Skole OL Atletik 2018 Eventmanual

Skole OL Atletik 2018 Eventmanual 1

Indhold 1. Om Skole OL... 3 Koncept... 3 Den åbne skole... 3 Skole OL-organisation... 4 Skole OL sekretariatet... 4 2. Tilmelding... 5 Invitation til lokalstævne... 5 Tilmelding... 5 Kommunikation med deltagende klasser... 5 3. Skole OL Atletik lokalstævne... 6 Regler... 6 Discipliner... 6 Afvikling af discipliner... 7 20x60 m stafet... 7 Hækkeløb... 8 Point... 9 Administrationssystem og resultatregistrering... 9 Skole OL-arrangør FAQ... 10 4. Organisering... 11 Åbningsceremoni... 11 Speak og musik... 11 Tidsskema... 11 Forslag til tidsskema... 12 Startlister... 12 Resultattavle... 12 Skiltning og oversigtskort... 12 Dommere og dommerhjælpere... 13 Samaritter... 13 Forplejning... 13 Eksponering... 13 Medaljer og startnumre... 14 Redskaber... 14 5. Markedsføring, kommunikation og presse... 15 Presse... 15 6. Økonomi... 16 Bilag 1: Samarbejdsaftale... 17 Bilag 2: Udkast til invitation... 19 Bilag 3: Udkast til bekræftelsesbrev... 21 Bilag 4: Samaritervagter... 22 Bilag 5: Speakermanual... 24 Bilag 6: Skole OL logo og sponsorlogoer... 28 2

1. Om Skole OL Skole OL er Danmarks officielle olympiske skoleaktivitet for børn bestående af klassekonkurrencer i forskellige sportsgrene for 4. 7. klassetrin. Der kan konkurreres i Atletik, Bueskydning, Roning og Svømning. Fælles for alle sportsgrene i Skole OL er, at det er HELE klassen, der konkurrerer sammen som et hold, uanset om klassen løber, springer, kaster, skyder med bue og pil, ror eller svømmer. Skole OL hylder de olympiske værdier, heriblandt venskab, samarbejde og fairplay. Skole OL samler hvert år tusindvis af forventningsfulde skoleelever til bevægelse, sjove konkurrencer og fairplay! Klasserne kan deltage i konkurrencen om Skole OL finalepladser på forskellige måder afhængig af sportsgrenen. Der kan konkurreres i idrætsundervisningen på skolen eller ved et af de mange lokalstævner, som afholdes over hele Danmark. Uanset hvordan klassen deltager; om det er via idrætsundervisningen eller via et lokalstævne, kan klassen kvalificere sig til Skole OL Finalen. Når tilmelding og resultatregistrering lukkes 24. maj 2018, udtages de bedste klasser fra hele landet og inviteres til det store finalestævne, der afholdes over fem dage i Aarhus 11-15. juni 2018. Skole OL dækker i forbindelse med finalen overnatning til de klasser, som kommer langt væk fra, samt 2/3 af transporten til alle skoler. Koncept Skole OL er en holdkonkurrence, hvor hele klassen er med og konkurrerer sammen. I hver disciplin i Skole OL Atletik tæller de 5 bedste resultater for hhv. piger og drenge, og sammen med stafetresultatet, udgør de klassens endelige resultat. Det er vigtigt, at eleverne får en god oplevelse med atletikken gennem Skole OL. Derfor bør regler og forhold være venlige og imødekommende, med fokus på samarbejde, holdånd og kammeratskab. Den åbne skole Den åbne skole giver jeres klub mulighed for at samarbejde med de lokale skoler om at sætte atletik på skoleskemaet. Når I afholder et Skole OL lokalstævne, opfordrer vi jer til også at lave et samarbejde omkring træning, hvor I kan byde ind med jeres atletikfaglighed og træningsmetoder. Samarbejdet med skolen kan variere og afhænger af, hvilke kompetencer I kan stille til rådighed. Det kan være fortræning til stævnet, hvor I underviser eleverne enten på skolen, på stadion eller begge dele. Det kan også være, at I samler interesserede lærere fra de lokale skoler til et 3 timers kursus. Vi hjælper jer gerne i gang med forslag til, hvordan I kan gribe det an. Kontakt skoleol@dansk-atletik.dk, for at høre mere. 3

Skole OL-organisation Danmarks Idrætsforbund og Dansk Atletik Forbund står bag Skole OL. Nordea-fonden, Tryg Fonden og Aarhus Kommune støtter i 2017-19 Skole OL. Skole OL sekretariatet Mail: skoleol@dansk-atletik.dk Skole OL tlf.: 24 60 88 02 Katrine Gribel Vorum Skole OL Projektleder katrine@dansk-atletik.dk 60 20 06 50 Lærke Lundedal Jensen Skole OL projektkoordinator llj@dansk-atletik.dk 42 22 97 97 Morten Albjerg Nielsen Skole OL Atletik Udviklingskonsulent morten@dansk-atletik.dk 50 91 79 50 4

