Notat C.F. MØLLER DANMARK A/S ALECTIA A/S RAMBØLL DANMARK A/S CUBO ARKITEKTER A/S SØREN JENSEN RÅDG. INGENIØRFIRMA A/S GEHL ARCHITECTS ApS Emne Forfatter Dato 2014.12.05, Rev. 2014.12.19 Dokumentreferencer Sag Anbefaling for Udbudsstrategi og gennemførelsesplan DNBR/KRF 902-05 Udbudsstrategi/Hovedtidsplan Indledning og baggrund Dette notat indeholder en anbefaling og et beslutningsgrundlag for endeligt valg af udbudsstrategi for Universitetssygehus Køge projektet, som med Styregruppens godkendelse den 16. december 2014, forelægges Regionsrådet. Hen over efteråret 2013 og foråret 2014 har Region Sjælland afholdt en seminarrække med de rådgivere, som har ansvaret for regionens pågående byggeprojekter. Baggrunden herfor, var de generelle tiltagende problemer i samarbejdet mellem byggeriets parter og den manglende overholdelse af de styrende anlægsbudgetter. Med dette initiativ ønskede regionen, at få indspil til at afhjælpe følgende forhold: 1. Minimering af samarbejdsproblemer og konflikter mellem byggeriets parter. 2. Minimering af risikoen for overskridelse af budgetter i udførelsesfasen. 3. Indarbejdelse af større kvalitet og bygbarhed i projekterne. Udbyttet fra seminarrækken var en række tiltag til forbedring af processerne i byggeprojekterne. Arbejdet med den specifikke udbudsstrategi for Universitetssygehus Køge projektet har taget afsæt dette. Strategien er bygget op omkring en samarbejdsmodel mellem projektets parter i både projekteringsforløbet og udførelsen. Udvikling af udbudsstrategien har løbende været drøftet i en arbejdsgruppe med repræsentanter fra regionens projektorganisation, RGUSK og bygherrerådgiveren Bascon. Anbefaling Udbudsstrategien er bygget op om de tre primære forhold som Regionens seminarrække identificerede og sigter mod at imødegå branchens generelle udfordringer: 1. Samarbejdsmodel Imødekommer ønske om at skabe bedre samarbejdsvilkår ved: Tidlig inddragelse af entreprenører. Samarbejde mellem rådgiver og entreprenører under projektering af hovedprojektet. Fokus på minimering af konflikter. 2. Minimering af økonomisk risiko ved: Tidlig risikoafdækning af håndværkeromkostningerne, samt minimering af identificerede risici. Indgåelse af aftaler med incitamentsstruktur. Bindende arbejdstidsplaner, som fastlægges tidligt i forløbet. RÅDGIVERGRUPPEN USK I/S Lykkebækvej 2, 1. sal 4600 Køge Danmark CVR: 35403507 T: 29 25 01 55 Mail: krf@rgusk.dk Forfatter: DNBR/KRF Kontrol: HAK Godkendt: SGH Side 1 af 9
3. Øget fokus på kvalitet og bygbarhed ved: Inddragelse af faglige kompetencer hos entreprenørerne i projekteringen. Inddragelse af leverandører i projekteringen. Udarbejdelse af entreprenørernes arbejdstegninger, montageplaner m.m. inden byggestart. RGUSK anbefaler: At der gennemføres tidlige udbud, at disse udbud baseres på projektforslagsniveau, og at der sker en inddragelse af entreprenørerne og udvalgte underentreprenører og leverandører i en optimeringsfase under udarbejdelsen af hovedprojektet. I projektforslaget er de for projektet afgørende areal-, kvalitet- og funktionskrav fastlagt og brugerinvolveringen er afsluttet. At der tages særlige initiativer til, at modne markedet så meget som muligt inden udbud, idet tidlige udbud og samarbejde i hovedprojekteringsfasen ikke er en sædvanlig samarbejdsform i branchen. Dette gøres bl.a. ved at afholde informations- og dialogmøder om samarbejdsmodellen og de kommende udbud. At relevante fag udbydes som tværgående entrepriser eller rammeudbud for at sikre ensartethed for det samlede byggeri. At øvrige arbejder udbydes i storentrepriser. Ved