Resultatkontrakt Vedrørende Business Relations+ MARKET (Aarhus) For perioden 1. oktober 2011 31. december 2014 (Vækstforum tager i 2014 stilling til muligheden for forlængelse til 31. december 2015) Journalnummer: 1-33-76-23-26-11 Kontraktens parter Region: Region Midtjylland(RM) Regional Udvikling Skottenborg 26 8800 Viborg Ean-nr: 5 798 002 763 850 Kontaktperson kontaktoplysninger Operatør: Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling, Erhverv & By Rådhuset 8000 Aarhus C Jan Beyer Schmidt-Sørensen CVR. Nr: 55133018 EAN.-nr.: 5790000418640 Resumé Business Relations+ er en del af Vækstforums strategi Ny VÆKST i turismen en strategi for mere fokuseret og professionel turisme i Region Midtjylland frem mod 2020 og Vækstforum Handlingsplan 2015 - Ny VÆKST i turismen i Region Midtjylland. Formålet med Business Relations+ er at skabe vækst gennem øget erhvervsturisme til Midtjylland. Væksten skabes ved at gennemføre en sammenhængende indsats, som forventes at give Herning og Aarhus en fremtrædende national og international position indenfor kongres, konference, messe og mødeindustri. Business Relations+ har samtidig til formål at være løftestang for at styrke hele Region Midtjyllands position indenfor kongres, konference, messe og mødeindustri. Business Relations+ indeholder to delprojekter: Business Relations+ MARKET og socialfondsprojektet Business Relations+ COMPETENCE. Business Relations+ MARKET består af seks sammenhængende indsatser, hvor Aarhus Kommune i denne ansøgning ansøger om at bliver projektansvarlig for tre indsatser, hvor Herning Kommune parallelt hermed ansøger om de øvrige tre indsatser. De tre indsatser er: 1. International strategisk kommunikation og marketing 2. Flere internationale møder og kongresser til Midtjylland 3. Flere internationale møder og kongresser til Midtjylland positionering i DK af Aarhus Regional Udvikling Skottenborg 26, 8800 Viborg
Opfølgning pr. 1. marts 2013 1. Redegørelse for projektets fremdrift, herunder mål og resultatkrav Projektet forløber som planlagt. Det internationale kongressamarbejde har været i højt fokus. I november blev direktøren for VisitAarhus formand for den skandinaviske del af ICCA, som er den Internationale Congress og Convention organisation. Det har blandt andet medført at Aarhus har fået stor awareness hos de internationale kongresarrangører og modtog blandt andet en international pris for vores arbejde i januar måned. Vedlagt som en Best Case. VisitAarhus er i marts 2013 vært for en international kongres hvor der er er fokus på to af de regionale styrkepositioner(bæredygtighed samt digitalisering), ligeledes er der fokus på det strategiske arbejde på et universitet med afholdelse af kongresser. En del af perioden har været brugt på at skabe denne event og sætte fokus på Aarhus som international kongresby, det forventes ligeledes at der deltager en del udenlandske møde journalister. Projektets væsentligste succesparameter er, at samarbejdet mellem Aarhus Universitet og VisitAarhus er proaktivt og velfungerende. Der er efterhånden etableret samarbejde på flere forskellige niveauer på Aarhus Universitet omkring afholdelsen af konferencer. Udfordringen med disse konferencer er, at bidtime ofte er flere år og at der derefter går yderligere 2-5 år inden kongressen afvikles. Mange af de videnskongresser, der i øjeblikket arbejdes på, er til afholdelse efter indsatsens afslutning i Der arbejdes i øjeblikket med 4 store bids: ESPC 2014 European Space power conference IDC 2014 International Design Children Cinitron 2015 Kick off Corporate lead Bio Olympics 2015 I februar måned afholdtes den årlige kongresdag som er et samarbejde mellem Aarhus Universitet og VisitAarhus. Med henblik på at de ansatte på universiteterne til at sætte endnu mere fokus på at være værter for konferencer I år var der også inviteret deltagere fra Via University samt Universitetshospitalerne. Med fokus på at få dem til at rette fokus ind på at blive kongresværter. Der deltog knap 100 personerne hvilket er det største antal nogensinde. Ligesom