Referat Udvalget for Kultur & Fritid onsdag den 5. september 2012 Kl. 17:00 i Mødelokale 1, Allerslev
Indholdsfortegnelse 1. KF - Godkendelse af dagsorden...1 2. KF - Temadrøftelse...2 3. KF - Ansøgning om fritagelse for halleje...3 4. KF - Hvalsø Kulturhus - Retningslinier for brug af kulturhuset...5 5. KF - Frivillig Fredag...7 6. ØU - Forventet Regnskab 2012-2/Halvårsregnskab...9 7. KF - Eventuelt...15
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 05-09-2012 Side 1 1. KF - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: 11/23096 Resumé: Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Indstilling: Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den 05-09-2012: Godkendt.
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 05-09-2012 Side 2 2. KF - Temadrøftelse Sagsnr.: 11/24574 Resumé: A. Udkast til Lejremodel 2.0 vedr. udvikling og drift af idrætshaller i Lejre Kommune. En arbejdsgruppe bestående af ERFA-gruppen (formænd og næstformænd for halbestyrelserne), ledende halinspektør, dennes souschef samt administrationen har i samarbejde med ekstern konsulent Henrik Larsen, i en række møder arbejdet på at opstille en Lejremodel 2.0. Der foreligger nu et udkast (materiale til temadrøftelsen eftersendes) som arbejdsgruppen ønsker at præsentere for Udvalget for Kultur & Fritid, med henblik på drøftelse. Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Indstilling: Bilag: 1. Forslag til Lejre-model 2.0 for drift og udvikling af Lejre Kommunes idrætshaller Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den 05-09-2012: Lejremodel 2.0 sendes i høring uden politisk behandling, med henblik på politisk stillingstagen på november mødet. Dette præciseres i høringsbrevet. Et mindretal Connie B. Jensen (A) udtrykker ønske om at behandle oplægget politisk før det bliver sendt i høring. Udvalget ønsker en bred offentlig høring. Materialet sendes endvidere direkte til skolebestyrelser, idrætsforeningerne, Handicaprådet, Ældrerådet samt Halinspektørforeningen. Høringsmaterialet annonceres på kommunens hjemmeside.
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 05-09-2012 Side 3 3. KF - Ansøgning om fritagelse for halleje Sagsnr.: 12/16547 Resumé: Kræftens Bekæmpelse v/ruth Jensen fremsender ansøgning af 20. juni 2012 vedrørende brug af Hvalsøhallen til arrangement den 6. oktober 2012. Sagsfremstilling: Kræftens Bekæmpelse afholder i år en landsdækkende kampagne for at sætte fokus på brystkræft. Støt Brysterne hedder kampagnen og afholdes den 6. oktober 2012. Det primære formål med kampagnen er at indsamle penge til Kræftens Bekæmpelses arbejde med brystkræft men også at sætte fokus på og skabe opmærksomhed om en sygdom, som hver dag rammer 11 danske kvinder. Lokalforeningen for Kræftens Bekæmpelse i Lejre Kommune deltager i dette arrangement, der finder sted den 6. oktober 2012 og vil forsøge at gentage successen fra sidste år, hvor 175 kvinder deltog i et Zumba-arrangement i Hvalsø-hallen, ledet af lokale frivillige zumba-instruktører med Tina Plank i spidsen. Der søges om tilladelse til at låne Hvalsø-hallen til formålet fra kl. 12.00 17.00 samt om fritagelse for betaling af halleje. Deltagerne i arrangementet betaler et deltagergebyr som går ubeskåret til Kræftens Bekæmpelse og alle instruktører arbejder gratis. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at arrangementet har et velgørende formål, er lokalt forankret og har relevans for Lejre Kommune. Endvidere er tilbuddet åbent og ikke kommercielt. Ifølge servicekatalog for lokaleudlån kan der opkræves gebyr ved arrangementer af denne type. Hallen er reserveret til arrangementet den 6. oktober. Økonomi og finansiering: Ingen Beslutningskompetence: Udvalget for Kultur & Fritid Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. At der gives tilladelse til at Kræftens Bekæmpelse benytter Hvalsø hallen den 6. oktober 2012, 2. At hallen kan benyttes vederlagsfrit. Bilag: 1. Service katalog
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 05-09-2012 Side 4 Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den 05-09-2012: Indstillingerne godkendes.
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 05-09-2012 Side 5 4. KF - Hvalsø Kulturhus - Retningslinier for brug af kulturhuset Sagsnr.: 12/12508 Resumé: Foreningen for Hvalsø Kulturhus fremsender revideret forslag til retningslinjer for brug af kulturhuset. Seneste retningslinjer for brug af kulturhuset i Hvalsø blev godkendt i Udvalget for Kultur & Fritid den 7. maj 2008. Her var beslutningen følgende: Retningslinjer anbefales med præcisering af, at der ikke kan afholdes private fester i Kulturhuset, og at erhvervsmæssige arrangementer skal have et kulturelt eller oplysende islæt. Sagsfremstilling: Foreningen for Hvalsø Kulturhus har til formål at underbygge og udbrede kulturaktiviteter i Hvalsø Kulturhus samt at fordele bookingen af lokalerne. Der er nu etableret en hjemmeside for Hvalsø Kulturhus, der samarbejder med Kultunaut. Hjemmesiden opdateres således med f.eks. Oplev Lejre og derved medvirket til at synliggøre husets aktiviteter. Foreningen ønsker, at åbne kulturhuset for alle aktiviteter og har derfor revideret retningslinjerne for brug af Kulturhuset. Det foreslås at: I forhold til de gamle retningslinjer adskiller de nye sig primært ved at åbne yderligere op for, at foreninger, grupper mv. der ikke har et kulturelt formål eller ikke er godkendt efter folkeoplysningsloven, mod betaling, kan benytte lokalerne. Erhvervsvirksomheder i eller med tilknytning til Lejre Kommune kan ligeledes mod betaling af et gebyr benytte lokalerne. Gebyret skal afspejle markedsvilkår. Fordelingen af tider til arrangementer og møder for en sæson foreslås prioriteret ud fra følgende rækkefølge: 1. Kulturelle arrangementer 2. Arrangementer med offentlig adgang, som ikke er kulturaktiviteter, ex. borgermøder, kommunale arrangementer mv. 3. Foreninger godkendt efter folkeoplysningsloven og kommunens mødeaktiviteter 4. Foreninger der ikke er godkendt efter folkeoplysningsloven, private virksomheder. Gebyr for brug af kulturhuset fastsættes af Kommunalbestyrelsen og skal afspejle markedsvilkår. Reservering af lokaler for en samlet sæson (august juli) sker efter ansøgning til Kulturhusets sekretariat senest den 15. marts. Ved udgangen af en sæson bortfalder reservationsaftalen, uden videre. Der lægges op til, at regelsættet revideres årligt og suppleres af et takstblad samt et ordensreglement for brug af kulturhuset.
