Råd og vejledning i rapportskrivning

Råd og vejledning i rapportskrivning Det skal allerede nu understreges, at der her ikke er tale om egentlige krav til rapporten. Dette er en systematisk gennemgang af, hvordan vi mener man kan opbygge sin rapport - og dermed ikke deciderede formkrav! Du kan gå minutiøst frem efter denne vejledning, du kan bruge dele af den, eller du kan smide den væk. Den er ment som inspiration og vejledning og kan forhåbentlig give svar på nogle af de ting du er usikker på i forbindelse med at skulle skrive en rapport. Der afleveres min. 15 og max 20 sider Titel Indholdsoversigt Rapporten påbegyndes med titelbladet (forsiden), jvf. eksempel i bilag 1. Der er nogle helt formelle krav til indholdet af titelbladet, som skal være overholdt, jvf. bilag 2. Herefter kommer indholdsoversigten (eller indholdsfortegnelsen), der er en oversigt over de medtagne afsnit i rapporten. Afsnittene gengives i indholdsoversigten med afsnitsnummer og afsnitstitel samt henvisning til den side, hvor de respektive afsnit begynder. Eksempel er gengivet nedenfor: Indholdsoversigt 1. Indledning... 1 2. Udvikling i butikkens drift... 2 2.1. Dametøj... 4 2.3. Børnetøj... 6 3. Årsager til udvikling... 7 3.1. Årsager i omgivelserne... 7 3.1.1. Forbrugernes rådighedsbeløb... 7 3.1.2. Konkurrence... 8 3.2. Årsager internt... 9 3.2.1. Markedsføring... 9 3.2.2. Vareplacering og -eksponering... 10 3.2.3. Personligt salg... 11 3.2.4. Dekoration... 11 4. Handlingsplan... 12 4.1. Kort sigt... 12 4.2. Langt sigt... 14 5. Konklusion... 15 6. Selvevaluering... 16 Kildefortegnelse Bilag 1: Problemformulering. Bilag 2: Butikken regnskab 2007-2011 Bilag 3: Butikkens indretning Indledningen Første afsnit, der betegnes indledning, benyttes til at gengive selve problemformuleringen og begrundelse for problemformuleringen. En del af indledningen kan også bruges til at definere centrale begreber for rapporten. Indledningen skal binde de efterfølgende afsnit sammen, idet disse afsnit skal virke relevante i relation til den problemstilling man opridser i indledningen. Din problemformulering er dit styringsværktøj for arbejdet med projektet. Ligeledes kan indledningen siges at være et styringsværktøj for de efterfølgende afsnit i rapporten. 1