2. Tilmelding Invitation til lokalstævne I er som arrangør ansvarlig for at sende information om og invitation til jeres stævne ud til relevante skoler. Vi har udarbejdet en skabelon (bilag 2), som I kan benytte, men I er naturligvis velkomne til at gøre det på jeres egen måde. Ved alt brug af logoer, skal vi godkende materialet inden udsendelse. Tilmelding Klasserne tilmelder sig jeres stævne på www.skoleol.dk. Her skal læreren først oprette sig som bruger, og herefter oprette sin klasse. Under lærernes log-in eller på www.skoleol.dk/lokalstaevner/ kan ses en liste over Skole OL lokalstævnerne for hver sportsgren, hvor de kan klikke på tilmeld. Alle deltagne i Skole OL SKAL de oprettes i tilmeldingssystemet, da vi ellers ikke har mulighed for at indhente nødvendig data. Vi kan til nød tilmelde en allerede oprettet klasse til jeres lokalstævne bag om systemet, hvis tilmeldingen til lokalstævnet er lukket. Kommunikation med deltagende klasser Selvom klasserne har tilmeldt sig stævnet på hjemmesiden, er de først endeligt garanteret en plads ved jeres stævne, når de modtager en bekræftelse fra arrangøren. Det er arrangørens opgave at holde øje med tilmeldingerne i administrationssystemet, samt at bekræfte deltagelse. Det er rigtig vigtigt, at I husker at be- eller afkræfte klassernes tilmelding. I finder mailadresser på lærerne i administrationssystemet, samt udkast til en bekræftelse (bilag 3) 5

3. Skole OL Atletik lokalstævne Måden, I arrangerer jeres Skole OL Atletik lokalstævne på, afhænger i høj grad af, hvilke ressourcer I har, samt hvad I ønsker at få ud af jeres afvikling. I sætter selv en øvre grænse for, hvor mange deltagere, I har kapacitet til. I kan vælge at afvikle stævnet for alle 4 klassetrin, eller I kan eksempelvis udvælge 1 eller 2 klassetrin. Afholder i stævnet over 2 dage, kan I med fordel samle 2 klassetrin pr. dag. Der er mange muligheder, og vi tager gerne en stak med jer herom. Regler Der konkurreres klassevis, drenge og piger samlet, i følgende discipliner: Sprint 60 m/ 80 m/ 100m Længdespring Kast (Bold / Hyler) 400 m Stafet 20x60 m I hver disciplin, med undtagelse af stafet, tæller resultaterne fra de 5 bedste piger og de 5 bedste drenge. Hvis jeres tidsskema tillader det, må I meget gerne lade mere end 5 piger og 5 drenge deltage i hver disciplin. Det er ikke tilladt at færre end 5 deltager, med mindre vi laver en aftale herom. Hvis flere end 5 piger/drenge deltager i disciplinen, sorteres resultaterne automatisk i resultatregistreringen, således at de 5 bedste resultater giver point til klassen. Drenge og piger kan afvikle deres øvelser sammen som mix-starter eller hver for sig. Her må I som arrangør gøre det, som I er mest trygge ved. Til finalestævnet vil de konkurrere hver for sig, med undtagelse af stafetten som er fælles. Ved 20x60m stafet udvælges 10 drenge og 10 piger fra samme klasse til at løbe. Såfremt klassen indeholder færre end 10 drenge/piger, må de udvælge det nødvendige antal elever til at løbe to ture, således at der stadig løbes 10 hhv. drenge- og pigeture. Discipliner 4. klasse: 60 meter, 400 meter, længdespring, boldkast, 20x60 meter 5. klasse: 60 meter, 400 meter, længdespring, boldkast, 20x60 meter 6. klasse: 80 meter, 400 meter, længdespring, hylerkast, 20x60 meter 7. klasse: 100 meter, 400 meter, længdespring, hylerkast, 20x60 meter For alle klassetrin gælder det, at 60m hækkeløb og 2km motionsløb er valgfrie discipliner i kvalifikationen til Skole OL Finalen! Det skyldes, at ikke alle har mulighed for at afvikle hækkeløbet, samt at vilkårene for 2km er forskellige. Disse discipliner tæller således 6

ikke med i den landsdækkende konkurrence om at komme til Skole OL Finalen, men disciplinerne vil indgå i Skole OL Finalen, hvor de tæller point i konkurrencen. Vælger I at afvikle hæk og/eller motionsløb ved jeres stævne, vil resultaterne herfra indgå i konkurrencen om at vinde jeres Skole OL Atletik lokalstævne. Vi opfordrer jer til at afvikle 60m hæk så vidt muligt, da det er en populær disciplin blandt deltagerne. Vi opfordrer jer desuden til at afvikle et 2km motionsløb, alternativt en anden motionsaktivitet. Evt. som en del af opvarmningen, så alle børn har været i gang fra starten af dagen. Afvikling af discipliner Sprint Der anvendes stående start for at undgå at bruge tid på indstilling af startblok. Benyt kommandoen på pladserne, set, BANG. Benytter I en anden kommando, fx færdige løb, så husk at gøre deltagerne opmærksom herpå. Benyt gerne eltid, hvis I har muligheden. I kan også benytte en app som fx SprintTimer, som gør, at man med en tablet med videofinish kan tage tid på et helt heat. Husk at teste tidtagningen grundigt, hvis I vælger denne løsning! 400 meter Der løbes med samlet start, 12-14 løbere i hvert heat. Gør eleverne opmærksomme på, at de ikke skal holde bane. Benyt gerne strimmelur eller SprintTimer. Sørg for at eleverne stiller sig i den rækkefølge, som de krydsede målstregen, noter startnumrene og match dem med tiderne fra uret. Længdespring Alle springer fra zone. Min. to forsøg pr. deltager. Kast Bold (150g): min. to forsøg pr. deltager Hylere: Min. to forsøg pr. Elev Se Faciliteter og redskaber: www.skoleol.dk/sportsgrene/atletik-2/faciliteter/ For at lette afviklingen er det tilladt at lave kastezoner, fx 10m, 15m, 20m osv., og aflæse resultater på slump. Det skal selvfølgelig være så præcist, som det lader sig gøre, da elevens resultat efterfølgende vises på et diplom. 20x60 m stafet Frem-og-tilbage stafet. Kan afvikles på græs eller bane. Hver klasse skal stille med 10 piger og 10 drenge. Disse stilles op i hver sin ende af en 60m strækning. Marker klassens sidste løber med en overtrækstrøje eller lignende, så tidtageren ikke er i tvivl om, hvornår uret skal stoppes. 7

