Velkommen til informationsmøde Vedrørende udbud for Familieydelsessystem og Debitorsystem til Udbetaling Danmark 0 0
Agenda 1. Velkommen 2. Udbudsproces 3. Tidsplan 4. Introduktion til Debitor og den efterspurgte løsning 5. Introduktion til Familieydelse og den efterspurgte løsning 6. Processen herfra 7. Eventuelt 1
Hvem er vi Konkurrence Udsættelses Programmet (KUP) Peter Glargaard, Underdirektør Marianne Aarslew-Jensen, Programleder Sanne Frydensbjerg, Sourcing Specialist Familieydelse er repræsenteret ved: Hanne Nørgaard Hansen, Afdelingschef (styregruppeformand) Simon Schulian, Projektchef Hans Jørgen Jacobsen, Forretningsansvarlig Dorte Dugbæk, Forretningsarkitekt Christian Lyrn, It arkitekt Debitor er repræsenteret ved: Hanne Nørgaard Hansen, Afdelingschef (styregruppeformand) Lærke Ring Poss, Projektchef Bettina Breyen Sundberg, Forretningsansvarlig Henrik Vendelbo Danielsen, Forretningsarkitekt 2
2. Udbudsproces I 2015 gennemføres to separate udbud for Familieydelse og Debitor Der er en tæt sammenhæng mellem Familieydelse og Debitor Familieydelse forventes at koble sig på debitorsystemet, som den første bruger med direkte integration mellem de to systemer. Debitor vil derfor først være i drift, når Familieydelse er fuldt implementeret. Tidsplanen er koordineret for de to projekter Tidsplanen for udbudsprocessen og den efterfølgende implementering er ens. Det betyder også udfasning og konvertering af data vil følges i takt. Begge udbud anvender samme kontraktparadigme Udbudsparadigme svarer til det, der også er anvendt i forbindelse med øvrige KUP udbud Begge udbud går efter standardapplikationssystemer med mindre grad af konfiguration eller udvikling Derfor forventer ATP at leverandører, der byder, har en vis form for afprøvet og kørende system i markedet. 3
2. Praktik ifht. udbudsproces Referater Som altid vil der blive lagt et anonymiseret referat på vores Udbudsportal efter mødet Udbudsportalen her bliver materialet offentliggjort ultimo 2014 Familieydelse: http://www.atp.dk/x5/wps/wcm/connect/atp/udbud/atp_it_udbud/udbudsinformation/familieydelser/ Debitor: http://www.atp.dk/x5/wps/wcm/connect/atp/udbud/atp_it_udbud/udbudsinformation/debitor 4
3. Hovedtidsplan frem til kontraktunderskrivelse Færdiggørelse, review og godkendelse af udbudsmateriale Udbudsmateriale udsendt 27-04-15 Prækvalifisering Vurder egnethed Tilbudsperiode inkl. spørgsmål Tilbudsevaluering Stand still Første informationsmøde 30-09-2014 Offentliggørelse af udbudsmateriale ultimo 2014 Individuelle dialogmøder primo februar Prækvalifikations anmodninger modtaget 25-03-15 Tilbud modtaget 17-08-15 Kontrakt underskrevet 17-11-15 Leverandørfremvisninger af debitorsystemer 9. og 10. oktober Andet informationsmøde primo januar 2015 Annoncering af udbud 23-02-15 Udvalgte leverandører offentliggjort 27-04-15 Tildeling offentliggjort 06-11-15
4. Introduktion til Debitor og den efterspurgte løsning 6
