Claus Hansen & Peter Kragh Hansen Microsoft Project 2013 DK ISBN nr.: 978-87-93212-05-3
I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Lidt om Microsoft Office Project 2013... 1 Hvorfor skal man anvende Microsoft Office Project 2013?... 1 Microsoft Office Project 2013 er et værdifuldt planlægningsværktøj til:... 1 Når arbejdet først er i gang, kan man bruge Microsoft Office Project 2013 til:... 1 Fire vigtige trin... 2 Første trin...2 Andet trin...2 Tredje trin...2 Fjerde trin...2 Hvordan er Microsoft Office Project 2013 opbygget?... 3 Fanebladene...4 Visninger...4 Tabeller...7 Diagrammer...9 Tidsaksen... 11 Timeline... 12 Formularer... 13 Opdelings-linje og boks... 13 Navigation... 13 Genvejstaster... 14 Generelle indstillinger... 16 Opgavernes tidsplans indstillinger... 16 Regnskabsår... 17 Virksomhedens kalender... 18 Arbejdstid, i kalender og standard tid... 18 Ferie og fridage... 18 Nye kalendere... 20 Brug af kalendere i andre projekter... 21 Egenskaber for projektet... 22 Nyt projekt... 24 Ved start af et nyt projekt... 24 Start eller slutdato... 24 Standardkalender... 25 Projektstatistik... 26 Arbejdstid... 26 Beskyttelse med kodeord... 26 Opgaver (Opgaves)... 28 Manuel og automatisk udregning... 28 Target Gruppen juni 2014 i
I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Indtastning af opgaver... 31 Varighed... 32 Opgaveoplysninger... 32 Bemærkninger... 33 Opgaveoplysninger om flere opgaver... 33 Prioritet... 34 WBS-kode... 34 Milepæl (Milestone)... 35 Gentagne opgaver... 36 Hovedopgaver... 38 Indsætte og slette opgaver... 39 Opgavernes indbyrdes afhængigheder... 40 Foregående og Efterfølgende opgaver... 40 Afhængighedstyper, AS, AA, SS, SA... 41 Mellemliggende (slæk) og overlappende tid... 41 Betingelser... 42 Den kritiske vej... 44 Justere projektets startdato... 45 Oprindelig plan (Baseline)... 45 Midlertidig plan (Interim plan)... 46 Ressourcer... 47 Ressourcepulje... 47 Medarbejdere... 48 Importer ressourcer... 49 Grupperessourcer... 50 Arbejdsgruppe... 50 Ressourcekalender... 50 Omkostningssatser... 52 Timeløn, Overarbejde og stigninger... 52 Ressource tilgængelighed... 53 Dele ressourcer med andre projekter... 53 Tildele ressourcer til opgaver, allokering... 54 Team Planner... 57 Arbejde... 57 Enheder... 57 Indsatsbaseret... 58 Overarbejde... 59 Varighed = Arbejde/enheder (varighed x enheder = Arbejde)... 60 Tildelingsoplysninger... 60 Target Gruppen juni 2014 ii
I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Profiltype (Arbejdsprofil)... 61 Overallokering... 62 Udjævning af overallokeringer (Resource Levelling)... 63 Opfølgning af projektplan... 65 Tilføjelse af opgaver, ret oprindelig plan... 65 Opdel opgave... 66 Opdater opgaver med faktiske tal og datoer... 67 Opdater projekt... 69 Opdater omkostninger... 69 Udskriv rapporter... 71 Visuelle rapporter... 73 Afslut projektet... 75 Sammenkæd flere projekter... 75 Oprettelse af hierarkier... 75 Sådan holdes oplysninger opdateret... 76 Hurtig sammenfletning af projekt til udskrivning... 77 Opgave... 78 Projekt: Typehus... 78 Generelle indstillinger... 78 Ressourcer... 78 Opgaveliste... 79 Opgavernes indbyrdes afhængigheder... 79 Tildele ressourcer til opgaver... 79 Opfølgning af projektplan... 79 Opgave... 80 Projekt: Kapacitet... 80 Tilretning af Visninger og rapporter... 87 Visninger... 87 Gantt diagram... 91 Filtre... 93 Target Gruppen juni 2014 iii