der arbejdes internationalt med Aarhus som kongresdestination internationalt så er der fokus på at udvikle Aarhus position på det nationale marked for møder og konferencer. Her har været gennemført forskellige aktiviteter rundt i landet (Ålborg, Kolding og København) med henblik på at få kunder fra disse områder til at placerer der aktiviteter i Aarhus. På Kongressiden arbejdes der på at tiltrække kongresser fra top 100 i DK. Flere af disse har også en har en bidtime op til et år. Vi forventer i marts måned at have en afklaring på 3 konkrete bids til 2014, ligeledes har Aarhus vundet en af de større kongresser til afvikling i 2015. Dette giver også en udfordring i forhold til afrapportering af delmål 4.1 idet virksomhederne ikke kan mærke effekten af indsatsen på den korte bane. Derfor skal målet enten ændres eller at det
er den relative andel der skal være stigende i perioden.det er den relative andel, der er afrapporteret på. Samarbejdsstrukturerne mellem Midtjysk Turisme, VisitAarhus og VisitHerning fungere upåklageligt med henblik på at sikre samarbejdet på tværs af Midtjylland. I dette regi arbejder vi blandt andet, med det fælles kompetenceudviklingsprojekt, samarbejdet med VisitDenmark samt samarbejdet indenfor de regionale styrkepositioner(blandt andet har alle 3 aktører været indblandet i udviklingen af Wind+Energy i Herning og en del af denne Messe kommer til at foregår rundt i regionen og med en del aktiviteter i Aarhus. Det revidere budget som blev godkendt ved sidste revidering følges. Side 3
2. Skematisk opfølgning på mål og resultatkrav Mål 1 Skabe langsigtede, strategiske samarbejdsrelationer mellem Herning og Aarhus og en stærk fælles forankring og forståelse af den samlede indsats mellem nøgleaktørerne i Herning Kommune, Aarhus Kommune, VisitHerning, VisitAarhus, MCH, og Aarhus Universitet Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 1.1 Der er etableret en strategisk styregruppe med repræsentanter fra Herning Kommune, Aar- Skabe langsigtede strategiske samarbejdsrelationer og fælles hus Kommune, VisitAarhus, VisitHerning, Midtjysk Turisme, forankring i Herning og Aarhus. MCH og Aarhus Universitet. Dagsorden og referat fra styregruppens første møde kan fremvises. Deadline: 30.11.2011 Styregruppen mødes to gange årligt og minimum 7 gange i projektperioden. Styregruppen er etableret og der er udarbejdet kommissorium. Der har været afholdt et møde i oktober 2012. Næste møde er i marts 2013. Der er fastlagt 2 årlige styregruppemøder for resten af projektperioden. Referater af mødet er vedhæftet som bilag 1. Resultatkrav 1.2 Skabe stærke samarbejdsrelationer mellem VisitHerning og VisitAarhus. Der afholdes møder mellem VisitHerning og VisitAarhus hver anden måned (og minimum 25 møder i projektperioden). Midtjysk Turisme inviteres med til møderne. Ved halvårsopfølgning fremlægges referater fra gennemførte møder. Direktørerne for VisitAarhus, VisitHerning og Midtjysk Turisme har afholdt 3 officielle møder med referat. En i september omkring det generelle samarbejde og to i oktober med fokus på VisitDenmark hvor VisitDenmark også deltog. Ligeledes har man i oktober måned holdt fælles fælles møde VisitRanders omkring samarbejdet. Referaterne af møderne er vedhæftet som bilag 2, 3, 4 og 5. Side 4
Mål 2 At erhvervsturismeaktørerne i Region Midtjylland samarbejder på tværs af produkt og geografi. Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 2.1 Der er afholdt et informationsmøde, så alle erhvervsturismeaktører med interesse i projek- Etablering af forretningsnetværk inden for erhvervsturisme tets indsatser har mulighed for i Region Midtjylland at deltage.i projektet. Invitation og deltagerliste kan fremvises. Deadline: 31.03.2012 De to forretningsnetværk indenfor erhvervsturisme i Midtjylland (drives af VisitHerning og VisitAarhus), sikrer via en formel overenskomst, at samtlige erhvervsturismeaktører (videninstitutioner og virksomheder, som har en kommerciel interesse i mødeturismen) i Midtjylland kan optages i ét af de to netværk. Ledelsen af de to netværk