Referat Deltagelse: Til stede: Carsten Riis (næstformand), Mogens Birkebæk, Claus Christensen, Frits Andersen, Peter Bonfils, Dorte Stockfisch, Niels Jørgen Andreasen, Rune Bak Hansen og Daniel Olling. Fra ledelsen: Preben Clausen, Susanne Dombernowsky, Per Lund og Michael Sandberg. Afbud: Hans Halvorsen (formand), Pauli Johansen og Merete Ipsen. Referent: Peter Cederstrøm Indhold 1. Referat af MØDE 22 incl. underskrift... 2 B. Økonomiske sager 2. Kvartalsrapport 2 2011... 3 3. Procesplan og tidsplan vdr. samling af VUC Aarhus fra 1.8.2015... 4 4. Vandskaden i Bülowsgade Undervisningsministeriets dækning af dele af udgiften... 6 C. Driftssager 5. Aspirantkurset på Ingeniørhøjskolen fra 2012... 8 6. Resultatkontrakt for rektor Preben Clausen 11/12... 9 7. VUC Samsø, herunder sikring af Samsøs stemme i bestyrelsen... 11 D. Temadrøftelse strategi 8. Strategiplan 2016 endelig udgave... 13 9. Meddelelser... 15 1. Status vdr. genopbygning af Bülowsgade... 15 2. Status vdr. søgningen til sommerhold og augusthold 2011... 15 3. Kriseberedskab brev fra Undervisningsministeren... 15 4. MTU 11 skoleniveauet... 16 5. Finanslov 2012 nye takster... 16 6. VUC og Gellerup... 16 10. Eventuelt... 17 1
1. Referat af MØDE 22 incl. underskrift Referat fra BS 22 blev godkendt og underskrevet. 2
2. Kvartalsrapport 2 2011 Sagsfremstilling I budgettet for 1. halvår 2011 forventedes, jfr. bilag 2, et samlet resultat på kr. -1,5 mio. Det endelige samlede resultat blev på kr. -2,0 mio., svarende til en nedgang på 0,5 mio. Driftsresultatet for perioden var budgetteret til kr. 0,4 mio. og blev på kr. 1,6 mio., svarende til en forbedring på kr. 1,2 mio. Resultatet dækker over en mindre nedgang i HF afdelingen og en forbedring i såvel AVU afdelingen som Serviceafdelingen. Indtægter Antallet af årskursister i første halvår svarer til det budgetterede, men der har i perioden været en forskydning i HF-afdelingen fra HF-enkeltfag til HF-Flex og GS. Samlet er undervisningsindtægterne steget med ca. kr. 0,6 mio., der hidrører fra deltagerbetalingen. Serviceafdelingen har realiseret ca. 0,5 mio. i forøgede taxameterindtægter, fra GS og handleplanskursister, men til gengæld mistet ca. samme beløb i mistede indtægter vedr. udlejning til Århus Kommune (Bülowsgade). Udgifter De samlede lønudgifter til undervisning er steget med ca. 1,0 mio. HF-afdelingen har haft et merforbrug på ca. 1,5 mio. og i AVU-afdelingen et mindreforbrug på ca. 0,7 mio. De forøgede lønudgifter i HF-afdelingen kan delvist tilskrives den forøgede aktivitet på HF-Flex. Øvrige undervisningsudgifter viser et mindreforbrug på ca. kr. 0,9 mio., der forventes at være en periodeforskydning. Serviceafdelingen har haft et mindreforbrug på løn på ca. kr. 0,5 mio., men grundet Århus Kommunes opsigelse af lejemålet har afdelingen mistet omkostningsdækning på en del af bygningsomkostningerne, og har blandt andet derfor haft forøgede udgifter til bygningsdrift. Det samlede resultat for 1. halvår 2011 ligger tæt på det forventede niveau. Det må dog konstateres, at omkostninger til ombygninger og ibrugtagning af de to etager i Bülowsgade medfører et forøget investeringsbehov, der vil påvirke både skolens likviditet og årets resultat i negativ retning. Ledelsen forventer dog stadig, at årets resultat er positivt. Ledelsen indstiller at bestyrelsen godkender kvartalsrapporten Drøftelse Carsten Riis orienterede kort om, at ændringer i feriepengeforpligtelsen har givet mindre forskydninger i kvartalsrapporten sammenholdt med budget. I øvrigt ingen bemærkninger eller spørgsmål fra bestyrelsen. Beslutning Bestyrelsen godkendte kvartalsrapporten. 3
