Vejledning til afhentning af ansøgninger for ungdomsuddannelser og 10.klasses skoler.

Vejledning til afhentning af ansøgninger for ungdomsuddannelser og 10.klasses skoler. Brugervejledning Optagelse.dk

Vejledning til afhentning af ansøgninger for ungdomsuddannelser og 10.klasses skoler. Brugervejledning Optagelse.dk Forfatter: Tine Kanne Sørensen Styrelsen for It og Læring Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017

Indhold 1 Indledning... 4 1.1 Målgruppe... 4 1.2 Vedr. Optagelse.dk... 4 1.2.1 Særligt for ansøgereder ikke går i 9. og 10. klasse. 4 1.2.2 Bemærkningsfelt 5 2 Afhentning af ansøgninger... 6 2.1 Rettigheder... 6 2.2 Afhentning af ansøgninger... 6 2.3 Indlæsning af ansøgninger uden login... 15 2.4 Afhentning af bilag... 18 2.5 Afhentning af flere ansøgninger... 19 2.6 Afhentning fra administrative systemer... 21 2.7 Email om status... 22 3 Opmærksomhedslisten... 24 3.1 Behandling af ansøger på opmærksomhedslisten... 24 3.1.1 Revurderingen 27 3.2 Eksport af Opmærksomhedslisten... 32 3.3 Email om opdateringer... 33 Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017 3

1 Indledning Dette er en vejledning til afhentning af ansøgninger til ungdomsuddannelserne, dvs. afhentning af ansøgninger på gymnasiale uddannelser, erhvervsuddannelser (EUD) samt skoler med 10.klasse. 1.1 Målgruppe Vejledningen henvender sig til medarbejdere, der skal afhente ansøgninger til ungdomsuddannelserne. Vejledningen indeholder flere afsnit. Nogle afsnit er relevante for alle uddannelserne, mens andre kun er relevante for en del af uddannelserne. Se i tabellen, hvilke afsnit der er relevante for dig. Disse er markeret med et X. Afsnit evt. fordelt på underafsnit Afsnit 1 Afsnit 2 Afsnit 3 Uddannelsestype 10. klasse X X Gymnasial uddannelse X X X Erhvervsuddannelse X X X 1.2 Vedr. Optagelse.dk 1.2.1 Særligt for ansøgereder ikke går i 9. og 10. klasse. 1.2.1.1 Tilmeldingsfrist Ansøgere der ikke går i 9. eller 10.klasse, kan tilmelde sig 10.klasse og ungdomsuddannelserne hele året rundt, såfremt de enkelte udbud tillader det. Det betyder at ansøgninger kan komme i hele den periode I har angivet indtil ansøgningsfristen, og at du som modtager skal afhente og behandle disse ansøgninger løbende. 1.2.1.2 Prioritering Ansøgerne der ikke går i 9. eller 10.klasse skal prioritere deres uddannelsesønsker. De har mulighed for at omprioritere selvom ansøgningen er underskrevet og afhentet. Prioriteringsskemaet ligger som bilag til ansøgningen. Det ligger både som en PDF og XML version. Når der er ændringer i prioriteringsrækkefølgen uploades et nyt sæt bilag (sættet består af en PDF og en XML fil) og de gamle slettes, så der altid kun er en prioriteringsliste. 1.2.1.3 Prøvekarakterer Ansøgerne der ikke går i 9. eller 10.klasse har mulighed for at få vedhæftet prøvekaraktererne i dansk og matematik fra 9. og evt. 10. klasse direkte fra de oplysninger skolen har indberettet til statistik databasen. Hvis de vælger dette bliver karaktererne vedlagt både som PDF og som XML fil. Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017 4

1.2.1.4 Upload af bilag efter ansøgning er underskrevet Ansøgere der ikke går i 9. eller 10.klasse kan efter at ansøgningen er underskrevet uploade bilag. Det kan for eksempel være prøvekarakterer eller andet de skal eftersende. Ændringer i prioriteringsrækkefølgen og tilføjelse af prøvekarakterer som beskrevet ovenfor vil også være en opdatering af bilag. Vær opmærksom på at ikke alle administrative systemer anvender de bilag der er tilføjet efter ansøgningen er underskrevet. 1.2.2 Bemærkningsfelt Forskellige steder i vejledningen er der indsat et bemærkningsfelt Bemærkningsfeltet orienterer om specielle forhold, du skal være opmærksom på i forbindelse med oprettelsesaktiviteten. Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017 5

