Informationspjece - til forældre
Indledning I denne pjece finder du information om Aflastningsordningen og din rolle som arbejdsgiver. Derudover finder du et alfabetisk opslagsværk, som indeholder svar på de væsentligste og mest almindelige spørgsmål i forbindelse med ordningen. Har du spørgsmål, er du altid velkommen til at kontakte os. Viborg Kommune B & U - Sekretariatet Aflastningsordningen Prinsens Alle 5,3 8800 Viborg Mathilde Guldberg tlf. 8787 7617 / mgu@viborg.dk Helle Boi Pedersen tlf. 8787 7663 / hbp@viborg.dk 3
Aflastningsordningen Aflastningsordningen er et tilbud om tildeling af aflastningspersoner til familier med børn med handicap. Aflastningen foregår i familiens eget hjem. Som hovedregel finder du selv en aflastningsperson. Såfremt dette ikke er muligt, kan Aflastningsordningen være behjælpelig med at finde en egnet person. En af Aflastningsordningens vigtigste opgaver er et optimalt match mellem dit barn/dig og aflastningspersonen. Dette match sker på baggrund af en samtale mellem dig og aflastningspersonen. En medarbejder fra Aflastningsordningen kan deltage i samtalen, såfremt du eller aflastningspersonen ønsker dette eventuelt i forbindelse med hjemmebesøg. Vi opfordrer til, at du og aflastningspersonen efterfølgende giver hinanden mulighed for at tænke over, om I ønsker at starte et samarbejde. Vores rolle er endvidere at rådgive og vejlede både aflastningspersonen og dig som forælder i forbindelse med spørgsmål om aflastningsopgaverne. Aflastningsordningen indhenter aflastningspersonens straffe- og børneattest samt sørger for administration vedrørende ansættelse, ophør, ændringer og løn. Det primære krav for at blive aflastningsperson er, at vedkommende er fyldt 18 år og har interesse i at arbejde indenfor dette felt. Som udgangspunkt kan der normalt ikke ske ansættelse af nære familiemedlemmer. 4
Familier tilknyttet Aflastningsordningen Arbejdsgiverrollen som forældre Som forældre til et barn, der er bevilget timeaflastning, har du rollen som arbejdsgiver for aflastningspersonen. Mange forældre har oplevet denne nye arbejdsgiverrolle som ukendt og udfordrende. De har været i tvivl om, hvilke krav, de kunne stille til aflastningspersonen, og hvilke krav der kunne blive stillet til dem selv. Vi har i dette afsnit forsøgt at give dig inspiration til rollen som arbejdsgiver. En meget vigtig del af det at være arbejdsgiver er dit ansvar for aflastningspersonens fysiske og psykiske arbejdsmiljø. I den forbindelse er det lovpligtigt at tegne en arbejdsskadeforsikring. Se mere herom i opslagslisten sidst i pjecen. Ifølge vejledning fra Arbejdstilsynet, er det også dig som arbejdsgiver, der har ansvaret for at arbejdet bliver planlagt og tilrettelagt således, at det kan udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Manuelhåndtering, der kan indebære risiko for sikkerhed eller sundhed skal undgås. Hvis det ikke er muligt, skal der træffes effektive foranstaltninger, der imødegår risikoen. Dvs. der skal bruges egnede tekniske hjælpemidler, når det er muligt og hensigtsmæssigt. Hvis aflastningspersonen på trods af den givne instruktion selv vælger ikke at udføre arbejdet sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuld forsvarligt, SKAL du give påbud om dette. Reglerne gælder for alt arbejde, der er omfattet af arbejdsmiljøloven, herunder arbejde i det private. Du har ligeledes ansvaret for at godkende og underskrive timesedlen rettidigt hver måned. Med din underskrift på timesedlen garanterer du, at aflastningspersonen har arbejdet det antal timer, der er påført sedlen. Aflastningspersonen har ansvaret for at indsende timesedlen til Aflastningsordningen, så den er os i hænde senest den 3. i hver måned. Husk det er dit ansvar at holde øje med forbruget af timer. Overskrides de bevilgede timer, skal du selv holde aflastningspersonen skadesløs. 5
