Rapportering for 3. kvartal 2014 Opførelse af Nyt OUH
Indholdsfortegnelse 1. Indledning...3 2. Kortfattet status...3 3. Rapportering...4 3.1 Byggeriets fremdrift...4 3.2 Projektets økonomi...8 3.3 Risikovurdering...9 3.3.1 Beskrivelse af væsentligste risici...10 3.3.2 Andet igangværende risikoarbejde...12 3.3.3 Projektets styringsmanual...12 3.4. Kvalitet og indhold...13 3.5. Afvigelser i forhold til bilag 5, Generelle principper...13 4. Bilag:...14 Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift...14 Bilag 2: Kvartalsvis forbrug af de deponerede midler...14 Bilag 3: Risikobilag med score og vurderingsark...15 Bilag 4: Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet...16 Side 2 af 16
Rapportering for 3. kvartal 2014 Nyt OUH 1. Indledning Den somatiske del af Nyt OUH er et kvalitetsfondsstøttet byggeri. Projektet blev igangsat med regionsrådets beslutning i 2008. Det samlede byggeri vil udover den somatiske del også omfatte en psykiatrisk del finansieret af regionen, ligesom der vil ske en sammenfletning med det Sundhedsvidenskabelige Fakultet på Syddansk Universitet (SUND). 2. Kortfattet status Figur 1: Projektets status Samlet status Økonomi Uændret Tid Uændret Kvalitet Uændret Som beskrevet i seneste kvartalsrapport, havde bygherre og bygherrerådgiver rejst en række spørgsmål i forbindelse med granskningen af dispositionsforslaget, der overordnet vedrørte usikkerhed om overholdelse af arealrammen og afledt heraf projektets økonomiske ramme samt den fremadrettede organisering hos totalrådgiver. Totalrådgiver udarbejdede på denne baggrund et review af projektet, som reducerer i antallet af kvadratmeter, der ikke bliver benyttet til kliniske formål. Forslagene skal stadig bearbejdes og vil betyde, at dispositionsforslaget kan forelægges for de politiske udvalg og regionsrådet i henholdsvis marts og april 2015. Endelig aflevering af projektet forventes at ske medio 2022. Foruden reduktionen af arealet, stiller Medic OUH med en ny organisation og bemanding, som regionen har tillid til kan færdiggøre dispositionsforslaget og gennemføre de næste faser. Reduktionen af kvadratmeterne kommer ikke til at ændre på kvaliteten af behandlingen på sygehuset, ligesom det heller ikke kommer til at påvirke mulighederne for at udbygge Nyt OUH på et senere tidspunkt. Forslaget blev fremlagt for regionen den 18. august og Innovationsudvalget er på et møde den 21. august blevet orienteret om forslaget. Udvalget har taget forslaget til efterretning og forventer på baggrund af ændringerne, at totalrådgiveren kan føre byggeriet til ende. Kommende politiske beslutninger vedrører, udover dispositionsforslag, godkendelse af indstilling om ansøgning om statslig lånefinansiering til opnåelse af bygningsklasse 2020, godkendelse af udbetalingsanmodning samt faseskiftrapportering. Side 3 af 16
3. Rapportering 3.1 Byggeriets fremdrift Størstedelen af dispositionsforslaget blev afleveret fra totalrådgiver ultimo 1. kvartal, mens den resterende del, herunder tidsplaner, anlægsøkonomi og dele af den psykiatriske del blev afleveret primo 2. kvartal. Bygherres og bygherrerådgivers granskning ledte til en række spørgsmål vedrørende tid, økonomi samt organisering og overordnet blev der sået tvivl om overholdelse af anlægsrammen med det nuværende projekt. Totalrådgiver udarbejdede på denne baggrund et review af projektet, som reducerer i antallet af kvadratmeter, der ikke bliver benyttet til kliniske formål. Der er i perioden således sket en yderligere granskning af dispositionsforslaget samtidig med bearbejdningen af reviewet. Der blev i uge 41 holdt opfølgningsmøde med MedicOUH og der vil blive fulgt op med endnu et i uge 47. Opfølgningsmøder med Medic OUH sikrer en status på arbejdet med reviewet. På møderne sikres det, at projektets bygherrerådgiver er tilstrækkeligt betrygget i det igangværende arbejde i forhold til at aflevere et dispositionsforslag til bygherregodkendelse primo februar. Foruden reduktionen af arealet, stiller Medic OUH med en ny organisation og bemanding, som regionen har tillid til kan færdiggøre dispositionsforslaget og gennemføre de næste faser. Reorganiseringen har blandt andet betydet