Referat fra bestyrelsesmøde Bestyrelsesmøde i Frederikssund Golfklub 2. oktober 205 Mandag, den 2. oktober 205, kl. 7.30 Deltagere Michael Tøgersen John Gothjelpsen Ole Stids-Jønsby Leif Schunck Henrik Helt Peter Basse Peter Kirketerp Jeanne Neumann Inge Rasmussen Jørgen Bundgaard (MT) (JG) Afbud (OSJ) (LS) (HH) (PB) (PK) (JN) (IR) (JPB) Dagsorden. Regnskab 205,. 30.9 (JPB) gav en kort gennemgang af bilaget, hvor farveforklaringerne på tallene blev berørt af forståelsesmæssige årsager. Underskuddet er lidt mindre end budgetteret på nuværende tidspunkt. Det forventes, at det endelige årsresultat kommer til at ligge meget tæt på det fremlagte for perioden. Der var ikke bemærkninger til det femlagte regnskab. 2. Orientering fra Formand og udvalg a. Formand Der havde været deltagelse i DGU sponsormøde. Ikke nogen væsentlige erfaringer/nyt. Formanden fortalte lidt om situationen omkring eliten, sponsorer til eliten m.v. hvilket gav anledning til en generel drøftelse om emnet. Der skal ske en drøftelse med sportsudvalget, holdlederne m.v. om situationen, herunder hvor mange hold vi skal have i danmarksturneringerne blandt andet set med erfaringerne fra sæsonens resultater. (OSJ) bad om, at emnet måtte blive taget op når Sportsudvalget var på ifølge den udsendte dagsorden. Formanden informerede om forhandlingen med Frank om en ny kontrakt og gav den endelige status. Der var accept i bestyrelsen af formandens konklusion på kontraktoplægget. Udvalg Baneudvalg [JG] Orientering ved MT i forbindelse med JGs afbud. JG, PK, JB og Karl har været på besøg på Simon s for at drage nytte af deres erfaringer. Dialogen mellem Karl og greenkeeperen hos Simon s kan måske give noget inspiration til vedligeholdelsen og driften af vores bane, selvom deres greenkeeperstab er 3 gange større end FGK`s. Der kan være muligheder for at frivillige fremover kan nyttiggøres til at tromle greens. Emnet medførte en længere generel drøftelse om banedrift, lukninger, kvaliteten af greens m.v. samt vinterperiodens særlige problemstillinger. Det blev besluttet, at vi i forbindelse med vores strategiplan gennemfører en dybere drøftelse om, hvad bestyrelsen forventer og ønsker sig af banekvalitet, greenkvalitet, m.v. vel vidende, at der hele tiden er tale om kompromisser mellem økonomi, brug og åbningstider og ønskerne om en meget høj kvalitet af banen. På ØK mødet drøftede vi muligheden for at have et hold af frivillige, der oplæres i anvendelse af greens roller maskinen, som så kan rulle greens -2 gange pr. uge, hvilket Karl var positivt indstillet over for. Dette vil uden tvivl betyde end del for hastigheden på greens.
2. oktober 205 Det blev drøftet, at kontakte DGU for at få en status på den plan, der for 5 år siden, i samarbejde med DGU, blev udarbejdet for vores greens og derefter godkendt af bestyrelsen. Arbejdet med bunkers på hul 8 kører godt. Det ser godt ud. Der går -2 uger inden der kommer sand i. Rullegræsset skal ligge en periode inden kanterne klippes af, for at græsset kan få groning i kanterne. ERFA- møde med klubberne fra Nordsjælland havde også banedriften og vedligeholdelsen som et af emnerne, idet alle klubber søger at finde balancen mellem økonomien, vedligeholdelsesstandarden og anvendelsen af banen. Der er golfbaner, som holder greens åbne hele vinteren, når banen er åben. Der gennemføres kurser for greenkeepere i DGU regi. Vi har meldt os til, men ikke mange andre klubber havde gjort det samme, da mødet blev gennemført. Er måske sket senere. Begynderudvalg [HH] HH redegjorde om situationen omkring formandsskiftet, som havde givet anledning til nogen debat i udvalget. Situationen er nu, at Torben Schiøtt er indstillet som ny formand med udvalgets accept og opbakning. (Bestyrelsen bakkede op om indstillingen, og Torben er ny formand for udvalget). Bagmærkematchen blev kommenteret. Der vil komme justeringer, da der tilgår flere deltagere. Det er første gang den kører i Golfbox, men (HH) mener det ser godt ud. (HH) kommenterede kort situationen og aftalerne omkring de begyndere, som stadig mangler nogle emner eller moduler. De er taget med i et opsamlingsheat i samarbejdet mellem Hverveudvalget og Simulatorudvalget. (LS) supplerede kort og meddelte, at det ville blive uddybet under Hverveudvalgets punkt efter aftale