Øvrige afsnit Konklusion Selvevaluering/ reflektion Nummerering Kildefortegnelse Nummerering af kilder I de efterfølgende afsnit behandles problemformuleringen gennem indsamlet materiale. Normalt vil basismaterialet være placeret i de første afsnit. Basismateriale kan f.eks. være beskrivelse af butik, profil og målgruppe, regnskaber for butik, afdeling eller mærke/leverandør, sortimentsbeskrivelse med mere. De øvrige afsnit bruges til at redegøre for udviklingen i dette materiale samt søger at finde mulige forklaringer og årsager til denne udvikling. Der kan være tale om både hoved- og underafsnit (de er i så fald underafsnit til hovedafsnittet - se eksempel på indholdsfortegnelse). Afsnittene skal følge hinanden i logisk rækkefølge og med en fornuftig vægtning set i relation til problemstillingen. Sidste afsnit benævnes konklusion. Dette afsnit benyttes til at ridse de vigtigste konklusioner op. Ved at læse indledningen og konklusionen skulle læseren gerne få essensen af rapporten. Der må ikke tages nye ting op til behandling i afslutningen, og du bør undlade at komme med fremtidsfraser, der kan siges at være subjektive spådomme såfremt de ikke er begrundet ved hjælp af materialet i rapporten. Afslut konklusionen med at bringe din holdning til, hvad butikken kan bruge dit projekt og din rapport til. Efter konklusion skal du evaluerer hele processen med at skrive din fagprøve på det personlige plan. Der kunne være områder som du opdagede var meget besværlige at arbejde med eller som du havde ikke havde tænkt på da du beskrev din problemformulering. Desuden vil det her være oplagt at du kunne fortælle hvad du personligt har fået ud at dit arbejde/projekt. I rapporten nummereres afsnittene, så de svarer til numrene i indholdsfortegnelsen. Afsnitsoverskrifterne, der skal være korte og præcise angivelser af indholdet i afsnittene, bør fremhæves. Dette kan ske ved: 1. Fed skrift 2. Understreget skrift 3. Anden skrifttype (f.eks. Arial 16 pkt.) Kildefortegnelsen placeres efter konklusionen eller efter selvevalueringen hvis du har lavet sådan en (der er også nogen som mener, at kildefortegnelsen placeres efter bilagene...). Kildefortegnelsen skal give en systematisk oversigt over de benyttede kilder. Det vil sige, at de bøger, personer, artikler med mere man har anvendt (enten citeret eller brugt som opslagsværker) for at skrive rapporten, skal anføres. På denne måde kan oplysninger kontrolleres og du har dokumentation for det det er skrevet i rapporten. Hver kilde nummereres og anføres efter følgende regler: 1. Bøger: Forfatternavn, titel, forlag, år 2. Tidsskriftsartikler: Forfatternavn, titel, tidsskriftsnavn, tidsskriftsnummer og årgang. 3. Avisartikler: Forfatternavn, titel, navn på avis, dato og side, evt. sektion. 4. Statistikker: Navn på udgiver, titel på statistikken, nr. og årgang. 5. Internettet: WWW-adresse eller IP-adresse samt dato for opslag. 6. Mundtlige kilder: Navn og titel på person, ansættelsessted samt telefonnummer. 2

At kildefortegnelsen er systematisk betyder, at kilderne anføres i den ovenfor nævnte rækkefølge. Er der flere forfattere til en bog, skrives navnet på den første efterfulgt af med flere. Benytter man en række årgange eller numre af samme statistik, er det ikke nødvendigt at angive udgiver og titel til hvert nummer eller hver årgang. Bilag Nummerering af bilag Bilag er underbyggende materiale, som det kan være nødvendigt for læseren at konsultere undervejs. Eksempelvis regnskaber, butikkens indretning, fotos af udstillinger, relevante udregninger, spørgeskemaer med mere. Du kan dog ikke regne med at læseren vil sidde og bladre frem og tilbage mellem bilag og rapport, så sørg for at det materiale der er nødvendigt for forståelsen af opgaven er i rapporten og ikke i bilag. Bilagene anbringes umiddelbart efter kildefortegnelsen og nummereres i den rækkefølge der henvises til dem i rapporten. Til hvert bilag hører en titel, der anføres på bilaget og i indholdsfortegnelsen. Er det nødvendigt for læseren at konsultere et bilag, kan det med fordel fremstilles som en foldet A3-side, der så kan foldes ud ved siden af mens man læser selve rapporten. Dermed undgår læseren at skulle sidde og bladre frem og tilbage. Rapportens indhold... Lay out Formatet i rapportens tekst er givet i Formkrav til rapport : Enkelt linieafstand. Venstre- og højremargen på 4,0 cm Top- og bundmargen på 2,0 cm. Skrift: Times New Roman str. 12 (eller tilsvarende). Yderligere krav ses i bilag 2 til dette skrift, samt i vejledning til fagprøven. Indenfor disse rammer er der frit slag, f.eks. med hensyn til overskrifter, figurer og lignende. Pas på med at gøre rapporten for poppet med anvendelse af overskrifter eller ord i farver, vandmærker på hver side, sidehoved eller sidefod der blot gentager rapportens titel eller forfatter med mere. Det efterlader indtrykket af, at et fancy udseende og avanceret teknik skal kompensere for manglende indhold? Overskuelighed Sørg for at der er en linies luft mellem tekst og tabeller, grafer og figurer. Brug også luft mellem afsnittene i rapporten. Ved anvendelse af illustrationer sørger du for at rapporten ikke bliver for tung at læse. Men: Illustrationerne skal være relevante og underbygge teksten... ikke poppede edb-tegneserier, der er med for sjov! Brug gerne en line til luft inde i afsnittene også. Citater Indrykning i starten af et afsnit er fra skrivemaskinens tid så lad være med at gøre dette. Anvendes der citater skal det klart fremgå af teksten. Dette gøres ved at sætte citatet i situationstegn ( dette er situationstegn ) eventuelt samtidig kursivere citatet. 3