Resultatet er klassens samlede tid, som tastes ind på det startnummer, som er tildelt klassens stafethold. Hækkeløb For at lette afviklingen, løber alle på samme hækhøjde og med 2 forskellige afstande: 4. + 5. klasse 6. + 7. klasse Forhindring højde Ca. 50 cm Ca. 50 cm Afstand mellem hækkene 6,65m 7,65m Startstreg 0 meter 0 meter 1. forhindring 11,75 meter 11,75 meter 2. forhindring 18,4 meter 19,40 meter 3. forhindring 25,05 meter 27,05 meter 4. forhindring 31,7 meter 34,7 meter 5. forhindring 38,35 meter 42,35 meter 6. forhindring 45 meter 50 meter Mål 60 meter 60 meter Det er tilladt at benytte alternative forhindringer, så længe de ikke udgør en fare for deltagerne. Det kunne f.eks. være kegler, papkasser eller lignende. Se her, hvordan du let laver små hække ud af installationsrør: https://www.youtube.com/watch?v=9flioktrzrk 2 km motionsløb Det er valgfrit at afvikle denne disciplin i konkurrencen om finalepladser til Skole OL Finalen. Dvs. at I som arrangør af et Skole OL lokalstævne selv vælger, om I ønsker at have 2km på jeres program. Vi anbefaler, at I enten afvikler et motionsløb eller en anden motionsaktivitet (se næste afsnit). Det giver en god mulighed for, at alle elever kan være aktive. Ved Skole OL Finalen ligger 2km motionsløbet umiddelbart efter opvarmningen. Det giver en god effekt, at alle børn er fælles om at have været i gang fra starten af dagen. Tips til afvikling af motionsløb Vælg en rute som er trafikfri, let at finde rundt på og kræver få vejvisere og afspærring. Der findes et pointsæt til 2km løbet, ligesom til de øvrige discipliner. Her giver de 5 bedste hhv. piger og drenge point til klassen. Hvis I vælger en anden distance end 2km, skal I i stedet lave en anden form for pointberegning. Her kan I f.eks. vælge ikke at tage tid på deltagerne, men i stedet kan tælle antal gennemførte. 8

Øvrige konkurrencer I er velkomne til selv at udtænke en alternativ konkurrence, som i løbet af dagen kan aktivere de elever, som ikke er i ilden. Det kunne f.eks. være en motionsrunde, hvor hver gennemført runde giver et point til klassen. Den klasse, som i løbet af dagen får flest point i forhold til antal elever, tildeles 50point til dagens konkurrence, næstbedste 40p osv.. På den måde er max. point tilsvarende hvad man kan opnå i de øvrige pointgivende discipliner. 1. plads = 50p 2. plads = 40p 3. plads = 30p 4. plads = 20p Resten = 10p Denne konkurrence skal køre sideløbende med resultater fra disciplinerne, og skal derfor ikke tastes ind i systemet. I skal selv holde regnskab med dette. I er velkomne til at lade ekstrakonkurrencen indgå i konkurrencen om at vinde stævnet, men I kan også lade det være en separat konkurrence, hvor der måske er en god præmie til klassen på spil. Uanset hvordan I gør, så skal det fremgå tydeligt i jeres kommunikation med de deltagende klasser. Hvis I ønsker, er I velkomne til at lave en tilføjelse til dette, for at sikre, at så mange som muligt deltager. Fx: Hvis mere end 80% af klassen gennemfører motionsløbet, får klassen 25 bonus point. Det kræver dog, at I laver en manuel udregning og selv holder regnskab med. Point For hver disciplin findes der 4 resultatgrænser, som giver 1 5 point. Et godkendt resultat giver min. 1 point. Klarer eleven resultatgrænse 1, får eleven 2 point, og så fremdeles op til 5 point. Resultatgrænserne er baseret på de resultater, eleverne har opnået i Skole OL 2012-2017. Se mere her: www.skoleol.dk/sportsgrene/atletik-2/point/ Elevernes resultater indtastes direkte i Skole OL-resultatregistreringen, hvor point automatisk beregnes. Programmet sorterer automatisk, så de 5 bedste hhv. piger og drenge tildeles point, såfremt flere end 5 fra samme klasse deltager i den pågældende disciplin. Administrationssystem og resultatregistrering Når I afvikler et Skole OL lokalstævne, er der to programmer, som I skal kende: Administrationssystem og resultatregistrering. Begge dele er tilgængelige via en hjemmesideadresse og kan tilgås fra computer, tablet og smartphone. Skole OL administrationssystemet håndterer klassernes data. Når en klasse oprettes på Skole OL hjemmesiden, havner alt data i administrationssystemet. Hvis klassen tilmelder sig et lokalstævne, vil I kunne se data på jeres side i administrationen. Som arrangør modtager I et log-in til administationssystemet, og her vil I kunne se: 9

