juli 2012 a 104 anvisning aftale og kommunikation dokumenthåndtering

juli 2012 a 104 anvisning aftale og kommunikation dokumenthåndtering

Kolofon 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 2 bips Lautrupvang 1B 2750 Ballerup Telefon 70 23 22 37 Fax 70 23 42 37 bips@bips.dk bips.dk A104 Dokumenthåndtering Denne publikation er udarbejdet i bips regi, og bips har enhver ret herunder ophavsretten til publikationen såvel i papirudgave som i digital form. Publikationen forudsættes anvendt af personer, der er teknisk sagkyndige på de enkelte områder, og anvendelsen fritager ikke brugerne af publikationen for deres sædvanlige ansvar. Anvendelsen sker altså helt på brugerens eget ansvar på samme måde som individuelt udarbejdede løsninger. Hverken bips eller de fagfolk, der har deltaget i udarbejdelse af bips publikationen, kan gøres ansvarlige for anvendelse af publikationen i praksis. Mekanisk, fotografisk eller anden gengivelse af denne publikation eller dele deraf er ikke tilladt ifølge dansk lov om ophavsret. Undtaget herfra er korte uddrag til brug i anmeldelser Faglige redaktører Charlotte Lund Poulsen, Holm & Grut Arkitekter A/S Lars Coling, Holm & Grut Arkitekter A/S Bent Feddersen, Rambøll Gunnar Friborg, bips Særlig tak til Anne Morell, NIRAS Rasmus Klausen, Hou + Partnere Arkitekter A/S Udgivelse og distribution i digital udgave bips Udgivelsesdato juli 2012 ISBN 978-87-7293-617-8

Indhold 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 3 1. Indhold 1. Indhold... 3 2. Forord... 6 3. Indledning... 7 4. Struktur... 8 5. Håndtering af dokumenter... 11 5.1 Papirarkiv... 11 5.2 Elektronisk arkiv... 11 5.2.1 Generelt... 11 5.2.2 Hierarkisk system... 12 5.2.3 Database system... 14 5.2.4 Søgning... 14 5.2.5 Udveksling... 16 5.2.6 E mail... 16 5.2.7 Adgangskontrol og rettigheder... 17 6. Metoder... 18 6.1 Metadata... 18 6.2 Mapper... 22 6.3 Dokument og filnavngivning... 25 6.4 Versionsstyring... 27 6.5 Lovlige tegn... 29 7. Aftaler og anvendelse... 30 8. Lister... 31 8.1 Metadatasæt... 31 8.2 Værdiliste Virksomhedstype (Business type)... 34 8.3 Værdiliste Vidensområde (Knowledge area)... 36 8.4 Værdiliste Indholdstype (Document content)... 40 8.5 Værdiliste Procestype (Process type)... 43 8.6 Værdiliste Arbejdsområde (Work area)... 45 8.7 Værdiliste Fase (Phase)... 48 8.8 Værdiliste Filtype (Filetype)... 49 8.9 Værdliste Stade (Stage)... 51 8.10 Værdiliste Etage (Level)... 52

Indhold 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 4 8.11 Værdiliste Afbildningstype (Sheet type)... 54 8.12 Værdiliste Informationsniveau (Information level)... 55 8.13 Værdiliste Dokumentform (Document form)... 56 8.14 Værdiliste Dokumentation (Documentation purpose)... 57 8.15 Værdiliste Udveksling (Exchange)... 58 8.16 Værdiliste Status (Status)... 59 9. Eksempelsamling... 60 9.1 Brug af metadata... 60 9.1.1 Metadata påført et dokument... 60 9.1.2 Metadata påført et dokument via et skema... 61 9.1.3 Metadata påført et CAD dokument... 62 9.1.4 Metadata elektronisk tilknyttet et dokument... 63 9.2 Dokumenteksempler... 64 Rådgiverkontrakt, Børnehaven Solsikken... 64 Referat Byggeudvalgsmøde 3, Børnehaven Solsikken... 65 Landskabsplan haveanlæg og legeplads, Børnehaven Solsikken... 66 Udførelsestidsplan (under udarbejdelse), Børnehaven Solsikken... 67 Trappetegning plan, snit og opstalt, Senior Boligkompleks i Kokkedal Nord... 68 Beskrivelse betonkonstruktioner, Senior Boligkompleks i Kokkedal Nord... 69 Tilsynsnotat byggeldelse, Senior Boligkompleks i Kokkedal Nord... 70 Driftskort, Senior Boligkompleks i Kokkedal Nord... 71 10. bips standard... 72 10.1 Mappestruktur Arkitektvirksomhed... 72 10.2 Mappestruktur Rådgivende ingeniørvirksomhed... 73 10.3 Mappestruktur Entreprenørvirksomhed... 75 10.4 Mappestruktur Bygningsejer/Driftsorganisation... 76 10.5 Mappestruktur Projektweb... 77 10.6 Dokument id og filnavn... 78 10.6.1 Dokument id og filnavn model 1... 78 10.6.2 Dokument id og filnavn model 2... 79 10.6.3 Dokument id og filnavn model 3... 80

Indhold 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 5 10.7 CAD filnavn... 81 10.7.1 CAD filnavn model 1... 81 10.7.2 CAD filnavn model 2... 82 10.7.3 CAD filnavn model 3... 83 10.8 Tegningsnummer (CAD dokument id)... 84 10.8.1 Tegningsnummer (CAD dokument id) model 1... 84 10.8.2 Tegningsnummer (CAD dokument id) model 2... 85 10.8.3 Tegningsnummer (CAD dokument id) model 3... 86

Forord 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 6 2. Forord Formålet med denne anvisning er at understøtte aktører i håndtering af dokumenter, såvel på et fælles udvekslingssted som internt i virksomheder, organisationer mm. Målet er at etablere en produktiv og omkostningseffektiv dokumenthåndtering realiseret gennem fælles information om dokumenter og deres indhold. Målet opnås ved at etablere en fælles de facto branchestandard for håndtering, søgning og opbevaring af dokumenter. Anvisningen angiver en fælles standard, der gør brugeren i stand til hurtigt og nemt at håndtere og foretage effektive og præcise søgninger af specifikke dokumenter. Anvisningens primære målgruppe er byggeri og anlæg, og den henvender sig til alle aktører, der er knyttet hertil, eksempelvis bygherrer, bygherrerådgivere, driftsherrer, projekterende, producenter og udførende. Herudover henvender anvisningen sig til softwareudviklere med henblik på implementering i software, applikationer etc. Anvisningen dækker hele livscyklussen for et bygværk. For at gøre anvisningen anvendelig ved internationale samarbejder, forekommer der i anvisningen begreber på både dansk og engelsk. Definitioner, termer, begreber mm. anvendt i denne anvisning er i overensstemmelse med bips ordliste, som kan findes på www.bips.dk. Denne anvisning, A104 Dokumenthåndtering, erstatter tidligere udgivne bips anvisninger inden for området, nemlig ibb publikation 10 Arkiv og dokumentstruktur 2003, C212 CAD filer og mapper 2008 samt C206 E mail Standard for byggeprojekter 2005. Anvisningen er udformet med henblik på anvendelse i praksis og er en bearbejdning af indholdet i DS/EN 82045 1, DS/EN 82045 2 og DS/EN 82045 5. For referencer og sammenhæng til DS/EN 82045 serien samt tekniske forskrifter og it funktionalitet for implementering af anvisningens indhold henvises til bilag. Anvisningen indbefatter en række standardløsninger, kaldet bips standard, der er indeholdt i kapitel 10.

