Microsoft Outlook 2013 DK

Transkript

1 T a r g e t G r u p p e n Microsoft Outlook 2013 DK

2 I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Hvad er Microsoft Outlook... 3 Åbn Outlook... 4 Outlook vinduet... 5 Mapperude og Navigation...6 Opgaveruden...8 Betjening Båndet Minimer båndet Arbejde med Filer Statuslinien Outlook I Dag Outlook som postsystem Flere adresser Postmapper Indbakken Svar eller videresend fra Læserude Åbn en meddelelse Sorter din post Gruppering Sortering i samtaler Sent Udbakken Slettede elementer Send besked/brev Kladder Autosignatur Brevpapir Svar og videresend Vedlæg en fil Leveringsindstillinger Prioritet Følsomhed Kvittering Andre indstillinger Gem og systematiser post Opret mappe Kategorier Opfølgning af brev Target Gruppen marts 2014 i

3 I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Regler Out of Office Assistenten Junk mail Beskeden der blev væk Ryd op Auto arkiver Papirkurven Kalendervinduet Dagskalenderen Reminder Invitationer Svar på indkaldelse Registrering Afbud, aflysninger mm Øvelser Opgaver Personer Kontakter fra en mail Ruden Personer Kontaktpersongrupper Stedfortrædere Åbne andres mapper Kalendergrupper Public Mappes Genvejstaster til Microsoft Outlook Target Gruppen marts 2014 ii

4 Hvad er Microsoft Outlook Med Outlook har Microsoft lavet et program, der samler firmaets kommunikation og behandling af informationer i et program. I en samlet pakke har vi her: - et postsystem - en aftale og mødekalender - en opgaveliste - en adresseliste Du kan både bruge Outlook alene som internetbaseret, personligt postog kalendersystem og som brugerflade til firmaets MS Exchange-server. Og så kan du også benytte Outlook i forbindelse med dine sociale netværk. Når Outlook bruges sammen med Exchange, vil der være en række funktioner især i form af møde- og opgaveplanlægning og samkøring af kalendere på tværs i virksomheden, der naturligvis ikke er tilgængelige, når Outlook bruges isoleret på en privat computer. Adresselisten vil med Exchange være baseret på den fælles globale adresseliste, hvortil der kan suppleres med kontaktpersoner og distributionslister fra Personer (der tidligere hed Kontaktpersoner). Uden Exchange vil man udelukkende være henvist til sidstnævnte. Her er det så, at du også kan benytte dig af dine kontaktpersoner fra f.eks. Linkedin eller Facebook. Target Gruppen marts

5 Åbn Outlook Aktiver (start) Microsoft Outlook ved at "dobbeltklikke" på Microsoft Outlook ikonet på dit skrivebord eller klikke på nedenstående ikon på startskærmen i Windows 8 og frem. Du kan få Outlook-ikonet til at ligge fast i proceslinjen på dit skivebord ved at højreklikke på ikonet der og vælge Pin This Program to Taskbar: Target Gruppen marts

6 Outlook vinduet Outlook vinduet indeholder en række elementer, som man kan vælge at have åbne eller ej. I de efterfølgende afsnit beskrives de vigtigste elementer og deres funktioner. Mapperude den venstre ramme Navigation funktionsvalgene nederst til venstre Den valgte liste/mappe i dette tilfælde en indbakke Læserude den højre ramme, hvor du kan læse indholdet af det valgte emne. Fanebladene Båndet for oven Statuslinjen nederst Ruden Personer åbnes under Læseruden, og indeholder oplysninger om al kommunikation med afsenderen af en mail (se side 87). Target Gruppen marts

7 Mapperude og Navigation Til venstre har man Mapperuden. Det indeholder en række genveje til mapper og lister i den del af Outlook, du arbejder med lige nu. Hvis ikke navigationspanelet vises, får du det frem med Vis, Mapperude. Du kan også skifte mellem to visninger nederst til højre på statuslinjen Normal og Læsning: Læsning komprimerer dit skærmbillede, så Mapperude og en evt. Opgavepanelet (herom senere) til højre minimeres. Target Gruppen marts

8 Når man vælger en af genvejene i dette tilfælde Indbakken ser man dels indholdet af den valgte mappe og indholdet af det valgte brev i det store vindue til højre Læserude. Under Navigation kan du skifte mellem de forskellige hovedpunkter i Outlook. Du kan i stedet få ikoner ved at vælge Vis, Mapperude, Indstillinger og afkrydse Kompakt Navigation: Det ser sådan ud: Du kan her også frit vælge, hvilke af nedenstående funktioner, du vil have vist. Funktionerne er følgende med genvejstaster i parentes: Mail din postkasse (Ctrl+1) Kalender din kalender (Ctrl+2) Personer din adressebog (Ctrl+3) Opgaver dine opgaver (Ctrl+4) Target Gruppen marts

