Brønderslev-Dronninglund Kommune. Administrativ Styregruppe. Referat

Transkript

1 Brønderslev-Dronninglund Kommune Administrativ Styregruppe Referat Dato: 5. september 2005 Lokale: 272, Brønderslev Rådhus Tidspunkt: kl

2 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side Åbne sager: 1. Godkendelse af referat Projektgruppe vedrørende landdistrikter Kommissorier for delprojekter Status vedrørende projekt økonomistyring Principper m.m. for indplacering af medarbejdere Eventuelt... 88

3 Administrativ Styregruppe, 5. september 2005 Side 80 Åbne sager: 1. Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra møde i Administrativ Styregruppe den 15. august Referatet blev godkendt

4 Administrativ Styregruppe, 5. september 2005 Side Projektgruppe vedrørende landdistrikter Formandskabet indstiller, at der nedsættes en projektgruppe vedrørende landdistrikter Sagsfremstilling: Formandskabet opfordrer Administrativ Styregruppe til at nedsætte en projektgruppe omkring landdistriktudviklingen, da dette er en central del af visionen, og da der er nye muligheder for EU medfinansiering af projekter indenfor området. Gruppen opfordres til at trække på eksterne parter. Administrativ Styregruppe besluttede at nedsætte en projektgruppe på 4 personer (2 fra hver kommune). Gruppen er forpligtet til at inddrage relevante eksterne interessenter. Navnene meldes videre til Lene Faber.

5 Administrativ Styregruppe, 5. september 2005 Side Kommissorier for delprojekter Projektsekretariatet indstiller, at Administrativ Styregruppe godkender kommissorierne for delprojekterne Specialtilbud - børn med særlige behov Tosprogede elever Skolebiblioteket - det pædagogiske servicecenter Praktiske forhold vedrørende administration af folkeskolen. Sagsfremstilling: Projektgruppe 10 - Skoler og Undervisning fremsender kommissorier for følgende delprojektgrupper: Specialtilbud - børn med særlige behov Tosprogede elever Skolebiblioteket - det pædagogiske servicecenter Praktiske forhold vedr. administration af folkeskolen. Bilag: 10.20, børn med særlige behov 10.21, tosprogede elever 10.22, skolebiblioteket 10.23, administration af folkeskolen Kommisorierne blev godkendt med diverse mindre rettelser. For alle gælder at man skal anvende skema C, når det drejer sig om arbejdet med ressorucer (økonomi og personale). Alle grupper, som arbejder med dagpasnings- og ældreområdet skal også være opmærksomme på overordnede emner som f.eks.. langtidssygdom, barsel, pulje til afsked i forhold til at drøfte det økonomiske niveau for det enkelte område. Der opfordres til, at man i de enkelte projektgrupper (specielt på de store områder som folkeskolen) drøfter, hvordan man får inddraget de ansattes idéer og kommentarer i processen. Administrativ Styregruppe har tidligere besluttet, at projektgrupperne ikke skal melde tilbage på den fælles hjemmeside. Alternative løsninger skal derfor tænkes ind. Kommunikationsgruppen udarbejder historier om 5 projektgruppers arbejde. Historierne kan bruges til såvel intern som ekstern kommunikation.