Indledning 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 7 3. Indledning Håndtering og udveksling af de store mængder af dokumenter, der generes i bygge og anlægsbranchen, ikke mindst digitalt, kræver en struktur, der på en nem og sikker måde understøtter samarbejdspartnere, virksomheder og medarbejdere i at kunne styre, gemme og genfinde dokumenter. Kapitel 4. Struktur giver læseren en almen indføring i og forståelse for den struktur og det tankesæt, der danner basis for anvisningens indhold. Kapitel 5. Håndtering af dokumenter giver en tilgang til det at håndtere, styre og udveksle dokumenter samt beskriver de elektroniske værktøjer, der benyttes dertil. Kapitel 6. Metoder indeholder en beskrivelse af de forskellige metoder, der kan benyttes til styring af dokumenter, herunder metadata, mapper, dokumentog filnavngivning samt versionsstyring. Fig. 1 Styring og genfinding af dokumenter. Denne anvisning angiver en struktur til klassificering af dokumenter og opbygning af mappestrukturer og filnavne, der kan benyttes som en fælles kommunikationsplatform for håndtering af dokumenter. Når man er bekendt med anvisningens tankesæt, vil listerne i kapitel 8 samt eksemplerne i kapitel 9 og 10 være det primære redskab, der anvendes i dagligdagen. Kapitel 7. Aftaler og anvendelse rummer en kort beskrivelse af de forhold, der bør vurderes og aftales, når der udveksles dokumenter mellem samarbejdspartnere. Kapitel 8. Lister indeholder de af bips udviklede lister over informationer, der benyttes til at klassificere et dokument og dets indhold. Kapitel 9. Eksempelsamling indeholder eksempler på, hvordan metoderne i kapitel 6 kan anvendes i praksis, herunder brug af metadata og dokument og CAD navngivning på forskellige typer af dokumenter. Anvisningen består af følgende hovedkapitler, der kan læses og anvendes separat efter behov: Kapitel 10. bips standard angiver bips s standardløsninger for arkiv og mappestruktur til brug såvel i virksomheder som på fælles udvekslingssteder. Herudover indeholder kapitlet bips s standardmodeller til brug ved dokument og CAD navngivning.

Struktur 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 8 4. Struktur Med struktur menes en systematisk tilgang til håndtering af dokumenter, hvor et dokument defineres som information og det tilhørende medie i overensstemmelse med DS/ISO 9000. Med information forstås meningsfulde data f.eks. i form af tekst, tal, tegninger, modeldata mm., mens medie f.eks. kan være et papir, en elektronisk fil eller et prøveemne. Information består af to dele: dokumentets informationsindhold (benævnt indhold) information om dokumentet og dets indhold Fig. 3 Gruppering af informationer på et dokument. Informationerne har to vigtige formål, dels at orientere læseren om dokumentet, og dels entydigt at identificere dokumentet i forhold til andre dokumenter. Såfremt alle dokumenter er entydigt identificerbare, kan disse i princippet opbevares sammen i en ustruktureret form. I forhold til effektivt at søge og udveksle dokumenter, er det dog hensigtsmæssigt at strukturere dokumenterne i en form for systematik. Fig. 2 Information. Informationerne om dokumentet og dets indhold kan f.eks. være dokumentets gyldighed, datering, status, forfatter, version etc. Informationerne kan optræde et vilkårligt sted på dokumentet og kan opdeles i fire grupper, der benævnes: Projekt information Virksomhed information Emne information Dokument information For dokumenter skelnes mellem papirbårne og digitale dokumenter. For papirbårne dokumenter er det vigtigt, at der på dokumentet fremgår de informationer, der identificerer dokumentet. For den digitale repræsentation af et dokument kan de informationer, der identificerer dokumentet, ikke blot være indeholdt i selve dokumentet men også være tilknyttet dokumentet digitalt i form af en mærkat. Ved mærkat forstås elektronisk bærer af informationer om et dokument og dets indhold.

Struktur 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 9 For at kunne identificere et dokument benyttes klassifikation af informationer som fælles sprog. Typen af informationer, der benyttes til klassificering, benævnes metadata og en samling af informationer betegnes et metadatasæt. For nærmere information og eksempler henvises til kapitel 6.1. Metadata. Figur 6 indeholder det af bips definerede metadatasæt for et dokument. Metadatasættet er sammensat med henblik på, at informationerne skal bruges i kombination med hinanden. Fig. 4 Til venstre: Informationer skrevet eller trykt på et dokument. Til højre: Informationer tilknyttet et dokument via en mærkat. De informationer, der tilknyttes et dokument via en mærkat, muliggør en struktureret håndtering af dokumenter i et softwaresystem. Man skal være opmærksom på, at en mærkat ikke nødvendigvis følger et dokument, når det f.eks. flyttes fra ét softwaresystem til et andet eller omdannes fra en filtype til en anden. Endvidere skal det bemærkes, at brug af mærkater ikke sikrer, at informationerne findes på en papirbåren repræsentation af dokumentet. Et metadatasæt vil altid være udtryk for et formålsbestemt valg og vil aldrig kunne udformes, så det er entydigt og logisk for alle. Problemet kompliceres yderligere af den kendsgerning, at forskellige mennesker sjældent har samme opfattelse af ords betydninger. Dette forhold er der i videst muligt omfang taget højde for ved, at der er angivet definitioner og eksempler i kapitel 8. Lister. Uanset dette vil der stadig kunne opstå tvivl om et dokuments placering eller hvilke informationer, der skal tilføjes eller påføres et dokument. I disse tilfælde bruges som udgangspunkt princippet: Hvor dokumentet primært hører til. For en effektiv kommunikation mellem afsender og modtager af et dokument er det hensigtsmæssigt med et fælles sprog, herunder en fælles opfattelse af betydning af ord, begreber etc. Fig. 5 Udveksling uden og med et fælles sprog.

