Åbent Referat til Udvalget for Kultur og Fritid Mødedato: Tirsdag den 19. august 2014 Mødetidspunkt: 13:00-16:00 Mødested: Deltagere: Fraværende: Referent: Dronningeværelset - det gamle rådhus Lisbet Rosendahl, Mads Sørensen, Ingvard Ladefoged, Per Rask Jensen, Preben Olesen, Holger Grumme Nielsen, Erhardt Jull Pia Koch Hauge
Indholdsfortegnelse Side 110. Godkendelse af dagsorden...237 111. Gensidig orientering...238 112. O Status på projekter - august 2014...240 113. Status for idrætshallen på Lykkegårdskolen...242 114. O Status på aftalen med IFV august 2014...244 115. O Anvendelsen af foreningssystemet...246 116. O Varde Museums årsregnskab 2013...248 117. A Tilskud, arrangement i forbindelse med Tyrrestrup-udstilling...250 118. A Lån til ny Rolandshytte ved Karlsgårde Sø...252 119. A Tilskud, Kulturdagene i Ølgod...255 120. A Underskudsgaranti, Vestjyllandsudstillingen 2014...257 121. Spil Dansk Kommune 2014...259 122. Regional Kulturaftale - bidrag til aftalen...261 123. Evaluering af Fest- og Kulturuge 2014...263 124. Planlægning af Fest- og Kulturugen 2015...265 125. Folkeskolereformens inddragelse af aftenskoler...267 126. Kommissorium for analyse af idrætshalområdet...269 127. Vedtægt for Fritidssamrådet...271 128. Udpegning af repræsentanter til Fritidssamrådet...272 129. Vedtægter og kompetencer for Aftenskoleråd...273 130. Vedtægter og kompetencer for Foreningsråd...275 131. Vedtægter og kompetencer for Idrætsråd...277 132. Vedtægter og kompetencer for Kulturelt Råd...279 133. Sager til kommende udvalgsmøder...281 Bilagsliste...283 Underskriftsblad...285 Side 236
110. Godkendelse af dagsorden Dok.nr.: 3925 Sagsid.: Initialer: 38107 Åben sag Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den 19-08-2014 Fraværende: Godkendt. Side 237
111. Gensidig orientering Dok.nr.: 3937 Sagsid.: 13/16468 Initialer: 38107 Åben sag Sagsfremstilling Orientering ved Udvalgsformanden Overværelse af løb i Region Varde Elitesports superliga den 22. august Brev fra kulturministeren vedrørende ændringer i konceptet for kulturaftaler Lego-event Renovering af bunkermaleriet med aben ved Blåvand BMX nordisk mesterskab Studietur Vadehavsfestival Teaterfestival i Esbjerg Valg til de nye råd Budget 2015 Branding af Varde Kommune via projekt Scoremad, henvendelse fra DR om kommunens brug af nudging i forbindelse med projektet Orientering ved Forvaltningen Besøg hos Udviklingsrådet for Varde Opland ønsker fra Mejls v/bent Peter Larsen Varde Bibliotek v/bent Peter Larsen Arrangementet i Tambours Have v/bent Peter Larsen Sagen vedrørende pavillon til MOT v/bent Peter Larsen Udsættelse af behandling af udviklingspuljen v/kirstine Gottlieb Fortsat interesse fra andre kommuner om vores organisering med Udviklingsråd og kobling til LAG arbejdet, henvendelse fra Lejre Kommune v/kirstine Gottlieb Der er udarbejdet supplerende budgetønsker til budgetseminaret: Renovering af udendørs bassin i Ølgod, Udarbejdelse af halplan v/kirstine Gottlieb Status på puljen Andre Kulturelle Arrangementer v/kirstine Gottlieb Gensidig orientering Bilag: 1 Åben Oversigt over bevillinger/tilskud i 2014 - kulturpuljen 41152/14 2 Åben Kulturministerens forslag til ændringer af konceptet for kulturaftaler 91653/14 3 Åben Brev til Kulturministeren - Kulturaftaler 91651/14 4 Åben Beskrivelse af driftsønsker - Budget 2015 71451/14 5 Åben Beskrivelse af anlægsønsker - Budget 2015 71580/14 Side 238
Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den 19-08-2014 Fraværende: Drøftet. Side 239
