Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 14. juni 2016, kl i Allégården, Tårnbyvej 53, Kastrup

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 14. juni 2016, kl i Allégården, Tårnbyvej 53, Kastrup Til stede: John Bach, Kirsten Haugaard, Anette M. E. Jensen, Jytte Dræby, Jørgen Juul, Merete Sørensen, Bo Quist Besser Fra KAB: Kundechef Henning Bøgh Holtov, driftschef Sune Rasmussen Afbud: Søren Sabat, Kim Boch, Susanne Bech Uldahl Indholdsfortegnelse 1. Valg af dirigent Forretningsorden fra organisationsbestyrelsesmødet den 30. marts Revisionsprotokol Organisationsbestyrelsens sammensætning Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning Kastrupvænge Tagrenovering m.m. Godkendelse af endeligt byggeregnskab Aftale om undtagelse af visse typer boliger fra kommunal anvisning Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme /13

2 10. Coaching og teambuilding i TKB Thyges Gaard erhvervslejemål udvidelse... 9 Sager til orientering Nyt fra afdelingerne Salg af institutionerne Boligplacering af flygtninge Nyt partnerskab med boligforeningen 3B Udbudsloven og decentrale enheder Beboerklagenævnssager Kommende møder Eventuelt fra mødet fortrolighed Bilag 1: Endeligt byggeregnskab af 1. februar Bilag 2: Forsikringsstatistik for boligorganisationen... 7 Bilag 3: Forsikringsstatistik for KAB-fællesskabet... 7 Bilag 4: Konkrete initiativer for boligplacering af flygtninge Bilag 5: Pjece Små og billige boliger med perspektiv Bilag 6: Pjece Gode råd til organisationsbestyrelser i KAB-fællesskabet Bilag 7: Pressemeddelelse - Nyt stærkt partnerskab i den almene sektor Bilag 8: Statistik over beboerklagenævnssager /13

3 1. Valg af dirigent Kirsten Haugaard blev valgt som dirigent. 2. Forretningsorden Der er ikke foretaget ændringer i forretningsordenen siden den 29. maj fra organisationsbestyrelsesmødet den 30. marts 2016 fra organisationsbestyrelsesmødet den 30. marts 2016 er udsendt den 14. april Det indstilles, at referatet godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. et blev godkendt og efterfølgende underskrevet af formanden. 4. Revisionsprotokol Revisionsprotokollen fremlægges til gennemsyn, idet det bemærkes, at der ikke er indkommet tilføjelser til protokollen siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 3/13

4 Der er indføjet revisornotat af 22. marts 2016 vedrørende revisionsbesøg den 4. marts 2016 på ejendomskontoret i Allégården. Notatet blev gennemgået og taget til efterretning. 5. Organisationsbestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har følgende sammensætning: På valg Formand John Bach 2017 Næstformand Kirsten Haugaard 2016 Medarbejderudpeget Jørgen Juul 2017 Medlem Jytte Dræby 2016 Medlem Susanne Bech Uldahl 2017 Medlem Anette M. E. Jensen 2016 Kommunalt udpeget Søren Sabbat Suppleant Kim Boch 2016 Suppleant Merete Sørensen 2016 Suppleant Bo Quist Besser Meddelelser fra formanden Formanden vil give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Formand John Bach berettede kort om aktuelt nyt. Herunder blev omtalt følgende: 4/13

5 John Bach blev på KAB s repræsentantskabsmøde genvalgt til bestyrelsen, og blev også valgt som formand for forvaltningsudvalget. KAB arbejder fortsat på klargøring til nyt IT-system. Dette forventes taget ibrug i løbet af John Bach har for nylig deltaget i BL s repræsentantskabsmøde. Her blev blandt andet drøftet fremtidens almene boliger og fremtidens beboerdemokrati, forventede konsekvenser af det nye kontanthjælpsloft, et igangværende udvalgsarbejde om fælles opnoteringssystem i Hovedstadsområdet samt forventede sparekrav/effektivisering i den almene sektor. Palle Adamsen blev genvalgt som formand. Udgiften til det afholdte TKB-seminar i maj 2016 forventes at udgøre ca kr. Tilfredshedsundersøgelsen/evalueringen af seminaret viser en samlet score på 4,4 ud af 5 mulige. Den ny KAB-håndbog er udkommet, og udsendt til bestyrelsesformændene. Orientering blev taget til efterretning. Sager til beslutning 7. Kastrupvænge Tagrenovering m.m. Godkendelse af endeligt byggeregnskab På organisationsbestyrelsesmødet den 25. marts 2015 godkendte organisationsbestyrelsen byggeregnskab med en anskaffelsessum på kr. I anskaffelsessummen indgår afsatte beløb på i alt kr. Reservationerne er nu opgjort. Der er anvendt i alt kr. svarende til en mindreudgift på kr. Den endelige anskaffelsessum udgør herefter kr. Endeligt byggeregnskab pr. 1. februar 2014 er revideret uden bemærkninger og vedlægges til organisationsbestyrelsens godkendelse. Det anbefales at mindreudgiften eller overskuddet, på kr. tilbageføres til organisationens dispositionsfond. Bilag 1: Endeligt byggeregnskab af 1. februar 2014 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender endeligt byggeregnskab, og at overskud på kr. tilbageføres til dispositionsfonden. 5/13