2 Afhentning af ansøgninger 2 Afhentning af ansøgninger 2.1 Rettigheder For at kunne hente ansøgninger på Optagelse.dk, skal du have rettigheden modtager. Den rettighed skal du have af din brugeradministrator på Optagelse.dk. Er du selv brugeradministrator, kan du læse mere om rettigheder og tildeling af dem i vores vejledning om oprettelse af ny medarbejder. 2.2 Afhentning af ansøgninger I dette afsnit beskrives, hvordan du henter en enkelt ansøgning i PDF format. Vær opmærksom på, at eventuelle bilag ikke kommer med ansøgningen, når den hentes på denne måde. Se afsnit 2.4 for afhentning af bilag. trin 1 Login fra http://www.optagelse.dk/medarbejder.html 6 Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017

2.2 Afhentning af ansøgninger trin 2 Vælg institution. Er du modtager på flere institutioner, skal du først vælge den institution, du ønsker at hente ansøgninger fra. Er du kun modtager på én institution, vil du kun se den ene. trin 3 Du skal trykke på knappen med det årstal, hvor du ønsker at hente ansøgninger. Her kan du også se, hvor mange uafhentede ansøgninger du har. Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017 7

2 Afhentning af ansøgninger trin 4 Nu er du inde på siden, hvor du henter ansøgninger. Det første tal på fanebladet viser antallet af ansøgninger, der ikke er hentet. Det andet viser antallet af ansøgninger, der er modtaget i alt. trin 5 Som udgangspunkt bliver der vist de ansøgninger, der ikke er hentet. Det gælder også, selvom ansøgningerne ikke er hentet af dig. Hvis du vil se alle ansøgninger, skal du ændre Status til Vis alle. Bemærk Hvis du er på en institution med flere underinstitutioner, skal du først vælge, hvilken institution du ønsker at finde ansøgninger på. Du kan vælge Vælg alle, så får du ansøgningerne fra alle institutionerne, eller du kan vælge kun at se ansøgninger til den enkelte institution. Ansøgninger sendes til den institution, som er sat under ansøgningen sendes til på udbuddet. 8 Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017

2.2 Afhentning af ansøgninger Hvis du trykker på Søg uden at vælge institution, får du denne besked. Vælg en institution, og tryk Søg igen. trin 6 Før du trykker på Søg, kan du sortere på de ansøgninger du ønsker at få vist. Du kan vælge at angive et CPR-nummer, på den ansøgning du ønsker at finde. Du kan også vælge at angive et datointerval. Du skal så angive en Fra og Til dato. Når du gør dette får du de ansøgninger, der enten er modtaget eller hvor der er tilføjet et bilag i den periode. Det er kun ansøgere der ikke går i 9. eller 10.klasse der kan tilføje bilag efter ansøgningen er modtaget. Du angiver tidsintervallet ved enten at angive en dato på formatet dd-mm-åååå, eller trykke på kalenderen og udpege datoen. Hvis du ønsker at få vist ansøgninger, der er modtaget eller har fået et bilag inden en bestemt dato angiver du bare en Til dato. Hvis du ønsker at få vist ansøgninger, der er modtaget eller har fået tilføjet et bilag efter en bestemt dato, angiver du bare en Fra dato. Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017 9

2 Afhentning af ansøgninger trin 7 Resultat af søgningen vises nu fordelt i fanebladene med de forskellige uddannelsestyper. Hvis du kun har én type ansøgninger, kommer du automatisk ind på det faneblad. Hvis du har flere uddannelsesområder, vil du kunne se på de forskellige faneblade, hvor mange ansøgninger der er her. Bemærk Støtteforanstaltninger og optagelseskrav Du kan på oversigten se, om ansøger har behov for støtteforanstaltninger (gælder for erhvervsuddannelserne og de gymnasiale uddannelser), samt om ansøger opfylder de formelle adgangskrav (relevant for de gymnasiale uddannelser). Støtteforanstaltningsoplysningerne finder du under S. Står her Ja, har ansøgeren behov for støtte. Står her Nej, har ansøgeren ikke behov for støtte. Det samme gælder optagelseskravene, som du finder under O. Står her Ja, opfylder ansøgeren optagelseskravene. Står her Nej, opfylder ansøgeren ikke optagelseskravene. Dette er relevant for de gymnasiale uddannelser. Det er muligt at sortere på de to kolonner ved at trykke på dem. Dermed kan du nemmere få et overblik over, hvilke ansøger der har behov for støtteforanstaltninger, eller hvilke ansøgere der ikke opfylder optagelseskravene. 10 Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017

