Referat Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 29. maj 2012, kl. 17.00 i Allégården, Tårnbyvej 53, Kastrup Til stede: John Bach, Susanne Bech Uldahl, Anette M.E. Jensen, Jørgen Juul, Kirsten Haugaard, Kim Boch, Eva Werner, Jytte Dræby Fra administrationen: Henning Bøgh Holtov Afbud: Anders Krantz og Kirsten Tornqvist Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 27. marts 2012... 3 2. Revisionsprotokol... 3 3. Organisationsbestyrelsens sammensætning... 3 4. Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning... 5 5. Fællesudbud af EMO, EnergiMærkningsOrdning... 5 6. Personaleforhold i TKB... 6 7. Tagrenovering Thyges Gård... 7 8. Kurser og seminarer mv. i TKB... 8 9. Ny forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 8 Sager til orientering... 9 10. Nyt fra afdelingerne... 9 11. Salg af institutionerne... 10 1/11
12. Styringsdialog... 10 13. Kommende møder... 11 14. Referat fra mødet - fortrolighed... 11 15. Eventuelt... 11 Bilag 1: Dokumenter, der er med til at regulere/understøtte ansættelsesforhold... 6 Bilag 2: Fraværsstatistik 2011... 6 Bilag 3: Anmodning fra ejendomsfunktionærerne... 6 Bilag 4: Fratrædelsesalder for ejendomsfunktionærer... 6 Bilag 5: TKB s uddannelsesplan mv. 2012... 8 Bilag 6: Udkast ny forretningsorden... 8 2/11
1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 27. marts 2012 Referat af organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 27. marts 2012 er udsendt den 2. april 2012. Efterfølgende har John Bach haft følgende rettelser til referatet: Organisationsbestyrelsen besluttede, at der ikke ændres ved karenstiden. Der blev samtidig gjort opmærksom på, at 2 års-reglen for bytning fortsat er gældende, og at der normalt ikke gives dispensation. En eventuel ansøgning om dispensation vil, kun i helt særlige tilfælde, blive behandlet af bestyrelsen. Disse rettelser er udsendt i revideret referat den 20. april 2012. at referatet godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. Referatet blev godkendt og efterfølgende underskrevet af formanden. 2. Revisionsprotokol Organisationsbestyrelsens revisionsprotokol fremlægges til gennemsyn, idet det bemærkes, at der ikke er indkommet tilføjelser til protokollen siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 3. Organisationsbestyrelsens sammensætning På repræsentantskabsmødet den 8. november 2011 blev der foretaget valg af medlemmer til organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen har herefter følgende sammensætning: 3/11
Formand John Bach 2013 Næstformand Kirsten Haugaard 2012 Medarbejder udpeget Jørgen Juul 2013 Medlem Kirsten Tornqvist 2012 Medlem Susanne Uldahl 2012 Medlem Anette M. E. Jensen 2013 Kommunalt udpeget Anders Krantz 2013 Suppleant Jytte Dræby 2012 Suppleant Eva Werner 2012 Suppleant Kim Boch 2012 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4. Meddelelser fra formanden Formanden vil på mødet give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Formand John Bach oplyste, at han på ny er valgt til KAB s bestyrelse for to år. Derudover oplyste John Bach, at der stadig er ledige pladser på ældre- og familliehøjskolerne, samt at der i KAB arbejdes med et nyt koncept vedrørende forvaltningsrevision. Dette forventes klar til brug fra 2013, og vil dække både KAB og TKB. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4/11