112. O Status på projekter - august 2014 Dok.nr.: 5803 Sagsid.: 11/3121 Initialer: kigo Åben sag Sagsfremstilling Udvalget for Kultur og Fritid har indgået aftale med afdelingen Kultur og Fritid for 2014. Aftalen omfatter 3 udviklingsmål som der følges op på ved dialogmødet i november. Ud over aftalens udviklingsmål arbejder Kultur og Fritid med en række andre projekter. Der er vedlagt en oversigt over de 17 aktuelle projekter. I oversigten er der lavet kort status på hvert enkelt projekt, vedlagt som bilag. Af oversigten fremgår det, at der er opnået væsentlig fremdrift på 15 af projekterne. De projekter som ved denne status ikke har været fremdrift på er knyttet op på arbejdet med andre projekter. Ud over disse projekter har andre væsentlige opgaver også været prioriteret i Kultur og Fritid, f.eks. udvikling af Varde Motor Sport Arena (sammen med Outrup Speedway Club), indhold i ny kulturaftale 2015-2018 samt afvikling af Vadehavsfestival mv. Herudover indgår afdelingen i mange andre vigtige interne samarbejder f.eks. omkring Sundhedspolitikken, fortællinger i naturparken, udviklingssamarbejder med Udviklingsrådene mv. Forvaltningens vurdering Kultur og Fritid konstaterer at der er opnået fremdrift på mange projekter og at der er et højt aktivitetsniveau i afdelingen. Forvaltningen anbefaler at orienteringen tages til efterretning og at der afrapporteres med status i forbindelse med dialogmødet. Retsgrundlag Intet. Økonomi. Høring. Bilag: 1 Åben Status på projekter i Kultur og Fritid august 2014 98847/14 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at orienteringen tages til efterretning. Side 240
Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den 19-08-2014 Fraværende: Taget til efterretning. Side 241
113. Status for idrætshallen på Lykkegårdskolen Dok.nr.: 5845 Sagsid.: 13/6378 Initialer: 46903 Åben sag Sagsfremstilling Der er konstateret skimmelsvamp i Lykkesgårdhallen. Skimmelsvamp er konstateret i henholdsvis gulv- og tagkonstruktionen. Der er på nuværende tidspunkt ingen indeklimagener ved ophold i bygningen, men Team Byggeri og Ejendomme anbefaler, at en renovering af ventilationsanlæggene, taget, vinduer, døre og porte iværksættes inden for 1 til 2 år, samt at overflader og installationer renoveres inden for 3 til 5 år. Hallen, der er på ca. 1.152 m² plus tilhørende omklædningsrum ligger i tilknytning til Lykkesgårdskolen og benyttes af både skolen og foreninger. IFV, der står for driften af Lykkegårdhallen, oplyser, at hallen næsten er fuldt belagt. Vedlagt er en oversigt over belægningen på en typisk uge i indendørssæsonen. Lykkesgårdskolens elever skal have adgang til indendørs idrætsfaciliteter. Der skal som minimum være en minihal for eleverne i 1.-7. klasse, mens de ældste årgange skal have adgang til en fuld hal, som den eksisterende. Team Byggeri og Ejendomme har udarbejdet to mulige scenarier for hallen: Scenarie 1: Den nuværende hal renoveres. Renoveringen kan ske i etaper over en kortere eller længere tidsperiode. Scenarie 2: Den eksisterende Lykkesgårdhal nedrives. Der opføres en minihal ved skolen. Idrætsundervisningen for elever i overbygningen placeres på Varde Fritidscenter. En uddybning af de to scenarier, herunder anslået økonomi, er vedlagt som bilag. Forvaltningens vurdering Forvaltningen vurderer, at det er relevant at Udvalget tager stilling til Lykkegårdhallens fremtid. Udvalget har tidligere drøftet fremtiden for kommunens idrætshaller og besluttede den 10. juni 2014, at der skal gennemføres en analyse af de nuværende haller. Det er forvaltningens vurdering, at der er behov for at der som minimum opretholdes det nuværende antal idrætshaller i Varde by, hvilket belægningsgraden også vidner om. Men forvaltningen vurderer, at det er relevant at tænke Lykkegårdhallens situation ind i de overvejelser, der er om