DEN STATSLIGE HUSLEJEORDNING - lejers muligheder og rammer februar 2010
2
Indhold 1 INDLEDNING 2 lokalisering AF DE STATSLIGE INSTITUTIONER 3 ADMINISTRATION AF HUSLEJEORDNINGEN 4 KONTRAKT OG HUSLEJE 5 drift OG VEDLIGEHOLD 6 ombygning, MODERNISERING OG ISTANDSÆTTELSE AF LEJEMÅLET 7 ENERGIINVESTERINGER 8 GODE RÅD OM FLYTNING Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Bilag 5 Ejer- og lejerforpligtelser i statsejendomme Oversigt over finansiering af ejendomsrelaterede driftsudgifter Begreber og eksempler Eksempler på byggeprojekter Likviditetsstyring i byggeprojekter 3
DEN STATSLIGE HUSLEJEORDNING - lejers muligheder og rammer Februar 2010 Udgivet af: Slots- og Ejendomsstyrelsen, Februar 2010 Forsidefoto: Torben Eskerod Henvendelse om publikationen kan i øvrigt ske til: Slots- og Ejendomsstyrelsen Løngangsstræde 21 1468 København K Telefon 33 92 63 00 E-mail: sesmail@ses.dk ISBN: 978-87-92265-12-8 Elektronisk publikation: ISBN: 978-87-92265-13-5 1 Publikationen kan hentes på Slots- og Ejendomsstyrelsens hjemmeside: www.ses.dk
Indledning 1 Denne publikation præsenterer hovedlinjerne i den statslige huslejeordning (herefter benævnt huslejeordningen) og Slots- og Ejendomsstyrelsens (SES) administration af ordningen. Publikationen henvender sig til medarbejdere og ledere i statsinstitutioner med behov for et uddybende kendskab til huslejeordningen. Den gennemgår de overordnede rammebetingelser for lokalisering og administration af lejemål inden for huslejeordningen. Herudover gennemgås de finansierings- og regnskabsmæssige principper, som regulerer den enkelte brugerinstitutions muligheder og begrænsninger. Selve regelsættet for ordningen er fastlagt i Vejledning for administration af den statslige huslejeordning, som blev udgivet i juni 2007. Vejledningen kan findes på www.fm.dk. Slots- og Ejendomsstyrelsen og Universitets- og Bygningsstyrelsen (UBST) har ved indførsel af huslejeordningen fået overdraget en lang række statslige ejendomme til administration. SES og UBST varetager på statens vegne ejerskabet af og udlejning af de statslige ejendomme til de statslige brugere. SES ejer og administrerer hovedsagligt kontor- og arkivejendomme, retsbygninger samt politiejendomme. UBST ejer og administrerer hovedsageligt ejendomme til brug for undervisning, forskning o.l. SES har endvidere mulighed for at leje lokaler af private udlejere, som via en brugeraftale udlejes til en statslig brugerinstitution. Publikationen er tilgængelig på Slots- og Ejendomsstyrelsens hjemmeside www.ses.dk. Ved ændringer i huslejeordningens regelsæt bliver publikationen opdateret på hjemmesiden. 1
Lokalisering af de statslige institutioner 2 2.1 SES som lokaleleverandør Institutioner i centraladministrationen, som er lokaliseret i hovedstadsområdet (de tidligere Københavns,Frederiksborg og Roskilde amter samt København og Frederiksberg kommuner), skal benytte SES som lokaleleverandør. Alle øvrige statsinstitutioner i hele landet skal benytte SES som lokaleleverandør, hvad angår indgåelse af private lejemål. Som lokaleleverandør forestår SES markedsafdækningen, forhandling af lejekontrakten og den efterfølgende administration af lejemålet. 2.2 Fremskaffelse af lokaler SES har tre grundlæggende metoder, til at tilvejebringe lejemål til de statslige institutioner: 1. Lejemål i ejendomme som staten ejer (statsejendomme). Det kan være i eksisterende statsejendomme, i et statsligt nybyggeri eller ved et statsligt tilkøb af en ny ejendom. 2. Lejemål tilvejebragt gennem lejede lokaler hos en privat udlejer. 3. Lejemål tilvejebragt via et Offentlig-Privat Partnerskab(OPP). Offentlig-Privat Partnerskab er en ny form for udlicitering af offentlige bygge- og anlægsopgaver, hvor byggeri, finansiering og løbende drift og vedligehold tænkes sammen i ét og samme udbud af et projekt. I OPP-projekter bestiller det offentlige en privat leverandør til ikke blot at gennemføre et byggeprojekt men også efterfølgende at drive og vedligeholde byggeriet. Aftaleformen indebærer, at den private part bliver bygherre og ejer af byggeriet. I denne publikation er der fokus på lejemål i statsejendomme og lejemål i private lejemål. Publikationen SES ydelser til kunder i private kontorlejemål, indeholder en uddybende beskrivelse af Slots- og Ejendomsstyrelsens ydelser til kunder i private lejemål. Publikationen kan downloades på www.ses.dk/da/kontorlokaler. Der henvises til www.ses.dk for uddybende information om OPP-projekter. 2
