VRIDSLØSELILLE ANDELSBOLIGFORENING Vinie Hansen, Astrid Hansen, Henning Bjerre, Jørgen Fahlgren Per Larsen, Biba Schwoon, Erik Hansen

VRIDSLØSELILLE ANDELSBOLIGFORENING 12.04.16 REFERAT Bestyrelsesmøde tirsdag den 12. april 2016 Deltagere: Vinie Hansen, Astrid Hansen, Henning Bjerre, Jørgen Fahlgren Per Larsen, Biba Schwoon, Erik Hansen Jette Olsen, Flemming Vinther Wallin, Torben Riedel Afbud: Adm.: Henning Bjerre Bent Frederiksen og Dina Staal, Jesper Rasmussen deltog i besøget i Robinielunden og Galgebakken samt under punkterne 6-19 samt 29 og Martin Kristiansen deltog under punkt 5. Andre: Revisor Jesper Jørgen Pedersen deltog under punkt 2, 3 og 4 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden... 3 2. Årsregnskab for 2015 til godkendelse... 3 3. Revisionsprotokollat... 4 4. Afdelingsregnskaber 2015 til godkendelse...4 5. Årsberetning til godkendelse... 11 6. Lukket punkt...11 7. Lukket punkt...12 8. Lukket punkt...12 9. BO-VEST: Godkendelse af arbejdsmiljøprogram i byggesager...12 10. Ny affaldsordning i Albertslund - orientering om udbud...14 11. Afd. 62, Gadekæret: Godkendelse af byggeregnskab... 15 12. Afd. 53, Banehegnet - Godkendelse af renovering... 17 13. Afd. 51, Toften - forhøjelse af honorarramme for teknikerydelser frem til skema A...20 14. Orientering om koncept for beboerkommunikation i byggesager... 22 15. Afd. 69, Robinielunden - godkendelse af husorden og vedligeholdelsesreglement...25 16. Afd. 69, Robinielunden - godkendelse af indtrædelsesaftale med GF Herstedlund... 25

17. Afd. 69, Robinielunden - beslutning om udbetaling af bestyrelseshonorar... 27 18. Afd. 58, Bæk- Fosgården: Helhedsplan - Godkendelse af byggeregnskab, skema C 28 19. Albertslund Syd - godkendelse af deltagelse i ansøgning om EU Horizon projekt... 30 20. Porteføljepleje for de administrerede enheder... 31 21. Effektivitet og trivsel i balance: Orientering om proces for effektivisering af driften...32 22. Indkøbs- og udbudsfunktion: Orientering...34 23. VA Handlingsprogram for 2016-2017 til godkendelse...36 24. Greve Nord projektet: Godkendelse af medfinansiering... 37 25. Digitalt beboerdemokrati: Orientering om lovændring... 40 26. Orientering om generalforsamling d. 19. maj 2016...42 27. Foreningsmøder: Beslutning om temaer...43 28. Valg til BO-VESTs bestyrelse...43 29. Direktionens beretning...44 a) Status på udsættelser for VA i 2016... 44 b) Status på ledige lejemål for VA i 2016... 44 c) Afd. 52 Læhegnet - Radonmåling...45 d) Momssagen i BO-VEST...45 e) Bilagssagen...46 f) Deltagelse i udvalg om fælles opnotering...46 g) Rosende boligsocial omtale i DR nyheder...46 30. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen... 46 31. Bestyrelsesmøde i BO-VEST... 46 32. Orientering om aktuel boligpolitik...47 33. Generel Orientering (formand, øvrige bestyrelse)...47 34. Punkter til næste møde... 47 35. Næste møde og kommende møder... 48 36. Eventuelt...49 2

Mødet startede med besøg i Robinielunden og Galgebakken kl. 17.00 og fortsatte herefter på Malervangen. 1. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte dagsordenen. Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender dagsordenen. 2. Årsregnskab for 2015 til godkendelse Bent Frederiksen redegjorde kort for regnskabets resultater. Bestyrelsen godkendte regnskabet for 2015 og indstillede regnskabet til godkendelse på generalforsamlingen d. 19. maj. Indstilling: Administrationen indstiller, - at bestyrelsen godkender det fremlagte regnskab 2015 at bestyrelsen indstiller regnskabet til generalforsamlingens godkendelse Beskrivelse Regnskabet og revisionsprotokollatet vil blive gennemgået på bestyrelsesmødet. Regnskabet udviser et overskud på 118.361 kr., som primært skyldes et mindre forbrug på tillægsydelser, idet udgifterne til miljøarbejde har været mindre end budgetteret. Årets overskud foreslås overført til arbejdskapitalen, som herefter udgør 6.609.893 kr., svarende til 1.362 kr. pr. lejemålsenhed Bilag Årsregnskab for boligorganisationen 2015 Kommentarer til årsregnskab 3

3. Revisionsprotokollat Revisor Jesper Jørn Pedersen gennemgik revisionsprotokollatet. Revisor gjorde opmærksom på, at der i to afdelinger er optaget lån med sikkerhed i værdipapirer, hvilket revisor stærkt anbefaler, at man ikke gør. Grunden til at lånene er optaget på denne måde er, at der er sket store budgetoverskridelser i forbindelse med helhedsplaner. Sikkerhedsstillelsen harderfor været den eneste mulighed for at forhøje byggelånene. Bestyrelsen opfordrer BO-VEST til at tage problematikken op med Landsbyggefonden. Bestyrelsen tog med disse bemærkninger gennemgangen af revisionsprotokollatet til efterretning. Indstilling: - at bestyrelsen tager gennemgangen af revisionsprotokollatet til efterretning. Bilag Revisionsprotokollat 4. Afdelingsregnskaber 2015 til godkendelse Bestyrelsen godkendte alle afdelingsregnskaberne. Der blev stillet spørgsmål til om der sker en overbudgettering ift. renovationsafgiften. I alle Albertslundafdelinger er der et væsentligt overskud på denne post. Administrationen tager det til efterretning og indtænker det ved den kommende budgetlægning. Bestyrelsen drøftede følgende: - Brugen af det akkumulerede overskud - Måden hvorpå henlæggelser budgetteres og bruges - Afvikling af overskud / underskud - Indkomne forslag med økonomiske konsekvenser på regnskabsbeboermøder På baggrund af drøftelsen bad bestyrelsen administrationen udarbejde oplæg om alle fire punkter. Oplægget behandles på mødet i juni. 4

