HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Tanja Busk Sloth Telefon: 9940 38 90 E-mail: tbs@adm.aau.dk Dato: 08-12-2016 Dagsorden for ekstraordinært møde i Fælles Samarbejds og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fællesservice, onsdag d. 14. december 2016 kl. 14.45-16.45, Fredrik Bajers Vej 7F, ADM F3-42-FB7F 1. Velkommen (AC) 2. Orientering om Fælles Services budget 2017 og efterfølgende drøftelse /Peter Bjørn Bjerre, Økonomi Center Fælles Service Bilag 3.1: Fælles Services budget 2017 3. Orientering om Fælles Services budget 2018 og efterfølgende drøftelse /Peter Bjørn Bjerre, Økonomi Center Fælles Service Bilag 4.1: Fælles Services budget 2017 4. Sprogpraktik for flygtninge på AAU/Stine Damborg Nysum, HR-afdelingen 5. Evt. 1
Punkt: Type: Drøftelse Kan frit distribueres Klik her for at angive tekst. Dato: 07-12-2016 Sagsfremstilling til Fælles Service Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) Punkt 2 og 3: Fælles Service budget 2017 og 2018 Anledning: Ud fra udvalgets ønske om at behandle budgetter for kommende to år inden årsskiftet, gives orientering med efterfølgende drøftelse på dette ekstraordinære FSA-møde Bilag: Bilag 2.1: Budget 2017, bilag 3.1: Budget 2018 Sagsfremstilling: - Indstilling: Sagsbehandler: Det indstilles, at FSA orienteres om budgetterne og har en fælles drøftelse ud fra denne orientering. Peter Bjørn Bjerre, Økonomiafdelingen 07-12-2016 Side 1 af 1
Til medlemmerne af FSA AAU Fællesservice Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Øst Sagsbehandler: Peter Bjerre Telefon: 9940 9594 Email: pbb@adm.aau.dk Dato: 23.10.15 Sagsnr.: Endeligt budget 2017 og overslag for 2018 (Fordeling af FS-bidrag) Hermed fremsendes oversigt over budget 2017 og budget 2018 til orientering. Denne orientering indeholder kun de væsentligste ændringer, da budgettet vil blive præsenteret på mødet d. 14. dec. 2017, her vil der endvidere være mulighed for at stille spørgsmål. Vær opmærksom på at CAS budget fremgår separat, budgettet vil ligeledes blive præsenteret på mødet. Indtægtssiden væsentligste ændringer I 2017 er FS bidraget steget til 493,9 fra. 464,2 mio. kr. i 2016. Stigningen dækker over, at FS fra 2017 skal finansiere AAU Innovation, AAU Esbjerg Campus og en række tidligere interne handler. Uden disse omlægninger vil bidraget have været steget med knap 1,0 mio. kr. Omkostningssiden væsentligste ændring ITS ramme er opjusteret, hvilket dækker over en investeringsramme på ca. 13 mio. kr. (heraf 8,0 mio. kr. til et muligt nyt datacenter). Driftspåvirkningen af resultatet er dog minimal, da det kun er afskrivningerne, der skal betales for. Stigningen på puljerne dækker især over ekstra omkostninger til de tidligere interne handler. Øvrige poster Øvrige poster dækker over de aktiviteter, der i øvrigt påvirker FS samlede budget. Det drejer sig om et forventet merforbrug på digitalisringspuljen på 5,0 mio. kr. (overførte midler fra 2016), en ny pulje til studieområdet på 10,5 mio. kr., ekstra lønomkostninger på 6,0 mio. kr. pga. afværgeforanstaltningerne ikke har en helårseffekt. Omvendt er der budgetteret med et mindreforbrug på CAS på 1,7 mio. kr. og et forventet mindreforbrug på rektors strategiske pulje på 4,3 mio. kr. Resultat Det ordinære resultat er et underskud på 2,5 mio. kr., hvilket dækker over, at Rektor i sine resultatmål har bevilliget et merforbrug til opgradering til Workzone. Det samlede underskud er på -18,1 mio. kr., når de øvrige poster indregnes. Budget 2018 Budget 2018 er korrigeret med den forventede pris og lønudviklingen samt kendte/budgetterede aktivitetsændringer. (Der er dog ikke indregnet omkostninger til fx nyt HR-system samt driftspåvirkninger af nyt lokalebooking og eksamenssystem). På indtægtssiden bygger FS-bidraget på prognosen fra seneste periodeopfølgning i 2016.
