Bestyrelsesmøde Ikast KFUM Volley Tirsdag den 3. juli kl. 19.00 i forbindelse med Talent-camp på Nordre Indkaldte: Tove Mogensen, Anja Kjærsgaard, Lisa Gramkow Østergaard, Erik Kreuzfeldt, Poul Kastbjerg, Jørgen Donslund (afbud). (lokaler følger rækkefølgen ovenfor) Referat: Punkt: 1. Godkendelse af dagsorden og referat (fast punkt) 2. Opfølgning på sidste referat (fast punkt) Uddybning Godkendt. Opfølgning på ISI-møde v. Erik og Lisa: Det var en fin aften. Forældrene følte sig informerede. Vi fik mailadresser på forældrene. Både vi og Mats havde lavet et fint brev. IBK i bevægelse: Ansøgning er sendt til Folkeoplysningsudvalget vedr. åben træning på mandagsmotion i uge 35. Der er ikke ansøgt penge. Nyt om Sund mad i hallerne v. Tove Det er besluttet i kantineudvalget, at man ikke vil sætte mere i værk, end der allerede er i dag. 3. Trænere næste sæson Nyt fra trænermødet: Der mangler en voksen/træner på Nordre. OK med voksentrænere på Østre og Vestre. Kan være problemer med at skaffe nok hjælpetrænere. Der arbejdes på at skaffe ungdomstrænere nok, som kan supplere de voksne Peder og Mats. Tenna vil gerne tage HU16. D1 træner bånd, Anja coacher til kamp. Det overvejes, om der kan indkøbes en boldmaskine evt. i samarbejde med ISI. Der oprettes ikke H1-hold, da holdet kom i sjællandskredsen, og det således ikke var muligt at spille kampe på hverdagsaftener. I stedet må vi prøve at få flere stævner tilbudt holdet. Nyt om Silkeborgtræner v. Anja: Kim Møgelvang. Anja videregiver navn til Mats. Bestyrelsen overlader arbejdet med at finde trænere til Jørgen, Poul, Peder og Mats. Nyt om mandagsmotion v. Tove: Tove snakker med Jørgen om mandags- og onsdagsmotionsholdene. Nyt vedr. ISI-træner: ISI ansætter en træner på timelønsbasis. Nyt vedr. gymnastiksalen v. Tove: Det droppes indtil nye informationer dukker op. 4. Evt. indstilling af Årets Tenna Donslund: Deltager på landshold + nordiske 1
talent / årets idrætspræstation 5. Planlægning af sæsonstart 6. Ikast Cup 14-16. september 7. EM HU21 i Randers den 25. august mesterskaber. Lisa spørger Mats om han har noget at tilføje. Frist 6. august. Annoncering: Intersport sponserer annonce. Erik snakker med Jørgen Donslund. Annoncen skal være ligesom sidste år. Kommer i Ikast Avis onsdag den 8. og 15. august. Lisa sender mails til spillere og trænere. Ungdom og senior starter 15. august. Kids starter ugen efter Poul tjekker dog med kidstrænerne og giver besked til bestyrelsen. Uge 34. Kalender fra Jørgen: Generalforsamling tirsdag den 26. februar 2013. Farverne kan fint ændres, så der er forskel på senior, ungdom og kids, men OK at beholde kalenderen, hvor det hele er samlet. Der arbejdes på et trænermøde 13. august kl. 17.00 m. pizza. Poul tager kontakt til trænere og ungdomsudvalget. Lisa kopierer tilmeldingssedlen til trænermødet, så trænerne har noget at dele rundt. Planlægning: Rekruttering af tjanser: Poul og Charlotte Tilmelding, økonomi: Anja Mad-damer: Charlotte og (Gerda?) Stævneansvarlig: Jørgen spørges. Indkvarteringsansvarlig: Poul spørger Ole. Nattevagt huskes: Poul Overnatning på skole bookes: Jørgen Præmier: Karen. Tove giver besked. T-shirts: Anja og Erik. Holdbilleder el. lign.: Vi laver ikke billeder. Annoncering: Erik får fat Esbjerg. Priser: Er besluttet. ISI-sponsering: Betale for at stå på t-shirts. Diskotek: Aflyst. Plakat/infostander: Mad, buskørsel osv. Sendes af stævnelederen. Erik sørger for at samle information. Svineri/oprydning giv besked til trænerne. Ole giver besked ved indkvartering. Erik skriver god (socialiseringsbesked) på infotavlen. Huskeliste til Pedel vedr. hvad vi skal låne: Tove sender til Charlotte. Erik ringer til Torben vedr. sponsoraftale med ISI herunder evt. sponsering af træningsophold for klub. Cirka 15 hold er tilmeldt, også nye. Det har virket godt med billigere tilmelding. Erik laver seddel, som spillerne får til første træning. Anja booker bus (50 pers.) Tilmelding til: Lisa 2