Indstilling - at bestyrelsen godkender alle afdelingsregnskaber - at bestyrelsen drøfter oplevelser på beboermøder Beskrivelse Hermed hovedresultater fra boligafdelingernes regnskaber 2015. Alle regnskaberne udviser i året et overskud. For hovedparten af afdelingerne gælder det at: - Mange af afdelingerne har gennemført, er i gang med eller står umiddelbart foran en helhedsplan. Det har som typisk konsekvens, at omkostningerne til almindelig vedligeholdelse og til dels renholdelse holdes meget lave i forhold til tidligere år. - VA s depot i året har givet et lavere afkast end forudsat i budgettet, hvorfor afdelingernes renteindtægter generelt er lavere end budgetteret. Revisionen har ikke givet forbehold for nogen af afdelingernes regnskaber i 2015. Alle afdelingsregnskaber er godkendt på beboermøder / afdelingsbestyrelsesmøder. På baggrund af oplevelser på de afholdte beboermøder, ønskes en drøftelse af - Brugen af det akkumulerede overskud samt måde hvorpå henlæggelser budgetteres - Afvikling af overskud / underskud - Indkomne forslag med økonomiske konsekvenser på regnskabsbeboermøder Afdeling 1 Toften, 51 Årsregnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 18. februar 2016. Overskuddet er kr. 253.764, hvilket er en afvigelse på ca. 4 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes primært besparelser på vandafgift (27.000), forsikringer (13.000), pligtmæssige bidrag til byggefonden, som har været budgetteret for højt (34.000) og renholdelse (55.000) samt større indtægter på fællesfaciliteters drift (66.000) og korrektion tidligere år (netto), hvilket primært er korrektion varmeregnskab (50.000). Renteindtægten er kr. 20.000 lavere end budgetteret. Det samlede overskud er overført til opsamlet resultat. Resultatkontoen udgør herefter kr. 1.297.327 5

Afdeling 2 Læhegnet, 52 Årsregnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen d. 30. marts 2016. Overskuddet er kr. 24.535, hvilket er en afvigelse på ca. 2 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes besparelse på udgifter til renovation (11.000), renholdelse (13.000) samt mindre udgifter til almindelig vedligeholdelse (17.000). Renteindtægten er lavere end budgetteret (20.000). Det samlede overskud er overført til opsamlet resultat. Resultatkontoen udgør herefter kr. 117.819. Afdeling 3 Banehegnet, 53 Årsregnskabet blev godkendt på beboermøde den 14. marts 2016. Overskuddet er kr. 378.352, hvilket er en afvigelse på ca. 3 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Besparelser på renovation (70.000), forsikring (40.000), afdelingens energiforbrug (15.000), renholdelse (78.000) almindelig vedligeholdelse (213.000) og diverse udgifter (78.000). Renteindtægten har været lavere end budgetteret (60.000). Det samlede overskud er overført til opsamlet resultat. Resultatkontoen udgør herefter kr. 553.865. Afdeling 4 Nord, 66 Årsregnskabet blev godkendt på beboermøde den 16. marts 2016. Overskuddet er kr. 384.932, hvilket er en afvigelse på ca. 2 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes primært besparelser på renovation (165.000), renholdelse (53.000) almindelig vedligeholdelse (234.000) og diverse udgifter (105.000). Renteindtægten har været lavere end budgetteret (138.000). Det samlede overskud er overført til opsamlet resultat. Resultatkontoen udgør herefter kr. 1.839.423. 6

Afdeling 4 Syd, 67 Årsregnskabet er godkendt på beboermøde den 15. marts 2016. Overskuddet er kr. 488.640, hvilket er en afvigelse på ca. 2 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes primært besparelse på renovation (99.000), forsikring (71.000), renholdelse (252.000) og almindelig vedligeholdelse (113.000). Besparelserne modsvares af lavere renteindtægter, netto (187.000). Det samlede overskud er overført til opsamlet resultat. Resultatkontoen udgør herefter kr. 1.691.968. Afdeling 4 Række, 68 Årsregnskabet er godkendt på beboermøde den 17. marts 2016 Overskuddet er kr. 770.067, hvilket er en afvigelse på ca. 3 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes primært besparelser på forsikring (107.000), afdelingens energiforbrug (278.000), almindelig vedligeholdelse (189.000), diverse udgifter på (134.000) samt korrektion tidligere år, netto (243.000). Besparelserne modsvares af lavere renteindtægter, netto (218.000). Det samlede overskud er overført til opsamlet resultat. Resultatkontoen udgør herefter kr. 1.179.011. Afdeling 5 Kanalens Kvarter, 55 Årsregnskabet er godkendt på beboermødet den 20. marts 2016. Overskuddet er kr. 1.651.772, hvilket er en afvigelse på ca. 7 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes primært lavere ydelser på lånene fratrukket lavere driftsstøtte (798.000). Derudover er der besparelser på nettokapitaludgiften (202.000), renholdelse (309.000) og almindelig vedligeholdelse (375.000). Nettorenten udgør en merudgift (134.000). Det samlede overskud er overført til opsamlet resultat. Resultatkontoen udgør herefter kr. 2.474.078.

Afdeling 6 Vest, 56 Årsregnskabet er godkendt på beboermøde den 8. marts 2016. Overskuddet er kr. 589.323, hvilket er en afvigelse på ca. 3 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes primært besparelser på renovation (50.000), forsikring (48.000), renholdelse (352.000), almindelig vedligeholdelse (237.000), diverse udgifter (181.000), der modsvares af større udgifter til nettokapitaludgift (90.000) og drift af møde- og selskabslokaler (netto) (86.000). Renteindtægterne har været lavere end budgetteret (80.000). Det samlede overskud er overført til opsamlet resultat. Resultatkontoen udgør herefter kr. 1.031.531. Afdeling 7 Blokland, 57 Årsregnskabet er godkendt på beboermøde den 17. marts 2016. Overskuddet er kr. 543.807, hvilket er en afvigelse på ca. 2 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes primært besparelser på renovation (123.000), forsikringer (67.000), energi på fællesarealer (38.000), renholdelse (126.000), almindelig vedligeholdelse (375.000), diverse udgifter (40.000) samt ydelser på lån (326.000). Besparelserne modsvares af øget udgift til nettokapitaludgifter (165.000), drift af møde- og selskabslokaler (162.000), korrektioner vedrørende tidligere år (netto) (60.000) samt lavere renteindtægter (157.000). Det samlede overskud er overført til opsamlet resultat. Resultatkontoen udgør herefter kr. 3.514.503. Afdeling 8, Bæk- og Fosgården, 58 Årsregnskabet er godkendt på beboermøde den 31. marts 2016. Overskuddet er kr. 983.571, hvilket er en afvigelse på ca. 4 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes flere afvigelser, hvoraf de vigtigste er: Besparelser på afdelingens energiforbrug (66.000), renovation (116.000), forsikringer (115.000), renholdelse (140.000), afskrivninger vedr. forbedringsarbejder og låneydelser (861.000) samt indtægter vedr. korrektioner tidligere år (netto) (33.000). Besparelserne modsvares af øget udgift til almindelig vedligeholdelse (295.000) og renteudgifter, netto (40.000)