Korrekt dansk Sammenhæftning Pas på med stave- og formuleringsfejl! Det giver et dårligt helhedsindtryk. Få en kollega, ven eller familie til at læse den kritisk igennem og stille spørgsmål ved de ord og sætninger der ikke forstås! Der er mange muligheder for at samle rapportens sider. Rapporten kan hæftes sammen med clips eller afleveres i prospektmappe. Der er også andre sammenhæftningsmuligheder og muligheder for spiralryg eller en limet ryg med plastomslag. Vær sikker på, at rapporten er let at bladre i og let at læse - også det som står skrevet helt ude til venstre på siden! Du må ikke stikke hver enkelt side i plastiklomme - det gør det svært at notere i rapporten, når den læses igennem. Praktiske emner undervejs Henvisning Tabel Man kan lave en henvisning på to måder: 1. Ved en stjerne* og efterfølgende fodnote nederst på siden, (brug mindre skrifttype), der angiver hvilken kilde eller hvilket bilag der henvises til. Dette kan tekstbehandlingsprogrammet selv håndtere Sørg for at fodnoten er adskilt fra den øvrige tekst. 2. Ved parentes i teksten (i stedet for stjerne) Indholdet af parentesen svarer til det beskrevne indhold af fodnoten ovenfor. En tabel er en skematisk oversigt over en talrække. Tabeller nummereres i rækkefølge (tabel 1, tabel 2 med videre) og hver enkelt tabel gives en titel. Under tabellen angives kilden til talmaterialet. Tabel 1: Omsætning og antal kunder i børneafdelingen 2. halvår 2011. Jul. Aug. Sep. Okt. Nov. Dec. Antal kunder 748 845 884 865 1240 1711 Omsætning i t-kr 90 120 156 136 337 534 Omsætning pr kunde 120 142 176 157 272 312 Kilde: Tilvirket fra kassestatistik: Juli til september 2011. Figur En figur er en hvilken som helst illustration, der er med i rapporten. Det kan være et foto, en skitse, en annonce eller en graf (se om grafer nedenfor). Figurer nummereres i rækkefølge (fig.1, fig.2) og gives en titel. Hvis der er en kilde til figuren, angives den nedenfor. 4

Fig. 1: Annonceskitse fra reklamebureauet. Annoncen indrykkes i Stiftstidende 14/5 2012, på side 5. Kilde: Reklamebureauet Snøbel og Kromann. Graf En graf er en grafisk præsentation af nogle tal. Den er ofte brugt til at illustrere en udvikling over tid (f.eks. omsætning 2007-2011). Grafen må kaldes en figur i rapporten, forstået på den måde, at den indgår i figurnummereringen (figur 3. eller fig.3.). Grafen skal ligeledes have en titel og kilden angives under grafen. Fig. 2: Omsætningsudvikling 2006-2011 Egen tilvirkning efter regnskab bilag 2. Kilde: 5

