Få succes med outsourcing af løn og HR Whitepaper
1.0 Indledning Dette whitepaper giver dig grundlaget for at træffe den rigtige beslutning om, hvilke muligheder og fordele din virksomhed kan opnå ved at outsource hele eller dele af løn- og HR-administrationen. Det vil også give dig inspiration til at se mulighederne for at udfordre din virksomheds nuværende løsninger. Outsourcing af løn- og HR-administrationen kunne, udover lønbehandling, omfatte opgaver som registrering og opdatering af medarbejdernes stamdata, sygefravær og ansøgninger om refusioner. Typiske opgaver i HR er administration af løn og personalegoder, rejseafregning og udlæg, personaleeffekter, kursusadministration og lignende. At træffe den rigtige beslutning kræver også en identifikation af faldgruber og udfordringer. Her giver vi dig et overblik over de elementer, der kan være afgørende for, om outsourcing bliver en succes. Du får et bedre grundlag for at analysere din virksomheds behov og beslutte, om outsourcing er en relevant løsning. Det handler ikke bare om at ændre noget for at ændre det, men om at træffe de rigtige beslutninger, på det rigtige grundlag og under de bedst mulige betingelser. Vi håber, at dette whitepaper vil klæde dig godt på til at indlede processen om outsourcing. Bluegarden Side 2 / 9
2.0 Kender du din virksomheds potentiale? Outsourcing er på mange områder en mulighed for at frigøre ressourcer og fokusere på kerneforretningen. Derfor er outsourcing af IT-funktion og -drift, rengøring, produktionsopgaver, kantinedrift mv. i dag almindelig praksis i mange virksomheder. Flere og flere outsourcer løn og HR En analyse fra 2013 viser, at over en tredjedel (33 %) af større danske virksomheder i dag har outsourcet administrative processer. Af disse processer udgør løn- og HR-administration ca. en fjerdedel (23 %). Virksomhederne forventer, at tallet vil stige både i Danmark og globalt de kommende år. Analysen viser også, at hver femte virksomhed i Danmark (18 %) overvejer en fremtidig outsourcing til tredjepart. Globalt er det fire ud af ti, der planlægger at starte eller udvide deres outsourcing-engagementer samme år (2013). Kilde: KPMG Tendenser inden for Business Process Outsourcing og Shared Service Centre 2013 En klar konkurrencefordel Det handler ikke længere om, hvorvidt man skal outsource eller ej, men om hvordan man gør det optimalt. Mangel på kvalificeret arbejdskraft og større opmærksomhed på, at medarbejderne er det vigtigste aktiv, øger kravet til virksomhederne. En god outsourcing-model både inden for løn og HR giver en klar konkurrencefordel. Forbedringer af løn- og HR-administrationen står højt på virksomhedernes liste over fremtidige investeringer. Især er efterspørgslen efter HR-systemer stigende, fordi man ønsker at fastholde og udvikle medarbejdere og dermed frigive ressourcer til at forbedre kerneforretningen. Udviklingen skyldes blandt andet: Digitale processer er generelt i kraftig vækst, og flere og flere forretningsgange bliver systemunderstøttet. Med færre manuelle processer sparer man løn- og HR-omkostninger og minimerer fejl. Samtidig bliver kravene til at betjene systemerne større, og her bliver ekspertise og fleksible løsninger vigtige. Det stiller krav til den enkelte medarbejders kompetencer og omstillingsevne. Den optimerede systemunderstøttelse samt flere års erfaringer gør også, at leverandører som f.eks. Bluegarden er blevet dygtigere og mere effektive, samtidig med at kvaliteten er øget. Det afspejler sig i prisen; den økonomiske gevinst ved outsourcing er blevet større inden for de seneste år. Leverandørerne af løn- og HR-outsourcing har været gode til at få flere og mere fleksible produkter med i deres ydelser, og viften af