udvidelse af Fritidscenteret. Det er ligeledes forvaltningens vurdering, at situationen giver anledning til, at Udvalget overvejer, om det er en idrætshal i traditionel forstand, der er behov for i fremtidens Varde. Dette gælder både for eventuel udvidelse af Fritidscenteret, men i ligeså høj grad, hvis man vælger at bygge ny minihal på Lykkegårdskolen. Det er forvaltningens vurdering, at anlæggelse af en ny minihal på Lykkegårdskolen bør tilpasses den moderne skoles behov for indendørs idræts- og bevægelsesfaciliteter. I forhold til det økonomiske perspektiv er det forvaltningens vurdering, at der er større sandsynlighed for medfinansiering fra fonde, hvis man går efter scenarie 2 og tør have Side 242
kreativ og innovativ tilgang, for derved at skabe et byggeri, der kan være et forbillede for andre kommuner. Sundhedskonsekvensvurdering Tilgængeligheden af gode og relevante idrætsfaciliteter kan medvirke til øget idrætsaktivitet blandt borgerne og dermed påvirke den generelle folkesundhed i positiv retning. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten Økonomi Der medtages ønske til budget 2015 og frem. Høring Sagen sendes til orientering for Udvalget for Børn og Undervisning Bilag: 1 Åben Idrætsfaciliteter ved Lykkesgårdskolen 24.06.2014 89133/14 2 Åben Bilag 1 - Belægning Lykkesgårdhal, Hal 1 og 2 ved Fritidscenteret.pdf 89131/14 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at scenarierne fremsendes til budgetseminar 2014. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den 19-08-2014 Fraværende: Anbefalingen blev godkendt. Udvalget blev orienteret om, at Udvalget for Børn og Undervisning den 18. august 2014 havde sagen på deres dagsorden til orientering. Side 243
114. O Status på aftalen med IFV august 2014 Dok.nr.: 5714 Sagsid.: 13/7745 Initialer: 46903 Åben sag Sagsfremstilling Driften og udviklingen af Varde Fritidscenter samt øvrige kommunalt ejede idrætshaller har siden 1. januar 2013 været styret af en aftale mellem Varde Kommune og IFV. For at følge op på aftalen og økonomiske forhold afholdes halvårlige samarbejdsmøder mellem IFV og forvaltningen. I 2013 var der månedlig opfølgning på udvikling i økonomien, og efter beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 10. december 2013 skal der fra 2014 i stedet laves halvårlig afrapportering på indhold i aftalen og økonomi. Som et led i aftalen udarbejder IFV en SFM (Strategi, Forretningsplatform, Markedsføringsplan) med tilhørende tidsplan. Revideret tidsplan samt notat med uddybninger er vedlagt som bilag. Det fremgår af de vedlagte bilag, at nettoomsætningen er højere end budgetteret, hvilket skyldes øgede lejeindtægter samt øget omsætning i cafeteriet. Udgiftssiden er efter det første halvår højere end budgettet. Dette skyldes bl.a. - At IFV har et løntilskud på 150.000 kr. til gode. IFV forventer at lønbudgettet holder. - At der på øvrige driftsudgifter har været afholdt udgifter til ekstra vedligeholdelse, noget udsat fra 2013. IFV oplyser, at der resten af året kun vil blive udført det, som ikke kan udsættes. - At forbrugsudgifter betales a conto efter sidste års forbrug, så de endelige tal først kendes efter nytår. Samlet regner IFV med at spare på energiudgifterne bl.a. på grund af energirenovering i svømmehallen. - At der fra administrationskonti bl.a. er betalt forsikringer for hele året samt anskaffet et nyt billetsalgssystem. IFV oplyser, at der ikke vil være større udgifter i 2. halvår IFV oplyser, at det samlede årsresultat for 2014 vil blive som budgetteret. Arbejdet med overnatningsmuligheder er udskudt til 2015, da IFV afventer svar fra budgetønske om opstart af et større udviklingsprojekt for