Notat Forvaltning: Byr dssekretariatet Dato: 6. marts 2009 Dokumentnr.: 09/001521-1 Afsender: Poul Krogsgaard Nielsen Vedrłrende: Orientering om retsreglerne vedrłrende stedfortr dere for frav rende byr dsmedlemmer Notat sendes/sendt til: Byr dsmedlemmerne, Bent Peter Larsen, Klaus Christiansen, Lene Andersen, Anja Lłvstrup og Ulla Marcus P byr dsmłdet den 2. marts 2009 blev fremsat łnske om, at der udarbejdes et notat, hvori der redegłres for retsreglerne vedrłrende indkaldelse af stedfortr der for byr dsmedlemmer, der i mindst 1 m ned vil v re forhindret i at varetage sine kommunale hverv. I det fłlgende vil blive redegjort for reglerne om hvorn r og hvordan, der kan indkaldes stedfortr der, samt reglerne om vederlag til stedfortr dere og de frav rende byr dsmedlemmer. For fuldst ndighedens skyld redegłres ogs for reglerne om indkaldelse af stedfortr der til et enkelt byr dsmłde eller til et enkelt dagsordenspunkt. De omtalte lovbestemmelser er gengivet til sidst i notatet. 1. Indkaldelse af stedfortr der ved et byr dsmedlems frav r af over 1 m neds varighed. 1.1 Frav rs rsager og fristberegning. Styrelseslovens 15 stk. 2 har fłlgende ordlyd: N r kommunalbestyrelsens formand f r meddelelse om eller p anden m de f r kendskab til, at et medlem vil v re forhindret i at varetage sine kommunale hverv i en forventet periode af mindst 1 m ned p grund af sin helbredstilstand, graviditet, barsel eller adoption, varetagelse af andet offentligt hverv, forretninger eller lignende, indkalder formanden stedfortr deren til fłrstkommende młde i kommunalbestyrelsen Ordene eller lignende viser, at opremsningen af frav rsgrunde, der udlłser stedfortr derindkaldelse, ikke er udtłmmende, og i de kommunale tilsynsmyndigheders (tidligere statsamterne/tilsynsr dene og nu statsforvaltningerne) praksis er anlagt en forholdsvis lempelig fortolkning af, hvilke forfaldsgrunde, der udlłser stedfortr derindkaldelse, fx er det forhold, at et byr dsmedlem er bortrejst p ferie, anset for omfattet af 15 stk. 2. Undertiden bruges udtryk som at et byr dsmedlem f r orlov, n r der indkaldes stedfortr frav r af mindst 1 m neds varighed. Dette er ikke en juridisk korrekt formulering. der ved Hvervet som byr dsmedlem er et borgerligt ombud, og byr det har ikke mulighed for at bevilge orlov, ligesom byr det ikke lovligt kan beslutte at indkalde stedfortr der, hvis betingelserne i 15 stk. 2 1
ikke er til stede. 1 Fristen p 1 m ned regnes fra det tidspunkt, hvor borgmesteren f r kendskab til frav ret. Ved planlagt frav r, hvor borgmesteren f r besked, fłr frav ret bliver aktuelt, regnes fristen naturligvis fłrst fra det tidspunkt, hvor frav ret bliver aktuelt. 1.2 Kompetence borgmester/byr d. Borgmesteren er forpligtet til at s tte sagen p byr dets dagsorden og at indkalde stedfortr deren, n r han f r kendskab til frav r over 1 m ned, som m antages at skyldes en af de i bestemmelsen omhandlede frav rsgrunde, men det er byr det som skal tr ffe beslutning om, hvorvidt den anfłrte frav rsgrund kan anses for at v re omfattet af 15 stk. 2. Hvis byr det beslutter, at den anfłrte frav rsgrund ikke berettiger til indkaldelse af stedfortr deren, kan statsforvaltningen, hvis statsforvaltningen ikke er enig med byr det s tte afgłrelsen ud af kraft eller udtale kritik. Formelt set skal byr det afgłre, om det er rigtigt, at et byr dsmedlem er forhindret i mindst 1 m ned af den af byr dsmedlemmet angivne grund. Medmindre der er s rlige omst ndigheder, som tyder p, at den angivne grund ikke er sandf rdig, eller at frav ret vil v re af kortere varighed, er byr det berettiget til uden n rmere undersłgelse at l gge byr dsmedlemmets egne oplysninger til grund for afgłrelsen. 