Det samlede overskud er overført til opsamlet resultat. Resultatkontoen udgør herefter kr. 2.024.826. Afdeling 9 Galgebakken, 59 Årsregnskabet er godkendt på beboermøde den 29. marts 2016. Overskuddet er kr. 979.440, hvilket er en afvigelse på ca. 2 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes primært besparelser på renholdelse (425.000), almindelig vedligeholdelse (480.000) samt drift af møde- og selskabslokaler (253.000) samt lavere renteindtægter (145.000). Det samlede overskud er overført til opsamlet resultat. Resultatkontoen udgør herefter 3.434.031. Afdeling 10 Hyldespjældet, 60 Årsregnskabet er godkendt på beboermøde den 17. marts 2016. Overskuddet er kr. 885.890, hvilket er en afvigelse på ca. 3 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes primært færre udgifter til renovation (122.000), almindelig vedligeholdelse (221.000), drift af fællesvaskeri (98.000) samt korrektioner tidligere år (netto) (810.000). Besparelser / merindtægter modsvares af øgede udgifter til renholdelse (197.000) og færre renteindtægter (256.000) Det samlede overskud er overført til opsamlet resultat. Resultatkontoen udgør herefter kr. 2.021.969. Afdeling 11 Askerød, 61 Årsregnskabet er godkendt på beboermødet den 14. marts 2016. Overskuddet er kr. 2.743.011, hvilket er en afvigelse på 5 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes hovedsageligt besparelser på nettokapitaludgiften (270.000), renholdelse (466.000), låneydelser (926.000) og beboerrådgiver (200.000) samt renteindtægter på 610.000) og korrektion tidligere år, netto (331.000). 9

En mindre andel af overskuddet (154.440 kr.) er anvendt til afvikling af underfinansieringer. Det resterende overskud på 2.588.571 kr. er overført til opsamlet resultat. Resultatkontoen udgør herefter kr. 12.316.108. Afdeling 12 Gadekæret, 62 Årsregnskabet er godkendt på beboermødet den 15. marts 2016. Overskuddet er kr. 1.670.574, hvilket er en afvigelse på 2 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes hovedsageligt besparelse på nettokapitaludgift (300.000), forsikringer (163.000), energiforbrug (256.000) og renholdelse (878.000) samt renteindtægt, netto (345.000) og korrektion tidligere år, netto (793.000). Dette modsvares dog af øgede udgifter til renovation (201.000) og almindelig vedligeholdelse (793.000). En mindre andel af overskuddet (423.016 kr.) er anvendt til afvikling af underfinansieringer. Det resterende overskud på 1.247.558 kr. er overført til opsamlet resultat. Resultatkontoen udgør herefter kr. 6.461.652. Afdeling 15 Grønningen, 65 Årsregnskabet er godkendt på beboermøde den 15. marts 2016. Overskuddet er kr. 233.224, hvilket er en afvigelse på ca. 2 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes primært besparelse på nettokapitaludgift (35.000), vandafgift (57.000), renholdelse (74.000) og almindelig vedligeholdelse (139.000). Besparelserne modsvares af øgede udgifter til fællesvaskeri og møde- og selskabslokaler (65.000) samt lavere renteindtægter (40.000). Det samlede overskud er overført til opsamlet resultat. Resultatkontoen udgør herefter kr. 2.930.789. Bilag: - Årsregnskab 2015 for alle VA afdelinger 10

5. Årsberetning til godkendelse Bestyrelsen godkendte VA s artikler til årsberetningen med følgende kommentarer: Askerød: Det er fint at nævne, at det i 2015 er 40 år siden Askerød blev indviet, men resten af teksten bør handle om året der gik. Læhegnet: Der står i teksten..sammenholdet er derfor stort - derfor skal slettes. Blokland: Der står i teksten...alle slags beboere - "slags skal slettes. Galgebakken: Det skal tilføjes, at der er A-ordning i afdelingen. Vendingen vanen tro er gammeldags - det foreslås, at den skiftes ud med en mere tidssvarende formulering. Indstilling - at bestyrelsen kommenterer og godkender VA s artikler til den kommende årsberetning. Beskrivelse Vedlagt artikler til Årsberetningen 2015. VA s bestyrelse bedes kommentere og godkende følgende artikler: - Økonomisk beretning og resultatopgørelse, VA - Kort nyt om VA s afdelinger De øvrige artikler er blot til orientering. Bilag: - VA økonomiberetning_2015 - Resultatopgørelse til beretning VA 2015-5_VA Økonomiske nøgletal og graf - Kort nyt om afdelingerne (VA s afdelinger) -Øvrige artikler til beretningen 6. Lukket punkt Der er udarbejdet separat referat for dette punkt. 11

7. Lukket punkt Der er udarbejdet separat referat for dette punkt. 8. Lukket punkt Der er udarbejdet separat referat for dette punkt. 9. BO-VEST: Godkendelse af arbejdsmiljøprogram i byggesager Bestyrelsen godkendte konceptet for BO-VEST arbejdsmiljøprogram så det fremover kan indgå i grundlaget for udbud af opgaver i forbindelse med byggesager i afdelingerne. Indstilling: Administrationen indstiller, - at bestyrelsen godkender koncept for BO-VEST arbejdsmiljøprogram med henblik på, at dette kan indgå i grundlaget for udbud af fremtidige opgaver om teknisk rådgivning og større entreprenøropgaver i forbindelse med byggesager i afdelingerne. Beskrivelse: I arbejdsmiljølovgivningen indgår tre helt centrale bekendtgørelser, der fastlægger ansvar og pligter for henholdsvis bygherren (bkgt.117), den projekterende (bkgt.110) og entreprenøren (bkgt.1516). I bekendtgørelsen for bygherrens ansvar og pligter er beskrevet et ret vidtgående ansvar for den overordnede varetagelse af arbejdsmiljøet under såvel projekteringen som under udførelsen. En del af denne forpligtelse kan opfyldes ved at bygherren overdrager ansvaret til henholdsvis den projekterende eller til entreprenøren. Ved flere forskellige tilsynsbesøg af Arbejdstilsynet på byggepladser i BO-VEST regi har Arbejdstilsynet udover at forholde sig til den konkrete sikkerhed på byggepladsen udfordret administrationen omkring, hvorledes BO-VEST i øvrigt varetager sit samlede overordnede ansvar for arbejdsmiljøet ved gennemførelse af byggearbejder. Arbejdstilsynet har her opfordret til, at BO-VEST udarbejder et egentligt program for, hvorledes dette ansvar varetages, herunder, at der også inddrages hensyn til eget personale og beboerne. Administrationen har på baggrund heraf valgt at inddrage ekstern ekspertise omkring udvikling af et arbejdsmiljøprogram for byggesager i BO-VEST. Arbejdsmiljøkonsulenter 12

fra Grontmij A/S har faciliteret workshopforløb med projektlederne i BYG for at udarbejde oplæg til arbejdsmiljøprogram. I arbejdsmiljøprogrammet er der prioriteret fem politikområder Byggepladssikkerhed Arbejdskultur og samarbejde Orden og ryddelighed Beboerne o Eget personale For hvert område er beskrevet målsætninger, handlingsplaner og målemetoder. Det skal bemærkes, at hvor der i arbejdsmiljøprogrammet er anført BO-VEST s arbejdsmiljøkoordinator så henvises der til den person som BO-VEST har overdraget ansvaret til i henholdsvis projekterings- og i udførelsesfasen. Dette vil typisk være en repræsentant hos henholdsvis den tekniske rådgiver eller entreprenøren. Oplægget til arbejdsmiljøprogram er godkendt af BO-VEST bestyrelse på møde den 10. februar 2016 med bemærkning om, at der i afsnit om beboerne skal tilføjes et afsnit om sundhed og sikkerhed i boligen samt, at "borgere erstattes af "beboere i oplistningen af interessenter i afsnit 3.3 om orden og ryddelighed. Der er tilføjet et afsnit om sundhed og sikkerhed i boligen. I oplistningen af interessenter omkring orden og ryddelighed er nu anført "beboere og andre borgere. Dette med henvisning til, at hensynet i følge lovgivningen ikke kan indskrænkes til beboerne i det der også færdes andre f.eks. gæster, postbud, varmeaflæser m.fl. Økonomi og ressourcer: Det er administrationens vurdering, at arbejdsmiljøprogrammet ikke i sig selv vil medføre ekstraudgifter for byggesagerne. Der er i forvejen, som nævnt, lovkrav til de projekterende og til entreprenøren omkring ansvar og pligter. De opgaver der pålægges parterne i henhold til arbejdsmiljøprogrammet vurderes ikke at medføre væsentlige ekstraomkostninger. Primært fordi et godt arbejdsmiljø på byggepladsen, herunder en god arbejdskultur og godt samarbejde, ordentlighed og ryddelighed vil bidrage til en mere effektiv byggeproces med færre tvister, hvilket i sig selv kan reducere udgifter og medvirke til rettidig aflevering. For administrationen vil det måske i en implementeringsfase medføre ekstraydelser i forhold til tidligere, men ikke ydelser, der går udover, hvad BO-VEST er forpligtet til i henhold til lovgivningen. Tidsplan: 13