3. Procesplan og tidsplan vdr. samling af VUC Aarhus fra 1.8.2015 Sagsfremstilling Bestyrelsen besluttede på MØDE 22: - at en samling af skolen skal ske med ibrugtagning 1.8.2015 - at en samling på Ingerslevs Boulevard (IBS) har øverste prioritet - at Århus Byråds holdning til adressen Ingerslevs Boulevard skal afklares - at der udarbejdes en tidsplan tilbageregnet fra 1.8.2015, der på ovenstående baggrund beskriver bestyrelsens handlerum På den baggrund har skolens arkitektfirma udarbejdet en tidsplan. Af den fremgår flg: - at skolen bør vælge en totalentreprisemodel - at den politiske afklaring bør være tilendebragt primo november 2011, evt. lidt senere Siden sidste møde har bestyrelsens formand Hans Halvorsen og rektor Preben Clausen haft møde med borgmester, rådmænd og stadsdirektør, og Hans Halvorsen har haft supplerende politiske møder. Desuden har forvaltningschefen for Sport og Fritid, der ejer nabobygningerne: idrætsarealer, Svømmestadion og fra 2017 også Fjordsgades Skole, bedt om et afklarende møde i oktober måned om de fremtidige samarbejdsmuligheder. Den kommunale interesse har især fokuseret på bydelen Frederiksbjergs udvikling med nyt VUC, ny folkeskole, nyt folkeoplysningshus og måske en ny engelsksproget folkeskole. I den forbindelse har der været drøftelser om VUC s sammenhæng til især det nye kommunale folkeoplysningshus med henblik på at styrke den samlede uddannelsesindsatsen (95 % og voksenuddannelsen generelt) og at samarbejde om faciliteter. Bestyrelsens tidsmæssige manøvrerum muliggør, at drøftelserne om en samling på Ingerslevs Boulevard kan videreføres frem til bestyrelsens novembermøde. Det kan oplyses, at der på dette tidspunkt fortsat er flg. reelle alternativer til Ingerslevs Boulevard vdr. en samling - i prioriteret rækkefølge: - Ceres-grunden eller Godsbanearealet - Ingeniørhøjskolen (ny, idet ejeren nu ønsker at sælge) - endelig er der tilbagefaldsmuligheden, at skolen udbygger IBS lidt mindre og fastholder Bülowsgade Ledelsen indstiller at bestyrelsen fortsat koncentrerer sig om IBS-løsningen at skolens ledelse får kortlagt det nye alternativ vdr. Ingeniørhøjskolen at de økonomiske beregninger vdr. en samling justeres i lyset af kvartalsrapport 2 og et forventet mindre regnskabsresultat, jfr. pkt.2 at sagen genoptages på MØDE 24 den 29. november med henblik på endelig beslutning Drøftelse Carsten Riis orienterede om, at der er behov for yderligere politiske forhandlinger, inden der kan træffes endelig afgørelse. Der har indtil videre været set bort fra IHA som alternativ, da ejer tidligere udelukkende var interesseret i udlejning og ikke salg. Bygningen er nu sat til salg, og skolen afsøger på den baggrund IHA som en mulighed. Beliggenheden er god, og der 4
er mere end tilstrækkeligt med kvadratmeter. Grundet det nye alternativ samt processen med kommunen i øvrigt foreslog formandskabet at udskyde det foreslåede tidspunkt for endelig beslutning fra MØDE 24 til et senere møde. Sagen om samling af skolen er den største og vigtigste sag, BS kommer til at håndtere i mange år, hvorfor det er væsentligt at tage den nødvendige tid. Preben Clausen orienterede om, at en udskydelse af endelig beslutning til et senere tidspunkt end MØDE 24 den 29. november 2011 og fastholdelse af samling senest 1. august 2015, vil kunne medføre, at det kan blive nødvendigt at igangsætte diverse tekniske undersøgelser, der skal foretages forud for byggeri og dette inden, der er truffet endelig afgørelse om placering af skolen. Det vil i sagens natur kunne medføre, at der eventuelt anvendes midler på forarbejde til en af de løsninger, der ikke vælges. På baggrund af spørgsmål fra Niels Jørgen Andreasen om, at IHA tidligere var forkastet som løsning grundet at bygning og lokaler ikke levede op til skolens ønsker, oplyste Preben Clausen, at det er ufravigeligt, at der med samlingen tillige skal være et kvantespring i fremtidige bygningers understøttelse af undervisningen, og at dette krav også vil blive stillet over for IHA s bygninger. Beslutning Bestyrelsen fulgte ledelsens indstilling med bemærkning om, at der på MØDE 24 skal ske en videre drøftelse, men ikke træffes endelig beslutning. 5