et øget fokus og styrkelse af projekteringslederdelen samt de nødvendige støttefunktioner herfor. Projektansvarlig hos Medic OUH bliver Henrik Juul Sørensen, der kommer fra en stilling som projektchef for Region Syddanmark på regionens kvalitetsfondsprojekt i Kolding. Dispositionsforslaget kan forelægges for de politiske udvalg og regionsrådet i henholdsvis marts og april 2015, mens endelig aflevering af projektet forventes at ske medio 2022. Med beslutningen om, at fortsætte arbejdet mellem Medic OUH og Region Syddanmark er tiden i figur 1 fortsat rød, da dispositionsforslagsfasen og den endelige aflevering er forsinket. Fokus i den igangværende fase er en robust planlægning af projektforslagsfasen, ligesom der er øget fokus på IKT i projektet herunder i særdeleshed samspillet mellem de enkelte modeller i bygnings informations modellering (BIM) - projekteringen. Reduktionen af kvadratmeterne kommer ikke til at ændre på kvaliteten af behandlingen på sygehuset, ligesom det heller ikke kommer til at påvirke mulighederne for at udbygge Nyt OUH på et senere tidspunkt, hvorfor kvaliteten i figur 1 er uændret i forhold til sidste kvartalsrapport. Med beslutningen om, at fortsætte arbejdet mellem Medic OUH og Region Syddanmark, er de økonomiske rammer ligeledes uændrede, men stadig pressede, hvorfor økonomien i figur 1 er markeret med gul. Peter Fosgrau er blevet udnævnt som projektdirektør i projektorganisationen for Nyt OUH, men vil stadig være en del af direktionen på OUH, men med hovedindsatsen i projektorganisationen. Side 4 af 16
I forbindelse med Odense Kommunes godkendelse af lokalplanen for området, har Region Syddanmark overtaget grunden, hvorpå projektet skal opføres, fra Freja Ejendomme A/S. For at håndtere den fremtidige trafik skal der oprettes nye veje og forlænges eksisterende. Munkebjergvej er i gang med at blive forlænget, så den kan forbindes til motorvejsafkørsel 50 og Odense Kommune har den 10. september godkendt følgende nye vejnavne: - Vestre Hospitalsvej - Hospitalsringen - Søndre Hospitalsvej Navnene følger tankegangen bag de øvrige veje i området, som relaterer sig til funktioner eksempelvis Campusvej, Forskerparken og Landbrugsvej, der tydeligt og intuitivt giver associationer til deres funktioner og tilhørsforhold. Herudover findes navnene mundrette og enkle. Hospitalsringen bliver forbindingsleddet i den trafikale struktur ved Nyt OUH. Hospitalsringen kommer til at ligge som en cirkel rundt om byggeriet, hvor man ved tydelige oversigtsforhold og moderne hjælpemidler bliver guidet til ens indgang. Vestre Hospitalsvej kommer til at være den primære adgang for lokale beboere, som ikke tager motorvejen mens Søndre Hospitalsvej tilbyder en mere direkte vej til hovedindgangen og skadestuen forbundet med den nye motorvejsafskørsel jævnfør nedenstående figur. Den 29. september blev der i regionsrådet holdt temamøde om Nyt OUH. Her blev det blandt meget andet givet status på projektet herunder, hvorfor der overhovedet bygges et Side 5 af 16
Nyt OUH. Endvidere blev der gennemgået en række opmærksomhedspunkter fra de seneste års projektering, ligesom der blev kigget fremad. Der er i perioden afholdt statusmøder på logistikarbejdet. Disse har mundet ud i nedsættelsen af en logistikgruppe med totalrådgiver som ansvarlig. Logistikgruppen har reference til projektledelsesgruppen og vil have ansvaret for det fremadrettede arbejde i logistiksporet. Under logistikgruppen er nedsat en arbejdsgruppe, der har til formål at opstille et antal forskellige logistikmodeller og belyse disse ud fra styrker og svagheder. Denne del af arbejdet afsluttes i første kvartal af 2015. Arbejdet med kunst på Nyt OUH og SUND er, efter vedtagelse af kunststrategien Kunst og Funktion i Det Fælles Kunstudvalg, delt i tre dele en del indeholdende kunstprojekter for Nyt OUH, en del indeholdende kunstprojekter for SUND og en fælles del indeholdende fire fælles kunstprojekter. Den fælles kunststrategi er gældende for alle tre delområder. Der er nu indstillet kunstnere til de fire fælles kunstprojekter mellem Det Sundhedsvidenskabelige fakultet SUND og Nyt OUH. Kunstnerne er indstillet i forlængelse af den Fælles