Referat fra bestyrelsesmøde nr. 165 den 4. december 2014 kl. 16.00. Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum (CPA) Formand clauspeteraanum@me.com Berit Skanderup (BS) Næstformand skanderup@fanonet.dk Hanne Laursen (HL) Best. medlem hk-laursen@esenet.dk Søren Egdal (SE) Best. medlem egdal@esenet.dk Anett Lunde (AL) Best. medlem snowie@esenet.dk Inger Tingberg (IT) Best. medlem tingberg@youmail.dk Henning Rømer Radoor (HR) Best. medlem radooresbjerg@bbsyd.dk Administrationen: Erik Lykke (EL) Projektchef el@ungdomsbo.dk Erik Boyschau (EB) Driftchef eb@ungdomsbo.dk Bettina W. Spaanheden (BWS) Økonomichef bws@ungdomsbo.dk Peter Sandager (PS) Direktør ps@ungdomsbo.dk Indhold: Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 164 af 4. november 2014. 2. Revisionsprotokollat side 630. 3. Indkomne punkter. (Delvist lukket punkt) bilag Debatpunkter: 4. Indkomne punkter Orienteringspunkter: 5. Byggesager. 6. Udlejningssituationen. 7. Økonomi. 8. Drift. 9. Indkomne punkter 10. Udvalg. 11. Afdelinger. 12. Personale. 13. Bydelsprojekt 3 i 1. 14. FF & FU samarbejde. 15. Evt. 16. Planlagte mødedatoer. side 1
Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 164 af 4. november2014. Beslutning: Blev godkendt efter mødet d. 4. november. Ad 2 Revisionsprotokollat side 630. Protokollat blev fremvist. Ad 3 Indkomne punkter (Delvist lukket punkt) Byggesagshonoraret iht. tidligere beslutning opstartes. Forslag om at byggesagshonorar iværksættes (gældende fra maj 2014) ved enhver sag, der behandles og afsluttes i Byggeudvalget. Beslutning: Byggesagshonorar til bestyrelsen: 0,1% af anskaffelsessum. Ved næste møde tages de sager op, der er opstartet siden maj 2014. Der tages beslutning, om der er sager, der skal undtages fra honoraret. Bettina er stedfortræder for Peter fra 8. december 2014 til 9. januar 2015. Beslutning: Bestyrelsen er indforstået med ovenstående. Fremlæggelse af prisoverslag og godkendelse vedr. ombygning af butik, Storegade 79. Bilag. Pris på ombygning ca. 1.3 mill. kr. Forslag til husleje for bolig på 87 m² kr. 5.195. Der skal bruges ca. 850.000 kr. af trækningsretsmidler til ombygningen. Der er afdelingsmøde i januar, hvor ændringen skal godkendes af beboerne. Forventet indflytning efter sommerferien 2015. Beslutning: Bestyrelsen godkender anvendelse af ca. 850 t.kr. fra trækningsretsmidlerne til ombygningen. Debatpunkter: side 2
Ad 4 Vil vi fortsat have sommerhuse i? Bilag. Efter besigtigelse af sommerhuset i Ebeltoft blev det konstateret, at huset trænger til en gennemgående renovering bl.a. et nyt tag, nyt badeværelse m.v. Det foreslås, at man i stedet giver tilskud til leje gennem et sommerhusudlejningsbureau, så s lejere gives mulighed for at leje til en billigere pris. Beslutning: Bestyrelsen er positive overfor et evt. salg af huset i Ebeltoft. Erik Lykke undersøger, hvilken pris vi kan få for sommerhuset. Samtidig undersøges de økonomiske konsekvenser. Emnet tages op igen på et senere bestyrelsesmøde. Formandens stikord til beretningen til repræsentantskabet. Bilag. Beslutning: CPA arbejder videre med beretningen ud fra stikord. Enkelte ændringer blev foreslået. Forslag til dagsorden til formandsmøde ønskes. Ændring af affaldshåndtering (miljø og arbejdsmiljø) Orientering om digitalisering af afdelingerne, herunder bl.a. - forbrugsaflæsning (adgang til forbrugsdata) - online vaskeribooking