2.2 Afhentning af ansøgninger trin 8 Filtrering og sortering Du har mulighed for at sortere og filtrere på flere ting, afhængigt af hvilket faneblad du er inde på. På alle faneblade kan du filtrere på CPR-nummer (type af ansøgning)status og Status på ansøgning. Når du filtrerer på CPR-nummer, filtrerer du på, om du kun vil have vist papiransøgninger eller ikke have vist papiransøgninger. Papiransøgninger er ansøgninger, hvor I har modtaget en underskriftsside med et Ansøgnings ID pr. brev eller pr. mail og har hentet ansøgningen på Optagelse.dk. Det kan du læse mere om i afsnit 2.3. Hvis du vælger dem der ikke er papiransøgninger, vil det være ansøgninger lavet af ansøger i 9. eller 10.klasse og de ansøgninger der er lavet med NemID af ansøgere der ikke i 9. eller 10. klasse. Når du vil sortere på Status, kan du vælge mellem Ikke afhentet, Afhentet af en anden eller Afhentet af dig. Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017 11

2 Afhentning af ansøgninger Endelig kan du sortere på Status for ansøgning. Her får du ikke en list men skal skrive hvad du vil have vist. Der er følgende mulige statusser for ansøgningen: Original ansøgning der er ikke foretaget noget med ansøgningen siden den blev sendt. Ansøgningerne fra ansøgere der går i 9. eller 10. klasse kan kun have denne status. Bilag opdateret ansøgningen har fået tilføjet et bilag efter den er sendt. Er kun muligt for ansøgere der ikke går i 9. eller 10. klasse. Ansøgningen slettet ansøger ønsker ikke længere at søge uddannelsen og har slettet sin ansøgning. Er kun muligt for ansøgere der ikke går i 9. eller 10. klasse. Du kan på alle faneblade sortere på de forskellige uddannelser inden for området. På fanebladet Erhverv kan du sortere på Uddannelse, det er fagretningens navn eller navnet på uddannelsen (Grundforløb 2. del) du kan sortere på. På fanebladet Gymnasiale kan du sortere på Uddannelse (f.eks. STX eller HHX). Der er også mulighed for at søge på Hovedkategori (f.eks. naturvidenskabelige studieretning), men da ansøgere ikke længere vælger studieretning, vil alle ansøgere falde under den samme hovedkategori. 12 Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017

2.2 Afhentning af ansøgninger På fanebladet 10. klasse kan du sortere på Studieretning, studieretningen er det navn der er givet til 10.klasses udbuddene. På fanebladene for Erhverv og Gymnasiale kan du sortere på, om ansøger har behov for støtte. Når du har søgt uddannelserne frem, og du har sat filtret til at vise de ansøgninger, du ønsker, så kan du sortere i rækkefølgen af de viste ansøgninger ved at trykke på felterne i den sorte bjælke. Du kan ikke sortere på felterne Status, PDF og Bilag. trin 9 Når du har fundet de ansøgninger, som du ønsker at hente, så er der flere måder du kan gøre det på. Du kan hente ansøgninger en ad gangen som PDF ved at trykke på printer-ikonet. Denne metode beskrives her. Du kan også hente flere ansøgninger på en gang enten som XML eller PDF. Det beskrives i afsnit 2.5. Endelig kan du lade institutionens administrative system hente ansøgningerne direkte. Det kan du læse om i afsnit 2.6. Du trykker på printer-ikonet ud for den uddannelse, som du ønsker at hente. Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017 13

2 Afhentning af ansøgninger Der kommer nu et lille vindue op. Her trykker du på ansoegning.pdf. Så åbner ansøgningen som PDF, og du kan enten printe den eller gemme den på din computer. Når du er færdig, trykker du på Luk. trin 10 Bemærk Eventuelle bilag til ansøgningerne kommer ikke med, når du henter ansøgningerne på denne måde. Bilagene skal hentes til én ansøgning ad gangen, på den måde der er beskrevet i afsnit 2.4. Når ansøgningerne er hentet, skifter den status fra ikke afhentet til afhentet, og du kan se, hvem der har hentet ansøgningen. Det betyder, at forsvinder under Status og erstattes af. Hvis ansøgningen er afhentet af en anden end dig, vil Status vil altid afspejle, hvad der sidst er sket. være under Status. Hvis du trykker på navnet under Afhentet, kan du se en historik på, hvem der har hentet ansøgningen. Du vil også kunne se, hvis det administrative system har hentet ansøgningen. Når du er færdig, trykker du på Luk. Du kan læse mere omkring de andre muligheder, der er for afhentning i afsnit 2.5 og 2.6. 14 Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017