tilmeldte klasser kontaktoplysninger på klasser startnumre resultater samlet pointscore Det er desuden muligt at udtrække data herfra, f.eks. resultatlister. I Skole OL resultatregistrering indtastes resultaterne. Her skal man indtaste startnummer og tilhørende resultat. Ved upload af dette, sendes data til administrationssystemet, som så beregner point mv. Resultatregistreringen kan tilgås via computer, tablet eller smartphone. Der skal være internetforbindelse, når man åbner programmet, men herefter kan resultater registreres offline. Når man så har internetforbindelse igen, kan resultaterne efterfølgende uploades. Som arrangør kan I vælge, om I vil registrere resultaterne ved øvelsesstederne direkte i systemet eller i stedet på papir, for så efterfølgende indtaste resultaterne i systemet i et sekretariat. Dette skal dog gøres løbende, så en vinder kan kåres så snart den sidste stafet er løbet. I får en udførlig manual til administrationssystemet og resultatregistrering. Det er vigtigt, at i sætter god tid af til at sætte jer ind i begge programmer. I SKAL teste funktionaliteten af resultatregistreringen på stadion i god tid inden stævnet. Der kan være forhold omkring internetforbindelsen, der gør, at I oplever problemer hermed, og det er bedst at kende disse udfordringer i tid nok til, at man kan nå at ændre dem. Skole OL-arrangør FAQ På FAQ-siden finder I div. dokumenter, som I vil få brug for i forbindelse med jeres stævneafvikling. Her ligger bl.a. de nyeste versioner af manualer, links til de programmer I skal benytte, logoer, vindercertifikater, og meget mere. http://skoleol.dk/sportsgrene/atletik-2/for-arrangoerer/faq-skole-ol-arrangor/ Siden er beskyttet af et kodeord: Skoleol2018. 10

4. Organisering I er som arrangør ansvarlig for planlægning og afvikling af stævnet. Sørg for at have en solid plan for, hvem der gør hvad og hvornår, og hvem der tager over i tilfælde af sygdom eller fravær. Åbningsceremoni For at skabe den rigtige OL-stemning, bør I starte dagen med en åbningsceremoni. Det er en fin markering af, at dagen går i gang, og det er med til at give gøre det lidt højtidligt og spændende for deltagerne. Åbningsceremonien skal højst vare 30 min. og kunne indeholde følgende: Indmarch* og præsentation af skolerne Underholdning, f.eks. band til indmarchen, optræden med lokale dansere, gymnaster, sambaorkester eller lignende Korte åbningstaler Fakkeltænding eller præsentation af fane Opvarmning Mini VIP reception, hvor inviterede fra f.eks. kommune eller lignende kan få en kop kaffe og morgenbrød *Ved indmarch kan man dele klassen op i to, så en halvdel går indmarch og den anden sidder på tribunen som tilskuere. Ellers kan det godt føles lidt underligt, at lave indmarch på et tomt stadion. Speak og musik Speakeren har en central rolle i alle Skole OL stævner, og er stævnets ansigt udadtil. En god speaker kan gøre arrangementet til en helt særlig oplevelse for både aktive, lærere og publikum. Hvis speakeren har et godt overblik over stævnet, har god viden om Skole OL og atletik og kan formidle sine viden og observationer til målgruppen samt vise interesse for udøverne, skabes der en positiv stemning omkring arrangementet. Særligt eleverne synes det er sjovt at få sit navn/sin klasse og skole nævnt over højttaleranlægget. Musik er ligeledes med til at skabe en god atmosfære på stadion vær opmærksom på KODAafgift. Skole OL har udarbejdet en speakermanual, som I kan tage udgangspunkt i (bilag 5). Tidsskema I skal som arrangør lave et tidsskema, der passer til jeres rammer. Nedenstående formodet tidsforbrug er baseret på erfaring fra Skole OL Finalen. 11