m.v. Orientering om opmåling af lejemål/e-syn Omdeling af materiale fra fritidsudvalget evt. digitalt? Hvordan og skal frivilligt arbejde belønnes i? CPA foreslår, at udvalg for afdelingsbestyrelsens beføjelser tager emnet op, når de er færdige med det nuværende projekt, så der kan komme en generel afklaring på problemstillingen. Beslutning: Bestyrelsen tilslutter sig CPA s forslag. Debat om at omgøre tidligere beslutning om, at medarbejdere ikke omdeler Fritidsudvalgs-materiale. Der har været nedgang i tilslutning til en del fritidsudvalgsaktiviteter i året (3 arrangementer er blevet aflyst). Kan det evt. tilskrives, at der kun skrives om arrangementerne i Trappenyt (ingen omdeling)? Ellers skyldes det, at aktiviteterne ikke passer til beboerne? CPA foreslår, at man lader nuværende ordning kører endnu 1 år, da det ikke har kørt så længe endnu. SE foreslår, at man evt. kunne tilmelde sig en sms-service? Kan afdelingsbestyrelsen evt. omdele materialet? Beslutning: Emnet tages op på formandsmødet. Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager Erik L. orienterer. side 3
Status på helhedsplan. Ud fra prækvalifikation udvælges 5 teknikere fredag. Køkkener i afd. 5. Forventes opstartet ca. 1. marts. Ang. opmåling af lejligheder. Licitationsmateriale uploades på EU-portalen inden jul. Grådyb Kollegiet. Elementfabrikken har vurderet, at elementerne skulle være tykkere end anført i det oprindelige udbud. Det har betydet en ekstraudgift på ca. kr. 800.000. Vi er derfor blevet inddraget i en voldgiftssag mellem elementfabrikken og ingeniøren, og vi skal evt. selv køre en sag mod Zebra. Ad 6 Udlejningssituationen Peter orienterer. Tomgang generelt. Enkelte tomgange de sidste 2 måneder. Flere skyldes udsættelser. Erhverv i Kvaglundcentret og Storegade fremgår også af oversigten. Alt meldes p.t. udlejet. Status på Kridthusgrunden. Der har været en kommunal henvendelse ang. køb. PS har kontakt til mægler ang. prissætning. Kommunen vender tilbage med en nærmere afgørelse - sandsynligvis i næste uge. Ad 7 Økonomi Bettina orienterer. Orientering generelt. Årsregnskabet for er i sin slutfase. Revisionen er ved at kigge på materialet. Året har været positivt - specielt har afkastet på obligationer været højere end forventet. Regnskab og budget for 2015/16 fremlægges på næste bestyrelsesmøde i januar. Afkastsrapporter. Afkast siden 1. oktober har været negativt for Alm. Brand, der pr. 26. november kom med et ann. afkast på -2,36%. Nordea kommer ud med ann. afkast på 0,02%. Ad 8 Drift Erik B. orienterer. Status på elever. Der er afholdt samtaler med 2 elever og i næste uge afholdes yderligere 1 samtale. Status er, at vi har foreslået 2 elever at gå i gang med et grundforløb. Man håber, at uddannelsen kommer til Esbjerg. 1 praktikant er klar til at gå i lære til marts. Status på grønne medarbejdere. Bilag En grøn vision. side 4
