Mødedato: 18. august 2014 kl. 10:00-14:00 Mødested: møderum 2 Dagsorden for møde i HovedUdvalget Mødelokalet er reserveret fra kl. 8.30 til formøde for personalerepræsentanterne Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Kenth Halfdan Ferning (formand), Jette Rud Knudsen, Leo Kristoffersen, Jørgen Larsen, Erik Bjerrum Medarbejderrepræsentanter: Bodil Jeppesen (DSR), Rikke Liboriussen (HK), Jette Harlund (AC), Torben Nielsen (DLF), Lone Bay (BUPL), Jonas Tscherning Sørensen (SL), Birgit Elkær Hegelund (FOA) Thomas Jørgensen (3F) Arbejdsmiljørepræsentanter: Niels Nejst, Christa Jacobsen Arbejdsmiljø/HR: Ulla Salling Afbud: Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde 2. Godkendelse af dagsorden 3. Orientering om beskæftigelsesreform, senior- og nyttejobs til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Lone Bay/Ole Stounbjerg Afdelingsleder Ole Stounbjerg, Jobcentret gi r en kort orientering om: a. Senior jobs. Status på hvor og hvor mange der er i job i Odder kommune. Der blev meldt ud på et HU møde at forvaltningen havde indstillet at vej og park skulle rumme disse seniorjobber. Har beslutningen ændret sig? Er der flere på vej ud i senior job? b. Nytte jobs. Status på hvor og hvor mange der er i de kommunale institutioner. Formålet med nytte jobs. Hvilke opgaver må de løse? c. Løntilskudsordningerne. Formålet med den nye reform. Hvad er nyt og hvad skal vi være OBS på? Hvor og hvor mange er ude i løntilskud? Hvad skal TR være opmærksom på? Forventet tid til punktet: 15 minutter 4. Status vedrørende arbejdsmiljøarbejdet til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Arbejdsmiljøgruppen og Ulla Salling Dokumentnr.: 727-2014-72229 side 1
Der har været gennemført både interne og ekstern audit i foråret arbejdsmiljøgruppen behandler resultat af audits nærmere inden næste møde i HU. Arbejdstilsynet har været på besøg på Fabos som opfølgning på en ulykken (som ligger ca. et år tilbage). Der er møde på Fabos med Arbejdstilsynet den 29. august. HR har modtaget halvårsstatus vedr. Falck s psykologordning. Den viser at vi i første halvår har haft 36 sager hos Falck, hvoraf de 21 vedrører arbejdsrelaterede forhold. I abonnementet indgår 41 sager på årsbasis, hvorefter vi betaler pr. sag. Af de 21 arbejdsrelaterede sager handler 15 om voldsomme hændelse eller stress/udbrændthed. I 2013 havde vi i alt 74 sager hos Falck, og 2014 forventes at ligge på samme niveau. Den økonomiske ramme i abonnementet dækker således kun godt halvdelen af sagerne. HR vil i løbet af efteråret kontakte Falck med henblik på om vi kan komme baggrunden for sagerne nærmere og iværksætte forebyggende tiltag. Bilag: Halvårsstatus vedr. Falck s psykologordning, doknr. 727-2014-88010 5. Årshjulet (nyt fast pkt.) - til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Alle Forventet tid til punktet: 5 minutter Drøftelse af behov for justeringer af årshjul og oversigt over opgavestyring (er det hele med?) Bilag til mødet: Årshjul, http://arbejdsmiljoe.odder.dk/dokumenter/hu_aarshjul_2013_2014_version_2.pdf Opgavestyringsdokument, http://arbejdsmiljoe.odder.dk/dokumenter/opgavestyring_hovedudvalg_2014_2016.pdf 6. Opfølgning på arbejdsmiljøregnskabet sygefravær til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Ulla Salling Økonomi har endnu ikke kunnet levere data til opdeling af sygefraværet. Siden Hovedudvalgets sidste behandling af arbejdsmiljøregnskabet har vi fået en henvendelse fra Cabi (netværks- og videnshus for socialt ansvar) om at deltage i en komparativ undersøgelse af sygefraværet på daginstitutionsområdet. Der er udvalgt en række kommuner med hhv. lavt og højt sygefravær på området, hvor Odder Kommune i 2013 ligger i den høje ende. Projektets formål er bl.a at forsøge ved en helhedsorienteret tilgang at afdække, hvad der særligt karakteriserer området i de kommuner, der har lavt fravær i forhold til kommunerne med højt fravær for at identificere de elementer, der kan Dokumentnr.: 727-2014-72229 side 2
