RUC ers by Choice Referat af koordinationsmøde 20. juni 2011 Tilstede: Ronja, Theis, Michelle, Ena, Bjørn, Dion og Sandra Ikke til stede: Sally, Mathias, Jeppe, Karina og julie 1. Formalia 1.1. Valg af ordstyrer Theis 1.2. Valg af referent Ronja 2. Overstået arrangementer 2.1. Foreningsfest Hvordan gik den? økonomi? Vi får penge retur for tyr. Der er en del overskud da vi jo sparer de 3300. der blev brugt den del ekstra penge på lir for at sætte festen i gang. Regnskab afleveres til SR i aften. Ekstra: Oprydningen var vi for få mennesker til. Der skal tænkes lidt mere i generelle retningslinjer for vores arrangementer. Hele planlægningen af festen. Ting kan ikke kun koordineres gennem mail. Der har været for lidt fremmøde til alle møder. Der er for få mennesker om at tage slæbet. Dette er desværre helt generelt for meget af det arbejde vi laver i den her gruppe. 2.2. Sjatfest Har Ronja snakket med Blomme om en beretning? Blomme laver beretning inden næste år. Evt. inden efteråret i tilfælde af at vi skal holde en ekstra sjatfest 3. Valgkamp (Bilag 1) Fremlæggelse af bilag ved Theis. RbC skal ikke være en direkte del af valgkampen, men vi skal præsentere os som en del af SR, økonomisk og lyst. RbC skal evt. ind over kaffeuddelingen. En del af SR s pakkeløsning. Det skal være helt klart for alle at vores arrangementer ikke er politiske. Festerne skal ikke være valgfester. SR vil gerne have RbC ind over at holde en valgfest. Pengene ville komme fra kampagneudvalget. Ingen budgetpost for RbC. Festen skal ligge ca. andensidste fredag i oktober umiddelbart efter valget. Det vil vi gerne være med til, men vi skal afvente at høre mere fra kampagneudvalget. Theis skriver et par linjer til kampagneudvalget. Sendes på mail ti koordgruppen inden det sendes videre til SR. -> vi vil gerne have lidt mere information om kaffeuddeling og det skal være lidt klarer hvornår hvem står :p 4. Diskussion af handlingsplan og samarbejde mellem RbC og SR (Oplæg v. Bjørn) Mere kommunikation mellem arrangørgruppe og koord gruppen. Der skal evt. være tydeligere referater fra arrangørmøderne. Formand og sekretær holder opstartsmødet med arrangørgruppen.
Der skal være helt klare aftaler om hvem man kan gå til og hvordan hele kommunikationsvejen foregår. En løbende update skal koordineres mellem arrangørgruppen og koord-gruppen. Kan variere fra arrangement til arrangement. Det skal være nemmere at få hjælp udefra. I henhold til vores retningslinjer skal det være muligt at smide folk ud af grupperne. Bjørn sender hele handlingsplanen ud til koord-gruppen. SKAL læses igennem. Læs hvad Bjørn mener og ikke hvordan det er formuleret. Kom evt. med egne input. Alle henvendelser angående rettelser skal til Bjørn. Deadline er ugen efter roskilde festivalen. ALLE skal læse handlingsplanen og sende en mail til Bjørn. Med eller uden kommentarer!!! Der lægges op til at denne handlingsplan tages meget alvorligt! Den skal følges hvis vi skal blive ved med at have bestyrelsens opbakning. 5. Merchandise (Status v. Merchandiseudvalget) Studenterrådet får muligvis nyt logo og det vil muligvis også påvirke vores logo. Vi vil meget gerne beholde vores logo. Muligvis med nye farver. Der skal ikke bestilles nye merchandise før det lige er på plads. Der er stadig ingen update fra udvalget. De har ikke kunnet mødes endnu, men nu haster det jo heller ikke. Vi vil gerne have RbC klistermærker! 6. RBC under rusperioden 6.1. Oplæg (bilag 2) 20-30 minutter. Vi kan alle dage. Theis sender mail til Mia. Vi vil gerne ud i alle huse. Oplægsbørs d. 9. Theis og Ronja og meget gerne andre. Hvad skal det indeholde: mere end bare et oplæg. Et eller andet kreativt. Vi skal have skrevet en masse på handslisten. Vi reklamerer for kapsejladsen, stormødet og skituren. Ikke så meget kold fakta, det tager vi til stormødet. Men en reklame for vores fester og et personligt udtryk, som kan fange NYE ruc ere mere. Theis indkalder til møde i sidste uge af juli. Herefter lægges der et møde i planlægningsperioden hvor der kan laves det sidste og evt. braine på Marbjerg Mark ideer. 6.2. Hvem kan hvornår? Planlægningsperiode skal bruges som rekrutterings periode. Der lægges op til at det primært er de nye RbC folk der skal holde oplæggende og sætte deres præg på hvad oplægget skal indeholde. Evt. lave noget gak og lidt lol. Der skal lidt personlighed ind over oplægget. Oplægget kan også holdes på engelsk, ved Dion, Bjørn og Theis. Evt et marbjerg mark indlæg. 7. Samarbejde med Fredagsbaren (Status v. Bjørn o/e Michelle) Der er forsøgt at lave et møde med Vallentin, men det er ikke sket endnu. Alle har været pressede med eksamener. Bjørn laver et møde med Vallentin i løbet af den her uge. Han sender dato til Michelle. Update følger herefter fra Bjørn! Bjørn skriver det håndskrevet dokument ind på computeren, så det ikke lige pludselig bliver væk. 8. Kommende arrangementer
8.1. Kapsejlads (v. Theis o/e Ronja) Kapsejlads og semesterstartsfest i et. Vallentin skaffer band gennem royal. Der er lavet flyer til rusbogen. Ronja er økonomi ansvarlig og laver et budget. 9. Studenterbolaget (bilag 3) Billig sprut leveret til døren og hentet efterfølgende. Kvalitetssprut til billigere priser men stadig dyre en slave varer. Stemningen er ikke helt for at det er god idé da vi ligeså godt og billigt kan købe sprut i fakta og brugsen. Opslaget går nok ikke direkte i spænd med vores behov. Rbc støtter ikke op om dette da det vil kunne få barpriserne til at stige og dermed mindske salget. Tilbuddet sendes videre til arrangørgrupperne som en mulig sprutleverandør. 10. Næste møde Metamøde om stormøde: onsdag d. 17 11. Evt. Bjørn er stopper i SR til næste generalforsamling. Der skal derfor findes en ny kontaktperson for RbC til bestyrelsen. Det kan være en fordel i at vi finde en person fra egne rækker som kan tage pladsen i SR s bestyrelse.
