Faseskiftet fra projektering til udførelse Midtvejsseminar. 28. marts 2011

Transkript

1 Faseskiftet fra projektering til udførelse Midtvejsseminar 28. marts 2011 Grafik: Morten FC Dagens program Projektoptimering Oplæg: Glenn Ballard om projektoptimering Projektgruppen præsenterer arbejdet hidtil v/ Finn Bloch Spørgsmål og diskussion Pause Samarbejde Oplæg: Lene Faber om etablering af samarbejde Projektgruppen præsenterer arbejdet hidtil v/ Malene Møller Spørgsmål og diskussion Afrunding 1

2 Om projektet Fra Projektering til Udførelse 5 workshops med praktikere fra hele branchen Barrierer for det gode faseskift: Projektmaterialet (uafklarede projektforhold, bygbarhed, dårlig kvalitet og dårlig sammenhæng mellem tid, økonomi og projekt) Manglende tid til at organisere, mobilisere og forberede sig. Menneskelige egenskaber (f.eks. modstridende interesser, manglende incitamenter og motivation til samarbejde, mistillid samt at parterne er for fastlåst i fagopdelinger) Løsningsforslag: At sætte det rigtige hold - og modet til at skifte ud Forventningsafstemning og workshops Tidlig inddragelse Bygherren skal være tæt på projektforløbet. Om projektet To temaer til kommende værktøjer: Projektoptimering En slags forlovelse før ægteskabet efter tildeling Huller i projektmaterialet afdækkes Projektoptimering ift. tid, økonomi, proces og kvalitet Giver bygherren en sikkerhed for at få det bedste projekt Samarbejde Simpel struktur for hvordan man etablerer og vedligeholder et godt projektsamarbejde. Sikre fælles værdigrundlag og klare spilleregler for projektets deltagere. Roller og ansvarsfordeling, incitamenter, succeskriterier (fælles og individuelle), beslutningsprocesser, kommunikation m.v. 2

3 Project optimization v. Glenn Ballard, University of California, Berkeley Projektoptimeringsforløb v. Finn Bloch, Rambøll 3

4 Udfordringen Der er generelt for lidt fokus på overleveringen af projektet fra de projekterende til de udførende De udførendes kompetencer om løsninger, bygbarhed og byggeproces ønskes inddraget tidligt i projektet. Udbudsreglerne sætter rammer for interaktionen Projektoptimeringsforløb v. Finn Bloch, Rambøll 4

5 Vi skal igennem følgende Hvorfor Hvordan Hvad synes I? Udfordringen Der er generelt for lidt fokus på overleveringen af projektet fra de projekterende til de udførende De udførendes kompetencer om løsninger, bygbarhed og byggeproces ønskes inddraget tidligt i projektet. Udbudsreglerne sætter rammer for interaktionen 5

6 Projektoptimering Projektets parter gennemgår, optimerer og afstemmer i samråd projektets økonomi, tid og kvalitet, hvor kvalitet kan opfattes som både produkt- og procesrelateret. Der sættes tid af til projektforberedelse, og et gennemarbejdet projekt inden opstart vil resultere i færre ubehagelige overraskelser, fordyrelser og konflikter. Der diskuteres projektets funktionalitet, bygbarhed og udformning, men også processen for tilblivelsen af dette Bygherren rådgiverne og de udførende sikrer i fællesskab, at man har/får: det nødvendige projektmateriale et bygbart projekt truffet de nødvendige beslutninger enighed om den efterfølgende proces Forløbet skal planlægges i samme grad som den øvrige proces Et mellemforløb Projektering Projektoptimering Udførelse Entrepriseform 6

7 Metode Projektoptimeringsforløbet tilrettelægges som en serie af møder/workshops Fælles forståelse - Værdigrundlag fra BH og brugere - Gennemgang af projekt - Forventningsafstemning (til POF) - Rammer og målsætninger - Roller og ansvar - Incitamenter Projektoptimering - Gennemgang af projektmaterialet/ forventningsafstemning - Produkt- og komponent/forslag - Konsekvenser for tid, økonomi og kvalitet - Arbejdsmiljø - Bygbarhed - Byggeplads Processen fremadrettet - Produktionsforberedelse -Roller - Beslutninger - Kommunikation - Planlægning - Tid og tidsplan - Procesplanlægning Overlevering til drift samt Mulighederne for et godt projektoptimeringsforløb er tæt knyttet til valg af udbuds- og entrepriseform Håndtering af økonomi Løbende revision af planer og budgetter ift: Optimeringer/ændringer Projekterings- og udførelsesomkostninger 7