2.3 Indlæsning af ansøgninger uden login 2.3 Indlæsning af ansøgninger uden login Du kan i dette afsnit læse om, hvordan du henter de ansøgninger ind, som ansøgerne har lavet uden login. For at hente dem ind skal du have en underskriftsside fra ansøgerne. trin 1 Du har fået en underskriftsside fra ansøgeren. Enten pr. post eller pr. email. Denne side skal være skrevet under af ansøger. Hvis ansøgeren er under 18, skal der være underskrift af en forælder eller værge. Øverst kan du se Ansøgnings ID, det er dette ID, som du skal bruge, når du vil hente ansøgningen frem. Bemærk Du skal have en side med Ansøgnings ID for hver uddannelse ansøgeren søger hos jer. Ansøger har selv indtastet alle oplysningerne. CPR- nummeret bliver dannet på baggrund af ansøgers fødselsdato på ddmmåå samt de to første bogstaver i fornavnet, det først bogstav i efternavnet samt 1, hvis det er en mand, 2, hvis det er en kvinde. Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017 15

2 Afhentning af ansøgninger trin 2 På siden, hvor du henter ansøgningerne, trykker du på Tilføj FTU ansøgning. trin 3 Følgende vindue kommer nu frem. Her skal du indtaste ID et og trykke på Tilføj. trin 4 Når du har trykket på Tilføj kommer ID et til at stå nedenunder feltet, og du kan tilføje et nyt ID. Når du har tilføjet alle de ID er du ønsker, trykker du på Luk. Bemærk Hvis du indtaster et ID på en ansøgning, hvor din uddannelsesinstitution ikke er første prioriteten, får du nedenstående besked. 16 Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017

2.3 Indlæsning af ansøgninger uden login Hvis du forsøger at hente ansøgningen på det forkerte skoleår, får du nedenstående besked. Hvis ansøgningen allerede er hentet, får du nedenstående besked. Hvis du taster et forkert ID ind, dvs. et ID, der ikke eksisterer, får du nedenstående besked. trin 5 Nu er ansøgningen hentet ind på institutionen, og den kan afhentes på samme måde, som de andre ansøgninger. Se, hvordan du henter ansøgninger i afsnit 2.2, 2.5 og 2.6. Den dato der står under Dato er den dato I har tilføjet ansøgningen og ikke den dato ansøgeren har sendt sin ansøgning (så lang tid ansøgningen ikke er opdateret af ansøger). Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017 17

2 Afhentning af ansøgninger 2.4 Afhentning af bilag Ansøgerne på Optagelse.dk har mulighed for at vedhæfte bilag. Det kan være motiverede ansøgninger, udtalelser eller eksamensbeviser, der vedlægges. trin 1 På siden, hvor du henter ansøgninger, er der et punkt, der hedder bilag. Her er en blå papirklips, hvis der er bilag. trin 2 For at få bilagene frem, trykker du på den blå papirklips. trin 3 Der kommer nu et vindue frem. Her har du to muligheder. Den ene er at hente en zipfil med både ansøgning og bilag. Det gør du ved at trykke på ansøgningogbilag.zip. 18 Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017

2.5 Afhentning af flere ansøgninger Du kan også hente bilagene alene ved at trykke på de enkelte bilag. Bemærk Ansøgerens prioritering af uddannelsesønsker vedlægges som et bilag i både PDF og XML. Ligeledes er udtrækket fra statistik databasen af prøvekarakterer vedlagt som både PDF og XML. XML versionerne er rette mod brug i de administrative systemer. Nogle administrative systemer kan ikke hente bilag der tilføjes efter at ansøgningen er modtaget. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt dit administrative system gør det, anbefales det, at du kontakter leverandøren af det administrative system. 2.5 Afhentning af flere ansøgninger Det er muligt at hente flere ansøgninger på én gang enten som PDF eller XML. XML versionen kan bruges til at indlæse i det administrative system, hvis ikke det administrative system kan hente direkte fra Optagelse.dk, se mere i afsnit 2.6. trin 1 Du skal ind på siden, hvor du henter ansøgninger. Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017 19