Kunststrategi. De fire fælles kunstprojekter er defineret som: Hovedindgangen for SUND, Koblingszonen, Vidensaksen og Nyt OUHs hovedindgang. For de to sidstnævnte er der udvalgt et antal kunstnere, som via deres skitseforslag skal konkurrere om at vinde kunstopgaven. Der har i august måned været afholdt dialogmøder med de indstillede kunstnere og der forventes skitsefremlæggelser i januar 2015. En handleplan for udmøntningen af kunststrategien på Nyt OUH er fortsat under udarbejdelse. Der foreligger aktuelt et første oplæg, med et Pejlemærke i Klyngestrøgene, en række Tableauer ved de enkelte klynger og én eller flere gennemgående Detaljer for hele byggeriet, inde som ude. Det forventes at handleplanen er udarbejdet i løbet af første halvdel af 2015. Handleplanen vil blive udarbejdet i samarbejde med Kunstudvalget for Nyt OUH. I maj og juni blev der afholdt brugermøder med de 19 udstyrstunge afdelinger i vidensaksen. På brugermøderne var der udover klinikken også deltagelse fra udstyrssporet, samt ingeniør og arkitekt fra totalrådgiver. Afdelingerne blev præsenteret for deres rum i vidensaksen og blev bedt om at lave funktionsbeskrivelser for disse. Derudover blev afdelingerne bedt om at oplyse deres depotbehov samt rengøringsbehov af utensilier, apparatur og udstyr (instrumentvasker, bækkenkoger, skopvasker). Efter modtagelse af funktionsbeskrivelser, kan udstyrssporet bestykke de pågældende rum som en del af det indledende arbejde omkring brugerprocessen i projektforslagsfasen. Afdelingernes svar på deres depotbehov vil gøre det muligt at lave indledende opgørelser omkring behov for depotstørrelser i de udstyrstunge afdelinger og dette kan supportere logistikarbejdet. Ligeledes kan afdelingernes svar på deres nuværende rengøringsbehov give en indikation omkring rengøringsbehov for utensilier, apparatur og udstyr, som recirkulerer som rent. Denne opgørelse vil endvidere blive brugt i forbindelse med udarbejdelse af koncept for ikke stationært udstyr, apparatur og inventar. I forlængelse af den indgåede principaftale har Lov om Odense Letbane været i høring og Region Syddanmark har afgivet høringssvar vedrørende, at færdiggørelsestidspunktet for Nyt OUH i år 2020 ikke længere kan lægges til grund for letbanen. Side 6 af 16
I relation til Lovforslaget om letbane er der udarbejdet en samarbejdsaftale for anlæg af letbanen igennem Nyt OUH-området, med bl.a. aftale om finansiering af følgeomkostninger for Nyt OUH på grund af letbanens linjeføring gennem Nyt OUH. Det vurderes, at det afsatte beløb i budgettet for letbaneprojektet, vil være tilstrækkeligt til at afholde følgeomkostningerne. Det er endvidere aftalt, at der etableres en samarbejdsstruktur, hvor formålet dels bliver godkendelse af følgeomkostningerne samtidig med en minimering af selvsamme. Der er aftalt samarbejdsstruktur om afklaring af grænseflader mellem letbanens og Nyt OUH projektets udbudsmaterialer, hvor Odense Letbanens udbud af en totalleverance sendes i udbud 1. kvartal 2015. P.t. pågår analyser og rapporter fra totalrådgiver vedrørende letbanens påvirkning mod omgivelserne for så vidt angår blandt andet den elektromagnetiske påvirkning (EMC) og vagabonderende strøm. Analyseresultatet skal bruges i forbindelse med vurderingen af afværgeforanstaltninger og supplerende bygningsfysiske tiltag for at imødekomme letbanes påvirkninger af vibrationer, EMC, masser i bevægelse m.m. Med de aftaler og analyser, der er gjort, vurderes risikoen vedr. letbanen at være reduceret. Der henvises endvidere til risiko 4 i afsnit 3.3.1 for en uddybning. Figur 2 viser projektets akkumulerede investeringsprofil sammen med det akkumulerede forbrug. Det underliggende datamateriale findes i bilag 4. Figur 2: Byggeriets økonomiske fremdrift, løbende priser. Byggeriets økonomiske fremdrift - hele projektet 8000 7000 6000 Forbrug i mio. kr. 5000 4000 3000 2000 1000 0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Revideret Akk. Investeringsprofil (mio. kr.) Akkumuleret forbrug (mio. kr.) Det bemærkes, at der ikke indgår en oprindelig investeringsprofil idet denne, jævnfør regnskabsinstruksen, først vil indgå efter godkendelse af udbetalingsanmodning. Side 7 af 16