4. Vandskaden i Bülowsgade Undervisningsministeriets dækning af dele af udgiften Sagsfremstilling I juledagene 2010 betød et uventet, men markant frostvejr sprængninger af radiatorer på øverste loft i bygningen i Bülowsgade. Fjernvarmevand strømmede ned igennem 4 etager og bredte sig ud igennem etageadskillelser og skillevægge med betydelige skader til følge. Et hurtigt krisemøde i juleferien mellem VUC Aarhus og Aktivitetscentret, der på det tidspunkt lejede de to nederste etager, mundede ud i, at Aktivitetscentret straks fraflyttede arealet med henblik på genhusning i andre kommunale institutioner. Dette skete, fordi en hurtig vurdering af alternativerne viste, at en pavillonløsning og et nyt lejemål et andet sted tidsmæssigt, økonomisk og funktionelt i forhold til de handicappede brugere absolut ikke var acceptabelt. VUC Aarhus lånte midlertidigt lokaler på andre undervisningsinstitutioner og opstillede inden for kort tid pavilloner i haven til genhusning af undervisningen i hele forårssemestret 2011. VUC Aarhus accepterede på denne samlede baggrund, at Aarhus Kommune med virkning fra 1.1.2011 ikke betaler husleje, mod at kommunen frafalder kravet om genhusning. Forsikringsbegivenheder af denne art er omfattet af statens selvforsikringsprincip, hvorefter skolen selv afholder udgiften op til et niveau svarende til 1 % af omsætningen. Resten dækkes af staten. Da skaden skete i 2010, har skolen således allerede nu bogført en udgift på kr. 1,6 mio til staten. Beløbet er indeholdt i regnskabet for 2010. Med hensyn til genopbygningen har skolen indtil videre lagt ud, men der er forinden indgået principiel aftale med staten om dækningsgrad efter enkle fordelingsprincipper baseret på en opdeling af de 4 skadede etager i kategorierne: helt skadet - delvist skadet - ikke skadet. Skolen forventer på den baggrund, at hovedparten af udgiften dækkes af staten. Skolen har afholdt licitation på renoveringsopgaven og på den baggrund afsat 5,2 mio kroner til skolens egen del + 0,8 mio til følgeudgifter. Det bemærkes, at indeholdt i genopbygningen indgår konvertering af de to lejede etager svarende til 1.600 etagemetre til VUC-formål. Bygningen er nu færdigrenoveret og taget i brug den 15. august 2011. Der er et tilbageværende stridspunkt med staten, nemlig vedrørende erstatning for tabet af huslejeindtægt i 7 måneder i 2011, svarende til kr. 812.000. Staten accepterer ikke den faktiske løsnings rationalitet, men henholder sig til, at Aarhus Kommune ikke har overholdt kontraktens opsigelsesvarsel på 12 måneder. Derfor er afgørelsen, at VUC Aarhus selv må bære denne udgift. Skolen har gjort indsigelse, men staten fastholder sin afgørelse. Ledelsen indstiller at skolen efter omstændighederne accepterer statens afgørelse at den manglende huslejeindtægt i 2011 udgiftsføres på regnskabet for 2011 at bestyrelsen ved næste møde behandler et regnskab vedr. renoveringen Drøftelse Kort drøftelse af indstillingen samt enighed om, at afgørelsen fra Statens Selvforsikring om ikke at dække den tabte huslejeindtægt synes juridisk korrekt, omend firkantet og formel. 6
Beslutning Bestyrelsen fulgte ledelsens indstilling. Bestyrelsen tilføjede, at ledelsens beslutning om, at Aarhus Kommune med virkning fra 1.1.2011 ikke skulle betale husleje mod at kommunen frafaldt kravet om genhusning, efter omstændighederne og samlet set var den rigtige beslutning. Ledelsen kunne på daværende tidspunkt, der var præget af mangel på kontinuitet i UVM, ikke med nogen form for sikkerhed forudse, at beslutningen kunne medføre manglende dækning af tabt huslejeindtægt. 7
