Humlebæk Boligselskab Referat af Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag d. 17. juni 2014.

Humlebæk Boligselskab Referat af Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag d. 17. juni 2014. Dagsorden 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat og protokol... 2 3 Introduktion nye medlemmer af Organisationsbestyrelsen og konstituering... 2 4 Årsplan for bestyrelsesarbejdet i Humlebæk Boligselskab... 3 5 Humlebæk Boligselskab Økonomi... 3 5.1 Økonomioversigter... 3 5.2 10 årig Økonomisk beslutningsoversigt... 4 5.3 Procedurebeskrivelse for afdelingers ansøgning om tilskud fra Humlebæk.. 4 Boligselskab... 4 6 Boligselskabet... 5 6.1 Orientering om stade for implementering af samdrift... 5 6.2 Vedtægtsændring... 6 6.3 Orientering fra Domeas regionsledelse vedrørende deltagelse i administrerede selskabers møder... 7 6.4 Logbog... 7 6.5 HB-avisen... 8 7 Afdelingerne... 8 7.1 Enebærhaven... 8 7.2 Byggesag Langebjergparken... 9 7.3 Ungdomsboligerne Hesselhøj malerrenovering af fællesarealer... 10 7.4 Leje af Multihuset i Baunebjerghuse... 10 8 Mødedatoer... 11 9 Eventuelt... 11 Deltagere fra bestyrelsen: TT -Tina Thomsen, formand PH -Per Hansen, medlem JK Jens Klokhøj, medlem JH Jan Hegelund, medlem BH Birgitte Hansen, medlem KS -Kjeld Sørensen, medlem CØ -Christina Øllgaard, medlem CK Claus Kann, medlem OS -Ole Sørensen, medlem TL Tina Levisen, 1 suppl. HH -Henrik Hansen, 2 suppl. PP Pernille Petersen, 3 suppl. SH Svend Åge Holm, 4 suppl. BD Birgit Drost, 5 suppl. Øvrige deltagere: ES -Ejvind Sommer Sørensen, Domea JJ -Jan Jensen, Domea

1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen har på møde den 19. november 2008 besluttet, at dagsorden og eventuelle tillægspunkter godkendes ved mødets indledning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Bestyrelsen godkendte dagsorden uden kommentarer. 2 Godkendelse af referat og protokol Godkendelse af referater fra organisationsbestyrelsesmøde d. 22. april og d. 6. maj 2014. Opdateret beslutningsprotokol medbringes til hvert møde og godkendes. Referater er vedlagt som bilag, beslutningsprotokol medbringes til mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender referater og protokol. Medlemmer af bestyrelsen fra før repræsentantskabsmødet godkendte og underskrev referater fra 22. april 2014 og 6. maj 2014. Der var ingen kommentarer til referaterne. Protokollen blev efterset og godkendt. 3 Introduktion nye medlemmer af Organisationsbestyrelsen og konstituering Efter afholdt ordinært repræsentantskabsmøde 14. maj 2014, har repræsentantskabet sammensat bestyrelsen som vist herunder. Ifølge selskabets vedtægter konstituerer bestyrelsen sig ved først kommende bestyrelsesmøde efter repræsentantskabsmødet. Formand og suppleanter er specifikt valgt af repræsentantskabet, resterende poster udpeges af organisationsbestyrelsen. Navn Post Valgt af Valgt indtil Tina Thomsen Formand Repræsentantskab 2015 Per Hansen Næstformand Repræsentantskab 2015 Birgitte Hansen Medlem Repræsentantskab 2015 Kjeld Sørensen Medlem Repræsentantskab 2016 Christina Øllgaard Medlem Repræsentantskab 2016 Claus Kann Medlem Repræsentantskab 2016 Jens Klokhøj Medlem Repræsentantskab 2016 Jan Hegelund Medlem Repræsentantskab 2015 Ole Sørensen Medlem Funktionærer 2015 Tina Levisen 1.suppleant Repræsentantskab 2015 Henrik Hansen 2. suppleant Repræsentantskab 2015 Pernille Petersen 3. suppleant Repræsentantskab 2015 Svend Åge Holm 4. suppleant Repræsentantskab 2015 Birgit Drost 5. suppleant Repræsentantskab 2015 Side 2 af 11