Formodet tidsforbrug: 60 m/80 m/ 100m Tre minutter/heat 60 m hæk Tre minutter/heat (dog skal der beregnes tid mellem klassetrin og andre discipliner til at tilrette hækkene til klassetrinene) 400 m Løbes fra målstregen. 5 min. per heat 20x60 m stafet 20x60 m. 10 minutter/heat (inkl. opstilling) Længdespring Et minut pr. deltager ved to forsøg Boldkast / hyler Et minut pr. deltager ved to forsøg Forslag til tidsskema 08:15 08:30 Mødetid og opstilling til indmarch 08:30 09:00 Indmarch, åbningsceremoni og fælles opvarmning 09:00 11:30 Længde / Hæk / 400m (turnus i klasserne) 11:30 12:00 Frokost 12:00 13:00 Kast / Sprint / 400m (turnus i klasserne) 13:00 13.30 20x60 m Hele dagen Motionsrunde/ekstrakonkurrence 13:50 14:05 Præmier og vinderklasser 14:15 Tak for i dag. Startlister Ved startstedet registreres elevernes resultater på deres startnumre i Resultatregistreringssystemet. Resultatet overføres herfra til Administrationssystemet, hvor det forbindes til eleven og dennes klasse, og point beregnes. Det betyder, at I ikke behøver at lave startlister med elevernes navne, men i stedet kan lave en startliste, som har plads til hhv. 5 drenge og 5 piger fra hver klasse. På denne måde slipper I for en del administration og undgår at skulle lave ændringer i listerne pga. sygdom, skader, nervøsitet mv. op til og i løbet at stævnedagen. Det er lærerens opgave at fordele sine elever på de forskellige discipliner og sørge for, at 5 piger og 5 drenge stiller til start. Resultattavle Opstil en resultattavle et centralt sted på stadion. De synlige resultater er med til at motivere og fastholde interessen hos elever, lærere og tilskuere i løbet af dagen. I kan printe resultaterne og stillingen i holdkonkurrencen fra et link i administrationssystemet. Da resultatlisteren opdateres så snart resultaterne er tastet ind, kan I med fordel også vise link, evt. med en QR-kode, så I ikke behøver opdatere så ofte. Skiltning og oversigtskort Husk at elever og lærere er nye i trafikken og ikke kender stadion og reglerne for, hvordan man færdes her. Marker øvelsesstederne med skilte og lav et oversigtskort. Hjælp dem ved 12

startstederne og rids reglerne op for deltagerne ved disciplinstart, så alle ved, hvad der skal ske. Vi har udarbejdet en infoguide, som I kan udfylde og tilpasse. Denne bør I sende til lærerne inden stævnet, så de kan forberede sig selv og eleverne bedst muligt. Dommere og dommerhjælpere Det kræver mange hænder for at kunne afvikle et Skole OL lokalstævne. Dommere og dommerhjælpere skal sikre, at konkurrencen forløber i overensstemmelse med regler og procedurer, men udover denne rolle som officials, så er det ved Skole OL vigtigt, at de også hjælper deltagerne og motiverer dem i løbet af konkurrencen. Inddrag lærerne i afviklingen og bed dem eksempelvis om at skrive resultater ned, rive sandgraven eller gribe et målebånd, når deres klasse er ved et øvelsessted. Hvis lærerne er forberedt på dette, inden de ankommer til stadion, så er der større sandsynlighed for, at de er motiverede til at hjælpe. Vi opfordrer til, at klubben i god tid kontakter de deltagende skoler, omkring muligheden for at stille med hjælpere, f.eks. 8. til 10. klasserne på de skoler, der deltager. Findes der idrætslinjer i jeres kommune, vil det også være oplagt at tage kontakt til disse. Klasserne kan her lave et forløb med uddannelse af dommerhjælpere. Kontakt gerne skoleol@dansk-atletik.dk for vejledning til dette, og se endvidere: www.skoleol.dk/sportsgrene/atletik-2/for-arrangoerer/dommerhjaelper/ Samaritter Vi ønsker, at de gæster, som er på stadion i forbindelse med Skole OL, er i trygge hænder. Samaritter er derfor påkrævet under afviklingen af stævnet. Ved 0-199 deltagere er der krav om en procedure for førstehjælp. Ved >200 deltagere er der krav om samaritter ved stævnet. Dansk Atletik Forbund har en samarbejdsaftale med Dansk Folkehjælp omkring samaritvagter, se Bilag 4. Forplejning Der skal være væske tilgængeligt for alle deltagere, samt anvisning til hvor dette findes. Vi opfordrer jer desuden til også have frugt til alle, lav evt. en aftale med den lokale købmand om at sponsorere dette. Eksponering I forpligter jer til at opstille bannere og beachflag efter vejledning af DAF. I er velkomne til at benytte Skole OL-logo på hjemmeside og udsendt materiale. Ved al brug af logoer, skal DAF godkende inden udsendelse. 13

Det er tilladt at have lokale sponsorer til f.eks. frugt eller vand ved det lokale Skole OLarrangement. Logoer, flag med videre må ikke overstige eksponeringen af Skole OLs overordnede sponsorer. Medaljer og startnumre DAF leverer og betaler startnumre, samt et guldmedaljesæt til hver vinderklasser pr. lokalstævne. Medaljerne skal overrækkes den vindende klasse pr. årgang, sammen med et vindercertifikat med information om klassens finaledeltagelse. Certifikatet finder I på Skole OLarrangør FAQ. Redskaber DAF råder over et antal returhække og hylere, som I kan låne. Her gælder først-til-mølleprincippet. Vi forventer, at I er behjælpelige med at få transporteret redskaberne i Skole OL-traileren fra DAF og rundt mellem stævnerne. Arrangørerne koordinerer med hinanden, hvordan denne kommer fra et stævne til det næste. Ønsker I at købe redskaber, har vi en rabataftale med A-sport. I er ikke forpligtet til at benytte denne. 14