8 Barrierer Det må ikke blive et incitament til, at de projekterende ikke projekterer færdigt, hvilket kræver klart udtalte forventninger til projektmaterialets færdiggørelsesgrad ved indgangen til POF. Klar ansvarsfordeling mht. hvor tingene projekteres (færdigt) Mekanismer, der understøtter denne adfærd? lavere rådgiverhonorarer/konkurrencesituationen lige nu entreprenørerne finder sig i dårligt projektmateriale.. eller gør de? Er rådgiverne det svage led i denne proces? hvad er deres incitament for at indgå i POF? dilemmaet mellem færdigt projekt og indflydelse fra den valgte entreprenør Forskellige løsninger kan være suboptimerende for enten rådgivere eller udførende Hvordan sikrer bygherren sig et godt POF, i forhold til ovenstående? Ubesvarede spørgsmål Hvilke forudsætninger skal være på plads for at kunne gennemføre projektoptimeringen? Hvordan gennemføres forløbet i forskellige udbuds- og entrepriseformer? Hvad er rådgivernes incitament for at indgå i denne proces? Risikerer man, at de projekterende ikke projekterer færdigt, fordi de forventer, at tingene skal diskuteres på plads i projektoptimeringsforløbet? Gør funktionsudbud, at eksempelvis teknik-installatørerne er nødt til at vælge de billigste løsninger, hvis de overhovedet vil til forhandlings bordet? Er de skitserede temaer dækkende? Skal der mere med? 8

9 Etablering af samarbejde v. Lene Faber, Aalborg Universitet Samarbejde mellem projekterende og udførende v. Malene Møller, NCC 9

10 Udfordring Der opleves ofte uhensigtsmæssige processer i faseskiftet, der ikke er værdiskabende for hverken byggeriets parter eller bygherre og brugere: Løbende ressourceforbrug til afklaring pga. ufuldstændigt projektmateriale Dobbeltarbejde og omarbejde (både i projekteringen og på byggepladsen) er demotiverende går ud over økonomien, kvaliteten og produktiviteten Konflikter, som bunder i uklarheder og uhensigtsmæssige organiseringer. Der mangler Klart definerede roller og ansvarsfordelinger mht. styring, ledelse og koordinering i byggeprojektet. Kendskab til de andre aktørers personlige kompetencer Modet til og muligheden for at stille de dumme spørgsmål 10

11 Bedre samarbejde kan Forhindre tidskrævende og unødvendige processer Bygge bro på tværs af faseskiftet mellem de projekterende og de udførende Sikre, at de involverede personers forskellige kompetencer forenes og forstærker hinanden Danne grundlag for etablering af en fælles forståelse for det arbejde, der skal udføres for at gennemføre projektet. Samlet mængde tid/energi Slåskamp Konflikt Byggeri Konfliktsag Ekstra motivation Byggeri Samarbejdssag Værktøjet Etablere og vedligeholde et godt projektsamarbejde Forhold omkring samarbejde afklares i samspil mellem alle parter for at opbygge de personlige relationer, der er kimen til, at aftaler holder og fungerer I fællesskab aftales: Roller og ansvarsfordeling Værdigrundlag Spilleregler Incitamenter Succeskriterier (fælles og individuelle) Beslutningsprocesser Kommunikation m.v. 11

12 Barrierer og spørgsmål Hvordan får man den enkelte til at tage ansvar for det fælles projekt? Er der modstridende interesser mellem virksomhedernes og projektets succeskriterier? Har rådgiverne incitament til at indgå i samarbejdet, hvis det ikke direkte står i ydelsesbeskrivelserne? Kan bygherren se potentialet i bedre samarbejde, eller vil han/hun bare have sit byggeri uden at skulle bekymre sig om processen? Hvem skal tage initiativet til samarbejde? Hvem har ikke glæde af et samarbejde? Det videre arbejde.. 12

13 Det videre arbejde.. Vejledningerne skal komme med anbefalinger til: Hvem der skal gøre hvad og hvornår Konkrete værktøjer Udbuds- og kontraktformuleringer Afprøvning på projekter Vi modtager meget gerne forslag 13