2 Afhentning af ansøgninger trin 2 Når du har fundet de ansøgninger, du ønsker at hente, via filtreringen beskrevet i afsnit 2.2 trin 7, så markerer du de ansøgninger, du ønsker at hente, med flueben til venstre for ansøgningerne. Du kan vælge alle de ansøgninger du har fremsøgt ved at vælge firkanten i den sorte bjælke. Når du har markeret de ansøgninger, du ønsker at hente, trykker du på Eksporter PDF, hvis du ønsker at hente ansøgningerne som PDF. Du trykker på Eksporter XML, hvis du ønsker at hente ansøgningerne som XML. Bemærk Hvis ikke eksporten skal bruges til at læse ind i et administrativt system, vil anbefalingen være, at du henter ansøgningerne i PDF-format, da XML ikke er et læsevenligt format. Du skal være opmærksom på, at når du eksporterer som PDF, sker det i en zipfil, som skal pakkes ud på din computer, og så vil de enkelte ansøgninger ligge der som PDF-filer. Du skal være opmærksom på, at jo flere ansøgninger du afhenter, jo længere tid skal du vente, før ansøgningerne kommer op. 20 Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017

2.6 Afhentning fra administrative systemer trin 3 Når du har trykket Eksporter og ventet lidt, kommer der et nyt vindue op. Der står noget forskelligt, alt efter om du har valgt at eksportere som PDF eller XML. Har du valgt at eksportere som PDF, skal du trykke på ansoegninger.zip. Det, du får ned, er en zip-fil, hvori de enkelte ansøgninger ligger som PDF. Når du er færdig, trykker du på Luk. Har du valgt at eksportere som XML, skal du trykke på ansoegninger.xml. Det er en fil i XML-format, du får ned. Når du er færdig, trykker du på Luk. Bemærk Eventuelle bilag til ansøgningerne kommer ikke med, når du henter ansøgningerne på denne måde. Bilagene skal hentes til én ansøgning ad gangen på den måde, der er beskrevet i afsnit 2.4. 2.6 Afhentning fra administrative systemer Det er muligt at lade de administrative systemer hente ansøgningerne direkte i Optagelse.dk. Du kan læse mere i vejledningen til systembruger adgang. Her kan du se, hvilke systemer, der kan hente ansøgninger, og hvad du skal gøre, for at systemet kan hente ansøgninger. Du skal være opmærksom på, at ansøgninger fra ansøgere uden login (beskrevet i afsnit 2.3) skal hentes ind på oversigten, før ansøgningen kan hentes af det administrative system. Du skal også være opmærksom på at nogle systemer anvender de opdateringer ansøgere der ikke går i 9. eller 10. klasse kan foretage. Det vil sige det er ikke sikkert I vil kunne se i jeres administrative system, hvis en ansøger uploader et bilag eller annullere/sletter sin ansøgning. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt dit administrative system kan anvende disse oplysninger, anbefales det, at du kontakter leverandøren af det administrative system. Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017 21

2 Afhentning af ansøgninger 2.7 Email om status Det er muligt at få tilsendt en mail én gang om dagen, hvis der er kommet nye ansøgninger eller sket andre ændringer på Optagelse.dk. Der er to slags orienterings-mails; den ene er til institutioner, der har en ungdomsuddannelse. Denne mail sendes til den email, skolen har registret i institutionsregistret. Modtager I denne og mener, det er en fejl, kan du kontakte supporten. Den anden type sender de samme oplysninger, men her kan du selv melde dig til og fra. Det er dig som bruger, der er tilmeldt denne mail, og du skal som bruger selv melde dig fra. Mister du dit login og derfor ikke længere kan logge på, som den bruger, der er tilmeldt, kan du kontakte supporten. trin 1 Du skal ind på siden, hvor du henter ansøgninger. trin 2 Her trykker du på knappen Email om status. 22 Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017