Administration af huslejeordningen 3 SES s administration af huslejeordningen omfatter rådgivning og bistand til de statslige institutioner i lokaliseringsspørgsmål, administration, teknisk drift og vedligeholdelse af statsejendommene, og opgaven som den statslige kontraktinstitution i de tilfælde, hvor kontorlokaler lejes af en privat udlejer. Fremskaffelse af lokaler SES rådgiver statsinstitutioner, som har behov for nye lokaler. Herudover forestår SES eventuel markedsafdækning og forhandling af lejekontrakt med en privat udlejer. Kunderådgivning Udover den konkrete fremskaffelse af lokaler fungerer SES som institutionernes sparringspartner i forhold, der vedrører indretningen af funktionelle og fleksible kontorløsninger. Forud for fremskaffelse af nye lokaler indgår SES i dialog med kunden om at afklare lokalebehovet, og på baggrund heraf afdækkes mulighederne med henblik på at finde egnede lokaler, som opfylder kundens lokalebehov. SES rådgiver i den forbindelse kunden om modernisering og istandsættelse af lejemålet. Hver institution har en kunderådgiver i SES, som er institutionens faste kontaktperson. SES kunderådgivere er som udgangspunkt fast tilknyttet til de forskellige ministerområder og underliggende styrelser og institutioner. Kunderådgiveren er til rådighed for proaktivt at drøfte aktuelle problemstillinger, status og eventuelle planer for videreudvikling og tilpasning af de pågældende ministeriers og institutioners lokaleforhold. Administration SES administrerer som udlejer i statsejendomme og administrator af private lejemål lejemålet for den enkelte statsinstitution. SES administrerer og kontrollerer forbrugsregnskaber og driftsregnskaber, betaling af skatter og afgifter samt betaling og afregning af forbrugsudgifter. Drift Endelig varetager SES drift og udvendigt vedligehold samt fornyelse af basisinstallationer i alle statsejendomme i huslejeordningen. Der er tilknyttet en daglig kontaktperson til den enkelte ejendom, som er ansvarlig for den daglige drift af ejendommen. 3
Kontrakt og husleje 4 4.1 Indgåelse af kontrakter Kontraktforhold ved indgåelse af lejemål i statsejendomme er standardiseret med ensartede vilkår for alle statsinstitutioner. SES har en målsætning om at sikre en tilsvarende ensartethed for indgåelse af lejemål i private lejemål. Der er sket en standardisering, som anvendes ved indgåelse af nye lejemål i private lejemål. For eksisterende lejemål i private lejemål sker der en successiv opdatering af alle eksisterende kontrakter. Kontraktforhold i private lejemål Ved indgåelse af aftaler om leje af lokaler i et privat lejemål, udfærdiges en brugeraftale mellem SES og den statslige bruger, som anvender lokalerne. Brugeraftalen afspejler de underliggende kontraktvilkår. Vilkårene i kontrakter med private udlejere beror på den konkrete forhandlingssituation og dermed SES mulige aftaler med udlejer. Med henblik på at sikre, at lejere i private lejemål opnår sammenlignelige gunstige og velbeskrevne vilkår har SES udarbejdet en standardkontrakt, som SES tilstræber at bruge i alle nye aftaler med private udlejere. SES indgår kun lejeaftaler med private udlejere efter, at brugerinstitutionen har accepteret lejekontraktens og dermed brugeraftalens vilkår. Kontraktforhold i statsejendomme Lejers rolle er beskrevet i den lejekontrakt, som lejer indgår med SES. Herudover er forholdet reguleret i vejledningen om huslejeordningen. I øvrigt følger lejekontraktens vilkår erhvervslejelovens bestemmelser, dog med enkelte undtagelser som beskrives i kontrakten. Der gælder for lejemål i statsejendomme en række gunstige standardvilkår. Figur 4.1 viser de særlige gunstige vilkår, som gælder kontrakter i statsejendomme. Figur 4.1 Lejekontrakter i statsejendomme Kontrakter i statsejendomme har flg. særlige gunstige vilkår 6 måneders opsigelse ingen bindingsperiode til lejemålet (= uopsigelighedsperiode), dog kan dette aftales i forbindelse med moderniseringsarbejder ingen depositumbetaling ingen binding til lejemålet ved ændringer i den statslige organisering og struktur automatisk markedslejeprøvning hvert 4. år, som sikrer korrekt leje lejeregulering med årlig indeksering som matcher statens øvrige reguleringer af budgetter fastlagt fordeling af vedligeholdelsesforpligtelser for indvendigt og udvendigt vedligehold mulighed for opsigelse af genudlejelige enheder (partiel opsigelse), så lejemålet kan tilpasses. 4
4.2 Fastsættelse og regulering af husleje Huslejen i statslige lejemål er baseret på en markedslejevurdering, mens fastsættelse af huslejen i private lejemål afhænger af den lejeaftale, som indgås med den private udlejer. Fastsættelse og regulering af husleje i statsejendomme Huslejen i de enkelte statsejendomme og disses lejemål fastsættes og reguleres hvert 4. år af vurderingskyndige mæglere og afspejler markedslejeniveauet for den pågældende ejendom i forhold til stand, beliggenhed mv. Det vil betyde, at jo mere centralt placeret og attraktiv en ejendom og dermed lejemålet er, desto højere husleje. Den enkelte institutions husleje dækker følgende elementer: - Kapitalomkostninger, dvs. SES omkostninger til rentebetaling af ejendommens belåning - Udgifter til udvendig vedligeholdelse af ejendommen - Bygningsforsikring af ejendommen - Administration af ejendommen Yderligere opkræves driftsudgifter som lejers andel af drift. Betaling for lejers andel af drift fastsættes i forbindelse med markedslejevurderingen og tilpasses løbende det faktiske forbrug. Opkrævningen af lejers andel af drift dækker opgaver, som SES varetager på vegne af lejeren. Lejers andel af drift er nærmere beskrevet i afsnit 5.1. Herudover opkræves skatter og afgifter særskilt. Ved overførsel af en ejendom til huslejeordningen overtager (køber) SES ejendommen til den bogførte værdi i den afgivende