FORRETNINGSUDVALGET: FORRETNINGSUDVALGET FU/2 DEN 23. APRIL 2015 REFERAT Stig Glent-Madsen (SGM), formand Bent Nicolajsen (BN), næstformand Birgit Buddegård (BB), formand for Asyludvalget Bent Lexner (BL) Hans-Henrik Lund (HHL) Peter Kellermann Brandorff (PKB) Aja Heinze (AJ), DFUNK, observatør AFBUD: Ilse Fjalland (IL), formand for Frivilligudvalget GÆSTER: (deltog i mødet under behandlingen af pkt. 1) Svend Duelund Jensen (SDJ), revisor, Ernst & Young Per Lund (PL), revisor, Ernst & Young Michael Bach (MB), revisionskomitéen, RSM Plus FRA SEKRETARIATET: Andreas Kamm (AK), generalsekretær Pernille Rostrup Hansen (PRH), økonomichef (under pkt.1) Gitte Busk Grønbech (GBG), koordinator, referent DAGSORDEN Pkt. 1. Økonomi: Udkast til årsrapport 2014, revisionsprotokollat m.m. Pkt. 2. Godkendelse af referat fra FU/1 den 5. februar Pkt. 3. Udfordringer i 2015 Pkt. 4. Indstilling vedr. ECRE Pkt. 5. Meddelelser fra formanden Pkt. 6. Skriftlig orientering fra afdelinger og underudvalg Pkt. 7. Udkast til dagsorden til Repræsentantskabsmøde den 21. maj 2015 Pkt. 6. Eventuelt 1
Formanden bød velkommen til mødet og oplyste, at der var afbud fra Ilse Fjalland grundet rejse i udlandet. Revisionen var repræsenteret ved revisorerne Svend Duelund Jensen (SDJ) og Per Lund (PL) fra Ernst & Young, og Michael Bach (MB) fra Revisionskomitéen. Fra økonomiafdelingen deltog økonomichef Pernille Rostrup Hansen (PRH). Aja Heinze (AH), formand for DFUNK, Dansk Flygtningehjælp Ungdom, erstatter Dennis Nedergaard Larsen, som observatør i forretningsudvalget. Til mødet i forretningsudvalget den 4. juni vil Aja vende tilbage med et oplæg om DFUNK s arbejde. Ad pkt. 1. Økonomi Udkast til årsrapport 2014 Forretningsudvalget drøftede udkast til årsrapport 2014 og konkluderede på det overordnende plan, at der er en meget fin balance mellem det narrative og økonomi delen i rapporten. Formanden var især glad for, at fortalerarbejdet har fået så høj prioritering. De justeringer/rettelser, som forretningsudvalget havde at bemærke, noterede GBG, så de kommer med i den endelige og trykte udgave. Forretningsudvalget vil ved en senere lejlighed drøfte, om årsrapporten fortsat skal have den form, som den har i dag. PRH gennemgik følgende plancher: Hovedtal 2014 (mio. kr.) Udvikling 2010-2014 Driftsresultat 2014 Investeringer Udvikling i egenkapital Udvikling i egenkapital i forhold til antal ugers aktivitet Likvide beholdninger PRH oplyste følgende: At årets resultat bliver 66 mio. kr. bedre end budgetteret At der er gode resultater hele vejen rundt og især Integration, International Afdeling og Indsamling har bidraget til det i nævnte rækkefølge 2014 har været et konsolideringsår men uændret omsætning i forhold til 2013 I 2014 har der været en del investeringer i IT, nyt økonomisystem, HR og branding 2
Det tilstræbes at egenkapitalen får en størrelse, så den svarer til 3 måneders aktivitetsniveau mod nuværende 2. MB oplyste, at regnskabet blev behandlet på møde i Revisionskomitéen den 9. april, og at der på mødet ikke fremkom væsentlige kommentarer til det. MB sagde bl.a. følgende: Det er betryggende den måde det kører på. Det anbefales, at Dansk Flygtningehjælp udarbejder en generel overordnet valutapolitik, da organisationen grundet sin store eksponering i fremmed valuta i forbindelse med internationale aktiviteter i høj grad er påvirket af ustabile valutakurser. Det er positivt, at Dansk Flygtningehjælp har ansat en intern revisor. SDJ sagde, at Dansk Flygtningehjælp i realiteten er en rimelig stor koncern og at det ved udarbejdelsen af årsrapporten, er vigtigt at finde en fornuftig balance, der giver transparens uden at gå for meget i detaljer. SDJ fandt, at årsrapporten 2014 afspejlede en god balance mellem overblik og detaljer. Han sagde videre, at en særlig risiko for organisationen er pres på likviditeten, da donorerne ofte tilbageholder sidste rate indtil endeligt regnskab er