4. Debitor kort fortalt Standardfunktionalitet Processer: Månedlige (løbende) opkrævninger og rykning Enkeltstående opkrævninger og rykning Ændring af krav / ændringsopkrævning og rykning Registrering af krav til modregning hos SKAT (EFI) Afdragsordninger, oprettelse, opkrævning og rykning Overdragelse af krav til inddrivelse hos SKAT (EFI) Indbetalingshåndtering Udbetalinger Afskrivninger Rapportering Debitoroverblik Låneadministration Parameterstyring på kravtype-niveau Sags- og dokumenthåndtering Konfiguration Processer Modregning af krav i ydelsesudbetalinger fra egne fagsystemer Modregning af krav i ydelsesudbetalinger fra eksterne fagsystemer Modtagelse af mange informationer i snitflader ift. automatisk oprettelse og behandling af krav Medhæftere på boligstøttekrav håndteres procesmæssigt som hæftere Særlige forhold / krav Forskellige kravtyper inden for samme hovedområde (ydelsesområde). Eksempelvis kan et ydelsesområde både have et kontrolkrav og et efterreguleringskrav. Bidragskrav (løbende krav) Omfatter Tilbagebetalingskrav fra alle ydelser, som Udbetaling Danmark administrerer Boligstøttelån 7
4. Debitor i tal Hændelser Antal Antal opkrævninger pr. mdr. i alt (snit) 80.000 Antal opkrævninger pr. mdr. via Betalingsservice Delmængde af de 80.000 opkrævninger pr. mdr. Antal tilbagebetalingskrav pr. år Heraf ligger over halvdelen i maj måned. Antal debitorer sendt til inddrivelse via SKAT Alle har minimum 1 krav. Der er typisk en del krav pr. person. Antal døde pr. måned Tilbagebetalingskrav skal anmeldes til boet / Skifteretten 24.000 65.000 113.000 2.000 Antal afdragsordninger oprettet pr. år 29.000 Antal modregningsaftaler pr. år Modregnes i hhv. pension-, boligstøtte- og kontanthjælpsudbetaling 18.000 Antal personer / virksomheder registreret i systemet 980.000 Antal brugere på systemet 180 8
4. Debitor - overblik Målsætninger: Automatisering Oprettelse og ændring af krav Nedskrivning af krav ved indbetaling, afskrivning mv. Modregning mellem debitor og fagsystem Etc. Borgeroplevelsen Sammenhængende borgeroplevelse Målrettet kommunikation til borgerne Enkel indbetalingsproces for borger Konfigurerbarhed Regel- og parameterstyring Konfigurering og tilpasning af breve 9
Forretningskomponentmodel Debitorsystemet Kanaler Callcenter & Telefoni Opgave Indbakke Sagshåndtering Manuelt System Administration Sikkerhed Øvrige Komponenter Hændelser Tværgående Overblik Manuelle Breve Regel Administration Digital Post Automatisk Rapporter Afstemning Validering Dan opkrævning Håndter modregning Selvbetjening Rykning Inddrivelsesadm. Håndter indbetaling Jobafvikling Arkivering Dan Udbetaling Afskrivning Fysisk Post Støtte komponenter Økonomi Indeks Synkronisering Borger og Virksomhedsdata Sager & Dokumenter 10
4. Debitor - Ibrugtagning Debitorløsningen skal være klar til ibrugtagning når Familieydelsesfagsystem idriftsættes. Tilkobling af de øvrige fagsystemer sker efterfølgende. 11
4. Familieydelse og Debitor ibrugtagning Præsenteret under Familieydelse, da dette var ens for begge udbud Pt. opereres med 2 konverteringsscenarier: Big Bang (systemopdelt) Trinvis konvertering (Børnetilskud, Underholdsbidrag, Børne- og ungeydelse) Ved trinvis konvertering kan funktionaliteten på figuren være nødvendig for at sikre sameksistens. Udfasning til Debitor vil ske i en variant til ovenstående scenarier Princippet for flette/fordelerfunktionalitet er vist til højre for de nye løsninger. Princippet gælder for både ny familieydelsesløsning og ny debitorløsning. 12
4. Familieydelse og Debitor - Konvertering Præsenteret under Familieydelse, da dette var ens for begge udbud Konverteringen følger E-T-L modellen. KMD har ansvaret for Extract hvor KMD aflevere data i aftalt format på et aftalt sted. Ny Leverandør har ansvaret for Transform og Load, således at data kan indlæses i Ny Familieydelsesløsning og Ny Debitorløsning. 13