storentrepriser kan entreprenørernes faglige kompetencer komme i spil omkring samarbejdsmodellen samtidig med at grænseflader minimeres pga. færre kontraktholdere. At der indgås incitamentsaftaler med entreprenørerne for, at fremme et bedre samarbejdsklima og minimere entreprenørernes suboptimering. At der anvendes tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige bud, så kriterier, som faglige kompetencer og samarbejdsevner vægtes sammen med tilbudssummen. At gennemførelsesplanen løbende kan justeres, så udbuds- og entrepriseform tilpasses projektets stade og grad af behov for samprojektering. Side 2 af 9
Beslutningsgrundlag Samarbejdsmodel I processen med udarbejdelse af udbudsstrategien er der blevet udviklet en overordnet projektspecifik samarbejdsmodel for bedre at kunne imødegå de udfordringer, som traditionelt optræder i en byggesag. Dispositionsforslag - opdelt i etaper Udbud i storentrepriser Samarbejdsfase/ Hovedprojekt Efter dispositionsforslaget udarbejder totalrådgiveren RGUSK separate projektforslag for hver byggeetape. Efter Region Sjællands godkendelse af projektforslaget, udarbejdes herefter et udbudsmateriale, som kan danne grundlag for indhentning af tilbud på entreprisearbejderne. Efter gennemførelsen af udbud indgås betingede AB 92 aftaler med de udvalgte entreprenører og Region Sjælland, RGUSK og entreprenørerne vil indgå i en samarbejdsfase, hvor en række udvalgte områder med optimeringspotentiale vil blive genstand for en fælles bearbejdning og færdigprojektering. For at kunne indarbejde så bygbare løsninger som muligt vil det være essentielt, at det er de rette faglige kompetencer, der deltager i samarbejdet. I forbindelse med udbuddene og tildelingen af kontrakterne vil der være fokus på dette, så det tilgodeses, at de rette kompetencer fra entreprenører, underentreprenører og leverandører vil være til stede i projekteringsfasen. Igennem samarbejds- og hovedprojektfasen arbejdes der løbende med optimering af løsninger, gennemregning af mængder og justering af priser fra entreprenørerne. Der vil undervejs i forløbet blive udarbejdet successive kalkulationer, så det sikres at den økonomiske ramme kan overholdes. Entreprenørerne afleverer en endelig kontraktpris i forbindelse med færdiggørelsen af hovedprojektet, hvorefter der indgås bindende AB 92 aftaler med fast pris. Samarbejdsaftale Escape AB 92 Opstart Samarbejdsfase/ Hovedprojekt sfasen Optimering Projektering Tilbudspris (TP) Optimeret pris 1 (OP1) Optimeret pris 2 (OP2) Kontraktpris (KP) Side 3 af 9
Selve samarbejdet skal foregå i en styret proces, som skal beskrives i en samarbejdsaftale. Samarbejdsaftalen vil blive indgået umiddelbart efter udbuddet og løbe indtil aflevering og idriftsættelse er afsluttet. AB 92 aftalen vil kun blive indgået, hvis parterne efter hovedprojektets færdiggørelse er enige om økonomi, kvalitet og tid. Hvis enighed ikke kan opnås skal Region Sjælland have en eksklusiv mulighed for at annullere samarbejdet. Denne mulighed kan anvendes igennem hele forløbet, men senest inden udførelsesfasen starter. Udgangspunktet er, at der skal foregå et værdiskabende samarbejde mellem alle involverede parter, med respekt for de enkelte parters succeskriterier. Samarbejdet skal planlægges og vil primært foregå på workshops og i arbejdsgrupper. Omfanget af samarbejdet vil blive defineret i udbudsmaterialet, så entreprenørerne har fuld indsigt i forventningerne til deres indsats. Et vigtigt element i samarbejdsmodellen er, at der udover den tidlige inddragelse af entreprenørerne også arbejdes med