5. Markedsføring, kommunikation og presse Dansk Atletik Forbund og DIF står for den landsdækkende markedsføring af Skole OL. Skole OL kontakter landets idrætslærere via skolerne, kommunale netværk og sponsornetværk. Som arrangør vil I også skulle kontakte jeres lokale skoler for opfølgning. Information om Skole OL formidles til skolerne via hjemmesiden www.skoleol.dk, Facebook, #skoleol, Instagram, kommuneseminarer, introduktionsvideoer, nyhedsbreve, e-mails mm. På hjemmesiden www.skoleol.dk vil al relevant information om Skole OL kunne findes, og hjemmesiden opdateres løbende. Hvis I som klub ønsker særlig information på siden, der omhandler jeres lokalstævne, er I velkomne til at kontakte DAF. Vi vil meget gerne omtale de enkelte Skole OL lokalstævner og dele jeres oplevelser på hjemmeside, Facebook, i lokalpressen m.m. Skriv derfor gerne til os, hvis I har lyst til at fortælle, hvordan I arrangerer jeres lokalstævne eller har en anden god historie vedr. Skole OL. Presse DIF varetager det overordnede pressearbejde vedrørende Skole OL på landsplan. DAF tilbyder at samarbejde med klubben vedrørende kontakt til de lokale medier for at sikre opmærksomhed ved de Skole OL lokalstævnerne rundt om i landet. I er også er meget velkomne til at rekvirere en pressemeddelelsesskabelon hos DAF, hvis I selv har gode kontakter blandt lokalpressen og gerne selv vil sende den ud. Hvis I ikke kontakter os, sørger DAF for at orientere lokalpressen om jeres Skole OL lokalstævne. DAF inviterer desuden den lokale presse til at besøge alle stævner, og det er en stor fordel, hvis klubben udtaler sig i den forbindelse. Hvis et eller flere interessante bysbørn deltager i jeres stævne, f.eks. i form af en lokalkendt politiker og/eller sportsudøver, vil den lokale presse typisk også meget gerne tale med dem. Kontakt projektleder Katrine Gribel Vorum, vedrørende spørgsmål om lokal- og regional presse: katrine@dansk-atletik.dk. 15

6. Økonomi Økonomien for Skole OL 2018 bliver som i 2017, dvs. hvert Skole OL lokalstævne som arrangeres af en forening i DAF støttes med kr. 10.000 + kr. 25 pr. deltager (der ydes støtte til max. 500 deltagende elever). Hvis foreningen afholder et 2-dages stævne, støttes der med kr. 15.000 + kr. 25 pr. deltager (der ydes støtte til max. 500 deltagende elever pr. dag). Beløbet kan bl.a. dække udgifter til stadionleje, åbningsceremoni, forplejning til gæster og til frivillige, frugt til eleverne, speak, underholdning, side-events og meget mere. I som arrangør disponerer frit over støttemidlerne og skal ikke vise kvitteringer for det indkøbte. På denne måde beholder I også et eventuelt overskud, ligesom I selv dækker et eventuelt underskud. Eventuel kørsel med trailer til næste stævne afregnes separat, ud fra statens fastsatte kilometertakst og bilag for evt. broafgift. 16

Bilag 1: Samarbejdsaftale Samarbejdsaftale Skole OL arrangør 2017 Samarbejdet indgås mellem Skole OL / Dansk Atletik Forbund Idrættens Hus Brøndby Stadion 20 2605 Brøndby www.skoleol.dk Kontaktperson: Katrine Gribel Vorum @: katrine@dansk-atletik.dk m: 60 20 06 50 Arrangør Adresse: Hjemmeside: Kontaktperson: @: m: Skole OLs forpligtelser Skole OL opdaterer hjemmesiden løbende og sørger for, at al relevant information findes på hjemmesiden Skole OL leverer en grundig eventmanual til arrangøren med gode råd og anbefalinger Skole OL stiller et simpelt administrationssystem til rådighed, der håndterer tilmeldinger og resultater Skole OL står for den overordnede markedsføring, kommunikation og presse o Information om Skole OL formidles via hjemmesiden www.skoleol.dk, Facebook, Instagram, Twitter, #SkoleOL, e-mails mv. o Skole OL udsender pressemeddelelser til de lokale medier og inviterer lokalpressen til stævnerne Skole OL supporterer lokalstævnearrangørerne fra Skole OL sekretariatet Skole OL gør sit for, at elever, lærere og arrangører får en god oplevelse, og at kvaliteten er i orden 17

Arrangørens forpligtelser Arrangøren udsender invitationer til kommunens skoler/lærere (udkast findes i Bilag 2) Arrangøren sender en bekræftelse til tilmeldte klasser (udkast findes i Bilag 3) Arrangøren sørger for, at Skole OL + partners logoer er synlige under lokalstævnet, efter anvisning af Skole OL o I alt materiale omhandlende Skole OL der sendes ud, skal Skole OL logo + partnerlogoer være eksponeret. Disse findes i Bilag 6 Materialet skal inden udsendelse godkendes af Skole OL sekretariatet Arrangøren sætter sig grundigt ind i Skole OL stævnets regler, laver en holdbar tidsplan og afvikler discipliner mv. efter Skole OLs anvisninger i eventmanualen Arrangøren sætter sig grundigt ind i administrationssystemet og resultatregistrering. Arrangøren gør sit for, at elevere og lærere får en god oplevelse, og at kvaliteten er i orden Økonomi Hvert stævne støttes med kr. 10.000 + kr. 25 pr. deltagende elev (der ydes dog max støtte til 500 deltagende elever). Ved afholdelse af et 2-dages-stævne støttes med kr. 15.000 + kr. 25 pr. deltagende elev (der ydes dog max støtte til 500 deltagende elever pr. dag). Dette afregnes hurtigst muligt efter d. 24. maj 2018. Underskrifter: Den: Den: Skole OL / Dansk Atletik Forbund Torben Dan Pedersen Klub: Kontaktperson: 18