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 05-09-2012 Side 6 Udover forslag til retningslinjer for brug af kulturhuset, vedlægges gældende vedtægter for Foreningen for Hvalsø Kulturhus som bilag. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at åbne kulturhuset yderligere for brug, virker fornuftigt. Den aktivitet der foregår i huset er primært baseret på frivilligt engagement, da der ikke er ansat en dissideret ledelse af huset. Det er væsentligt at evaluere ordningen årligt med henblik på at analysere hvorledes og af hvem kulturhuset bliver anvendt. Huset bør primært sætte en ramme for aktiviteter med kulturel relevans. Administrationen gør opmærksom på, at oplæg til retningslinjer for brug af Hvalsø Kulturhus uddyber, at som hovedregel skal erhvervsmæssige sammenkomster og arrangementer have et kulturelt eller oplysende islæt og må primært ikke have et kommercielt formål. I Servicekatalog for lokaleudlån, som Kommunalbestyrelsen vedtog den 28. april 2008 står der, at aktiviteterne ikke må have et kommercielt formål. Derved adskiller oplægget sig lidt. Den årlige evaluering af brugen af huset vil vise om det bliver et problem. Økonomi og finansiering: Forslag til de reviderede Retningslinjer for brug af Hvalsø Kulturhus skal suppleres af politisk godkendt takstblad. Beslutningskompetence: Udvalget for Kultur & Fritid Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. At forslag til retningslinjer for brug af Hvalsø Kulturhus godkendes. Bilag: 1. Forslag til retningslinier 2. Vedtægter for Foreningen Hvalsø Kulturhus 3. Service katalog Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den 05-09-2012: Forslaget godkendes.
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 05-09-2012 Side 7
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 05-09-2012 Side 8 5. KF - Frivillig Fredag Sagsnr.: 11/27 Resumé: UBU, USSÆ, UTM og UKF behandlede i december 2011 resultaterne fra Frivillig Fredag 2011, samt træf beslutning om hvorvidt Frivillig Fredag skal være tilbagevendende begivenhed i Lejre Kommune. I Maj og August 2012 behandlede UBU, USSÆ, UTM, FOU og UKF oplæg til Frivillig Fredag 2012 og godkendte rammen. Der fremsendes nu sag med henblik på finansiering af Frivillig Fredag. Sagsfremstilling: Til at arrangere Frivillig Fredag i 2012 er der nedsat en projektgruppe med deltagelse af repræsentant fra Folkeoplysningsudvalget, én repræsentant fra henholdsvis Servicecenter Allerslev og Hvalsø, samt repræsentanter fra det frivillige område under USSÆ. Der lægges op til følgende ramme for Frivillig Fredag 2012: Et udsnit af frivillige, f.eks. 3-4 vidt forskellige frivillige foreninger/grupper mm., beskriver/fortæller/viser deres aktiviteter på Frivillig Fredag. Oplægsholder / foredrag. Præsentation af, at projektgruppen arbejder med, at man kan prøve at være frivillig for en dag. Der bliver således fokus på det frivillige arbejde og dermed rekruttering af bestyrelsesmedlemmer, ledere, træner mm. Arrangementer afholdes om eftermiddagen for at kunne tilgodese flest mulige i tidsrummet 15.30 til 18.00 Arbejdsgruppen mener, at det er nødvendigt med en kendt oplægsholder for at tiltrække borgere og potentielle nye frivillige. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at ovennævnte forslag til rammen for Frivillig Fredag har interesse for alle frivillige foreninger, grupper mm. i Lejre Kommunen. Det vil dog være vigtigt for fremmødet samt oplevelsen af kvaliteten af dagen at oplægsholder har tiltrækningskræft samt kan levere kvalitet i forhold til emnet. Økonomi og finansiering: Udgift til arrangementet inc. forplejning samt oplægsholder estimeres til 40.000 kr. Dette forslås finansieret af Udvalget for Kultur og Fritid og Folkeoplysningsudvalget med støtte fra SSÆ området. Vedr. udvalget for Kultur og Fritid: Administrationen oplyser, at der i budget 2012 for pulje til andre kulturelle opgaver er 497.600 kr., hvoraf 461.100 kr. er disponeret. Herefter er der 36.500 kr. til rådighed. Vedr. Folkeoplysningsudvalget Administrationen oplyser, at der i budget 2012 for Pulje til særlige formål er 162.968 kr., hvoraf kr. 79.500,00 kr. er disponeret. Herefter er der 83.468 kr. til rådighed.
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 05-09-2012 Side 9 Beslutningskompetence: Udvalget for Kultur & Fritid, Udvalget for Social, Sundhed & Ældre, Folkeoplysningsudvalget. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at udvalgene godkender budgettet på 40.000 kr., 2. at budgettet finansieres med 15.000 kr. fra Pulje til andre kulturelle opgaver og med 20.000 kr. fra pulje til særlige formål, 3. at resterende finansiering findes under Center for Velfærd og Omsorg. Beslutning Folkeoplysningsudvalget den 23-08-2012: FOU bevilger 20.000 kr. til Frivillig Fredag. FOU opfordrer til en principiel beslutning for de fremtidige Frivillige Fredage. Endvidere drøftelse af hvor vidt der skal afsættes øremærkede midler på budgettet til Frivillig Fredag. Afbud: Alex C. Christensen Anne Lauridsen Anni Vedel Ole Meibom Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den 05-09-2012: Indstillingerne godkendes. Udvalget er endvidere enige i FOU s opfordring.