med (HH) Bygningsudvalg [HH] Væggen bag garagen er ved at være færdig. Der er ny boldkasse. Der købes en kompressor til at rense maskinerne for opsamling af bolde. De hvide stolper og bjælker er malet på forsiden af klubhuset. Der skal sættes plader op og males på bagsiden, hvilket er lidt mere besværligt, da det kræver særlige stilladser. Ovnen i køkkenet mistede sin forside, men er repareret Hverveudvalg [LS] (LS) informerede om, at der var truffet aftale om og iværksat kontakter til begyndere, der ikke er kommet i gang og givet tilbud på ny uddannelse startende i uge 2 med simulator som hoved aktivitet. Kører frem til første april. Der laves et nyt indhold efter aftale med (HH) Restholdet af begyndere som mangler elementer vil få tilbudt møder i kommende uge samt opsamling i særligt modul(hh). (JPB) etablerer møde mellem begynderudvalgets formand, formanden og formanden for hverveudvalget samt (JPB) som opstart på det forventede, udvidede samarbejde udvalgene imellem i alle processerne fra kontakten til nye medlemmer, henover uddannelse, motivering, fastholdelse under uddannelse samt fastholdelse efter hvervning af kørekortet. Efter dette møde påtænkes gennemført et møde mellem hverveudvalgets medlemmer, og begynderudvalgets medlemmer. (LS) initierer. I forbindelse med hvervningen af nye medlemmer etableres aftenmøder med kaffe og kage, hvor man inviteres til en uforpligtende snak med information om golf generelt og specifikt golfmuligheder i Frederikssund Golfklub.
2. oktober 205 Modellen blev anvendt med succes i 203 og 204. Den starter med gæster til aftenmøder allerede nu for uddannelsen i Sillebroen for nye, og for sæsonen generelt i marts måned. Der udarbejdes informationsmaterialer m.v. af (JPB) Der er udarbejdet et spørgeskema til anvendelse i forbindelse med undersøgelsen af årsager til, at medlemmer stopper med at spille golf i Frederikssund og melder sig ud. Processen med at ringe rundt starter i kommende uge. (LS) tager kontakt til formanden for Gilleleje golfklub for at få erfaringer fra deres store kampagne i 205. Juniorudvalg [JB] Der er aktiviteter i denne weekend. Træningen var stoppet da der var meldt, at der ikke var træningstider til rådighed. Dette forsøges rettet så der er træning i oktober måned. Kommunikationsudvalg [LS] Hjemmesiden kører ikke på I-pads og ældre PC èr. (JPB) holder møde med WEBEX for at få det rettet. Hans Jørgen arbejder med at få det nye system i den elektroniske informationstavle til at spille. Som det ser ud nu, kan der være muligheder for, at det kan komme til at spille på skærme i Sillebroen også. Det er tanken, at Hans Jørgen fremover vil opdatere Hjemmesiden, da Esben er meget ophængt andre steder. Simulatorudvalg [OSJ] (OSJ): Vi skifter lokale i Sillebroen for tiden. Vi har fået et mindre lokale, men med toilet og lille køkken. Det ligger tæt på barområdet, hvilket kan være en fordel på mange måder. Der gennemføres en intro for herredagen, som forventer at kunne starte den. november. Planen for uddannelserne såvel til nye medlemmer som til de begyndere, der ikke er kommet i gang, og som er tilbudt en ny uddannelse gennem simulatoren, skal være klar til iværksættelse den 0. november (HH). Der skal aftales pris m.v. for kommende begynderuddannelser, samt supplerende tilbud for simulatoraktiviteter til nye medlemmer. Dette skal fremgå af informationsmaterialerne, der skal anvendes til kampagnerne. (OSJ) nævnte mulighederne for, at SGO ordningens spillere kunne få samme prismæssige tilbud som FGK medlemmer har i simulatoren. Herudover kunne f.eks Asserbo måske også tilbydes særlige vilkår for at øge gæsterne fra det tættere, geografiske område. Der er ved at blive aftalt møde i udvalget for drøftelse og beslutning af disse områder, samt truffet aftaler om tidsmæssige placeringer af perioder med hvervefokus, gæstefokus, elitefokus, klubspillerfokus m.v. på simulatoren. IR foreslog at de skillevægge med spejle der tages ned, monteres på væggene for at skabe større rum effekt. Sponsorudvalg [JB] (JPB): Der er nogle, som allerede nu skal nytegnes. Vi mangler medlemmer i sponsorudvalget, og bestyrelsen opfordres til at komme med mulige aspiranter hurtigt. Sportsudvalg [OSJ]
