INDRETNING OG BRUG AF STORRUMSKONTORER UNI VERSITET
STORRUMSKONTORER Storrumskontorer forbandelse eller velsignelse Arbejdstilsynets regler for indretning af kontorer generelt Anbefalinger for brug af storrumskontorer Støj contra forstyrrelser Eksempler på leveregler der mindsker forstyrrelser Få det optimale ud af storrumskontoret Cellekontorer contra storrumskontorer Vær ikke blind for ulemperne Produktiviteten kan øges ved brug af storrumskontorer med omtanke
STORRUMSKONTORER FORBANDELSE ELLER VELSIGNELSE * Den positive tilgang: - Bedre/flere sociale relationer og dermed bedre jobtilfredshed - Skyldes: - Øget tilgængelighed mellem medarbejderne - Bedre samarbejde Den negative tilgang: - Problemer med indeklima, støj og koncentrationsbesvær - Medarbejdere mangler fred og derfor får færre sociale relationer - Skyldes: - At man er bange for at forstyrre hinanden - At man kan føle sig overvåget Hvis ændring fra cellekontorer til storrumskontorer skal lykkes: Krav til arbejdspladsen - Det skal give nogle fordele ikke kun være billigere - Sørge for de rigtige rammer (nem adgang til stillerum/møderum) - Give mulighed for at der bliver talt om brugen af storrumskontorerne Krav til medarbejderne - Anerkende at man ikke har kontrol over rummet og at man er tilgængelig - Gå et andet sted hen hvis man ikke vil forstyrres * Videnskab.dk
ARBEJDSTILSYNETS REGLER FOR INDRETNING AF KONTORER - GENERELT Højden til loftet skal være min. 2,5 m Gulvarealet skal svare til min. 7 m 2 pr. person Der skal være min. 12 m 3 luft pr. person Der skal være tilstrækkelig tilgang af dagslys (anbefaling: vinduesareal v. sidelys 10 % eller ovenlys 7 % af gulvareal eller 2 % dagslysfaktor) og udsyn til omgivelserne Kunstig belysning v. kontorarbejde (vedvarende læsning): 500 lux Tilstrækkelig tilførsel af frisk luft uden generende træk Mindst 1 toilet for hver 15 personer, 1 håndvask for hver 10 personer Temperatur skal ligge mellem 18 og 25 o C (bedst ca. 21-22 o ) Min. 110 cm. fra bordkant til bagvæg/reol Akustiske forhold skal være tilfredsstillende (efterklangstider fastsat af AT)
Anbefalinger for brug af storrumskontorer God tommelfingerregel er 10 m 2 pr. person for optimal indretning af skærmarbejdsplads (Videncenter for Arbejdsmiljø) Få jævnligt talt om forslag til adfærdsregulerende foranstaltninger Få udarbejdet fælles besluttede regler for de enkelte kontorer Vær bevidst om at støjproblemer ofte knytter sig til både adfærd, organisation og indretning altså et tværfagligt indsatsområde* Sørg for et aflåseligt skab eller skuffemøbel til hver ansat (sikkerhed for personlige genstande eller fortrolige papirer) Sørg for nem/kort adgang til sekundære rum/stillerum/møderum * Fra rapporten: Begrænsning af generende støj i storrumskontorer nye måder og metoder
STØJ CONTRA FORSTYRRELSER Støj er blot en af de mange kilder til forstyrrelser Støj for én person kan være relevant videndeling for en anden Støj opfattes som et vilkår, der ikke kan ændres ved (sko der larmer, telefon der ringer: Noget der generer øret) Forstyrrelser opfattes som en faktor man kan gøre noget ved (snak, henvendelser: En barriere for at udføre sit arbejde) Støj kan reduceres markant ved optimering på akustiske forhold: - Kort efterklangstid - Høj afstandsdæmpning - Taleforståelighed god tæt på og dårlig langt fra Forstyrrelser kan reduceres ved at arbejde med organisation og adfærd: - Den enkeltes placering i rummet i forhold til koncentration eller kommunikationsknudepunkt - Udarbejd fælles leveregler ved møde i hvert enkelt kontor (ud fra anonyme forslag og ønsker)
Eksempler på leveregler der mindsker forstyrrelser Alene det at snakke om ønsker og behov skaber relationer, der gør det nemmere at sige nu forstyrrer du Gå hen til den du vil tale med Hjælp hinanden med at gøre opmærksom på høj stemmeføring Sørg for at fortroligt materiale ikke ligger fremme på skrivebordet, når du går hjem Hvis du ønsker hjælp fra en kollega så se om han har travlt før du kalder. Send evt. en mail med teksten Jeg kan se du har travlt, så jeg ville ikke forstyrre. Når du har tid vil du så. Sørg for at sidde tæt på dem du arbejder i team med Brug støjskærme hvis det kan hjælpe din koncentration og din privatsfære Undgå at gemme dig helt, så andre ikke kan se dig og aflæse din arbejdssituation Undgå så vidt muligt at dele dit privatliv med hele kontoret med høj snak i telefon eller over skrivebordet Prøv at finde en måde at signalere, at du ikke vil forstyrres (flag el. lign.) og udøv det konsekvent, så det bevarer sin effekt Find et koncentrationsområde at arbejde i hvis du skal koncentrere dig Tag musik i ørerne hvis du vil udelukke forstyrrende støj Tænk på hvor tæt du går på en arbejdende kollega. Kig ikke over skulder eller på skærm med mindre du er inviteret Undgå for høj ringetone på telefonen og undgå enslydende ringetoner på flere telefoner Undgå møder omkring dit skrivebord - gå i stedet til mødelokale eller fællesareal
Eksempler på leveregler Dine egne vaner: Nogle skal fremmes og nogle skal begraves. Op på opslagstavlen så dine kolleger kan holde dig op på dine gode intentioner! Bukkes og limes til en trekant der kan vendes og signalere din arbejdssituation Det enkelte kontors kollektivt besluttede leveregler. Op på opslagstavlen!