Fritidscenteret. IFV vurderer, at den første sæson med brug af kunstgræsbanen bliver fornuftig til trods for, at den milde vinter gjorde det muligt for mange hold at træne på rigtig græs. IFV er blevet momsregistreret. Det medfører, at Kommunen mister penge på den model, der nu anvendes for opkrævning af halleje, da der er kommet nye regler på momsområdet. Der skal derfor udformes en ny model for fakturering, der så vidt muligt holder både IFV og kommunen skadesfri. Forvaltningens vurdering Forvaltningen vurderer, at IFV har formået at vende en negativ økonomi, så IFV i dag fremstår som en sund forretning. Side 244
Efter gennemgangen og med de punkter, der blev drøftet på samarbejdsmødet mellem IFV og forvaltningen, vurderer forvaltningen ligesom IFV, at økonomien for 2014 ser fornuftig ud. De forklaringer, som IFV frembragte for afvigelser i regnskabet, virker plausible. Sundhedskonsekvensvurdering Velfungerende idrætsfaciliteter giver borgerne mulighed for at dyrke idræt året rundt både inde og ude. En aktiv livsstil er medvirkende til et sundt liv. Retsgrundlag Aftalen mellem Varde Kommune og IFV Økonomi Høring Bilag: 1 Lukket 2 Lukket 3 Lukket 4 Lukket Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den 19-08-2014 Fraværende: Taget til efterretning. Side 245
115. O Anvendelsen af foreningssystemet Dok.nr.: 5687 Sagsid.: 12/14050 Initialer: 46903 Åben sag Sagsfremstilling Forvaltningen har i løbet af efteråret 2013 og foråret 2014 implementeret et digitalt system til elektronisk lokalebooking og tilskudsudbetaling på foreningsområdet. Udvalget er løbende orienteret om status med projektet og tilkendegav på mødet den 9. april 2014, at man fortsat gerne vil følge udviklingen. Systemet fungerer, og lokalebooking samt ansøgning og udbetaling af tilskud til foreningerne kører nu digitalt. Foreningerne har gennemført lokalebooking af kommunale lokaler for sæson 2014-2015 via systemet. Forvaltningen udbetaler medlemstilskud, tilskud til leder- og instruktøruddannelse samt lokaltilskud via systemet til de foreninger, som har søgt. Forvaltningen tager i sensommeren kontakt til de foreninger, der ikke måtte have søgt. Forvaltningens vurdering Det er forvaltningens vurdering, at systemet overordnet set er ganske velfungerende. Der har været enkelte tekniske indkøringsudfordringer, men det er forventeligt med et system, der skal anvendes på et så stort område. Forvaltningen vurderer, at foreningerne har taget godt imod den digitale løsning. Foreningerne er generelt positive i deres henvendelser om systemet, og de støtter op om brugen af systemet på både tilskuds- og bookingområdet. Det er forvaltningens vurdering, at nogle af pedellerne på skolen er udfordret grundet systemet. Det skyldes primært, at de er tvunget til at køre dobbelt bookingsystemer, da Skoleintra, som skolerne benytter i deres interne kommunikation, ikke kan kommunikere med andre systemer. Pedellerne er dog meget arbejdsomme og loyale over for brugen af bookingsystemet og sender foreninger videre til Kultur og Fritid, hvis de tager direkte kontakt til en skole for at booke lokaler. Det er forvaltningens vurdering, at systemet letter det administrative arbejde på foreningsområdet. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten Økonomi Høring Side 246
Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den 19-08-2014 Fraværende: Taget til efterretning. Side 247