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 05-09-2012 Side 10 6. ØU - Forventet Regnskab 2012-2/Halvårsregnskab Sagsnr.: 12/10570 Resumé: Administrationen har udarbejdet Forventet Regnskab 2012-2 / Halvårsregnskab på baggrund af forbrugsudviklingen fra 1. januar - 30. juni 2012 samt øvrige oplysninger med økonomiske konsekvenser for Lejre Kommune. Det er administrationens vurdering, at de aktuelle vurderinger af serviceudgifterne i hele 2012 vil ligge knap 10 mio. kr. over budgettet, hvilket indebærer en risiko for en sanktionsbetaling til staten, hvis kommunerne under ét overskrider servicerammen. Der er en række større risikoområder, hvor udgifterne ligger over budgettet, hvorfor Koncerndirektionen foreslår, at der på disse områder udarbejdes handleplaner for at nedbringe udgiftsniveauet i indeværende år. Desuden foreslår koncerndirektionen, at alle bevillingsansvarlige anmodes om at udvise udgiftstilbageholdenhed i resten af 2012 for herved at øge overførsel af uforbrugte bevillinger i 2012 til overførsel til budget 2013. Det er endvidere administrationens vurdering, at der vil være anlægsprojekter for ca. 70 mio. kr. (ud af knap 160 mio. kr.), som ikke vil kunne nå at blive gennemført i indeværende år. Koncerndirektionen skal samtidig erindre om, at Kommunalbestyrelsen har behandlet en række anlægsprojekter, hvor der på nuværende tidspunkt (ultimo august 2012) ikke er anvist finansiering. Forventet Regnskab 2012-2 / halvårsregnskab er fremsendt til Økonomiudvalgets behandling den 29. august som halvårsregnskabet for Lejre Kommune. Kommunalbestyrelsen behandler sagen den 13. september. Sagen forelægges på Fagudvalgenes møder mellem den 3. - 5. september, samt Økonomiudvalget den 18. september og Kommunalbestyrelsen den 24. september 2012, som Forventet Regnskab 2012-2. Økonomiudvalget har den 29. august behandlet og tiltrådt Koncerndirektionens indstilling vedrørende halvårsregnskabet, som herefter indberettes til Økonomi- og Indenrigsministeriet. Samtidig har Økonomiudvalget anbefalet Koncerndirektionens initiativer overfor fagudvalgene. Sagsfremstilling: De overordnede hovedlinjer i vurderingen af den aktuelle økonomiske situation i hele 2012 i Lejre Kommune er angivet i tabel 1. Vurderingen er foretaget på baggrund af forbruget i første halvår 2012. Tabel 1: Udviklingen i den samlede økonomi Øvrige ændringer Drifts Oprindeligt Overførsel og 1.000 kr. budget herunder 2012 anlægs- FR-1 over- førsel FR-2 Mellemsum Forventet årsregnskab 2012 Forventet overførsler til 2013 Risikoområder Forventet regnskab 2012 Kolonne (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Indtægter -1.438.133 0-696 -1.861-1.440.69-1.440.690
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 05-09-2012 Side 11 Serviceudgifter 1.129.166-5.303 14.456-1.718 1.136.601-11.000 13.400 1.139.001 Overførselsudgifter 240.266 6 158 2.688 243.118 0 1.400 244.518 Anlæg 105.814 55.368 4.100-5.709 159.573-70.000 0 89.573 Øvrig finansiering og renter (indeholder renter, -41.063-14.728 10.000 3.000-42.791 0 0-42.791 afdrag, låneoptag og finansforskydninger) Forsyning 601 1.021 0 0 1.622 0 0 1.622-3.349 36.364 28.018-3.600 57.433-81.000 14.800-8.767 Der er i tabellens kolonne 1 til 3 redegjort for tidligere politiske beslutninger. De nye vurderinger af budgetsituationen fremgår af kolonnerne 4, 6 og 7, som vil blive gennemgået i det følgende. Forventet Regnskab 2012-2 indeholder konsekvenser af politiske beslutninger siden Forventet Regnskab 2012-1. Herunder er der anvist finansiering til Kommunalbestyrelsens beslutninger om tilskud til Sagnlandet Lejre, ZBC (Zealand Business Connection). Desuden er opfyldelse af mål om elevpladser indregnet. Disse udgifter foreslås finansieret via reduktion af bevillingen Fælles Funktioner. Desuden er indregnet konsekvenserne af midtvejsreguleringen af bloktilskuddet 2012, konvertering af drift til anlæg og salg af Sæby-Gershøj skole. Nettoresultatet af de bevillingsmæssige forslag er, at der tilføres 3,6 mio. kr. til kassen. Serviceudgifter Tabel 2 Identificerede risici vedr. serviceudgifter i Forventet Regnskab 2012-2 Mio. kr. FR 2012-2 Ikke rammestyret Resultat (+)=kasseforbrug Rammestyret Økonomiudvalget 2,7 0 2,7 Udvalget for Børn & Unge 10,2 10,2 0 Udvalget for Teknik & Miljø 1,7 0,5 1,2 Udvalget for Social, Sundhed & Ældre 2,7 2,7 0 I alt 17,3 13,4 3,9 Uddybning på de enkelte udvalg kan ses i afsnittet Specielle bemærkninger på udvalgene i vedlagte bilag.
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 05-09-2012 Side 12 Der er på serviceudgifterne identificeret en række risikoområder, hvor der tegner sig et samlet merforbrug på 17,3 mio. kr. heraf udfordringer vedr. ikke-rammestyrede områder på 13,4 mio. kr., hvor dagtilbud og anbringelses- og specialundervisningsområdet udgør særlige risikoområder. Administrationen skønner, at der på bevillinger med overførselsadgang rammestyrede bevillinger - vil være et (netto)mindreforbrug i størrelsesordenen 1% svarende til ca. 11 mio. kr. Under disse forudsætninger vil de forventede serviceudgifter 2012 overskride budgettet med 9,8 mio. kr., som vil kunne resultere i en sanktionsbetaling til staten, hvis kommunerne under ét overskrider servicerammen. Folketinget har endnu ikke fastlagt retningslinjerne for beregning af den enkelte kommunes eventuelle sanktion, men det kan oplyses, at kommunernes budgetter i 2012 ligger ca. 2,6 mia. kr. under den aftalte ramme. Koncerndirektionen foreslår på denne baggrund, at der iværksættes følgende initiativer: 1) At der på udfordringsområderne udarbejdes handleplaner for at nedbringe forbruget i 2012 på de ikke-rammestyrede områder: a) Voksensocialområdet 2,7 mio. kr. b) Dagtilbudsområdet - 4,6 mio. kr. c) Børnesocialområdet 5,6 mio. kr. d) Teknik & Miljø 0,5 mio. kr. 2) At alle bevillingsansvarlige anmodes om at vurdere mulighederne for at fremlægge forslag til anlægsprojekter, som kan finansieres inden for gældende driftsbevilling til særskilt politisk behandling. 3) At alle bevillingsansvarlige (rammestyrede områder) anmodes om at udvise udgiftstilbageholdenhed i resten af 2012 for herved at øge overførsel af uforbrugte bevillinger i 2012 til overførsel til budget 2013. Overførselsudgifter Der er oprindeligt budgetteret med overførselsudgifter på 240,3 mio. kr. Forventet Regnskab 2012-2 forhøjer budgettet med 2,7 mio. kr. til i alt 243,1 mio. kr. Tabel 3: Identificerede risici vedr. overførselsudgifter i Forventet Regnskab 2012-2 Mio. kr. FR 2012-2 Ikke rammestyret Rammestyret Udvalget for Job & Arbejdsmarked 1,4 1,4 0 I alt 1,4 1,4 0,0 Der er på overførselsudgifterne identificeret en række risikoområder, hvor der tegner sig et samlet merforbrug på 1,4 mio. kr. vedr. ikke-rammestyrede områder. Koncerndirektionen foreslår, at der udarbejdes handleplan for at nedbringe forbruget i 2012 på det ikke-rammestyrede område. Anlæg Der foreligger ansøgninger om overførsler fra drift til anlæg på yderligere 0,9 mio. kr., så anlægsudgifterne med tidligere konverteringer samlet set forøges med 5,7 mio. kr. Der er frigivet rådighedsbeløb for 90,8 mio. kr. med en forventning om et forbrug på 88,9 mio. kr. i 2012. Det betyder, at der i forhold til det samlede anlægsprogram på 159,6 mio. kr. vil være en forskydning i forbruget i 2012, og dermed i likviditeten på ca. 70 mio. kr. i 2012.