4. Konvertering - ansvarsforhold Præsenteret under Familieydelse, da dette var ens for begge udbud KMD er ansvarlig for: At udtrække data fra KMD s systemer. At levere design og dokumentation af udtrækket. At bidrage med forståelse af eksisterende data via dataforståelsesworkshops. At udtrække data i den kvalitet, de nu engang forefindes i. At implementere nødvendige tilretninger i KMD s systemer. At være bidragende til den tværgående test (prøvekonverteringer, overtagelsesprøve og afprøvning af cut-over plan). At være bidragende til cut-over plan (ansvarlig for de aktiviteter der skal foregå på KMD s side) 14
4. Konvertering - ansvarsforhold Præsenteret under Familieydelse, da dette var ens for begge udbud ATP er ansvarlig for: At sikre kontaktpunkt mellem KMD og Ny Leverandør. At bidrage med forretningsviden om data, herunder ATP s informationsmodel. At bidrage til fastlæggelse af afstemningsaktiviteter og kriterier At sikre gennemførelsen af Datavask - Ny Leverandør bistår og udfører 15
4. Konvertering - ansvarsforhold Præsenteret under Familieydelse, da dette var ens for begge udbud Ny leverandør er ansvarlig for: Udarbejdelsen-/gennemførelsen af konverteringsstrategi. At mappe data fra dataudtrækket til systemets datamodel. At indlæse data i systemet samt viderefordeling af nødvendige data til andre systemer. Udarbejdelsen af cut-over plan. Testplanlægning og testgennemførelse af testen. Valideringer og afstemninger ifm. konverteringen 16
5. Introduktion til Familieydelse og den efterspurgte løsning 17
5. Familieydelse kort fortalt Børne- og ungeydelse Består af: Kvt. udb. sats pr. barn(u.15 år) Mdr. udb. pr. barn(o.15 år) Børnetilskud Består af: Ordinært tilskud pr. barn(sats) og Ekstra tilskud(sats) kvt. udb. Flere tilskudstyper Underholdsbidrag Består af: Normalbidrag(sats) og Procenttillæg(indkomstafhængig) Flere bidragstyper Børn under 18 år Optjeningsprincip Berettigelse: Beregning: Børn under 18 år Optjeningsprincip Samliv Berettigelse: Beregning: Berettigelse: Børn under 18 år Ægtefæller Optjeningsprincip(forskudsvis) Samliv Beregning: Aldersafhængig Indkomstafhængig Indkomstafhængig(uddannelse) Indkomstafhængig Overordnet reguleret af: Lov om børne- og ungeydelser Lov om børnetilskud og forskudsvis udbetaling af børnebidrag Lov om børns forsørgelse(bidragsloven) Lov om ægteskabsindgåelse og opløsning 49 ff Lov om ægteskabets retsvirkninger 18
5. Familieydelse i tal Årlig udbetaling i mia. kr. Antal sager i tusinde 14 12 10 Børne- og ungeydelser Børnetilskud 1200 1000 800 Børne- og ungeydelser Børnetilskud 8 6 Underholdsbidrag 600 400 Underholdsbidrag 4 2 200 0 0 19
5. Familieydelse i tal Hændelser Antal årligt Ansøgninger børnetilskud til enlige 43.000 Heraf ca. 80% elektronisk Ændringer genereret til kunderådgiveren 680.000 Dokumenter og adviser (indgående) 780.000 Dokumenter(udgående) 300.000 Heraf ca. 60% elektronisk Telefoner 250.000 20
5. Familieydelse - overblik Målsætninger: Automatisering (reducering af manuelle kontroller) Brugergrænseflade (digitalisering) Konfigurerbarhed (regler og breve) 21