Opsigelse af aflastningspersonen er også dit ansvar som arbejdsgiver. Skulle du ikke længere have et behov for timeaflastning, er det dermed dig, der skal give både aflastningspersonen og Aflastningsordningen skriftlig besked om ophøret. Opsigelse er nødvendigt, når din bevilling på aflastning ophører eksempelvis hvis du og din familie flytter fra Viborg Kommune, eller når dit barn bliver 18 år. Såfremt aflastningspersonen opsiger stillingen, skal du og Aflastningsordningen have en skriftlig opsigelse. Overvejelser i forhold til at ansætte en aflastningsperson Når du skal ansætte en aflastningsperson, er der flere vigtige punkter, du bør overveje. Dine forventninger til aflastningspersonen Opgaver som aflastningspersonen skal varetage pasning, aktivering m.v. Hvornår timeaflastningen skal foregå på hverdage, i weekender eller både og. Fordeling af rollerne mellem dig og aflastningspersonen, eksempelvis når både du og aflastningspersonen er i hjemmet. Hvilke oplysninger, der er behov for, aflastningspersonen får om dit barn og din familie. Hvordan oplæringen skal foregå oplæring af dig eller eventuelt af tidligere aflastningsperson. 6
Ansættelsessamtale Når du selv har fundet en aflastningsperson eller Aflastningsordningen har formidlet en potentiel aflastningsperson, skal du afholde en ansættelsessamtale med vedkommende eventuelt med hjælp/deltagelse af en person fra Aflastningsordningen. Ved denne samtale er det vigtigt at finde ud af, om kemien mellem dig, dit barn og aflastningspersonen er i orden. Forbered dig inden samtalen på, hvad du gerne vil vide om aflastningspersonen. Beslut også, om dit barn skal være til stede. Er dit barn til stede, kan du også se, hvordan kemien er mellem dem. Ved ansættelsen kan det være relevant at spørge til: Begrundelse for at søge jobbet som aflastningsperson. Forventninger til jobbet. Tidligere arbejdserfaringer. Studie- eller arbejdsmæssige fremtidsplaner, f.eks. praktik, rejser m.v.. Erfaringer med børn generelt, eventuelt fra egne søskende og familieforhold. Kørekort, ryger/ikke-ryger, transport til og fra arbejde m.v. Efter ansættelsessamtalen Efter samtalen kontakter du Aflastningsordningen og fortæller, om du ønsker aflastningspersonen ansat. Aflastningspersonen gør det samme. Hvis både du og aflastningspersonen er interesserede, sørger Aflastningsordningen for det administrative omkring ansættelse, fremsendelse af timesedler og indhenter børne- og straffeattester. Som arbejdsgiver står du for opstarten og arbejdsplanlægningen i samarbejde med aflastningspersonen. Vær opmærksom på, at ansættelsesforholdet først kan påbegyndes den dato, hvor Aflastningsordningen har fået godkendte børne- og straffeattester retur. 7
Opfølgning husk et klap på skulderen er altid dejligt at få! En løbende dialog er naturligvis vigtig, men det er Aflastningsordningens erfaring, at en egentlig opfølgning er hensigtsmæssig. Opfølgningen giver en god mulighed for at få opgaven justeret. Det kan være en god idé allerede ved opstarten at fastsætte et tidspunkt for opfølgningen evt. allerede første gang efter ca. 2-3 mdr. Ved opfølgningsmødet er det vigtigt at fortælle aflastningspersonen, hvad hun/han gør godt men også hvad der måske går knap så godt. Hvordan er du tilfreds med arbejdet, der bliver udført er der eventuelt nogle ting, der skal ændres eller