Sager til beslutning 5. Fællesudbud af EMO, EnergiMærkningsOrdning En ny energimærkningsordning EMO trådte endeligt i kraft i efteråret 2011. Ordningen er lovpligtig, og kan kun udføres af certificerede firmaer. Det betyder, at ordningen skal sættes i værk for de KAB administrerede boligorganisationer. Hvor den hidtidige energimærkningsordning var baseret på beregnet forbrug, kan energimærkningen i den nye ordning nu også foregå efter målt forbrug. Energistyrelsen har dermed rettet sig efter den kritik, som bl.a. BL har rejst af den hidtidige ordning. Ved at udbyde ydelsen samlet for alle boligorganisationer forventer vi, at KAB-fællesskabet kan opnå meget fordelagtige priser. Det viser erfaringer fra andre lignende udbud Det forventes, at udbuddet deles op i flere enkeltstående rammeaftaler, sådan at der knyttes et bestemt rådgivningsfirma til hver bygningsgruppe - opdelt efter type, størrelse eller opførselssår. Benyttelse af aftalen Når kontrakterne er indgået, kan aftalen benyttes direkte af hver boligafdeling. Driftschef/ejendoms-leder eller andre driftsansvarlige kan tage direkte kontakt til rådgiveren for den pågældende bygnings-gruppe, og indgå aftale om EMO. Tidsplan På grund af opgavens omfang skal der afholdes et EU-udbud. KAB forventer, at udbuddet kan gennemføres på 5-6 måneder. Det betyder, at der vil være brugbare aftaler fra oktober 2012. Udbuddet forudsætter, at alle boligorganisationer har behandlet denne manchet og givet tilbagemelding til forretningsføreren senest 1. juli 2012. KAB s Byggeri- og teknikområde sørger efterfølgende for, at den relevante information om det enkelte energimærke formidles via www.kab-bolig.dk. Deltagelse og betaling KAB opfordrer alle boligorganisationer til at deltage i udbuddet for at opnå de bedste betingelser og priser. Gennemførelse af et EU-udbud kræver en del administrative ressourcer. Boligorganisationen opkræves derfor et gebyr for at deltage i aftalen og dermed kunne benytte rammeaftalerne. Omkostningerne til gebyret forventes at blive dækket af besparelserne ved at deltage i udbuddet. Betalingen skal dække KAB s udgifter til gennemførelse af rammeaftaleudbuddet og vil udgøre følgende: - En engangsudgift på 5.000 kr. inkl. moms for hver boligorganisation. 5/11
For at vi kan få alle interesserede boligorganisationer med i udbuddet, skal det vedtages i den enkelte boligorganisation inden 1. juli 2012. at boligorganisationen tager til efterretning, at alle bygninger skal forsynes med lovpligtigt energimærke. Det indstilles desuden, at boligorganisationen senest 1. juli beslutter, at deltage i det fælles udbud af EMO og dermed betale et engangsbeløb på 5.000 kr. inkl. moms. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning, og besluttede herudover at deltage i det fælles udbud af EMO. 6. Personaleforhold i TKB Organisationsbestyrelsesformanden ønsker, at organisationsbestyrelsen tager en generel drøftelse af personaleforholdene i TKB. Formanden vil på mødet redegøre nærmere herfor. Til brug for organisationsbestyrelsens drøftelse vedlægges som bilag oversigt over dokumenter, der er med til at regulere/understøtte ansættelsesforholdet og fraværsstatistik for 2011. Endvidere vedlægges som bilag anmodning fra ejendomsfunktionærerne om bevilling af en ekstra organisationsbetalt fridag samt bilag vedrørende ansættelsesforholdets ophør ved opnåelse af pensionsalder Fratrædelsesalder for ejendomsfunktionærer. TKB har aktuelt to ejendomsfunktionærer, som har nået pensionsalderen. Bilag 1: Dokumenter, der er med til at regulere/understøtte ansættelsesforhold Bilag 2: Fraværsstatistik 2011 Bilag 3: Anmodning fra ejendomsfunktionærerne Bilag 4: Fratrædelsesalder for ejendomsfunktionærer at organisationsbestyrelsen drøfter personaleforholdene nærmere, og herunder træffer beslutning om ejendomsfunktionærernes anmodning om en ekstra organisationsbetalt fridag og eventuelt principbeslutning om forlængelse af ansættelsesforhold for ejendomsfunktionærer, der har nået pensionsalderen. Organisationsbestyrelsen drøftede personaleforhold og besluttede herunder, at bevilge ejendomsfunktionærerne en organisationsbetalt ekstra årlig fridag dagen efter Kr. Himmelfartsdag. 6/11