Efter godkendelse af konceptet i bestyrelsen vil det blive implementeret i relevante udbud. Relevant for strategien: Det vurderes, at udvikling af et arbejdsmiljøprogram for byggesager i BO-VEST-regi knytter sig tæt til de strategiske hovedspor omkring beboerne, alment socialt ansvar, ASA, samt sikker og ordentlig drift. Lovgrundlag: Bekendtgørelse 117 om bygherrens ansvar og pligter. Vurdering: Udvikling af et egentligt arbejdsmiljøprogram for byggesager vil bidrage yderligere til, at BO-VEST fremstår som en proaktiv bygherre, der også på dette område tager bygherrerollen på sig på kvalificeret vis. Arbejdsmiljøprogrammet kan også ses som et element i den forpligtelse, BO-VEST har påtaget sig i Foreningen for byggeriets samfundsansvar. Bilag: BO-VEST, Arbejdsmiljøprogram, marts 2016 10. Ny affaldsordning i Albertslund - orientering om udbud Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Indstilling: Administrationen indstiller, -at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse: Kommunalbestyrelsen har besluttet ny affaldsordning i kommunen. Hensigten er at indføre ordninger, der giver incitament til øget sortering og genbrug. Ordningen indebærer, at der i de tilfælde, hvor etablering af ny affaldsordning sker med f.eks. nedgravede con- 14

tainere skal søges byggetilladelse senest 1. maj 2016. Ordningen træder i kraft pr. 1. oktober 2016. Da flere afdelinger i AB og VA har truffet beslutning på beboermøder om, hvilken ordning, der ønskes, har det været foreslået, at indkøb skulle ske i et fælles udbud. Formålet hermed var, at der kunne opnås økonomiske besparelser for afdelingerne. Indkøb af varer eller tilbud på bygge- og anlægsarbejde i en almen boligafdeling skal ske i henhold til Tilbudsloven eller den nye Udbudslov afhængig af opgavens karakter og økonomiske størrelse. En nærmere analyse af afdelingernes beslutningsgrundlag har imidlertid afdækket, at grundlaget er meget forskelligt, og i nogle tilfælde omfatter beslutning om et bestemt produkt, hvilket som udgangspunkt ikke er i overensstemmelse med udbudsreglerne. Endvidere er opgavernes økonomiske størrelse meget forskellige, idet de varierer fra under 200.000 kr. til knap 3 mio. kr. Administrationen har endvidere drøftet hele strategien med fælles udbud med ingeniørfirma Sweco. Administrationen har i et notat redegjort nærmere for opgaven i de aktuelle afdelinger og de udbudsretlige udfordringer. Notatet er vedlagt. Som det fremgår af notatet, er det administrationens samlede vurdering, at indkøb mest hensigtsmæssigt sker ved indhentning af særskilt tilbud til hver afdeling. Det er fortsat administrationens anbefaling, at etablering af ny affaldsordning med f.eks. nedgravede containere sker med teknisk bistand til at udfærdige kravspecifikationen omkring affaldsfraktioner, hensyn til omgivende belægninger, jordforhold i relation til jordforureningsloven samt selve tilbudsindhentningen. Administrationen udsender i marts måned notat til hver afdeling, hvor der informeres om, hvordan tilbudsindhentning kan ske eventuelt med teknisk bistand fra ingeniørfirma Sweco. Bilag: -BO-VEST notat vedrørende ny affaldsordning i Albertslund, 20. marts 2016 -Affaldssortering i Albertslund, Ishøj og Greve Kommuner 11. Afd. 62, Gadekæret: Godkendelse af byggeregnskab 15

Bestyrelsen godkendte det samlede byggeregnskab, skema C, for de støttede og ustøttede arbejder med en samlet udgift på 516.302.294 kr., hvilket er ca. 148 mio. kr. mere end godkendt ved skema B. Bestyrelsen godkendte desuden, at Landsbyggefonden og kommunalbestyrelsen i Ishøj ansøges om godkendelse af, at reguleringskontoens saldo på 77.868.231 kr. udelukkende anvendes til finansiering af merudgifter. Indstilling: -at bestyrelsen godkender: - det samlede byggeregnskab, skema C for de støttede og ustøttede arbejder med en samlet udgift på 516.302.294 kr., hvilket er ca. 148 mio. kr. mere end godkendt ved skema B - at Kommunalbestyrelsen i Ishøj og Landsbyggefonden ansøges om godkendelse af, at reguleringskonto saldo på 77.868.231 kr. disponeres 100 % til finansiering af merudgifter Beskrivelse: Der er udarbejdet byggeregnskab med skæringsdato 15. marts 2016 for arbejder omfattet af helhedsplanen for Gadekæret. Regnskabet er godkendt af revisor. Den samlede anlægsudgift er opgjort til 516.302.294 kr. der fordeler sig med 390.972.127 kr. på støttede arbejder og 125.330.167 kr. på ustøttede arbejder. Gadekæret Godkendt Støttet t.kr. Samlet Støttet t.kr. (skema C) 272.752 Godkendt Ustøttet t.kr. 390.972 Samlet Ustøttet t.kr. 91.827 Samlet udgift t.kr. 125.330 Samlet udgift t.kr. 364.579 516.302 Afvigelse -118.220 Afvigelse -33.503 Afvigelse -151.723 I notat af 21. marts 2016 har administrationen redegjort nærmere for regnskabet og de særlige forhold omkring afsætningsbeløb til afhjælpning af fejl og mangler ved entreprisearbejdet. Notat er udsendt som bilag til mødet. Bestyrelsen er tidligere orienteret om den økonomiske udvikling i sagen, herunder den dialog administrationen har haft med Landsbyggefonden. Heri har indgået det forhold, 16