FÅ DET OPTIMALE UD AF STORRUMSKONTORET * Rammerne skal være på plads: - Lys, inventar, indeklima - Akustik: efterklangstid, afstandsdæmpning, taletydelighed - Rigelligt med stillerum, mødelokaler og uformelle mødesteder Lyt og lær af medarbejderne: - Inddrag medarbejderne, informér grundigt og gør klart, hvad der er til diskussion og hvad der er grundvilkår - Fortæl hver enkelt, hvad det betyder for netop dem - Overvej om storrumskontor er det rigtige for alle grupper Sæt folk rigtigt sammen - Kolleger der arbejder meget sammen bør sidde i samme bordgruppe - Medarbejdere med kontakt til mange forskellige placeres så de er nemme at komme til - Behov fra introverte og meget selvstændigt arbejdende personer bør respekteres Undgå faldgruberne - Ledelsen er så fokuseret på mulighederne, at de glemmer at tage individuelle hensyn - Flytningen går så stærkt, at man glemmer at inddrage medarbejderne - Økonomien betyder at man går på kompromis med akustik, plads og indretning - Over tid glemmer man at drøfte løbende, hvordan kontoret anvendes optimalt * Storrumsguiden, COWI
CELLEKONTOR CONTRA STORRUMSKONTOR Kulturændring fra det ene til det andet er svær - Eget kontor giver status jo mere plads, jo større status - Føles som en nedgradering at flytte fra cellekontor til storrumskontor - Adspurgt holder folk mest af det de er vant til og vil nødig skifte Øget kommunikationsbehov eller øget produktivitet - Er hurtig videns- og informationsdeling et overordnet behov? - Undersøgelser viser at produktiviteten falder ved øget kommunikation - Valg af celle- eller storrumskontorer bør derfor træffes ud fra typen af de opgaver medarbejderne er ansat til at udføre (arbejdsproces og indretning skal komplementere hinanden ikke konkurrere mod hinanden) Økonomi (storrumskontorer) - Fortætning resulterer i lavere huslejeudgifter / færre m 2 pr. ansat - Lavere driftsudgifter - Lavere udgifter til teknisk infrastruktur - Fleksibilitet ved organisationsændringer (færre ombygninger) - Lettere kollektiv kommunikation for ledelsen
VÆR IKKE BLIND FOR ULEMPERNE * Svært at finde rum til impulsive private samtaler Varme og lys kan ikke justeres individuelt Flere sygedage (36 62 % i forhold til enkeltmandskontorer contra 2, 3-6 pers. el. åbne**) Faldende produktivitet pga. forstyrrende arbejdsforhold Stigende antal personkonflikter Øget personaleudskiftning Øget antal stress relaterede sygdomme Hvad kan der gøres: - Personliggør dit arbejdsområde - Orientér dit arbejdsområde væk fra forstyrrelserne - Gør ofte brug af stillerum og møderum (Alternativt begrænset brug af hjemmearbejde ved særlige behov for koncentration) * Australsk forskningsresultat fra 2008, Dr. V. Oommen, Queensland Unirversity of Technology ** Undersøgelse udført af forskere fra Københavns Universitet og Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø
PRODUKTIVITETEN KAN ØGES VED BRUG AF STORRUMS- KONTORER MED OMTANKE * Produktivitetsstigning siden 1995: DK 11%, Tyskland 22%, Sverige 34%, USA 38% Forskning peger i retning af, at det skyldes forkert brug af storrumskontorer (Rum indrettes ud fra æstetiske årsager uden forståelse for det arbejde, der skal udføres) Tre ting er vigtige v. indretning af storrumskontorer: - Rum påvirker mennesker - Mennesker har forskellige typer arbejdsopgaver på forskellige tidspunkter - Forskellige typer arbejde kræver forskellige rumtyper Novo Nordisk har udviklet værktøj - Analyse af medarbejdernes arbejdsopgaver, samarbejdsrelationer og brug af de forskellige faciliteter i det åbne kontorlandskab - Fire arbejdsprofiler, som har hver deres særlige krav til de fysiske rammer - Profiler placeres i det åbne kontorlandskab efter, hvor de opnår de bedste arbejdsbetingelser Indretning er en ledelsesopgave: - Et problem at snak om rum nemt bliver opfattet som en brokkekultur - Mange ledere lukker derfor af og bliver allergiske over for emnet - Analyse af medarbejdernes arbejdsopgaver og brug af faciliteter kan sikre optimal placering - Øget fokus øger produktivitet og medarbejdertilfredshed * Ingeniøren, 14. september 2012