a) Det indstilles, at organisationsbestyrelsens medlemmer præsenterer sig selv. Tina Thomsen sagde velkommen til den nye bestyrelse, som efterfulgtes af en introduktionsrunde bordet rundt. Herefter fremlagde TT regler, debat kulturen og generelle retningslinjer for arbejdet i organisationsbestyrelsen. Bestyrelsen tog det fremlagte til efterretning. b) Det indstilles at organisationsbestyrelsen konstituerer sig selv. TT indstillede at Per Hansen forsætter som næstformand. Bestyrelsen godkendte enstemmigt Per Hansen som næstformand. TT henviste beslutning om delegering af ansvarsområder som varetages af bestyrelsesmedlemmer, til kommende møde efter sommerferien. 4 Årsplan for bestyrelsesarbejdet i Humlebæk Boligselskab Formand Tina Thomsen fremlægger oplæg til arbejdsplan for organisationsbestyrelsen for det kommende år. Det indstilles at bestyrelsen drøfter oplægget og godkender en endelig arbejdsplan for bestyrelsens arbejde det kommende år. TT fremlagde en overordnet plan for næste års arbejde i bestyrelsen, herunder samdriften, Visions/mission & værdi arbejdet, Domea 2015 og Generel drift af selskabet og dets afdelinger. TT fremlagde oplæg til aktivitets oversigt for årets møde aktiviteter, aktivitetsplanen er vedlagt dagsordenen som bilag, aftenmøder i Humlebæk Boligselskabs regi starter kl. 18.00. Bestyrelsen godkendte den fremlagte plan. Herefter blev opgaven, at sørge for logistik omkring mødelokaler, delegeret til Jan Hegelund. TT fremlagde oplæg til ansvarsområder, som skal besættes af bestyrelsesmedlemmer. Delegering af poster udsættes til efter sommerferien. 5 Humlebæk Boligselskab Økonomi 5.1 Økonomioversigter Det blev på Organisationsbestyrelsesmøde 30. august 2013, vedtaget at Domea fremlægger opdateret økonomioversigt for Humlebæk Boligselskab på hvert organisationsbestyrelsesmøde. Side 3 af 11

Administrationsbidrag kt. 512 og tilsvarende indtægt afdelingernes bidrag kt. 601 samt afdelinger bidrag til kapital indtægt på konto 533 og udgift konto 604, medtages hvert kvartal, disse er medtaget i opgørelsen. Bilaget er vedlagt. Det indstilles, at bestyrelsen kommenterer og godkender vedlagte økonomioversigt. Økonomioversigten er periodiseret for første gang, hvilket vil være fremtidig praksis. På kt. 514 er ved fejl indsat udgift kr. 17.288,- som er udgift til montering af vindue i driftscentret, som Domea har tilbudt at dække. Med ovenstående godkendte bestyrelsen økonomioversigten. Herudover vedlægges opdateret oversigt over selskabets dispositionsfond, trækningsretsmidler og arbejdskapital. Oversigten er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen kommenterer og godkender vedlagte oversigt over selskabets dispositionsfond, trækningsretsmidler og arbejdskapital. TT forklarede, at kommende helhedsplaner vil kræve kapital fra dispositionsfonden, idet afdelinger som får godkendt renoveringsprojekter i Landsbyggefonden, som regel fritages for indbetaling af uamortiserede låneydelser til selskabets dispositionsfond. Midlerne overføres istedet til afdrag på låneydelser i renoveringssagen. Bestyrelsen godkendte oversigten uden kommentarer. 5.2 10 årig Økonomisk beslutningsoversigt Den vedlagte 10-årige beslutningsoversigt, viser bevægelser på Humlebæk Boligselskabs dispositionsfond, trækningsret og arbejdskapital 10 år tilbage pr. afdeling, samt status for afdelingernes henlagte midler. Organisationsbestyrelsen har på møde den 22. oktober 2013 besluttet at oversigten udgør et dynamisk værktøj i forhold til beslutninger om tilskud fra Humlebæk Boligselskab til selskabets afdelinger. Det indstilles, at bestyrelsen tager ovenstående orientering til efterretning. TT forklarede, hvordan organisationsbestyrelsen anvender beslutningsoversigten, i forhold til vurdering af afdelingers ansøgninger om støtte fra boligselskabets kapital. 5.3 Procedurebeskrivelse for afdelingers ansøgning om tilskud fra Humlebæk Boligselskab På bestyrelsesmøde 22. april 2014 præsenterede TT et oplæg til diskussion, på udarbejdelse af en procedurebeskrivelse for både hvorledes afdelinger ansøger om tilskud fra Boligselskabet og hvorledes ansøgninger behandles og prioriteres. 1) Det blev på mødet besluttet, at organisationsbestyrelsen behandler og beslutter tilskudsansøgninger fra afdelingerne årligt i perioden 30. september til 15. november. Side 4 af 11