3.2 Projektets økonomi Projektets bevilling på 6,3 mia. kr. (09-PL) forventes overholdt. Nedenstående skema viser status på budget, forbrug og byggefremdrift for den somatiske del af Nyt OUH. Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Årets priser Samlet budget Oprindeligt budget Korrigeret budget Forbrug pr. 30.09.14 Forbrug og udgiftsbehov Disponeret forbrug pr. 30.09.14 Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug Evt. difference: budget og forventet forbrug (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Mio. kr. Delprojektoversigt Bygherreudgifter 422,1 132,6 289,5 422,1 0,0 Projektrådgivning 588,3 171,5 416,8 588,3 0,0 Grundkøb 221,1 49,9 171,2 0,0 221,1 0,0 Byggeudgifter (excl. Logistiske systemer mv.) 3.750,0 3.750,0 3.750,0 0,0 IT, apparatur og inventar (incl. Logistiske systemer mv.) 1.304,8 17,6 1.287,2 1.304,8 0,0 Reserve til regionsrådets disposition 148,8 148,8 148,8 0,0 Reserve til prisregulering 0,0 0,0 Evt. andre relevante reserveposter 560,3 560,3 560,3 0,0 I alt investeringsramme 0,0 6.995,5 371,7 171,2 6.452,7 6.995,5 0,0 Det bemærkes, at der er indarbejdet en opklassificering til bygningsklasse 2020, hvor der ansøges om statslige lånemidler svarende til 2,3% af den samlede ramme, i alt 144,9 mio. kr. 09-PL. Projektets færdiggørelsesgrad fremgår af nedenstående skema 1.1. Skema 1.1: Færdiggørelsesgrad af nuværende fase Delprojekt Nuværende fase Aktuel Planlagt Dispositionsforslag Dispositionsforslag 85-90% 100% Der er, som beskrevet i de foregående afsnit, tale om en afvigelse mellem den aktuelle og planlagte færdiggørelsesgrad. Totalrådgiver er fremkommet med et review af projektet og udpeget oplæg til ændringer med henblik på at viderebearbejde dispositionsforslaget. De ændringer der arbejdes videre med i tilpasningsfasen har stor indflydelse på hoveddisponeringen af hospitalet, men stadet er overordnet så langt som forudsat ved sidste kvartalsrapportering, hvor de konkrete ændringer ikke var kendte. Den aktuelle færdiggørelsesgrad er vurderet af projektledelsen bistået af bygherrerådgivers vurdering. Skema 2 viser projektets økonomi fordelt på år. Udgiftsprofilen er meget afhængig af projektets tidsplan, udbudsstrategi mv. og er derfor fortsat behæftet med stor usikkerhed. Først i 2016 når der forventeligt foreligger et projektforslag og man derved har en opdeling i delprojekter vil udgiftsprofilen kunne angives med en større sikkerhed. Side 8 af 16
Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 I alt PL indeks 100,0 100,0 101,0 102,8 105,4 106,6 107,4 108,8 108,8 108,8 108,8 108,8 108,8 108,8 108,8 Årets priser Mio. kr. Delprojektoversigt Bygherreudgifter 3,8 17,8 28,3 28,3 25,2 14,2 46,3 44,3 50,0 31,2 31,2 31,2 31,2 31,2 7,9 422,1 Projektrådgivning 0,0 0,0 0,0 17,8 57,7 75,9 39,8 54,9 58,7 58,5 56,3 56,3 56,3 56,3 588,3 Grundudgifter 0,0 0,0 0,0 5,7-0,6 0,0 216,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 221,1 Byggeudgifter (excl. Logistiske systemer mv.) 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 51,4 549,5 549,5 549,5 549,5 549,5 549,5 401,8 3.750,0 IT, apparatur og inventar (incl. Logistiske systemer mv.) 0,0 0,0 0,0 0,5 5,0 6,8 33,2 45,6 202,3 202,3 202,3 202,3 202,3 202,3 1.304,8 Reserve til reigionsrådets disposition 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 31,9 18,3 16,4 16,4 16,4 16,4 16,4 16,4 148,8 Reserve til prisregulering 0,0 Evt. andre relevante reserveposter 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 7,7 92,1 92,1 92,1 92,1 92,1 92,1 560,3 I alt investeringsramme 3,8 17,8 28,3 52,4 87,3 96,9 367,1 222,1 969,0 950,0 947,8 947,8 947,8 947,8 409,7 6.995,5 - heraf change requests 0,0 - heraf reserver i alt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 31,9 26,0 108,5 108,5 108,5 108,5 108,5 108,5 0,0 709,2 - heraf IT, udstyr, apparatur (excl. Logistiske systemer mv.) 0,0 0,0 0,0 0,5 5,0 6,8 33,2 45,6 202,3 202,3 202,3 202,3 202,3 202,3 0,0 1.304,8 * 2008-2013 er forbrug. 2014-2022 er budget 0,0 0,0 0,0 I forhold til seneste rapportering afspejler økonomiskemaet den senere ibrugtagelsesdato, mens budgettet for de enkelte faser er uændrede indtil godkendelse af nyt budget i styregruppen. 