TEA Hotline Eller Tabulex TEA-Privat Venteliste

Transkript

1 TEA Hotline Eller Tabulex TEA-Privat Venteliste

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Introduktion... 2 På ventelisten i fire trin... 3 Ændr og rediger data i ventelisten... 5 Stamkort... 5 Familie... 5 CPR... 6 Abonnement... 6 Telefonnumre... 6 Venteliste... 6 Overblik... 7 Skoleår... 7 Trin... 7 Hvem skal optages på skolen?... 7 Højre-klik og udskrifter... 8 Introduktion På ventelisten har du et overblik over potentielle, kommende elever. Med få tast er eleven på ventelisten til det ønskede skoleår med egne oplysninger samt forældreoplysninger. Ønsker du at udbygge forældreoplysningerne med bl.a. betalerinfo, er der også mulighed for det. Når der er plads i en klasse, kan du med to museklik flytte eleven fra ventelisten, med alle elevens oplysninger, til klassen. Er der ikke plads det ene år, så er eleven også skrevet på ventelisten de kommende med tilpassede klassetrin. I det følgende vil ventelistens funktioner blive beskrevet. God arbejdslyst! Venlig hilsen TEA Teamet s. 2

3 På ventelisten i fire trin Klik ind i ventelisten. Her ser du et oversigtsvindue, hvor du i venstre halvdel ser elever på ventelisten og i højre halvdel ser oplysninger på den enkelte elev der er markeret. Når du ønsker at oprette en elev på ventelisten klikker du på knappen Opret elev nederst i vinduet. Der vil nu åbne en fire-trins guide der fører dig gennem oprettelsen. Trin 1: På trin 2 taster du elevens CPR-nummer. Navn og adresseoplysninger kommer automatisk efter ca. et døgn når I har sat flueben i Opret CPR-abonnement. I skal huske at få forældrenes accept til at trække oplysningerne. Du kan udfylde kontaktoplysninger (tlf og mail). Det er oplysninger du ikke får fra CPR-register. Notat benyttes til særlige oplysninger vedr. ventelisten og kan findes igen på fanebladet Venteliste. Teksten i notat kan derfor med fordel være kort. Klik Næste for at komme til næste trin. s. 3

4 Trin 2: Her skriver du hvornår eleven er opskrevet på venteliste, hvilket skoleår eleven skal stå på venteliste til og til hvilket klassetrin. de formelle data på plads. Du kan altid gå tilbage og ændre. Klik Næste for at komme til næste trin. Trin 3: Her skal elevens relationer tilføjes. Som for eleven, vil navn og adresseoplysninger udfyldes automatisk efter ca. et døgn, så det behøver du ikke skrive, men det kan være en god idé at udfylde kontaktoplysninger. Har I andre relationer end mor og far, skal du vælge relationsteksten Andet. Husk at trykke Gem relation for at oprette endnu en relationen. Ønsker du at redigere det indtastede, kan du gøre det i relationslinien i dette billede eller senere, når du har været guiden igennem, i familiefanebladet. s. 4

5 Relationen skal oprettes med CPR-nummer. Lav et fiktivt, hvis du ikke kender det korrrekte. Baggrunden vil da være lyserød. Trin 4: Inden du klikke Udfør kan du på trin 4 får du en visning af eleven du opretter, det ønskede skoleår og trin. Har du rettelser kan du gå tilbage i trinene ved at klikke Forrige. Tryk Udfør, hvis alt er i orden. Ændr og rediger data i ventelisten Når eleven er indskrevet, vil eleven fremgå på ventelisten med 9 faneblade. Stamkort Viser de basale oplysninger om eleven og der er mulighed for at markere, at eleven skal opdateres fra CPR. Familie Her vil de oprettede relationer stå. Ønsker du at oprette en ny relation, skal du klikke på Tilføj. Ønsker du at redigere i en eksisterende relation, klikker du Rediger. s. 5