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 05-09-2012 Side 13 Kassen Der er oprindeligt budgetteret med en kasseopbygning på 3,3 mio. kr. i 2012. Under de givne forudsætninger vil regnskabet for 2012 vise en mindre kasseopbygning på 8,8 mio. kr. Det skal dog bemærkes, at der skal være finansiering til de skønnede overførte drifts- og anlægsbevillinger på i alt 81 mio. kr., som med de gældende overførselsregler vil blive overført til 2013. Koncerndirektionen skal samtidig erindre om, at Kommunalbestyrelsen har behandlet en række anlægsprojekter, hvor der på nuværende tidspunkt (ultimo august 2012) ikke er anvist finansiering. Det drejer sig om udvidelse og renovering af rådhusene i Hvalsø og Allerslev, anskaffelse af hjælpemidler, køb af biler og køb af Birkely. Det forudsættes, at finansieringen af disse projekter afklares i forbindelse med budgetlægning for 2013. Andre forhold Udover nævnte forventninger og risici udestår voldgiftssagen vedr. almennyttige ældreboliger i Osted som en potentiel risiko. Der er orienteret nærmere om sagen på Økonomiudvalgets møde den 21. august 2012. Køb/Salg Der budgetteres ikke med køb og salg af grunde og ejendomme. Det foreslås, at der ved fremlæggelse af (forventede) regnskaber foretages en opgørelse af udgifter og indtægter ved køb og salg af grunde og ejendomme, hvorved Kommunalbestyrelsen får et overblik over saldoen. I 2012 har Kommunalbestyrelsen indtil dato solgt Sæby-Gershøj Skole til en samlet salgspris på 7 mio. kr. hertil kommer udgifter i forbindelse med salget på 0,4 mio. kr. 3 mio. kr. af salgsprisen er optaget som et langfristet tilgodehavende. Desuden er Vestervangsudstykningen købt for 4,9 mio. kr. Der udestår en politisk stillingtagen til finansiering af driftsudgifterne (vedligeholdelse, ejendomsskatter mm.) på 1,89 mio. kr. vedr. Vestervangudstykningen i Kirke Hyllinge. Dette forhold vil blive taget op til politisk beslutning i Forventet Regnskab 2012-3. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at de aktuelle vurderinger af serviceudgifterne i hele 2012 vil ligge knap 10 mio. kr. over budgettet, hvilket indebærer en risiko for en sanktionsbetaling til staten, hvis kommunerne under ét overskrider servicerammen. Folketinget har endnu ikke fastlagt retningslinjerne for beregning af den enkelte kommunes eventuelle sanktion, men det kan oplyses, at kommunernes budgetter i 2012 ligger ca. 2,6 mia. kr. under den aftalte ramme. Der er en række større risikoområder, hvor udgifterne ligger over budgettet, hvorfor Koncerndirektionen foreslår, at der på disse områder udarbejdes handleplaner for at nedbringe udgiftsniveauet i indeværende år. Desuden foreslår koncerndirektionen, at alle bevillingsansvarlige anmodes om at udvise udgiftstilbageholdenhed i resten af 2012 for herved at øge overførsel af uforbrugte bevillinger i 2012 til overførsel til budget 2013. Det er endvidere administrationens vurdering, at der vil være anlægsprojekter for ca. 70 mio. kr. (ud af knap 160 mio. kr.), som ikke vil kunne nå at blive gennemført i indeværende år, hvilket dels kan begrundes i det meget store anlægsprogram, som Kommunalbestyrelsen vedtog i forbindelse med budgetvedtagelsen, dels at investeringsprojekter kræver betydelige forberedelser og traditionelt også tager tid at effektuere.
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 05-09-2012 Side 14 Koncerndirektionen skal samtidig erindre om, at Kommunalbestyrelsen har behandlet en række anlægsprojekter, hvor der på nuværende tidspunkt (ultimo august 2012) ikke er anvist finansiering. Det drejer sig om udvidelse og renovering af rådhusene i Hvalsø og Allerslev, anskaffelse af hjælpemidler, køb af biler og køb af Birkely. Det forudsættes, at finansieringen af disse projekter afklares i forbindelse med budgetlægning for 2013. Økonomi og finansiering: Det vurderes, at regnskabet for 2012 vise en mindre kasseopbygning på 8,8 mio. kr. Det skal dog bemærkes, at der skal være finansiering til de skønnede overførte drifts- og anlægsbevillinger på i alt 81 mio. kr., som med de gældende overførselsregler vil blive overført til 2013. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at bevillingsomflytninger og tillægsbevillinger, jfr. tabel 1 kolonne 4, godkendes, 2. at der på udfordringsområderne udarbejdes handleplaner for at nedbringe forbruget i 2012 på de ikke rammestyrede områder: a. Voksensocialområdet 2,7 mio. kr. b. Dagtilbudsområdet - 4,6 mio. kr. c. Børnesocialområdet 5,6 mio. kr. d. Teknik & Miljø 0,5 mio. kr. 3. at alle bevillingsansvarlige anmodes om at vurdere mulighederne for at fremlægge forslag til anlægsprojekter, som kan finansieres inden for gældende driftsbevilling til særskilt politisk behandling, 4. at alle bevillingsansvarlige (rammestyrede områder) anmodes om at udvise udgiftstilbageholdenhed i resten af 2012 for herved at øge overførsel af uforbrugte bevillinger i 2012 til overførsel til budget 2013, 5. at der på Job & Arbejdsmarkedsområdet udarbejdes handleplan for at nedbringe forbruget i 2012 på det ikke rammestyrede område, 6. at der godkendes indtægtsanlægsbevilling på -7,0 mio. kr. og udgiftsanlægsbevilling på 0,4 mio. kr. og frigives tilsvarende rådighedsbeløb vedr. salg af Sæby-Gershøj Skole, 7. at rådighedsbeløbet på -4,0 mio. kr. fra salg af Sæby-Gershøj Skole tilføres kassen, 8. at rådighedsbeløbet på -3,0 mio. kr. fra salg af Sæby-Gershøj Skole optages som langfristet tilgodehavende, 9. at rådighedsbeløbet til udgifter i forbindelse med salg af Sæby-Gershøj Skole finansieres af kassen. Bilag: 1. Generelle bemærkninger - Halvårsregnskab/Forventet Regnskab 2012-2 2. Bilag 1 - Bemærkninger på udvalg 3. Bilag 2 Oversigt over tillægsbevillinger og forventet overførsel 4. Anlægsredegørelse Forventet Regnskab 2-2012 Beslutning Udvalget for Social, Sundhed & Ældre den 03-09-2012: Indstillingens 2., 3. og 4. at anbefales
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 05-09-2012 Side 15 Afbud: Richard Bentzen Beslutning Udvalget for Job & Arbejdsmarked den 03-09-2012: Udvalget for Job & Arbejdsmarked anbefaler indstillingens 5. at, som vedrører udvalgets område Afbud: Thomas Stokholm Beslutning Udvalget for Børn & Ungdom den 04-09-2012: Indstilling anbefales Beslutning Udvalget for Teknik & Miljø den 05-09-2012: Indstillinger vedr. Udvalget for Teknik og Miljøs område anbefales. Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den 05-09-2012: Indstillingerne anbefales for så vidt det der angår udvalget.
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 05-09-2012 Side 16 7. KF - Eventuelt Sagsnr.: 11/23099 Resumé: Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Indstilling: Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den 05-09-2012: Intet.
