendetegnet ved meget lave varigheder. Forrentningen svarer ca. til det 3-dobbelte af det forventede og budgetterede. 8
Ingen særlige bemærkninger. Organisationsbestyrelse. Det indstilles at OB tager orienteringen til efterretning. OB tog orienteringen til efterretning. 2.1.3 Bygningsgennemgang 2013 Vedligeholdelsesplaner for afdelingerne skal revideres af hensyn til budgetterne. Den foreløbige plan for bygningsgennemgangen for år 2013 er: Bygningsgennemgang Afdeling A Brogade 4-6-8, Brogade 10 og Rolighedsstræde 18/4 kl. 09.00-12.00 1 12-14-16 3 D Munkholmvej 13-15 18/4 kl. 13.00-15.00 E Erik Bannersvej 4-18 & 13-15 Henrik Thottsvej 19/4 kl. 09.00-13.00 4 13-15 og 14-16, Jørgen Rudsvej 3-11 F Borchsvej 9-17, Østerled 3-13 og 23-25, Labæk 23/4 kl. 09.00-15.00 5 32 H Valdemar Sejrsvej 13-23, 25-43, Lindevej 1-3 26/4 kl. 09.00-15.00 St. Bededag ændres til den 24.4 6 8 K Absalonsvej 26-48 og Hørhaven 25/4 kl. 09.00-15.00, 9 L Kapellanvej 24-35 og 34-36 samt 2/5 kl. 09.00-12.00 11 O Tårnvang 1-19 og 6-22 3/5 kl. 09.00-13.00 13 Q Marievej 30-40 7/5 kl. 09.00-12.00 14 R Bjergmarken/Samsøvej 14/5 kl. 09.00-15.00 16 U Piratstræde 1-31 10/5 kl. 09.00-12.00 Organisationsbestyrelse og afdelingsbestyrelse. 9
Det indstilles, at OB deltager i bygningsgennemgangen i det omfang det kan lade sig gøre. OB vedtog at medlemmerne melder sig til, alt efter hvad der er mulighed for at deltage i. 2.1.4 Evt. udstykning af område i afd. F, Østerled Administrationen har forhåndsundersøgt muligheden for, at et stykke jord som primært er et overskydende græsareal bag ved Østerled nr. 9.13, kan udstykkes og bortsælges. Landinspektøren har på den baggrund beset området og lavet en opmåling og umiddelbart er der jf. landinspektøren, ikke noget til hinder herfor. Administrationen har bedt ejendomsmægleren ved Advida da om, at foretage en vurdering af, om det er sandsynligt at man med fordel kan afhænde jorden. Ingen særlige herudover. Ved et evt. bortsalg af jorden, skal et evt. provenu deles mellem Landsbyggefonden og byggeforeningens dispositionsfond. Omkostningerne i.f.m. undersøgelser og et evt. bortsalg skal dækkes af dispositionsfonden. Afdelingen kan muligvis opnå nogle driftsbesparelser ved et evt. bortsalg. Organisationsbestyrelse, afdelingsmødet, generalforsamlingen. Det indstilles at OB godkender at der arbejdes videre med undersøgelserne om, hvorvidt det kan svare sig at udstykke området. OB vedtog, at der arbejdes videre på at undersøge mulighederne. 2.1.5 Hjemmeside status Beboer Thomas Carlsen har tilbudt at udarbejde en ny hjemmeside for byggeforeningen. Siden foråret 2012 har en lille arbejdsgruppe deltaget i moderniseringen af hjemmesiden. Det forventes at den nye hjemmesiden kan lanceres den 15. februar 2013. 10
Der er ikke indgået aftale med Thomas Carlsen vedr. aflønning for hjemmeside-arbejdet, idet at han har tilbudt at gøre det gratis. Ingens særlige. Organisationsbestyrelsen. OB vedtog at det skal overvejes om der skal sættes særlige aktiviteter i gang for at promovere den nye hjemmeside. 2.1.6 Forsikring Købstædernes Forsikring havde varslet en præmiestigning på 25 % pr. 1. januar 2013 + almindelig indeks, hvilket betød, at nettopræmien ville stige fra kr. 316.812 til 396.015 på bygningsforsikring m.m. Administrationen har efter præmievarslingen bedt forsikringsmægler Willis om at gennemføre et forsikringsudbud. På baggrund af det gennemførte udbud og Willis beslutningsoplæg (se bilag 4) har administrationen accepteret tilbuddet fra ALKA, i det at de fremkom med det billigste tilbud, som dog betyder en samlet præmiestigning på ca. 6% i forhold år 2012. Forsikringspræmien fordeles ud i afdelingerne efter m². Administration og organisationsbestyrelse. Det indstilles at OB tager orienteringen til efterretning. OB tog orienteringen til efterretning. Ad pkt. 2.1.7 TV antenner Sagsfremstilling 11
SW og HH gav udtryk for, at det var vigtigt at der arbejdes på at give den enkelte beboer større valgfrihed inden for kanal-området. OB vedtog, at der skal arbejdes videre for at give beboerne større valgfrihed og der skal arrangeres et møde med YouSee m.fl. leverandører/eksperter på mødet i juni 2013. 2.2 Renovering 2.2.1 Renovering af afd. F, Borchsvej og Labæk Afdelingsmødet og organisationsbestyrelsen har tidligere besluttet, at lade udarbejde en ansøgning til Landsbyggefonden (prækvalifikationsansøgning), m.h.p. gennemførelse af en tiltrængt renovering med renoveringsstøtte fra Landsbyggefonden. Kuben og Rambøll har udarbejdet en teknisk helhedsplan som danner grundlag for ansøgningen og denne er nu fremsendt til LBF. Der udestår en nærmere undersøgelse af mulighederne for etablering af alternativ energi for afdelingen, hvilket pågår sideløbende med LBFs sagsbehandling, som dog først forventes at gå i gang i løbet af forsommeren 2013. I ansøgningen har KN forhåndsgodkendt, at der i finansieringsforslaget for renoveringssagen indgår at afdelingen kan anvende 1.200.000 kr. af henlæggelserne til renoveringen, at der anvendes 20.000 kr. pr. bolig fra trækningsretsmidlerne og at der kan forventes en besparelse på ca. 100.000 kr. årligt i de første år ved gennemførelse af renoveringen. Som bilag 5 vedlægges oversigt over afdelingernes årlige indbetalinger til Landsbyggefonden og oversigt over tildelte trækningsretsmidler for de seneste ca. 10 år. TS oplyste, LBF har meddelt at de forventer at komme på besigtigelsestur i vinteren 2013/2014. Beboerne bør i løbet af februar/marts 2013, blive orienteret om sagens status, evt. ved gennemførelse af et ekstraordinært afdelingsmøde. Afdelingsmødet har tidligere godkendt at der anvendes ca. 500.000 til udarbejdelse af en teknisk helhedsplan og ansøgning til LBF. Organisationsbestyrelse og afdelingsmødet. Det indstilles at OB godkender at afdelingen kan anvende 1.200.000 kr. af henlæggelserne til renoveringen, at der anvendes 20.000 kr. pr. bolig fra træknings- 12
retsmidlerne. De endelige finansiering skal godkendes af LBF og afdelingsmødet. OB vedtog, at der skal indkaldes til informationsmøde i løbet af 1. halvår 2013 for beboerne og godkendte finansieringen i.h.t. indstillingen. 13