Referat hovedbestyrelsesmøde 2/2014 Mødested Idrættens Hus, Brøndby Mødedato Fredag, den 28. februar 2014, kl. 18.00 ca. 19.30 Mødedeltagere Referat Gæst(er) Helge Søgaard, Formand (HSØ) Mette Rønning Steffensen, Næstformand (MRS) Kim Folmann Jørgensen, Næstformand (KFJ) Torben Seir, Øst (TS) Kate Nielsen, Syd (KN) Birgitte Halle, Nord (BH) Bjarke Refslund, MTBO (BR) Merete Spangsberg Nielsen, BUU (MSN) Thomas Jensen, Elite (TJ) Lisa Tantholdt, Bredde (LT) John Holm, Kort (JH) Jens-Jørgen Lyngaa, Plan (JJL) Michael Sørensen, Direktør (MS) Direktør Michael Sørensen Walther Rahbek, formandskandidat (WR) Casper Sørensen, kandidat BUU (CS) Jens Hansen, kandidat PLAN (JHA) Mødeoplæg: Alm. skrift Referat: Kursiv Dagsorden HSØ indledte mødet med at byde velkommen med en særlig velkomst til det nye HB-medlem, nyvalgt formand for Østkredsen, Torben Seir, samt til gæsterne WR, CS og JHA, der kandiderer til de ledige poster i Hovedbestyrelsen. A. Godkendelse af referat fra møde 1/2014 Er tidl. udsendt og lagt på DOF s website. Indstilling: HB godkender referatet Referatet godkendt uden yderligere bemærkninger. B. Debatpunkter Fremadrettede til beslutning 1. Repræsentantskabsmødet 2014 Mødet gennemgås kort ud fra den udsendte mødemappe med særligt fokus på følgende punkter:
Detailplanen for mødet Evt. supplerende forhold vedr. beretningerne Indsendt forslag fra OK ØST Afgifter 2014 Fastlæggelse af location for Repr.skabsmøde 2015 Indstilling: Det indstilles at HB gennemgår mødets forløb jf. ovenstående. Tidsplanen for repræsentantskabsmødet blev gennemgået, og HB besluttede, at repræsentantskabsmødet 2015 skal afholdes centralt i landet (Trekantsområdet). MS finder egnet lokalitet. 2. Regnskab 2013 Regnskabet foreligger nu i færdig form fra revisionen, og afviger ikke fra det tidligere fremlagte på seneste HB-møde den 30. januar 2014. Regnskabet fremgår af den udsendte Mødemappe til Repr.skabsmødet. Indstilling: Det indstilles, at HB godkender Regnskab 2013 og at dette underskrives. Regnskabet blev godkendt og underskrevet af de tilstedeværende HB-medlemmer. 3. COWI-samarbejdsaftale Direktøren har indgået en ny og meget gunstig samarbejdsaftale med COWI, som indeholder dels levering af grundmaterialer vedr. korttegning, dels eksponering af COWI i forbindelse med landsholdspåklædning, Divisionsturneringen og forbundsbladet. Herudover følger en kontant betaling til DOF. Aftalen løber over de næste 3 år incl. indeværende 2014. Direktøren vil orientere nærmere om aftale på mødet. Indstilling: Det indstilles at HB godkender aftalen. HB udtrykte sin glæde over den indgåede aftale. MS udsender infomail til klubberne vedr. divisionsturneringen og brug af COWI s nye logo. MS taler med redaktøren af Orientering angående placering af COWI s logo. 4. Ceremonilisten 2014 Vi mangler at aftale hvem der varetager overrækkelse af DM-Medaljer m.v. i forbindelse med danske mesterskaber, divisionsfinale m.v. Indstilling: Det indstilles at HB gennemgår listen og fordeler opgaverne. Bilag: Ceremoniliste 2014 Ceremonilisten blev opdateret og er udsendt med referatet.