9 Noter dine små gule noter (Ctrl+5) Mapper en udvidet mappeliste (Ctrl+6) Genveje genveje til andre lister bl.a. Outlook I Dag (Ctrl+7) Journal dine journaloptegnelser (Ctrl+8) NB! Journal kan ikke som i tidligere versioner vises i Navigation. Men den optræder i Mappes. Funktionaliteten er også indskrænket, idet man nu kun kan journalisere manuelt. Opgaveruden Selv om du arbejder med dine mails, så kan du faktisk få oplysninger fra andre dele af Outlook uden at forlade dine mails. Peg f.eks. på Kalender i Navigation og månedskalenderen vises med oplysninger om dagens aktiviteter. Klik på en anden dato og få oplysninger om begivenheder denne dag: Prøv tilsvarende at få din opgaveliste frem ved at pege på Opgaver eller dine favorit kontaktpersoner ved at pege på Personer. Denne funktion afløser den ramme, som lå fast til højre på skærmen i tidligere versioner. Men du kan stadig få den frem: Target Gruppen marts

10 Højreklik på funktionerne i Navigation og vælg Fastgør oversigten for at sætte f.eks. kalenderen i det, der nu hedder Oversigten. Vis oversigten slå ruden til: Og sådan ser den ud: Target Gruppen marts

11 Du kan også slå Opgaveruden til og fra på fanebladet Vis under To- Do Bar: Mapperudens opbygning skifter alt efter, hvilken af disse funktioner, der er valgt. Under Mail ser den sådan ud. Her får vi et overblik over dine postmapper lidt i stil med, hvad der kendes fra Stifinder. Target Gruppen marts

12 NB! Bemærk at du kan have flere konti i Outlook både Exchangekonti, private mailkonti fra din almindelige udbyder, Hotmail og Windows Live konti osv. Hvis du har en Gmail fra Google, kan du også få den vist her: Mapperuden ser anderledes ud i f.eks. kalenderen (se side 69). Bemærk at der øverst i Mapperuden ligger en sektion, der hedder Favoritter. Her kan du tilføje de mapper under Outlooks forskellige funktioner, som du bruger mest det være sig dine egne private eller offentlige mapper. Højreklik på en mappe og vælg Vis i Favoritter for at gøre dette. Herefter kan mappen fjernes igen med punktet Fjern fra Favoritter. Som det fremgår af listen ovenfor, kan du også åbne en egentlig Mappeliste. Den adskiller sig fra standardlisten ved at indeholde alle tilgængelige mapper i Outlook altså også kalenderen, opgavelisten og ikke mindst de offentlige mapper (Public Mappes). Target Gruppen marts

13 Bruger du imidlertid ikke de offentlige mapper, er det mest praktisk blot at bruge standardvisningen under Mail, Kalender osv. Mapper kan være deciderede postbakker for ud- og indgående post f.eks. Indbakken for indgående og Udbakken for udgående samt Sendt for afsendt post. Eller mapper kan være dit arkiveringssystem, når du vil gemme og systematisere din post. Man har sine personlige mapper, men man kan, hvis man er tilsluttet et netværk, også se mapper, som man deler med andre i virksomheden. Det kan ske på flere måder: Du kan på den ene side dele dine mapper med andre se nedenfor i afsnittet om Stedfortrædere (side 92). I kalenderen kan du også nemt dele din kalender og åbne andres kalendere. Target Gruppen marts

14 Du kan også oprette forbindelse til lister og biblioteker i Share- Point. Det er nemmest at gøre dette fra SharePoint selv. Og så er der endelig offentlige mapper eller på engelsk: Public Mappes. Det er ikke længere så almindeligt at bruge offentlige mapper, da funktionen i vid udstrækning er overtaget af SharePoint. Der ligger forskellige redskaber til at oprette og strukturere dine mapper på fanebladet Mappe: Target Gruppen marts

15 Betjening Outlook 2013 er en del af Microsoft Office 2013, og ligesom Outlook 2010 men i modsætning til Outlook 2007 er den nye brugerflade i Microsoft Office nu fuldt integreret i Outlook. Derfor bruger Outlook nu faneblade overalt i stedet for gammeldags menuer og værktøjslinjer. Når du skal "foretage dig et eller andet" i Outlook 2013 skal du bruge fanebladene og trykknapperne øverst på skærmen på det, der kaldes the Ribbon, eller genvejsmenuen på højre museknap. Båndet Båndet, som the ribbon kaldes på dansk, for oven består af et sæt faneblade, der hver især gemmer på funktionerne i Outlook. NB! Hvis du har arbejdet i tidligere versioner af programmet, så skal du vide, at båndet både erstatter de traditionelle menuer og værktøjslinjer samt opgaveruden. Og så kan du selvfølgelig bruge nogle af de mange genvejstaster se en liste senere i materialet de har ikke ændret sig. Outlook 2013 værktøjslinjen aktiveres ved at klikke på det relevante faneblad eller ved at trykke på ALT sammen med det bogstav, der vises på værktøjslinjen for de enkelte faneblade f.eks. M for Mappe. Trykker du herefter på en NY, så oprettes en ny mappe: Minimer båndet Er båndet ind imellem i vejen og du ønsker mere plads til dit dokument, så kan du minimere båndet dvs. kun vise fanebladenes navne og ikke deres indhold. Target Gruppen marts