2.7 Email om status trin 3 Der kommer nu et vindue op, hvor du med et flueben kan angive, at du ønsker en email om status. Du kan også se adressen, adviseringen sendes til. Hvis mailadressen er forkert, skal du over i administrationsdelen og redigere dine egne oplysninger. Når du har foretaget dine ændringer, trykker du Gem. Bemærk Hvis du ikke længere ønsker statusmails, melder du fra samme sted. Du skal være opmærksom på, at hvis du har valgt, at det administrative system skal kunne hente ansøgningerne, kan det administrative system have hentet de ansøgninger, som du modtager en mail om. Det vil sige, at ansøgningerne er markeret som afhentet, nemlig af det administrative system. Du kan altid se i statushistorikken, om du har hentet ansøgningen. Du kan læse mere om statushistorik i afsnit 2.2 trin 9. Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017 23

3 Opmærksomhedslisten 3 Opmærksomhedslisten Dette afsnit beskriver hvorledes opmærksomhedslisten anvendes til at håndtere de ansøgninger, der er sendt til revurdering hos et gymnasium eller en erhvervsuddannelse. Du kan på opmærksomhedslisten se de ansøgere, der er vurderet ikkeuddannelsesparate og derfor skal til revurdering på din institution. Hvis ansøger søger en gymnasial uddannelse er fristen for at svare på revurdering 15. april. Hvis ansøgeren søger en erhvervsuddannelse finder revurderingen sted i forbindelse med optagelsesprøverne. Fristen for svar på revurderingen er 8.juli. Ansøgninger på opmærksomhedslisten kan ikke hentes af de administrative systemer, men det er muligt at eksportere listen til et regneark. 3.1 Behandling af ansøger på opmærksomhedslisten trin 1 Login fra http://www.optagelse.dk/medarbejder.html 24 Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017

3.1 Behandling af ansøger på opmærksomhedslisten trin 2 Vælg institution Er du modtager på flere institutioner, skal du først vælge den institution, du ønsker at se opmærksomhedslisten på. Er du kun modtager på en institution, vil du kun se den ene. trin 3 Så vælger du knappen Opmærksomhedsliste. Bemærk Ansøgerne sættes på opmærksomhedslisten på hovedinstitutionen, uanset om uddannelsen foregår på en underinstitution, eller om ansøgningen sendes til en underinstitution. Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017 25

3 Opmærksomhedslisten trin 4 Nu er du inde på opmærksomhedslisten. Du kan søge på status af uddannelsesplanen, afgivende institution eller indtaste det CPR-nummer du ønsker at finde. Du får vist resultatet ved at trykke på filtrér. Du kan også sortere på CPR, Navn, Afgivende institution, Klasse, Status og Sidst opdateret ved at trykke på felterne. Bemærk I kolonnen GYM EUD vises en farvet firkant per uddannelsesønske. Firkanterne er farvekodet: Rød for uddannelsesønsker, hvor ansøger er vurderet ikke-uddannelsesparat Grøn for uddannelsesønsker, hvor ansøger er vurderet uddannelsesparat Grå for ikke vurderet (ikke relevant) 26 Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017

3.1 Behandling af ansøger på opmærksomhedslisten 3.1.1 Revurderingen Når ansøger har været til revurdering, skal du inde på Optagelse.dk angive, om ansøger er uddannelsesparat eller ikke-uddannelsesparat. trin 1 For at komme ind på ansøger skal du trykke på CPR-nr. på den ansøger, du ønsker at vurdere. Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017 27

3 Opmærksomhedslisten trin 2 Du kommer ind på fanebladet Parathedsvurdering. Det er her, du skal revurderingen. Hvis du ønsker at se ansøgerens kontaktoplysninger, skal du skifte til fanebladet Personlige oplysninger. Der er kun foretaget parathedsvurdering på de uddannelser, der er relevante. I nedenstående har ansøger kun EUD ønsker og er derfor kun vurderet på EUD ønsker. Nederst på siden kan du se de kommentarer, vejledere og forældrene har givet i forbindelse med ansøgerens parathedsvurdering. 28 Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017

3.1 Behandling af ansøger på opmærksomhedslisten trin 3 Bemærk Ansøger får en vurdering beregnet på baggrund af personlige, sociale og faglige forudsætninger. Hvis vejlederen vælger en anden vurderingen end den beregnede skal vejleder skrive en kommentar, UU-medarbejderen skal skrive en kommentar, når ansøger vurderes ikke-uddannelsesparat. Forældrene skal skrive en kommentar, når de angiver, at de ønsker revurdering. Alle disse kommentarer er mærket med et rødt flag, og der står, hvem der har skrevet kommentaren. Kommentarer uden rødt flag er kommentarer, som den der skriver kommentaren ikke er tvunget til at skrive men kan være en del af en dialog. Nu skal du angive, om ansøger er Parat eller Ikke parat. Som udgangspunkt er ansøger Ikke vurderet. trin 4 Ansøger er uddannelsesparat Hvis ansøger vurderes uddannelsesparat, markeres ud for Parat. Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017 29