Forretningskomponentmodel Familieydelsessystemet Opgave Indbakke Sagshåndtering Manuelt System Administration Selvbetjening Kanal Modtagelse af post Tværgående Overblik Manuelle Breve Automatisk Øvrige Komponenter Hændelser Validering Kontrol Sikkerhed Indeks Synkronisering Beregning af Ydelser Dan Udbetaling Dan Opkrævning Rapporter Afstemning Beskedhåndtering Regel Administration Dan Modregning Jobafvikling Arkivering Borger data Sager & Dokumenter Støtte komponenter Økonomi 22
5. Familieydelse og Debitor ibrugtagning Pt. opereres med 2 konverteringsscenarier: Big Bang (systemopdelt) Trinvis konvertering (Børnetilskud, Underholdsbidrag, Børne- og ungeydelse) Ved trinvis konvertering kan funktionaliteten på figuren være nødvendig for at sikre sameksistens. Udfasning til Debitor vil ske i en variant til ovenstående scenarier Princippet for flette/fordelerfunktionalitet er vist til højre for de nye løsninger. Princippet gælder for både ny familieydelsesløsning og ny debitorløsning. 23
5. Familieydelse Ibrugtagning Tidspunkt for ibrugtagning er helt essentielt i forhold til årets udbetalinger. Illustrationen viser årshjulet, hvor udbetalingsfrekvensen og tidspunkt på året er tegnet ind. 24
5. Familieydelse og Debitor - Konvertering Konverteringen følger E-T-L modellen. KMD har ansvaret for Extract hvor KMD aflevere data i aftalt format på et aftalt sted. Ny Leverandør har ansvaret for Transform og Load, således at data kan indlæses i Ny Familieydelsesløsning og Ny Debitorløsning. 25
5. Konvertering - ansvarsforhold KMD er ansvarlig for: At udtrække data fra KMD s systemer. At levere design og dokumentation af udtrækket. At bidrage med forståelse af eksisterende data via dataforståelsesworkshops. At udtrække data i den kvalitet, de nu engang forefindes i. At implementere nødvendige tilretninger i KMD s systemer. At være bidragende til den tværgående test (prøvekonverteringer, overtagelsesprøve og afprøvning af cut-over plan). At være bidragende til cut-over plan (ansvarlig for de aktiviteter der skal foregå på KMD s side) 26
5. Konvertering - ansvarsforhold ATP er ansvarlig for: At sikre kontaktpunkt mellem KMD og Ny Leverandør. At bidrage med forretningsviden om data, herunder ATP s informationsmodel. At bidrage til fastlæggelse af afstemningsaktiviteter og kriterier At sikre gennemførelsen af Datavask - Ny Leverandør bistår og udfører 27
5. Konvertering - ansvarsforhold Ny leverandør er ansvarlig for: Udarbejdelsen-/gennemførelsen af konverteringsstrategi. At mappe data fra dataudtrækket til systemets datamodel. At indlæse data i systemet samt viderefordeling af nødvendige data til andre systemer. Udarbejdelsen af cut-over plan. Testplanlægning og testgennemførelse af testen. Valideringer og afstemninger ifm. konverteringen 28
6. Hovedtidsplan frem til kontraktunderskrivelse Færdiggørelse, review og godkendelse af udbudsmateriale Udbudsmateriale udsendt 27-04-15 Prækvalifisering Vurder egnethed Tilbudsperiode inkl. spørgsmål Tilbudsevaluering Stand still Første informationsmøde 30-09-2014 Offentliggørelse af udbudsmateriale ultimo 2014 Individuelle dialogmøder primo februar Prækvalifikations anmodninger modtaget 25-03-15 Tilbud modtaget 17-08-15 Kontrakt underskrevet 17-11-15 Leverandørfremvisninger af debitorsystemer 9. og 10. oktober Andet informationsmøde primo januar 2015 Annoncering af udbud 23-02-15 Udvalgte leverandører offentliggjort 27-04-15 Tildeling offentliggjort 06-11-15
7. Eventuelt 30