Struktur 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 10 I praksis er det ikke nødvendigt at anvende alle informationerne i metadatasættet. Ofte vil mindre projekter kunne anvende et begrænset metadatasæt. For større projekter eller under specielle omstændigheder kan der til gengæld opstå behov for, at metadatasættet udbygges med yderligere informationer afhængigt af de aktuelle forhold. Metadatasættet i figur 6 udgør kernen i, hvordan dokumenter håndteres og danner grundlag for de informationer: der påføres et dokument der påføres en mærkat der benyttes til opbygning af arkiv og mappestrukturer der benyttes til dokument og filnavngivning Fig. 6 bips metadatasæt for et dokument. Fig. 7 Håndtering af dokumenter ved brug af metadata.

Håndtering af dokumenter 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 11 5. Håndtering af dokumenter 5.1 Papirarkiv Papirbårne dokumenter er ofte en repræsentation af en digital udgave af et dokument. Når man gemmer papirbårne dokumenter, er det hensigtsmæssigt at anvende en struktur til arkivering i ringbind, faneblade mm. Til dette formål anvendes en hierarkisk struktur. Det er praktisk, hvis en sådan struktur har et vist sammenfald eller overensstemmelse med den tilsvarende elektroniske struktur, der anvendes. Se nærmere herom i kapitel 6.2. Mapper. Af juridiske årsager og arbejdsmæssige grunde kan det være nødvendigt at gemme papirbårne dokumenter. Papirarkiver fylder, hvorfor det er formålstjenstligt allerede ved opretning af et arkiv at have styr på, hvornår forskellige dele af arkivet kan smides ud således, at dette nemt kan ske, og plads løbende kan frigives. Normalt føres der ikke dobbelt papirarkiv til sikring mod uheld i form af f.eks. brand, vandskader etc. Ved at have digitale udgaver af alle papirbårne dokumenter, hvilket nødvendiggør scanning af dokumenter, der kun findes i papirformat, kan man med back up rutiner sikre, at der eksisterer en sikkerhedskopi af alle papirbårne dokumenter. Fig. 8 Papirarkiv. 5.2 Elektronisk arkiv 5.2.1 Generelt Der findes mange forskelligartede elektroniske værktøjer, som håndterer dokumenter på hver deres måde og er opbygget med forskellig tilgang til opbevaring, håndtering og søgning af dokumenter. Det er væsentligt at forstå de metoder og strukturer, værktøjerne gør brug af, så man er i stand til at vurdere de fordele og ulemper, der er ved brug af værktøjerne. I de efterfølgende to kapitler beskrives to primære systemer til elektronisk dokumenthåndtering: et system baseret på en hierarkisk struktur et system baseret på en database struktur

Håndtering af dokumenter 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 12 Det er ensbetydende med, at adgang til dokumenterne kræver, at det pågældende system anvendes. Dette kan give problemer, hvis systemet svigter, ikke bliver vedligeholdt, eller hvis man ønsker at skifte fra et system til et andet. Fig. 9 Elektronisk arkivering. En del dokumenthåndteringssystemer gør alene brug af enten en hierarkisk struktur eller en database struktur, men der findes også systemer, der gør brug af en kombination af de to strukturer. Generelt kan dokumenter genfindes via søgning på tværs af de strukturer, der anvendes. Der findes mange typer af søgninger, hvorfor disse kan variere blandt de forskellige dokumenthåndteringssystemer. Nogle dokumenthåndteringssystemer er begrænset til bestemte typer af dokumenter. F.eks. er visse systemer ikke egnet til styring af CAD filer, mens de systemer, der er velegnede til styring af CAD filer, ikke altid fungerer optimalt i forhold til andre typer af dokumenter. Man skal være opmærksom på, at dokumenthåndteringssystemer normalt er lukkede systemer, hvor der er en tæt sammenhæng mellem den software, der benyttes og de data, der styrer dokumenterne. 5.2.2 Hierarkisk system Der findes en række IT værktøjer, der anvender mappehierarkier til dokumenthåndtering. Eksempler på systemer baseret på en hierarkisk struktur er projektwebs, stifinderen fra Windows og finder fra Mac. Stifinderen benytter en hierarkisk mappestruktur til at strukturere og vise dokumenter i forhold til hinanden. Alle dokumenter indeholdt i samme mappe kan ses på samme tid. Endvidere kan mapperne i strukturen foldes ud i et langt hierarki, hvor alle mapper kan ses på samme tid. Det bemærkes, at der kan være tekniske begrænsninger på den samlede længde af mappe og filnavne i den hierarkiske struktur (256 karakterer). Mapper og dokumenter i mappestrukturen kan søges via deres mappe og filnavne eller via fritekstsøgning på ord indeholdt i dokumenterne. Se nærmere om de forskellige søgeprincipper i kapitel 5.2.4. Søgning. Fordelen ved hierarkiske strukturer er, at de er visuelle, og at det er let og hurtigt at placere dokumenterne i strukturen. Svagheden ved hierarkiske strukturer er, at dokumenterne efter placering er låst til en bestemt mappe, og da det kan være svært at vurdere hvilken mappe, der er den rette placering, kan der opstå tvivl om, hvor et dokument rettelig hører hjemme.

Håndtering af dokumenter 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 13 Fig. 10 Windows Stifinder. Mappestrukturer bliver endvidere nemt relativt store og dermed svære at overskue. Derfor er det essentielt, at en mappestruktur er gennemtænkt mht. overskuelighed og opsporing af det korrekte sted for et dokuments placering. Anvendelse af hierarkiske systemer kan med fordel suppleres med en systematik for navngivning af filer, se nærmere herom i kapitel 6.3. Dokument og filnavngivning.