Herudover besluttede organisationsbestyrelsen efter afstemning med 3 for og 2 imod, at forlængelse af ansættelsesforhold for ejendomsfunktionærer, der har opnået pensionsalderen, principielt kan godkendes. Hver enkelt sag skal godkendes af forretningsføreren efter indstilling fra driftschefen. Eva Werner oplyste at være imod beslutningen med den begrundelse, at organisationsbestyrelsen tidligere har besluttet at ville ansætte elever. 7. Tagrenovering Thyges Gård Afd. 5801 Thyges Gård har gennem længere tid arbejdet for at igangsætte et tagrenoveringsprojekt. Der er nu taget kontakt til KAB s byggeafdeling, og der er udpeget en projektleder. På afdelingsbestyrelsesmødet den 7. maj 2012 blev det aftalt, at hele afdelingsbestyrelsen er med i følgegruppen, der også tæller driftslederassistent, driftsleder og driftschef samt projektleder. Afdelingen ønsker udskiftning af tegltagene inklusiv taghætter, tagvinder m.m. Der ønskes også nye tagrender og nedløb. Derudover skal der udarbejdes renoveringsforslag, hvor solceller på tagfladen indgår. Det blev aftalt, at benytte KAB s rammeaftale med tekniske rådgivere, sådan at udbuddet af rådgiveropgaven kan sættes i værk hurtigt. Det forventes, at udbuddet af rådgiveropgaven kan ske i maj-juni 2012, sådan at der kan indgås kontrakt med rådgiver i juni 2012. Udbudsmaterialet udarbejdes henover sommerperioden, og følgegruppen forventes at godkende forslag i slutningen af august 2012. Forslaget forventes behandlet på afdelingsmøde i slutningen af september 2012. Forventet byggestart er primo 2013, og byggeperioden skønnes til cirka 10 måneder. På nuværende tidspunkt anslås udgifterne at være ca. 12 mio. kr. Finansiering forventes at ske gennem kreditforeningslån samt ansøgning om egen trækningsret. Ansøgning om egen trækningsret vil ske efter behandling af forslaget på afdelingsmøde, og samtidig fremsendes ansøgning om godkendelse af låneoptagelse til kommunen. at organisationsbestyrelsen godkender start af tagrenoveringsprojekt og indgår byggeforretningsføreraftale med KAB. 7/11
Organisationsbestyrelsen godkendte igangsætningen af tagrenoveringsprojekt i Thyges Gaard samt indgåelse af byggeforretningsføreraftale med KAB. Byggeforretningsføreraftalen blev efterfølgende underskrevet af formandskabet. 8. Kurser og seminarer mv. i TKB Organisationsbestyrelsen nedsatte på bestyrelsemødet den 27. marts 2012 et udvalg, der nærmere skal undersøge muligheder og regler for betaling og tilskud i forbindelse med deltagelse i kurser, konferencer og seminarer m.v. Udvalgsarbejdet har resulteret i et forslag til uddannelsesplan m.v. Der vedlægges som bilag TKBs uddannelsesplan m.v. 2012 til bestyrelsens behandling. Bilag 5: TKB s uddannelsesplan mv. 2012 at organisationsbestyrelsen behandler forslag til TKB s uddannelsesplan m.v. 2012 og herefter endeligt godkender denne. Organisationsbestyrelsen godkendte forslag til uddannelsesplan uden ændringer. 9. Ny forretningsorden for organisationsbestyrelsen Forretningsorden for organisationsbestyrelsen har ikke været revideret i en årrække. På bestyrelsesmødet den 27. marts 2012 blev det besluttet, at formanden udarbejder et revideret forslag til videre behandling i bestyrelsen. Der vedlægges som bilag forslag til ny forretningsorden for organisationsbestyrelsen i TKB. Forretningsordenen vil efter bestyrelsens behandling og godkendelse erstatte tidligere forretningsordener. Bilag 6: Udkast ny forretningsorden at organisationsbestyrelsen behandler forslag til ny forretningsorden og herefter endeligt godkender denne. 8/11