institutions regnskab og optager gæld svarende til værdien. Efterfølgende gennemføres en værdiregulering på baggrund af den aktuelle markedslejeværdi ved overtagelsen. Den vurderingskyndige anfører i vurderingsrapporten, hvis der er et vedligeholdelsesefterslæb på ejendommen, som medfører behov for genopretning af ejendommen. Markedslejevurderingen baserer sig på ejendommen og lejemålet, som det fremstår efter en eventuel genopretning. Gennemføres der på baggrund af ønske fra lejeren en modernisering af lejemålet, opkræves et huslejetillæg, og der udarbejdes et tillæg til lejekontrakten. Huslejelejetillægget opkræves som udgangspunkt i en periode svarende til maksimalt den markedslejeperiode, hvori huslejetillægget træder i kraft samt den følgende markedslejeperiode, dvs. maksimalt 8 år og minimum 4 år. Herefter bortfalder huslejetillægget og erstattes af den nye markedslejevurdering. Så længe huslejetillægget er gældende vil lejemålet blive vurderet som om, moderniseringen ikke var gennemført. Mægleren bedømmer alene om basislejen svarer til markedsniveauet og hertil lægges efterfølgende huslejetillægget. Den nye basisleje og det gældende huslejetillæg udgør tilsammen den samlede leje, som institutionen skal betale. Når huslejetillægget ikke længere er gældende, og der foretages markedslejevurdering, vil mægleren vurdere lejemålet, som det fremstår med forbedringen. Markedslejen, som mægleren fastsætter herefter, er den nye samlede basisleje. Der kan dog undtagelsesvis være behov for at aftale en længere varighed af huslejetillægget. Retningslinierne for ombygning, modernisering og istandsættelse af lejemålet beskrives nærmere i kapitel 6. Fastsættelse af huslejen på baggrund af markedslejevurderingen hvert 4. år sikrer, at huslejen svarer til markedslejen og løbende bliver tilpasset konjunkturerne. Når markedslejevurderingen er gennemført, kan det betyde en regulering af lejen, hvis lejeændringen er væsentlig. Lejen reguleres kun, hvis forskellen mellem den nye markedslejevurdering og den gældende leje er 12 pct. eller mere (op eller ned). 5
Den procentvise ændring beregnes således: 100 * (den nyvurderede markedsleje gældende leje) Den nyvurderede markedsleje Lejeren modtager oplysning om den ændrede husleje senest d. 1. marts i året før lejeændringen træder i kraft. Udover regulering via markedslejevurdering pristalsreguleres huslejen årligt med pris- og lønudviklingen. Fastsættelse og regulering af husleje i private lejemål Ved leje af lokaler i private lejemål indgår SES en lejeaftale med den private udlejer på de bedst mulige juridiske og økonomiske vilkår, som kan opnås på markedet i forhold til den respektive statslige brugers behov. 4.3 Betaling af husleje Betaling af husleje i statsejendomme Huslejen betales hvert kvartal og består dels af lejebetaling, dels af lejers andel af drift til driftsudgifter samt skatter og afgifter. I de tilfælde hvor lejeren ikke kan afregne forbrugsudgifter direkte til forsyningsselskabet, vil der derudover ske acontoopkrævning. Der bliver årligt forelagt regnskab for forbrugsudgifterne og driftsudgifterne med eventuel regulering i form af merbetaling eller udbetaling af for meget opkrævet. Reguleringer følger lejekontraktens bestemmelser. Betalingen af husleje i private lejemål SES opkræver lejeren efter samme principper som i de statslige lejemål. Samtidigt varetager SES betalingen til den private udlejer. Huslejen reguleres årligt på baggrund af aftalevilkårene, som oftest på baggrund af nettoprisindekset. Herudover kan udlejer såvel som SES kræve lejen markedsreguleret, hvis der er taget højde for dette i lejeaftalen. Udover husleje betaler den statslige bruger forbrug, skatter og afgifter, fælles- eller driftsudgifter, samt et gebyr til SES for administration af ejendommen. 6
Drift og vedligehold 5 5.1 Drift og vedligehold i statsejendomme En væsentlig snitflade mellem SES som ejer af statsejendommen og institutionen som lejer opstår i snitfladen mellem henholdsvis ejers og lejers vedligeholdelses- og fornyelsesforpligtelse. Huslejeordningens lejekontraktsvilkår følger i al væsentlighed erhvervslejelovens principper. Institutionen varetager som lejer den indvendige vedligeholdelse i form af maling, hvidtning, tapetsering og gulvbehandling samt en række elementer i forhold til VVS, køkkeninventar, låse o.l. SES varetager den udvendige vedligeholdelse og den tekniske drift af ejendommen. Der vil i enkelte tilfælde skulle udøves konkrete skøn for, hvad der er indvendig og udvendig vedligeholdelse. Disse problemstillinger belyses i det følgende. I bilag 1 er optegnet en liste over, hvordan opgaver og ansvar er fordelt mellem lejer og udlejer i statsejendomme. Bygningssynene, som gennemføres hvert 2. eller 4. år, bruges som grundlag for udarbejdelse af 10 års rullende vedligeholdelsesplaner for de enkelte ejendommes udvendige bygningsvedligehold og vedligehold af tekniske basisinstallationer. I statsejendomme administreres de tekniske driftsopgaver af SES og betales af lejer via lejers andel af drift. Driftsopgaver omfattet af lejers andel af drift er vist i figur 5.1. Betaling for lejers andel af drift fastsættes i forbindelse med markedslejevurderingen og tilpasses løbende det faktiske forbrug. Acontobetaling opkræves kvartalsvis forud. Eventuelt mer- eller mindreforbrug for året afregnes overfor lejerne på grundlag af et årligt regnskab for driftsudgifterne, som fremgår af Ejendomsportalen (www.ses. dk) senest i august måned det efterfølgende år. Via Ejendomsportalen har Slots- og Ejendomsstyrelsens lejere i kontorejendommene mulighed for digital adgang til oplysninger om de ejendomme, de har til huse i. Figur 5.1 Lejers andel af drift, betalt af lejer og administreret af SES 1. Renholdelse af udvendige fællesarealer, herunder snerydning, glatførebekæmpelse og havedrift. 