etablerer desuden et fast fælles mødeforum, der min. mødes 2 gange pr. år. Midtjysk Turisme inviteres med til møderne, som afholdes i disse netværk, hvilket er med til at sikre udbredelsen af erfaringerne fra Business Relations + i hele regionen. Informationsmødet blev afholdt 15. maj 2012 med knap 200 inviterede og 29 deltagere. Invitation, liste over inviterede samt deltagerliste er tidligere fremsendt. Det er besluttet, at der etableres et fælles netværk for hele regionen. Med fokus på videndeling får netværket adgang til en fælles vidensdelingsside samt indkaldes til et årligt vidensdelingsseminar. Herudover inviteres virksomheder i Region Midtjylland til at deltage på forskellig vis i de aktiviteter og netværk, der etableres i Herning og Aarhus. I Aarhus er på nuværende tidspunkt optaget virksomheder på Djursland. I Herning er optaget virksomheder fra Ringkøbing, Holstebro, Brande, Ikast og Silkeborg. Alle aktører i de to netværk indbydes til minimum 4 møder i projektforløbet. Mindst 80 % af erhvervsturismeaktørerne i Region Midtjylland giver i forbindelse med ekstern evaluering udtryk for, at der er et godt samarbejde på tværs af produkt og geografi. Målemetode: Måles i forretningsnetværket. Samarbejdet mellem VisitHerning og VisitAarhus er nu beskrevet i en samarbejdsaftale. Denne er tidligere fremsendt. Møderne mellem de to netværk holdes på direktørplan som en del af BR+ direktørmøderne. De 4 møder mellem alle aktører er møderne der afholdes i regi af Vidensdelingsnetværket. Side 5
Deadline: 31.12.2014 Mål 3 At samle og løfte arbejdet med at sælge, profilere og udvikle erhvervsturismens værdikæder i Midtjylland. Resultatkrav 3.1 Styrke koblingen af leverandører og samarbejdspartnere i værdikæden både lokalt, regionalt, nationalt og internationalt gennem professionalisering af det organisatoriske og forretningsmæssige afsæt for arbejdet med erhvervsturisme. Udvikling af præsentationsværktøj og manual til aktører (feb-13) Messestand udviklet (sep-12) Der er udarbejdet et fælles digitalt præsentationsmateriale om Aarhus som Kongresdestination og de enkelte aktører den kan anvendes af alle aktører i markedet. Der er udviklet en messestand, som blev præsenteret på en messe i København primo marts 2012. På messen stod 17 midtjyske erhvervsturisme virksomheder primært fra Aarhus og Djursland. Messestanden og elementer heraf er siden brugt i Aalborg og Kolding til et fremstød og skal bruges til nye fremstød i efteråret 2012 i Kolding og København. Samt i København igen i 2013. Nyt koncept for deltagelse på erhvervsmesser udviklet (jun12) Digitalt værktøj til udvikling af Der er udviklet et nyt koncept for deltagelse på messer under brandet Meet with Aarhus, som blev præsenteret på en messe i København primo marts. På messen stod 17 midtjyske erhvervsturisme virksomheder primært fra Aarhus og Djursland. Konceptet og elementer heraf er siden brugt i Aalborg til et fremstød og skal bruges til nye fremstød i efteråret 2012 i Kolding og København. Der har været dialog med turistorganisationen i Skanderborg. Side 6
Resultatkrav 3.2 Styrke markedspositionen for den midtjyske værdikæde viden/talent og forretningsområdet erhvervsturisme. bruger genererede Aarhuspræsentationer (apr-12) Aftaler om internationale konferencer indenfor hver af de 4 erhvervsmæssige styrkepositioner (aug-14) Deltaget i messer indenfor Aarhus Kommune og Region Midtjyllands definerede styrkepositioner (nov-13) 35 videnskabelige foreninger deltaget i præsentationer via lokale forskere o.a. på Kongresda- Der er udarbejdet en digital Aarhus-præsentation. Læringen er dog, at det ikke kan være en automatisk generende digital brugerpræsentation, men snarere en individuel tilpasset præsentation til hver enkelt præsentation af Aarhus, der tager udgangspunkt i den enkelte kunde. Der er lavet en elektronisk bidbog som kan anvendes af alle aktører der vil byde ind på kongresser. Bidbogen er opbygget så der kan udskiftes tekster logoer og billeder efter behov. Der arbejdes med alle resultatkrav i 3.2, herunder i øjeblikket