godkendt. Med Dansk Flygtningehjælps aktivitetsniveau vil det kunne udfordre organisationens likviditet. SDJ kvitterede for et godt og konstruktivt samarbejde med PRH og hendes medarbejdere samt med Revisionskomitéen. Forretningsudvalget godkendte årsrapporten ved deres underskrifter. Revisionsprotokollat til årsregnskab for 2014 PL gennemgik revisionsprotokollat og kommenterede udvalgte afsnit. PL oplyste, at revisionen ikke havde givet anledning til væsentlige bemærkninger eller anbefalinger til forbedringer af procedurer eller kontroller, og at der havde været en god dialog mellem Dansk Flygtningehjælp og Ernst & Young om de udfordringer og risici, der er. Fx er de potentielle skatterisici fortsat en stor udfordring, men Dansk Flygtningehjælp gør et godt stykke arbejde for at afdække eksisterende og evt. nye risici. PL nævnte endvidere, at han i begyndelsen af 2015 havde haft lejlighed til at besøge Dansk Flygtningehjælps landekontor og et projekt i Uganda og dér havde fået et absolut positivt indtryk af den måde, som man havde organiseret sig på, herunder at de administrative procedurer og kontroller virkede velfungerende. Forretningsudvalget underskrev herefter revisionsprotokollatet. 3
Budgetopfølgning jan-feb. 2015 PRH oplyste kort, at 2015 er startet rigtig flot, og at det går godt både omsætningsmæssigt og resultatmæssigt. Den gode start i januar er fortsat i februar. Lærdansk Odense, som er en af Dansk Flygtningehjælps store sprogskoler, er i udbud. Resultatet forventes at blive offentliggjort medio maj. Indstilling vedr. egenkapitalen Forretningsudvalgte godkendte følgende: at disponere det flotte driftsresultat som anbefalet i overensstemmelse med den udsendte indstilling at ændre den anvendte regnskabspraksis vedrørende størrelse af egenkapital fra 8-10% af omsætningen til 12-20% reservation af andel af årets resultat jf indstilling Forretningsudvalget var enige om, at der til Repræsentantskabsmødet i maj skal gøres meget ud af at forklare, hvorfor det er vigtigt med en egenkapital af den størrelse. Med henvisning til bilag 6.6., der beskrev valuta situationen set i lyset af Dansk Flygtningehjælps risici, konkluderede formanden, at forretningsudvalget følte sig godt orienteret og ikke havde behov for yderligere. Formanden takkede de fremmødte gæster for deres deltagelse. Ad pkt. 2. Godkendelse af referat fra FU/1 den 5. februar Referatet godkendt. Ad pkt. 3. Udfordringer 2015 Formanden efterspurgte positioner og holdninger, som Dansk Flygtningehjælp skal have særligt fokus på i 2015, og som formanden kan have med i sin formandstale til møde i Repræsentantskabet den 21. maj. 4
Generalsekretæren sagde, at det der fylder mediebilledet i denne tid er de frygtelige drukneulykker i Middelhavet. Tabstallet er langt over tusinde druknede. Da vi går mod sommer vil der typisk være flere, der tager turen over Middelhavet og dermed også flere, der risikerer at omkomme. Dansk Flygtningehjælp har den holdning, at det kræver en fælleseuropæisk indsats minimum på niveau med den nu ophævede italienske kystbevogtning Mare Nostrum for at undgå drukneulykkerne i Middelhavet. Dernæst skal man i Europa beslutte sig for en eller anden fordeling af de personer, der bliver samlet op og sikre en hurtig og effektiv procedure for at finde ud af, hvem af dem, der er reelle flygtninge. EU s ministre var tidligere i dag (den 23. april) samlet for at drøfte situationen. De nåede frem til et tipunkts program, der bl.a. handler om at styrke rescue at sea indsatsen, at bekæmpe menneskesmuglerne, at styrke det fælleseuropæiske asylkontor på Malta og at have fokus på hjemsendelse og hjemsendelsesprogrammer. Forretningsudvalget var enige i, at formanden skulle have ovennævnte med i sin formandsberetning og evt. også komme ind på bæredygtig hjemsendelse, irregulær migrations arbejde, Dublin konventionens fallit mm. Forretningsudvalget anbefalede formanden at være skrap og gå