6 Administrativ Styregruppe, 5. september 2005 Side Status vedrørende projekt økonomistyring Projektsekretariatet indstiller, at status tages til efterretning Sagsfremstilling: Delprojekt 7.1: Der er udarbejdet forslag til økonomisk politik for Brønderslev-Dronninglund Kommune. Delprojekt 7.3: Projektgruppen foreslår, at skema C omdefineres så de 3 niveauer for serviceudgiftsområderne opgøres i kroner, mens overførselsudgifterne incl. foranstaltninger for Børn og unge, revalideringsudgifter og lignende serviceudgifter opgøres i visitationskriterier, demografi m.v. Baggrunden for dette er, at det ikke er hensigtsmæssigt at tale "laveste- eller højeste niveau" for overførselsudgifter, når der er tale om uundgåelige udgifter, som adopteres af den nye kommune. Et eksempel på dette er førtidspension. Det er ikke sikkert, at de 2 kommuner har samme andel af førtidspensionister. Uagtet dette, så vil det nuværende antal af førtidspensionister for langt hovedparten følge med ind i Det giver derfor ikke mening om at tale om laveste kroneniveau for de 2 kommuner, eftersom der er tale om lovbundne ydelser til de allerede tilkendte førtidspensionister. For overførselsudgifter skal højeste- og laveste niveau tage udgangspunkt i bl.a. visitationskriterier og demografi og således beskrive hvorfor, der kan være forskelle i andelen af borgere i foranstaltninger. Store dele af serviceudgiftsområdet skal således baseres på udgiftsniveauet, jfr. de 3 niveauer i skema C, mens de 3 niveauer for hele overførselsområdet, incl. foranstaltninger for børn og ung, revalideringsudgifter og lignende serviceudgifter skal baseres på visitationskriterier, demografi m.v. Delprojekt 7.23: Der fremsendes kontobro mellem de to kommuners budget og regnskab. Projektgruppen bemærker, at de leverede arbejde fra delprojektgruppe 7.23 er meget tilfredsstillende ud fra kommissoriet. Projektgruppen knytter følgende kommentarer til delprojektgruppens arbejde: at den autoriserede kontoplan anvendes til sammenligning af kommunernes budgetter at udgangspunktet for sammenligningen p.t. er budget senere reguleres i forhold til budget Projektgruppen vedr. økonomistyring indstiller endvidere, at delprojektgruppe 7.23 fortsætter som en projektgruppe med følgende opgaver:

7 Administrativ Styregruppe, 5. september 2005 Side 84 Udmeldelse af budgetbeløb, jfr. skema C til alle nedsatte projektgrupper i organisationen, således at kommunernes samlede økonomi bliver fordelt på projektgrupperne. Der skal være stram styring af udmeldte beløb således, at samme beløb ikke udmeldes 2 gange til forskellige grupper. Middelniveauet meldes ud snarest muligt - det laveste og højeste udmeldes senere. Grupperne orienteres om, at udmeldingerne er foreløbige, idet der kan blive foretaget ændringer i afgrænsningerne for den enkelte gruppe. Medvirke til at definere en hensigtsmæssig sammenligningsenhed for de enkelte projektgrupper, f.eks. udgifter pr. indbygger, pr. bruger, pr. elev m.v. Ole Holdt Jensen deltager ad hoc i denne opgaveløsning. Delprojektgruppen afrapporterer til projektgruppen vedr. økonomistyring. Bilag: Bilag C for delprojekt 7.1: Økonomisk politik for Brønderslev-Dronninglund Kommune Skema C for delprojekt 7.23: Kontobro mellem de to kommuners budget og regnskab Bilag A: Oversigt over de 2 kommuners budget 2005 og regnskab 2004 opgjort efter bevillinger Bilag B: Oversigt over kommunernes bduget 2005 og regnskab 2004 opgjort efter politikområder Bilag C: Oversigt, vor udgangspunktet er Indenrigs- og Sundhedsministeriets autoriserede kontoplan Bilag D: Eksempel på udtræk - dette bilag vedhæftes ikke, men kan hentes på nettet, da det er tænkt som opslagsværk. (ca. 50 sider). Bilag E: Praksis for evt. rettelser for kodning af materialet - dette bilag vedhæftes ikke, men kan hentes på nettet. Bilaget er tiltænkt de øvrige projektgrupper. Status blev taget til efterretning af Administrativ Styregruppe, som roste det store arbejde, der foreløbigt er lavet. Vedr. 7.1 så blev bilag C godkendt med mindre rettelser og sendes videre til politisk behandling. Vedr. 7.3 blev projektgruppens forslag om at skema C omdefineres ifht. om der er tale om henholdsvis service- eller overførselsudgifter taget til efterretning. Vedr så besluttede Administrativ Styregruppe at projektgruppen fortsætter. Projektgruppen skal gennemgå, om der er formuleringer i udtrækseksemplerne,

8 Administrativ Styregruppe, 5. september 2005 Side 85 som kan misforstås. Kontobro sendes til orientering i politisk forberedelsesudvalg. Der gøres opmærksom på, at tallene er foreløbige tal og derfor kan ændre sig.