116. O Varde Museums årsregnskab 2013 Dok.nr.: 5807 Sagsid.: 08/11970 Initialer: anpe Åben sag Sagsfremstilling Varde Museum fremsender årsregnskab for 2013 til Varde Kommunes godkendelse. Regnskabet udviser et underskud på 443.975 kr. I 2012 udviste regnskabet et underskud på 634.000 kr. Kultur og Fritid foretager en gennemgang af regnskaber for bl.a. de selvejende institutioner Regnskabsgennemgangen følger den politisk godkendte procedure. Forvaltningen har bemyndigelse til at godkende regnskaberne, med mindre gennemgangen giver anledning til væsentlige bemærkninger. Økonomiafdelingen har været involveret i gennemgangen og vurderingen af regnskab 2013. Forvaltningens vurdering Museets regnskab udviser et underskud for de sidste to regnskabsår. Det fremsendes derfor til orientering for Udvalget. Forvaltningen vil godkende regnskabet og samtidig opfordre Museet til at bestræbe sig på at få balance mellem udgifter og indtægter for at undgå oparbejdelse af en større gæld med deraf følgende renteudgifter fremover. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten Økonomi Høring Bilag: 1 Åben Regnskab Varde Museum 2013.pdf 102267/14 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den 19-08-2014 Fraværende: Holger Grumme Nielsen Side 248
Holger Grumme Nielsen erklærede sig inhabil og forlod mødet under behandling af punktet. Taget til efterretning. Side 249
117. A Tilskud, arrangement i forbindelse med Tyrrestrupudstilling Dok.nr.: 5831 Sagsid.: 14/9142 Initialer: 49093 Åben sag Sagsfremstilling Varde Museum søger om 22.000 kr. i støtte til filmoptagelse og musikarrangement i forbindelse med udstillingen i anledning af kunstneren Hans Tyrrestrups 70 års fødselsdag. Museet arrangerer i samarbejde med Kunsthuset Palæfløjen i Roskilde en stor og retrospektiv udstilling med Hans Tyrrestrups værker. Sammen med udstillingen udgiver de to museer en bog om Tyrrestrups malerier, lyrik og skulpturer. I forbindelse med ferniseringen af udstillingen i henholdsvis Roskilde og Varde er der et ønske om at opføre 3 musikarrangementer i samarbejde med Syddansk Musikkonservatorium og Skuespilskolen i Esbjerg. Derudover laves en film, der kombinerer Tyrrestrups billeder med musikken. Der er ifølge Museet tale om et kunstarrangement, der tilføjer udstillingen et nyt lag. Musikarrangementerne vil foregå i Roskilde, Varde og Esbjerg, hvor arrangementet i Varde vil finde sted på Varde Museum den 20. september. Den samlede udgift til musikarrangementerne inkl. filmoptagelser udgør 33.000 kr., hvoraf de 11.000 kr. er på plads og finansieret af kunstneren selv. Forvaltningens vurdering Filmoptagelsen og musikarrangementerne er efter forvaltningens vurdering et alternativt og interessant kunstnerisk initiativ, der giver Varde Museum mulighed for at fremvise en udstilling med en anden indgangsvinkel og på en ny og anderledes måde. Forvaltningen vurderer dog, at et tilsagn til museet svarede til dækning af en tredjedel af det samlede budget på 33.000 kr. for musikarrangementerne inkl. filmoptagelse kan være et rimeligt bidrag. Ved et tilsagn om støtte på 11.000 kr. deles udgifterne ligeligt mellem kunstneren og de to museer. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten Økonomi Varde Museum har fået udbetalt det fulde tilskudsbeløb. Bevilling fra denne konto vil medføre en marginal budgetoverskridelse i forhold til det samlede tilskud til Museet. Tilskuddet til koncerterne kan alternativt finansieres af konto for tilskud til kunstforeninger. Selvom der ikke er tale om ansøgning fra en forening vil bevillingen blive givet til et projekt som vedrører kunst. Side 250
Høring Bilag: 1 Åben Ansøgning fra Varde Museum om støtte i.f.m. Tyrrestrup udstilling 100640/14 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at udvalget bevilger Varde Museum 11.000 kr. til delvis dækning af de anførte udgifter i ansøgningen finansieret af kontoen for tilskud til kunstforeninger eller konto for tilskud til Varde Museum. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den 19-08-2014 Fraværende: Anbefalingen blev godkendt. Tilskuddet finansieres af kontoen: tilskud til kunstforeninger. Side 251