værktøjer til procesunderstøttelse og dataindsamling er blevet bredere. Mange store virksomheder kender ikke det økonomiske potentiale ved at outsource løn- og HR-funktionen. (analyse gennemført af Bluegarden marts 2011) Ifølge vores undersøgelser har 15 % af de danske virksomheder med mere end 500 medarbejdere aldrig regnet på, om det kan betale sig at outsource lønfunktionen. Mange virksomheder kender derfor ikke det økonomiske og ressourcemæssige potentiale ved at outsource løn- og HR-funktionen. Som på mange andre områder findes der åbenlyse fordele ved at outsource sin løn- og HR-funktion. Men for at sikre, at outsourcing en bliver en succes, er det vigtigt, at man som virksomhed grundigt analyserer fordele Bluegarden Side 3 / 9
og ulemper, inden beslutningen træffes. Det kan siges sådan, at graden af succes er proportional med det forarbejde, der gøres. 3.0 For din virksomheds skyld Det er summen af en lang række faktorer, der afgør, om det er relevant for en virksomhed at outsource lønog HR-administrationen. Enhver ledelse bør med jævne mellemrum gennemgå disse faktorer for at vurdere organisationens evner til at løse opgaven og de omkostninger, der er forbundet med den. Før beslutningen om at outsource løn- og HR-funktionenen bør du overveje: 3.1 Økonomi I de fleste tilfælde vil din virksomhed kunne opnå betydelige økonomiske besparelser - typisk op til 30 % - ved at outsource. Din business case bør til enhver tid afdække, hvad det koster at drive løn- og HRadministrationen internt - herunder direkte og indirekte tid forbundet med lønbehandlingen og HRadministration, ledelsestid samt tid og omkostninger forbundet med vedligeholdelse og drift af løn- og HRsystemet. Disse faktorer har direkte indflydelse på, om der er økonomiske besparelser forbundet med at outsource. 3.2 Produktivitet Løn- og HR-administration tager tid og kræver spidskompetencer, som ikke nødvendigvis kan udnyttes effektivt til andre opgaver i din virksomhed. Ved at flytte opgaven ud af virksomheden kan ledelse og medarbejdere få mere tid og i stedet allokere deres ressourcer til kerneforretningen. 3.3 Sårbarhed Mange virksomheder er afhængige af nøglepersoner til at varetage opgaverne. Det gør organisationen sårbar i forbindelse med ferie, sygdom og opsigelser. En outsourcing-leverandør er garant for, at din virksomhed ikke påvirkes, og at lønnen bliver udbetalt til tiden. 3.4 Fleksibilitet En outsourcing-løsning tilpasses virksomhedens behov. En typisk outsourcing-aftale på lønområdet er sammensat, så honoraret afspejler den aktivitet, der er i virksomheden (antal ansatte). Det giver din virksomhed mulighed for fremadrettet at få tilpasset omkostningerne ved lønadministration til virksomhedens reelle behov - f.eks. ved store udsving i antallet af ansatte. Konverteringen af en fast omkostning til en variabel omkostning kan give betydelige økonomiske fordele. Fleksibilitet er også påkrævet i forbindelse med HR-administration. I perioder med spidsbelastning kan man opnå en bedre ressourcestyring og dermed undgå unødvendige ansættelser og dyre, eksterne konsulenter. 3.5 Minimering af fejl Fejl i forbindelse med håndtering af skatter, pensioner og sociale afgifter kan være dyre for din virksomhed. Ved at indgå aftale med en professionel partner vil mængden af fejl minimeres i nogle tilfælde vil det desuden være outsourcing-partneren, som dækker direkte økonomiske tab forbundet med fejl i lønadministrationen. Når der på HR-området er en manglende eller varierende struktur omkring indsamling og kvalitetssikring af data, giver det reduceret viden og dårligere overblik over sygefravær, uddannelse, ferie- og lønforhold, kompetencer m.m. En god outsourcingløsning vil effektivisere processerne og skabe struktur. Bluegarden Side 4 / 9