at entreprenøren Pihi & Søn A/S gik konkurs i august 2013 inden arbejdets færdiggørelse. I byggeregnskabet indgår samtlige afholdte udgifter til udførelse af restarbejder ved Pihl s entreprise og afhjælpning af fejl og mangler. Der er endvidere indarbejdet bl.a. afsætningsbeløb på 5 mio. kr. til yderligere udgifter ved afhjælpning af fejl og mangler. Der er endvidere afsat et beløb på 2 mio. kr. til ombygning af varmeflader i ventilationsanlæg fra vandret til lodret montering. Dette forhold kan ikke henføres til fejl og mangler, men er et ønske ud fra erfaringer om driftsproblemer med den vandrette montering, der ikke længere anbefales af leverandør. Erstatningskrav mod boet efter Pihi og Pihl s garantiselskab TRYG er foreløbigt opgjort til godt 9 mio. kr. Der er optaget realkreditlån svarende til det ved skema B godkendte. Huslejestigning ligeledes som godkendt ved skema B, er realiseret. Saldo på reguleringskontoen udgør 77.868.231 kr. der foreslås anvendt til finansiering af merudgifter så lånebehovet reduceres. Anvendelse af reguleringskonto skal godkendes af Kommunalbestyrelse og af Landsbyggefonden. Når regnskab er endelig godkendt af Kommunalbestyrelsen og af Landsbyggefonden, vil fonden fastsætte den endelige driftsstøtte. Administrationen vil fortsat holde bestyrelsen orienteret om udviklingen i sagen, såvel hvad angår afklaring af fejl og mangler som økonomi. Bilag: - Notat vedrørende af 12, Gadekæret - helhedsplan - godkendelse af byggeregnskab, skema C, 21. marts 2016 - Gadekærets byggeregnskab m. påtegning 12. Afd. 53, Banehegnet - Godkendelse af renovering Bestyrelsen godkendte følgende: - udskiftning af vand og afløbsinstallationer samt minimumsrenovering af alle badeværelser til en samlet budgetteret anlægsudgift på 32.340.390 kr. - tilskud fra egen trækningsret på 6.000.000 kr. - brug af henlæggelser på 4.000.000 kr. 17

- optagelse af 30-årigt realkreditlån på 22.340.390 kr. - huslejestigning på ca. 80 kr. pr. m2 årligt svarende til 10,9 %. - Brug af kollektiv råderet ved valg af fuld badeværelsesrenovering, med en husleje stigning pr. måned på yderligere ca. 373 kr. pr. badeværelse. Indstilling: -at bestyrelsen, underforudsætning af beboermødets godkendelse, godkender følgende: - udskiftning af vand og afløbsinstallationer samt minimumsrenovering af alle badeværelser til en samlet budgetteret anlægsudgift på 32.340.390 kr. - tilskud fra egen trækningsret på 6.000.000 kr. - brug af henlæggelser på 4.000.000 kr. - optagelse af 30-årigt realkreditlån på 22.340.390 kr. - huslejestigning på ca. 80 kr. pr. m2 årligt svarende til 10,9 %. - Brug af kollektiv råderet ved valg af fuld badeværelsesrenovering, med en husleje stigning pr. måned på yderligere ca. 373 kr. pr. badeværelse. Beskrivelse: Banehegnet skal have renoveret faldstammer og stigstrenge i hele afdelingen. Grundet installationernes høje levealder og ønske om at modernisere badeværelser, er der efter aftale med afdelingsbestyrelsen indgået aftale med Rådgivende arkitekter TNT A/S om udvikling af projektet. Der er udført 2 prøvebadeværelser i afdelingen, typerne er kaldet minimumsrenovering og fuld renovering. Udover afklaring af tekniske og økonomiske forhold omkring renoveringen har formålet været at give beboerne mulighed for at se renoveringen i fuld skala inden der skal træffes beslutning på kommende ekstraordinært beboermøde. Der er afholdt ekstraordinært beboermøde i Banehegnet den 30. marts 2016. Forud for beboermødet er der uddelt en informationsfolder til alle beboere. Folder vedlægges. Ved mødet skulle beboerne stemme om at udføre minimumsrenovering i alle badeværelser i afdelingen, samt stemme om brug af kollektiv råderet, der sikre muligheden for de beboere der ønsker fuld renovering. Minimumsrenovering: Etablering af rørkasse og mindre installationsvæg. Nyt væghængt toilet og håndvask. Eksisterende vægfliser, spejl, gulvklinker/terrazzo og radiator bevares. Synlig rørføring. Mekanisk ventilator. Forslaget blev godkendt. Der blev afgivet 191 stemmer, fordelt således: 18

Ja Nej Blanke Ugyldige 121 stemmer 62 stemmer 2 stemmer 6 stemmer Fuld renovering ved brug af kollektiv råderet: Alle overflader udskiftes, nye fliser på væg og gulv. Der monteres nyt væghængt toilet og håndvask. Skjult rørføring. Nyt armatur til bruser. Mekanisk ventilator. Forslaget blev godkendt. Der blev afgivet 154 stemmer, fordelt således: Ja Nej Blanke 138 stemmer 11 stemmer 5 stemmer Økonomi og ressourcer: De samlede anlægsudgifter på minimumsrenoveringen er budgetteret til 32.340.390 kr. Bestyrelsen har tidligere godkendt et tilskud på 6.000.000 kr. fra egen trækningsret Der anvendes 4.000.000 kr. fra afdelingens henlæggelser. Restfinansiering på 22.340.390 kr. sker ved optagelse af et 30-årigt ustøttet fastforrentet realkreditlån (ydelse ca. 5,5 %) med en årlig låneydelse på 1.228.721 kr. svarende til en huslejestigning på ca. 80 kr. pr. m2 årligt, svarende til en stigning på 10,9 %. Meromkostningen ved valg af fuld renovering er ca. 81.000 kr. pr. badeværelse, finansieret over 30 år, svarende til en yderligere huslejestigning på ca. 373 kr. pr. md. uanset lejlighedsstørrelse. Tidsplan: Umiddelbart efter beboermødet kan projektering påbegyndes med henblik på indhentning af tilbud i indbudt licitation. Arbejdet forventes udført i perioden februar 2017 - maj 2018. Vurdering: Det er administrationens vurdering at det er absolut nødvendigt at renovere vand og afløbsinstallationerne i afdelingen, da de har udtjent deres levetid. Samtidig finder administrationen det oplagt at minimumsrenovere alle badeværelser i afdelingen for at sikre mere tidssvarende badeværelser i afdelingen. Bilag: -Beboerinformationsfolder af 3. marts 2016 19

