GLS Groups antibestikkelsespolitik Introduktion Den tillid, som kunderne viser GLS Group, er en af koncernens største aktiver. Vi skal alle sammen arbejde på at sikre, at vi gør alt, hvad vi kan for at bevare det aktiv. En af måderne at gøre det på er ved at overholde samtlige relevante love og bestemmelser. Bestikkelse blev et stort risikoemne for engelske og engelskrelaterede virksomheder den 1. juli 2011, da den engelske antibestikkelseslov trådte i kraft. Ligesom så mange andre virksomheder under engelske Royal Mail Group skal GLS Group styrke deres antikorruptionsforanstaltninger i overensstemmelse med denne nye lovgivning. Formålet med dette er ikke alene at overholde den nye lovgivning, men også at beskytte GLS Groups omdømme og vedligeholde vores erklæring om at drive virksomhed på retfærdig, ærlig og åben vis i henhold til de højeste etiske standarder. Korrupte handlinger udsætter GLS Group og dens medarbejdere for retsforfølgning, bøder, udelukkelse fra licitation og lignende straffe. Derudover strider de imod alt det, GLS Group står for. GLS Group har nultolerancepolitik, når det gælder bestikkelse og korruption. Princippet er enstemmigt vedtaget af bestyrelsen i moderselskabet. Bestyrelsen i moderselskabet er engageret i at efterleve disse principper. Gennem samarbejde skal vi sikre, at GLS Groups omdømme forbliver stærkt. Vi beder dig derfor læse denne politik og de vedrørende politikker indgående for at sikre, at du er bekendt med dine forpligtelser. Hvis du har spørgsmål, skal du kontakte din finansdirektør eller adm. direktør. Venlig hilsen GLS Group Rico Back CEO, GLS Group Status, 29. maj 2012, version 2.0
GLS Groups antibestikkelsespolitik A. Politikkens formål Formålet med denne politik er at fastsætte en række adfærdsstandarder med henblik på at minimere risikoen for bestikkelse i GLS Group. De underliggende principper er fælles for alle de lande, vi driver virksomhed i, uanset branche og lokal skik og brug. Enhver, som er ansat af eller udfører tjenester for eller på vegne af GLS Group hvor som helst i verden og i en hvilken som helst egenskab, herunder vikaransatte og kontrahenter, er underlagt denne politik. Mellemmænd og andre samarbejdspartnere forventes at handle etisk korrekt og kan forventes at overholde denne politik i alle aktiviteter vedrørende GLS Group. Enhver overtrædelse af denne politik eller ethvert forsøg derpå håndteres som en særdeles alvorlig sag af GLS Group og kan medføre en straf, herunder afskedigelse og anmeldelse til myndighederne. Ved at overholde politikken er du beskyttet mod ubegrænsede bøder og mulig fængselsstraf, og GLS Group er beskyttet mod potentielt ubegrænsede bøder samt betydelig skade på koncernens omdømme. Bilag 1: Overholdelse af politikken indeholder nogle af grundene til, at vi bør overholde politikken, såsom kultur, omdømme, sanktioner osv. B. Hvad er bestikkelse og korruption? Bestikkelse er at love, tilbyde, give, anmode om eller tage imod, direkte såvel som indirekte eller via en tredjepart, enhver fordel om at tilskynde til eller belønne uhæderlig adfærd, dvs. ulovlige, uetiske eller misligholdende handlinger. Selvom bestikkelsen afslås eller ikke har den tilsigtede effekt, er der stadig tale om bestikkelse. "Fordele" kan være økonomiske eller ikke økonomiske og kan omfatte penge lån donationer, herunder til velgørenhedsformål forretningsmæssige belønninger ansættelseskontrakter konsulentkontrakter favorisering fortrolige oplysninger gaver og gæstfrihed (se desuden vores Gave- og gæstfrihedspolitik) ferie