Lidt om Microsoft Office Project 2013 Hvorfor skal man anvende Microsoft Office Project 2013? Microsoft Office Project 2013 er et planlægningsværktøj for projektledere, hvor man kan oprette projektplaner, tildele opgaver og holde styr på ressourcer. Men det giver også projektlederen et redskab til at styre projektet fra start til slut med løbende opdateringer og justeringer. Microsoft Office Project 2013 er et værdifuldt planlægningsværktøj til: Organisering og gennemtænkning af planen i detaljer. At fastlægge tidsplan, som skal overholdes. At planlægge rækkefølge i opgaver. At tildele ressourcer og omkostninger til opgaver med hensyntagen til ressourcernes rådighed. At lave professionelt udseende rapporter til direktionen, ledelsen, overordnede, projektdeltagere, arbejdere, underleverandører og offentligheden. Når arbejdet først er i gang, kan man bruge Microsoft Office Project 2013 til: At tilrette tidsplanen løbende for eventuelle ændringer og uforudsete omstændigheder. At kommunikere med alle projektmedarbejderne om løsning af opgaverne samt følge fremdriften i opgaverne og om man ser ud til at overholde tidsplanen og budgettet. At producere rapporter om projektets forløb og til at vurdere eventuelle problemområder for fremtidige projekter. Automatisk at publicere rapporter om projektet på Internettet eller virksomhedens Intranet. Target Gruppen juni 2014 Side 1
Fire vigtige trin Disse fire trin er vigtige at tage, hvis man skal have en effektiv projektstyring. Første trin Definer projektets mål. Uden klare og præcist definerede mål for, hvad projektet skal opnå, vil det blive et mareridt at styre projektet. Andet trin Planlæg projektet i detaljer, opgavernes mål, tidshorisont, ressourcer medarbejdere, maskiner, lokaler, materialer, o.l. Projektlederen eller deltagerne opdaterer og tilretter opgaverne løbende under projektets fremdrift. Tredje trin Projektlederen følger og vurderer opgaverne og deres slutdatoer. Ved en nøje opfølgning dagligt kan de resterende dele af projektet planlægges mere præcist. Fjerde trin Når projektet er afsluttet, sikres det, at alle opgavernes mål er nået. Hvis man har fulgt opgavernes løbende fremdrift, er det endelige check af faktiske omkostninger og produktivitet en form sag. Target Gruppen juni 2014 Side 2
Hvordan er Microsoft Office Project 2013 opbygget? Når programmet åbnes og der er oprettet eller åbnet et projekt, vises visningen Gantt-diagram med tabellen til indtastning af opgaver til venstre og den grafiske visning ud af en tidslinje et Gantt diagram til højre: Det er muligt at opdele vinduet i flere mindre dele, så man f.eks. kan se flere detaljer om den enkelte opgave, man har valgt i tabelvinduet, i den nederste halvdel. Denne opdeling kan man lave ved at vælge Vis, Opdel visning, Detaljer. Til højre kan vælges, hvad der skal vises for neden her vises opgaveformularen. Eller ved at dobbeltklikke på eller trække i den lille vandrette bjælke i bunden af rullepanelet: Target Gruppen juni 2014 Side 3
Herunder ser du et projekt med opgaver til venstre, Gantt diagram til højre og formularen for den valgte opgave for neden: Fanebladene Båndet er opbygget som vi kender det fra andre Microsoft Office programmer som Word, Excel, PowerPoint og Access. Fanebladene er som udgangspunkt Filer, Opgave, Ressource, Rapport, Projekt og Vis, hvortil kommer Gantt-diagrammer, der vises ved Gantt diagrammer. Ved andre visninger kan der komme andre faneblade her. Båndet eller the Ribbon, som det hedder på engelsk, kan minimeres ved at du højreklikker på en fane og vælger Skjul båndet eller nemmere ved at du dobbeltklikker på et faneblad. Visninger Længst til venstre på Opgave eller på Vis kan du skifte mellem forskellige visninger. Nedenfor ser du knapperne i nævnte rækkefølge: Target Gruppen juni 2014 Side 4
Ved at vælge Vis, Andre visninger, Flere visninger... får man en oversigt over alle tilgængelige visninger og også mulighed for at redigere i de enkelte visninger. Target Gruppen juni 2014 Side 5
Man dobbeltklikker blot på den visning, man vil bruge. Hvis man mangler nogle oplysninger i visningen eller man på anden måde gerne vil tilrette den, kan man vælge Rediger... Det er ligeledes muligt at oprette en kopi af en eksisterende visning og så tilrette den. På den måde vil man altid kunne vende tilbage til udgangspunktet. Nogle visninger indeholder en tabel og et diagram, andre kun tabeller eller kun diagram. Target Gruppen juni 2014 Side 6