3.3 Risikovurdering I forhold til senest kvartalsrapportering er der to nye risici i kvartalsrapporten. Risiko vedr. Manglende realisering af de nødvendige nettoarealer inden for anlægsramme er blevet opskrevet og er dermed iblandt de væsentlige risici, som fremgår af kvartalsrapporten. Ligeledes er risiko vedr. Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, samt grundlag herfor indarbejdet i kvartalsrapporteringen. Dette er en konsekvens af den proces, der har forløbet henover sommeren, og som har resulteret i en ny organisering hos totalrådgiver. Samtidig er risiko vedr. manglende tiltrækning og fastholdelse af medarbejdere blevet nedskrevet, nu hvor ny organisering er fastlagt. Risici uddybes nedenfor. For øvrige væsentlige risici er der ikke sket ændringer i vurderingen Figur 3: Projektets hovedrisici Konsekvens Nr. Id. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Dispositionsforslagsfase 1 20 Sammenfald af udbud på de andre superhospitaler / stort udbud - få aktører Uændret Uændret Uændret 2 36 IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH Uændret Uændret Uændret 3 46 Letbane Uændret Uændret Uændret 4 34 Manglende realisering af nettoarealer inden for anlægsrammen Ny Ny Ny 5 41 Manglende forankring af projektet hos brugerne Uændret Uændret Uændret 6 43 Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere Forbedret Uændret Uændret 7 45 Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, samt grundlag herfor Ny Ny Ny 8 35 Gamle og nye software-systemer skal integreres på det nye sygehus Uændret Uændret Uændret 9 23 Indeksregulering: Divergens mellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset Uændret Uændret Uændret 10 32 Kompleks governancestruktur mellem DDH og projektgennemførelse på OUH og RSD Uændret Uændret Uændret Side 9 af 16
3.3.1 Beskrivelse af væsentligste risici Risiko 1: Risiko for sammenfald af udbud med andre kvalitetsfondsprojekter Der er risiko for sammenfald af udbud for de større sygehusprojekter og andre store anlægsprojekter, hvilket kan påvirke markedsforholdene i en negativ retning og derved have en negativ økonomisk konsekvens som vil afspejle sig i kvaliteten. Det fremgår af en markedsanalyse for perioden 2015-2020 udarbejdet af bygherreforeningen (juni 2014), at den nuværende kapacitet af entreprenører ikke vil kunne følge med efterspørgslen. Dette forhold skal nøje vurderes i forbindelse med udarbejdelse af udbudsstrategi (projektforslagsfasen) og udbudsmateriale (hovedprojektfasen), herunder sprog og risikodeling i den forbindelse. For nuværende indhentes erfaringer fra andre kvalitetsfondsprojekter, som input til udbudsstrategi. Risikovurdering er uændret i forhold til sidste rapportering. Risiko 2: IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH På nuværende sygehuse findes der ingen IT-løsninger, der kan understøtte den nye måde at lave logistik på. Såfremt logistikken ikke fungerer optimalt vil det få konsekvens for alle konsekvensparametre, dog primært kvalitet (herunder drift af sygehus). IT understøttelse af logistik er en af arbejdsgrupperne i den nye fællesorganisering af logistik i projektet. Der anvendes en metodik Business Process Management (BPM)/modellering (som pilotprojekt) til dokumentation af behov for IT understøttelse. Rapport er udarbejdet og har affødt en række yderligere spørgsmål fra styregruppen der p.t. søges afklaret. Efter faseskift vil den justerede rapport blive fremlagt i projektledelsesgruppen (PLG). Det skal endvidere afklares hvorledes opgaver og projekter defineret i IT-understøttelse af logistik sporet kan overdrages til normalsystemet mhp. indkøb og implementering. Risikovurdering er uændret i forhold til seneste rapportering. Risiko 3: Letbane Opførelsen af en letbane samtidig med opførelsen af Nyt OUH indebærer flere risici, herunder usikkerhed omkring elektromagnetiske felter (EMC), vibrationer og støj og deraf usikkerhed omkring behovet for kompenserende tiltag herfor. Herudover er der tale om en generel kompleksitet i koordineringen af projektering og opførelse af hospital og letbane samtidigt, idet letbanen skal passere krydsende gangbroer