enhver anden form for fordel eller gode, der tilsigtes eller opfattes som havende værdi for modtageren eller dennes bekendte, f.eks. familiemedlemmer eller venner. Upassende adfærd defineres som værende ulovlig, uetisk eller misligholdende adfærd. Uetisk adfærd er adfærd, der ikke er decideret ulovlig, men heller ikke "korrekt" adfærd, som forventes af en ansat i GLS Group eller en tredjepart. Bestikkelse kunne tilbydes af enhver ansat i GLS Group uanset anciennitet, stilling og sted enhver person, som udfører tjenester for GLS Group hvor som helst i verden, f.eks. tredjeparter i form af agenter, mellemmænd, kontrahenter og leverandører. Bestikkelse kan finde sted i såvel den private som den offentlige sektor. C. GLS Groups politikker 1. Tilbud og modtagelse af bestikkelse GLS Group har nultolerancepolitik, når det gælder bestikkelse. Derfor gælder følgende: Ingen medarbejder, herunder vikaransatte og kontrahenter, må love, tilbyde eller give bestikkelse. Ligeledes må de aldrig anmode om eller tage imod bestikkelse. Ingen medarbejder skal degraderes eller straffes på anden vis for at nægte at give eller tage imod bestikkelse, heller ikke selvom afslaget kan medføre en tabt forretningsmulighed for GLS Group. Alle medarbejdere skal overholde standarderne i GLS Groups gave- og gæstfrihedspolitik. 2. Gave- og gæstfrihedspolitik GLS Groups gave- og gæstfrihedspolitik indeholder retningslinjer for at give og tage imod gaver, gæstfrihed, underholdning, donationer og sponsoraftaler. 3. Interessekonflikter GLS Groups medarbejdere skal altid forsøge at undgå interessekonflikter. Eksempler på sådanne situationer er private aftaler om levering af varer og tjenester til privat brug via GLS Groups indkøbsfaciliteter private aftaler om brug af rabataftaler, undtagen i tilfælde af fælles medarbejdergoder som følge af officiel aftale med GLS Group betaling fra en tredjepart om udførelse af en tjeneste, som er en medarbejders arbejdsmæssige pligt, f.eks. vederlag for et interview eller foredrag, medmindre dette er godkendt af medarbejderens afdelingsleder, og betalingen videregives direkte til det GLSselskab, hvor medarbejderen er ansat.
Desuden gælder følgende: Enhver medarbejder eller agent, hvis arbejde omhandler forhandling eller godkendelse af en kontrakt med en tredjepart, skal omgående informere om enhver aktieandel i nævnte tredjeparts virksomhed eller dennes moderselskab, datterselskaber eller tilknyttede selskaber, medmindre aktieandelen er i et børsnoteret selskab og udgør mindre end 5 % af den udstedte aktiekapital. Medarbejdere må ikke godkende brug af selskabets midler til nogen som helst ekstern virksomhed eller velgørenhedsorganisation, hvor de fungerer som forvalter, bestyrelsesmedlem, direktør eller anden embedsstilling. Forretningsmæssige beslutninger, især aftaler og kontraktindgåelser, må ikke underlægges familiemæssige eller andre nære relationer, ej heller medlemskab i nogen form for social, religiøs eller politisk organisation, som kræver forudgående betaling, valg eller aflæggelse af loyalitets- eller fortrolighedsed. 4. Forretningsaktiviteter og kontaktpersoner Al kontakt med offentlige embedsmænd samt privatpersoner og private virksomheder skal foregå i det åbne, være gennemsigtige og udføres på ordentlig vis. Dette modvirker bestikkelse og korruption samt upassende adfærd. 4.1 Offentlige embedsmænd Kontakt med offentlige embedsmænd kan være et særligt ømtåleligt emne. En offentlig embedsmand er enhver person med lovgivende, lovudøvende eller administrative beføjelser på statens vegne, både indenrigs og udenrigs samt på lokalt eller nationalt plan. Offentlige embedsmænd kan være udnævnt eller valgt i fast eller midlertidig stilling lønnede eller ulønnede af enhver anciennitet eller grad en medarbejder i en statsejet eller -kontrolleret organisation, f.eks. statsejede selskaber en tjenestemand eller et individ med tilknytning til et politisk parti en kandidat til et offentligt embede en person, som på anden vis udøver en politisk funktion hos eller på vegne af staten i et givet land en medarbejder i en offentlig international organisation. Et hvilket som helst tilbud om en fordel til en offentlig embedsmand i forbindelse med potentielle forretningsmuligheder kan tolkes som bestikkelse, også selvom tilbuddet ikke er baseret på et uhæderligt grundlag. Derfor er det vigtigt at udvise ekstra omhu, når man har kontakt med offentlige embedsmænd. Hvis du er i tvivl, om en tilbudt fordel udgør bestikkelse, skal du kontakte din afdelingsleder og adm. direktør eller bestyrelsen i moderselskabet.