1.3 Vederlag Stedfortr deren f r vederlag efter samme regler som łvrige byr dsmedlemmer for perioden, indtil det frav rende medlem genoptager byr dsarbejdet. (vederlagsbekendtgłrelsens 6 stk. 1) Det frav rende byr dsmedlem f r ifłlge vederlagsbekendtgłrelsens 30 stk. 1 i frav rsv rsperioden sit normale vederlag indtil udgangen af den m ned, hvor byr dsmedlemmet har v ret frav rende i uafbrudt 3 m neder. Ifłlge 30 stk. 2 f r et byr dsmedlem, der er frav rende pga sygdom, graviditet, barsel eller adoption dog sit normale vederlag i en frav rsperioden p indtil 9 m neder. Hvis et byr dsmedlem helt udtr der af byr det, f r den p g ldende vederlag til udgangen af den m ned, hvori udtr delsen har fundet sted. Alle byr dsmedlemmer herunder indkaldte stedfortr dere og frav rende byr dsmedlemmer er ifłlge vederlagsbekendtgłrelsens 32 forpligtet til at modtage vederlagene. 1.4 Bes ttelse af det frav rende medlems udvalgsposter. Stedfortr deren skal i frav rsperioden som minimum deltage i byr dsmłderne, byr dsseminarer og lignende for det samlede byr d. Hvorvidt stedfortr deren tillige indtager det frav rende medlems plads i udvalg mv. besluttes 1 Byr det og statsforvaltningen har ingen juridiske reaktionsmuligheder over for et byr dsmedlem, som i l ngere tid udebliver fra byr dsarbejdet uden lovligt forfald. Teoretisk kan anklagemyndigheden rejse tiltale og f et byr dsmedlem idłmt błder for udeblivelse uden lovligt forfald, men det vil kun kunne ske i helt ekstreme situationer og er s vidt vides aldrig sket (styrelseslovens 61). Problemet vil normalt blive lłst p anden vis af de politiske partier, da det formodentlig er uacceptabelt for et parti, at dets repr sentation i byr d/udvalg reduceres uden mulighed for indkaldelse at stedfortr der, fordi der ikke foreligger en af de i 15 stk. 2 n vnte frav rsgrunde. 2
formelt af den valggruppe, som har udpeget det frav rende medlem til disse hverv. Valgruppen har kompetence til at beslutte, at et andet byr dsmedlem end stedfortr deren skal indtr de i det frav rende medlems udvalgsposter, eller at pladserne ikke skal bes ttes i frav rsperioden (styrelseslovens 28 stk. 2). Praksis i Randers er, at stedfortr deren indtr der i det frav rende medlems udvalgsposter, medmindre valggruppen har meddelt, at den łnsker en anden lłsning. 2. Indkaldelse af stedfortr der til et enkelt byr dsmłde Hvis et byr dsmedlem pga. af sin helbredstilstand er forhindret i at deltage i et byr dsmłde, kan byr dsmedlemmerne valgt p samme kandidatliste kr ve, at stedfortr deren deltager i młdet (styrelseslovens 15 stk. 1). Ved et byr dsmedlems frav r p det konstituerende młde samt ved 2. behandling af forslag til rsbudget har byr dsmedlemmerne valgt p samme kandidatliste en udvidet adgang til kr ve, at stedfortr deren deltager i młdet, idet det er tilstr kkeligt at frav ret skyldes anden lovlig forfaldsgrund. Der er ikke nogen fuldt d kkende definition af begrebet lovlig forfaldsgrund. De