og tunneller, ligesom der vil være grænseflader mht. ejerforhold (finansiering) og den senere drift og vedligehold. Risikoen er aktuel i det Odense Letbane planlægger med, at udbud af en totalleverance sendes i udbud i 1. kvartal 2015. Der er indgået principaftale mellem Odense Kommune, Staten og Region Syddanmark om etablering af et anlægsselskab med ansvar for den videre projektering/anlæggelse. Principaftalen, der alene er politisk bindende, omfatter en beskrivelse af projektets økonomi, en fordeling af finansieringen samt en skitsering af, hvornår de enkelte parter skal høres. Sidstnævnte betyder blandt andet at Region Syddanmark skal godkende udbudsmaterialet. Bindinger og koordineringsbehov mellem Nyt OUH og letbaneprojektet er store, hvilket kan have konsekvens for tidsplanen og derved økonomien, såfremt planlægningen ikke løses tilfredsstillende. Side 10 af 16
Det er aftalt at Nyt OUH giver input til forarbejder og udbudsmateriale for letbane vedr. de forhold der ligger i grænsefladen til Nyt OUH. Endvidere er det aftalt at Nyt OUH kompenseres for følgevirkninger af letbanebyggeri. Vurdering af følgevirkninger og rammevilkår skal være fastlagt forud for udførelse af Nyt OUH. De mange fysiske og projektmæssige grænseflader mellem kommunens letbaneprojekt og Region Syddanmarks planlægning, opførelse og drift af Nyt OUH fordrer en tæt dialog og et intensiveret samarbejde i det videre forløb. Risikovurdering er uændret i forhold til sidste rapportering, men forventes nedjusteret ved næste opdatering af risikoregistret, som resultat af den aftale, der er indgået vedr. kompensation. Risiko nr. 4: Manglende realisering af nettoarealer indenfor anlægsrammen Såfremt de programmerede nettoarealer ikke kan realiseres indenfor anlægsrammen vil det bevirke omprojektering, hvilket vil få tidsmæssig konsekvenser og kan få kvalitetsmæssige konsekvenser for projektet. Endvidere kan det påføre totalrådgiver et økonomisk tab. Risikoen har vist sig aktuel i forbindelse med den seneste forskydning af dispositionsforslagets aflevering. Analyser af arealer og økonomi har resulteret i en betydelig reduktion i arealer, som er realiseret igennem en omdisponering, hvor bygningernes fodaftryk reduceres. For yderligere kvalificering af arealer og økonomi forud for aflevering af dispositionsforslaget, foretages to målinger på areal og økonomi i uge 41 (bruttoramme) og 47 (nettoareal). I projektforslaget foretages yderligere kalkulation på bygningsdelsniveau. Bygherre indgår i den løbende dialog om prioritering af nettoarealer. Risiko 5: Manglende forankring af projektet hos brugerne Brugerprocessen kan være vanskelig pga. mange modsatrettede interesser og hensyn til de mange fagspecialister, der deltager i brugerprocessen i kortere eller længere perioder. Endvidere indebærer projektet en omorganisering af den kliniske drift, hvorfor der skal tænkes nyt i mange henseender. Såfremt der ikke sker en tilstrækkelig forankring af projektet hos brugerne, kan det forhale beslutningsprocessen, det kan medføre krav om ændringer (omprojektering) eller mangel på accept, som fører til utilstrækkelig udnyttelse af de nye rammer, som projektet skaber. Der er foretaget evaluering af brugerprocessen og ekstra brugerprocesser er gennemført på de områder, der ikke har været tilstrækkeligt belyst. En ny plan for brugerprocessen er under udarbejdelse og skal være klar pr. 1.12.2014. Uændret i forhold til seneste rapportering. Risiko 6: Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere Denne risiko repræsenterer en generel usikkerhed for alle byggeprojekter. Hvis Nyt OUH ikke er i stand til at tiltrække de bedste kompetencer indenfor sygehusbyggeri og/eller nøglemedarbejdere søger væk fra projektet, vil der være risiko for tab af viden/information, der enten går tabt eller skal opbygges igen. Dette kan få konsekvens for både tid, økonomi og kvalitet. Risikoen er særlig stor, da nærværende projekt er udfordret af de geografiske afstande der medfører rejsetid, et meget langt projektforløb, og en stor organisation. Endvidere er risiko for tab af information imellem tidligere og nye medarbejdere aktuel med de seneste organisationsændringer. I nuværende kvartalsrapportering er risikoen dog nedskrevet som følge af, at totalrådgivers nye organisering er ved at være på plads. Derudover har totalrådgiver iværksat en række tiltag for at forbedre kommunikationen imellem ledelse og medarbejdere, og der er fokus på, at få skabt en god overdragelse, samt planlægning og tidsstyring, hvilket kan forbedre sammenhængskraften i projektet. Side 11 af 16