6 CPR Her kan du, som på stamkortet, vælge, om eleven skal opdateres fra CPR-registret. Husk, at I skal have forældrenes accept. Du skal oprette telefonbeskyttelse manuelt. Har en elev adressebeskyttelse, vil felterne fremstå med blå baggrund uden oplysninger. Dem skal I selv taste ind. Du kan markere, om en elevs evt. hemmelige telefonnummer eller adressebeskyttelse må komme med på udskrifter fra TEA Privat. Abonnement Har din skole Tabulex Økonomi System (TØS) vil alle relationer bliver oprettet som betalere. Du skal derfor tilpasse betalerinfo, inden du tildeler abonnementer. Det gør du i personattributten (dobbeltklik på personen i familiefanebladet), hvor der også findes en genvej til kunderegistret (knappen Kunde ). Tildel abonnement ved at klikke på tilføj eller højreklikke på eleven. Telefonnumre Har du oprettet telefonnumre i guiden, vil de stå her. Du kan redigere og tilføje ved at skrive i felterne. Venteliste Skal der ændres på tilknytningen til en venteliste, sker det her. F.eks. kan en børnehaveklasseelev tænkes at skulle vente et år og dermed placeres på ventelisten næste skoleår på samme trin. Elever, der ikke blev optaget i indeværende skole, står automatisk på ventelisten det følgende skoleår et klassetrin højere. Hvis I vil have en passiv liste har I også mulighed for det. Der skal bare sættes flueben i feltet pasiv på venteliste. Disse elever er også mulige at skjule i oversigtbillede. Det er også muligt at skrive, hvornår man sidst har haft kontakt med familien. Information Her er der mulighed for at skrive elevens Statsborgerskab, Fødeland og Modersmål, såfremt det afviger fra DK. Det kan være nyttige oplysninger til udskrift af lister med skolens sproggrupper. Her kan du også se 5. september kommunen. Fritvalgsfelter Her kan du se de Fritvalgsfelter, der er tilknyttet eleven. Fritvalgsfelter kan benyttes til at kategorisere elever. Ønsker du f.eks. at kunne se hvilke elever der f.eks. får en bestemt slags medicin, kan du oprette et fritvalgsfelt der hedder Medicin (System I Indstillinger I Fritvalgsfelter). Herefter kan du på den enkelte elev i værdi-boksen skrive den medicin eleven får. Du har selvfølgelig helt frit valg mht. navngivning. Du kan søge på Fritvalgsfelter. Notat Her er der mulighed for at skrive et længere notat, som kan komme med ud på venteliste stamkortet. s. 6

7 Overblik Når du skal vurdere hvem og hvor mange elever fra ventelisten, du skal indskrive på skolen i det nye skoleår er overblikket altafgørende. Du kan sortere og filtrere på kolonnerne i ventelisten som andre steder i TEA. Skoleår Sæt skoleår til det år, hvor du ønsker at se og vurdere elever på ventelisten. Du får nu en liste over alle de børn der står på venteliste til valgte skoleår på alle trin. Heriblandt kan der både være børn der også stod på venteliste til tidligere år, men som endnu ikke er indskrevet på din skole og børn som reelt først ønsker at starte på din skole i fremtiden. Du kan herfra indsnævre visningen til at omfatte lige de elever du ønsker at se. Trin Hvis du f.eks. ønsker kun at se de elever der står på venteliste til at starte på trin 1, kan du i kolonnen Klassetrin vælge at filtrere på trin 1. Du får så kun vist elever, der er opskrevet til trin 1. Herimellem kan der være elever som er skrevet på venteliste til 2. klasse i efterfølgende skoleår. En sådan elev vil imidlertid være markeret med en mørkere baggrundsfarve og du kan skjule disse elever ved at sætte flueben i Skjul elever med skolestart efter valgt skoleår. Hvem skal optages på skolen? Du har mulighed for inden du indskriver eleverne at udvælge de elever der skal optages og dermed få en slags prognose og herefter se hvor mange elever du får tilbage. Udvælgelsen foretager du ved at sætte flueben ud for eleven i kolonnen Optaget. Når du så vil se de elever, du har optaget kan du filtrere på True og du får en visning af kun de elever du vælger at optage. Du kan også gøre det modsatte, dvs. filtrere på de elever der ikke er optaget, så du kan se din restpulje. Det gør du ved at filtrere på False i stedet. Fra venteliste til en klasse Når du skal indskrive en elev fra ventelisten i en klasse, kan du overføre eleven til en klasse ved at højre-klikke på eleven og vælge Indskriv. Vælg en af de klasser du har oprettet. Er der ingen klasser i det skoleår du ønsker at indskrive eleven på, skal du i TEA s klasseregister oprette de klasser du har brug for eller fremskrive dine aktuelle s. 7

8 klasser. For vejledning i disse funktioner se vores vejledninger oppe under menupunktet hjælp under vejledninger, opdateringer m.v. Alle personoplysninger og data på eleverne følger med over i elevvindue. Højre-klik og udskrifter I højre-klikket får du også mulighed for at tildele og fjerne abonnementer. Det kan være du skal tildele eleven et abonnement, der passer til den nye situation. Ønsker du at fjerne en elev fra ventelisten, gøre det også vha. højre-klik. Vil du se andre oplysninger på en eller flere elever kan du også via et højre-klik få vist eleverne i Elevvinduet. Udover mulighed for at se alle de informationer der kan være på eleven giver det også mulighed for andre udskrifter end dem fra ventelisten. Sidst har du mulighed for udskrive lister, etiketter og breve. s. 8