Bilag: 2.1. Forslag til Lejre-model 2.0 for drift og udvikling af Lejre Kommunes idrætshaller Udvalg: Udvalget for Kultur & Fritid Mødedato: 05. september 2012 - Kl. 17:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 73465/12
HENRIK LARSEN A/S Opsummering til Lejre Kommune www.henriklarsen.as 1.9.2012 Lejremodel 2.0 for drift og udvikling af Lejre Kommunes haller 1. Tydeligere brugerindflydelse og engagement Lejremodel 2.0 for drift og udvikling af Lejre Kommunes haller ( Lejre-hallerne ) fastlægger via den overordnede bestyrelse for alle haller i kommunen hovedbestyrelsen en tydeligere og markant indflydelse til brugere og aktive borgere, samtidig med at der er rum for det lokale engagement omkring den enkelte hal (via brugerrådet for den enkelte hal). Der er tale om tydelig brugerindflydelse: Den ledende halinspektør kan først udøve sit daglige lederskab, når hovedbestyrelsen har godkendt mål, principper og driftsrammer. Dvs. samarbejdet mellem hovedbestyrelse, brugerråd og ledende halinspektør og dennes medarbejdere forgår med gensidig respekt. Derudover baseres modellen på et velfungerende og professionelt samarbejde mellem hovedbestyrelsen og den ledende halinspektør, bl.a. ved at den ledende halinspektør for hovedbestyrelse forelægger til godkendelse alle større og vigtige sager, herunder alle sager som har økonomisk konsekvens for hallernes budget, samt at den ledende halinspektør overfor hovedbestyrelsen sikrer, at samarbejdet ude i hallerne, mellem medarbejderne og brugerrådene, kører tilfredsstillende og smidigt. Hovedbestyrelsen og ledende halinspektør udvikler i fællesskab en kort forretningsorden for bestyrelsesarbejdet. Lejremodel 2.0 sendes til høring hos relevante partnere, f.eks. Kommunernes Landsforening, Halinspektørforeningen, hallernes medarbejdere mv. 2. Mere helhed og bedre udnyttelse af midlerne Idrætshallerne i Lejre Kommune står overfor store forandringer, dels fortsat udvikling af borgernes og gæsters idrætslige udfoldelser, herunder nye bevægelsesformer, dels renovering af nedslidte anlæg. Begge udfordringer kalder på markant bruger- og borgerindflydelse. Denne store opgave skal hovedbestyrelsen være drivende og samlende kraft i. Det er et mål, at der opnås en vis lighed mellem hallerne, men begrundet i de enkelte hallers forskellighed skal der i særlige tilfælde gives mulighed for særaftaler på enkelte områder og indenfor folkeoplysningsloven, der understøtter netop kulturen i den enkelte hal. 1
HENRIK LARSEN A/S Opsummering til Lejre Kommune www.henriklarsen.as 1.9.2012 3. Vision og mål for Lejre-hallerne (alle idrætshaller i Lejre Kommune) Lejre-hallerne i front for mere sundhed, bevægelse, fællesskab og kulturliv et nytænkende bidrag til Lejre Kommunes strategi og bosætning. Med målene - at der er et rigt og kreativt liv i og omkring hallerne - at der iværksættes flere initiativer i og omkring hallerne indenfor sundhed, bevægelse, fællesskab og kultur - at det frivillige foreningsliv styrkes. Nye sportsgrene, kulturbegivenheder, arrangementer mv. skal støttes positivt - at alle brugere føler at der lyttes til deres interesser, og at der er mulighed for, at de der har beslutningskompetencen kan handle på disse ønsker - at der er gennemskuelighed i beslutninger og økonomiske forhold. 4. Lejremodel 2.0 skaber incitamenter og ressourcer til optimering og udvikling af Lejre-hallerne Lejremodel 2.0 udgør et stort skridt i modernisering af borger- og brugerindflydelse på en ambitiøs udvikling af idrætshallerne i Lejre Kommune. Modellen skaber et fremadrettet og dynamiske udviklingsperspektiv bestyrelsen for Lejrehallerne samt brugerrådene skal arbejde med udvikling snarere end daglig drift understøtter en bevidst tænkning om, at fremtidens borger- og brugerindflydelse kræver en veldefineret og klar indflydelseskompetence (til vedtagelse af mål, planer og budgetter) og at optimal ledelse og udvikling af daglig drift kun kan lykkes, når ledende halinspektør har et klart og selvstændigt ledelsesrum forankres i decentralt og gensidigt ejerskab hos brugere, bestyrelse, brugerråd og ledende halinspektør og dennes medarbejdere samt administration og politikere. 5. Rolle- og kompetencefordeling Der er to væsentlige udfordringer for Lejremodel 2.0: dels at få tydelig og markant brugerindflydelse til at klikke (formelt og samarbejdsmæssigt) med udføredelen (ledende halinspektør og dennes medarbejdere) i lyset af at der er skabt én udføreorganisation i og omkring idrætshaller i Lejre Kommune 2
HENRIK LARSEN A/S Opsummering til Lejre Kommune www.henriklarsen.as 1.9.2012 dels er det en udfordring at få styrket motivation og engagement til udvikling og at få flere ressourcer ind i drift og udvikling Med Lejremodel 2.0 som ramme etableres tydelig brugerindflydelse ved at hovedbestyrelsen og ledende halinspektør indgår i en professionel arbejdsdeling med overordnet beslutningskompetence lagt hos hovedbestyrelsen. Samtidig med at ledende halinspektør og dennes medarbejdere varetager den daglige service og herunder kan trække på kommunens forvaltninger, herunder kommunens økonomiske, ejendomsmæssige og praktiske administration. Bærende for brugerindflydelsen og samarbejdet er den årlige drifts- og udviklingsplan for idrætshallerne i Lejre Kommune som hovedbestyrelsen og ledende halinspektør udarbejder i fællesskab og som godkendes af hovedbestyrelsen (første gang drifts- og udviklingsplan for 2013, incl. sigtepunkter for to følgende år). Hovedbestyrelsen og ledende halinspektør afholder dialogmøde med Lejre Kommunes Udvalg for Kultur og Fritid om den årlige drifts- og udviklingsplan. Bestyrelsen for Lejre-hallerne består af en repræsentant fra hver idrætshals brugerråd samt en medarbejderrepræsentant. Brugerne omkring den enkelte hal vælger ved gennemskuelig og åben proces eget brugerråd. Ledende halinspektør og dennes medarbejdere er ansat af Lejre Kommune. Ledende halinspektør eller dennes souschef deltager i alle bestyrelsesmøder for Lejre-hallerne, med taleret og uden stemmeret. Fordelingen af kompetencer og motivation til stærkt samarbejde hviler på princippet om tydelig brugerindflydelse og stærkt gensidigt samarbejde via betinget delegation. Lejre Kommune delegerer ansvar for drift og udvikling af Lejre Kommunes haller til ledende halinspektør netop således og betinget af, at ledende halinspektør i årlig aftale og i løbende samarbejde opnår enighed om mål, rammer og principper med hovedbestyrelsen for Lejre-hallerne. Dette kræver, at hovedbestyrelse og ledende halinspektør udvikler et stærkt og tillidsfuldt samarbejde. 3