Risiko 7: Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, samt grundlag herfor Risikoen omhandler den proces der skal føre frem til rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, som er en forudsætning for den samlede tidsplan. Risikoen kan desuden have konsekvens for økonomi, såfremt der foretages sene ændringer i projektet. Risikoen repræsenterer således en generel usikkerhed for alle byggeprojekter, men den er aktuel fordi, der med den seneste forskydning af afleveringstermin for dispositionsforslag, vil være et stort tidspres i de kommende faser. Ligeledes fordrer den nye organisering en ny mødestruktur og kommunikationsproces imellem bygherre og TR. Det bemærkes dog, at mødestruktur og kommunikationsproces er under etablering og der er stort fokus på yderligere at effektivisere procedurer. Endvidere udarbejder TR i forbindelse med aflevering af dispositionsforslaget en procesplan for projektforslagsfasen, der kan sikre en styringsmæssig struktur for rettidige bygherrebeslutninger. Risiko 8: Softwareintegration af gamle og nye systemer Gamle og nye software-systemer skal integreres på det nye sygehus og der er systemer der skal udfases. Såfremt dette ikke lykkes kan det få konsekvens for alle konsekvensparametre. En strategiarbejdsgruppe har derfor været nedsat, som har udarbejdet en række anbefalinger og forslag til handling. Den videre proces ejes af OUH's og Projektorganisationen for Nyt OUHs ledelse. Uændret i forhold til seneste rapportering. Risiko 9: Indeksregulering: divergens imellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset Der er risiko for, at det regionale anlægs pris- og lønindeks (der regulerer finansieringsrammen) og byggeomkostningsindekset (der regulerer rådgiver- og entreprenørydelser), ikke følger den samme udvikling, hvilket vil få økonomisk konsekvens for projektet. Dermed kan der opstå behov for besparelser, der kan få betydning for kvalitet og tid (til omprojektering). Udviklingen følges tæt med henblik på eventuel behandling i projektledelsesgruppen. Seneste opdatering af byggeomkostningsindekset viser en lavere stigning end forventet, om end begrænset. Er udviklingen i pris- og lønindekset uændret indsnævres afvigelsen og derved risikoen. Da der er tale om en mindre korrektion der i de kommende kvartaler skal vise sin robusthed er risikoen uændret i forhold til sidste rapportering. Det bemærkes dog, at andre kvalitetsfondsprojekter er begyndt at afsætte midler til håndtering af risikoen. Risiko 10: Kompleks governancestruktur mellem Det Digitale Hospital, OUH og RSD. Der er grænseflader mellem koncept for det digitale hospital (DDH) og de mange parallelle projekter der foregår i regi af OUH og Region Syddanmark. Governancestrukturen er derved også naturligt kompleks og det er nødvendigt at udrede afhængigheder og udarbejde leveranceplaner for, at skabe de bedste forudsætninger for en koordineret indsats. Såfremt udviklingsinitiativer ikke koordineres kan det få indflydelse på alle konsekvensparametre. Notat vedr. rollefordeling, ansvar og procedure er udarbejdet og emnet skal behandles i styregruppen. Uændret i forhold til seneste rapportering. 3.3.2 Andet igangværende risikoarbejde I 3. kvartal har der været afholdt 1 møde i risikogruppen. Der pågår desuden en opdatering af risikohåndbogen, som forventes at være klar med udgangen af 2014. 3.3.3 Projektets styringsmanual Projektets styringsmanual er senest godkendt i regionsrådet 21. januar 2014. Side 12 af 16
3.4. Kvalitet og indhold Byggeprojektet gennemføres på en måde, så de gevinster og funktionskrav, der stilles i forbindelse med tilsagnet om støtte fra kvalitetsfonden realiseres. 3.5. Afvigelser i forhold til bilag 5, Generelle principper Jævnfør bilag 3 afviger den benyttede arbejdsrisikomatrice fra den benyttede rapporteringsrisikomatrice mht. kategoriangivelsen jævnfør de generelle principper. Der kan således være risici der i rapporten har en anden farvemarkering end hvad de fremgår med i den interne model. Side 13 af 16