2. Løn til ejendomstekniker/vicevært. 3. Drift og vedligehold af elevatorer, ventilation, varmeanlæg, brandsikringsanlæg, håndslukningsudstyr, samt øvrige tekniske basisinstallationer. 4. Leje af teknikrum 5. Udskiftning og fornyelse af større tekniske basisinstallationer(henlæggelser). 5.2 Drift og vedligehold i private lejemål SES opkræver den enkelte lejers betaling for udgifter i henhold til lejekontrakten med den private udlejer. SES modtager, kontrollerer og afregner opkrævninger fra udlejer, og SES gennemgår regnskabsopgørelserne, som modtages årligt. Desuden afklarer SES evt. spørgsmål til regnskaberne hos udlejer og foretager lovregulerede indsigelser, hvis dette er nødvendigt. I det omfang en lejekontrakt med en privat udlejer indeholder aftale om betaling udover lejen af driftsog/eller ejendomsudgifter, varmeregnskab mv., administrerer SES dette i forhold til den private udlejer. 7
Modernisering og 6 istandsættelse af lejemålet 6.1 Modernisering af lejemål i statsejendomme Med begrebet modernisering forstås bygnings- og lokalemæssige forbedringer af en ejendom eller lokaler. For institutionen vil modernisering af lejemålet og de deraf afledte bygningsændringer kunne lånefinansieres inden for huslejeordningens rammer mod en huslejeforhøjelse, når SES vurderer, at forbedringsinvesteringerne vil forøge ejendommens markedsværdi. Ønsker lejer at gennemføre et ombygningsprojekt, som ikke skønnes at medføre en merværdi på markedet for bygningen eller lokalerne, kan dette i udgangspunktet ikke lånefinansieres under huslejeordningen mod en øget husleje. Sådanne projekter finansieres over institutionens egen låneramme, men skal godkendes af SES som ejer af ejendommen. For eksempel forøger et almindeligt serverrum bygningens værdi, idet serverrum er en typisk installation på kontorlejemarkedet og vil give bygningen merværdi, som kan bruges af andre fremtidige lejere. Derfor vil et almindeligt serverrum kunne lånefinansieres inden for huslejeordningen mod en forøgelse af huslejen. Modsat vil andre serverrum fx specielle serverrum til afvikling af særlige store it-servere ikke kunne finansieres via huslejen. Institutionen må selv foretage investeringen over eget regnskab og dermed afskrive på den over en årrække. Projekter, der gennemføres af lejeren selv efter forudgående aftale med udlejeren, indebærer, at lejer får et juridisk aktiv, der er integreret i udlejeres bygning, idet lejer typisk afskriver på aktivet i lejers regnskab. Ved fraflytning vil lejer have retableringspligt for sådanne bygningsinstallationer. Finansieringen af ombygningsprojekter beror således på et skøn om genanvendelsesmuligheden af det nye bygningsgode i forhold til det aktuelle marked for kontorlokaler. Investeringer i energibesparelser kan finansieres inden for huslejeordningen, såfremt investeringen vurderes at være rentabel. Energiprojekter beskrives nærmere i afsnit 7. Finansiering via huslejeordningen Investeringen finansieres af SES via låneoptagelse, og ved at lejer over huslejen betaler et huslejetillæg. Aftalen formaliseres kontraktmæssigt ved et tillæg til den eksisterende lejekontrakt. Alternativt indgås en ny kontrakt. Lejeren kan ikke vælge at betale moderniseringen kontant. Det skyldes, at aktivet (ejendommen) nu er vokset i værdi. Det skal opføres korrekt i ejerens regnskab og dermed opskrive ejerens balance. Der kan dog helt undtagelsesvist være sager, hvor det, på baggrund af en konkret vurdering, kan anses for hensigtsmæssigt at finansiere en del af moderniseringssagen med et kontant bidrag fra kunden. Sådanne projekter vil skulle forelægges Finansministeriets Departement til godkendelse. Figur 6.1 illustrerer det grundlæggende princip for finansiering af moderniseringsprojekter indenfor huslejeordningen. Gennemførelse SES er bygherre og har ansvaret for moderniseringsopgaver finansieret via huslejeordningen. Moderniseringsopgaven igangsættes først efter at lejer har godkendt vilkår og huslejeestimat, idet det vil medføre en huslejestigning for lejeren. Ejeren ejer moderniseringen Bygningsejeren ejer de byggearbejder, som udspringer af moderniseringen, og som dermed optræder som et forøget aktiv i ejerens regnskab. Lejeren betaler for moderniseringen via et huslejetillæg og siden som en del af markedslejen. 8