16 Det er nemmest at gøre det ved blot at trykke Ctrl+F1 eller dobbeltklikke på et faneblad. Du kan også højreklikke og vælge Skjul båndet. Et klik vil efterfølgende åbne fanebladet midlertidigt men det vil automatisk blive skjult igen, når du klikker i dokumentet igen. Endnu et dobbeltklik vil igen vise båndet permanent. Arbejde med Filer Den eneste traditionelle menu, der er tilbage, er fanen Filer øverst til venstre også kaldet Backstage. Selve menuen ligger til venstre, medens højre side viser indholdet af det valgte menupunkt her punktet Oplysninger vær opmærksom på, at mulighederne her varierer, alt efter hvilken konto, der er aktiv. Her er der tale om en Exchange-konto med flere valg end f.eks. en Gmail: Nogle af punkterne fremkalder dog dialogbokse f.eks. punktet Indstillinger, der indeholder indstillingerne til Outlook: Target Gruppen marts

17 Filer indeholder følgende punkter: Gem som bruges til at gemme dine mails mm. som Filer i dit filsystem. Standardformatet er MSG-Filer (Outlook Message Format), men du kan også gemme brevskabeloner mm. Gem vedhæftede filer giver mulighed for at gemme vedhæftede filer. Oplysninger (se illustration ovenfor) giver adgang til opsætning af mail-konto, Out-of-Office, regler og oprydning. Åbn & Eksporter bruges til at åbne andres kalendere, datafiler og mapper samt til import og eksport af Outlook-data. Udskriv viser udskriftsvalg herunder Vis udskrift - se illustration nedenfor. Indstillinger er som ovenfor vist programmets indstillinger. Office-konto giver adgang til indstillingerne for din Microsoftkonto. Afslut afslutter programmet. Her ser du udskriftsvalgene: Target Gruppen marts

18 Skriver eller læser du en mail eller opretter du f.eks. en kontaktperson, så skinner den nye brugerflade også igennem i alle dokumentvinduer i form af faneblade. Ad. Faneblade: Fanebladene i f.eks. en mail følger som sagt principperne i den nye Office-brugerflade. I stedet for menuer og værktøjslinjer er det hele samlet på faneblade som knapper. Bemærk at du har adgang til dialogbokse direkte fra sektionerne under de enkelte faneblade. Hvis der i de enkelte sektioner er en lille pil i nederste højre hjørne, så kan du ved at klikke her komme ind i den relevante dialogboks som her ved angivelse af skrifttyper: Target Gruppen marts

19 Ad. Lokalmenuer: Klik med højre museknap overalt og få en menu, der indeholder de mest almindelige valg til lige netop det, du klikker på. Bemærk at man her har fået de små værktøjslinjer, der kendes fra andre programmer, med: Ad. Taster: Det er de samme taster, du kender andre steder fra. Se evt. efter om der vises genvejstaster, når du peger på en knap på båndet som her, hvor Ctrl+R angives som genvejstast til knappen Svar: Target Gruppen marts

20 Du kan med Svar og med Svar til alle (Ctrl+Shift+R) svare et brev (forskellen er, at den første kun sender et svar til afsenderen, medens den anden også sender svaret til andre modtagere af brevet). Endelig kan et brev videresendes med Videresend (Ctrl+F), og der kan ryddes op ved at breve slettes eller flyttes til en mappe. NB! Bemærk at disse muligheder i Outlook 2013 også findes i Læserude: Statuslinien Nederst på skærmen befinder Statuslinjen sig. Her kan det aflæses, hvor mange breve, der er i mappen herunder ulæste. Du får også andre meddelelser her - f.eks. når der er kommet ny post. Til højre kan du aflæse, om du er forbundet til serveren eller evt. arbejder Offline typisk når du er i marken med en bærbar. Du kan også se, om alle mapper i dit system er opdateret. Du kan skifte mellem at Have forbindelse til eller Offline på Send/Modtag, Arbejd Offline. Endelig kan du zoome ind eller ud på en mail i læseruden og for de forreste knappers vedkommende skifte mellem almindelig (Normal) Target Gruppen marts

21 visning af din indbakke og en læsevenlig visning (Læsning), hvor navigations og opgaverammer minimeres. Højre klik evt. på statuslinjen for at slå visninger til og fra. Target Gruppen marts