Bilag 2: Udkast til invitation (indsæt logo for klubben og Skole OL) Invitation til Skole OL Atletik lokalstævne i (indsæt by) Kender I Skole OL? Skole OL er OL i børnehøjde og samler hvert år tusindvis af forventningsfulde skoleelever til bevægelse, sjove konkurrencer og fairplay! Skole OL er Danmarks officielle olympiske skoleaktivitet for børn bestående af klassekonkurrencer i forskellige sportsgrene for 4. 7. klassetrin. Fælles for alle sportsgrene er, at det er HELE klassen, der konkurrerer sammen som et hold. De bedste klasser fra hele landet inviteres til Skole Finalen den 12.- 15. juni 2018 i Aarhus. Det er gratis at deltage i Skole OL, dog afholder skolerne selv transportudgifterne til lokalstævnerne. Til Skole OL Finalen dækker Skole OL 2/3 af transportudgifterne for deltagne klasser samt overnatning til de klasser, som kommer langvejs fra. Læs meget mere om Skole OL her: www.skoleol.dk. Vi vil gerne invitere jer til lokalstævne i Skole OL Atletik. Skole OL-stævne i (indsæt by) (Indsæt arrangør) inviterer 4.-7. Klasse til et gratis lokalstævne i Skole OL Atletik, hvor dagen vil emme af fællesskab, konkurrencer og leg. Eleverne oplever, hvordan det er at være til et rigtigt atletikstævne, og får lov til at prøve kræfter med løb, spring, kast og stafet. Det er klassens samlede resultat som tæller, når der på dagen kåres en vinderklasse og vinderklassen går direkte videre til årets Skole OL Finale, der afholdes i Aarhus 12.-15. juni 2017. Tid og sted Atletikstadion Vej 1 0000 By Stævnet starter kl. 8.30 og slutter kl.14.00 Disciplinerne 4. klasse: 60 m, 400 m, 60 m hæk, længdespring, boldkast, 20 60 m stafet, motionsløb, evt. andre 5. klasse: 60 m, 400 m, 60 m hæk, længdespring, boldkast, 20 60 m stafet, motionsløb, evt. andre 6. klasse: 80 m, 400 m, 60 m hæk, længdespring, hylere, 20 60 m stafet, motionsløb, evt. andre 7. klasse: 100 m, 400 m, 60 m hæk, længdespring, hylere, 20 60 m stafet, motionsløb, evt. andre Tilmelding For at deltage skal i gå ind på skoleol.dk, oprette dig som bruger samt jeres klasse(r). Herefter kan I tilmelde jer til vores lokalstævne i Skole OL Atletik. Tilmelding senest (d. xx (14 dage før stævnet)). OBS: I er først endelig garanteret en plads ved stævnet, når vi har bekræftet jeres tilmelding. 19

Kontaktperson Vil I vide mere om lokalstævnet i Skole OL Atletik i By kan I kontakte (indsæt navn og mail/tlf) Når I har tilmeldt jer vores stævne, vil I modtage yderligere praktisk information. Vi glæder os til at se jer på stadion. Med venlig hilsen XXX 20

Bilag 3: Udkast til bekræftelsesbrev (Indsæt gerne klublogo i sidehovedet ved siden af Skole OL logoet) Kære <indsæt skole og klasse> Tak for din tilmelding til Skole OL i <indsæt by>. Vi bekræfter hermed jeres deltagelse i stævnet, som finder sted <indsæt dato>. <By> <Stadion> <Adresse> Vi sender jer yderligere info omkring stævnet i ugen op til, så I kan forberede jer bedst muligt på stævnedagen. Indsæt information om træningstilbud til skolerne, såfremt I har dette. Har I spørgsmål vedr. stævnet er I velkomne til at tage kontakt til: <kontaktperson> <tlf> <email> Vi glæder os til at se jer Med venlig hilsen <afsender> 21

Bilag 4: Samaritervagter 22

Ovenstående samarbejdsaftale med Dansk Folkehjælp udløber med udgangen af 2017. Vi arbejder på en forlængelse, således at der ved Skole OL lokalstævner også i 2018 vil være samaritter. 23