Håndtering af dokumenter 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 14 5.2.3 Database system En database struktur er et eksempel på et elektronisk system, hvor dokumenterne styres og søges via de metadata, der elektronisk er tilknyttet dokumentet via en mærkat. Se nærmere om metadata i kapitel 6.1. Metadata. 5.2.4 Søgning Der findes forskellige søgeprincipper, som kan benyttes til søgning af dokumenter på tværs af mapper, hierarkier og ITsystemer. Til forskel fra hierarkiske strukturer er dokumenter i en database struktur ikke fastlåst til en bestemt placering. Dokumenterne styres via deres tilknyttede metadata, og fordelen herved er, at dokumenter i en database struktur nemt vil kunne søges via metadata. Fig. 12 Søgeprincipper. Fig. 11 Bibliotek.dk. Eksempel på en offentlig database til at håndtere og finde dokumenter. Det bemærkes, at nogle database systemer er opbygget, så de kan gemme dokumenterne i en hierarkisk struktur, hvor dokumenterne kan søges på samme måde som i hierarkiske systemer. Ulempen ved database strukturer er, at brug af metadata i IT værktøjer er tæt forbundet med den software, der benyttes. Det betyder, at de metadata, der er elektronisk tilknyttet et dokument via en mærkat ikke nødvendigvis medfølger, når dokumenterne vises i andre systemer. Se nærmere i kapitel 5.2.5. Udveksling. Søgning via fritekst, er søgning på alle de ord, der optræder, dvs. filnavne, mappenavne, indhold i dokumenter etc. Ulempen ved denne form for søgning er risiko for mange ukvalificerede hits. En af de største udfordringer ved søgning via fritekst er opbygning af effektive søgeord og søgesætninger, der begrænser antallet af hits og resulterer i et vedkommende og kvalificeret søgeresultat. Søgning via emneord, er søgning via ord eller værdier, der er tilknyttet et dokument. Man kan forstille sig dette gjort ved, at der i et felt på et dokument er angivet en række emneord, der udtrykker noget om indholdet i dokumentet. I princippet kan forfatteren af et dokument skrive alle de ord vedkommende mener, kendetegner indholdet af dokumentet.

Håndtering af dokumenter 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 15 Søgning via kontrollerede emneord, er søgning via emneord fra en prædefineret liste, hvilket er en måde at effektivisere brugen af emneord på. I princippet er det en liste, hvorfra man vælger et eller flere ord, der reflekterer indholdet. Hermed er søgningen gjort mere effektiv, da der nu kan søges på udvalgte ord på listen. Fordelen ved brug af kontrollerede emneord er, at søgningen resulterer i et mere vedkommende og overskueligt resultat. F.eks. kan systematiseringen af kontrollerede emneord udbygges, så den svarer til det metadatasæt, der gøres brug af i denne anvisning. Windows 7 og Mac indeholder en avanceret søgefunktion, idet systemernes indbyggede søgefunktioner kan bruges til at søge i dokumenter via filnavn, via tekst i selve filen eller via tilknyttede mærkater, og dermed søge på kontrollerede emneord. Nedenfor er illustreret, hvordan systematiseringen af kontrollerede emneord kan udbygges, så den svarer til det metadatasæt, der gøres brug af i denne anvisning. Som det fremgår af figur 13, er der jf. bips metadatasæt søgt på tre metadataværdier i form af de koder, der er angivet for værdierne i kapitel 8. Lister; Projekt id (I3341), Vidensområde (K13) og Indholdstype Budget (C03.3). Søgning i et database system foregår, jf. kapitel 5.2.3. Database system, via kontrollerede emneord, idet dokumenter i en database styres via de informationer, der er tilknyttet dokumenterne via en mærkat. Et database system giver herved mulighed for at systematisere brugen af kontrollerede emneord iht. det metadatasæt, der gøres brug af i denne anvisning. Eksemplet i figur 13 viser at søgning på ganske få metadataværdier gør det muligt hurtigt og effektivt at finde et specifikt dokument. Fig. 13 Windows 7. Eksempel på fritekstsøgning med anvendelse af værdier fra metadataværdilisterne.

Håndtering af dokumenter 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 16 5.2.5 Udveksling Udveksling af dokumenter kan foregå via E mail, via et udvekslingssted, som f.eks. en projektweb, via delte mapper, via drev på internettet eller ved flytning af data fra et drev/server til et andet. Foregår udveksling via et fælles udvekslingssted, hvor dokumenter uploades, aftales der fælles regler for brug af metadata, opbygning af mappestrukturer, dokument og filnavngivning mm. For regler og aftaler i forbindelse med udveksling af dokumenter, se kapitel 7. Aftaler og anvendelse. Dataudveksling er kompliceret, idet man skal sikre sig, at der i udvekslingsprocessen ikke går information tabt. Ændres en Word fil eksempelvis til en pdf fil, vil den mærkat, som bæres af Word, ikke længere være tilgængelig. Tilsvarende vil være tilfældet, hvis et dokument udtages af et dokumenthåndteringssystem, der gør brug af mærkater. Udveksling af dokumenter med tilknyttede mærkater kan normalt ikke ske automatisk. Der skal derfor laves en aftale for udveksling, der sikrer, at alle parter ved overlevering af dokumenter får de informationer, de forventer og har brug for. Dette kan være ved at metadata er direkte indeholdt i dokumenterne. Dokumentets metadata kan for overskuelighedens skyld være samlet på en systematiseret form, eksempelvis i et skilt eller i et skema. Som eksempel henvises til kapitel 9.1.2. Metadata skrevet i skema på dokument. Fig. 15 Udveksling via et fælles udvekslingssted. Udveksles dokumenter via E mails er det hensigtsmæssigt, at der for vedhæftede dokumenter anvendes filnavngivning iht. kapitel 6.3. Dokument og filnavngivning, så disse er genkendelig for modtageren, og der kan skelnes mellem de modtagne filer. Fig. 14 Udvekslingsproblematik. 5.2.6 E mail E mails og vedhæftede filer skal betragtes på lige fod med andre dokumenter. Anvendes der et E mail system, er der indbygget en simpel måde, hvorpå E mails kan overskues. Eksempelvis kan man oprette et projektrelateret mailarkiv således, at E mails, knyttet til et bestemt projekt, manuelt eller automatisk, gemmes i sin egen mappestruktur inde i E mail systemet.