en tidlig inddragelse af byggeledelsen. Byggeledelsen forventes, at kunne bidrage med viden om udførelsesfasen og dermed udfordre entreprenørernes løsningsforslag. Det samlede billede af forhold som bygbarhed og udførelsestidsplan bliver derved mere nuanceret. Samarbejdsmodellen kan dermed styrkes yderligere ved, at byggeledelsen inddrages tidligere end ved normal praksis. I udførelsesfasen vil samarbejdet stadig ske i henhold til samarbejdsaftalen, men rollerne i udførelsesfasen vil være mere traditionelle, men det forventes, at der er opnået fælles ejerskab til projektet og udførelsen. Samarbejdsmodellen ændrer ikke ved det forhold, at RGUSK er totalrådgiver og dermed har ansvaret for alle projekteringsydelser, herunder procesledelsen i samarbejdsfasen. Minimering af økonomisk risiko Projektet har en fastlåst anlægsøkonomisk ramme, hvorfor udbudsstrategien forsøger at få etableret et sikrere grundlag for økonomien så tidligt som muligt. Derved mindskes risikoen for, at budgetterne for de enkelte entrepriser, overskrides. Et godt samarbejde parterne i mellem kan udfordres af parternes ønske om suboptimering. Derfor er det væsentligt, at motivet for suboptimering modvirkes ved at indbygge incitaments- og bonusstrukturer i kontrakterne. Når AB 92 aftalen indgås vil der ligeledes blive indgået tilhørende incitamentsaftaler. Incitamentet vil kunne komme til udbetaling ved opnåelse af økonomiske mål samt andre fastsatte milepæle i udførelsesfasen. Ved byggeetapens afslutning vil incitamentspuljen blive opgjort og et evt. overskud vil blive delt efter en aftalt fordelingsnøgle. Det er vigtigt, at fordelingsnøglen sammensættes, så entreprenørerne ser en fordel i at finde besparelser, og dermed øge sandsynligheden for kunne få udbetalt incitamentspuljen og få en større indtjening end forventet ved tilbudsafgivelsen. Fordelen ved denne model er, at der arbejdes med en fast pris i udførelsen, hvilket følger den gængse måde at gennemføre byggerier på. Derudover fastlåses økonomien på udførelsen inden denne går i gang, så det samlede budget for Universitetssygehus Køge kan justeres så tidligt som muligt. Side 4 af 9
Øget fokus på kvalitet og bygbarhed På udbudstidspunktet vil projektet ikke være endeligt defineret, men til gengæld vil der være frihedsgrader for entreprenørerne til at optimere løsninger og produkter i forhold til det udbudte. I samarbejdsfasen vil der blive gennemført tværfaglige granskninger af projektet, så det sikres at den udbudte kvalitet indarbejdes i hovedprojektet samtidig med, at det giver mulighed for at indarbejde de enkelte entreprenørers valg af løsninger og produkter. Af hensyn til de udbudsretlige forhold vil det dog ikke være muligt at foretage større ændringer i projektets udformning, når entreprenørerne er valgt. Imidlertid ligger der inden for den sædvanlige fremadskridende detaljering i projekteringen gode muligheder for at tilpasse projektet til de løsninger og valg af produkter, typer og fabrikater, som sædvanligvis fastlægges under udførelsesfasen. Ved indarbejdelse af specifikke materialer og produkter i projektmaterialet, kombineret med entreprenørernes medvirkning i samarbejdsfasen, forbedres projektets bygbarhed samtidig med at entreprenørernes arbejdsmetoder tilgodeses. Side 5 af 9