5. Aspirantkurset på Ingeniørhøjskolen fra 2012 Sagsfremstilling VUC Aarhus har siden 2008 haft en samarbejdsaftale med Ingeniørhøjskolen i Aarhus, der i 2011 har flg. aktive elementer: - GSK-sommerkurser grænsedragning til adgangskurset - gensidig tompladsudnyttelse på GSK og adgangskurset - aspirantkursus på folkeskoleniveau - aspirantkursus på gymnasialt niveau - HF Science som fødekæde til bl.a. ingeniøruddannelserne De to aspirantkurser har siden 1.1.2009 og indtil 31.12. 2011 været drevet for en særlig bevilling fra den såkaldte Satspulje. Bevillingen ophører med udgangen af 2011. Ingeniørhøjskolen afsøger for tiden i UVM, om der kan findes ekstra midler til en fortsættelse af samarbejdet på det hidtidige niveau. Uagtet udfaldet af dette har de to skoler besluttet også at etablere nye halvårige hold januar 2012. Disse hold vil, hvis ikke anden finansiering opnås, blive finansieret ad de normale kanaler via skolernes eget takstsystem, men således at elevtallet sættes op pr. hold og lærerforbruget reduceres. Denne satsning skyldes, at aspirantkurserne er en vigtig del af skolens fødekædeaktiviteter, og at specielt kurserne på folkeskoleniveau er vigtige, fordi effektmålinger viser, at netop fødekæder er hypereffektive til at sikre overgang til uddannelse for især truede målgrupper. Der er i efteråret 2011 etableret tre forløb: to hele klasser på folkeskoleniveau og et enkeltfagshold på gymnasialt niveau. Ledelsen indstiller at forårskurserne 2012 gennemføres som ovenfor beskrevet at aktiviteten fra efteråret 2012 kun videreføres, hvis der kan skabes en bæredygtig økonomi Drøftelse Preben Clausen orienterede om punktet herunder det væsentlige element, fødekæderne er for skolens drift og virke. Sagen fremlægges for bestyrelsen igen, såfremt der ikke kan skabes en bæredygtig udvikling. Beslutning Bestyrelsen godkendte ledelsens indstilling. 8
6. Resultatkontrakt for rektor Preben Clausen 11/12 Sagsfremstilling Efter de nugældende regler skal skolens bestyrelse indgå en resultatlønsaftale med rektor senest den 1.10. hvert år. Denne forpligtelse blev på VUC-området indført første gang for skoleåret 2009/2010. Efter reglerne skal kontraktens indhold drøftes en gang årligt i bestyrelsen. Efter tidligere beslutning i bestyrelsen sker dette på et overordnet niveau, idet den præcise udformning af kontrakten efterfølgende sker mellem bestyrelsens formand og rektor. Resultatopgørelsen vdr. sidste periode, der skal være udarbejdet senest 1.9. hvert år, fremlægges for bestyrelsen ved samme lejlighed. Bemyndigelsen til at indgå kontrakt med rektor er under ændring i UVM, idet staten har tabt en voldgiftssag med DJØF. Tvisten vedrørte statens ret til at forpligte en bestyrelse til at indgå kontrakt og forpligte bestyrelsen til at udforme kontraktens indhold på bestemte indsatsområder. Dette nye regelsæt er endnu ikke udarbejdet, og såvel Rektorforeningen som Forstanderforeningen har efter konsultation med UVM meddelt, at bestyrelserne fortsat kan anvende det nuværende regelsæt, og at indgåede kontrakter efter dette fortsat vil være gyldige, når det nye regelsæt foreligger. Her følger til inspiration for bestyrelsens drøftelser i kortfattet form overskrifterne fra den senest indgåede kontrakt vdr. 2010/2011: Indsatsområde 1 Fleksibilitet og kontinuitet i lærerjobbet Vægt 15 % Mere fleksibel anvendelse af lærerressourcer inden for gældende overenskomster med henblik på kompetenceudvikling og effektivisering Indsatsområde 2 Undervisningen gennemføres i hverdagen Vægt 15 % Mindre fravær mindre frafald, indsats i forhold til lærere og elever/studerende Indsatsområde 3 AVU-kursister går til prøve Vægt 10 % Prøvefrekvens AVU Indsatsområde 4 HF og GSK har målelig effekt Vægt 10 % Indsatsområde 5 VUC Århus har en klar profil Vægt 20 % Initiativer, der synliggør institutionens uddannelses- og vidensmæssige profil samt styrker institutionens rolle i forhold til det omkringliggende samfund. Indsatsområde 6 Effektiv økonomistyring Vægt 15 % Initiativer, der effektiviserer den økonomiske og administrative drift, herunder administrative fællesskaber. Indsatsområde 7 Den attraktive arbejdsplads Vægt 15 % VUC Århus skal være en økonomisk velfunderet skole i tidssvarende bygninger og en attraktiv arbejdsplads, der udvikler sig sammen med medarbejderne gennem dialog om de fælles forpligtende opgaver, og hvor der er rum for den enkeltes bidrag Ledelsen indstiller at den nye kontrakts indhold diskuteres at den nye kontrakt på den baggrund udformes af bestyrelsens formand i et samarbejde med rektor 9