4.2 Faciliteringsbetaling Faciliteringsbetaling er en betaling til en embedsmand for at sikre eller fremskynde en rutinemæssig eller nødvendig proces, som betaleren har en juridisk eller anden berettigelse til, f.eks. rekvirering af tilladelser, licenser, visa o.l. Disse betalinger kaldes også "smørelse". Faciliteringsbetaling udgør bestikkelse og er således ulovlig og uacceptabel. Hvis du bliver bedt om at foretage en faciliteringsbetaling, og du føler dig fysisk truet i tilfælde af et afslag, skal du foretage betalingen og derefter omgående anmelde det til din afdelingsleder og adm. direktør, som så skal kontakte bestyrelsen i moderselskabet. Selvom du i sidste ende undgår at skulle foretage betalingen, skal du stadig anmelde hændelsen til din afdelingsleder, da det vil hjælpe os fremover med at afgrænse, hvor disse situationer kan finde sted. Hvis du er i tvivl, om du skal foretage en betaling, skal du kontakte din afdelingsleder og adm. direktør eller bestyrelsen i moderselskabet. 4.3 Agenter, mellemmænd og andre samarbejdspartnere GLS Group kan holdes ansvarlige for agenters, mellemmænds og andre samarbejdspartneres (herunder leverandørers og kontrahenters) handlinger. Derfor gælder følgende: GLS Group arbejder kun sammen med agenter, mellemmænd og andre samarbejdspartnere, som er godkendt af ledelsen i det pågældende selskab. Hvis du er usikker på, om en tredjepart er godkendt af ledelsen, skal du kontakte din afdelingsleder. Ethvert vederlag, som skal overføres til agenter eller andre samarbejdspartnere på vegne af GLS Group, skal svare til den udførte tjeneste, der skal vurderes så objektivt som muligt. Betalinger må aldrig foretages kontant, men udelukkende via godkendte forbindelser. Betalinger må heller ikke overføres via udenlandske konti. Bilag 2 indeholder en række faresignaler, der kan indikere risiko for bestikkelse i forbindelse med indgåelse af samarbejde med tredjeparter som agenter, mellemmænd og leverandører. 5. Konti og bogholderi GLS Groups politik vedrørende bogholderi er at udføre arbejdet på gennemsigtig og korrekt vis på tværs af hele koncernen og i forbindelse med samtlige tredjeparter, der arbejder på vegne af GLS Group. 6. Anmeldelser Hvis du ved, at bestikkelse eller korruption finder sted i GLS Group eller et tilhørende sted, eller har mistanke herom, skal du øjeblikkeligt anmelde det til din afdelingsleder og adm. direktør den udnævnte ombudsmand bestyrelsen i moderselskabet, hvis din afdelingsleder eller adm. direktør ikke træffes eller ikke kan hjælpe dig
GLS Group forpligter sig til at sikre, at medarbejderne kan anmelde disse hændelser i fuld fortrolighed. Alle anmeldelser tages seriøst og undersøges nærmere. Repressalier af nogen art mod den anmeldende tolereres ikke. Du bør desuden kontakte din finansdirektør, adm. direktør eller bestyrelsen i moderselskabet i tilfælde af spørgsmål til denne politik eller reglernes anvendelse i almindelighed. 7. Kontaktpersoner Hvis du har spørgsmål vedrørende bestikkelse eller korruption, forespørgsler vedrørende yderligere oplysninger eller er usikker på politikkens anvendelse i en given situation, skal du kontakte: GLS Denmark Kokmose 3 DK-6000 Kolding Director Finance Steen Kristensen, telefon 76 33 11 88 Region Manager Karsten Klitmøller, telefon 76 33 11 70 D. Dokumentets gyldighed Dette dokument træder i kraft pr. 1. oktober 2012 E. Opsummering af hovedpunkter GLS Groups politik GLS Group har nultolerancepolitik, når det gælder bestikkelse og korruption. Bestikkelse er at love, tilbyde, give, anmode om eller tage imod, direkte såvel som indirekte eller via en tredjepart, enhver fordel om at tilskynde til eller belønne uhæderlig adfærd, dvs. ulovlige, uetiske eller misligholdende handlinger. Selvom bestikkelsen afslås eller ikke har den tilsigtede effekt, er der stadig tale om bestikkelse. Bestikkelse og korruption kan involvere offentlige embedsmænd, men kan også finde sted blandt private virksomheder eller enkeltpersoner.