Gennemførelsesplanen Planlægning og forberedelse Udbudsstrategien bryder med den gængse samarbejdsform i byggeriet. Hvorfor en af de største udfordringer vil blive at påvirke og forsøge at ændre den kultur og samarbejdsstruktur, de involverede parter plejer at indgå i. Derfor skal der arbejdes målrettet på at planlægge processen, så det tilgodeses, at samarbejdet kan gennemføres bedst muligt. Planlægningen skal bl.a. omfatte en forberedelse af markedet, så det sikres, at entreprenørerne er i stand til at forstå samarbejdsmodellen inden, der skal afgives tilbud. Derudover vil det også være vigtigt at være åben over for markedets holdninger og kommentarer, så samarbejdsmodellen tager mest muligt hensyn til de involverede parter. Det betyder, at processen og de forventninger, der er til samarbejdet og de enkelte aktører beskrives så nøje som muligt, så det tilgodeses, at entreprenørerne allerede inden udbud er indforstået med modellen og er i stand til at prissætte samarbejdet i tilbuddene. Udbudsprocessen Alle udbuddene vil blive gennemført i henhold til den gældende lovgivning på udbudsområdet. Frem til ikrafttrædelse af den nye udbudslov i efteråret 2015, vil det være EU-direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004, der vil være gældende. Det forventes at den nye udbudslov vedtages i efteråret 2015, hvorefter denne vil være gældende for udbuddene. Udbudsformen vil for størstedelen af udbuddene være begrænsede udbud, hvor processen indledes med en prækvalifikation. I prækvalifikationen vil der blive lagt vægt på at kunne udvælge de bedst kvalificerede ansøgere ud fra de på forhånd definerede udvælgelseskriterier. Tildelingskriteriet, der vil blive anvendt vil være det økonomisk mest fordelagtige bud, hvor ikke kun tilbudspris, men også kvalitative parametre vil have stor indflydelse på valg af entreprenører. Den tilbudte organisation, kompetencer, risikostyring, teknisk kvalitet m.m. vil, sammen med tilbudssummen, være væsentlige parametre for tildelingen af kontrakter. Da en ny udbudslov er undervejs, vil der formentlig være behov for en tilpasning af strategien, så det sikres, at de nye muligheder i udbudsloven kan inddrages, så strategien er så hensigtsmæssig som mulig igennem hele forløbet. Etapedeling For at kunne håndtere byggeriet vil det blive inddelt i byggeetaper. Dette gøres for at nedbryde byggeriet i hensigtsmæssige størrelser, hvor der bl.a. er taget hensyn til: Regnskabsinstruksens ønske om nedbrydning til overskuelige økonomiske enheder. Byggetekniske aspekter både i forhold til det eksisterende byggeri og nybyggeriet. Begrænsning af vandrette etape- og entrepriseskel pga. uhensigtsmæssige grænseflader. Et ønske om opretholdelse af driften af sygehuset og sengekapaciteten. Det har medført, at det samlede byggeri bliver inddelt i 9 byggeetaper: Side 6 af 9
Baggrunden for valg af de enkelte byggeetaper er grad baseret på den binding, at tilstrækkelig sengekapacitet skal etableres, inden de eksisterende sengebygninger kan nedrives. Størrelsen af de enkelte etaper fremgår af nedenstående tabel: Column2 Etape 1 Etape 2 Etape 3 Etape 4 Etape 5 Bygningsafsnit Senge/behandling Senge/behandling Teknik/sterilcentral Lab/klin.fys Kontorer Somatiske senge 150-165 150-165 0 0 0 Areal (m 2 ) 28.105 25.660 3.959 16.438 4.437 Entreprisesum (kr) 380.000.000 345.000.000 54.000.000 222.000.000 60.000.000 Column2 Etape 6 Etape 7 Etape 8 Etape 9 Bygningsafsnit Senge/Akutsøjle/hovedindgang Apotek/kapel Senge/behandling Kontorer Somatiske senge 210-231 0 120-132 0 Areal (m 2 ) 53.158 4.247 17.579 1.602 Entreprisesum (kr) 717.000.000 57.000.000 237.000.000 22.000.000 Byggeetape nr. 6 er større end angivet i Regnskabsinstruksen, men bygningens fysiske fodaftryk, byggetekniske forhold og hensyn til ikke at lave vandrette entrepriseskel fordrer, at byggeetape 6 har den valgte størrelse. Etapernes sammensætning bevirker, at entrepriserne på etaperne har meget forskellig størrelse, og på denne måde appellere til, at tilbudsgiverne kan spænde fra små håndværksfirmaer til de helt store entreprenører. Entrepriseform Arbejderne for de enkelte byggeetaper vil for hovedparten af arbejderne blive opdelt i flere entrepriser. For alle byggeetaper vil der blive udbudt råhus, aptering og tekniske installationer i hver sin entreprise. Side 7 af 9