Figur 6.1 Finansiering af moderniseringer/energiinvesteringer i statsejendomme under huslejeordningen Nej Energiinvesteringen kan ikke lånefinansieres inden for huslejeordningen Energioptimering Ja Ønske om modernisering/ energioptimering Kan der gennemføres rentable energiinvesteringer? Moderniseringen/energiinvesteringen kan lånefinansieres inden for huslejeordningen Modernisering Ja Forøger moderniseringen ejendommens værdi? Nej Moderniseringen kan ikke lånefinansieres inden for huslejeordningen 9
Regnskabsmæssig påvirkning Figur 6.2. viser den regnskabsmæssige påvirkning i lejer og udlejers regnskab ved gennemførsel af en lånefinansieret moderniseringssag. Figur 6.3. viser den regnskabsmæssige påvirkning ved gennemførsel af særindretninger og installationer. Bilag 3 indeholder en uddybende liste med eksempler på særindretninger og -installationer. Samfinansiering Særindretninger og særlige installationer, som finansieres af lejeren, kan ofte med fordel gennemføres samtidigt med, at SES gennemfører en modernisering af ejendommen, eksempelvis ved indflytning i et nyt lejemål. Derved opstår et fællesprojekt med samfinansiering. Ved samfinansiering gennemføres et fælles byggeprojekt, hvor en specifik del af projektet finansieres via institutionens egen låneramme eller eventuelt drift. Figur 6.2 Modernisering Modernisering Set fra lejer Set fra SES SES gennemfører og finansierer byggearbejder til modernisering af lejemålet. Lejer betaler huslejeindtægt over driftsregnskabet Figur 6.3 Særindretninger og -installationer Lejers særindretninger og særinstallationer Set fra lejer Set fra SES Lejer udfører særindretningen og / eller særinstallation SES medtager lejers særindretning og evt. særinstallation i moderniseringssagen Udgifterne bogføres i lejers driftsregnskab. Hvis der er tale om en investering, finansieres særinstallationen af lejers låneramme. SES lægger ud og opkræver lejer kontant. Udgifterne bogføres i lejers driftsregnskab Hvis der er tale om en investering, finansieres særinstallationen af lejers låneramme Resultatopgørelsen påvirkes af en forhøjelse af huslejeindtægten, samtidig med at resultatopgørelsen påvirkes af øgede renteudgifter som følge af øget låneoptagelse til moderniseringsopgaven. Balancen påvirkes desuden af en opskrivning af anlægsværdien, svarende til værdien af moderniseringsopgaven samt opskrivning af den langfristede gæld med samme beløb. Ingen påvirkning i SES regnskab. SES udlæg (tilgodehavende) udlignes ved opkrævning hos lejer. Overheadomkostninger i form af rådgiverhonorar, stillads, byggeplads, vinterforanstaltninger o.l. fordeles efter fordelingsnøgle, oftest relativt på grundlag af den enkeltes entreprisesums andel af den samlede entreprisesum og i øvrigt efter aftale med lejer. Figur 6.3 viser den regnskabsmæssige påvirkning af projekter som omhandler særindretninger og -installationer, som gennemføres af lejer selv eller via samfinansiering med anden modernisering i ejendommen, der gennemføres af SES. I sjældne tilfælde indgår vedligeholdelsesprojekter i samfinanseringsprojekter. 10
6.2 Modernisering af lejemål i private lejemål I forbindelse med nylokalisering i et privat lejemål vil statsinstitutionen ofte have behov for at modernisere lejemålet, så det imødekommer institutionens særlige behov. Sådanne krav til indretning vil oftest være del af forhandlingen mellem SES og den private udlejer, og finansieringen af investeringen vil være indeholdt i lejen og typisk afspejle sig i en uopsigelighedsperiode. Ønsker den statslige institution at modernisere i løbet af lejemålets løbetid kan SES ikke, som for kunder i statsejendomme, finansiere ombygninger i private lejemål. Finansieringen af investeringen vil typisk åbne en ny forhandlingssituation mellem SES og udlejer, hvor lejemålets samlede økonomi er til forhandling. 6.3 Moderniseringscase Sportsstyrelsen I boksen til højre beskrives et typisk eksempel på en moderniseringssags trinmæssige gennemførelse. Fiktivt eksempel på en moderniseringssag Sportsstyrelsen Sportsstyrelsen har fået nye arbejdsopgaver og skal derfor skaffe plads til yderligere 40 medarbejdere. Efter at SES har analyseret alternative løsninger, er det besluttet, at der skal ske en ombygning af det nuværende lejemål, som er beliggende i en af SES statsejendomme. SES er som ejer af ejendommen bygherre på opgaven. SES indgår derfor aftale med en bygherrerådgiver, som tilknyttes opgaven. SES anmoder indledningsvis Sportsstyrelsen om accept af afholdelse af udgifter til rådgiverhonorar. Hvis byggesagen standser pga. forhold i Sportsstyrelsen, betaler/ refunderer Sportsstyrelsen afholdte udgifter til rådgiveren kontant. Gennemføres projektet som forudsat, indgår rådgiverhonoraret i byggesummen. Rådgiverhonoraret indgår derfor i beregningen af det tillæg til huslejen, som Sportsstyrelsen skal betale for ombygningen. Sportsstyrelsen og SES formulerer i samarbejde med rådgiver indretnings- og ændringsønskerne til lejemålet typisk i form af et byggeprogram. Dette danner grundlag for senere at udarbejde projekt- og udbudsmateriale. grundlag den forbedringsleje/huslejestigning, som Sportsstyrelsen skal betale for at få gennemført investeringen, og SES fremsætter et finansieringstilbud. Sportsstyrelsen accepterer betaling af