Bilag 5: Speakermanual Denne speakerguide kan arrangørerne bruge sit det fulde omfang, eller I kan finde inspiration til jeres allerede eksisterende materiale. Arrangøropgaver i forhold til speakning 1-2 uger før stævnet: Afprøv mikrofoner, musikanlæg og højtalere - Findes der relevante ledninger til eksterne musikafspillere? - Fungerer mikrofoner både i speakerboks og trådløst udstyr? o Skole OL sekretariatet anbefaler, at man om muligt med trådløs mikrofon går rundt på stævneområdet, for at være i øjenhøjde med deltagerne og afviklingen. Send relevant info til speaker - Mødetid for speaker - Link til lokal Skole OL webside http://skoleol.dk/lokalstaevner/ - Link til lokal Skole OL resultatside - En oversigt over o Endeligt tidsskema o Skoler o Klassetrin o Klasser o Deltagerliste o Discipliner o Navn på og telefonnummer til stævnechef o Udleveringstid og -sted for vand og frugt - Information om o Sponsorer til lokalstævnet o VIP arrangement fane/fakkelbærer og åbningstaler(e) o Skole OL stævnet generelt herunder sponsorer og DAF o Præmier og kvalifikation til finalestævnet o Om hvordan de enkelte skoler har trænet og forberedt sig til stævnet o Om mulighed for indmeldelse i atletikklubben herunder træningstider, gratis prøvetræning og kontaktpersoner og webside med mere info - Oversigtskort over stadion med markering af Startsteder for de enkelte discipliner Stævnekontor Toiletter Placering af eventuelle sideevents Samaritter 24

Speakerens opgaver i ugen op til Skole OL lokalstævnet: Gør dig generelt overvejelser om - Hav en positiv tone og vis med din stemme og dine indslag interesse for stævnet og for deltagerne o du er stævnets ansigt udadtil - Planlæg dine speaks o Tænk tast tal Vær korrekt og præcis. Husk at du til skole OL henvender dig til børn og lærere som ikke nødvendigvis kender til atletikken og reglerne for at færdes på et atletikstadion. - Brug musik med omtanke o Fang deltageres og/eller publikums opmærksom frem for baggrundsstøj - Hold dig løbende opdateret om resultater og den samlede stilling o Aftal med stævnelederen hvor ofte den samlede stilling skal fortælles over højtalerne Sæt dig ind i: - Hvad er Skole OL, og hvordan afvikles det lokale stævne - Hvem deltager o Skoler o Klassetrin o Klasser o Deltagerliste Hvordan afvikles stævnet? - Tidsskemaet - Webadresse hvor deltagerne løbende kan se deres resultater og den samledes stilling - Discipliner og de særlige Skole OL regler, som på nogen måder adskiller sig fra almindelige atletikstævner- - Vigtigheden i at bære startnumre tydeligt på brystet for at lette resultatindtastningen - Udleveringstid og -sted for vand og frugt - Afvikling af åbningsceremoni o Indmarch, taler, opvarmning etc. - Startsteder for de enkelte discipliner - Stævnekontor - Toiletter - Placering af eventuelle sideevents - Samaritter - Præmieoverrækkelse: samlet klassekonkurrence og evt. individuelle disciplinvindere 25

Som speaker bør du kunne fortælle om: - Skole OL 2017 generelt, herunder Dansk Atletik Forbund og Danmarks Idrætsforbund som arrangører, nationale deltagertal, dato og sted for finalestævnet og kvalifikation her til - Hvem er arrangøren bag det lokale Skole OL stævne - Sponsorer til lokalstævnet - VIP arrangement fane/fakkelbærer og åbningstaler(e) - Gode historier fra forberedelsesfasen f.eks. om, hvordan de enkelte skoler i samarbejde med klubben har trænet og forberedt sig til stævnet - Om mulighed for indmeldelse i atletikklubben herunder træningstider, gratis prøvetræning og kontaktpersoner og webside med mere info Opgaver på dagen for speaker Velkomst og stævnestart - Hvem er arrangør o Husk at fremhæve de frivillige hjælperes indsats - Hvordan afvikles Skole OL stævnet o Er der noget sidste nyt som lærere og deltagere bør vide, som måske ikke er blevet fortalt via velkomstbrevet - Byd åbningstaleren velkommen - Fremhæv lokale sponsorer og gerne hvad de har bidraget med til stævnet. F.eks. lokal købmand som har sponsoreret frugt. Under stævnet - Informer om vigtige tidspunkter tidsplanen o Hvornår starter næste disciplinrunde o Hvornår starter stafetløbene o Hvor og hvornår starter motionsløbet - Følg resultaterne og fortæl om små og store resultater samt udviklingen i den samlede stilling - Lav gerne små korte interviews med deltagere, lærere, arrangører, VIP er osv. om deres her-og-nu oplevelser med Skole OL stævnet - Fortæl om mulighed for indmeldelse i atletikklubben herunder træningstider, gratis prøvetræning og kontaktpersoner og webside med mere info - Begynd i god tid at fortælle om afviklingen af stafetløbet (20x60 m) forhør dig med stævnelederen om afviklingsformen til dette stævne! o Læreren skal udvælge 10 drenge og 10 timer (om nødvendigt må enkelte løbere løbe dobbelttur) o Deltagerne skal have et lille klistermærke på som viser hvilken/hvilke ture han/hun skal løbe o Sidste løber skal bære klassens særlige stafetstartnummer 26

o Ofte har sidste løber en overtræksvest på for at lette tidstagernes overblik forhør dig hos stævnelederen. Afslutning på stævnet - Kåring af samlet vinder af klassekonkurrencerne o Fremhæv at vinderklassen skal til finale stævnet i Aarhus d. xx/6 2018 - Tak til o Skolerne og klasserne for deltagelsen o Tak de frivillige ledere og hjælpere o Sponsorerne o Arrangørerne 27

Bilag 6: Skole OL logo og sponsorlogoer 28