Der vil være nogle entrepriser på tværs af alle etaperne, som vil blive udbudt sammen med første etape. De tværgående entrepriser dækker arbejder, som kan være vanskelige at udbyde etapevis, da ulemperne ved flere forskellige løsninger kan være store. Dette gælder bl.a. entrepriserne med svagstrømsinstallationer og logistikanlæg. Det vil være en fordel, at de lette facader udbydes til samme entreprenør, da det dermed kan sikres, at der opnås et ensartet arkitektonisk udtryk i facaderne. Ydermere er markedet i Danmark kendetegnet ved få facadeentreprenører med høje priser i forhold til udlandet, hvorfor det kan være en fordel, hvis udenlandske entreprenører finder det interessant at byde på opgaven. Dette forventes at kunne ske ved udbud af en samlet facadeentreprise på tværs af alle etaperne. Endelig vil der være få entrepriser, som vil blive udbudt i konventionel hovedentreprise med lavest pris som tildelingskriterium. Det drejer sig primært om anlægsarbejderne. Hvor der skal være mulighed for tilkøb af flere ydelser undervejs, fordi den præcise ydelse og antal ikke vil være fastlagt, vil der blive anvendt rammeaftaler. Dette gælder eksempelvis for inventar, skiltning og den fælles byggepladsdrift. Hovedtidsplan I arbejdet med udbudsstrategien er hovedtidsplanen blevet bearbejdet og valideret. Forudsætningerne for dette arbejde har været opretholdelse af klinisk drift og sengekapacitet på matriklen i Køge. Perioderne til projektering og udførelse er vurderet ud fra udbudsstrategiens forudsætninger om tidlige udbud og samarbejde i hovedprojekteringsfasen. Der er indarbejdet perioder til Region Sjællands beslutningsprocesser, og der er ligeledes blevet indarbejdet slæk i hovedtidsplanen, så der vil være mulighed for at imødegå visse forsinkelser. Endelig er der afsat tid til den kliniske idriftsættelse, som skal foregå efter byggeetapens AB 92-aflevering. Den samlede bearbejdning af hovedtidsplanen har bevirket en mindre forskydning af byggeriets færdiggørelse på tre måneder fra ultimo 2020 til ultimo 1. kvartal 2021. I bearbejdningen og valideringen af hovedtidsplanen er der taget hensyn til: Fornuftigt flow i beslutningsprocesser, projektering, udførelse og klinisk idriftsættelse. God mulighed for læring og vidensdeling fra de første etaper til de sidste pga. tidsmæssig forskydning i etapernes opstart. Færre samtidige etaper på østsiden, hvilket giver en mindre kompliceret udførelse. Opretholdelse af sengekapaciteten på matriklen i Køge. Parkeringsforhold Hovedtyngden af parkeringspladserne anlægges som skovparkering i ringskoven. Der etableres i alt ca. 1.550 skovparkeringspladser, der ligger indenfor maksimal 3½ minuts gangafstand til nærmeste indgang. Ved hovedindgangen og de 3 sekundære indgange anlægges yderligere ca. 440 nærparkerings- og natparkeringspladser, inklusive parkeringspladser for handicappede og patientgrupper med særlige behov for nærhed til indgange. Side 8 af 9
I alt anlægges der ca. 1.890 parkeringspladser på terræn. Nedenfor fremgår udviklingen i antallet af parkeringspladser. Bilag 1. Hovedtidsplan dateret 5. december 2014 2. Oversigt over etaper 3. Faseforløb i byggeriet Side 9 af 9