13. Afd. 51, Toften - forhøjelse af honorarramme for teknikerydelser frem til skema A Bestyrelsen godkendte, at der bevilges yderligere 1,1 mio. kr. til teknisk rådgivning m.v. frem til skema A, således at det samlede udlæg ved skema A vil udgøre 4,1 mio. kr. Udgiften udlægges af dispositionsfonden og indarbejdes, om muligt, i den kommende helhedsplan. Indstilling: -at bestyrelsen godkender, at der bevilges yderligere 1,1 mio. kr. til teknisk rådgivning m.v. frem til skema A, således at det samlede udlæg ved skema A vil udgøre 4,1 mio. kr. Udgiften foreslås afholdt af dispositionsfonden, i det omfang udgifterne ikke kan indgå i en kommende helhedsplan med støtte fra Landsbyggefonden. Beskrivelse: Status På bestyrelsens møde den 2. februar 2016 blev det oplyst, at opgaven med at varetage teknisk rådgivning omkring helhedsplanen i Toften tildeles Rubow Arkitekter A/S med Danakon A/S som ingeniørrådgiver. Tildelingen sker efter EU udbud af opgaven. Der er igangsat en inddragelsesproces i samarbejde med afdelingsbestyrelsen. Skitsering og klarlæggelse af projektomfang og -indhold er igangsat. Der planlægges to inddragende beboermøder i løbet af 2016 og foreløbig helhedsplan forventes at kunne blive godkendt på et ekstraordinært afdelingsmøde i efteråret 2016. IKT Teknisk rådgivning i denne fase omfatter både planlægning, IKT-ledelse (Informationsog Kommunikationsteknologi), inddragelse af beboere, skitsering, dialog med kommune og Landsbyggefonden samt udarbejdelse af skema A. Specifikation af opgaven med IKT ledelse er en ny aktivitet, der følger af skærpelse af lovgivningen. Den særlige IKT indsats i denne fase omfatter blandt andet etablering af en BIM-model (Bygnings Informations Modellering), en intelligent 3D model af bygningerne, herunder udvendig opmåling udført med drone. Udgiften til IKT i fase 1 beløber sig til 300.000 kr. Det skal bemærkes, at udgift til IKT ikke kan betragtes som en merudgift, i det IKT indsatsen i sig selv medfører en mere rationel projektering med færre fejl og en efterføl- 20

gende bedre byggeproces, så det færdige byggeprojekt tilføres ekstra værdi og risikoen for ekstraudgifter under udførelsen reduceres. Økonomi og ressourcer På møde den 9. juni 2015 godkendte bestyrelsen et udlæg på 700.000 kr. til rådgiverydelser frem til skema A. Af disse var halvdelen afsat til dækning af rådgiverhonorar i forbindelse med udarbejdelse af rådgiverudbud og den anden halvdel afsat til teknikerydelser mv. i fase 1, frem til skema A. De samlede udgifter til rådgiverudbud beløb sig til 385.000 kr. De resterende 350.000 kr. var en anslået ramme for de resterende teknikerydelser og andre omkostninger for fase 1. Tilbuddet fra den vindende rådgiver andrager 950.000 kr. som fast pris frem til skema A, fase 1. Udbud var tilrettelagt så der skulle afgives fast pris frem til skema A og derefter en fast honorarprocent for projektering, byggeledelse og tilsyn. Pr. 30. april 2015 var der i alt forbrugt 2.3 mio. kr. Hertil kommer de 700.000,- kr., der blev godkendt den 9. juni 2015. Samlet er det administrationens vurdering, at udgiften frem til skema A, inklusiv administration og en mindre post til uforudseelige udgifter vil beløbe sig til 4,1 mio. kr. Det betyder, at der er brug for et yderligere udlæg på 1,1 mio. kr. Oversigt over bevillinger og forbrugte midler 2007-2015: Dato Bevilget Forbrugt Bevilget til honorar og adm., VAm øde 27-08-2007 250.000 Bevilget, prøverenovering, VA møde 21-11-2012 500.000 Bevilget til honorar og adm., VA møde 10-04-2014 250.000 Forbrugt pr. 30-4-2015-2.300.000 Godkendt udlæg, VA møde 26-08-2016 1.300.000 SUM 2.300.000-2.300.000 21

Oversigt over samlet økonomi frem til skema A: Dato Bevilget Budget Difference Bevilget, VA møde 09-06-2015 700.000 Honorar for rådgiverudbud Juli-dec. 2015-385.000 Tilbud fra vindende rådgivere 03-12-2015-940.000 Administration 01-01-2016-65.000 IKT-ledelse - -135.000 BIM model - -165.000 Uforudseelige udgifter - -110.000 SUM 700.000-1.800.000-1.100.000 Vurdering: Det er administrationens vurdering, at udgifterne kan indgå som støtteberettiget udgift i skema A. Af hensyn til at fremme igangsættelse af dette foreslås, at bestyrelsen godkender, at udgifter, i det omfang de ikke kan indgå i den kommende helhedsplan, afholdes af dispositionsfonden. Landsbyggefonden har i deres seneste udmelding fra januar 2015 meddelt, at der er reserveret 40 mio. kr. i støttede lån til helhedsplanen med tilsagn i 2019. Fonden opfordrer dog til, at sagen fremmes så der eventuelt kan meddeles tilsagn tidligere. Det er administrationens vurdering, at den samlede helhedsplan inklusiv ustøttede arbejder vil være i størrelsesordenen 80-110 mio. kr. afhængig af, om der etableres nye tagboliger. 14. Orientering om koncept for beboerkommunikation i byggesager Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og roste, at der udarbejdes den type koncepter. Indstilling: -at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse: BO-VEST gennemfører i disse år en lang række større byggesager. I byggesagerne er tæt kommunikation til beboerne en væsentlig medvirkende årsag til en succesfuld byggesag, samt til at beboerne har lettere ved at bo i de gener, en byggesag nødvendigvis medfører. 22

Kommunikation i byggesagerne har i de seneste år været håndteret forskelligt. Omfanget og fordelingen af kommunikationsopgaver mellem rådgiver og BO-VEST har været afhængig af, hvilke aftaler der er indgået, og hvilke ressourcer der har været til rådighed. For fremover at sikre en høj kvalitet i kommunikationsmaterialet i alle byggesager fra start til slut har administrationen beskrevet et koncept for, hvordan vi håndterer beboerkommunikation i byggesager i BO-VEST. BO-VEST prioriterer kommunikation og beboerprocesser højt i udvælgelsen af rådgivere. Samtidig er det administrationens erfaring, at beboerkommunikationen har den mest stabile og højeste kvalitet, når BO-VEST har det overordnede ansvar for beboerkommunikation. Det skyldes primært, at BO-VEST i forvejen har en dialog med beboerne, samt at vi har uddannede kommunikationsmedarbejdere til at udarbejde kommunikationsmateriale i tæt samarbejde med beboerdemokrater, projektleder og rådgiver. Derved kan vi sikre en høj kvalitet i både indhold i og formidling af kommunikationsmaterialet gennem hele byggesagen. Koncept for beboerkommunikation i byggesager i BO-VEST En byggesag i BO-VEST forløber i forhold til den udviklede projektmodel i 10 faser. Overordnet kan disse inddeles i tre faser: planlægning, udførelse og afslutning. Til hver fase er i konceptet beskrevet følgende kommunikationsydelser: Planlægning: Kvalitetssikring af beslutningsoplæg Udarbejdelse og oplæg til kommunikationsstrategi inkl. plan over roller og ansvar, tids- og handlingsplaner mv. Opstart af kommunikationsgruppen med relevante parter Opstart af byggesagens medier; projekthjemmeside og designlinje «Medarrangør på arrangementer, som åbent hus på mockup/prøvehuse Varslingssystem, tilpasning til byggesagen Redaktør og skribent på byggesagens medier; hjemmeside, nyhedsbreve og byggeavis Udførelse: Kommunikationsmøder med relevante parter Kommunikation på byggesagens medier; hjemmeside, nyhedsbreve, byggeavis og artikler Foto- og videokommunikation Medarrangør på arrangementer, som første spadestik og rejsegilde Presseindsats, løbende fortællinger til lokale aviser og fagpresse Kvalitetssikring af rådgivers materiale til afdelingsmøder, byggeudvalgsmøder mm. Afslutning 23