Håndtering af dokumenter 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 17 Alternativt kan E mails gemmes uden for E mail systemet i det dokumenthåndteringssystem, hvor øvrige dokumenter gemmes. E mails gemmes i dette tilfælde på lige fod med alle andre dokumenter. Det bemærkes, at for nogle E mail systemer, f.eks. Google mail, kan mail filer ikke trækkes ud som selvstændige filer. De kan i stedet udskrives til og gemmes som en Adobe fil. Når E mails gemmes som filer (typisk msg eller eml filer) i en mappestruktur, på projektwebs eller i et dokumenthåndteringssystem, genereres E mailens filnavn automatisk. Typisk anvendes titelfeltets indhold som E mailens filnavn. Dette er ofte en lang tekststreng, der ikke nødvendigvis er fornuftig at anvende som filnavn. Når E mails gemmes uden for et E mail system, anbefales det at navngive mail filerne iht. kapitel 6.3. Dokument og filnavngivning, da dette medfører, at dokumenterne nemmere kan genfindes via en søgefunktion. Ved arkivering af mange E mails med samme tekst i titelfeltet, anbefales det at være omhyggelig med navngivningen således, at ældre udgaver af E mails ikke overskrives af yngre udgaver. Det anbefales, at mail filerne tilknyttes de obligatoriske metadata iht. metadatasættet, og at disse placeres i en mappestruktur styret efter dokumenternes indhold jf. kapitel 6.2. Metadata. 5.2.7 Adgangskontrol og rettigheder Ved anvendelse af dokumenthåndteringssystemer, herunder fælles udvekslingssteder, er der en række praktiske og lovmæssige forhold vedrørende adgang, adgangskontrol, rettigheder mm., som man skal være opmærksom på. Danmark er omfattet af persondataloven, som sætter rammerne for, hvordan både offentlige myndigheder og private virksomheder mv. må og skal behandle de personoplysninger, som de har via elektroniske data. Persondataloven giver samtidig den registrerede person en række brugerrettigheder til de elektroniske informationer, der vedrører vedkommende. Projektudveksling via et fælles udvekslingssted kræver, at der foreligger en klar procedure og aftale vedrørende adgang, rettigheder, advisering, opdatering og dokumentation på udvekslingsstedet. Disse forhold vil som oftest være knyttet til projektspecifikke informationer, hvorfor denne anvisning ikke berører dette emne yderligere. For yderligere information om regler, aftaler, adgangskontrol, rettigheder mm. henvises til IKT teknisk kommunikationsspecifikation. Fig. 16 Arkivering af E mails i et dokumenthåndteringssystem.

Metoder 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 18 6. Metoder 6.1 Metadata Metadata defineres som data om data, det vil sige informationer om et dokument og dets indhold. Et metadatasæt udgør en delmængde af metadata og består af en række metadataelementer som anvendes til klassificering. Fig. 17 Metadata. Et metadataelement udgøres af et metadatanavn og en tilknyttet metadataværdi, der beskriver en egenskab ved et dokument. Et metadatanavn angiver, hvad metadataværdierne omhandler. En metadataværdi er en værdi, der f.eks. kan vælges blandt værdierne i en værdiliste. Værdilisterne for metadataværdier kan være bundne eller åbne. Er der til et metadataelement knyttet en bunden værdiliste betyder det, at den pågældende metadataværdi kun kan antage en af de i værdilisten angivne værdier. Metadatanavnet Status kan eksempelvis kun antage en af metadataværdierne i værdilisten, fx Værdiliste Status, se figur 19. Fordelen ved bundne værdilister er, at der altid anvendes de samme afgrænsede og definerede værdier i hele branchen, hvilket er en fordel på tværs af samarbejdspartnere og i forbindelse med søgninger, idet større ensartethed medfører en klarere klassifikation og kommunikation. Er en værdiliste åben, kan brugeren selv tilføje metadataværdier til værdilisten. erne, angivet i denne anvisning for åbne værdilister, er angivet med det formål at give et vejledende billede af, hvilke værdier, den åbne værdiliste typisk rummer. Metadatasættet og værdilisterne knyttet til de enkelte metadataelementer, inklusiv definitioner og eksempler, fremgår af kapitel 8. Lister. Som oftest er metadataelementer ligeværdige, dvs. de er frie og uafhængige af hinanden. I visse tilfælde kan metadataelementer være hierarkiske, idet metadataværdierne i værdilisterne kan omdannes til metadataelementer med deres egne underværdilister og underværdier. Fig. 18 Metadataelement.

Metoder 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 19 Fig. 19 Eksempel på en bunden værdiliste. Som oftest er metadataelementer ligeværdige, dvs. de er frie og uafhængige af hinanden. I visse tilfælde kan metadataelementer være hierarkiske, idet metadataværdierne i værdilisterne kan omdannes til metadataelementer med deres egne underværdilister og underværdier. Fig. 20 Underværdiliste.

Metoder 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 20 Figur 21 angiver det af bips defineret metadatasæt svarende til de informationer, der anses nødvendige for at klassificere et dokument. Den samlede mængde af identificerede og beskrevne metadataelementer udgør 41. Disse er inddelt i fire informationsgrupper ud fra informationer om projektet, om virksomheden, om emnet, herunder CAD, og om dokumentet. 5 metadataelementer udgør bips obligatoriske metadatasæt, svarende til de metadata, der som minimum altid bør gøres brug af ved klassificering af et dokument. Ud over bips metadatasæt kan der efter behov føjes yderligere metadataelementer til metadatasættet. Ved valg af supplerende metadataelementer er det væsentligt, at der foreligger en klar og entydig definition for indholdet af det enkelte metadataelements metadatanavn og metadataværdier, og at indholdet er afstemt i forhold til de andre metadataelementer, så der ikke forekommer overlap i metadatasættet. For fil og mappenavngivning er det hensigtsmæssigt at bruge koder. En kodesyntaks er et sæt regler for konvertering af data til en kortere datarepræsentation. I kapitel 8. Lister er angivet koder for de metadataelementer, herunder metadataværdier, der typisk anvendes til fil og mappenavngivning. Metadatakoder er de koder, der anvendes for metadataelementerne og de hertil tilknyttede værdilister. Som metadatakode anvendes bogstaver, der tager udgangspunkt i de engelske metadatanavne. De metadataelementer, der har tilknyttet en metadatakode, er angivet i metadatasættet. Metadatakoden er endvidere angivet i de enkelte værdilister i kapitel 8. Lister. Bogstaverne G, Z og Y bruges ikke, hvorfor de kan anvendes for projektspecifikke metadataelementer. Fig. 21 bips metadatasæt med angivelse af, om der er tilknyttet en åben (Å) eller en bunden (B) værdiliste.

Metoder 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 21 Værdikoder er de koder, der anvendes for de enkelte værdier i en værdiliste. Som værdikode anvendes tal. Kun i de tilfælde, hvor det ikke kan undgås at bruge bogstaver, anvendes bogstaver f. eks., hvis værdikoderne er dikteret af en bekendtgørelse eller er navnet på eksempelvis en bygning eller et projekt id. For det enkelte projekt kan for åbne lister tilføjes yderligere værdier, som tildeles en værdikode.