6 Byggeregnskabet blev godkendt. Overskud tilbageføres til dispositionsfonden. 8. Aftale om undtagelse af visse typer boliger fra kommunal anvisning Afdelingsbestyrelsen i Allégården har rejst spørgsmålet om, hvorvidt haveboliger i afdelingen kan undtages fra kommunal anvisning. Tårnby Kommune har, jf. lov om almene boliger, krav på hver fjerde ledig bolig i afdelingen til løsning af påtrængende boligsociale opgaver. KAB sikrer, at Tårnby Kommune får hver fjerde bolig ud fra opsigelsesdatoen på den enkelte bolig. Det betyder, at kommunen får et varieret udbud af typer boliger og forskellige placeringer i afdelingen. Der er ingen lovmæssige forhindringer i, at der kan indgås en aftale mellem boligorganisationen og kommunen om at undtage nogle boliger fra den kommunale anvisning. Hvis Tårnby Kommune ønsker at indgå i en dialog omkring undtagelse af nogle boliger fra den kommunale anvisning, formodes det at kommunen så ønsker en højere andel af de øvrige boliger til anvisning. I stedet for at undtage nogle typer boliger fra kommunal anvisning kan der aftales, at såfremt det er en havebolig, der skal gå til kommunal anvisning, gøres kommunen udtrykkeligt opmærksom på dette, således at de anviser en borger, der har ønsket en havebolig og som er indstillet på at passe den tilhørende have. Beboerne i afdelingen har mulighed for via oprykningsventelisten at søge en bolig i stueetagen. Såfremt de opfylder ældre/handicapkriteriet kommer de foran øvrige opnoterede på oprykningsventelisten i afdelingen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter spørgsmålet, og beslutter om der skal indledes forhandlinger med Tårnby Kommune og i givet fald bemyndiger administrationen til at indlede disse forhandlinger. 6/13

7 TKB ønsker forhandling med Tårnby Kommune om friholdelse af haveboliger til interne ansøgere. Der henvises i den forbindelse til TKB s bidrag med ekstra boliger til flygtninge. KAB blev bemyndiget til at indlede forhandlinger. Dette igangsættes efter sommerferien. 9. Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme KAB har efter rådgivning hos forsikringsmæglerne Willis besluttet at sende fællesforsikringen i EU-udbud. Den nuværende aftale med Topdanmark er forlænget ét år, og har derfor løbet i fire år. Aftalen udløber pr. den 1. oktober KAB har, sammen med Willis, arbejdet på forebyggelse af skader, specielt i forhold til skybrudsskader og varmt arbejde (når der bruges åben ild f.eks. til ukrudtsbekæmpelse). Der er udarbejdet materiale til driften, som skal bruges i forbindelse med varmt arbejde. Yderligere har Topdanmark udarbejdet skybrudsrapporter, der angiver anbefalinger til tiltag, der kan minimere udgifterne til skybrudsskader efter en gennemgang i de afdelinger, hvor der har været store omkostninger til skybrudsskader. Det store forebyggelsesprojekt Trygbolig er gennemført, hvilket også er med til at minimere skadesomfanget. Det er vurderingen i Willis, at det forebyggende arbejde vil påvirke tilbudsgivningen i positiv retning for boligorganisationerne og at et EU-udbud vil resultere i en præmie på niveau med eller lidt højere end det nuværende niveau. Der vil dog kunne forekomme individuelle prisstigninger for boligorganisationerne, afhængig af de individuelle skadestal, hvilket fremgår af skadesstatistikken, der er vedlagt som bilag. Den 30. juni 2016 kendes vinderen af udbuddet og senest den 14. september skal boligorganisationen have accepteret det nye tilbud, så det kan gælde fra 1. oktober Alle boligorganisationer bør derfor senest den 14. september 2016 enten have behandlet det nye forsikringstilbud på et bestyrelsesmøde eller have bemyndiget kundechefen til at godkende tilbuddet på boligorganisationens vegne. Den fælles forsikringsramme udbydes som udgangspunkt med selvrisici på henholdsvis 0 kr. eller kr. Der er dog afdelinger eller selskaber, hvor der er aftalt andre forhold. Bilag 2: Forsikringsstatistik for boligorganisationen Bilag 3: Forsikringsstatistik for KAB-fællesskabet 7/13