forbedringslejen/huslejestigningen samt øvrige vilkår tilknyttet finansieringstilbuddet. Herefter kan sagen fortsætte og bevilges internt i SES. Hvis byggesagen standser pga. forhold i Sportsstyrelsen, betaler/refunderer Sportsstyrelsen afholdte udgifter til rådgiveren kontant. Gennemføres projektet som forudsat, indgår rådgiverhonoraret i byggesummen. Efter gennemførelse af projektering og udbud fastlægges forbedringslejen/huslejestigningen endeligt. Efter Sportsstyrelsens accept af huslejestigningen kan en bevilling i SES revideres til det endelige budget og ombygningsarbejdet kan igangsættes. Hvis investeringsudgiften er over 50 mio. kr. skal sagen via et aktstykke forelægges Finansudvalget. I så fald foretages udbuddet betinget af Finansudvalgets godkendelse. Efter tilbudsindhentning forelægges sagen ved aktstykke til godkendelse i Finansudvalget. Drøftelser, beslutninger og kommunikation organiseres i brugergrupper og styregruppe med involvering af Sportsstyrelsen og med deltagelse af rådgiver, SES og i udførelsesfasen ligeledes entreprenører. Efter byggeprogramfasen og Sportsstyrelsens godkendelse af byggeprogrammet, opstiller SES bygherrerådgiver et budgetoverslag og en tidsplan. SES beregner på dette foreløbige Når byggesagen er afsluttet, bliver de ombyggede lokaler afleveret til Sportsstyrelsen. Forbedringslejen/huslejestigningen træder i kraft umiddelbart derefter, typisk til den 1. i næste måned. Kontraktmæssigt udarbejdes der et tillæg til lejekontrakten, som fastsætter ikrafttrædelsesdag og angiver evt. øvrige vilkår for den gennemførte forbedring, jf. det fremsatte finansieringstilbud. 11
12 6.4 Istandsættelse af lejemål Istandsættelse ved indflytning i statsejendom Ved indflytning i et lejemål i en ejendom ejet af SES aftales lejemålets stand ved overtagelse. Lejemålet skal i henhold til standardlejekontrakten afleveres i vel vedligeholdt stand. Dog ikke i bedre stand end ved overtagelsen. Dette beskrives i lejekontrakten ved kontraktindgåelse. I henhold til ambitionen om standardisering udfører og betaler SES dog ofte efter aftale med den nye lejer den generelle istandsættelse af lejemålet før indflytning. Det vil sige, at der typisk foretages maling af alle overflader (lofter, vægge, paneler, døre o.l.), polering, afslibning af gulve, evt. nyt tæppe eller linoleumsbelægning, grundig rengøring, afkalkning af armaturer, evt. udskiftning af lyskilder o.l. Derudover foretages kontrol af, at alle tekniske installationer fungerer, evt. efter nødvendig reparation. Omfanget af istandsættelsen og dermed lokalernes stand ved lejers overtagelse af lejemålet skrives ind i lejekontrakten, og lejer skal ved fraflytning aflevere lokalerne i samme stand som ved overtagelsen. Ønsker lejer efter aftale selv at betale istandsættelsen skal lokalerne også afleveres i samme stand som ved overtagelsen, dvs. oftest som lokalerne stod efter fraflytning af den forrige lejer. Lokalernes stand ved overtagelsen beskrives i lejekontrakten, evt. i form af et bilag til kontrakten. Lejeren har i SES standardlejekontrakter forpligtelsen til at vedligeholde lejemålet indvendigt. Omfanget heraf er nærmere beskrevet i lejekontraktmanualen, der er udleveret som bilag til lejekontrakten. Istandsættelse ved fraflytning fra statsejendom Ved fraflytning skal lejer have overholdt sin vedligeholdelsesforpligtelse, og lejemålet skal fremstå i den kontraktmæssigt aftalte vedligeholdelsesstand. For konstatering heraf gennemfører SES efter lejers tømning og rengøring af lejemålet sammen med lejer et fraflytningssyn, hvor forskellen mellem den stand, hvori lejemålet fremstår og den stand, hvori det kontraktmæssigt burde fremstå, prissættes. Ofte kan der medvirke håndværkere (fx maler og gulvfirma), som lejer har ret til at vælge, og som prissætter de registrerede mangler i lokalernes stand. Hertil kommer evt. andre mangler samt evt. retableringspligt for nedtagning af lejers særinstallationer og udbedring af følgeskader forbundet hermed. Efter gennemført fraflytningssyn opgør SES det samlede beløb, som en istandsættelse til den kontraktmæssige stand ville koste at få udført, evt. baseret på håndværkertilbud. SES opkræver derefter lejer det opgjorte beløb til kontant indbetaling. Faktureringen foretages, uanset om SES umiddelbart afholder udgifter til istandsættelse af lejemålet eller ej. Det fakturerede beløb indtægtsføres i SES driftsregnskab, ligesom eventuelle udgifter til istandsættelse af lejemålet udgiftsføres i SES driftsregnskab. Figur 6.4 Finansiering af istandsættelseskrav ved fraflytning fra statsejendomme Istandsættelse af lejemål ved fraflytning Set fra lejer Set fra SES Lejer ønsker selv at forestå istandsættelsen ved egne håndværkere Lejer ønsker at betale SES for istandsættelsen Udgift til istandsættelse betales over driftsresultat Betaling til SES for istandsættelse betales over driftsresultat Ingen økonomisk påvirkning Indbetaling til istandsættelse regnskabsføres på balancen som en hensættelse til istandsættelse. Konkrete udgifter finansieres ved træk på hensættelsen. Eventuelt nettooverskud indtægtsføres over driften ved byggesagens afslutning.