Drøftelse Carsten Riis orienterede om, at resultatkontrakt med skoleleder er obligatorisk. Skolelederen skal opnå en del af sin løn via resultatbaserede målsætninger. Bestyrelsen har mulighed for, at udpege konkrete områder, der skal indgå i en ny resultatkontrakt, samt mulighed for at justere vægtningen mellem de enkelte resultatmål. Væsentligt at bygningerne og arbejdet med skoles fysiske rammer, er en del af kontrakten samt at der er sammenhæng mellem strategi og resultatkontrakt. Enighed om, at det er en god model, at den konkrete kontrakt drøftes mellem formand og skoleleder. Niels Jørgen Andreasen bemærkede, at der på flere andre skoler er meget høje udmøntningsprocenter og at det efter hans vurdering tager livet ud af kontrakterne. Endvidere henviste Niels Jørgen Andreasen til statistik fra Personalestyrelsen vedr. lokalt forhandlede lønmidlers andel af de samlede lønninger for øvrige medarbejdergrupper. Carsten Riis bemærkede i den forbindelse, at udmøntningsprocenten kan svinge meget, men at dette års udmøntning afspejler, at det har været et godt år med høj målopfyldelse på VUC Aarhus. Beslutning Bestyrelsen bemyndigede formanden til i et samarbejde at udarbejde ny resultatlønskontrakt inden for samme ramme som nu. 10
7. VUC Samsø, herunder sikring af Samsøs stemme i bestyrelsen Sagsfremstilling VUC Aarhus overtog ansvaret for VUC-undervisningen på Samsø i forbindelse med strukturreformens ikrafttræden 1. januar 2007. Bestyrelsen behandlede senest udviklingen i aktiviteterne på øen ved MØDE 20 den 25. januar 2011. Mødets baggrund var Regeringens Genopretningsplan og Finanslov 2011. På mødet besluttedes følgende: - at søge øtilskuddet på kr. 200.000 hævet - at søge huslejefritagelse hos Samsø Kommune - at bestyrelsen orienteres igen ved dette møde, hvis effekterne af Genopretningsplanen har været uventet store - at Samsø som undervisningssted revurderes igen i foråret 2012 (beslutning fra MØDE 17 den 18. maj 2010) Under mødet redegør skolens ledelse for det igangværende arbejdet med disse pinde. Det indgår i skolens vedtægt, at der skal være repræsentant for øen i skolens bestyrelse. I perioden 1. januar 2007-26. november 2008 (MØDE 1-9) repræsenterede tidligere bestyrelsesmedlem fra VUC Samsø Ole Pedersen øens interesser i bestyrelsen, og fra 28. januar 2009 til dato (MØDE 10 og frem) har Frits Andersen repræsenteret Samsø i bestyrelsen. Ved bestyrelsens MØDE 20 den 25. januar 2011 behandlede bestyrelsen en redegørelse om VUC Samsø. Redegørelsen fremlagdes af Susanne Dombernowsky, der har driftsansvaret for Samsø, men ved en meget beklagelig fejl fremgik det af bilaget, at redegørelsen var udarbejdet udelukkende af Cecilia Andersen. Den meget grundige redegørelse var et samarbejde mellem Cecilia og Susanne og blev fremlagt under Susannes kompetencer som chef for øens undervisning. Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning og traf beslutning om en fortsættelse af undervisningen på øen under de nye vilkår, jfr. ovenfor. Det var imidlertid meget uheldigt - både for bestyrelsens behandling af sagen og for Frits Andersen selv - at Frits Andersen ikke fik mulighed for at perspektivere VUC-tilstedeværelsen på Samsø, idet denne stemme er overordentlig vigtig for sagens behandling i bestyrelsen. Dette skyldes, at Cecilia Andersen er Frits Andersens hustru, og at den fungerende formand Carsten Riis og Frits Andersen i fællesskab inden mødet havde besluttet, at der kunne være habilitetsproblemer. Af helt formelle grunde vurderedes det som mest hensigtsmæssigt, at Frits Andersen derfor ikke deltog i punktets behandling efter fremlæggelsen. Det er ledelsens vurdering, at det fremover ved en mere omhyggelig udarbejdelse af oplæg vedr. Samsø på basis af kompetenceforholdene mellem studierektor og inspektor i fremtiden i meget stor udstrækning kan undgås, at der opstår habilitetsproblemer. Frits Andersens hustru, lektor Cecilia Andersen, har været ansat på VUC Samsø og altså nu på VUC Aarhus før fusionen mellem de to skoler i 2007. Cecilia overtog 1.10.2009 jobbet som inspektor for undervisningen på Samsø, der ledes fra VUC Aarhus af Susanne Dombernowsky. En inspektor på VUC Aarhus har ingen formelle ledelsesroller. Det gælder således også Cecilia Andersen. Ledelsen indstiller at bestyrelsen tager redegørelsen til efterretning 11