118. A Lån til ny Rolandshytte ved Karlsgårde Sø Dok.nr.: 5711 Sagsid.: 14/8232 Initialer: 49093 Åben sag Sagsfremstilling Til opførelse af ny Rolandshytte ved Karlsgårde Sø søger Varde Y s Mens Club tilsagn om et lån på 1.000.000 kr. Den nuværende Rolandshytte har siden 1957 været anvendt til udlejning til spejdere, foreninger, skoler, vandrere, kajakroere og øvrige friluftsfolk. Hytten blev gennemgribende renoveret i 1982 men står nu ifølge Varde Y s Mens Club igen i en meget dårlig stand. Ansøger vurderer, at det ikke kan svare sig at renovere igen og ønsker derfor at bygge en ny energibesparende hytte på 235 m 2 med 30 sovepladser, værelser til ledere, stort fællesrum samt tidssvarende køkken- og badefaciliteter. Hytten skal opfylde Friluftsrådets krav om handicapvenlig tilgang og brug for at sikre optagelse i Hyttefortegnelsen (landsdækkende fortegnelse over hytter og lejerpladser til brug for alle). En ny og moderne bygning får ifølge ansøger en bred opbakning af fremtidige brugere som børnehaver, skoler/foreninger, NaturKulturVarde, DGI Sydvest og spejdere - ikke mindst på grund af den unikke natur i området med sø, eng og skov, som tilsammen giver muligheder for et varieret og stort udbud af aktiviteter. Derudover er Rolandshytten en naturlig del af større årlige arrangementer, som foregår ved Karlsgårde Sø, f.eks. Karlsgårde Dag med op til 3000 besøgende og introdag på Campus Varde med 200 elever og lærere. Ansøger har også indgået en partnerskabsaftale med DGI Sydvest og NaturKulturVarde for at sikre opretholdelsen af aktiviteter i området, ligesom Grønt Råd i Varde Kommune har forholdt sig positivt til projektet. Hytten ligger på en lejet grund. Lejemålet er netop forlænget frem til 2042. Efter at have undersøgt tilsvarende hytters udlejningsprocent og lejeindtægt vurderer ansøger, at det er realistisk at regne med 29 % belægning de første 2 år og 40 % herefter, hvilket betyder et årligt driftsresultat på henholdsvis 64.470 kr. og 90.838 kr. (Af dette beløb er fratrukket et anslået beløb på 25.000 kr. årligt til vedligehold/anskaffelser). Ansøger har valgt at sætte lejen på et attraktivt niveau, så flest mulige får adgang til at leje. Byggesummen beløber sig til 2.500.000 kr. og forventes finansieret som følger: LAG midler (tilsagn er givet) Friluftsrådet (tilsagn er givet) LGP Lokale Grønne Partnere (tilsagn er givet) Egne midler Forventer yderligere tilsagn Lån Varde Kommune 400.000 kr. 300.000 kr. 400.000 kr. 300.000 kr. 100.000 kr. 1.000.000 kr. Varde Y s Mens Club har endvidere søgt ved SE Vækstpulje, Primo Holding og 15. juni fonden (Rockwool) og tror på, at der er gode muligheder for yderligere tilsagn. Side 252
Da udbetaling fra LAG er betinget af, at byggeriet er færdigt, og alle regninger er betalt inden 1. juni 2015, ser ansøger sig nødsaget til at sætte byggeriet i gang og søger derfor om lån fra Varde Kommune. Forvaltningens vurdering Det er forvaltningens opfattelse, at Varde Y s Mens Club har gjort et grundigt forarbejde i forhold til projektets byggeri, finansiering og fremtidig udlejning. Området omkring Karlsgårde sø er et naturskønt område, som anvendes af mange lokale foreninger, skoler, naturfolk, DGI Sydvest, private og Varde Kommune. Stedet indbyder til et stort udbud af varierende aktiviteter og er et aktiv for kommunen. Da Rolandshytten ligger midt i området er den i dag flittigt anvendt. Hytten er i dag den eneste egnede base for større arrangementer. En modernisering