Brønderslev-Dronninglund Kommune Administrativ styregruppe Referat Dato: 29. november 2004 Lokale: 272, Brønderslev Rådhus Tidspunkt: 9.00 - ca. 12.30
Indholdsfortegnelse Sag nr. Side Åbne sager: 1. Forretningsorden og opgaver... 1 2. Forberedelsesudvalg 9-12-04... 3 3. Uformelle kontakter... 5 4. Eventuelt... 6
Fraværende: Ingen Bemærkninger/ændringer til dagsordenen: Ingen
Administrativ styregruppe, 29. november 2004 Side 1 Åbne sager: 1. Forretningsorden og opgaver Forretningsorden og opgaver for den administrative styregruppe indstilles til drøftelse og evt. præcisering Sagsfremstilling: I forbindelse med vedtagelsen af Vilkår for sammenlægning af Brønderslev og Dronninglund kommuner blev der fastsat forretningsorden og opgaver for styregruppen. Nedsættelse og forretningsorden m.v. 1. Brønderslev og Dronninglund Byråd nedsætter senest den 15. november 2004 en administrativ styregruppe, hvis funktion er at forestå den løbende administrative styring af forberedelsesprocessen. 2. Den administrative styregruppe består af 10 medlemmer, hvoraf hver kommune udpeger 5 medlemmer (Kommunaldirektør, 2 repræsentanter fra Chefgruppe/Direktion, næstformand CSU/Hoved MED-udvalg, samt 1 yderligere medarbejderrepræsentant). 3. Den administrative styregruppe kan nedsætte en eller flere arbejds- og projektgrupper til varetagelse af bestemte udredningsopgaver, analyseprojekter eller lignende. I arbejds- og projektgrupperne skal der, så vidt muligt, være ligelig repræsentation fra Brønderslev og Dronninglund Kommuner. 4. Den administrative styregruppe udarbejder indstilling til Forberedelsesudvalget om etablering af evt. nødvendig sekretariatsbistand. Opgaver Den administrative arbejdsgruppes opgaver er: 1. Implementering af informations- og kommunikationsstrategi. 2. Udarbejde procesplan for 2005. 3. Udarbejde forslag til procesplan for den efterfølgende periode (spec. 2006). 4. Løbende projektopfølgning i forhold til procesplan. 5. Sikre udarbejdelse af rekvireret materiale fra Forberedelsesudvalget, herunder etablering af relevante og nødvendige arbejds-/projektgrupper til udarbejdelse heraf. 6. Sikre udarbejdelse af andet relevant materiale for forberedelsesprocessen, herunder etablering af relevante og nødvendige arbejds-/projektgrupper til udarbejdelse heraf. 7. Sikre koordinering mellem de to kommuner på områder som nyanskaffelser på ITområdet, genbesættelse af stillinger ved vakance, grundsalg og lignende administrative områder. Beslutning i Administrativ styregruppe den 29. november 2004 Forretningsorden og opgaver blev taget til efterretning. Det blev besluttet, at information fra styregruppen til medarbejdere og borgere har høj prioritet, samt at den skal have karakter af åbenhed omkring alle sager. Den fælles hjemmeside skal anvendes til offentliggørelse af referater og anden relevant information. Projektleder for kommunikations projektgruppen deltager i møderne m.h.p. opnåelse af dette. Alle ledere, der har medarbejdere, der ikke har adgang til
Administrativ styregruppe, 29. november 2004 Side 2 inter-/intranet, opfordres til at opslå informationen på fælles opslagstavler o.l.. MED og SU systemerne opfordres til fremover at have et fast punkt om orientering om status på sammenlægningen
Administrativ styregruppe, 29. november 2004 Side 3 2. Forberedelsesudvalg 9-12-04 Drøftelse og indstillinger vedrørende dagsorden til Forberedelsesudvalgets møde d. 9/12-04 Sagsfremstilling: Formandskabet foreslår følgende dagsorden: 1. Organisering af sammenlægning af Brønderslev og Dronninglund Kommuner med tilføjelser 2. Udkast til godkendelsesskrivelse til Indenrigs- og Sundhedsministeriet 3. Etablering af projektgrupper, herunder drøftelse af hvilke grupper skal etableres kommissorium størrelse af projektgrupperne hvilke projektgrupper skal foreslås igangsat nu. 4. Godkendelse af kommunikationsstrategi 5. Indtrædelse af repræsentanter fra amtet i styregruppen 6. Etablering af Jobbørs (kommunal/amtslig) 7. Forelæggelse af kommunegaranti ansøgning fra Dronninglund 8. Mødeplan 2005 Bilag Organisering med tilføjelser (fremsendes senere) Svar IM (vedhæftet mail) Projektforslag (do.), forslag til skabelon fremsendes senere Kommunikation endeligt udkast (do.) Samarbejde under strukturreform, brev fra amtet (do.) Beslutning i Administrativ styregruppe den 29. november 2004 Følgende indstillinger anbefales overfor forberedelsesudvalget. 