HENRIK LARSEN A/S Opsummering til Lejre Kommune www.henriklarsen.as 1.9.2012 Figur: Lejremodel 2.0 Hovedbestyrelsen Hovedbestyrelsen for Lejrehallerne udøver sin virksomhed i overensstemmelse med gode og professionelle normer for beslutningstagning og samarbejde inden for de mål og rammer, som kommunalbestyrelsen fastsætter. Hovedbestyrelsen samler i samarbejde med ledende halinspektør årligt feedback fra brugerrådene samt fra samarbejdspartnere og evaluerer årligt hallernes udvikling og betjening af brugerne. Hovedbestyrelsen lægger en kort rapport herom på hallernes hjemmeside. Hovedbestyrelsen indkalder mindst en gang årligt brugere og lokalbestyrelser/brugerråd samt evt. samarbejdspartnere til et fælles møde til drøftelse af Lejre-hallernes udvikling og drift. Hovedbestyrelsen udvikler og beslutter visioner, mål og principper samt overordnede planer for hallernes udvikling og bygger disse ind i de årlige aftaler med ledende halinspektør. Dvs. bestyrelsen beslutter i tæt samspil med og efter oplæg fra ledende halinspektør: Udvikling og markedsføring af Lejre-hallerne 4
HENRIK LARSEN A/S Opsummering til Lejre Kommune www.henriklarsen.as 1.9.2012 Samordning og godkendelse af udviklingsplaner for de enkelte haller i lyset af hovedbestyrelsens egen vision og strategi for Lejre-hallernes og i lyset af Lejre Kommunes mål for bevægelse, sundhed og kulturliv til borgere og gæster Fundraising og etablering af partnerskaber til eksisterende og nye satsninger i Lejre-hallerne Principper for indtægtsdækket virksomhed, til godkendelse i kommunalbestyrelsen Overordnet lokalefordeling og optimering af booking og lokaleanvendelsen på tværs af hallerne indenfor rammerne af loven Principper for sundhed i Lejre-hallerne Niveau og overordnet plan for vedligeholdelse af Lejre-hallerne Overordnet dækning af åbningstid og kvalitetsstandard for service og rengøring, herunder mål og overordnet plan for personaledækning i hallerne Hallernes åbningstid og ferielukninger, efter indstilling fra brugerrådene Hovedbestyrelsen for Lejre-hallerne udarbejder og vedtager budget i hovedposter for Lejre Kommunes haller, indenfor de rammer som er givet af Lejre Kommunalbestyrelse. Det af hovedbestyrelsen vedtagne budget godkendes politisk. Hovedbestyrelsen for Lejrehallerne og brugerråd kommer med prioriteringsønsker og ledende halinspektør udarbejder budgetforslag, hvis hovedposter drøftes, justeres og vedtages af halbestyrelsen. Hovedposter er så langt nede, at mønstret af hovedposter tydeligt tegner årets drifts- og udviklingsprofil. Men er heller ikke så langt nede, at der ikke er rum for praktisk og faglig udmøntning af konkrete planer og af dagligdagen. Af budgettet fremgår, hvilken ramme som er afsat til aktiviteter eller projekter (udover den daglige drift og service som indgår den overordnede dækning og planlægning af service og rengøring) i den enkelte hal. Den ledende halinspektør forelægger for hovedbestyrelsen til godkendelse alle større og vigtige sager. Den ledende halinspektør sikrer overfor hovedbestyrelsen, at samarbejdet ude i hallerne, mellem medarbejderne og brugerrådene, kører tilfredsstillende og smidigt, på basis af tydelige kommunikationsstruktur og information om, hvorledes brugerne i en hal kan få fat i relevante medarbejdere. Hovedbestyrelsen indgår i ansættelsesudvalg ved ansættelse af ledende halinspektør. Ledende halinspektør fremlægger med passende mellemrum økonomiopfølgning for hovedbestyrelsen, som indstiller årsregnskabet til politisk godkendelse. 5
HENRIK LARSEN A/S Opsummering til Lejre Kommune www.henriklarsen.as 1.9.2012 Hovedbestyrelsen kan afgive udtalelse og stille forslag til Lejre Kommunalbestyrelse, og Udvalget for Kultur og Fritid om alle spørgsmål, der vedrører hallernes drift og udvikling. Brugerråd i den enkelte hal Brugerrådet i den enkelte hal består af bruger- og lokalrepræsentanter og har til opgave At motivere til mest mulig aktivitet i egen hal, bl.a. ved aktivt at deltage i søgningen efter social kapital. For at fremme den frivillige ånd At samarbejde konstruktivt og tillidsfuldt med ledende halinspektører og dennes medarbejdere samt med de servicepartnere, som har opgave vedr. åbning, bookingsystem, rengøring, vedligeholdelse mv. At formulere mål og input samt evaluering til hovedbestyrelsen for Lejre-hallerne og til ledende halinspektør og dennes medarbejdere vedr. bl.a. åbnings- og lukketider, kvalitet i service og rengøring, renovering, nye initiativer mv. At fordele timer i egen hal i tæt samarbejde med ledende halinspektør At udleje lokaler og inventar At motivere til og organisere brugere eller borgere til udvikling af den enkelte hal og forøge den sociale kapital Brugerrådets nærmere kompetence er: Brugerrådet disponerer de midler som er afsat til aktiviteter og projekter i egen hal (udover den daglige drift og service som indgår den overordnede dækning og planlægning af service og rengøring), jf. det samlede budget for Lejre-hallerne. Disponeringen fremgår af budget, som er vedtaget af hovedbestyrelsen og som er synligt for hallens brugere. Brugerrådet skaber yderligere midler til aktiviteter eller projekter i egen hal via arrangementer, sponsor- og reklameindtægter e.lign. Disse midler faktureres via haladministrationen og tilføres egen aktivitets- og projektkonto og disponeres af brugerrådet. Brugerrådet har muligheden for at søger div. fonds midler. Disse midler tilføres egen aktivitets- og projektkonto og disponeres af brugerrådet. Brugerrådet samarbejder med ledende halinspektørs medarbejdere og med servicepartnere om bedste praktiske model for åbning, booking, service, rengøring mv. Brugerrådet har ansvaret for, at der indgås aftale med café- og cafeteriaforpagter. Det kan f.eks. ske ved, at brugerrådet indstilles café- og cafeteriaforpagter, som ledende halinspektør indgår aftale med. 6