o Kommunikation på byggesagens medier; nyhedsbreve og oplysninger på hjemmesiden om arbejdet med fejl og mangler Varslingssystem tilpasset byggesagen i forbindelse med 1 års gennemgang ø Evaluering af kommunikationsindsats Økonomi og ressourcer For at kunne gennemføre den ekstra indsats i forhold til beboerkommunikation i byggesager vil der blive ansat en kommunikationsmedarbejder i BO-VEST. Medarbejderen finansieres først og fremmest via en forholdsvis fordeling mellem de 10 store nuværende og forventede byggesager, der skal gennemføres i BO-VEST indenfor de kommende 5 år. Det drejer sig om: Gårdhusene AB Syd, Gårdhusene etape 2/3 (VA 4 Nord og 4 Syd), Gårdhusene VA 6 Vest, Gårdhusene AB Vest, Galgebakken, Toften, Blokland, Hyldespjældet, Solhusene og Gillesager. Herudover er afdeling T13, hvor der indtil videre er en særlig organisering omkring kommunikation, der er fastlagt i samarbejde med de øvrige parter i HP4. Den videre beboerkommunikation når byggesagen går i gang, er endnu ikke fastlagt. Dernæst vurderes det, at det i en række andre ustøttede renoveringssager vil være relevant at lade kommunikationsmedarbejderen bidrage med særydelser omkring beboerkommunikation. Tidsplan: 10. februar 2016: BO-VESTs bestyrelse orienteres. Marts og april 2016: De tre organisationsbestyrelser orienteres. Relevant for strategien: Konceptet for beboerkommunikation i byggesager knytter sig tæt til BO-VEST s strategiske hovedspor omkring beboerne og sikker og ordentlig drift. Vurdering: Det er administrationens vurdering, at en tæt dialog med beboerne under byggesagen er medvirkende til at kunne gennemføre succesfulde byggesager. En styrket beboerkommunikation vil gøre det lettere at være beboer i en renoveringsproces. Det vil løfte kvaliteten af kommunikationen til beboerne ligesom det vil sikre, at vi har en tæt dialog med og information til beboerne gennem hele byggesagen. Bilag: Koncept for beboerkommunikation i byggesager i BO-VEST. 24

15. Afd. 69, Robinielunden - godkendelse af husorden og vedligeholdelsesreglement Bestyrelsen godkendte husordenen. Bestyrelsen bad administrationen om at gennemgå vedligeholdelsesreglementet igen, da der er uoverensstemmelse mellem husorden og vedligeholdelsesreglement mht. råderetten. Indstilling: -at bestyrelsen godkender administrationens oplæg til husorden og vedligeholdelsesreglement. Beskrivelse: Administrationen har udarbejdet oplæg til husorden og vedligeholdelsesreglement. Oplæggene har været forelagt byggeudvalget. Byggeudvalgets bemærkninger til husorden er indarbejdet i det vedlagte oplæg. Byggeudvalget har ikke haft bemærkninger til vedligeholdelsesreglement. Husorden og vedligeholdelsesreglement skal indgå i aftalen med de kommende genhusningsbeboere fra afd. 6, Vest. Bilag: -Oplæg til husorden -Oplæg til vedligeholdelsesreglement 16. Afd. 69, Robinielunden - godkendelse af indtrædelsesaftale med GF Herstedlund Bestyrelsen godkendte oplæg til tiltrædelsesaftale med GF Herstedlund med forbehold for, at aftalen tillige godkendes af GF Herstedlund og, at der kan opnås et sæt nye vedtægter for GF Herstedlund, der kan godkendes af begge parter. Astrid Hansen og Per Larsen deltager i grundejerforeningens generalforsamling. 25

Indstilling: - at bestyrelsen godkender oplæg til tiltrædelsesaftale med GF Herstedlund med forbehold for, at aftalen tillige godkendes af GF Flerstedlund og, at der kan opnås et sæt nye vedtægter for GF Flerstedlund, der kan godkendes af begge parter. Beskrivelse: Den lokale grundejerforening på Robinievej består af de syv ejerforeninger i nærområdet. Ejerforeningerne er forpligtet til medlemskab. Fællesskabet vedrører primært den private fællesvej Robinievej, snerydning af vejen og de fælles adgangsveje og stier i bebyggelserne, legeplads samt det store fælleshus, der ligger som nabo til Robinielunden. Afd. Robinielunden er ifølge lokalplanen ikke forpligtet til at være medlem af grundejerforeningen. Den "mindst mulige aftale skal således omfatte fordeling af udgifter til vedligeholdelse af den private fællesvej Robinievej. Siden sagens start har der imidlertid været overvejelser i byggeudvalget omkring en mere vidtgående tilknytning til GF Herstedlund. Indledningsvis er afholdt møde mellem byggeudvalget og bestyrelsen for GF Herstedlund i december 2014, hvor interessen for medlemskab blev bekræftet. I arbejdet med at afdække muligheder for tilknytning til GF Herstedlund har advokat Janne Vejlesby fra advokatfirma Poul Schmith, Kammeradvokaten, bistået. Det er samme advokat der bistod med selve grundkøbet. Advokaten har udarbejdet forskellige oplæg til aftaler, fra det "nødvendige til aftaleoplæg om fuldt medlemskab. Vilkårene har været drøftet i byggeudvalget og på møde med repræsentanter fra bestyrelsen i GF Herstedlund og deres advokat. Der foreligger oplæg til indtrædelsesaftale dateret 4. februar 2016, der vedlægges. Ifølge aftaleoplægget skal VA betale i alt 397.174,37 kr. for fuldt medlemskab. Beløbet svarer til den kapitaliserede værdi af fælleshus, legeplads og kontant bankindestående. Beløbet afholdes som en udgift i byggesagen. Den årlige betaling til grundejerforeningen fastsættes afgrundejerforeningen på den årlige generalforsamling og er for tiden 85.000 kr. for hvert medlem uanset størrelse. Dette beløb indgår i det udlejningsbudget bestyrelsen godkendte på mødet i marts 2016. Spørgsmålet om indtrædelse af et nyt medlem af GF Herstedlund behandles på møder i de respektive ejerforeninger og på generalforsamling i grundejerforeningen på møder her i foråret 2016. 26