Organisationsbestyrelsen godkendte forlag til forretningsorden uden ændringer, og underskrev efterfølgende denne. Sager til orientering 10. Nyt fra afdelingerne 5801-0 Thyges Gård Projektleder for tagudskiftningssagen er udpeget, og første møde med bestyrelsen er afholdt primo maj 2012. Foreløbig tidsplan er fremlagt til orientering og godkendt. Der påregnes afholdt ekstraordinært afdelingsmøde ultimo september og opstart på udskiftning af tag primo 2013. Driften har udarbejdet og fremlagt aktivitetsplan for kommende genopretningsarbejder i afdelingen, hvor udskiftning af varmevekslere, pumper og styring, renovering af vaskeri 1, samt en omfattende genopretning af puds- og betonskader er de væsentligste. 5802-8 Allégården Altanprojektet blev endeligt vedtaget på ekstraordinært afdelingsmøde den 20. marts 2012. Samtidig blev projektet med betonrenovering i afdeling 1 vedtaget. Projektet er en driftsopgave. Børnehavens omdannelse til boliger er også endeligt vedtaget, og udarbejdelse af kontrakt med rådgiver pågår. Første indledende møde med bestyrelsen er afholdt med deltagelse af projektlederen, og der er nedsat en følgegruppe. For både afdeling 5801 og 5802 gælder, at rengøringsarbejdet som følge af EU lovgivning er sendt i udbud som tidligere oplyst. Der afholdes en besigtigelse af de bydende firmaer den 24 maj 2012. Driften har tillige valgt at få en række optioner til tilbudsprisen. Skift til ny leverandør forventes pr. 1. september 2012. 5806-7 Kastrupvænge Tagsagen er endeligt vedtaget på det ordinære afdelingsmøde i februar 2012 og efterfølgende bekræftet af organisationsbestyrelsen. 9/11
På afdelingsmødet blev nedsat en følgegruppe og første indledende møde med projektleder og rådgiver er afholdt medio februar 2012. Afdelingen har haft en enkelt vandskade efter brud på hovedledningen, som løber under loft på langs af blokken. Kun følgeskaderne bliver dækket. En enkelt ejendom er plaget af rotter i forhaven, og Dansk Skadedyrservice A/S er sat på opgaven. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 11. Salg af institutionerne Administrationen vil på mødet orientere om de aktuelle forhold i forbindelse med salget og det forventede provenu. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Formand John Bach oplyste, at der intet nyt er i sagen. Der er tilsyneladende stadig tinglysningsmæssige problemer. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 12. Styringsdialog Efter bestyrelsens behandling og godkendelse af den samlede styringsrapport på bestyrelsesmødet den 27. marts 2012 er rapporten fremsendt til Tårnby Kommune. Rapporten vil være en del af grundlaget for det kommende styringsdialogmøde med kommunen. Styringsdialogmødet afholdes den 22. maj 2012. På organisationsbestyrelsesmødet vil der blive orienteret nærmere herom. Det indstilles at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 10/11
Formand John Bach gav en kort orientering om det afholdte styringsdialogmøde med Tårnby Kommune. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 13. Kommende møder Der er planlagt følgende møder i 2012: Organisationsbestyrelsesmøde: 30. oktober 2012, kl. 17.00 Repræsentantskabsmøde: 20. november 2012, kl. 18.00 at organisationsbestyrelsen tager mødedatoerne til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog mødedatoerne til efterretning. 14. Referat fra mødet - fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. at referatets karakter fremover behandles som sidste punkt på organisationsbestyrelsens møde, og at organisationsbestyrelsen vurderer, om der skal udarbejdes et fortroligt referat. Der udarbejdes fortroligt referat omhandlende personalesager. 15. Eventuelt Forretningsfører Henning Bøgh Holtov gav en kort orientering om den afsluttede sag vedrørende skorstensnedrivning i Thyges Gaard. Herunder om forløbet med tilbudsindhentning, endelig fakturering og den regnskabsmæssige behandling af sagen. Udgifter vil blive medtaget i den kommende tagrenoveringssag. 11/11