Metoder 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 22 6.2 Mapper Mapper er hierarkiske strukturer. Til opbygning af mappestrukturer i et digitalt arkiv og i ringbind i et papirarkiv anvendes værdierne og værdilisterne angivet i kapitel 8. Lister. Værdilisterne og deres underværdilister kan kombineres efter behov og indgå på forskellige niveauer i mappestrukturen. Fordelen ved at anvende værdierne fra værdilisterne er, at indholdet af værdien vil være alment kendt i branchen på tværs af projekter, samarbejdspartnere mm. En mappestruktur tilpasses det aktuelle behov og udvides i takt med nødvendigheden herfor. Fra værdilisterne udvælges derfor kun de værdier og underværdier, der er behov for. Det er hensigtsmæssigt, at strukturen gennemtænkes fra start således, at senere udvidelser ikke bliver umuliggjort, eller mappestrukturen ender med at være inkonsistent og dermed svær at finde rundt i for tredjemand. Det er formålstjenstligt, at mappestrukturen hele tiden er skalerbar. I forhold til håndtering af mappestrukturen i et dokumenthåndteringssystem, er det en fordel at navngive og nummerere mapperne iht. til de koder, der er angivet i kapitel 8. Lister. Brug af koder gør det nemt at overskue og aflæse mapperne og muliggør samtidig, at strukturen hele tiden kan skaleres. Det er ikke muligt at opstille en samlet og entydig mappestruktur til brug for alle de aktører, der er i bygge og anlægsbranchen. Som bips standard anvendes værdilisten for Indholdstype som øverste niveau i mappestrukturen. Niveauet omfatter, jf. kapitel 8.4. Værdiliste Indholdstype, 12 indholdstyper og anvendes med fordel på små projekter og ved opstart af projekter. Fig. 22 bips grundstruktur for opbygning af mapper i et digitalt arkiv (øverst) og i et papirarkiv (nederst). Når projekter vokser, eller man af andre årsager har behov for en underinddeling af øverste niveau, kan der oprettes et underniveau med udgangspunkt i underværdilisten knyttet til hver af værdierne for Indholdstype. Underværdierne bliver herved til undermapper i et digitalt arkiv, og i et papirarkiv bruges underværdierne f.eks. til at lave faneblade i ringbind.

Metoder 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 23 Fig. 23 bips grundstruktur for opbygning af undermapper og faneblade i et papirarkiv. For eksempler på hvorledes en komplet mappestruktur kan opbygges i et digitalt arkiv og i et papirarkiv, og hvordan denne kan tilpasses forskellige virksomheder, udvekslingssteder etc. henvises til kapitel 10. bips standard. Hvilke niveauer og underniveauer, der er behov for, og hvorledes værdilisterne og værdierne indgår i forhold til hinanden i mappestrukturen, vil variere fra projekt til projekt og afhænge af det specifikke projekts størrelse, kompleksitet etc. Der er således mulighed for både at kombinere og sammensætte værdierne fra værdilisterne på samme eller forskellige niveauer. Er der behov for en anden inddeling end den forskrevne, kan strukturen tilpasses ved at kombinere og sammensætte værdilisterne fra kapitel 8. Lister på andre måder. Man kan f.eks. lade udvalgte værdier for Fase udgøre underniveauet for hver af metaværdierne i værdilisten Indholdstype. Fig. 24 Eksempel på opbygning af en mappestruktur med værdierne fra værdilisterne Indholdstype (C) og Dokumentation (D) som øverste niveau og udvalgte værdier fra værdilisten Fase (A) som underniveau. Alternativt kan man lade værdilisten for Fase udgøre det øverste niveau og lade værdier fra værdilisten Indholdstype indgå som underniveau under hver af værdierne for Fase. Se figur 25. På tilsvarende vis kan værdilisterne for f.eks. Virksomhedstype, Vidensområde etc. kombineres og sammensættes med værdilisten Indholdstype, så man får den mappestruktur, der passer bedst til udvekslingsstedet, virksomheden og det aktuelle projekt. Se figur 26.

Metoder 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 24 fælles udvekslingssted skal det aftales, hvordan mappestrukturen på udvekslingsstedet udformes. Se nærmere herom i kapitel 7. Aftaler og anvendelse. Navngivning af mapper i mappestrukturer kan med fordel kombineres med brug af koder, idet mappernes indbyrdes placering herved kan styres. Dette giver et bedre overblik over mapperne og indholdet af dokumenterne i mapperne. Se nærmere om filnavngivning i kapitel 6.3. Dokument og filnavngivning. Fig. 25 Eksempel på opbygning af en mappestruktur ved brug af værdilisten Fase (A) som øverste niveau og udvalgte værdier fra værdilisten Indholdstype (C) som underniveau. I CAD sammenhæng er det hensigtsmæssigt at strukturere mappestrukturen efter den CAD produktion og de CADsystemer, der anvendes. For metadataelementet Indholdstype kan værdien C07_Geometri f.eks. med fordel opdeles efter underværdilisten for Geometri. Hvad, der er en hensigtsmæssig inddeling, vil dog afhænge af projektets størrelse og kompleksitet, antallet af samarbejdspartnere, CAD software etc. Fig. 26 Eksempel på opbygning af en mappestruktur med udvalgte værdier fra værdilisten Virksomhedstype (B) som øverste niveau, herunder værdierne fra værdilisten Indholdstype (C) som underniveau og herunder udvalgte værdier fra værdilisten Vidensområde (K). Som illustreret i figur 24 26 findes der mange måder at opbygge og sammensætte mappestrukturer på. Ved brug af bips standard mappe og arkivstrukturer henvises til kapitel 10. bips standard. I forbindelse med udveksling af dokumenter via et Fig. 27 Eksempel på opbygning af en CAD mappestruktur med værdierne fra underværdilisten Geometri. Hvis de virksomheder, der udveksler CAD filer og bygningsmodeller anvender samme CAD system, anbefales det, at man anvender samme CAD mappestruktur internt i virksomhederne som på udvekslingsstedet.

Metoder 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 25 6.3 Dokument og filnavngivning Ved udveksling af og søgning efter dokumenter er det hensigtsmæssigt, at der anvendes et genkendeligt og entydigt kodningsprincip for filnavn og dokument id, så man nemt kan afdække indholdet af dokumenterne. Fig. 28 Syntaks for navngivning. Iht. metadatasættet opereres der i navngivning med: et dokument id, som repræsenterer en kode, der entydigt identificerer dokumentet. et filnavn, inklusiv extension (filformat), som repræsenterer dokumentets titel i digital sammenhæng. I nogle tilfælde kan en position, udover metadatakoden, bestå af flere værdikoder. Dette er aktuelt, hvis der også anvendes værdier fra underværdilister, hvorved der gøres brug af flere værdikoder. Som separatortegn mellem flere værdikoder anvendes punktum (.) Ofte vil det være formålstjenstligt, at dokument id og filnavn er enslydende, da dokumenter herved nemmere kan søges. Til navngivning af dokument id og filnavn anvendes metadatakoder for værdilisterne og værdikoder for de enkelte værdier i værdilisterne. Se nærmere om metadatakoder og værdikoder i kapitel 6.1. Metadata. Syntaksen for navngivning er, at navnet er opbygget af en række positioner. En position består af en metadatakode og en værdikode. Som separatortegn mellem positionerne i navnet anvendes understreget/underscore (_). Herved er entydighed sikret ved brug i IT systemer og i sammenhæng med CCS (Cuneco Classification System). Fig. 29 Syntaks for position ved brug af flere værdikoder. Rækkefølgen af positionerne i navnesyntaksen er underordnet, da navngivningen grundet sit kodningsprincip er entydig uanset rækkefølgen. Rækkefølgen af positionerne kan være væsentlig i forhold til en logisk sortering i et dokumenthåndteringssystem, hvorfor projektspecifikke eller interne regler herfor kan være relevante. Navngivning bør ikke bestå af flere positioner end højst nødvendigt. Hvilke metadataelementer, der er behov for, og hvilken rækkefølge, de indgår i, kan variere fra projekt til projekt og afhænge af det enkelte projekts størrelse, kompleksitet etc.