det viste sig, at Sonion havde betalt for meget i tillæg til en række medarbejdere. Kilde: HR Manager Lisbeth Madsen, Sonion 3.6 Effektivitet I forbindelse med outsourcing foretager man typisk en kritisk gennemgang af samtlige processer omkring løn- og HR-administrationen. Der vil ofte findes en række muligheder for at optimere de interne forretningsgange og derved effektivisere det samlede tidsforbrug på opgaven. Effektiviseringerne kan frigøre ressourcer i din virksomheden og forbedre din business case, så du opnår så optimal pris som muligt hos outsourcing-partneren. 3.7 Viden og ekspertise En outsourcing-partner skal være en professionel løn- og HR-udbyder, der kender best practice og er ekspert på området. Lønadministration er en meget kompleks funktion, fordi den kræver viden om overenskomster og lovgivning (f.eks. skattelove, funktionær- og ferielov) Samtidig kræves der på lønområdet en regnskabsmæssig forståelse i forhold til bogføringsbilag og afstemninger - og ikke mindst en indgående viden om håndtering af lønsystemet. Alle disse kompetencer skal vedligeholdes. Det stiller krav til en virksomhed, og det kan være vanskeligt at opretholde i det daglige arbejde, hvor lønbogholderen typisk sidder alene med sin viden. Hos en outsourcing-partner er der mulighed for at skabe et unikt fagligt miljø, hvor medarbejderne kan supportere hinanden og opretholde et højt fagligt niveau til gavn for kunderne. 3.8 Rådgivning Ansvaret for løn- og HR-administrationen ligger oftest placeret hos HR- eller økonomichefen. For begge funktioner gælder det, at der sjældent er tid eller mulighed for nøje at overvåge og coache løn- og HRfunktionen professionelt. Mange ledere oplever, at de ikke besidder de kompetencer, der skal til for at udføre denne opgave optimalt primært på grund af den høje specialiseringsgrad. Outsourcing-partneren skal, i kraft af sin specialistviden, være i stand til at yde rådgivning om de nyeste værktøjer på området. Partneren skal løbende udfordre ledelsen i kundens virksomhed omkring fortsat effektivisering og servicere virksomhedens medarbejdere. Det viste sig hurtigt, at Glitter kunne skære driftsomkostningerne ned, og foreløbig har butikskæden opnået en besparelse på 30 %. Kilde: Økonomichef Signe A. Bagger, Glitter Bluegarden Side 5 / 9
4.0 Sådan får I succes med outsourcing Mange opfatter løn og HR som en naturlig del af det at drive virksomhed og have medarbejdere. Men det betyder ikke nødvendigvis, at opgaverne omkring løn og HR behøver at ligge internt i virksomheden. Overvejelserne omkring outsourcing af løn- og HR-administrationen er ofte af strategisk karakter. Det skyldes blandt andet, at både løn og HR er følsomme områder i relationen mellem virksomhed og medarbejdere. Markedet er præget af flere forskellige udbydere, som agerer mere eller mindre professionelt. Men i mange tilfælde kan du og din virksomhed selv påvirke graden af succes ved at gøre jer nogle overvejelser, inden beslutning om outsourcing træffes. 4.1 Forandringsvilje Der skal i virksomheden være et reelt ønske om at effektivisere interne forretningsgange og arbejde struktureret. Som nævnt tidligere er outsourcing en åbenlys mulighed for at få optimeret sine interne processer og få stillet krav til organisationen om at levere input til løn- og HR-behandlingen i en struktureret form. Størst succes med outsourcingen får de virksomheder, der er parate til at arbejde struktureret med processerne omkring løn og HR. Har virksomheden mange ikke-standardiserede processer, der ikke er dokumenterede, er det specielt vigtigt at få udarbejdet et godt grundlag inden flytning af processerne. Til gengæld er det også her, en af de største gevinster ved outsourcing kan findes. Det er vigtigt, at der er ledelsesmæssig opbakning bag beslutningen, helst underbygget af en strategisk plan for virksomhedens administrative processer. Manglende opbakning kan have store konsekvenser for implementeringen og driften af løn- og HR-opgaven. 