8 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter enten at behandle det nye forsikringstilbud på et organisationsbestyrelsesmøde senest den 13. september 2016, eller bemyndiger kundechefen til at godkende tilbuddet på organisationens vegne og behandle det på et efterfølgende organisationsbestyrelsesmøde Formandskabet og kundechefen blev bemyndiget til at godkende tilbud på boligorganisationens vegne. Det behandles på et efterfølgende bestyrelsesmøde. 10. Coaching og teambuilding i TKB Personalet i TKB samt driftschefen efterspørger et coaching/træningsforløb for alle medarbejdere. Dvs. servicefolk, kontorassistenter, varmeværksleder, driftsledere samt driftslederassistent og driftschef - 18 personer i alt (inkl. personalet i Thyges Gård). Servicefolkene har især udtrykt ønsker om motionering i forhold til de daglige fysiske belastninger som de møder i arbejdsdagen, og driftledelsen har især betonet et socialt behov for gruppepleje samt individuel motivation. Det har medarbejderstaben sammensat i et ønske om at engagere Uhrbrand Coaching til et coachingforløb over 6 måneder. Programmet indeholder kostvejledning, body-age-test, løb, lege, cykling, personlig coaching. Aktiviteterne forløber over 6 måneder og finder sted indenfor normal arbejdstid på ugebasis. Ca. 1 time hvér fredag. Den maksimale økonomi Opstart træning - se på træningsarealer, planlægning indkøb af udstyr Beløb inklusiv moms 1 750,- kr. Oplæg inkl. gennemgang Body Age test ,- kr. 30 min snak maks. 18 personer variabel ,- kr. Træningsforløb gange incl. ugentlig motivationsmail ,- kr. 3 x Body Age test 18 personer variable ,- kr. Evalueringsmøde efter tre måneder 1 750,- kr. Afrunding af forløb - opsamling fra skemaer udsendt til alle ,- kr. Kostplan maks. 18 personer variabel ,- kr. Træningsudstyr 18 personer ,- kr. Total omkostninger coachingforløb ,- kr. 8/13

9 De samlede omkostninger vil kunne finansieres af TKB s arbejdskapital. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender coachingforløbet for TKB s medarbejdere, og at dette finansieres af TKB s arbejdskapital. Organisationsbestyrelsen godkendte coachingforløbet samt finansieringen via TKB s arbejdskapital. 11. Thyges Gaard erhvervslejemål udvidelse Tandlægeklinikken på Saltværksvej i Kastrup oplever nu en stor stigning i antal af patienter, og ønsker på sigt at udvide klinikken med flere klinikrum. Tandlæge Mary Kadun har derfor fremsendt en forespørgsel om, der på sigt er mulighed for at leje lejligheden ved siden af tandlægeklinikken som en udvidelse af erhvervslejemålet. Det drejer sig om Saltværksvej 61A, st. tv. Dette vil i så fald kunne ske ved en fremtidig opsigelse af boliglejemålet fra lejers side. Sagen har været forelagt KAB s juraafdeling der oplyser, at efter seneste ændring i sideaktivitetsbekendtgørelsen vil der kunne foretages en begrænset udvidelse af et eksisterende erhvervslejemål og samtidig nedlæggelse af en bolig. Dette vil dog kræve en godkendelse fra Tårnby Kommune. Såfremt organisationsbestyrelsen beslutter at imødekomme ønsket om udvidelse af erhvervslejemålet og samtidig nedlæggelse af boligen, vil KAB fremsende en ansøgning om kommunal godkendelse af dette. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter forespørgslen og træffer beslutning om en eventuel udvidelse af erhvervslejemålet. Organisationsbestyrelsen besluttede at imødekomme ønsket om udvidelse af erhvervslejemålet. KAB ansøger om kommunal godkendelse af dette. 9/13