HENRIK LARSEN A/S Opsummering til Lejre Kommune www.henriklarsen.as 1.9.2012 Ledende halinspektør Ledende halinspektør har budgetansvar overfor Lejre Kommune. Ledende halinspektør varetager indenfor rammerne af hovedbestyrelsens mål, principper og planer den daglige drift af én udføreorganisation, som servicerer alle haller under Lejre-hallerne. Ledende Halinspektør skal sikre en optimal intern delegation ved at videregive den af bestyrelsen tildelte kompetence til personalet ud til den medarbejder som har relevant viden og godt samarbejde med hallens brugere. Ledende halinspektør påser med rapport til hovedbestyrelsen og administrationen, hvis lovgivningen ikke synes overholdt. Ledende halinspektør har et tæt og fortroligt samarbejde med bestyrelsens forretningsudvalg, f.eks. vedr. pressehåndtering, samarbejde med vigtige eksterne interessenter, ansættelse af øvrige nøglemedarbejdere, krisehåndtering mv. Ledende halinspektør varetager sekretærfunktionen for hovedbestyrelsen og betjener professionelt bestyrelsen med oplæg, indstillinger og dokumentation af resultater og økonomi. Ledende halinspektør varetager daglig drift og udvikling: Personaleledelse, herunder relevant udvikling af medarbejderne Ledende halinspektør ansætter og afskediger personale Praktisk tilrettelæggelse af åbningstiden, ferielukninger, lukningsperioder mv.. i tæt dialog og samarbejde med brugerråd Indgåelse af indkøbsaftaler, drifts- og serviceaftaler mv. samt opsigelse af disse Rapportering af daglig drift 7
Bilag: 3.1. Service katalog Udvalg: Udvalget for Kultur & Fritid Mødedato: 05. september 2012 - Kl. 17:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 71568/12
Bilag: 4.1. Forslag til retningslinier Udvalg: Udvalget for Kultur & Fritid Mødedato: 05. september 2012 - Kl. 17:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 60526/12
1 Udkast fra Kulturhusets bestyrelse til forvaltningen version 05.juli 2012 2 3 4 Brug af Hvalsø Kulturhus 5 6 Med dette regelsæt beskrives rammerne for brugen af Hvalsø Kulturhus. Den overordnede hensigt er at 7 tilbyde, Hvalsø Kulturhus som et åbent og tilgængeligt hus for derigennem at styrke kulturen og 8 oplysningen i Lejre kommune. 9 10 Foreninger, offentlige institutioner og grupper hjemmehørende i Lejre Kommune, hvis arrangement eller 11 virksomhed har et kulturelt, oplysende eller pædagogisk sigte, kan vederlagsfrit få stillet sal eller lokale t til 12 rådighed. Foreninger mv. skal kunne dokumentere, at de er hjemmehørende i Lejre Kommune. 13 14 Foreninger, grupper mv. der ikke har et kulturelt formål eller ikke er godkendt efter folkeoplysningsloven, 15 kan mod betaling af et gebyr benytte lokalerne. Erhvervsvirksomheder i eller med tilknytning til Lejre 16 Kommune kan ligeledes mod betaling af et gebyr benytte lokalerne. Som hovedregel skal erhvervsmæssige 17 sammenkomster og arrangementer have et kulturelt eller oplysende islæt og må primært ikke have et 18 kommercielt formål. Gebyret fastsættes en gang årligt af bestyrelsen og tager udgangspunkt i 19 markedsprisen. 20 21 Lejre Kommunes administration kan, uanset formål, benytte lokalerne efter aftale med sekretariatet. 22 23 Kulturhuset kan ikke benyttes til private arrangementer 24 25 Ansøgning om lokaler indleveres som hovedregel senest 4 uger før arrangementet ved henvendelse til 26 sekretariatet for Kulturhuset. 27 28 Personen der booker skal være fyldt 18 år og foreningen/gruppen, der booker, er ansvarlig for enhver 29 skade, der under benyttelsen forvoldes på lokaler og inventar. 30 31 Reservering af lokaler for en samlet sæson (august - juli) sker efter ansøgning til Kulturhusets sekretariat 32 senest 15. marts. Ved udgangen af en sæson bortfalder reservationsaftalen. uden videre.. 33 34 Fordelingen af tider arrangementer og møder for en sæson prioriteres ud fra følgende rækkefølge: 35 1. Kulturelle arrangementer 36 37 2. Arrangementer med offentlig adgang som ikke er kulturaktiviteter, ex. borgermøder, kommunale 38 arrangementer mv. 39 3. Foreninger godkendt efter folkeoplysningsloven og kommunens mødeaktiviteter 40 4. Foreninger der ikke er godkendt efter folkeoplysningsloven, private virksomheder 41 42 43 Foreninger, grupper mv. der ikke har en kulturelt formål eller er godkendt over folkeoplysningsloven samt 44 erhvervsvirksomheder kan maksimalt forhåndsreservere 8 mødedage for en sæson. 45 46 Kulturhuset forbeholder sig ret til at aflyse enkeltdage i sæsonaftaler, og dette bør især påregnes hvor brug 47 af lokalerne vedrører løbende mødeaktiviteter. Sådanne mødeaktiviteter viger altid for egentlige åbne 48 kulturelle eller oplysende arrangementer.. Aflysninger skal dog ske med minimum 3 ugers varsel. 49 Sekretariatet forsøger ved aflysning at tilbyde alternativ lokaler. 50 51 Foreninger der benytter Kulturhuset til mødeaktiviteter forpligter sig til årligt at afholde min to åbne og 52 offentlige kulturarrangementer i Kulturhuset, som annonceres på kommunens oplevelseskalender. 53 54 Det kan, mod betaling, bestilles opstilling og nedtagning af en standardopstilling af scene, borde og stole 55 ved henvendelse til sekretariatet for Kulturhuset så vidt muligt senest 2 uger før et arrangement. Der tages 56 forbehold for sygdom og ferier på grund af begrænset personale ressource. 57 Gebyret fastsættes af bestyrelsen. 58
59 Det er muligt, mod gebyr og efter aftale, at benytte kulturhusets lys- og lydanlæg. Gebyret fastsættes af 60 bestyrelsen. 61 62 Brugerne efterlader lokalerne i ryddelig og fejet stand. Udgifter til evt. ekstra rengøring betales af brugeren. 63 Lokalerne ryddes samme dag / aften som arrangementet har fundet sted med mindre andet er udtrykkeligt 64 aftalt med sekretariatet. 65 66 Kulturhuset hæfter ikke for lejers eget udstyr. 67 68 Kulturhusets personale vejleder efter aftale i brug af husenes faciliteter. 69 70 Rygning i Kulturhuset er ikke tilladt. 71 72 Regelsættet revideres årligt og suppleres af et taksblad samt et ordensreglement for brug af huset.