Metoder 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 26 For de fleste dokumenter kan der opereres med en simpel navngivning bestående af få positioner, eksempelvis et Projekt id, en Indholdstype og et Løbenummer. Fig. 30 Eksempel på opbygning af navngivning, typisk til brug på mindre projekter. På større projekter kan der være behov for at udbygge navngivningen med yderligere positioner, eksempelvis med Vidensområde og flere værdikoder for positionen Indholdstype. Fig. 31 Eksempel på en udbygget navngivning, typisk til brug på større projekter. For CAD dokumenter anbefales det, at CAD filnavngivning udbygges med metadataelementer, der er særligt kendetegnende for CAD, eksempelvis Filtype, Afbildningstype, Tema, Etage, Stade etc. Som dokument id for en tegning angives et tegningsnummer. Som udgangspunkt anbefales det at opbygge tegningsnummer (CAD dokument id) og CAD filnavn så enslydende som muligt. Tegningsnummeret vil dog ofte være en kortere udgave af CAD filnavnet. Såfremt der altid anvendes tal som værdikoder i navngivningen, kan separatortegnet i syntaksen udelades, idet navngivningen vil være kendetegnet ved, at et bogstav (metadatakoden) altid vil angive starten på en position. Tilsvarende kan separatortegnet punktum (.) udelades, hvis der konsekvent anvendes to tal for en værdikode. Disse fremgangsmåder bør kun anvendes såfremt, der ikke kan være tvivl om kodens tolkning. For dokumenter, der gør brug af referencefilteknik, f.eks. CADfiler, Excel filer etc. bør der uanset dokumentversion, bruges samme filnavn, da der ellers kan opstå problemer med manglende referencer ved kopiering eller flytning af filerne og brug af versionering. For at minimere dette problem er det en fordel at bruge relative referencer, hvor det er muligt. En relativ reference angiver ikke den fulde sti, men angiver kun det nødvendige antal mapper, der skal til for at kunne pege på den tilknyttede fil. For håndtering af versionsstyring henvises til kapitel 6.4. Versionsstyring. For yderligere eksempler på filnavn og dokument id, samt tegningsnummer (CAD dokument id), henvises til eksempelsamlingen kapitel 9.2 Dokumenteksempler. For brug af bips standard navngivningsmodeller henvises til kapitel 10.6 Dokument id og filnavn, 10.7 CAD filnavn og kapitel 10.8 Tegningsnummer (CAD dokument id). I forbindelse med udveksling anbefales det at aftale, hvilke metadataelementer, der anvendes til navngivning, samt rækkefølgen af positionerne. Se nærmere om aftale af fælles regler for dokument og filnavngivning i kapitel 7.

Metoder 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 27 6.4 Versionsstyring Alle udgaver af dokumenter udgør versioner. Da nogle dokumenter ændrer indhold over tid, er det hensigtsmæssigt at gøre brug af versionsstyring således, at de enkelte versioner af dokumentet kan skelnes fra hinanden. Alle dokumenter har et versions id og en versionsdato. Nogle af disse versioner kan være officielt gældende udgaver og de benævnes revisioner. Revisioner navngives fortløbende numerisk; 0, 1, 2, 3... For den første officielle udgave af et dokument, dvs. revision 0, angives der normalt ikke et revisions id. Til dette dokument er knyttet en første revisionsdato. Versionering angives fortløbende alfabetisk og numerisk; A Z, 0, 0A Z, 1, 1A Z etc. Det bemærkes, at en revision også er en version, og at versions id et i dette tilfælde svarer til revisions id et. Principperne er illustreret nedenfor. Version Revision Versionsdato Første revisionsdato Status A B C 0 0 0A 0B 0C 1 1 1A 1B 1C 2 2 2A 2B 2C Fig. 32 Princip for versionsstyring. Alle versioner, hvori der indgår alfanumeriske tegn i versions id et, er interne arbejdsudgaver, som jf. kapitel 8.16. Værdiliste Status, f.eks. kan have status af under udarbejdelse, under kontrol og under godkendelse. Bemærk, at der for værdien udgivet er tale om en revision, og at værdien erstattet kan gælde alle versioner. Metadatanavnene: Version, Revision, Versionsdato, Første revisionsdato og Status skal ses og anvendes i sammenhæng. Version Revision Versionsdato Første revisionsdato Status A 2011 12 08 Erstattet B 2011 12 19 Erstattet 0 0 2012 01 03 2011 01 03 Erstattet 0A 2012 01 16 Erstattet 0B 2012 02 03 Erstattet 1 1 2012 02 13 Udgivet 1A 2012 03 01 Under udarbejdelse Fig. 33 Eksempel på anvendt versionsstyring. For at der kan optræde forskellige versioner af et dokument, er det nødvendigt med forskellig filnavngivning af disse. Som udgangspunkt kan man lade versions id et (eller versionsdato) indgå i filnavngivningen. Dette giver dog et problem i forhold til referencefiler, da funktionen af dette kræver samme filnavn, medmindre versioneringen også skal omfatte ændring af filnavne og dermed referencer. Såfremt man ønsker, at der altid er en reference til den nyeste version, kan man lade filnavnet for den nyeste version være det

Metoder 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 28 samme gennem hele processen. Hver gang der så oprettes en ny version, får denne samme filnavn som den foregående, idet den foregående nu får et nyt filnavn f.eks. ved, at versions id eller versionsdato tilføjes til filnavnet. Ved udveksling er det ikke den nydannede version, men versionen før der udsendes, så man sikrer entydighed i navnene på de filer, der udveksles. Princippet er illustreret i figur 34, hvor der som værdikode for version er anvendt dato. Versionsnummeret kunne være anvendt i stedet, idet I44_C03_V20120103.xslx så ville være I44_C03_V0.xslx. Bemærk i øvrigt, at for kontrolversionen angiver initialerne BF den person, der har kontrolleret dokumentet. Filnavn Revision Version Versionsdato Første revisionsdato Status I44_C03_V20120103.xslx 0 0 2012 01 03 2012 01 03 Erstattet I44_C03_V20120116.xslx 0A 2012 01 16 Erstattet I44_C03_V20120116_QBF.xslx 0A_QBF 2012 01 16 Under kontrol I44_C03_V20120206.xslx 1 1 2012 02 06 Udgivet I44_C03.xslx 1A 2012 02 13 Under udarbejdelse Fig. 34 Eksempel på anvendt versionsstyring i filnavngivning.