Uforudsete hændelser efter 1. oktober kan give grundlag for behandling udenfor ovenstående ansøgningsperiode. 2) Organisationsbestyrelsen debatterede puljer, prioritering og krav, og enedes om nedenstående model. Puljerne: -pulje til skimmelsager -pulje til udvikling/byg/helhedsplaner -pulje til uforudsete skader/hændelser Prioriterings rækkefølge: 1) Sikkerhed 2) Udlejningsvanskeligheder 3) Risiko for alvorlige følgeskader, indvirkning på daglig drift, andre forhold. Krav til ansøgere: -Plan for fremtidig sikring mod gentagelse. -Delvis egenfinansiering Det blev på ovenstående møde besluttet, at Tina Thomsen udarbejder udkast til ansøgningsskema og procedure beskrivelse. TT fremlægger udkast til ansøgningsskema og procedure beskrivelse på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter det fremlagte forslag til ansøgningsskema og procedurebeskrivelse, hvorefter endelig udformning besluttes. TT fremlagde udkast til ansøgningsskema som er vedlagt dagsordenen som bilag og forklarede procedurer for ansøgning og godkendelse. Ansøgninger behandles ved førstkommende møde efter 1. oktober i hvert år. Bestyrelsens medlemmer gransker udkastet og kommer med kommentarer og ændringsforslag til Kundechef Ejvind Sommer med frist 30. juni 2014, hvorefter endeligt ansøgningsskema udfærdiges og godkendes ved mail korrespondance i bestyrelsen. Herefter fremsendes ansøgningsskema til afdelingernes bestyrelser primo juli 2014, således at afdelinger har mulighed for at ansøge inden 30. september 2014. 6 Boligselskabet 6.1 Orientering om stade for implementering af samdrift Det blev på ekstra ordinært repræsentantskabsmøde den 22. marts 2014 enstemmigt vedtaget, at organisationsbestyrelsens plan for genstart af samdriften skal gennemføres. Herefter er samdriften gået ind i implementeringsfasen. Jan Jensen orienterer om fremdriften i implementeringen. Der er til dato gennemført følgende tiltag: Side 5 af 11

-Jan Jensen er ansat som projektmedarbejder på 1-årig kontrakt og vil i samarbejde med bestyrelsen og ledelsen, være tovholder på opgaver i forbindelse med implementeringen af samdriften. -Der er indgået kontrakt med firmaet HHM på at udføre beboerservice opgaver indenfor El og VVS. -Der er afholdt individuelle samtaler med alle ansatte med henblik på at indpasse dem i den ny organisation efter egne ønsker og individuelle kompetencer, i den proces har det været nødvendigt at afskedige to medarbejdere. -Der pågår samtaler og ansættelse af grøn formand til at lede det grønne team. -Der er leaset to elbiler og der pågår forhandlinger med maskinleverandører om leasing af maskinpark. Bilag: Udkast til organisationsdiagram for ny driftsorganisation. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og drøfter ovenstående og videre forløb. JJ fremlagde status for implementering af samdriftens fremdrift. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, dog med den tilføjelse at samdriftsplanen som er vedtaget på repræsentantskabsmødet 22. marts 2014, skal være fuldt implementeret 31. december 2014. Således at 2015 er første fulde regnskabsår med fuld effekt af samdriften. 6.2 Vedtægtsændring På repræsentantskabsmøde 14. maj 2014, blev vedtaget ændring af boligselskabets vedtægter 11, stk. 1. Som efter ændring har følgende ordlyd: Bestyrelsen består af 9 medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger 6 medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Repræsentantskabet vælger efter indstilling fra bestyrelsen desuden 2 medlemmer med særlige ressourcer eller netværk af relevans for boligselskabets virksomhed. 1 medlem vælges af selskabets fastansatte ejendomsfunktionærer blandt selskabets fastansatte ejendomsfunktionærer. Ovenstående ændring er indskrevet i vedlagte vedtægter dateret 14. maj 2014, som efter bestyrelsens godkendelse, underskrives af bestyrelsens formand Det indstilles, at bestyrelsen godkender formulering af 11 stk. 1 i Humlebæk Boligselskabs vedtægter, som er ændret ifølge beslutning på repræsentantskabsmøde 14. maj 2014. Herefter underskrives vedtægterne af Formanden. Bestyrelsen godkendte, at formuleringen var indført med korrekt ordlyd i vedtægterne. Det blev aftalt at vedtægterne herefter underskrives af Bestyrelsesformanden og lægges op på Humlebæk Boligselskabs hjemmeside. Side 6 af 11