Samlet set budgetteres der med 4,5 mio. kr. i overskud i 2018. Overskuddet skal ses i lyset af, at FS forventer at få knap 5,2 mio. kr. tilbage på en hensættelse fra 2014 som følge af dimensioneringen af AAUs uddannelser budgettet er med andre ord i balance, hvis der ses bort fra denne ekstraordinære indtægt. (Hensættelserne indgår i indtægtsgrundlaget) Venlig hilsen Peter Bjerre og Michael Sandersen
Fordelingen af FS-bidrag 2016-2018 (uden CAS) I 1.000 kr. Budget 2016 Budget 2017 Budget 2018 Kommunikation 8.975 9.184 9.206 Afdelingens drift 4.850 4.923 4.863 Projekter, puljer, aktiviteter m.m. 4.125 4.306 4.326 Rektorsekretariatet 9.158 9.865 10.052 Afdelingens drift 8.272 8.673 8.838 Projekter, puljer, aktiviteter m.m. 886 1.192 1.215 Økonomi 41.303 39.643 40.294 Afdelingens drift 30.541 28.956 29.405 Projekter, puljer, aktiviteter m.m. 10.762 10.686 10.889 Studieservice 39.764 37.259 37.723 Afdelingens drift 29.998 28.144 28.435 Projekter, puljer, aktiviteter m.m. 9.766 9.115 9.288 HR-afdeling 20.237 22.689 22.509 Afdelingens drift 12.613 13.500 13.145 Projekter, puljer, aktiviteter m.m. 7.624 9.189 9.364 IT-service 102.517 111.623 101.617 Afdelingens drift 75.475 68.535 69.327 Projekter, puljer, aktiviteter m.m. 27.042 43.088 32.290 AUB 67.867 69.922 69.875 Afdelingens drift 37.880 34.556 35.212 Projekter, puljer, aktiviteter m.m. 29.987 35.366 34.662 Fælles Servide CPH 9.461 9.501 9.682 Afdelingens drift 9.461 9.300 9.477 Projekter, puljer, aktiviteter m.m. 202 205 Fælles Services ESB (efter omlægning) 1.736 4.199 4.279 AAU Innovation (efter omlægning) 12.774 28.553 27.057 Afdelingerne (vakancer) -2.000-2.000 Afdelinger i alt 313.792 340.438 330.294 Husleje og investering 75.893 65.406 75.160 Puljer 75.301 76.105 68.890 heraf: Direktørens rådighedssum 2.045 5.578 3.086 Digitaliseringspuljen 17.000 7.215 7.036 IDM (udover forventet videref.) 6.000 2.000 Strategipulje 17.000 20.000 20.100 Puljer og husleje i alt 151.194 141.511 144.050 Total 464.986 481.950 474.345 FS bidrag + øvrige indtægter 443.831 479.418 478.836 Manglende besparelser/teknik 6.196 0 0 Resultat før øvrige poster -16.099-2.532 4.492 Øvrige poster Underskud på digitaliseringspulje/idm. -5.000 Puljen for studieområdet -10.576 Rektors strategiske pulje 4.341 CAS 1.700 Ekstra løn ½ årseffekt -6.000 Samlet resultat -18.067 4.492
INDTÆGT OMKOSTNING Campus Service BUDGET 2016-2018 i 1.000 kr. B2016 B2017 B2018 Eksterne indtægter Salg af varer og tj. ydelser 12.760 12.471 12.500 Eksterne indtægter i alt 12.760 12.471 12.500 Interne indtægter Interne Bidrag 546.540 525.436 515.900 Intern Handel 4.993 4.191 4.191 Interne indtægter i alt 551.533 529.627 520.091 Indtægter i alt Eksterne omkostninger 564.293 542.098 532.591 Forbrugsomkostninger, husleje 317.112 317.515 320.200 Andre forbrugsomkostninger 135.390 122.943 125.591 Personaleomkostninger 60.891 58.976 58.000 Andre driftsomkostninger 10.100 7.400 8.000 Af- og nedskrivninger 30.700 29.564 33.000 Eksterne omkostninger i alt 554.193 536.398 544.791 INTERNE BIDRAG OG INTERN HANDEL Bidrag Fak/Inst 4.000 4.000 4.000 INTERNE BIDRAG OG INTERN HANDEL I ALT 4.000 4.000 4.000 Omkostninger i alt 558.193 540.398 548.791 Resultat 6.100 1.700-16.200
Punkt: Type: Drøftelse Kan frit distribueres Klik her for at angive tekst. Dato: 07-12-2016 Sagsfremstilling til Fælles Service Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) Punkt 4, Sprogpraktik for flygtninge på AAU Anledning: Rektoratet har fået en henvendelse vedr. sprogpraktik for flygtninge på AAU. Der er i rektoratet enighed om, at AAU som stor arbejdsplads i Aalborg Kommune som udgangspunkt bør tage medansvar for Kommunens udfordringer med at finde sprogpraktikpladser til flygtninge. En eventuel aftale vil derfor udelukkende finde sted på AAU s arbejdspladser i Aalborg Kommune. HR-afdelingen har undersøgt nærmere omkring sprogpraktikaftaler med Jobcenter Aalborg, og indstiller nu til behandling i den administrative ledergruppe. Bilag: Sagsfremstilling: Ingen yderligere bilag Aalborg Kommune betragter nyankomne flygtninge som potentielle ressourcer ift. arbejdsmarkedet og ambitionen er, at flygtningene hurtigst muligt skal blive selvforsørgende gennem arbejde eller uddannelse. Kommunen står dog over for den udfordring, at de senest ankomne flygtninge har et lavere fagligt og sprogligt niveau end de tidligere ankomne, hvilket er en tendens, som formodes at fortsætte. I den forbindelse er Jobcenter Integration i Aalborg