Drøftelse Carsten Riis orienterede kort om, at det søges sikret, at Frits Andersen i så vid udstrækning som muligt kan deltage i bestyrelsens behandling af sager vedr. VUC på Samsø, da Frits Andersen netop sidder i bestyrelsen for at repræsentere Samsø. Med præciseringen af at alt materiale og indstillinger vedr. VUC på Samsø er studierektor Susanne Dombernowskys ansvar, hvad enten Frits Andersens kone Cecilia Andersen har bidraget eller ej, er det sikret, at Frits Andersen kan deltage i bestyrelsens behandling uden at være inhabil alene på baggrund af sin kones eventuelle bidrag til materiale og indstillinger. Der kan derudover naturligvis opstå inhabilitet ved behandling af sager, hvis sagens konkrete indhold sandsynliggør, at Frits Andersen inhabil. Preben Clausen orienterede om, at skolen som tidligere meddelt agter at søge om at få øget tilskuddet på 200.000 kr. årligt til driften af Samsø fra Undervisningsministeriet. Skolen venter med denne ansøgning, idet Samsø Kommune har søgt Undervisningsministeriet om fritagelse for effekterne af genopretningsplanen for VUC området. Når der sker en udvikling i sagen, orienteres bestyrelsen. Susanne Dombernowsky orienterede om, at effekterne af genopretningsplanen har ramt undervisningen på Samsø med forventet styrke. Fagelementer har tidligere været en succes, men de er bortfaldet med de nye tilskudsregler. Status er, at der er lidt færre hold, men til gengæld er holdene lidt større. Frits Andersen bemærkede, at der kunne være muligheder for øget aktivitet ved arbejdsmarkedsrettede udbud. Claus Christensen bemærkede mulighederne for samarbejdet med små og mellemstore virksomheder i regi af VEU. Michael Sandberg oplyste, at der er oprettet ordblinde hold samt at der p.t. sker afsøgning af muligheder for oprettelse af FVU-undervisning, der netop er(arbejdsmarkedsrettet. Preben Clausen oplyste afslutningsvis, at bestyrelsen modtager redegørelse i foråret 2012 som aftalt på tidligere møde. Beslutning Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning. 12
8. Strategiplan 2016 endelig udgave Sagsfremstilling (overført uændret fra MØDE 22) Bestyrelsen drøftede på MØDE 21 et første rammeudkast til ny strategiplan for skolen frem til 2016, kaldet Forandring gennem forankring. Udkastet var baseret på de af bestyrelsen fem vedtagne indsatsområder for skolen, og det indeholdt en ny vision. Desuden var udkastet udformet som et sammenhængende system, der sikrer, at skolen inden for planperioden kommer omkring i hele det univers af initiativer og dokumentation, som skolen som offentlig institution er forpligtet på. Til dette møde fremlægges en endelig udgave af Strategiplan 2016. I forhold til rammeudkastet er der foretaget flg. ændringer: der er på side 4 tilføjet en indledning, der beskriver strategiplanens ambition og form på skoleniveauet eksemplerne på initiativer på side 4-7 er redigeret med henblik på større tydelighed Fokus i planen flyttes fra vækst til gennemførelse og effekt. Vækst vil fremover overvejende ske gennem målrettede tilbud. F.eks. vil der i de kommende år være behov for at styrke heltidsundervisningen i AVU med flere klasser til Almen Forberedelseseksamen for at sikre et bredere spektrum af valgfag til denne eksamen. I denne udgave af strategiplanen har vi afstået fra at overføre initiativerne til et traditionelt regneark, hvor hvert enkelt initiativ er tættere beskrevet med indikatorer, milepæle, ansvarlig etc. Det er vores opfattelse, at de overordnede indsatsområder frem til 2016 har så tydelig retning, at