Anmærkning Til enhver figur eller tabel kan der udover kilden være angivet en eller flere anmærkninger. Anmærkninger knytter sig til figuren eller tabellen og uddyber et eller flere tal. Eksempel på flere anmærkninger i samme tabel er vist i tabellen nedenfor. Tabel 2: De væsentligste omkostninger 2008-2012 2008 2009 2010 2011 2012 1 Vareforbrug 650 700 750 730 720 Løn 400 420 440 400 2 440 Reklame 200 3 220 240 280 320 Renter 120 100 80 120 80 Kilde: Egen tilvirkning efter regnskab i bilag 2. Anm 1 : jan. maj 2012 er skønnede tal fra budget. Anm 2 : Løn 2011 er ekskl. pension. Anm 3 : Reklame 2008 er inkl. visse kontorholdsomkostninger. Illustrationer Andre former for illustrationer kan også komme på tale. Anvendelse af forskellige regnearksprogrammer giver mange muligheder for at visualisere datamateriale. Pas på, at illustrationerne ikke kommer i fokus. De skal underbygge rapporten og ikke overskygge den. Pas igen på, at figurerne ikke bliver for poppede eller for uoverskuelige - de skal hjælpe læseren og give indtryk af seriøsitet - ikke indføre tivoli-lignende tilstande! 6

Lagkagediagrammer Kan være en måde at illustrere f.eks. fordelingen af omkostninger. Fig. 3: Omkostningernes fordeling 2011. Reklame 21% Renter 5% Vareforbrug 46% Løn 28% Kilde: Egen tilvirkning efter regnskab i bilag 2. Søjlediagrammer Kan i princippet vise det samme, men over flere år. Fig. 4: Omkostningernes fordeling 2007-2011. Kilde: Egen tilvirkning efter regnskab i bilag 2. Som tidligere nævnt: En tabel er en serie af tal, der er sorteret for at give et bestemt billede. Alle øvrige fremstillinger vil være figurer (illustrationer, diagrammer, grafer med mere). Jeg håber dette har kunnet være et bidrag. Held og lykke med rapporten. 7

Bilag 1: Eksempel på forside Dit navn Din butik Hold UPT XX Vejleder: Hanne Svop Dato XX RAPPORTENS TITEL Aarhus Business College 20XX 8

Bilag 2: Formelle krav til selve rapporten Bilaget er taget fra Vejledning til fagprøven Forside Indholdsfortegnelse Indledning Indhold Konklusion/selvevaluering Kildefortegnelse På forsiden skal alle rapportens grundoplysninger være. Det vil sige rapportens titel, dit navn, butik, emne, klassebetegnelse, vejleder samt dato for aflevering. De enkelte hovedemner eller overskrifter i rapporten angives i nummereret rækkefølge med sidehenvisning. Indledningen indeholder oplysninger om rapportens formål og opbygning. Indledningen er rapportens side 1. Rapporten indskrives i et tekstbehandlingsprogram. Enkelt linieafstand. Venstre- og højremargen på højest 4 cm, top- og bundmargen på højest 2 cm. Skrift: Times New Roman punktstørrelse 12 (eller tilsvarende). Rapporten skal fylde mindst 15 og højst 20 sider. I konklusionen tages stilling til resultatet af projektarbejdet. Det vil sige - hvad fandt du ud af? Det er vigtigt, at konklusionen også peger fremad - hvad kan butikken bruge dit projekt til i fremtiden - hvad har I lært? Rapporten afsluttes med en personlig selvevaluering hvor du fortæller lidt om hvad du har lært af denne proces. Konklusionen og den efterfølgende selvevaluering er rapportens sidste side(r). Efter konklusionen/selvevalueringen indsættes kildefortegnelse og bilag. Det skal klart fremgå, hvilke kilder der benyttes i forbindelse med udarbejdelse af rapporten. Både bøger, tidsskrifter, personer, aviser, Internet eller andet. Bilag Uddybende eller dokumenterende materiale placeres som bilag. I selve rapporten henvises så til de aktuelle bilag. Er du i tvivl om, hvad der skal med i selve rapporten og hvad som er bilag, så kontakt din vejleder. Den problemformulering, der er godkendt af skolen er normalt bilag I. Skolen forbeholder sig ret til at afvise rapporter med mangelfuld kildeangivelse. Eksempelvis brug af citater eller afskrift uden kilde. Skolen forbeholder sig ligeledes ret til at afvise rapporter der ikke lever op til formkravene. 9