med styrkepositionen Food og Energi og miljø. Det forventes at målene indfries. I forbindelse med FOOD festivalen blev der afviklet 2 internationale konferencer. Der arbejdes løbende på at tiltrække kongresser indenfor de øvrige styrkepositioner. I forbindelse med Energi er det aftalt at den internationalekonference der er blevet arbejdet på at tiltrække afvikles i Herning. VisitAarhus har pt. været til stede på messer indenfor Fødevarer og Energi og miljø samt IT. Så målet er nået men opgøres først senere. Vi arbejder dog stadig på at udvikle dette område. Antallet gøres op senere, men antallet er næsten nået. Side 7
ge og andre nyudviklede eventlignende arrangementer (okt13) Mål 4 At antallet af såvel nationale som internationale møder og konferencer øges markant i Regionen med deraf følgende øget omsætning og beskæftigelse. Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 4.1 En stigning i antal konferencer i En stigning i antal konferencer i hele projektperioden. hele projektperioden Målemetode 1 er en halvårlig tilbagemelding fra de ti største konferencearrangører i Aarhus om en positiv udvikling i antallet og omfanget af konferencer. Målemetode 2 er en halvårlig tilbagemelding fra deltagerne i forretningsnetværket om en samlet positiv udvikling i omfanget af møder og konferenceaktiviteten. Målemetode: Visit- Aarhus indhenter tilbagemeldinger fra netværket pr. e-mail. 34 % af de største konferencearrangører mener, der er sket en stigning i det seneste år. 50 % mener, at det er status quo og 16 % melder om fald. 40 % af deltagerne i forretningsnetværket mener, der er sket et fald det seneste år og 40 % mener, at det er status quo. 20 % melder om stigninger i denne gruppe. Database over min. 100 danske medlemmer af internationale organisationer (sep-12) 50 gennemførte siteinspections i Midtjylland, sales calls og kontakter til potentielle kongresværter (mar-13) Databasen er pt. på over 100 medlemmer. Databasen udvides fortsat. Antallet er nået, men vi fortsætter arbejdet med at udvide antallet kundekontakter. Min. 250 nye, unikke deltagere i alt på Kongresdage og andre nyudviklede eventlignende arrangementer (sum af arrangementer) (okt-14) Partnerskab med min. 8 konferencer (jun-14) Antallet gøres op senere, men operatøren er dog sikker på, at dette nok skal nås. Side 8
Antallet gøres op senere, men operatøren er dog sikker på, at dette nok skal nås. Partnerskaber indenfor 4 erhvervsmæssige styrkepositioner (okt-13) Nye koncept for bids (danske og internationale) er udviklet (sep- 12) 12 større bids udarbejdet (jun- 13) Antallet gøres op senere, men operatøren er dog sikker på, at dette nok skal nås. Der er udviklet et nyt koncept for bids, der pt. anvendes i forbindelse med de bids, der afgives. Konceptet bygger på at man udvikler individuelle bids, der bygger på forskellige grundelementer om byen og faciliteter. På den måde sikres, at bids altid tager udgangspunkt i kundens behov. Antallet gøres op senere, men operatøren er dog sikker på, at dette nok skal nås. Database over min. 100 beslutningstager til danske årsmøder (jun-12) Aftaler om tilbud på min.7 af de 10 mest relevante årsmøder for Aarhus (jun-13) 50 nøglepersoner er i dialog med VisitAarhus om Aarhus som næste venue (mar-13) Antallet er nået men databasen skal dog løbende vedligeholdes. Dette gøres løbende. VisitAarhus har en aktuel dialog Side 9
Registrering af antal hotelovernatninger på basis af opgørelser fra Danmarks Statistik Mål 5 med godt 50 potentielle konferencer til Aarhus. Nedenfor er beskrevet udviklingen i antallet af overnatninger siden 2010: 2010: 476.732 2011:508.507 - +6,6 % 2012: 554.741 - + 9,1 % At Aarhus og Hernings nationale og internationale markedspositioner styrkes Resultatkrav 5.1 Øget kendskab til Region Midtjyllands styrkepositioner og hvorledes disse kan anvendes i markedsføringen nationalt og internationalt af regionens erhvervsturismeprodukter. Database med min. 25 kontaktpersoner hos relevante medier. (sep-12) 5 Gennemførte presseture i alt i Midtjylland inden for de prioriterede erhvervsmæssige styrkepositioner (jun-14) Der arbejdes fortsat på databasen i samarbejde med Visit- Denmark og Midtjysk Turisme. Der er gennemført 2 presseture. En med styrkepositionen bæredygtighed og en med styrkepositionen FOOD. Fast blog om Midtjylland som mødedestination indenfor de erhvervsmæssige styrkepositioner som defineret af regionen (mar-14). 