Driftsaftale mellem Svendborg Kommune og de selvejende institutioner Tvedhallen Tåsingehallen Thurøhallen Skåruphallen Svendborg Idræts- og tennishal SG-hallen Svendborg Badmintonhal Svendborg Ridehus Vester Skerninge Hallen Gældende fra 1. januar 2012
INDHOLD 1. Formål 2. Overordnede mål og indsatsområder 3. Hallens vedtægt 4. Generelle bestemmelser 5. Budget og regnskab 6. Særlige indtægter 7. Kontrakter og låneoptagelse 8. Opsigelse
1 FORMÅL 1.1 Med det formål at sikre hallen et langsigtet, stabilt og økonomisk grundlag samt skabe gode muligheder for udviklingen af udbudte fritidsaktiviteter i Svendborg Kommune, indgås følgende driftsaftale mellem Svendborg Kommune og den selvejende institution x-hallen. Driftsaftalen skal sikre hallens drift og udvikling samt understøtte og være medspiller i forhold til indsatsområder på fritidsområdet. 1.2 Driftsaftalen fastlægger: At økonomien styres decentralt jævnfør en godkendt ramme, hvor det af Svendborg Kommune og Haludvalget godkendte driftsbudget skal opfattes som en nettoramme. Denne styring skal samtidig sikre Svendborg Kommune stabil økonomistyring og give hallerne mulighed for at effektivisere gennem et øget økonomisk incitament. At personalenormeringen styres ud fra en godkendt lønsum. At det er hallens bestyrelse og ledelse der lokalt fastlægger alle forhold vedrørende hallens drift, dog under hensyntagen til de i denne driftsaftale aftalte og anførte betingelser, herunder de af Svendborg Kommune og Haludvalget godkendte takster. Driftsaftalen skal respektere de overordnede målsætninger for hallen, herunder at hallen først og fremmest er et samlingssted for den lokale idræt specifikt og lokalbefolkningen generelt. Hallens bestyrelse har ret til at forhandle og indgå aftaler med de faglige organisationer om den lokale løndannelse. Forhandlingen foretages efter Svendborg Kommunes retningslinier. Hallens bestyrelse er ansvarlig for, at der er budgetmæssig dækning for aftalte lønninger og lønelementer, og at disse følger de af Svendborg Kommune fastsatte retningslinjer og rammer. Lønbudgetterne skal fremskrives med arbejdsmarkedets overenskomstmæssige stigninger. 2 OVERORDNEDE MÅL OG INDSATSOMÅRDER 2.1 Hallens bestyrelse og personale skal til stadighed forholde sig til den overordnede politik, som Svendborg Kommune har på fritidsområdet, således at der samlet set, skabes helhed og dynamik på halområdet.
3 HALLENS VEDTÆGT 3.1 Der skal af hallens repræsentantskab oprettes en vedtægt for hallen, som skal godkendes af Svendborg Kommune. Vedtægten danner grundlag for driftsaftalen. Alle ændringer af vedtægten skal godkendes af Svendborg Kommune. 3.2 Vedtægten skal indeholde bestemmelser omkring hallens anvendelse, valg af bestyrelse, ansvar og hæftelse, hallens ledelse, regnskab og revision, samt formue og anvendelse heraf. 4 GENERELLE BESTEMMELSER 4.1 Med driftsaftalen respekterer Svendborg Kommune at den umiddelbare forvaltning af hallen foretages af hallens bestyrelse. 4.2 Såfremt der er begrænsninger af hallens anvendelse til særlige aktiviteter, udlejninger og lignende, skal dette anføres i et tillæg til driftsaftalen. 4.3 Hallens bestyrelse forpligtiger sig til at stille hallen og de heri tilknyttede faciliteter til rådighed til skolernes brug og foreninger og klubber der er omfattet af Folkeoplysningsloven. 4.4 Hallen kan stilles til rådighed for skolebrug i perioden 1. august 1. juli i tidsrummet 08.00-15.00 på hverdage og for foreningsbrug i perioden 1. august - 1. juli i tidsrummet efter kl. 15.00. For så vidt angår weekender og helligdage, kan hallen stilles til rådighed for træning, stævner og turneringer eller udlejes kommercielt. 4.5 Den enkelte halbestyrelse fastlægger selv ferie- og lukkeperioder. 4.6 Fordelingen af timerne til foreningerne på hverdage sker på foranledning af Haludvalgets forretningsudvalg efter vedtagne retningslinjer og fordelingsparametre. Hallen forestår selv udlån/udlejning i weekender. 4.7 Hallen forpligtiger sig til at registrere brugerne efter regler givet af Haludvalget, herunder angivelse af tildelte timer til trænings- og turneringsbrug, ad hoc-timer samt forbrugte timer i alt. Al registrering skal ske via bookingsystem.