Kommune meget interesseret i et samarbejde om sprogpraktik for flygtninge på AAU. Rektoratet er enige i, at AAU som stor arbejdsplads i Aalborg Kommune som udgangspunkt bør tage et socialt medansvar for kommunens flygtningemæssige udfordringer og bidrage til selvforsørgende flygtninge, såfremt der kan findes en god model. HR-afdelingen har haft et møde med Jobcenter Integration, for at undersøge mulighederne for en sprogpraktikaftale, der er tilpasset AAU. Hvad er sprogpraktik? Senest fire uger efter ankomst til kommunen skal flygtninge aktiveres i sprogpraktik, som forløber over en eller to gange 13 ugers virksomhedspraktik. Formålet med sprogpraktik er, at flygtningene udvikler deres faglige, sproglige og personlige kompetencer, som fremmer borgerens tilknytning til arbejdsmarkedet eller uddannelsessystemet. Jobcenter Integration er interesseret i en samarbejdsaftale for en gruppe af flygtninge, som i kombination med virksomhedspraktik vil modtage danskundervisning, deraf navnet sprogpraktik. Praktikkens varighed vil stadig være en eller to gange 13 uger. Sprogpraktik på AAU I forhold til CSR aspektet, har AAU optil flere gange indgået individuelle virksomhedspraktikaftaler med flygtninge, hvilket selvfølgelig vil fortsætte, der hvor det giver mening for såvel borger som AAU. Særligt for sprogpraktikaftaler er, at AAU som minimum skal tilbyde praktik til 12 flygtninge, men med mulighed for løbende optag. Der er mulighed for, at praktikanterne arbejder to dage om ugen og modtager danskundervisning tre sammenhængende dage eller modtager Side 1 af 2
danskundervisning om for-/eftermiddagen og arbejder anden halvdel af dagen. Der er ligeledes mulighed for, at danskundervisningen kan foregå lokalt på AAU, hvilket vil være særlig relevant i de tilfælde hvor praktikanternes dage er kombineret arbejde og undervisning. Såfremt undervisningen skal foregå lokalt på AAU er der krav om, at praktikanterne er på samme sproglige niveau. Sprogpraktikaftalens nærmere vilkår aftales mellem AAU og Jobcenter Integration. For at sikre optimal integration og udbytte for praktikanten skal AAU som udgangspunkt stille en dansktalende mentor til rådighed pr. praktikant, dog kan en mentor have flere praktikanter såfremt arbejdsopgaverne er sammenlignelige. Om nødvendigt tilbyder kommunen én times økonomisk kompensation til mentorstøtte, og i særlige tilfælde to timer om ugen. Jobcenter Integration sørger for, at praktikanterne har samme personlige integrationskonsulent, hvilket sikrer, at AAU/mentorerne kun skal have kontakt til en konsulent. Denne integrationskonsulent er ansvarlig for screening og match, således at praktikanten opfylder udvælgelseskriterierne for bl.a. faglighed. Udvælgelseskriterierne fastsættes i dialog mellem den relevante enhed på AAU og virksomhedskonsulenten fra Jobcenter Integration. Jobcenter Integration tilbyder, at AAU får besøg af flere mulige praktikanker, for at alle parter får mulighed for at se hinanden an, inden praktikaftalen endeligt indgås. Der vil være mulighed for opsigelse under praktikperioden, hvilken aftales mellem AAU og Jobcenter Integration ved aftales nærmere udspecificering. På baggrund af erfaringer fra integrationspraktikker, foreslår Jobcenter Integration, at AAU indgår sprogpraktikaftaler inden for håndværksfag, IT-service/-support eller lettere forefaldende administrativt arbejde. På baggrund af ovenstående vurderer HR-afdelingen, at det største udbytte for såvel praktikanten som AAU opnås ved praktikforløb i Fælles Service, særligt Campus Service og ITS. Dog er andre enheder, der kan imødekomme Jobcenter Integrations anbefalinger, meget velkomne til at tage imod praktikanter. HR-afdelingen anbefaler, at det overvejes hvorvidt der er ressourcer til at indgå en sprogpraktikaftale for minimum 12 flygtninge i Fælles Service på nuværende tidspunkt, eller om muligt på et senere tidspunkt. Såfremt AAU ønsker at øge CSR signalerne vurderer HR-afdelingen, at der stort set udelukkende vil være positiv signalværdi forbundet med en større sprogpraktikaftale, såfremt de involverede medarbejdere er indstillet på at agere lærende mentorer. Hertil skal det bemærkes, at AAU allerede sender positive CSR signaler gennem Det Rummelige Arbejdsmarked (DRAM). Indstilling: Sagsbehandler: Det indstilles, at FSA drøfter hvorvidt AAU skal indgå en aftale med Jobcenter Integration Aalborg om sprogpraktik for en gruppe flygtninge. Stine Damborg Nysum, HR-afdelingen 31-10-2016 2