justeres. Spørg aflastningspersonen, hvordan hun/han oplever at være ansat hos dig. Er der ting hun/han ønsker, der skal ændres. Husk på, det er nødvendigt med respons på det arbejde, man laver, for at få justeret ting, der eventuelt ikke fungerer. Ophør af ansættelsesforholdet Ligesom det er vigtigt at få sagt ordentligt goddag, er det vigtigt at få sluttet ordentligt af. Oftest forlader aflastningspersonen jobbet i forbindelse med praktikophold eller afslutning af studier, men der kan selvfølgelig være andre årsager. Aflastningspersonen skal i samarbejde med dig aftale, hvordan og hvornår barnet skal orienteres om ansættelsesforholdets ophør. Har den afgående aflastningsperson mulighed for overlap med den nye aflastningsperson, kan det være en god og fornuftig måde at begynde/slutte på. Du har jo mulighed for at spare timer op, så det kan lade sig gøre at aftale en sådan ordning. Skulle det ske, at ansættelsesforholdet ikke fungerer, er det vigtigt at få det stoppet, inden det bliver konfliktfyldt. Det er vigtigt, at du så hurtigt og præcist som muligt tilkendegiver din utilfredshed over for aflastningspersonen. Det er din pligt som arbejdsgiver at give aflastningspersonen besked om opsigelse. Opsigelser skal ske skriftligt til alle parter familien, aflastningspersonen og Aflastningsordningen. 8
Alfabetisk opslagsliste Aflastningsordningen Træffetid for personlig og telefonisk henvendelse: Mathilde Guldberg tlf. 87 87 76 17 / mgu@viborg.dk Helle Boi Pedersen tlf. 87 87 76 63 / hbp@viborg.dk Aflastningspersonerne De aflastningspersoner, der ansættes gennem ordningen, er i langt de fleste tilfælde unge studerende. For at få et job som aflastningsperson er det et krav, at personen er fyldt 18 år og har interesse for at arbejde med et barn med handicap. Som udgangspunkt kan der normalt ikke ske ansættelse af nære familiemedlemmer. Aflysning af aftaler Hvis du er nødt til at aflyse en planlagt aflastningsopgave, skal du give aflastningspersonen besked senest 24 timer før. I modsat fald er aflastningspersonen berettiget til løn for den planlagte timeaflastning og timerne vil blive registreret som værende brugte i jeres samlede bevilling. Såfremt aflastningspersonen har behov for at aflyse en planlagt aflastning, skal dette gøres til dig hurtigst muligt. I sådanne tilfælde er aflastningspersonen ikke berettiget til løn. Annoncering Hvis du selv ønsker at finde en aflastningsperson, kan det eventuelt ske gennem annoncering. Via din socialrådgiver kan annonceringen søges dækket som en merudgift i henhold til serviceloven 41. Arbejdsgiveransvar Du har arbejdsgiveransvar over for aflastningspersonen. Det gælder f.eks. tilrettelæggelse af arbejdet, forsikringspligt, rimelige arbejdsforhold m.v. Det er ligeledes dit ansvar, at de bevilgede timer ikke overskrides. Det er også dit ansvar, at aflastningspersonen passer barnet, også hvis aflastningspersonen efter aftale med dig tager barnet/den unge med uden for hjemmet. 9
Arbejdstid Med udgangspunkt i bevillingen aftaler du og aflastningspersonen selv, hvornår en aflastningsopgave skal finde sted. En aftalt aflastningsopgave aflønnes som udgangspunkt altid for minimum to timer. Aflastningsordningen anbefaler, der laves en arbejdsplan for ca. en måned ad gangen. Planlagt aflastning forekommer i tidsrummet klokken 06.00 23.00. Aldrig nattevagter med mindre andet er aftalt med din sagsbehandler. Bevilling Bevilling af timeaflastning sker hos din sagsbehandler i handicapteamet, familieafdelingen. Der bevilges efter servicelovens 41. Sagsbehandleren har pligt til at revurdere bevillingen mindst en