5. Ansøgninger til Skovpuljen efter udløb af tidsfrist Budgettet for 2014 er lukket for længst og dermed også ansøgninger til Skovpuljen. Sidstnævnte blev spillet ind i budgetforhandlingerne med de ansøgninger som vi havde kendskab til da budgettet blev lukket, og efter at PLAN havde rykket for ansøgninger efter udløb af den ordinære ansøgningsfrist (pr. 1. september) i 2013. Efterfølgende har PLAN modtaget 3 ansøgninger som følger: OK SNAB har søgt til DM-Lang, den 14. september i Munkebjerg Skov. Beløb kr. 2400. Ansøgningen er efterfølgende blevet trukket tilbage af klubben, da man har vurderet at der er risiko for at man alligevel ikke kan få en aftale med den pågældende skovejer, hvor man ikke anvender den ønskede parcel i banelægningen. ODENSE OK har søgt til et terminslisteløb den 21. september i Langesø Syd. Beløb kr. 7300. RØNNE OK har søgt om Höst Open den 26/10 i Slotslyngen/Hammeren. Beløb kr. 2900. Ovenstående beløb varierer alt efter antal ha skovområde samt forventet deltagerantal. Alle klubber har fremlagt forklaringer for deres sene ansøgning. Indstilling: Det indstilles at HB efterbevilger de ansøgte beløb fra hhv. Odense OK og Rønne OK. Samtidigt skal det indskærpes at ansøgningsfristen skal overholdes, da vi nu i 2 år i træk har haft dette problem, som vanskeliggør budgetlægningen. HB godkendte de sent indkomne ansøgninger grundet de formidlende omstændigheder, men indskærper at tidsfristen fremover skal overholdes af hensyn til budgetlægningen. 6. Genoptagelse af sanktionssag Foranlediget af en modtaget henvendelse foreslås det, at HB anmoder Appeludvalget om at genoptage en sag tilbage fra 2003 med henblik på fuld ophævelse af den tilbageværende sanktion. HB er orienteret om sagsforløbet via separat mailkorrespondance. Indstilling: Det indstilles at HB anmoder Appeludvalget som anført. Et flertal i HB besluttede at indstille til Appeludvalget, at der tages stilling hertil med inddragelse af DIF i sagsbehandlingen. Sagsbehandlingen bedes foregå med al mulig diskretion. BH opfordrede til, at sådanne sager fremover ikke behandles pr mail. C. Efterretning sager til orientering Henset den korte tidsperiode siden seneste HB-møde, afholdt den 30. januar 2014, gives der alene mundtlige orienteringer fra alle nedenstående. 1. Formand/Næstformænd 2. Direktøren 3. Nord
4. Syd 5. Øst 6. MTBO 7. Plan Der er aftalt afklarende møde mellem DOF og Naturstyrelsen vedr. DOF s skovaftale og implementeringen af nye driftsplaner onsdag den 12. marts. 8. Kort 9. Bredde 10. Børn og Unge 11. Elite F. Kommunikation web/hjemmeside og pressen G. Eventuelt Mødeplanen 2013/2014/2015 Januar/Februar 2014 Mandag den 27. januar 2014 Klubledermøde, Syd Kolding Onsdag den 29. januar 2014 Klubledermøde, Nord Skive Mandag den 3. februar 2014 Klubledermøde, Øst Roskilde Torsdag den 30. januar 2014 Hovedbestyrelsesmøde 1/2014 Nyborg Februar/Marts 2014 Fredag den 28. februar 2014 Hovedbestyrelsesmøde 2/2014 Brøndby Forb. Repr.mødet Lørdag den 1. marts 2014 Repræsentantskabsmøde Brøndby Maj 2014 Onsdag 14. maj 2014 Hovedbestyrelsesmøde 3/2014 Nyborg
Juni 2014 Mandag den 2. juni 2014 Klubledermøde, Syd Vejle Tirsdag den 3. juni 2014 Klubledermøde, Nord Aars Mandag den 16. juni 2014 Klubledermøde, Øst Roskilde August 2014 Fredag den 29. august kl. 16 Lørdag den 30. august kl. 16 Hovedbestyrelsesmøde 4/2014 og visionsseminar Brøndby Oktober/November 2014 Mandag den 20. oktober 2014 Klubledermøde, Øst Roskilde Mandag den 27. oktober 2014 Klubledermøde, Syd Fredericia Onsdag den 29. oktober 2014 Klubledermøde, Nord Aarhus Tirsdag den 25. november 2014 Hovedbestyrelsesmøde 5/2014 Nyborg Budget 2015 (slut) Januar 2015 Torsdag den 29. januar 2015 Hovedbestyrelsesmøde 1/2015 Nyborg Marts 2015 Fredag den 6. marts 2015 Hovedbestyrelsesmøde Trekantsområdet Forb. Repr.mødet Lørdag den 7. marts 2015 Repræsentantskabsmøde Trekantsområdet