4.2 Involvering Din virksomhed skal involvere sig i processen. Nogle virksomheder vælger at outsource, fordi den nuværende løsning ikke virker tilfredsstillende, men ingen i organisationen ønsker at involvere sig og finde årsagen. Det er ikke hensigtsmæssigt eller rentabelt at outsource processer, der hverken er standardiserede eller dokumenterede. Derfor er det særdeles vigtigt, at virksomheden involverer sig i at klarlægge samtlige interne forretningsgange på området. På den måde kan der opnås enighed om, hvordan interne regler og aftaler skal fortolkes i forhold til de enkelte lønelementer. Denne afdækning kan strække sig over en længere periode, men er afgørende for, at det på langt sigt bliver en optimal løsning. En beslutning om at outsource betyder gerne, at man skal sige farvel til for eksempel lønbogholderfunktionen, og at medarbejdere vil opleve nye processer og få nye ansvarsområder. Det er vigtigt at din virksomhed er godt forberedt på at håndtere disse forandringer og har en kommunikationsplan for forløbet. Bluegarden Side 6 / 9
4.3 Klare aftaler Der skal foretages et grundigt forarbejde med henblik på at få beskrevet snitfladerne mellem virksomheden og outsourcing-partneren. Derudover skal der ske en forventningsafstemning af, hvad din virksomhed forventer og hvad outsourcing-partneren leverer. Vi anbefaler, at det meget præcist aftales, hvordan kommunikationen skal foregå fremadrettet, hvor ofte der afholdes statusmøder og hvem - hos henholdsvis leverandør og virksomhed - der er ansvarlig for at levere som aftalt. 4.4 Tillid og samarbejde Da løn og HR er et følsomt område for såvel ledelse som medarbejdere, er det vigtigt, at der fra begyndelsen skabes tillid mellem leverandøren og virksomheden. Det er ikke alle aspekter, der kan aftales og indarbejdes i en kontrakt, så det er afgørende, at begge parter anerkender samarbejdet som et partnerskab, hvor alle skal have et udbytte af relationen. Samarbejdet udvikles som et partnerskab, der sikrer, at kunden opnår de forventede gevinster på både kort og langt sigt. 5.0 Sådan går vi til opgaven 5.1 Kunden i centrum For at opnå en succesfuld outsourcing tager vi fra den indledende dialog altid udgangspunkt i din virksomheds behov, og diskuterer, hvorvidt I har overvejet eller besluttet at outsource hele eller dele af løn- og HRfunktionen. Vi analyserer jeres nuværende lønløsning og de eksisterende processer omkring løn- og HRopgaven. Hos Bluegarden er outsourcing-området en selvstændig afdeling, hvor vi har samlet vores ekspertise på området. På den måde kan vi bedre og mere fokuseret vejlede jer i de processer, der skal fungere i virksomheden. Vi kan også garantere de interne processer, der skal etableres i vores outsourcing-center for at løse opgaven. 5.2 Løsningen afspejler behovet Afhængig af opgavens kompleksitet vælges det løn- og HR-system, som samlet set kan løse opgaven mest hensigtsmæssigt. Dette sker på baggrund af en grundig indledende analyse. Gennem en detaljeret projektplan beskriver vi tidsforløbet og hvilke aktiviteter, der skal gennemføres, inden den endelige overgang fra en inhouse-løsning til en outsourcing-løsning er gennemført. I nogle tilfælde overtager og drifter vi i en kortere periode løn- og HR-funktionen hos kunden. 5.3 Afstemte forventninger Som tidligere nævnt er det vigtigt med en åben og tillidsfuld dialog samt afstemte forventninger til aftalens indhold. Derfor beskriver vi i kontrakten, hvilke ydelser der er omfattet af aftalen. Derudover arbejder vi med en dynamisk Servicehåndbog, som i detaljer beskriver, hvordan vi fremadrettet samarbejder, hvilke deadlines vi arbejder med, samt til hvem og hvordan vi kommunikerer. Leverancerne måles via en række KPI er hver måned. Målepunkter aftales ved aftalen indgåelse, og oplever du, at vi ikke leverer som aftalt, beregnes en bod. Bluegarden Side 7 / 9