gang om året. Aflastningsordningen har ingen bevillingskompetence. Det er dit ansvar at holde øje med forbruget af timer. Overskrides bevillingen skal du selv holde aflastningspersonen skadesløs. Ubrugte bevilgede timer (pga. sygdom, ferie m.v.) kan efter aftale med aflastningspersonen planlægges på andre tidspunkter. Som udgangspunkt vil der være mulighed for at opspare/flytte bevilgede timer dog kan der ikke opspares timer ved en forlængelse af bevillingen. Det vil sige, at opsparede timer bortfalder således ved bevillingsophør, selvom denne forlænges. Bilkørsel Aflastningspersonen skal altid have din skriftlige tilladelse til at køre i din bil med barnet. Kører aflastningspersonen i din bil, er det din ansvarsforsikring (bilejeren), der dækker dit barn ved en eventuel ulykke. 10
Har du tegnet arbejdsskadeforsikring, dækker denne aflastningspersonen ved kørsel ellers bliver aflastningspersonen dækket via arbejdsskadestyrelsen. Sker der skade på din bil, mens aflastningspersonen kører den, skal det dækkes af din egen/bilens forsikring. Kørsel med barnet i aflastningspersonens bil frarådes, da han/hun rent forsikringsmæssigt har det fulde ansvar. Døgnaflastning De bevilgede timer kan ikke bruges til døgnaflastning. Såfremt du har behov for døgnaflastning, bedes du kontakte din sagsbehandler, som kan orientere dig om muligheder herfor. Ferie Aftal ferie med aflastningspersonen i så god tid som mulig. Som hovedregel forventes det, at familien ikke har behov for timeaflastning i deres egen ferie ca. 6 uger om året. Derfor bevilges der x-antal timer x 46 uger pr. år. Forsikringer Du er arbejdsgiver med fuldt arbejdsgiveransvar. Du skal altid kontakte eget forsikringsselskab for at sikre, at de forsikringsmæssige forhold er bragt i orden. Gør i forbindelse hermed forsikringsselskabet opmærksom på, at det drejer sig om medhjælp i privat husholdning, dersom den samlede beskæftigelse ikke overstiger 400 timer på et kalenderår. Har du en samlet bevilling over 400 timer årligt (svarende til et gennemsnit på 7,4 timer pr. uge ), skal du tegne en lovpligtig arbejdsskade- og erhvervsansvarsforsikring. Kontakt dit eget forsikringsselskab for nærmere orientering. Forsikringen skal være gældende fra allerede 1. ansættelsestime. En arbejdsskadeforsikring dækker ved pludseligt opståede skader i arbejdstiden. Flere familier har dog en bevilling på under 400 timer årligt. I disse tilfælde er aflastningspersonen dækket via Arbejdsskadestyrelsen og jeres egen ansvarsforsikring. 11
Skulle det indtræffe, at der bliver brug for arbejdsskadeforsikringen, skal du kontakte dit eget forsikringsselskab. Hvis dit selskab ikke kan træffe en afgørelse, sendes det videre til Arbejdsskadestyrelsen. En erhvervsansvarsforsikring dækker, hvis aflastningspersonen forvolder skade. I er nemlig ansvarlig og den private forsikring dækker ikke. Hvis du ikke har en forsikringsmæssig dækning, vil du selv skulle afholde udgiften for det ødelagte. Udgiften til den lovpligtige arbejdsskade- og erhvervsansvarsforsikring kan søges dækket hos din sagsbehandler efter Servicelovens 41. Rejseforsikring skal tegnes såfremt aflastningspersonen skal med familien på rejse til udlandet. Kontakt eget forsikringsselskab. Som arbejdsgiver har du ansvar for at indrette arbejdspladsen, så risikoen for skader minimeres, læs side 5. Helligdage Som udgangspunkt har aflastningspersonerne fri på helligdage (bl.a. juleaften, 1. og 2. juledag, påske og pinse), med mindre der ligger en særskilt aftale om andet. Løn & ansættelsesvilkår Aflastningsordningen varetager de administrative opgaver vedrørende ansættelse, ophør, ændringer samt lønudbetaling. Aflastningsordningen varetager endvidere administrationen vedrørende aflastningspersonens timesedler. Aflastningspersonen udfylder hver måned en timeseddel, som skal underskrives af dig og aflastningspersonen selv. Det anbefales, at du gemmer en kopi til dig selv, så er det nemmere at have et overblik over antal brugte bevilgede timer. Timesedlen skal være Aflastningsordningen i hænde senest den 3. i hver måned. Det er aflastningspersonens opgave at indsende timesedlen. 12