En yderligere forudsætning for indtrædelse i grundejerforeningen er, at der kan godkendes nye vedtægter for GF Herstedlund i det de eksisterende kun tager højde for de syv nuværende medlemmer. Der pågår gennemgang af vedtægter ved advokaten. Når der foreligger oplæg til nye vedtægter vil disse blive forelagt bestyrelsen til godkendelse. Nye vedtægter skal tillige godkendes af Kommunalbestyrelsen i Albertslund. Vurdering: Det vurderes, at det på sigt vil være en fordel for afd. Robinielunden at være fuldgyldigt medlem både i forhold til at kunne deltage i det lokale demokrati omkring grundejerforeningen og for det almindelige gode naboskab. Bilag: Oplæg til indtrædelsesaftale dateret 4. februar 2016 17. Afd. 69, Robinielunden - beslutning om udbetaling af bestyrelseshonorar På grund af den store arbejdsbyrde, der er forbundet med arbejdet i byggeudvalget besluttede bestyrelsen at fastsætte honoraret til hhv. 20.000 kr. til formanden og 10.000 kr. til byggeudvalgsmedlemmer. Honoraret dækkes af byggesagen. Indstilling: -at bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt der skal udbetales bestyrelseshonorar til byggeudvalget. Beskrivelse: I det godkendte skema B-budget indgår en udgift til bestyrelseshonorar på 103.400 kr. beregnet efter de lovgivningsmæssige retningslinjer. Spørgsmålet om udbetaling har været fremlagt for byggeudvalget, der henviste til beslutning i bestyrelsen. Beslutter bestyrelsen, at der ikke skal udbetales honorar vil denne budgetpost udgå. Beløbet kan så anvendes til tilkøb af nogle af de ønsker, der fortsat er fra byggeudvalgets side, bl.a. til tilkøb af træer i gårdrum i stor størrelse og rullegræs. 27

Beslutter bestyrelsen, at honorar skal udbetales, gøres opmærksom på, at honorar vil være indkomstskattepligtigt hos modtagerne. 18. Afd. 58, Bæk- Fosgården: Helhedsplan - Godkendelse af byggeregnskab, skema C Bestyrelsen godkendte følgende: - byggeregnskab, skema C, med en samlet anskaffelsessum på 188.716.184 kr. - finansiering af støttede arbejder ved optagelse af lån på 125.670.471 kr. svarende til 20.932.471 kr. mere end godkendt ved skema B samt anvendelse af 5.777.826 kr. af reguleringskonto - finansiering af ustøttede arbejder ved optagelse af 30-årigt realkreditlån på 24.265.000 kr. som godkendt ved skema B samt anvendelse af 27.524.426 kr. af reguleringskonto og egenfinansiering på 5.481.461 kr. der fordeler sig med 1.574.000 kr. ved lån af egne midler til etablering af carporte (godkendt på beboermøde og huslejestigning indarbejdet i ny carportleje) samt anvendelse af 3.907.461 kr. af henlagte midler til vedligeholdelsesarbejder (isolering af hobbyrum og malerarbejde på altaner). Indstilling: -at bestyrelsen godkender følgende: - byggeregnskab, skema C, med en samlet anskaffelsessum på 188.716.184 kr. - finansiering af støttede arbejder ved optagelse af lån på 125.670.471 kr. svarende til 20.932.471 kr. mere end godkendt ved skema B samt anvendelse af 5.777.826 kr. af reguleringskonto - finansiering af ustøttede arbejder ved optagelse af 30-årigt realkreditlån på 24.265.000 kr. som godkendt ved skema B samt anvendelse af 27.524.426 kr. afreguleringskonto og egenfinansiering på 5.481.461 kr. der fordeler sig med 1.574.000 kr. ved lån af egne midler til etablering af carporte (godkendt på beboermøde og huslejestigning indarbejdet i ny carportleje) samt anvendelse af 3.907.461 kr. af henlagte midler til vedligeholdelsesarbejder (isolering af hobbyrum og malerarbejde på altaner). 28

Beskrivelse: Der er udarbejdet byggeregnskab, skema C for gennemførelse af helhedsplan i afdelingen i perioden 2007-2010. Bæk/Fosgården Godkendt Støtte 104.735 Godkendt 39.651 Samlet udgift 144.386 t t,kr. Ustøttet t.kr. t.kr. Samlet Støttet 131.445 Samlet 57.271 Samlet udgift 188.716 t.kr. (skema C) Ustøttet t.kr. t.kr. Afvigelse -26.710 Afvigelse -17.620 Afvigelse -44.330 Regnskabet udviser en samlet anskaffelsessum på 188.716.184 kr. fordelt på støttede og ustøttede arbejder. Finansiering sker ved optagelse af yderligere støttede lån, ved anvendelse af reguleringskonto samt egenfinansiering i afdelingen. I vedlagte notat af 17. marts 2016 har administrationen redegjort nærmere for merudgifter og finansiering. I regnskabet indgår afsatte udgifter på i alt 4.579.969 kr. Der vil senere blive aflagt selvstændigt regnskab for afsatte beløb. Sagen er gennemført i et tæt samarbejde med AB og KAB i det AB havde aftale om byggeforretningsførelse med KAB. Som opfølgning på et møde i juni 2009 med LBF har KAB i skrivelse af 7. februar 2010 inkl. bilag på vegne af både VA og AB redegjort for det forventede byggeregnskab. Det er på baggrund af dialogen med LBF administrationens vurdering, at byggeregnskabet, skema C kan forventes godkendt af LBF. Det er endvidere administrationens vurdering, at finansiering af merudgifter ikke vil medføre huslejestigninger udover det ved skema B godkendte. Umiddelbar efter godkendelse i organisationsbestyrelsen, fremsendes materialet til godkendelse i Albertslund kommune. Administrationen vil vende tilbage med nærmere redegørelse når LBF har godkendt skema C og fastsat endelig driftsstøtte Bilag: - Byggeregnskab med skæringsdato 31. marts 2012 - Notat af 17. marts 2016 udarbejdet af administrationen inkl. bilag 29

19. Albertslund Syd - godkendelse af deltagelse i ansøgning om EU Horizon projekt Bestyrelsen godkendte, at BO-VEST på vegne af AB og VA s afdelinger i Albertslund Syd deltager som partner i en projektansøgning om tilskud fra EU s Horizon program. Administrationen orienterer de relevante afdelingsbestyrelser om projektet. Indstilling: -at bestyrelsen godkender, at BO-VEST på vegne af AB og VA s afdelinger i Albertslund Syd deltager som partner i en projektansøgning om tilskud fra EU s Horizon program. Beskrivelse: På initiativ fra Albertslund Kommune er der i dialog med en række eksterne parter udarbejdet et oplæg til projektansøgning til EU s Horizon-program om økonomisk støtte til særlige udviklingstiltag omkring: brug af data til styring af energiforbrug i boliger ved at udjævne forbruget uden tab af komfort og uden at varmeregningen stiger med henblik på at gøre mere plads til vedvarende energi i varmeforsyningen udvikling af digitale løsninger i dialog med beboerne omkring energistyring, transport m.m. hvor kommunen eventuelt kan stå som driftsherre kortlægning af transportforbrug og brug af digitale tjenester i hverdagen for kategorier af forbrugere med henblik på påvirkning henimod en mere miljørigtig adfærd skabe infrastruktur for elbiler ved f.eks. at etablere ladestationer på boligområdernes parkeringspladser Projektansøgning er primært udarbejdet i samarbejde mellem Albertslund Kommune, Gate 21, DTU (Danmarks Tekniske Universitet), Concito (grøn tænketank), Vestegnens Kraftvarmeselskab l/s, NorthQ (softwarevirksomhed), Nobia (busselskab), COWI (Ingeniørrådgivning). BO-VEST har deltaget i et enkelt udviklingsseminar. Ansøgningen sker i øvrigt i et bestående projektsamarbejde mellem Albertslund Kommune og bystyret i Malaga og i Uttrecht. 30