9 Administrativ Styregruppe, 5. september 2005 Side Principper m.m. for indplacering af medarbejdere Projektgruppen vedrørende personale og løn fremsender notater om 1. proces for og skabelon til afdækning af medarbejdernes kompetencer og ønsker i forhold til deres fremtidige jobindhold, 2. overvejelser om proces for indplacering af medarbejdere i de kommende stillinger i Brønderslev-Dronninglund kommune ved overgangen pr. 1. januar 2007, samt 3. juridiske overvejelser i forbindelse med metode til indplacering i stillinger og inddragelse af medarbejdere i processen til drøftelse i Administrativ Styregruppe. Sagsfremstilling: Notaterne bygger på forudsætningerne i idégrundlaget om, at der vil blive arbejdet aktivt for, at de nuværende ansatte i de 2 kommuner også vil kunne tilbydes beskæftigelse i den nye kommune samt på, at det i processen fra politisk side er fremhævet, at der vil blive sikret kompetenceudvikling for personalet. Alle medarbejdere i de 2 nuværende kommuner vil få ny arbejdsgiver Brønderslev- Dronninglund kommune. Mange medarbejdere vil også blive berørt af fusionen på anden vis over tid, men den store kabale pr. 1. januar 2007 med indplacering af personale anses at blive et Rådhusprojekt. De to førstnævnte notater er derfor møntet på medarbejderne på Rådhusene. Notat om procedure for besættelse af decentralt placerede nøglepersoner, der dublerer hinanden, vil senere blive belyst i et særskilt notat. Ad 1. Projektgruppen fremsender 2 alternativer, hvor alternativ nr. 1 anbefales. Det anbefalede alternativ bygger på 2 tilgange: 1) Et skema som udfyldes af medarbejderen selv, og som dels er faktabaseret på en række persondata, dels fremadrettet i forhold til ønsker for fremtiden. 2) En dialog mellem den enkelte medarbejder og nærmeste leder. Efter projektgruppens opfattelse, vil fremgangsmåden give både medarbejderen og de senere beslutningstagere et godt afsæt. Ad 2. Notatet indeholder forslag til procedure og tidsplan for indplacering af personale og beskriver fordele og ulemper ved de nævnte metoder. De steder, hvor projektgruppen har opstillet alternativer, er der en anbefaling fra grup-

10 Administrativ Styregruppe, 5. september 2005 Side 87 pen. Projektgruppen har valgt at inddele medarbejderne i følgende grupperinger: Øvrige ledere med personaleledelsesfunktion, økonomisk kompetence eller andet selvstændigt ansvar (niveau 3 ledere) Medarbejdere i administrationen uden ledelsesansvar, som arbejder tværgående med udviklings- og/eller specialistopgaver Øvrige medarbejdere Topledelsen, bestående af kommunaldirektør samt niveau 2 chefer/ledere, er ikke berørt i notatet. Metoder til indplacering er beskrevet ved hver af de ovennævnte medarbejdergrupper. Ad 3. Notatet berører de personalejuridiske elementer, som vil være relevante at tage i betragtning ved indplaceringen af personalet. De juridiske overvejelser er opdelt efter overenskomstansatte og tjenestemandsansatte. Projektgruppen har tillid til, at alle ansatte både ledere og medarbejdere har ønske om at få det bedste ud af processen. Det er derfor projektgruppens vurdering, at de personalejuridiske overvejelser i praksis ikke vil medføre større problemstillinger. I øvrigt Projektgruppen har den 25. august afholdt opstartsmøde for alle delprojektgrupper, der herefter kan arbejde i henhold til tidsplanen i kommissoriet. Delprojektgruppe E: Lønadministrative rutiner vil dog først blive begyndt primo november 2005, som en del af arbejdet med harmonisering af ydelser fra KMD. Til orientering vedlægges oversigt over medlemmerne af delprojektgrupperne, incl. tidsplan for hver enkelt gruppes arbejde. Bilag: Notat 1 Notat 2 Notat 3 Oversigt over medlemmerne i delprojektgrupperne Punktet blev udsat til næste møde.

11 Administrativ Styregruppe, 5. september 2005 Side Eventuelt Søren Steensen og Ove Thomsen redegjorde for det møde, der var blevet holdt med Nordjyllands Amt den 2. september. Alle er enige om, at det er en fælles opgave at sikre en god proces. Projektgruppen med det tidligere navn Vej og Park hedder nu Vej, park og natur I både Dronninglund og Brønderslev bliver der for de ansatte i administrationen mulighed for at få opklaret spørgsmål om forslag til ny administrativ struktur ved fællesmøder torsdag. Næse møde er i Dronninglund den 19. september 2005 kl.09.00