100 besøgende/læsere/ bloggere i alt af bloggen (mar-14) Partnerskabsaftale med Visitdenmark (apr-12) Der arbejdes på at finde en model for bloggen. VisitAarhus har indgået en aftale med VisitDenmark om samarbejde i 2012 og 2013 om tiltrækning af internationale kongresser. Det forventes ikke længere at der indgåes et samarbejde med VisitDenmark omkring samarbejdet Herning/Aarhus. Side 10
Mål 6 Projektet skal skabe vækst i erhvervsturismen i Region Midtjylland Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 6.1 Antallet af overnatninger er steget med 35.600. Stigning i antal overnatninger Deadline 31.12. 2014 Antallet af overnatninger er steget med 44.500. Deadline 31.12. 2015 Måles i 2014 Resultatkrav 6.2 Direkte vækst i omsætning Målemetoden for mål 5.1-5.4 er en måling for hele regionen med udgangspunkt i tal vedrørende erhvervsturisme fra TØB- BE/VisitDenmark. Målopfyldelsen måles på regionsbasis jf. samlede vækstmål i resultatkontrakterne for Aarhus og Herning Kommuner vedrørende Business Relations. Jf. bilag. Der er sket en direkte vækst i omsætning på 112 mio. kr. Deadline 31.12. 2014 Måles i 2014 Der er sket en direkte vækst i omsætning på 173 mio. kr. Deadline 31.12. 2015 Resultatkrav 6.3 Øget beskæftigelse Beskæftigelsen er øget med 151 årsværk. Deadline 31.12. 2014 Måles i 2014 Beskæftigelsen er øget med 233 årsværk. Deadline 31.12. 2015 Resultatkrav 6.4 Samlet effekt Der er en samlet effekt af projektet på 233 mio. kr. Deadline 31.12. 2014 Der er en samlet effekt af projektet på 351 mio. kr. Deadline 31.12. 2015 Måles i 2014 Side 11
3. Opfølgning på Økonomi TABEL 1 - DET GODKENDTE BUDGET Udgi f t skat egor i er 2011 2012 2013 2014 2015 i al t Lønni nger 1. 096. 719 2. 441. 434 2. 436. 434 2. 431. 434 2. 498. 921 10. 904. 942 Admi ni st r at i on, r evi si on m. m.197. 410 417. 393 417. 393 417. 393 417. 393 1. 866. 982 Konsul ent bi st and mv. 586. 771 1. 554. 159 1. 514. 159 1. 512. 119 1. 838. 686 7. 005. 894 Rej seomkost ni nger 142. 182 225. 000 230. 000 235. 000 245. 000 1. 077. 182 Ekst er n eval uer i ng 198. 000 132. 000 330. 000 I al t 2. 023. 082 4. 835. 986 4. 597. 986 4. 727. 946 5. 000. 000 21. 185. 000 FINANSIERINGSBUDGET Finansieringskilder 2011 2012 2013 2014 2015 i alt Region Midtjylland 587.365 2.367.337 2.207.809 2.272.489 2.500.000 9.935.000,00 EU - Regionalfond - EU - Socialfond - Andre EU-midler - Aarhus Kommune 1.482.557 2.425.689 2.387.217 2.454.537 2.500.000 11.250.000,00 Stat - Privat - Anden finansiering - I alt 2.069.922 4.793.026 4.595.026 4.727.026 5.000.000 21.185.000,00 Det bemærkes at beløbet 198.000 kr. i budgetår 2012 til ekstern evalueringer hensat til 2013 ifølge aftale. Side 12
TABEL 2 AFREGNEDE UDGIFTER OG MODTAGET FINANSIERING Udgi f t skat egor i er 2011 2012 2013 2014 2015 i al t Lønni nger 1. 096. 719 2. 441. 434 3. 538. 153 Admi ni st r at i on, r evi si on m. m.197. 410 417. 393 614. 803 Konsul ent bi st and mv. 586. 771 1. 554. 159 2. 140. 930 Rej seomkost ni nger 142. 182 225. 000 367. 182 Ekst er n eval uer i ng 198. 000 198. 000 I al t 2. 023. 082 4. 835. 986 - - - 6. 859. 068 Det bemærkes at beløbet 198.000 kr. i budgetår 2012 til ekstern evalueringer hensat til 2013 ifølge aftale. Samt at alle regnskatal er opgjort pr. 31. december 2012. Fi nansi er i ngsr egnskab Opl ysni nger om modt aget f i nansi er i ng pr. 1. mar t s 2013 i al t Fi nansi er i ngski l der 2011 2012 2013 2014 2015 i al t Regi on Mi dt j yl l and 587. 365 2. 367. 337 2. 954. 702 EU - Regi onal f ond - EU - Soci al f ond - Andr e EU- mi dl er - Aar hus Kommune 1. 482. 557 2. 425. 689 3. 908. 246 St at - Pr i vat - Anden f i nansi er i ng - I al t 2. 069. 922 4. 793. 026 - - - 6. 862. 948 Side 13