Bilag: 4.2. Vedtægter for Foreningen Hvalsø Kulturhus Udvalg: Udvalget for Kultur & Fritid Mødedato: 05. september 2012 - Kl. 17:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 65257/12
Vedtægter for Foreningen Hvalsø Kulturhus 1 Foreningens navn Foreningens navn er: Foreningen Hvalsø Kulturhus med hjemsted i Lejre Kommune. 2 - Formål Foreningens formål er at udvikle Hvalsø Kulturhus til et samlingssted for kulturaktiviteter. Foreningen understøtter og stimulerer initiativer til kulturelle aktiviteter. Den tilskynder til samarbejde med alle, der har berøring med Kulturhuset samt booker og fordeler lokalerne, så Kulturhuset udnyttes bedst muligt. Foreningen har mulighed for at skabe kapital ved indtægtsdækket virksomhed gennem aktiviteter, der understøtter foreningens formål. 3 - Ejerforhold Hvalsø Kulturhus ejes af Lejre Kommune, som afholder udgifterne til drift og vedligeholdelse. Følgende anvender huset dagligt enten med aktiviteter og/eller administration: Lejre Bibliotekerne, Lejre Arkiverne, Lejre Musikskole samt Hvalsø Skole. Herefter benævnt Kulturhusets faste brugere. 4 - Medlemskreds Som medlemmer af Foreningen Hvalsø Kulturhus optages: Foreninger og institutioner, der støtter foreningens formål og som er hjemmehørende i Lejre Kommune. Foreninger og institutioner samt kulturhusets faste brugere har hver 1 stemme ved generalforsamlingen. 5 - Kontingent Kontingentet fastsættes af generalforsamlingen. 6 - Generalforsamling 6.1 Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed og er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal. Vedtægter for Foreningen Hvalsø Kulturhus Side 1 af 3
6.2 Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af marts måned. Generalforsamlingen indkaldes med mindst 3 ugers varsel ved skriftlig indkaldelse til samtlige medlemmer. Mødeindkaldelsen kan fremsendes som e-mail til medlemmernes kontaktperson. Foreningens reviderede regnskab skal vedlægges mødeindkaldelsen. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 8 dage før den fastsatte dato for afholdelse af generalforsamlingen. Forslag til vedtægtsændringer kan kun behandles på den ordinære generalforsamling og skal være formanden i hænde senest 6 uger før den måned, generalforsamlingen afholdes. Bestyrelsen skal optage forslaget på dagsordenen for generalforsamlingen. 6.3 Dagsordenen skal mindst indeholde: 1. Valg af dirigent 2. Valg af stemmetællere 3. Bestyrelsens beretning 4. Godkendelse af regnskab 5. Fastsættelse af kontingent 6. Indkomne forslag 7. Valg: a. Valg af bestyrelsesmedlemmer, jf. 7 sker for en 2-årig periode således: 2 medlemmer vælges i lige år og 3 medlemmer i ulige år. b. Valg af 3 suppleanter for 1 år. c. Valg af 1 folkevalgt revisor for 1 år d. Valg af 1 folkevalgt revisorsuppleant for 1 år 8. Eventuelt. 6.4 Ekstraordinær generalforsamling afholdes efter bestyrelsens beslutning eller på skriftlig begæring fra mindst 2/3 af medlemmerne og indkaldes senest 4 uger efter begæringen er kommet til formandens kundskab. En ekstraordinær generalforsamling skal indkaldes skriftligt med angivelse af dagsorden, senest 14 dage før denne skal afholdes. Vedtægter for Foreningen Hvalsø Kulturhus Side 2 af 3
6.5 Ved afstemning gælder almindelig flertal. Ved stemmelighed forkastes forslaget. Vedtægtsændringer kræver, at mindst 2/3 af de afgivne stemmer tilslutter sig forslaget for at være vedtaget. Skriftlig afstemning skal finde sted, når blot en af de fremmødte stemmeberettigede anmoder herom. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. 7 - Bestyrelsen Bestyrelsen består af 9 medlemmer: 4 pladser er reserveret husets faste brugere og 5 pladser vælges blandt de øvrige medlemmer af foreningen. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer og sekretær. Bestyrelsen er forpligtet til at føre protokol ved møder og generalforsamlinger. Foreningen tegnes af formanden og i dennes fravær af næstformanden. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bliver et bestyrelsesmedlem forhindret i at deltage på et bestyrelsesmøde, kan bestyrelsesmedlemmet sende en substitut fra egen forening/institution. 8 - Regnskab Regnskabsåret følger kalenderåret. I økonomiske anliggender tegnes foreningen af formand og kasserer. Det godkendte regnskab indsendes årligt til Udvalget for Kultur og Fritid. 9 - Udmeldelse Udmeldelse skal ske ved skriftlig henvendelse til foreningens formand. 10 - Opløsning Foreningen kan opløses ved beslutning på en generalforsamling, hvor mindst 1/3 af medlemmerne er til stede. Er dette antal ikke til stede, kan beslutning om opløsning af foreningen træffes på en ny generalforsamling, indkaldt med 14 dages varsel, senest 2 måneder efter den første, og uanset de fremmødtes antal. Evt. formue efter opløsning tilfalder kulturelle formål i Lejre Kommune. Vedtægter for Foreningen Hvalsø Kulturhus Side 3 af 3
Bilag: 4.3. Service katalog Udvalg: Udvalget for Kultur & Fritid Mødedato: 05. september 2012 - Kl. 17:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 71569/12
Bilag: 6.1. Generelle bemærkninger - Halvårsregnskab/Forventet Regnskab 2012-2 Udvalg: Udvalget for Kultur & Fritid Mødedato: 05. september 2012 - Kl. 17:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 70206/12
LEJRE KOMMUNE Halvårsregnskab / Forventet Regnskab 2012-2 Generelle bemærkninger
Forventet Regnskab 2012-2 pr. 30. juni 2012 Resumé af Halvårsregnskab / Forventet Regnskab 2012-2 De overordnede hovedlinjer i vurderingen af den aktuelle økonomiske situation i hele 2012 i Lejre kommune er angivet i tabel 1. Vurderingen er foretaget på baggrund af forbruget i første halvår 2012. Tabel 1: Udviklingen i den samlede økonomi 1.000 kr. Oprindeligt budget 2012 Øvrige ændringe r herunder anlægsov erførsel Driftsoverf ørsel og FR-1 FR-2 Mellemsum Forventet årsregnskab 2012 Forventet overførsl er til 2013 Risikoo mråder Forventet regnskab 2012 Kolonne (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Indtægter -1.438.133 0-696 -1.861-1.440.69-1.440.690 Serviceudgifter 1.129.166-5.303 14.456-1.718 1.136.601-11.000 13.400 1.139.001 Overførselsudgifter 240.266 6 158 2.688 243.118 0 1.400 244.518 Anlæg 105.814 55.368 4.100-5.709 159.573-70.000 0 89.573 Øvrig finansiering og renter (indeholder renter, afdrag, låneoptag og finansforskydninger) -41.063-14.728 10.000 3.000-42.791 0 0-42.791 Forsyning 601 1.021 0 0 1.622 0 0 1.622 Resultat (+)=kasseforbrug -3.349 36.364 28.018-3.600 57.433-81.000 14.800-8.767 Der er i tabellens kolonne 1 til 3 redegjort for tidligere politiske beslutninger. De nye vurderinger af budgetsituationen fremgår af kolonnerne 4, 6 og 7, som vil blive gennemgået i det følgende. Forventet Regnskab 2012-2 indeholder konsekvenser af politiske beslutninger siden Forventet Regnskab 2012-1. Herunder er der anvist finansiering til Kommunalbestyrelsens beslutninger om tilskud til Sagnlandet Lejre, ZBC (Zealand Business Connection). Desuden er opfyldelse af mål om elevpladser indregnet. Disse udgifter foreslås finansieret via reduktion af bevillingen Fælles Funktioner. Desuden er indregnet konsekvenserne af midtvejsreguleringen af bloktilskuddet 2012, konvertering af drift til anlæg og salg af Sæby-Gershøj skole. Nettoresultatet af de bevillingsmæssige forslag er, at der tilføres 3,6 mio. kr. til kassen. Serviceudgifter Tabel 2 Identificerede risici vedr. serviceudgifter i Forventet Regnskab 2012-2 Mio. kr. FR 2012-2 Ikke rammestyret Rammestyret Økonomiudvalget 2,7 0 2,7 Udvalget for Børn & Unge 10,2 10,2 0 Udvalget for Teknik & Miljø 1,7 0,5 1,2 Udvalget for Social, Sundhed & Ældre 2,7 2,7 0 I alt 17,3 13,4 3,9 Uddybning på de enkelte udvalg kan ses i afsnittet Specielle bemærkninger på udvalgene. 2