der ikke er behov for en tæt beskrevet struktur, en stram fremstilling og et mekanistisk dokumentationsapparat. Vi ønsker som vidensorganisation at kunne arbejde ubureaukratisk og dynamisk med strategien. Derfor ønsker vi frihed til løbende at vurdere de foreslåede initiativer og deres relevans for indsatsområdet. Til den årlige rapportering til bestyrelsen om fremdriften i strategiplanen udvælger skolen et antal initiativer, der har været arbejdet med, og disse udfoldes i tekst og tal med direkte relevans for indsatsområdet. Ledelsen indstiller at bestyrelsen godkender Strategiplan 2016 Forandring gennem forankring at ledelsen rapporterer tilbage til bestyrelsen efter et år, dvs. på maj-mødet 2012 om det første års arbejde Drøftelse Carsten Riis indledte punktet med at konstatere, at den fremlagte strategi er i fin tråd med de guidelines, bestyrelsen tidligere gav ledelsen. Efter drøftelser og aftale med formanden, indstillede Carsten Riis til bestyrelsen at følge ledelsens forslag om rapportering, dog med bemærkning om at stoppe op i foråret 2014 og vurdere, om hele set-up et det virker efter hensigten, eller om det skal overvejes at opsætte mere mekaniske målepunkter. For yderligere at styrke det kvalitative aspekt af strategiplanen foreslog bestyrelsen, at involverede enkeltmedarbejdere og kursister evt. inviteres med til fremlæggelsen ved de årlige 13
rapporteringer i maj måned, hvis dette giver mening i forhold til de udvalgte initiativer. Dette kunne også ske med basis i foretagne medarbejdertilfredshedsmålinger (MTU) eller elevtilfredshedsmålinger (ETU). Desuden ønskede bestyrelsen, at flere af strategiplanens elementer indgår i rektors resultatlønskontrakt. Preben Clausen oplyste om, at MTU- og ETU- konceptet er meget kompliceret at arbejde med, hvorfor SU på et kommende møde drøfter og overvejer om der evt. skal anvendes en anden metode. Fordelen ved at kunne benchmarke med andre institutioner er desværre blevet noget mindre, i og med at der ikke deltager sammenlignelige VUC- institutioner i det netværk, der anvender nuværende koncept. Beslutning Bestyrelsen godkendte ledelsens indstilling og tilsluttede sig tanken om at medarbejdere og kursister efter ledelsens konkrete vurdering kan inddrages i en kvalitativt præget fase af strategiarbejdet. 14
9. Meddelelser 1. Status vdr. genopbygning af Bülowsgade I skrivende stund er hele Bülowsgade taget i brug. Huset anvendes udelukkende til gymnasial undervisning, nemlig til 18 HF-klasser (10 2-årige HF-klasser og 8 enkeltfagsklasser) og til GSK-hold. Desuden anvendes faglokalerne i kemi, biologi, geografi, musik og billedkunst af skolens øvrige gymnasiale enkeltfagsundervisning, der fremover i de øvrige fag er koncentreret på Ingerslevs Boulevard. De midlertidige pavilloner er nu fjernet, og det gamle haveanlæg renoveres i disse dage. Alt i alt en smuk ramme om undervisningen. Der mangler endnu de sidste detaljer og indretningen, og brugerne af huset har en finger med i spillet. Det forventes færdig inden for kort tid. Haven renoveres og bliver til glæde for både kursister og medarbejdere. 2. Status vdr. søgningen til sommerhold og augusthold 2011 Genopretningsplanen fik den forventede effekt på skolens undervisning, således som denne var forudsat i budgettet: a) aftenfladen er reduceret, b) Samsøs udbud er reduceret, c) sprogfag og kreative fag på HF og d) engelsk og IT på AVU er gået tilbage. Til gengæld har skolen haft fremgang på andre områder. Der orienteres yderligere under mødet. Susanne Dombernowsky orienterede om søgningen på HF. Holdkursisttallet er faldet forventeligt. Særligt 3. fremmedsprog har oplevet nedgang (tysk, fransk, spansk, italiensk), og russisk samt kinesisk har ikke kunnet udbydes. Det forventede årselevtal stiger, da der er lidt flere på holdene end budgetteret. Skolen leverer også sin del til 95% målsætningen i og med at der er flere kursister. Nedgang i HF-flex på ca. 20 procent. Sommerkurser og GS er gået godt. Andelen af ½ års hold er udvidet. Der er oprettet de forventede 5 spor på HF2. Michael Sandberg orienterede om søgningen til AVU. Genopretningsplanens nøgleord var målretning af indsatsen, og det er netop den effekt der har været på AVU. Seniorhold og aftenflade er næsten væk,og der er lukket 8 engelskhold, danskhold samt matematik og ithold. Dog er der stigning på andre områder og afdelingen kører ligeud. Konklusionen er lidt færre kursister, men det opvejes af, at den enkelte kursist er her i flere timer. 