SDU kandidatprojekt for 2 studerende. De kigger på optimering af energi, miljø og komfort med fokus på innovation og bæredygtighed. Vi skal reducere vort økologiske fodspor. Der ligger en del analyse i processen. Projektet kører til ultimo 2015. Status på nedgravede affaldsbeholdere. Der har været indkaldt afdelingsbestyrelser fra de afdelinger, der var egnede. Emnet skal tages op på formandsmødet. Behov for nye affaldsanlæg i afd. 7 kan være et eksempel for andre afdelinger. Ad 9 Indkomne punkter Masterplan fra Esbjerg Kommune. Bilag. Esbjerg Kommunes oplæg til masterplan for Jerne passer fint sammen med s visioner for området. Ad 10 Udvalg Nyt fra Redaktionsudvalget. Trappenyt er netop udkommet og omdelt. Nyt fra Fritidsudvalget. Juletræ søndag d. 7. december der er solgt 60 billetter mere end sidste år. Juletur til Hamborg var en stor succes. Der er masser af spændende arrangementer i det nye år. Nyt fra Kunstudvalget. Intet nyt fra udvalget. PS oplyser, at man overvejer, om man evt. kan lave skiftende udstillinger af forskellige kunstnere på de store nye vægge i gangarealerne. CPA foreslår, at vi evt. kan vise noget af s historier på væggene. Skal det overvejes, om vi evt. skal danne et kultur-udvalg, der kan kigge på s historie? Det tages op som punkt på næste bestyrelsesmøde. Nyt fra Målsætningsudvalget. Der er afholdt møde i sidste uge, hvor der er udarbejdet en fakta-liste. Det endelige resultat foreligger dog endnu ikke. Nyt fra Byggeudvalget. EL indkalder til byggeudvalgsmøde. Nyt fra Afdelingsbestyrelsens beføjelser. Der har været afholdt møde. 20% af materialet er blevet omskrevet. Det tager tid at gennemgå materialet, da der er stor fokus på, at det juridiske er i orden og ift. vedtægter. Møde igen d. 8. januar og 12. februar. Det forventes først godkendt på repræsentantskabsmødet i 2016. side 5
Ad 11 Afdelinger Status på evaluering af fra beboerne på Grådyb Kollegiet. Bilag. Generelt er beboerne godt tilfredse. Der er afsat penge til indretning af fælleslokalerne. Beboerne skal være med til at vælge, hvad der skal laves. Stiftende afdelingsmøde holdes evt. sammen med det ordinære afdelingsmøde. Ny revideret plan over afdelingsmøderne 2015 udsendes sammen med referatet. Forslag til sammenlagte afdelingsmøder har været udsendt til afdelingsbestyrelserne. Alle har meldt tilbage og er villige til at forsøge. Ad 12 Personale Ingen emner. Anita Jepsen er startet som økonomiassistent d. 1. december 18 timer pr. uge Ad 13 Bydelsprojekt 3 i 1 Ingen emner. Der er bestyrelsesmøde i januar. Ad 14 FF og FU samarbejde Orientering fra møde den 2. december. Der har været møde i lokalt FU. Referat er udarbejdet. Ad 15 Evt. Ingen emner. Referat fra VN er udsendt. PS foreslår, at man evt. inviterer seniorer med på sommerudflugt eller lignende. Skal vi f.eks. lave arrangementer for afgåede medarbejdere? Evt. seniorklub? Det blev besluttet, at PS arbejder videre med ideen om oprettelse af en seniorklub. CPA udtrykte en tak til ledelsen og resten af organisationsbestyrelsen for den store arbejdsindsats i året, der er gået. Ad 16 Planlagte mødedatoer i 2015. Org. bestyrelse: Tirsdag den 20. januar. Torsdag den 26. februar (før rep. møde). Torsdag den 19. marts. Torsdag den 23. april. Torsdag den 28. maj. Torsdag den 25. juni. Det tages til efterretning, at fremover skal årets sidste møde afholdes i slutningen af november. Årets første møde afholdes midt i januar. side 6
Fælles arrangementer: Julestue den 3. december er afholdt. Jubilarer den 4. december er afholdt. Formandsmøde torsdag den 29. januar kl. 17.00. Rep. møde torsdag den 26. februar kl. 17.00. FU lokal og udv. (CPA, BS og PS): Lokal FU 2. december 2014 kl. 17.00 er afholdt. 3 i 1 (CPA, BS og PS): Ekstraordinært best. møde torsdag den 22. januar kl. 16.00. Målsætningsudvalg (CPA, BS, BWS,PS) Fredag den 28. november 2014 er afholdt. side 7