6.3 Orientering fra Domeas regionsledelse vedrørende deltagelse i administrerede selskabers møder Til din orientering har vi besluttet, at regionsledelsen frem over ikke længere vil være faste deltagere til alle organisationsbestyrelsesmøder i de 8 organisationer, der er defineret som VIP-organisationer. I stedet vil regionsledelsen deltage, når der er behov for vores deltagelse, og når vi har noget at bidrage med. At denne beslutning træffes nu har flere årsager, men overordnet er beslutningen en naturlig del af implementeringen af Domea 2015. Når der skal skabes de bedste vilkår for, at hver enkelt servicecenter kommer til at fungere optimalt, er det væsentligt at vi sikrer, at fordelingen af ansvar og opgaver mellem regionsledelsen og ledelsen i servicecentrene er veldefineret og afstemt. Hidtil har repræsentationen fra regionsledelsen medført at der fra Domea, som altovervejende hovedregel, altid har været 2 ledelsesrepræsentanter til organisationsbestyrelsesmøderne. Det er min opfattelse, at denne tilgang er medvirkende til at skabe et uklart ledelses- og arbejdsrum for kundecheferne, og det er min opfattelse, at vi med denne tilgang ikke udnytter vores ressourcer optimalt. Overordnet er det min opfattelse, at succes for jer og Domea 2015 skal sikres ved at gøre hvert enkelt servicecenter til et effektivt driftscentrum, hvor ledelse og medarbejdere arbejder målrettet og koordineret. Regionens væsentligste opgave, i denne sammenhæng, er at bistå og støtte servicecentrene, og at medvirke til at skabe sammenhæng, synergi og ensartet høj kvalitet i den samlede opgaveløsning på tværs af servicecentrene, og i tæt samarbejde med landscentrets centrale funktioner og så skal regionsledelsen arbejde for at sikre hver enkelt kundechef det bedst mulige arbejds- og råderum. Med udgangspunkt i de ovennævnte forhold, er det min opfattelse, at denne beslutning er naturlig og nødvendig. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, med det forbehold, at Lars Gruby kan indbydes til møder, hvor hans tilstedeværelse bringer værdi til mødet. 6.4 Logbog Birgitte Hansen overtager med virkning fra indeværende møde, redigering af bestyrelsens logbog på Humlebæk Boligselskabs hjemmeside. Nuværende arbejdspunkter i Logbogen, kan ses ved at tilgå den på Humlebæk Boligselskab s hjemmeside: Den tilgås ved at taste: bestyrelsen møder aktiviteter log-bog. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. BH forklarede stade for de åbne punkter i Logbogen: 1) Dispositionsfondsminimum - LBF skal ansøges om sikring af dispositionsfondens disponible minimums beløb ca. 5 mill. kr. ES ansøger i juli måned, der opfølges på næste bestyrelsesmøde. 2) Råderetskøkkener i afdeling 406 Domea har aftalt løsning med afdelingens bestyrelse. Punktet lukkes herefter i logbogen. Side 7 af 11