8. TC-camp Folder (til fremtidig brug): Erik har i samarbejde med Mats lavet en folder. Mats har ikke nået at trykke den. Ungdomsudvalget får den til spillerne samt nye spillere. PDF-fil lægges hjemmesiden. Vi har flere spillere med end nogensinde før. 9. Opfølgning på beslutninger på generalforsamlingen den 28-02-12 10. Nyt fra ungdomsudvalget/- hvervegruppen (fast punkt) 11. Økonomi (fast punkt) Det går godt. Drøftes igen på næste møde. Se bilag 1. Poul forsøger fortsat at lave en forældreaften i samarbejde med trænerne. 12. Sponsorarbejde (fast punkt) 13. Eventuelt og næste møde (fast punkt) Der arrangeres (nok) ikke cykelløb i 2013. Der er ikke udkommet referat fra DVBF s repræsentantskabsmøde 3. juni. Punkterne på dagsordenen er dog ikke afgørende måske bortset fra en lille kontingentstigning pga. dårlig økonomi. Læs evt. mere her: http://www.volleyball.dk/sw3376.asp Kommunens julefrokost: Vi vil gerne hjælpe til. Evt. med sjov hat. Der skal være bedstevolley den 13. september kl. 9-14.00 på Hyldgård. Tove træner i samarbejde med DVBF. Erik undersøger muligheder i Isenvads multihal. Tove snakker med Hyldgård ang. kidsbolde. Anja køber pointtavler. Augustmøde: Tirsdag den 14. august kl. 19.00 hos Tove (Anja medbringer snolder) Septembermøde aftales til næste gang. Vedr. indstilling af ildsjæl: Lisa skriver udkast, som rundsendes til bestyrelsen til kommentering. 3
Bilag 1: Opfølgning på generalforsamling 2012 - uddrag fra referat: Handlingsprogrammet har form af værdier. Disse er opdelt i sportslige, sociale og kommunikative værdier. Deltagerne bød ind med konkrete forslag til de sociale og kommunikative værdier (de sportslige varetages primært af trænerne i fællesskab med holdene): Sociale: Kanotur m. overnatning. Overnatning på skolen m. socialt arrangement. Sociale arrangementer på tværs af holdene. Sammenhold før/efter træning. Turnering på tværs af holdene en aften eller en weekend. Åbent i kantinen for ungdomsspillere efter fredagstræning. Forældrevolley. Bedstevolley Frederik vil gerne være træner. Kommunikative: Hvis vi bruger Facebook (FB), så vil de unge mennesker se beskederne. Det kan ikke stå alene, da man skal være 13 år for at bruge FB. Hvert hold kunne have sin egen FB-side. På hjemmesiden burde der reklameres mere med Talent Camp. Kampe (division) og stævner skal kunne ses på forsiden. Kan hjemmesiden forenkles, den er svær at finde rundt på. Særligt kontingent, tilmelding og licens er problematisk. Kan kassereren hjælpe med at modtage tilmeldinger ude i hallen? Flere billeder ude til kampene (af drengene). Det trækker folk til hjemmeside og FB. ------------------------------- Huskeliste til kommende punkter: Brug af arv Opfølgning på generalforsamling (løbende): Punkter foreslået i plenum. Cykelløb i april 2012 udsat på ubestemt tid ÅRSHJUL: Januarmøde: Planlægning af evt. DM i marts. Overvejes: Indstilling til årets træner el. lign? Februarmøde: Planlægning af generalforsamling. Regnskab og budget. - Aktivitetstilskud: Ansøgningsfrist: 31. marts (incl. årsregnskab, medlemstal opgjort 1. november året forud, børneattest (indsendes 1 gang årligt uanset antal tilskud). - Lokaletilskud: Frist 31. marts. (børneattest) - Tildeling af lokaler: Frist 15/3. Tilmeldingsmail vedr TC-camp i påsken. Planlægning af hjælpere til samme. Martsmøde: Konstituering af bestyrelsen: Formand, næstformand, kasserer og sekretær samt opgavefordeling i øvrigt. Trænere den kommende sæson 4
Aprilmøde: Planlægning af TC-summercamp sidste uge i juni. Planlægning af trænermøde i juni. Majmøde: Trænere den kommende sæson. Planlægning af overnatningsweekend for kids. Indstilling af ildsjæl til kommunen eller idrætspræstation (august-arrangement) Tilmeldingsmail vedr. TC-summercamp primo juli. Annonce i avisen vedr. sæsonstart før sommerferien af hensyn til forældrenes planlægning. Junimøde: Planlægning af Ikast Volley Cup i september: Rekruttering af tjanser, mad-damer, stævneansvarlig, præmier, t-shirts, holdbilleder el. lign.?, annoncering, priser, ISIsponsering, diskotek?, plakat/infostander, trøjer via Rahbek, svineri/oprydning giv besked til trænerne. Augustmøde: Årsplan. Ungdomsstævner, mixstævner, seniorkampe, kidsstævner, fordeling af pipvolley. Ikast volley cup. Børneattester for den kommende sæson Septembermøde: Kommunens julefrokost, tilmeldingsstatus fordeling af hold. Oktobermøde: Lederuddannelse: ansøgningsfrist 1. november. Decembermøde: Planlægning af generalforsamling ca. februar Faste punkter: Godkendelse af dagsorden og referat Opfølgning på sidste referat Økonomi Sponsorarbejde Nyt fra ungdomsudvalget/hvervegruppen Eventuelt og næste møde 5