Det er vigtigt, at timesedlen indsendes rettidig, da aflastningspersonen ellers vil få sin løn udbetalt med en måneds forsinkelse. Lønudbetalingen sker som udgangspunkt den sidste fredag inden d. 17. i måneden, dog kan det afvige nogle måneder. Ansættelsesforholdet kan først påbegyndes, når Aflastningsordningen har modtaget godkendte straffe- og børneattester. Derfor er det vigtigt, du hurtigt kontakter Aflastningsordningen, når aflastningspersonen skal ansættes jo før kan hun/han ansættes. Oplæring Det er dit ansvar, at aflastningspersonen får den fornødne oplæring og viden i forhold til at kunne passe dit barn. Opsigelse Aflastningspersonerne er ansat på timeløn, der udbetales månedsvis. Det betyder, at ansættelsesforholdet kan opsiges med 2 dages varsel af såvel aflastningspersonen som dig. Vi anmoder dog altid om, at opsigelser varsles i så god tid som muligt. Det er ligeledes vigtigt, at du som arbejdsgiver orienterer Aflastningsordningen, hvis den aflastningsperson, der er ansat hos dig, holder. Opsigelse skal ske skriftligt til alle parter familien, aflastningspersonen og Aflastningsordningen. Opsigelse er nødvendigt, når din bevilling på aflastning ophører eksempelvis hvis du og din familie flytter fra Viborg Kommune, eller når dit barn bliver 18 år. Skattemæssige forhold Timeaflastning ydes som merudgift efter Servicelovens 41 og er derfor ikke skattepligtig for dig. Straffeattest / børneattest Aflastningsordningen indhenter både straffeattest og børneattest på alle aflastningspersoner, der tilknyttes ordningen. 13
Sygdom Hvis aflastningspersonen bliver syg, skal vedkommende give dig besked så hurtigt som muligt. Eventuelle ubrugte timer kan du benytte på et andet tidspunkt efter aftale med aflastningspersonen. Bliver dit barn sygt, og vil du aflyse en planlagt aflastning, skal dette ske senest 24 timer før aflastningspersonen skal møde. I modsat fald er aflastningspersonen berettiget til løn for de aftalte timer. Tavshedspligt Aflastningspersonen har tavshedspligt i forhold til oplysninger om dig og din familie. Brud på denne tavshedspligt betragtes som strafbart og kan medføre øjeblikkelig afskedigelse. Tavshedspligten ophører ikke, når ansættelsesforholdet slutter. Transportudgifter Transport til og fra arbejde er aflastningspersonens egen udgift. Transportudgifter i forbindelse med aflastningsopgaven (bus, tog m.v.) skal betales af dig både for dit barn og for aflastningspersonen. Udgifter i øvrigt Alle udgifter i forbindelse med arbejdet (f.eks. udgifter til svømmehal, biograf, museer eller lign.) skal betales af dig både for dit barn og aflastningspersonen. Derfor er det også dig, der afgør, i hvilket omfang disse aktiviteter skal foregå. Du har ikke pligt til at give aflastningspersonen kost. Ændringer Vedrørende telefon- og adresseændringer er det meget vigtig, du giver besked til både Aflastningsordningen samt aflastningspersonen. Sker der ændringer i ansættelsesforholdet, skal alle parter have besked. 14
Noter 15
Børn & Unge Sekretariatet Aflastningsordningen Prinsens Alle 5,3 8800 Viborg