Lejer kan dog i henhold til den statslige standardlejekontrakt vælge selv at istandsætte lejemålet, idet dette dog skal være sket inden ophørsdatoen for lejemålet. Sker det, skal der desuagtet gennemføres fraflytningssyn, og evt. mangler i lokalernes stand registreres og prissættes og beløbet opkræves kontant hos lejer. Istandsættelse ved indflytning i private lejemål Udlejer vil oftest sørge for istandsættelse af lejemålet, så lejer som minimum overtager lejemålet nymalet og med velvedligeholdte gulve. Afhængig af udlejers investeringer i lejemålet vil lejemålet skulle afleveres i samme stand ved fraflytning. Dette vil fremgå af kontrakten. Istandsættelsen vil være et af forhandlingsparametrene i forhold til udlejer, og SES tilstræber her, at alle lejemål overtages nymalede og med ny gulvbelægning m.m. Som konsekvens heraf skal lejemålet også ved fraflytning afleveres i samme stand, medmindre andet aftales. Istandsættelse ved fraflytning fra private lejemål Ved fraflytning skal lejer have overholdt sin vedligeholdelsesforpligtelse, og lejemålet skal fremstå i den vedligeholdelsesstand, som blev aftalt i kontrakten. For at vurdere dette gennemfører SES sammen med den statslige lejer og den private udlejer et fraflytningssyn, hvor istandsættelsesarbejderne prissættes. Hertil kommer arbejder i forbindelse med evt. retablering af lejers særinstallationer. I lejekontraktvilkårene prøver SES ofte at opnå en aftale om, at lejer betaler for istandsættelse ved fraflytning, således at den statslige lejer ikke rent praktisk skal sætte lejemålet i stand ved fraflytning. 6.5 Genopretning af en statsejendom med et vedligeholdelsesefterslæb Når Slots- og Ejendomsstyrelsen overtager ejendomme fra andre statsinstitutioner til indgåelse i huslejeordningen, foretager en ejendomsmægler en markedsleje - og handelsværdivurdering af ejendommen. for at optage yderligere lån op til den værdi, som mægleren har ansat ejendommen til efter genopretning. Lejer betaler fra første dag det huslejebeløb, som er fastsat som markedsleje efter foretaget genopretning. Medfører genopretningsarbejdet en begrænsning i ejendommens funktionalitet, kan der ske en reduktion af huslejen i den periode, hvor genopretning gennemføres. SES finansierer disse byggeopgaver til genopretning gennem låneoptagelse. Finansieringen af genopretning vedrører således principielt ikke lejer, da det alene drejer sig om at bringe ejendommen op til den stand, som lejer med rette kan forvente, og som matcher lejeniveauet. Lejeren inddrages i nødvendigt omfang i planlægning og tilrettelæggelsen af byggearbejderne. Udlejer har som udgangspunkt forpligtelse til vedligeholdelse af lejemålet. Den indvendige vedligeholdelsesforpligtelse vil dog som oftest blive pålagt lejer. Ansvarsfordeling vil fremgå af kontrakten. Den vurderingskyndige anfører i vurderingsrapporten, hvis der er et vedligeholdelsesefterslæb på ejendommen. Ud fra dette fastsættes markedsleje- og handelsværdien af ejendommen, som om ejendommen var genoprettet. Der fradrages/ ansættes et beløb til den nødvendige genopretning af ejendommen. SES bogfører ejendommen til den lave ikke-genoprettede værdi og med en mulighed 13
En genopretningssag finansieres i SES over en byggekredit. Ved byggeriets afslutning indfries byggekreditten, og der optages langfristet gæld jf. huslejevejledningens regler. Eventuelle merudgifter konteres som tab på driften. Figur 6.6 illustrerer den regnskabsmæssige påvirkning i SES s regnskab ved to genopretningssager. I SES påvirkes resultatopgørelsen af øgede renteomkostninger som følge af låneoptagelse til moderniseringsopgaven. Balancen påvirkes desuden af en opskrivning af ejendomsværdien samt øget gæld. 6.6 Håndtering af likviditet ved byggesager Gennemførelsen af byggesager rummer også et aspekt omkring håndtering af likviditeten. Dette gælder for byggeprojekter, som SES gennemfører inden for huslejeordningen eller hvis lejerne selv gennemfører byggeprojekter i forbindelse med indretning af særlige installationer i bygningen. Håndteringen af likviditet ved byggesager er gennemgået i bilag 5 om likviditetsstyring. Figur 6.5 Genopretning Genopretning Set fra lejer Set fra SES Udgifter inden for rammen til genopretning Mer- eller mindreudgifter ift. rammen for genopretning Ingen påvirkning Lejer betaler fra første dag husleje svarende til markedsleje for ejendommen, når den er genoprettet Ingen påvirkning, jf. ovenfor Figur 6.6 Regnskabsmæssig påvirkning for ejer af genopretningssager Eksempel 1: Genopretningssag ved afslutning Budget 1,3 mio. kr. Forbrug 1,1 mio. kr. Difference 0,2 mio. kr. Resultatopgørelsen påvirkes af øgede renteudgifter som følge af øget låneoptagelse til genopretningen. Balancen påvirkes desuden af en opskrivning af anlægsværdien, svarende til værdien af genopretningsopgaven samt opskrivning af den langfristede gæld med samme beløb. Såfremt genopretningsrammen ikke kan finansiere projektet, budgetterer SES den resterende del som vedligehold, hvorved der er tale om en samfinansieringssag. Eventuelle merudgifter i forhold til genopretningssagen, tages som tab i SES driftsregnskab. Der kan ikke forekomme gevinst, idet lån skal svare til byggesagens faktiske udgifter, dog maksimalt den låneramme, som er fastsat i vurderingsrapporten. Eksempel 2: Genopretningssag ved afslutning Budget 1,3 mio. kr. Forbrug 1,4 mio. kr. Difference - 0,1 mio. kr. Differencen på 0,2 mio. kr. konteres ikke på driften, da det er et mindreforbrug. Ejendommens værdi forøges med 1,1 mio. kr. og der hjemtages kun langsigtet lån svarende til faktisk forbrug for 1,1 mio. kr. Differencen på - 0,1 mio. kr. konteres på driften som tab, da det er et merforbrug. Ejendommens værdi forøges med 1,3 mio. kr. og der hjemtages byggekredit for 1,3 mio. kr. 14