3) Den kommunale institution i afd. 408 Benediktevej Ved en administrativ fejl, har Domea ikke opkrævet indbetaling af uamortiserede låneydelser til dispositionsfonden fra afdeling 408, i perioden fra 2003 til 2011. Beløbet skulle have udgjort en andel af huslejeansættelsen for afdelingen i forhold til lejer, som er Fredensborg kommune. Dette har ikke været opkrævet. Det udestående beløb er overført fra afdelingens regnskab til selskabets dispositionsfond i regnskabsår 2013. Beløbet har medført negativ saldo i afdelingens regnskab. Administrationen har aftalt løsning med Fredensborg kommune, hvorved lejen for institutionen forhøjes med 7,8% i en 5 årig periode, hvorefter balance er genskabt. Kundechefen (ES), sørger for at orientere/dokumentere at udestående afdrages via ovenstående ordning, en gang årligt på årets sidste bestyrelsesmøde. Sagen forbliver åben i logbogen. 4) Klagepunkter i afd. 419 Strædet er løst, afdelingens bestyrelse er tilfreds med løsningerne. Sagen lukkes i logbogen. 5) Ungdomsboligerne afd. 415 Hesselhøj Beslutning om afdelingens fremtidige anvendelse eller salg, afventer Boligselskabets beslutninger i forbindelse med udarbejdelse at visioner, mission og værdier for Humlebæk Boligselskab. Sagen forbliver åben i logbogen. 6.5 HB-avisen Bestyrelsen har på møde 22. oktober 2013, besluttet at udgive en Humlebæk Boligselskab avis hvert kvartal. Der er nedsat et udvalg bestående af PH, JJ og CØ til at forestå den praktiske udarbejdelse af avisen. Det blev besluttet at have avisen på OB som fast dagsordenspunkt hvor bestyrelsen har mulighed for at fremkomme med forslag til artikler og andet indhold til avisen. På mødet fremlægger Per Hansen færdig avis, til sidste gennemsyn inden den trykkes. Det indstilles, at avisen godkendes til udsendelse. PH omdelte sidste udkast til avisens første udgave. Efter sidste rettelser vil avisen blive trykt mandag og efterfølgende uddelt. 7 Afdelingerne 7.1 Enebærhaven Ved orienteringsmøde for Enebærhavens beboere afholdt 31. marts 2014, blev administrationen opmærksom på, at det økonomiske grundlag huslejekonsekvensen i Enebærhavens renoveringssag er vedtaget på, ikke er korrekt. Der er derfor indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde i afdelingen 19. juni 2014, for at informere om den korrekte økonomi i renoveringssagen og gennemføre Side 8 af 11

afstemning om den huslejestigning som er nødvendig for at sikre økonomien i renoveringssagen. Afstemningstemaet bliver som skrevet herunder: Afdelingsmødet godkender nyt revideret budget for 2014 med en huslejenedsættelse på 6,34% før huslejestigning som følge af renoveringssagen - hvorefter posten i afdelingens budget henlæggelse til istandsættelse ved fraflytninger reduceres fra kr. 650.000 til kr. 100.000, og posten henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse reduceres fra kr. 1.540.000 til kr. 1.340.000. Beslutningen indebærer at den årlige leje nedsættes med i alt kr. 56 pr. m2, fra 898 pr. m2 til kr. 842 pr. m2. Udgifter til betaling af vandforbrug er indeholdt i lejen. Nedsættelsen af huslejen gennemføres med virkning fra den førstkommende måned efter afdelingsmødets beslutning om nedsættelsen. Samtidigt besluttes fastsættelse af huslejen efter renoveringssag ved indflytning i renoverede lejemål: Afdelingsmødet beslutter at den årlige leje, som følge af renoveringssagen, skal stige med 17,5% svarende til kr. 147 pr. m2, således at lejen hæves fra ovenstående kr. 842 pr. m2 til kr. 989 pr. m2. Udgifter til betaling af vandforbrug er indeholdt i lejen. Lejestigningen iværksættes ved indflytning/tilbageflytning i renoverede lejemål. For nye lejere udgør lejen fra indflytningen i lejemålet kr. 989 pr. m2, hvilket vil fremgå af lejeaftalen. For lejere der er genhusede, og som skal stige i husleje i forbindelse med tilbageflytning, varsles lejestigningen, ifølge almenlejelovens 10, stk. 2, med 3 måneders varsel. Dette gælder også de lejere, der allerede er flyttet tilbage, og som ikke er varslet lejestigning. For renoverede lejemål, hvor indflytning/tilbageflytning er sket og hvor lejen er fastsat til en foreløbig leje, der er større end kr. 989 pr. m2, tilbagebetales for meget betalt leje, det vil sige forskellen mellem den hidtil opkrævede leje og kr. 989 pr. m2, fra indflytning/tilbageflytning og til den førstkommende måned efter afdelingsmødets beslutning. Huslejestigningen som følge af renoveringssagen varsles særskilt ved den enkelte beboers indflytning/tilbageflytning til det renoverede lejemål. Fra 1. januar 2016 overgår afdelingen til individuel måling og betaling af vand, som herefter udskilles fra lejen med kr. 56 pr. m2 per år og i stedet opkræves separat som et acconto beløb for vandforbrug indtil årsopgørelse foreligger. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7.2 Byggesag Langebjergparken Skema B blev fremsendt til Fredensborg kommune primo april måned med anmodning om medtagelse til godkendelse på økonomiudvalgsmøde den 19. maj 2014. Ved intern misforståelse i kommunen blev punktet ikke medtaget, og kommer derfor først til beslutning på økonomiudvalgsmøde den 16. juni 2014. Forsinkelsen har afstedkommet krav fra entreprenøren på kr. 68.000. Kommunen har frasagt sig ansvar for økonomisk konsekvens af forsinkelsen. Herefter forventes LBF s endelige godkendelse af økonomien snarest efter. Byggetilladelse er indhentet og betinget kontrakt er indgået med hovedentreprenør Hoffmann. Side 9 af 11