have særlig betydning... fokus vil således være på, hvad der ser ud til kunne skabe en positiv forandring. I undersøgelsen indgår både en række data, som leveres fra HR til Cabi og et fokusgruppeinterview med nøglepersoner på området. Interviewet er ikke fastlagt men vil blive afviklet i løbet af efteråret. Af vedlagte bilag fremgår hvilke oplysninger Cabi har ønsket til brug for projektet. Det forventes at resultatet af projektet vil kunne give inspiration til arbejdet med forebyggelse og nedbringelse af sygefraværet også i andre sektorer. HR foreslår derfor, at vi frem for selv at kortlægge nærmere viden om sygefraværet afventer resultatet af Cabi s undersøgelse og herefter drøfter hvilke elementer vi evt. kan arbejde videre med i hele organisationen. Bilag: Oversigt over materiale til Cabi, doknr. 727-2014-83820 7. Evaluering af sparerunden 2010 til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Kenth Halfdan Ferning Forventet tid til punktet: 15 minutter HovedUdvalget har tidligere besluttet en evaluering af spareplanen fra 2010. Udgangspunktet for drøftelsen var: o Hele kommunen blev i 2010 sendt på slankekur. Der skulle spares penge, og det betød blandt andet, at Odder Kommune skulle omstrukturere, ændre forretningsgange m.v., men også måtte afskedige medarbejdere. o Der er ingen tvivl om, at projektet har fyldt meget, og stadig italesættes i mange sammenhænge. I denne italesættelse er det værd at bemærke, at der også er kommet positive elementer og effekter ud af processen. o Odder Kommune laver nu en evaluering af forløbet, som skal resultere i en rapport, der behandler konsekvenserne af de mange ændringer projektet har medført. Udover konklusioner skal rapporten også ende ud i anbefalinger af et videre forløb. Evalueringen skal baseres på interviews med direktører, ledere og medarbejdere i Odder Kommune. o Evalueringen er derfor også en del af en læringsproces Rapporten her præsenterer i det følgende først de metodiske bemærkninger i forbindelse med dataindsamlingen, efterfulgt af nogle generelle bemærkninger til evalueringen. Dernæst følger en gennemgang af de indsamlede erfaringer, og efter en konklusion opstilles en række anbefalinger til fremtiden. Bilaget eftersendes mandag Dokumentnr.: 727-2014-72229 side 3
8. Måltal for antal ansatte med ikke-vestlig baggrund til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Ulla Salling Trepartaftalen fra 2007 indebærer at kommunerne skal opstille måltal for hvor stor en andel af de kommunale medarbejdere, der skal være indvandrere eller efterkommere med ikkevestlig baggrund. Det er kommunalbestyrelsen der opstiller målsætningerne, men det er relevant forinden at drøfte Hovedudvalgets synspunkter i forhold til måltallene. Formålet med måltallene er, at indvandrere / efterkommeres andel af den enkelte kommunes ansatte i videst muligt omfang skal afspejle det omkringliggende samfund. Hovedudvalget drøfter synspunkter i forhold til fastlæggelse af måltal med henblik på input til politiks behandling. Bilag: Notat vedr. måltal for andel af ansatte med ikke-vestlig baggrund, doknr. 727-2014- 87632 Faktiske tal for andelen af ansatte med ikke-vestlig baggrund 2011-2013, doknr. 