5.4 Den økonomiske side Vi arbejder med et fleksibel honorar, som tager udgangspunkt i en pris pr. medarbejder. Prisen varierer i forhold til opgavens omfang. De variabler, der typisk indgår i prissætningen, er: Kvalitet i input-materiale Ønsket serviceniveau Kompleksitet i aflønningsform Deadlines For at sikre, at de forventede gevinster indfries, vil Bluegarden konstant arbejde med forbedring af processerne både de processer, vi har overtaget ansvaret for, og øvrige processer hvor vi erfaringsmæssigt kan standardisere og optimere med henblik på, at I opnår yderligere effektiviseringer. 6.0 Det korte af det lange Vi har nu gennemgået en række af de faktorer, der typisk ligger bag overvejelserne eller beslutningen om at outsource hele eller dele af virksomhedens løn- og HR-funktion. Det vil være en sum af disse faktorer, der viser din virksomheds potentiale og gør den endelige beslutning mulig. Vi har også gennemgået nogle af de forudsætninger, der skal til for at outsourcing bliver en succes og en positiv oplevelse for din virksomhed. Konklusionen er, at for at komme udfordringerne i forkøbet og gøre outsourcingprocesen og løsningen til en succes, kræver det: Grundig forberedelse Analyse og forventningsafstemning Vilje til forandring Ledelsesmæssig involvering i processen Tillid mellem kunde og leverandør Tydelig og vedvarende intern kommunikation om ændringer Når disse krav er opfyldt, kan det give store fordele at outsource løn- og HR-funktionen - eller dele af den. Din virksomhed vil blive mindre sårbar i forhold til fejl og mangler i leverancer, samtidig med, at omkostningerne til at drive disse funktioner kan reduceres. 7.0 Fakta om Bluegardens outsourcingforretning I Bluegardens outsourcingcentre har vi mere end 60 kompetente konsulenter til at betjene vores ca. 4.100 kunder. Vi har stor erfaring i at arbejde med løn og med at implementere outsourcing-løsninger. Og vi er i besiddelse af den viden, der skal til for at lede virksomheden igennem et succesfuldt outsourcing-forløb. Vores kompetencer og erfaring gør os til en af Danmarks mest professionelle outsourcing-partnere for alle størrelser af virksomheder. Bluegarden Side 8 / 9
Det er vigtigt, at outsourcing-partneren også kan sige fra, når det er nødvendigt. I Bluegarden har vi fleksible løsninger med henblik på at tilpasse os virksomhedens behov. Hvis en outsourcing-løsning ikke er det rigtige for virksomheden, kan vi tilbyde en systemløsning, hvor drift og vedligeholdelse af lønsystemet er outsourcet, men hvor selve betjeningen af systemet fortsat bliver i virksomheden. Du kan få mere viden om vores outsourcing-ydelser på ww.bluegarden.dk/outsourcing. Her kan du også bestille et uforpligtende møde, hvor vi kan beregne din virksomheds potentiale. 8.0 Forfatteren Christian Nielsen Christian Nielsen er Director, BPO Operations hos Bluegarden og har i øvrigt arbejdet i forsikringsbranchen, samt med rekruttering og outplacement i en længere årrække hos bl.a. Mercuri Urval. Han er Civiløkonom (HA), exam.ass. og har gennemført en række interne uddannelser i HR-branchen. Kontaktdata: Christian Nielsen Director, BPO Operations Bluegarden A/S +45 42 82 21 55 (mobil) +45 72 27 90 00 (hovednummer) cni@bluegarden.com www.bluegarden.dk Opdateret maj 2014 Bluegarden Side 9 / 9