lige til kanten i sin formandstale den 21. maj. Generalsekretæren anbefalede også at se på pengekassen i en tid med historisk høje flygtningetal. Se på prioriteringerne og fordelingen af midler til den humanitære indsats og udviklingsbistanden. Det var der almindelig opbakning til i forretningsudvalget. Ad pkt. 4. Indstilling vedr. ECRE (European Council on Refugees and Exiles) I lyset af den aktuelle og tragiske situation på Middelhavet, fandt forretningsudvalget det ekstra vigtigt at bakke op om et europæisk flygtningenetværk som ECRE s, der tæller mere end 82 NGO er, heriblandt også enkelte ikke-europæiske. ECRE har de seneste par år haft likviditetsproblemer, hvor bl.a. Dansk Flygtningehjælp har været med til at yde ekstra støtte. I år skyldes problemet at en forventet core-funding fra EU kommissionen trækker ud. Formanden sagde, at han forventer at de øvrige medlemsorganisationer også bidrager. Forretningsudvalget traf beslutning om, at generalsekretær og formand bemyndiges til at følge udviklingen i ECRE og vurdere i hvilket niveau og på hvilken måde Dansk Flygtningehjælp 5
økonomisk kan hjælpe ECRE, idet der fastslås en øvre grænse på en halv mio. kr. Ad pkt. 5. Meddelelser fra formanden Formanden beklagede, at ansættelsen af Jørgen Skieller, ny IT-chef, der tiltræder 4. maj, ikke havde været forbi forretningsudvalget. Men tingene var pludselig gået meget stærkt. Formanden lovede, at forretningsudvalget vil blive inddraget til efteråret, når ny HR-chef skal ansættes. Der er kommet pænt med tilmeldinger til Repræsentantskabsmødet den 21. maj. Udenrigsminister Martin Lidegaard har desværre meldt afbud, hvorfor der ledes efter en anden spændende oplægsholder. Dansk Forfatterforening, Dansk Musiker Forbund og Dansk Kunstnerråd er inviteret til en drøftelse med formand og generalsekretær den 11. maj med henblik på at styrke samarbejdet mellem Dansk Flygtningehjælp og medlemsorganisationerne. Generalsekretæren har sagt ja tak til at holde oplæg på Færøerne den 27. april. Her drøfter man også flygtningespørgsmål og muligheden for evt.at tage imod flygtninge. Formanden oplyste, at call-centeret i Kommunikation & Indsamling nedlægges og opgaven outsources, da det ikke længere er rentabelt af have denne ydelse i huset. Ad pkt. 6. Skriftlig orientering fra afdelingerne og underudvalg Formanden roste redegørelsen fra International afdeling og sagde, at han følte sig godt dækket ind. Efter orienteringens udsendelse har ECHO (The European Commission's Humanitarian aid and Civil Protection department) bedt Dansk Flygtningehjælp genoverveje beslutningen om at starte op i Nigeria. Forretningsudvalget stillede sig positivt over for forslaget og kan såfremt forudsætningsarbejdet er på plads, hurtigt skride til skriftlig afstemning. Formanden roste det gode referat fra møde I Asyludvalget den 23. marts, og oplyste at der havde været afholdt møde i Frivilligudvalget den 16. april. 6
Formanden udtrykte ønske om færre engelske udtryk i fremtidige orienteringer fra Kommunikation & Indsamling. Forretningsudvalget besluttede, at det fremtidigt ikke er nødvendigt med en orientering fra HR og heller ikke IT, selv om de er selvstændige afdelinger. Ad pkt. 7. Udkast til dagsorden til Repræsentantskabsmøde den 21. maj Udkast til dagsorden godkendt. Ad pkt. 8. Eventuelt Formanden vender tilbage med en opfølgning på udeståender i forhold til sidste møde i forretningsudvalget, herunder idékatalog til professionalisering af bestyrelsesarbejdet samt forslag om at afholde et 1-2 dages strategi seminar for forretningsudvalget. Forretningsudvalget vil gerne have en generel introduktion til økonomi/regnskabsforståelse. Der blev stillet forslag om at indkalde til et ekstraordinært møde med deltagelse af PRH samt Finn Schwarz og Michael Bach fra Revisionskomitéen. FU-MØDER 2015 FU/3 og REPRÆSENTANTSKABSMØDE FU/4 FU/5 FU/6 FU/7 21. maj 4. juni 3. september 5. november 3. december 7