3 Opmærksomhedslisten Ansøger er ikke-uddannelsesparat Hvis ansøger vurderes ikke-uddannelsesparat, markeres ud for Ikke parat. Endvidere skal der skrives en kommentar til vurderingen. Når kommentaren er skrevet, trykkes Ok. Kommentar ses nederst på siden. Vær opmærksom på, at både vejleder, UUmedarbejder og ansøger kan se kommentaren. Kommentaren kan ikke slettes eller redigeres. Bemærk Under uddannelsesønsker ændres farven på firkanterne, alt efter om ansøger er vurderet parat eller ikke parat. Når ansøger ikke er vurderet af dig, er feltet rødt, da ansøger er vurderet ikkeuddannelsesparat af vejlederne. Hvis ansøger bliver vurderet uddannelsesparat, bliver feltet grønt. Hvis ansøger er vurderet ikke-uddannelsesparat, bliver det røde felt ved med at være rødt. 30 Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017

3.1 Behandling af ansøger på opmærksomhedslisten trin 5 Kommentar Det er muligt at skrive generelle kommentarerer til vurderingen. Dette gælder, uanset om ansøger vurderes uddannelsesparat eller ikke-uddannelsesparat. Dette gøres i kommentarfeltet. Husk at trykke tilføj kommentar, når du har skrevet kommentaren. Kommentaren kan ikke slettes eller redigeres. trin 6 Når du har afgivet parathedsvurderingen, skal du sende vurderingen tilbage til UUcentret. Når du har sendt vurderingen tilbage til UU-centret, forsvinder ansøger fra Opmærksomhedslisten. Du sender vurderingen tilbage til UU-centret ved at trykke på Send vurderingen tilbage til UU-Centret. Bemærk Når du har sendt vurderingen tilbage til UU-centret, behandler en vejleder ansøgningen. Hvis ansøger er vurderet uddannelsesparat og stadig har jeres uddannelsesinstitution som 1.prioritet, modtager I ansøgningen under ansøgninger. Hvis ansøger er vurderet ikke-uddannelsesparat omprioriterer vejlederen, og ansøgningen sendes til den uddannelsesinstitution, der nu er ansøgers 1. prioritet. Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017 31

3 Opmærksomhedslisten 3.2 Eksport af Opmærksomhedslisten Der er mulighed for at du kan eksportere de ansøgere du kan se på opmærksomhedslisten til et regneark. trin 1 Du skal ind på opmærksomhedslisten. Her trykker du på knappen Eksportér. trin 2 Der kommer nu et vindue op, hvor du skal bestemme om du vil åbne filen eller gemme den. Du skal vælge det der er aktuelt for dig. Når du har valgt det du ønsker kan du trykke på Ok og du kan hente listen. Bemærk I udtrækket får du de oplysninger der er på siden, men også oplysninger om ansøgerens adresse og uddannelsesønsker. I den forbindelser vil der på gymnasieønsker være angivet en hovedretning. Dette er en systemet har sat for i forbindelse med gymnasiereformen vælger ansøger ikke studieretning ved valget af et gymnasial uddannelse. 32 Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017

3.3 Email om opdateringer 3.3 Email om opdateringer Det er muligt at få tilsendt en mail én gang om dagen, hvis sker ændringer på opmærksomhedslisten. Det er dig som bruger, der er tilmeldt denne mail, og du skal som bruger selv melde dig fra. Mister du dit login og derfor ikke længere kan logge på, som den bruger, der er tilmeldt, kan du kontakte supporten. trin 1 Du skal ind på opmærksomhedslisten. Her trykker du på knappen Email om status. trin 2 Der kommer nu et vindue op, hvor du med et flueben kan angive, at du ønsker en email om status. Du kan også se adressen, adviseringen sendes til. Hvis mailadressen er forkert, skal du over i administrationsdelen og redigere dine egne oplysninger. Når du har foretaget dine ændringer, trykker du Gem. Bemærk Hvis du ikke længere ønsker statusmails, melder du fra samme sted. Styrelsen for It og Læring, 6. februar 2017 33