ovenfor vedrłrende 15 stk.2 n vnte frav rsgrunde er klart lovlige forfaldsgrunde, men ogs andre grunde - is r ved frav r fra et enkelt młde - m anses for at v re lovlige frav rsgrunde, fx at et byr dsmedlem p datoen for 2. behandling af budget holder słlvbryllup. Borgmesteren er forpligtet til at indkalde stedfortr deren, n r kandidatlistens byr dsmedlemmer har kr vet det. Hvis kandidatlistens byr dsmedlemmer ikke łnsker stedfortr deren indkaldt, kan borgmesteren eller byr det ikke beslutte, at stedfortr deren skal indkaldes. Formelt set skal byr det afgłre om det er korrekt, at et byr dsmedlem er forhindret pga sin helbredstilstand, eller at der ved det konstituerende młde eller budgetmłder foreligger en lovlig forfaldsgrund. Medmindre der er s rlige omst ndigheder, som tyder p, at der ikke er en gyldig frav rsgrund, er byr det berettiget til uden n rmere undersłgelse at l gge byr dsmedlemmets egen oplysning til grund for afgłrelsen. Stedfortr deren f r udbetalt 1 kommunal di t (375 kr) for sin ulejlighed eller 2 di ter, hvis stedfortr deren deltager i et młde, som varer over 4 timer. Det frav rende medlem oppeb rer sit s dvanlige vederlag. 3. Indkaldelse af stedfortr der til behandling af en enkelt sag p byr dets dagsorden Hvis et byr dsmedlem m forventes at blive erkl ret for inhabil i forhold til en sag p dagsordenen for et byr dsmłde, kan byr dsmedlemmerne fra samme kandidatliste kr ve, at stedfortr deren deltager i behandlingen af denne sag (styrelseslovens 14 stk. 3). Borgmesteren er forpligtet til at indkalde stedfortr kr vet det. deren, n r kandidatlistens byr dsmedlemmer har Hvis kandidatlistens byr dsmedlemmer ikke łnsker stedfortr byr det ikke beslutte, at stedfortr deren skal indkaldes. deren indkaldt, kan borgmesteren eller 3
Hvis byr det tiltr der, at byr dsmedlemmet er inhabilt, indtr der stedfortr deren i byr det under behandlingen af den p g ldende sag, men ikke under behandlingen af andre punkter p dagsordenen. Stedfortr deren f r udbetalt 1 kommunal di t (375 kr) for sin ulejlighed. Poul Krogsgaard Nielsen Lov om kommunernes styrelse: Kommunalbestyrelsen tr ffer beslutning om, hvorvidt et medlem har en s dan interesse i en sag, 14. at han er udelukket fra at deltage i kommunalbestyrelsens forhandling og afstemning om sagen. Stk. 2. Et medlem skal underrette kommunalbestyrelsen, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om hans habilitet. Stk. 3. N r et medlem m forventes at blive erkl ret for inhabilt i forhold til en sag, der skal behandles i kommunalbestyrelsens młde, jf. stk. 1, kan de medlemmer, der er valgt p den p g ldende kandidatliste, kr ve stedfortr deren indkaldt til at deltage i sagens behandling. Stk. 4. Hvis kommunalbestyrelsen tr ffer beslutning om et medlems inhabilitet, uden at stedfortr deren er indkaldt, kan de medlemmer, der er valgt p den p g ldende kandidatliste, kr ve sagen udsat til det efterfłlgende młde. Uds ttelse kan dog ikke ske, hvis 2/3 af de tilstedev rende medlemmer mods tter sig dette, eller hvis uds ttelse vil medfłre overskridelse af frister, der er fastsat i lovgivningen eller af andre myndigheder. 15. 28. 