727-2014- 87686 9. Opfølgning på Sundhedsordningen til beslutning Ansvarlig for information til punktet: Ulla Salling I september 2013 drøftede Hovedudvalget første gang status på den nuværende sundhedsordning, og besluttede i den forbindelse, at høre MED-organisationen om oplevelsen af den nuværende ordning og evt. ønsker til ændringer af ordningen. Områdeudvalget for Børn og Unge har anmodet de lokale udvalg om at drøfte ordningen. Der er imidlertid kun kommet tilbagemeldinger fra en enkelt institution, og Områdeudvalget har ikke drøftet sundhedsordningen igen. Bemærkningerne fra den pågældende institution er taget med i vedlagte notat. Hovedudvalget beslutter på baggrund af tilbagemeldingerne, om der skal ske ændringer af den nuværende sundhedsordning. Til inspiration for drøftelsen har sundhedskoordinator Klaus Grabbert udarbejdet et notat med tilbud vedr. kostvejledning. Bilag: Opsamling på tilbagemeldinger vedr. sundhedsordning, doknr. 727-2014-67780 Notat vedr. tilbud om kostvejledning, doknr. 727-2014-81026 10. Trivselsmåling til beslutning Ansvarlig for information til punktet: Arbejdsgruppen vedr. trivselsmåling Forventet tid til punktet: 25 minutter Arbejdsgruppen mødes til det (muligvis) sidste møde den 12. august, og drøfter skema, tidsplan og kommunikationsplan. Da disse således ikke er færdige før efter mødet den 12. vedlægges de udkast som arbejdsgruppen skal drøfte til Hovedudvalgets dagsorden. Arbejdsgruppens eventuelle justeringer fremsendes inden mødet. Dokumentnr.: 727-2014-72229 side 4
I forhold til spørgeskemaet vedr. medarbejdertrivsel vedlægges to udkast, da arbejdsgruppen på sidste møde drøftede betydningen og værdien af ordet tilstrækkeligt i nogle spørgsmål. Arbejdsgruppen har været enige om at bygge skemaet op så formuleringerne har et mere positivt afsæt end i det gamle skema. Der er taget afsæt i en skabelon fra defgo.net med tilføjelse af bl.a. spørgsmål vedr. social kapital. Spørgsmålene vedr. krænkende adfærd er fastholdt. For at give en mere nuanceret billede af, hvad karakteren af krænkelserne er bliver der også spurgt ind til dette. Arbejdsgruppen har endvidere tilføjet spørgsmål vedr. MUS-samtaler og kompetenceplaner. Bilag: Bilag: udkast til nyt spørgeskema version 2, doknr. 727-2014-87721 Udkast til ny spørgeskema uden tiltstrækkeligt, doknr. 727-2014-87722 Udkast til tidsplan for trivselsmåling 2014, doknr. 727-2014-82224 Udkast til kommunikationsplan, doknr. 727-2014-87083 11. Budget 2015 til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Kenth Halfdan Ferning 12. Tillidsreformen (de 7 principper) til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Forventet tid til punktet: 5 minutter Formand og næstformand har på et tidligere tidspunkt aftalt, at temamødet i september skal omhandle tillidsreformen. Der arbejdes med at få en ekstern oplægsholder til mødet, som kan give input og inspiration vedr. de 7 principper i tillidsreformen, og arbejdet hermed. Bilag: Dok.id. 727-2014-91443 13. Status på konference om frivillighed og civilsamfund til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Forventet tid til punktet: 5 minutter Arbejdsgruppen har tidligere sat planlægning af konferencen i bero indtil der foreligger en politisk vision/strategi for frivillighed og civilsamfund. Dette arbejde er nu godt i gang, og der gennemføres bl.a. interview med Hovedudvalget den 18. august i forlængelse af HU-mødet. HU aftaler på den baggrund en tidshorisont for konferencen. 14. Planlægning af julemødet til drøftelse og beslutning Ansvarlig for information til punktet: Lone Bay Dokumentnr.: 727-2014-72229 side 5
15. Til efterretning a. Referat fra OmrådeUdvalget for Rådhusets møde 19.6.2014 dok.id. 727-2014-70517 b. Referat fra OmrådeUdvalget på Børne- og ungeområdet 16.6. og 25.6.2014 dok.id. 727-2014-74253 og 727-2014-79068 c. Referat fra møde i Områdeudvalget for det tekniske områdes møde 26.6.2014 dok.id. 727-2014-72961 d. Referat fra OmrådeUdvlag for social, sundheds og kulturområdets møde 19.6.2014 dok.id. 727-2014-70524 e. Referat fra AM-gruppen under Hovedudvalgets møde 5.5.2014 dok.id. 727-2014- 56905 16. Eventuelt Næste møde: Mødet hævet kl. Dokumentnr.: 727-2014-72229 side 6