4.8 Opkrævning på baggrund af indberettede timer i bookingsystem foretages af den enkelte hal. 4.9 Hallen er ansvarlig for at der foretages arbejdspladsvurdering (APV) jf. Arbejdsmiljølovgivningens retningslinier. 4.10 Hallerne kan frit modtage administrative råd og vejledning fra Kultur og Fritid, Svendborg Kommune. 5 BUDGET OG REGNSKAB 5.1 Budgetforslag for hallens drift udarbejdes af hallens bestyrelse og fremsendes årligt til Haludvalget senest den 1. august. Haludvalget drøfter og godkender budgettet med skyldig hensynstagen til Byrådets budgetvedtagelse i oktober måned. 5.2 I driftsbudgettet medregnes alle udgifter og indtægter, der er vedkommende for hallens drift. Såfremt der i tilknytning til hallen er indgået aftaler om vedligeholdelse og drift af andre anlæg og faciliteter, medtages dette i budgettet på særskilt konto. 5.3 Hallens bestyrelse forpligtiger sig til at overholde det godkendte driftsbudget. 5.4 Den enkelte hal kan højst overføre 5 % af nettorammen til det efterfølgende år, såfremt der er tale om negativ overførsel. Der er ikke begrænsninger for størrelsen af positive overførsler. 5.5 Hallens driftsbudget er opført i Svendborg Kommunes økonomisystem. Økonomisystemet stilles gratis til rådighed for hallerne. 5.6 Ansvaret for hallens bogholderi og regnskabsførelse påhviler alene hallens bestyrelse. Revision af regnskab sker uden udgift for hallen. 5.7 Lønadministration foretages vederlagsfrit af Svendborg Kommunes HRafdeling. Hallerne kan ligeledes vederlagsfrit modtage råd og vejledning i personalerelaterede spørgsmål, herunder lønindplacering, ansættelser og afskedigelser. 5.8 Svendborg Kommunes Økonomiafdeling opstiller regnskab, som fremsendes til formandens underskrift ultimo februar, hvorefter det fremsendes til ekstern revisor. Bestyrelsen modtager revideret regnskab i maj
måned til godkendelse og underskrift. Godkendelsen skal fremgå af mødereferatet. 5.9 Bestyrelsen forpligter sig til at indlevere referater fra årets bestyrelsesmøder samt liste over bestyrelsesmedlemmer. Dette skal ske samtidig med, at der returneres opstillet regnskab med formandsunderskrift. 6 SÆRLIGE INDTÆGTER 6.1 Indtægter ved udlejning af hallen til andre formål, udstillinger og lignende indgår i budgetlægningen og driftsbudgettet for hallen. 6.2 Indtægter ved salg af sponsor- og reklameindtægter indgår ikke i hallens indtægtsbudget. 6.3 Svendborg Kommune godkender taksterne for udlejning af hallerne efter indstilling fra Haludvalget. 7 KONTRAKTER OG LÅNOPTAGELSE 7.1 Uden tilladelse eller godkendelse fra Svendborg Kommune: Kan hallen ikke indgå løbende kontrakter til finansiering af formål, som ikke har den fornødne bevillingsmæssige hjemmel i det godkendte driftsbudget. Må hallen ikke pantsætte, sælge eller udleje hallens faste ejendomme eller benytte disse til andet formål, end det der er anført i den af Kultur og Planlægningsudvalgets godkendte vedtægt for hallen. Kan hallens bestyrelse ikke træffe beslutning om optagelse eller overtagelse af lån ej heller ved mellemregning med andre haller foretage ændringer i lånevilkår eller forpligtige sig ved kaution eller anden garanti. Kan hallen ikke påtage sig forpligtigelser, der skal finansieres gennem optagelse af lån. Kan hallen ikke indgå leje- og leasingaftaler.
8 OPSIGELSE 8.1 Driftsaftalen kan opsiges med 6 måneders varsel til en 1. august. Ved en opsigelse af driftsaftalen tages der stilling til, hvorledes fastsatte retningslinjer, eksempelvis regler om overførselsadgang, skal kunne finde anvendelse i den periode, hvor opsigelsesvarslet løber. Aftaleparterne kan anmode om genforhandling af nærværende driftsaftale og af eventuelle tillæg til samme. Svendborg, den / 2011