4. Bilag: Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift Den overordnede tidsplan fremgår af nedenstående figur. Efter aftalen indgået med Medic OUH på mødet 18. august fremsendes dispositionsforslaget til bygherrens granskning 1. februar med efterfølgende politisk behandling i marts og april. Jævnfør kontrakten med totalrådgiver er der i forbindelse med politisk godkendelse af dispositionsforslag ikke tale om et projekteringsstop, hvorfor projektforslagsfasen er markeret til at gå i gang umiddelbart efter en bygherregodkendelse. I modsætning hertil, er der efter projektforslagsfasen implicit markeret et projekteringsstop indtil der er sket politisk godkendelse idet udførelsesfasen først er sat til at begynde i kvartalet efter afslutningen af projektforslaget. 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 J F MA MJ J A S O N D J F MA MJ J A S O N D Status Dispositionsforslag Projektforslag Udførelsesfase* * Udførelsesfase er inkl. for- og hovedprojekt samt udbudsfaserne. Senest godkendte tidsplan Forsinkelse har betydet en forskydning af start på fasen (tidligere blå) Forsinkelse har betydet en forskydning af afslutningen på fasen (ikke tidligere en del af tidsplanen) Bilag 2: Kvartalsvis forbrug af de deponerede midler Der vil først foreligge et kvartalsvist forbrug af de deponerede midler efter godkendelse af udbetalingsanmodningen. Side 14 af 16
Bilag 3: Risikobilag med score og vurderingsark Konsekvens Nr. Id. Risikoemne Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet Dispositionsforslagsfase 1 20 Sammenfald af udbud på de andre superhospitaler / stort udbud - få aktører 3 3 0 0 2 36 IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH 2 2 2 4 3 46 Letbane 2 4 2 0 4 34 Manglende realisering af nettoarealer inden for anlægsrammen 2 1 2 4 5 41 Manglende forankring af projektet hos brugerne 4 2 2 2 6 43 Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere 4 1 2 1 7 45 Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, samt grundlag herfor 2 2 3 0 8 35 Gamle og nye software-systemer skal integreres på det nye sygehus 2 3 2 3 9 23 Indeksregulering: Divergens mellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset 4 1 0 0 10 32 Kompleks governancestruktur mellem DDH og projektgennemførelse på OUH og RSD 2 2 2 2 Figur 3.1.1 Arbejdsmatrice Sandsynlighed Risikotal: Sandsynlighed x konsekvens Konsekvens Meget lav Lav Middel Høj Meget høj Usandsynlig Mindre sandsynligt Middel Sandsynligt Meget sandsynligt Figur 3.1.2 Rapporteringsmatrice Sandsynlighed 5 0 0 1 2 3 4 1 2 3 4 5 0 0 0 0 0 0 3 6 9 12 15 25 8 1 0 1 2 3 4 5 10 15 20 25 2 0 2 4 6 8 7 14 21 28 35 3 0 3 6 9 12 9 18 27 36 45 4 0 4 8 12 16 Konsekvens Side 15 af 16
Bilag 4: Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet År Støttekurve Oprindelig Akk. Investering sprofil (mio. kr.) Pct. af total Revideret Akk. Investering Pct. af total Forbrug sprofil (mio. kr.) Akkumuler et forbrug (mio. kr.) Pct. Af total 2008 1 0,0% 0,0% 1 0,0% 0,0% 2 0,0% 0,3 0 0,0% 4 0,1% 4 4 0,1% 2009 8 0,1% 2 5 0,1% 10 0,1% 2 7 0,1% 13 0,2% 6 13 0,2% 22 0,3% 9 21 0,3% 2010 29 0,4% 3 24 0,3% 31 0,4% 9 34 0,5% 36 0,5% 5 39 0,6% 50 0,7% 11 49 0,7% 2011 63 0,9% 11 60 0,9% 67 1,0% 7 67 1,0% 76 1,1% 6 73 1,0% 102 1,5% 30 102 1,5% 2012 124 1,8% 15 117 1,7% 131 1,9% 37 154 2,2% 146 2,1% 12 165 2,4% 190 2,7% 24 190 2,7% 2013 214 3,1% 17 207 3,0% 222 3,2% 28 235 3,4% 238 3,4% 26 261 3,7% 287 4,1% 26 287 4,1% 2014 378 5,4% 11 297 4,3% 409 5,8% 12 310 4,4% 470 6,7% 62 372 5,3% 654 9,3% 2015 709 10,1% 728 10,4% 765 10,9% 876 12,5% 2016 1135 16,2% 1221 17,5% 1394 19,9% 1912 27,3% 2017 2166 31,0% 2251 32,2% 2420 34,6% 2929 41,9% 2018 3182 45,5% 3267 46,7% 3436 49,1% 3943 56,4% 2019 4197 60,0% 4282 61,2% 4451 63,6% 4958 70,9% 2020 5212 74,5% 5296 75,7% 5465 78,1% 5973 85,4% 2021 6227 89,0% 6311 90,2% 6480 92,6% 6988 99,9% 2022 6990 99,9% 6990 99,9% 6992 99,9% 6996 100,0% Side 16 af 16