Universitetssygehus Køge Udbudsstrategi Bilag 1 Hovedtidsplan Anlægsetape 1 Hovedprojekt og udbud 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 1. kv 2. kv 3. kv 4. kv 1. kv 2. kv 3. kv 4. kv 1. kv 2. kv 3. kv 4. kv 1. kv 2. kv 3. kv 4. kv 1. kv 2. kv 3. kv 4. kv 1. kv 2. kv 3. kv 4. kv 1. kv 2. kv 3. kv 4. kv 1. kv 2. kv 3. kv 4. kv Anlægsetape 2 Hovedprojekt og udbud Etape 1 - Senge/behandling Etape 2 - Senge/behandling Etape 3 - Teknik og sterilcentral Etape 4 - Laboratorier/klin.fys. Etape 5 - Kontorer Etape 6 - Senge/Akutsøjle/hovedindgang Etape 7 - Apotek og kapel Etape 8 - Senge/behandling Etape 9 - Kontorer Z:\01_RGUSK-Stab-Drift-kontor\902-05\Udbudsstrategi\ Tidsplan i excel.xlsx Dato: 2014-12-05 Udarbejdet af: KRF/DNBR
Bilag 2 Oversigt over etaperne Etape 7 Etape 5 Etape 3 Etape 9 Etape 2 Etape 4 Etape 6 Etape 8 Etape 1
Bilag 3 Faseforløb i byggeriet C.F. MØLLER DANMARK A/S ALECTIA A/S RAMBØLL DANMARK A/S CUBO ARKITEKTER A/S SØREN JENSEN RÅDG. INGENIØRFIRMA A/S GEHL ARCHITECTS ApS Byggeriet er overordnet opdelt i 9 etaper samt en nedrivningsfase for eksisterende sengebygninger. Faseforløbet for byggeriet og de tilhørende anlægsarbejder er illustreret i det følgende. Figur 1 Febr. 2015 juni 2015 Skovrydning som forberedelse af byggemodningen gennemføres før der kommer blade på træerne. Figur 2 Sept. 2015 dec. 2016 Byggemodning af hele området med etablering af ledningsanlæg, ringvej, ringsti, udvidelse af varegård, P-pladser samt hovedbyggepladsvej. Figur 3 Juni 2016 okt. 2016 Der foretages udgravning for byggeetape 1 samt etableres byggepladsarealer på terræn for materialeoplag og indretning af lokale byggepladsfaciliteter Byggeetape 1 påbegyndes sept. 2016. Figur 4 Okt. 2016 marts 2017 Der foretages udgravning for byggeetape 2 samt etableres byggepladsarealer på terræn for materialeoplag. Byggeetape 2 påbegyndes jan. 2017. Figur 5 Marts 2017 juli 2017 Der foretages forberedelse af byggefelt for etape 3 og 4. Etape 3 påbegyndes marts 2017 og etape 4 juli 2017. Figur 6 Juli 2017 jan. 2018 Byggeetape 4 påbegyndes RÅDGIVERGRUPPEN USK I/S Lykkebækvej 2, 1. sal 4600 Køge Danmark CVR: 35403507 T: 29 25 01 55 Mail: krf@rgusk.dk Forfatter: DNBR/KRF Kontrol: HAK Godkendt: SGH
Figur 7 Jan 2018 juni 2018 Byggeetape 3 er færdig og der foretages afsluttende terrænarbejder. Figur 8 Marts 2018-juli 2018 Der foretages forberedelse for byggeetape 5. Terræn retableres omkring etape 3. Byggeetape 5 påbegyndes august 2018. Figur 9 Aug. 2018 sept. 2018 Der forberedes for byggeetape 6 og 7 Der reetableres omkring etape 2. Byggeetape 6 påbegyndes okt. 2018 og etape 7dec. 2018. Figur 10 Sept. 2018 dec. 2018 Byggepladsvej fjernes i det sydlige område og stiforløb afsluttes endeligt. Terræn retableres omkring etape 4 Figur 11 Dec. 2018 jan. 2019 Byggeplads etableres for byggeetape 7 Figur 12 Jan. 2019 aug. 2020 Byggeetaperne 5,6,7 og 8 pågår. Figur 13 April 2019 juli 2019 Byggeetape 5 afsluttes. Der udføres afsluttende terrænarbejder Figur 14 Juli 2019 august 2019 Byggeetape 7 afsluttes. Der udføres afsluttende terrænarbejder Side 2 af 3
Figur 15 Aug. 2020 februar 2021 Tunnel for ambulancevej udføres Der reetableres for alle byggefelter undtagen 6 og 8 Rentvandsbassin ved hovedindgang etableres Figur 16 Februar 2021 juli 2021 Der reetableres efter byggefelt 6 og 8 Byggepladsveje og skurby fjernes og arealet færdiggøres til P-areal. Figur 17 Juli 2021 februar 2022 Etape 9 udføres som afsluttende etape Figur 18 Sidste overflader i terræn er afsluttet Side 3 af 3