61. N r et medlem p grund af sin helbredstilstand er forhindret i at deltage i et młde i kommunalbestyrelsen, kan de medlemmer, der er valgt p den p g ldende kandidatliste, kr ve stedfortr deren indkaldt til at deltage i młdet. Til det konstituerende młde, jf. 6, eller 2. behandling af forslaget til rsbudget, jf. 38, stk. 2, kan stedfortr deren ogs kr ves indkaldt ved et medlems forfald af anden grund. Er der ikke et p den p g ldende kandidatliste valgt medlem, som er i stand til at kr ve stedfortr deren indkaldt, kan stedfortr deren selv kr ve sig indkaldt. Stk. 2. N r kommunalbestyrelsens formand f r meddelelse om eller p anden m de f r kendskab til, at et medlem vil v re forhindret i at varetage sine kommunale hverv i en forventet periode af mindst 1 m ned p grund af sin helbredstilstand, graviditet, barsel eller adoption, varetagelse af andet offentligt hverv, forretninger eller lignende, indkalder formanden stedfortr deren til fłrstkommende młde i kommunalbestyrelsen. Stk. 3. N r medlemmet p ny kan varetage sine kommunale hverv, udtr der stedfortr deren af kommunalbestyrelsen. Stk. 4. Kommunalbestyrelsen tr ffer beslutning om, hvorvidt betingelserne for stedfortr derens indtr den er til stede. Stk. 5. N r stedfortr deren for kommunalbestyrelsens formand eller n stformand er indtr dt i henhold til stk. 2, og forhindringen har en forventet varighed af mindst 2 m neder, v lger kommunalbestyrelsen efter reglerne i 7, stk. 3, jf. 24, stk. 1, den, der under frav ret skal varetage funktionerne som henholdsvis formand eller n stformand. Udtr der et medlem i valgperiodens lłb af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende, hvori han er indvalgt af en bestemt gruppe inden for kommunalbestyrelsen, bes ttes den ledigblevne plads af den samme gruppe. Stk. 2. N r et udvalgsmedlem har forfald i mindst 1 m ned, kan den gruppe, der har indvalgt ham, bestemme, at et andet medlem indtr der i udvalget, s l nge hindringen varer. Et kommunalbestyrelsesmedlem, der głr sig skyldig i grov tilsides ttelse af de pligter, som den p g ldendes hverv medfłrer, straffes med błde. Simpelt uagtsom pligttilsides ttelse straffes dog ikke. 4
Bekendtgłrelse nr 1461 af 19/12 2005 om vederlag, di kommunale hverv (Vederlagsbekendtgłrelsen): ter, penion m.v. for varetagelse af 6. 30. 32. Til stedfortr dere i kommunalbestyrelsen ydes vederlag og godtgłrelse efter samme regler som til medlemmerne. Vederlag ydes dog kun forholdsm ssigt for den periode, hvor den p g ldende midlertidigt er medlem af kommunalbestyrelsen. For deltagelse i enkelte młder i kommunalbestyrelsen, jf. 14, stk. 3, og 15, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse, ydes ud over godtgłrelse alene di ter, jf. 4, og erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste, jf. 5. Stk. 2. Indtr der den p g ldende i kommunalbestyrelsen i henhold til 91 i lov om kommunale og regionale valg, ydes vederlag forholdsm ssigt fra den dag, den p g ldende indtr der i kommunalbestyrelsen. Vederl ggelse efter 2, 3, 7, 9, 12, 14-18 og 19, stk. 1, ophłrer med udgangen af den m ned, hvor den p g ldende fratr der det enkelte hverv eller i en uafbrudt periode p 3 m neder ikke har varetaget dette. Stk. 2. Ved frav r p grund af sygdom, graviditet, barsel og adoption, hvor stedfortr der af denne grund er indkaldt efter 15, stk. 2, i lov om kommunernes styrelse, er der dog ret til vederlag i indtil 9 m neder. Enhver er forpligtet til at modtage de ydelser, der tilkommer den p g ldende efter 1-19 og 31. 5