Metoder 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 29 6.5 Lovlige tegn Til fil og mappenavngivning må kun anvendes bestemte tegn, da brug af andre tegn, end de tilladte, kan give problemer ved brug af referencer, netværks backup mv. Dette gælder uanset, om de enkelte systemer tillader brug af ikke tilladte tegn: Som tegn må kun anvendes: 0 9, _,., a z og A Z. Som separator /skilletegn mellem positionerne i navnesyntaksen anvendes understregning/ underscore (_) Som separator /skilletegn mellem flere værdikoder anvendes punktum (.) Som separator /skilletegn i mappestrukturen anvendes understregning/underscore (_) mellem mappeniveauerne og punktum (.) som skilletegn mellem underværdilisterne. Danske tegn som æ, ø og å er ikke lovlige tegn, idet ikke alle ITsystemer understøtter disse. Hvis der er behov for at anvende disse, anvendes: æ = ae, ø = oe, å = aa.

Aftaler og anvendelse 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 30 7. Aftaler og anvendelse I forbindelse med udveksling af dokumenter bør der mellem samarbejdspartnere altid foreligge en aftale for udveksling af dokumenter. Ethvert projekt har forskellige forudsætninger, f.eks. projektets omfang, de deltagende parter og deres ITforudsætninger, IT værktøjer, bygherre og myndighedskrav mm. De metoder, der er relevante for udveksling af dokumenter, vil derfor variere, ligesom de IT systemer, der gøres brug af, kan variere fra projekt til projekt. Formålet med en fælles aftale er at definere et fælles digitalt grundlag for håndtering af dokumenter, der sikrer, at alle parter ved udveksling af dokumenter får de informationer, de forventer og har brug for, og at der er et entydigt grundlag for tolkning af de data, der knytter sig til udvekslingen. En fælles aftale for håndtering af dokumenter kan udfærdiges iht. bips IKT specifikationer. Ved udfærdigelsen af IKT teknisk kommunikationsspecifikation skal der projektspecifikt tages stilling til, hvilke metadataelementer, der anvendes og påføres på dokumenter og mærkater. Dette gælder også ved udveksling af E mails. Ud over de metadataelementer, der er angivet i bips metadatasæt, kan der tilføjes yderligere metadataelementer, hvis dette er nødvendigt. I IKT teknisk kommunikationsspecifikation aftales, om dokumenter udveksles via E mail og/eller via et fælles udvekslingssted. Foregår udvekslingen via et fælles udvekslingssted, er det væsentligt at forholde sig til, hvilke regler, betingelser og adgangsrettigheder, der knytter sig til udvekslingsstedet. Foregår udvekslingen via E mail, bør man forholde sig til, hvilke formater der anvendes, og om der anvendes særlige regler for navngivning i emnefeltet og navngivning af vedhæftede dokumenter. På et fælles udvekslingssted er det vigtigt, hvis der gøres brug af mappestrukturer, at aftale hvilke procedurer, der anvendes til opbygning og udvidelse af mappestrukturen. Hvis der gøres brug af dokument og filnavngivning, herunder CAD filnavngivning og tegningsnummerering, skal det fastlægges, hvilken navngivningsmodel og kodningsprincip, der benyttes hertil. Fig. 35 Ved udveksling af dokumenter udfærdiges en fælles aftale mellem samarbejdsparterne i form af en IKT teknisk kommunikationsspecifikation. Man skal forholde sig til, hvorvidt der benyttes versionsstyring og i givet fald, hvorledes denne anvendes herunder i forhold til filnavngivning. Det skal specificeres, hvilke udvekslingsformater, der anvendes og hvilken repræsentationsform, disse formater har.

Lister 2012 07 01 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 31 8. Lister 8.1 Metadatasæt Metadatasættet er inddelt i 4 informationsgrupper ud fra informationer om projektet, om virksomheden, om emnet og om dokumentet. For hvert metadataelement er angivet følgende: obligatorisk, bunden eller åben værdiliste, type af værdi samt definition. En bunden værdiliste må ikke afviges, og den sikrer, at der altid anvendes samme metadataværdier. En åben værdiliste er vejledende og angiver, hvilke værdier, der typisk kan anvendes. For de metadataelementer, der anvendes til fil og mappenavngivning, er angivet metadatakoder for værdilisterne. Værdikoder for de enkelte værdier fremgår af værdilisterne. For åbne værdilister er angivet vejledende værdikoder. Metadatakoderne tager udgangspunkt i de engelske metadatanavne. For projektspecifikt metadataelement anvendes metadatakode U plus et valgfrit bogstav. Metadatanavn Metadatanavn Metadata Obligatorisk Åben/ Værdi Type Definition af metadataværdi DK EN Kode Bunden liste PROJEKT PROJECT Information om projektet Projekt id Project id I Å Tekst Kode som entydigt identificerer projektet for alle parter Projektnavn Project name Å Tekst Titel som identificerer projektet for alle parter Projektbeskrivelse Project description Å Tekst Kort fremstilling som identificerer projektet for alle parter VIRKSOMHED / PART ORGANIZATION Information om virksomheden Virksomhedsnavn Organization X Å Tekst Benævnelsen af en selvstændig økonomisk og juridisk organisation eller part Virksomhed CVR nr. Company VAT no. Å 0, 1,2 9 Talkode som identificerer virksomheden Virksomhed projekt id Organization Project id O Å Tekst Kode som entydigt identificerer projektet i den ansvarlige virksomhed Virksomhed projektnavn Organization Project name Å Tekst Titel som identificerer projektet i den ansvarlige virksomhed Virksomhed projektbeskrivelse Organization Project description Å Tekst Kort fremstilling som identificerer projektet i den ansvarlige virksomhed Virksomhedstype Business type B B 8.2 Tekst Kategorisering af aktør efter forretningsmæssigt og/eller juridisk virke/rolle