2. oktober 205 (OSJ):Der er tilmeldt et dameelitehold til Danmarksturneringen. Potentielle spillere blev annonceret. Der skal være to eller tre hold i turneringen for herrer. Kort redegørelse for hvem vi har til rådighed og forholdet mellem førsteholdet og de øvrige hold. Der er et par stykker, som måske skifter til at blive professionelle, hvilket giver noget nytænkning for holdsammensætningen ud fra reglerne om antallet af professionelle man må anvende på holdene. Økonomien blev belyst og nogle af sponsorerne blev nævnt. Det ser ud til, at vi kommer ud af året med et rimeligt økonomisk resultat. Turneringsudvalg [PK] (PK):Det er foreslået at kun spillere med EGA handicap skal kunne vinde præmier i klubturneringer. Dette for at stimulere interessen for at få et EGA handicap. Bestyrelsen er enig i ideen, og (PK) drøfter med formanden for turneringsudvalget om at få disse nye regler for klubturneringer beskrevet i klubbladet, så det kan virke fra næste sæson. Udvalget har set på Ålborgturneringen som man kalder Ålborgdage. Det er åbne turneringer over tre dage, som samler mange spillere fra hele landet. Der er mange sjove kampe af forskellig art og andre sjove og underholdende aktiviteter. Udvalget mener ikke, at man selv har så mange sjove mennesker i udvalget, at man tør påtage sig den opgave. Det blev besluttet, at en projektgruppe bestående af (JPB) (LS) og (PK) skulle se på emnet og komme frem med nogle muligheder. Den tænkes at skulle ligge i sommerferien i uge af juli.. Der skal markedsføres såvel internt som eksternt for turneringen. Der vil blive lavet en særlig Bestyrelsesturnering, hvor bestyrelsen under forskellige morsomme tiltag skal støtte, understøtte og hjælpe spillerne under turneringen. (PK) laver turneringen som satses på at kunne gennemføres i maj-juni. Bestyrelsen er med på ideen. 3. Sekretariatet (JPB): Der vil blive annonceret for ledige frivillige stillinger/jobs i klubben på klubbens hjemmeside. Vi har købt to nye buggy til udlejning og skiftet vores sevicebil ud til el. De kommer sidst på måneden. Der er sendt budgetønsker ud til udvalgene. De skal være inde inden 0. nov. 4. Eventuelt (PB) rejste emnet om kvaliteten og udvalget i proshoppen set i lyset af de udgifter klubben har i den forbindelse. Det resulterede i en længere drøftelse om fordele og ulemper ved at have en proshop i forhold til gæster, greenfee-spillere, klubbens omdømme, medlemmerne m.v. Mulighederne for at flytte/lave noget sekretariatsarbejde i proshoppen blev igen drøftet med udgangspunkt i, at man indretter bemanding og interiør efter det. Emnet skal drøftes med Peter på møde den 24. november klokken 0830. Julefrokost blev fastsat til den 04. december. Gennemføres for greenkeeperstaben og de ansatte, men alle kan melde sig og deltage mod betaling, som vi plejer. (JPB): Sponsorauktionerne kører, men kunne godt øges i indhold.
2. oktober 205 (LS): Michael Hansen fra hverveudvalget har udarbejdet forslag til spørgeskema til indhentning af informationer fra udmeldte i klubben. Tilsendes til arbejdsgruppen for bemærkninger, hvorefter aftale om iværksættelse kan træffes. (PK): Der er ophængt invitation til FGK spillere om en matchtur fra Green to Green, som er annonceret, og frem til den 5/ er det kun FGK medlemmer der kan købe turen, der spilles i foråret. Tilbud til begynderuddannelserne, herunder særtilbud til begyndere i Simulator, priser for medlemsskaber m.v. skal besluttes, og (JPB),(LS) og (PK) kommer med oplæg hurtigt af hensyn til den ønskede hurtige start for nye begyndere. Mulighederne for Klubmedlemsskaber uden DGU medlemskab blev luftet og skal med i overvejelserne. Mødet slut ca. 2030.
2. oktober 205 Igangværende opgaver DATO IGANGVÆRENDE OPGAVER/BESLUTNINGER OPGAVE ANSVARLIG NOTE 2/0 Aftale med DGU omkring banevurdering/status JB 2/0 Udarbejdelse af nyt indhold til begynderuddannelse i Simulator HH Klar til. 2/0 Møde med formænd for begynder-, hverveudvalg, formanden & JB JB 2/0 Møde mellem begynderudvalg og hverveudvalgs medlemmer LS Afvent pkt. 3 2/0 Kontakt til Formanden for Gilleleje golfklub vedr. kampagne LS 2/0 Møde med Webex vedr. hjemmeside JB 2/0 Plan for uddannelse af nye medlemmer i simulatorerne HH Klar til. 2/0 Tidsplaner for anvendelse af simulator til de forskellige aktiviteter OSJ 2/0 Projektgruppe til Frederikssund 3-dages turnering i juli PK