Energiinvesteringer 7 Det fremgår af cirkulære om energieffektivisering af statens institutioner, at statslige institutioner og bygningsejere skal gennemføre rentable energiinvesteringer. I nedenstående figur 7.1 er de typiske former for energiinvesteringer anført, samt hvem der har ansvaret for at udføre og finansiere investeringerne. Figur 7.1 Typiske energiinvesteringer Typer af investeringer Eksempler på tiltag Rentabilitet Udfører Finansiering - hovedregel I. El (sær) installationer Belysning, tidsstyring, bevægelsesfølere mv. Mindre investeringer typisk med tilbagebetalingstid på op til 5 år. Lejer Lejer finansierer 100 pct. af el-udgifter til særinstallationer ved egne driftsmidler eller egen låneramme II. Tekniske basisinstallationer Varmesystemer, ventilation, elevatorer mv. Mindre investeringer typisk med kort tilbagebetalingstid SES Lejer finansierer 100 pct. af udgifter til tekniske basisinstallationer over lejers andel af drift (henlæggelser) III. Efterisolering af klimaskærm Efterisolering af tag, facader, kælder, udskiftning til energivinduer forsatsruder mv. Større investeringer med lang tilbage betalingstid, der typisk kun er rentable samtidig med vedligehold eller genopretning. SES Gennemføres efter samme principper som en moderniserings sag. SES lånefinansierer mod samtidig huslejetillæg i 4-8 år på 5 pct. af energiinvesteringen. Investeringen forudsætter, at lejer accepterer huslejetillægget Ad I El-installationer Investeringer i energibesparelse relateret til ikkebygningsrelaterede el-installationer finansieres og gennemføres af lejer. Det er typisk mere energieffektiv belysning (sparepærer mv.), tidsstyring af elektriske anlæg og lys, bevægelsesfølere mv. Ad II. Tekniske basisinstallationer Investeringer i energibesparelser i tekniske basisinstallationer udføres af bygningsejer, men finansieres som hovedregel ved de midler, lejer betaler til drift af ejendommen. Investeringerne er typisk udskiftning af pumper, optimering af ventilationssystemer, isolering af varmerør mv. Ad III. Efterisolering af klimaskærm Investeringer i efterisolering af klimaskærm, energieffektive vinduer og alternative energikilder udføres af bygningsejer. Som bygningsejer skal SES vurdere potentialet for energibesparelser i Energimærke eller andre rådgiverrapporter og udpege rentable investeringer. SES beregner et årligt huslejetillæg på grundlag af en fast rente på 5 pct. af investeringen til energitiltag i en periode på 4-8 år. Gennemførelsen af energiinvesteringen forudsætter lejers accept af huslejetillægget. Aftalen formaliseres kontraktmæssigt ved et tillæg til den almindelige lejekontrakt. I almindelige moderniseringssager kræver vejledningen om huslejeordningen, at investeringen er værdiforøgende. I praksis vil energioptimeringssager ofte være samfinansieringssager med investeringer i el-installationer finansieret af lejer, energioptimeringer finansieret som moderniseringssager, almindelige lejerinitierede moderniseringer og samtidige genopretnings- eller vedligeholdelsessager. 15
Eksempel på finansiering af energioptimering af SES-ejendom En af SES ejendomme skal renoveres, da den er i dårlig stand. Udgiften til renovering er 6 mio. kr., som skal finansieres af SES. Da renoveringen omfatter udskiftning af tag, renovering af facader og vinduer, er det muligt at udvide renoveringen med efterisolering af tag og facade, udskiftning af vinduerne i stedet for at sætte dem i stand, og optimering af ventilationsanlæg. Udover at der kan opnås betydelige energibesparelser, vil indeklimaet i bygningen blive forbedret og bygningens arkitektoniske kvalitet kan højnes. Merudgiften til de energibesparende tiltag er 4 mio. kr. Ved at gennemføre de energibesparende tiltag forventes en årlig økonomisk besparelse med de nuværende energipriser på 230.000 kr. Slots- og Ejendomsstyrelsen har i samarbejde med Finansministeriet udviklet en rentabilitetsberegner, som ud fra disse forudsætninger kan beregne rentabiliteten af alle energitiltag. De eneste oplysninger, som er nødvendige, er: Levetid (eksempelvis for hulmursisolering) Årlig besparelse i kroner på investeringen (eksempelvis ved hulmurisolering af en ejendom) Initial investering (udgifterne til at gennemføre hulmursisolering) Rentabilitetsberegneren findes på www.ses.dk. Investeringen indebærer, at lejer pålægges et årligt huslejetillæg på 5 pct. af 4 mio. kr., svarende til 200.000. Lejer vil dermed kunne se frem til en årlig nettobesparelse på 30.000 kr. 7.1 Rentabilitet af energiinvesteringer Udgangspunktet for gennemførelse af energiinvesteringer er, at investeringerne er rentable efter nogle nærmere fastlagte rentabilitetskrav. Rentabiliteten af energiinvesteringer beregnes efter principperne i den vejledning for investeringsbeslutninger, som fremgår af Den Økonomiske Administrative Vejledning (ØAV). Ved alle større investeringer er det nødvendigt at tage højde for en alternativ forrentning med en diskonteringsfaktor, og ved energitiltag er diskonteringsfaktoren sat til 5 pct. Desuden er der nødvendigt at tage højde for, at energipriserne forventes at stige hurtigere end forbrugerpriserne (inflationen) i beregningsformlen. Figur 7.2 Rentabilitetsberegner 16