Forventet opstart af arbejder er sat til 26. juni 2014, sagen forventes afleveret 31. august 2015. Indledende 3 måneders varslinger af beboere er udsendt, som ifølge almen lejelovens krav. Varslinger af enkelt lejemål foretages løbende. Der afholdes orienteringsmøde for alle beboere 18. juni kl. 19.00 og orienteringsmøde med beboere i første berørte blok 24, afholdes 19. juni kl. 17.30 Byggeudvalg er nedsat og består af: Lissy Holtegaard - afd. Formand Anne Birgitte Sørensen- afd. næstformand Annelise Larsen afd. Byggeudvalg Tina Thomsen Organisationsbestyr. Formand Humlebæk Boligselskab Kjeld Sørensen- Medlem organisationsbestyrelsen Jørgen Juul- ejendomsmester Jan Storgaard - Domea Ejvind Sommer - Kundechef Carsten Klog - KHS arkitekter Bilag: -Byggeavis nr. 3 -Tidsplan for renoveringssag rev. 10. april 2014.06.10 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, med anmodning at alle udsendelser/referater i byggesagen også sendes til projektleder Jan Jensen. 7.3 Ungdomsboligerne Hesselhøj malerrenovering af fællesarealer I ungdomsboligerne Hesselhøj trænger fællesarealer til en rengørings- og malermæssig opfriskning. Administrationen har indhentet et tilbud på 22.700 + moms. Organisationsbestyrelsen er fungerende bestyrelse for ungdomsboligerne. Bestyrelsen besluttede på sidste møde, at HB s egne ansatte skal udføre opgaven i muligt omfang. Da situationen er at der er opsagt 2 medarbejdere, er driften i forvejen presset i forhold til at udføre grønne opgaver i vækstsæsonen. Projektet må derfor afvente vinter sæsonen, hvor der er bedre tid i driften. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen ønskede, at driftens medarbejdere udfører opgaven når der bliver tid i begyndelsen af vinteren, dog mureropgaver inden frosten sætter ind. 7.4 Leje af Multihuset i Baunebjerghuse Multihuset i Baunebjerghuse benyttes ofte til aktiviteter i forbindelse med Organisationsbestyrelsen samt samdriften. Afdelingens bestyrelse vil fremover bede om, at der indbetales leje når huset benyttes til arrangementer, lejen er 500 kr/arrangement. Side 10 af 11

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og indbetaler lejebeløb ved fremtidig brug af Multihuset. Bestyrelsen valgte at afsøge, hvilke muligheder der er for at låne lokaler i andre afdelinger. 8 Mødedatoer Møderække for kommende år skal besluttes på mødet. Møderække for det kommende år, er udsendt til bestyrelsesmedlemmer. Næste møde i organisationsbestyrelsen er 28. august 2014, kl. 18.00 mødested vil blive oplyst senere. Det nye Samdriftsudvalg mødes første gang 12. august 2014, kl. 18.00, mødet afholdes i Multihuset, Baunebjergvej 283, 3050 Humlebæk. Infomøde i repræsentantskabet afholdes 24. september 2014, kl. 18.00, mødet afholdes i Multihuset, Baunebjergvej 283, 3050 Humlebæk. Sommerfrokost med vedhæng, OS har arrangeret sejltur på Esrum sø, hvor der lægges ind til frokost. Afholdes 22 juni afgang kl. 11.00 fra skipperhuset. Indbydelser er udsendt, af hensyn til bestilling af frokost er tilmelding nødvendig. 9 Eventuelt TT orienterede om afskedigelsen af to medarbejdere og ansættelse af Grøn formand Peter Rosenø med opstart 1. august 2014. Tina Levisen afdeling 408 Rosenvænget, spurgte om der kan ændres på kommunens anvisningsret. Flere afdelinger har spurgt administrationen om dette. Emnet vil blive medtaget, som punkt på næste organisationsbestyrelsesmøde. Side 11 af 11