Konsekvenser Bestikkelse og korruption er alvorlige lovovertrædelser, som i mange lande medfører hårde straffe. Bestikkelse og korruption skader en virksomheds omdømme og status på markedet. Derfor udgør de en trussel mod GLS Groups succes. Bestikkelse og korruption medfører desuden alvorlige disciplinærsager for de ansatte i GLS Group og samarbejdspartnere. Husk Hvis du er i tvivl om noget, som du selv eller en anden (inden for eller uden for GLS Group) har sagt, gjort eller vil gøre, skal du kontakte din afdelingsleder, den udnævnte ombudsmand, den adm. direktør eller bestyrelsen i moderselskabet snarest muligt. Undgå så vidt muligt blot at antyde bestikkelse eller korruption. Tænk på, hvordan dine ord og handlinger kan påvirke andre. Spørg dig selv: Kan denne betaling eller handling skade GLS Groups omdømme, hvis den bliver offentliggjort? Hvis du ved eller har mistanke om, at bestikkelse eller korruption har fundet sted i GLS Group eller et tilhørende sted, skal du snarest muligt kontakte din afdelingsleder, den udnævnte ombudsmand, den adm. direktør eller bestyrelsen i moderselskabet snarest muligt med henblik på at få undersøgt evt. upassende aktiviteter omgående.
Bilag 1: Overholdelse af politikken Overholdelse af denne politik og de tilhørende love vedrørende antibestikkelses- og antikorruptionsforanstaltninger er afgørende for både din og GLS Groups sikkerhed. Der er mange grunde til at overholde denne politik: Virksomhedskultur: Bestikkelse og korruption er i direkte strid med GLS Groups kultur, der drejer sig om konstant udvikling, uovertrufne kvalitetsstandarder og ærlig, retfærdig forretningsadfærd. Det er derfor afgørende for vedligeholdelsen af vores virksomhedskultur, at denne politik overholdes. Omdømme: Vores ry, goodwill og status i branchen kan nemt lide skade eller blive ødelagt som følge af en overtrædelse af loven eller denne politik. Desuden underminerer det den tillid og de relationer, GLS Group har opbygget på markedet via sine kunder og interessenter. Lovmæssige forpligtelser: GLS Group handler ulovligt, hvis vi ikke træffer tilstrækkelige foranstaltninger for at forhindre bestikkelse og korruption af alle, der arbejder hos eller på vegne af os. Strafferetlige sanktioner: I de fleste lande er bestikkelse og korruption kriminelle handlinger. Lovovertrædelser kan forekomme, selvom lovene for at forhindre dem er gældende i et andet land. Desuden kan alt overskuddet fra en bestikkelse eller korruptionssag konfiskeres. Civilretlige sanktioner: I mange retskredse kan virksomheder, der har lidt skade som følge af bestikkelse eller korruption, søge kompensation. Undersøgelser: Undersøgelser af mistænkte lovovertrædelser kan lægge beslag på mange af virksomhedens ressourcer, lægge pres på medarbejderne og tiltrække uønsket medieopmærksomhed. Derudover er undersøgelser og juridisk forsvar en bekostelig affære for en virksomhed, ikke kun hvad angår tid, men også hvad angår juridiske og andre omkostninger, der alt sammen skader GLS Groups forretning. Disciplinærsager: Lovovertrædelse og/eller misligholdelse af denne politik behandles af GLS Group som alvorlige disciplinærsager og kan medføre irettesættelser, suspension og/eller afskedigelse. Hvis en samarbejdspartner ikke overholder politikken, kan GLS Group beslutte at ophæve samarbejdet i henhold til sine rettigheder. Overholdelse af politikken er ikke kun et vigtigt anliggende for GLS Group. Hvis du på nogen måde bliver involveret i bestikkelse eller korruption, kan du risikere at skulle stå til personligt ansvar, herunder bøde- og/eller fængselsstraf.
Bilag 2: Faresignaler Følgende er en række faresignaler, der kan indikere en risiko i forbindelse med agenter og tredjeparter: usædvanligt store kommissioner eller usædvanlige betalingsmønstre tredjepartsvirksomheder, som man ikke har indgående kendskab til, f.eks. virksomheder med ugennemsigtige handelshistorikker eller stærkt begrænset virksomhedsinformation (såsom en virksomhed oprettet i en retskreds, hvor oplysninger om interessenter, direktører o.l. ikke er offentligt tilgængelige) eller nyoprettede virksomheder tredjepartsvirksomheder, der fremstår underkvalificerede eller underbemandede, eller som udpeges eller anbefales af offentlige embedsmænd gentagne eller overdrevne tilbud om gaver eller gæstfrihed anmodninger om at få dækket usædvanligt store omkostninger eller udgifter til samarbejdspartnere eller familiemedlemmer gæstfrihed uden gyldige sammenhænge til markedsføring eller demonstration af produkter eller tjenester en historik eller formodet involvering i korruptionssager i det pågældende land betalinger til/fra offentlige embedsmænd eller politisk udsatte personer.