Bilag 1 Valgkamp! Mail fra valgkampsudvalget: Jeg skriver på vegne af valgkampsudvalget, som blev nedsat på sidste bestyrelsesmøde den 31. maj. Der snakkede bestyrelsen om, hvordan udvalgene kunne være aktive i valgkampen på den ene eller den anden måde. Det er meget forskelligt fra udvalg til udvalg, hvad der giver mening af aktiviteter. For nogle udvalg giver det mening at holde et konkret valgkampsarrangement, og for andre udvalg giver noget andet mening. Det er bare med at være kreative! Derfor vil jeg gerne høre, hvad I finder ud af på jeres næste møde/har fundet ud af på jeres sidste møde. I den forbindelse vil jeg bede jer skrive et par linier om arrangementets karakter, formål, tidspunkt og desuden hvordan I tænker at kommunikere valgkampen. I skal naturligvis kun give et udkast til arrangementet, men det er fedt, hvis vi kan få jeres feedback så snart I har diskuteret det i jeres udvalg, så vi kan tage det med i overvejelserne omkring den overordnede kommunikationsstrategi for valgkampen, og så vi kan koordinere aktiviteterne lidt. Vi glæder os rigtig meget til valgkampen, og glæder os rigtig meget til at lave nogle fede aktiviteter alle sammen :) Bilag 2 Oplæg under rusperioden! Mail fra programlakaj Mia: Kære RUC'ers by Choice, Den forestående introperiode på RUC nærmer sig, og vi arbejder på at give de nye studerende en god start på deres nye studie med en masse relevante oplæg. Derfor håber vi, at I endnu en gang har tid og lyst til at komme ud i de nye basishuse og fortælle om RUC'ers by Choice og jeres arbejde. Vi er ved at udfærdige skemaer for, hvornår de enkelte oplægsholdere har mulighed for at komme ud i husene i introperioden, der strækker sig fra 22. august til 2. september. Derfor vil vi bede jer sende en mail tilbage (mifape@ruc.dk) med følgende oplysninger: 1. Hvor lang tid oplægget varer. 2. Alle datoer og specifikke tider for, hvornår I har mulighed for at holde oplæg i de nye basishuse i perioden 22. august til 2. september. Der er i alt 14 nye basishuse, og det er vigtigt, at I opgiver så mange tider som muligt, da det giver en større fleksibilitet, når vi skal have introprogrammerne til at gå op. Hvis I har mere end ét oplæg, skal der opgives længde, datoer og tider for hvert enkelt oplæg.
På årets oplægsbørs, der bliver afholdt tirsdag d. 9. august kl. 13-15, skal rusvejlederne skrive sig på de tider, oplægsholderne på forhånd har angivet, de kan holde oplæg. Til oplægsbørsen beder vi en repræsentant for hvert oplæg om kort at præsentere, hvad deres oplæg handler om (2-6 minutter). Oplægsholderne kan vælge at gå, efter de har præsenteret deres oplæg, men er mere end velkomne til at blive hængende for at besvare spørgsmål etc. fra rusvejlederne under resten af oplægsbørsen. Der kommer mere information om sted og forløb for oplægsbørsen, når vi nærmer os august. Vi ser frem til at høre fra jer. Bilag 3 Mail fra studenterbolaget med forslag om samarbejde. Deres varekatalog er vedhæftet mailen: Oplægget til jeres møde i forhold til et videre samarbejde har jeg herunder skrevet kort hvilke muligheder der kan gøre sig gældende. - Studenterbolaget kan levere direkte til døren. - Studenterbolaget vil for RUC være interessant at bruge da det er samme leverandør af krus og spiritus. - Der er fri levering, dog en minimumsbestilling på 3000 kr. Heri indgår både krus og spiritus i minimumsbestilling, så kun en samlet bestilling på 3000 kr. - Der er også mulighed for at få afhentet uåbnet og ikke benyttet materiale eller produkter. Samlet set vil det kunne frigive mandetimer hos de ansvarlige for indkøb og administration af de store fester. Vi har hos Studenterbolaget ligeledes et rigtig godt forhold til producenter, samt agenturhaver af de enkelte spiritusbrands, hvor vi kan være med til at skaffe jer forskellige happenings og andre festlige tiltag.