3. Kriseberedskab brev fra Undervisningsministeren Undervisningsminister Troels Lund Poulsen har den 3. juni 2011 skrevet til alle gymnasiale uddannelser og erhvervsskoler for at opfordre bestyrelserne til at udarbejde en beredskabsplan efter statens nye regler. Skolen har en sådan, som ligger tilgængelig på hjemmesiden under punktet Om VUC Aarhus. Kopi af Ministerens brev er vedlagt. Sagen er afsluttet. Ingen bemærkninger. 15
4. MTU 11 skoleniveauet Hvert andet år gennemfører skolen en Medarbejdertilfredshedsundersøgelse (MTU). Undersøgelsen alternerer med en Elevtilfredshedsundersøgelse (ETU), således at der altså hvert år gennemføres en stor ekstern tilfredshedsmåling af skolen som arbejdsplads og som studiested. Begge målinger foretages af firmaet Ennova, der holder til i Aarhus. MTU 11 blev gennemført i april måned 2011, og resultatet nåede skolen kort før sommerferien. Vedlagt som bilag er den redegørelse om undersøgelsen og den interne procedure, som Preben Clausen udarbejdede hen over sommeren. Drøftet under pkt. 8. 5. Finanslov 2012 nye takster Skolen har den 25. august modtaget en orientering fra UVM vdr. de nye takster for 2012, som er indeholdt i forslag til Finanslov 2012. Takterne kommenteres under mødet. Det fremgår af bilaget at taksterne reduceres frem til 2015. Dermed er vi ca. halvvejs med den samlede reduktion. Skolen arbejder ud fra at anvende midlerne som de gives dvs. opdelt på undervisning, bygninger og administration 6. VUC og Gellerup Der er for tiden drøftelser mellem Aarhus Kommune på den ene side (Gelleup-sekretariat, borgmester og stadsdirektør) og på den anden side Aarhus Tech, Århus Købmandsskole, Social og Sundhedsskolen, Århus Produktionsskole og VUC Aarhus om placering af uddannelsesaktiviteter i den nye bydel. Der afholdes således møde med borgmesteren om sagen den 28. september. Udgangspunktet er, at Social- og Sundhedsskolen overvejer at flytte alle aktiviteter til Gellerup. På den baggrund overvejer vi, hvis de øvrige skoler også deltager, at placere dele af vore fødekædeaktiviteter i Gelleup, f.eks.følgende: Fødekæde til SOSU- assistent Fødekæde til SOSU - pædagogisk assistent Fødekæde til SOSU- hjælper Fødekæde til Århus Købmandsskole - handel, kontor eller butik Fødekæde til Politiskolen - AVU-niveau Fødekæde til Politiskolen - gymnasialt niveau Fødekæde til Ingeniøruddannelserne - aspirantkurser For skolen er overskriften for en sådan disposition ikke integration, men uddannelsespolitiske overskrifter som 95 %-målsætningen, 50 %-målsætningen og et generelt uddannelsesløft alt sammen koblet på en klynge af beslægtede uddannelser i en interessant ny bydel. Integration er vi i forvejen dygtige til, der hvor vi ligger nu i det centrale Aarhus. Bestyrelsen har tidligere forholdt til sig til, at VUC Aarhus er en midtbyskole og besluttet, at skolen ikke skal flytte fra midtbyen. Hvis der som nævnt i meddelelsen kommer væsentlige fødekædeaktiviteter i Gellerup, kan der forlægges undervisning til området i lejede lokaler. Skolens integrationsindsats sker ligeså godt i midtbyen, som andre steder. Der afholdes møde med borgmester om sagen i uge 39. 16
10. Eventuelt Ingen punkter 17
Underskriftsblad : I bestyrelsen: Hans Halvorsen (formand) Carsten Riis (næstformand) Mogens Birkebæk Merete Ipsen Peter Bonfils Pauli Johansen Claus Christensen Frits Andersen Dorte Stockfisch Niels Jørgen Andreasen Rune Bak Hansen Daniel Olling Preben Clausen (forstander) 18