10 Sager til orientering 12. Nyt fra afdelingerne Driftschefen vil på mødet informere om eventuelt nyt fra afdelingerne. Driftschef Sune Rasmussen orienterede om seneste nyt. Herunder blev omtalt: I nærmeste fremtid vil samtlige erhvervslejemål i TKB blive gennemgået grundigt herunder kontrakter og lejeniveau m.v. Der indføres ID-kort til alle ansatte samt gæstekort til håndværkere/leverandører, der arbejder i afdelingerne. Arbejdet med helhedsplan i Thyges Gaard er nu igangsat. Der er afholdt første følgegruppemøde i afdelingen. Arbejdet med nye vedligeholdelsesplaner for afdelingerne er nu igangsat. Ny ejendomsfunktionær starter i Allégården den 15. juni Orienteringen blev taget til efterretning. 13. Salg af institutionerne Advokaten har medio februar 2016 fremsendt udkast til refusionsopgørelser. Disse er efter en gennemgang i KAB returneret til fornyet gennemgang og tilpasning. Det afsluttende arbejde med refusionsopgørelser er stadig igangværende. Der forventes afholdt møde med advokaten i løbet af juni 2016 for afslutning af sagen. 10/13

11 14. Boligplacering af flygtninge KL og regeringen har indgået en aftale om kommunernes mulighed for at finde boliger til flygtninge. I bilag 1 er en beskrivelse af aftalen. Aftalen skulle gøre det muligt samlet set at etablere i alt nye og midlertidige almene boliger. Bilag 4: Konkrete initiativer for boligplacering af flygtninge Bilag 5: Pjece Små og billige boliger med perspektiv Bilag 6: Pjece Gode råd til organisationsbestyrelser i KAB-fællesskabet 15. Nyt partnerskab med boligforeningen 3B KAB har pr. 1. april 2016 indgået en strategisk partnerskabsaftale med boligforeningen 3B under overskriften Fælles investeringer, fælles udvikling og fælles gevinster. 3B er en boligorganisation med boliger, hvoraf størsteparten er beliggende i København, men 3B har også en stærk position i hovedstadsområdet, og er eksempelvis det største boligselskab i Herlev Kommune. en om at formalisere samarbejdet kommer efter flere års godt samarbejde især omkring nybyggeri. Erfaringerne fra dette samarbejde udvides nu til også at gælde større initiativer vedrørende digitalisering, metodeudvikling i forbindelse med byggeri og byudvikling samt bedre service til glæde for bestyrelser og beboere i KAB-fællesskabet og i 3B. Bilag 7: Pressemeddelelse - Nyt stærkt partnerskab i den almene sektor Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning 11/13

12 16. Udbudsloven og decentrale enheder Pr. 1. januar 2016 trådte en ny udbudslov i kraft. En af ændringerne i loven er tilføjelse af en ny 31, som beskriver, hvordan decentrale enheder opfattes i forhold til udbud. Det er imidlertid KAB s opfattelse, at den nye 31 ikke har nogen betydning for den måde, som KAB og boligorganisationer/-afdelinger håndterer udbud på. Tilføjelsen af den nye 31 er derimod en kort beskrivelse af den praksis, der allerede anvendes i KAB-fællesskabet, som tidligere udsendt i dagsordenspunkt af 31. august 2010 Udbudsreglerne og KAB s indkøbspolitik. Den praksis, der følges, er, at alle afdelinger medtages, hvis udbuddet sker i boligorganisationen, eller hvis flere afdelinger indgår. Hvis kun én afdeling indgår i udbuddet, medtages kun den afdeling i udbuddet. Ovenstående gælder også ved benyttelse af ramme-/indkøbsaftaler indgået af KAB. 17. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 8: Statistik over beboerklagenævnssager /13

13 18. Kommende møder Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 26. oktober 2016, kl Repræsentantskabsmøde onsdag den 16. november 2016, kl Eventuelt En beboersag om oprindeligt TV-pakkevalg er pt. under behandling i Beboerklagenævnet. Den nye lovgivning på TV-området blev kort drøftet der afventes indtil videre. 20. fra mødet fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Intet til fortroligt referat. 13/13