1. Tilføjelserne til Organisering af sammenlægning anbefales, herunder etablering af sammenlægningssekretariat og projektsekretariat med placering i hhv. Brønderslev og Dronninglund. Beskrivelse af kommissorium og snitflader for/mellem de to sekretariater igangsættes umiddelbart efter vedtagelse i Forberedelsesudvalget. 2. Udkast til svarskrivelse til Indenrigs- og Sundhedsministerium anbefales med enkelte præciseringer (udskrivningsgrundlag, ekstra udgifter og svarfrist). 3. Oplæg vedrørende projektoversigt anbefales som ramme for nødvendige projekter. Oversigten forventes udbygget og tilrettet henover forberedelsesperioden både med hensyn til nye opgaveområder og med hensyn til opdeling af store projekter. Projekterne vedrørende visionsudvikling, politisk struktur og administrativ struktur/model fastlægges som fællesopgave for byråd, forberedelsesudvalg og administrativ styregruppe. Der forventes arrangeret fælles seminar i marts 2005, hvor de overordnede politiske holdninger til fremtidig struktur kan fast-
Administrativ styregruppe, 29. november 2004 Side 4 lægges. Styring af projekterne via skema A-C (status, kommissorium, analyse af og forslag til fremtidig organisering) anbefales. Alle faser/skemaer skal behandles i administrativ styregruppe inden igangsætning af næste fase, og inden resultatet behandles politisk. Skemaerne finpudses og påføres eksempel inden forelæggelse for Forberedelsesudvalget. Gruppestørrelserne vil være afhængige af det konkrete projekts karakter og omfang, typisk forventes dog en størrelsesorden omkring 4-6 medlemmer. For områder, hvor der overføres opgaver fra amt/stat forventes også medlemmer fra disse instanser. Administrativ styregruppe udpeger medlemmerne til projektgrupperne. Hvilke projekter der skal igangsættes umiddelbart besluttes på næste styregruppemøde (excl. kommunikationsstyregruppen) 4. Oplæg til kommunikationsstrategi, med enkelte redaktionelle rettelser, anbefales. Projektgruppen vedrørende kommunikation indstilles at bestå af: Mette Krogh og Mona Jensen (Brønderslev) samt Else Larsen og Karsten Bach (Dronninglund). Som projektleder indstilles Mette Krogh 5. Det anbefales overfor Forberedelsesudvalget, at amtet bliver repræsenteret i administrativ styregruppe med 1 ledelsesrepræsentant og 1 medarbejderrepræsentant, meget gerne repræsenterende 2 kommende kommunale opgaveområder. Ligeledes forventes, at de amtslige repræsentanter bliver udstyret med beslutningskompetence svarende til styregruppens. Der sendes foreløbigt svar til amtet, bl.a. indeholdende en anmodning om hurtig udpegning af medlemmer. 6. Det indstilles at der oprettes jobbørs til koordinering af vakante stillinger o.l.. Forslag til nærmere beskrivelse af procedurer m.v. udarbejdes af de 2 kommuners personaleafdelinger. 7. Oversendes til forberedelsesudvalget 8. Der udarbejdes plan på baggrund af følgende forventede møde behov i 2005: Ca. 3 møder for de samlede byråd, møde hver 2. måned i Forberedelsesudvalget, møde ca. hver 14. dag i administrativ styregruppe
Administrativ styregruppe, 29. november 2004 Side 5 3. Uformelle kontakter Drøftelse af holdning til uformelle kontakters kompetence i forhold til den officielle organisering af forberedelses- og sammenlægningsprocessen Sagsfremstilling: Styregruppen anmodes om en drøftelse af eventuel udmelding vedrørende holdning til løbende kontakter mellem de 2 kommuners personale, afdelinger, driftsenheder m.v., samt om en drøftelse af hvilken kompetencer sådanne kontakter har Beslutning i Administrativ styregruppe den 29. november 2004 Styregruppen anbefaler etablering af uformelle kontakter mellem ledere og medarbejdere i de 2 kommuner og i amtet med henblik på opbygning af netværk, kendskab til hinanden o.l.. Det præciseres at beslutninger vedrørende fremtiden for sammenlægningen kun kan tages i administrativ styregruppe, i Forberedelsesudvalget eller i byrådene
Administrativ styregruppe, 29. november 2004 Side 6 4. Eventuelt Sagsfremstilling: Fastlæggelse af mødeplan for 2005 for administrativ styregruppe Bilag Forslag til mødeplan fremsendes senere Beslutning i Administrativ styregruppe den 29. november 2004 Næste møde d. 13/12 kl. 9 i Dronninglund Fremtidige henvendelser fra studerende, universiteter, konsulenter o.l. skal behandles i den administrative styregruppe med henblik på koordinering af iværksættelse af aktiviteter sammen med disse