og udvidelse vil gøre Rolandshytten endnu mere attraktiv at bruge. Forvaltningen kan konstatere, at det estimerede driftsbudget viser et pænt overskud, ligesom der er hensat et anslået beløb på 25.000 kr. årligt til vedligehold og uforudsete udgifter. Overordnet ser økonomien lovende ud. For at sikre oprettelseskravet fra fondene, vurderer forvaltningen dog, at en tilbagebetalingstid på 15 år er optimal. Hvis foreningen modtager yderligere fondsmidler anbefaler forvaltningen, at lånebeløbet nedsættes, eller at der afdrages hurtigere på lånet. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten. Økonomi Økonomiafdelingen anfører, at det skitserede forslag til et kommunalt lån og vilkårene herfor ligger indenfor de rammer, Varde Kommune anvender. Lånet vil betyde et udlæg af kommunens likviditet, indtil lånet er tilbagebetalt. Høring. Bilag: 1 Åben Brochure om projekt ny Rolandshytte ved Karlsgårde sø 97113/14 2 Åben Faktabilag fra Varde Y's Mens Club vedr. ansøgning om lån til 97112/14 Rolandshytte 3 Åben Ansøgning fra Varde Y's Men's Club om lån til ny Rolandshytte 97109/14 4 Åben Regnskab pr. 31.12.2014 - Varde Y's Mens Club. Ikke underskrevet og af bestyrelsen og uden revisorpåtegning men jvfr. ansøger godkendt på generalforsamling den 26.5. 97642/14 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at det indstilles til Byrådet, at Varde Y s Mens Club bevilges et rentefrit lån på 1.000.000 kr. til brug for opførelse af en ny Rolandshytte med en afvikling på 55.000 kr. de første 2 år og 70.000 kr. derefter, hvorved løbetiden vil være maks. 15 år, og Side 253
at lånet helt eller delvist kan afvikles før tiden. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den 19-08-2014 Fraværende: Anbefalingen blev godkendt. Side 254
119. A Tilskud, Kulturdagene i Ølgod Dok.nr.: 5665 Sagsid.: 14/31 Initialer: anpe Åben sag Sagsfremstilling Foreningen Kulturdagene i Ølgod ansøger om tilskud på 50.000 kr. til dækning af eventuelt underskud i forbindelse med afvikling af kulturdagene i 2014. Det er 25. gang, der afholdes kulturdage i Ølgod. Jubilæet bliver blandt andet fejret ved at Kulturminister Marianne Jelved kommer for at åbne kulturdagene den 4. oktober 2014 i forbindelse med åbningsarrangementet med De Tre Kongelige Sopraner. Afslutningsarrangementet bliver med Peter Schaufuss balletten, som spiller juleforestillingen Nøddebo Præstegaard. Der er i alt planlagt 16 arrangementer i perioden 4. oktober - 10. december 2014. Foreningen forsøger at lave arrangementer med kvalitet og bredde, så flest muligt kan få glæde af arrangementerne. Kulturdageforeningen fik i 2013 et tilskud på 40.000 kr. Forvaltningens vurdering Kultur og Fritid finder, at programmet er spændende og alsidigt med nye programpunkter. Der lægges et stort frivilligt arbejde i at få sammensat et bredt program med høj kvalitet. Forvaltningen anbefaler, at foreningen i 2014 modtager tilskud på 50.000 kr. - ikke mindst i anledning af tilbagevenden af Peter Schaufuss Balletten. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten Økonomi Tilskuddet finansieres af puljen til Andre Kulturelle Arrangementer. Høring Bilag: 1 Lukket 2 Lukket Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at der bevilges et tilskud til Kulturdageforeningen på 50.000 kr., som finansieres af kontoen Andre Kulturelle Arrangementer. Side 255
Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den 19-08-2014 Fraværende: Udvalget besluttede, at der bevilges en underskudsgaranti til Kulturdageforeningen på 50.000 kr., som finansieres af kontoen Andre Kulturelle Arrangementer. Side 256
120. A Underskudsgaranti, Vestjyllandsudstillingen 2014 Dok.nr.: 5461 Sagsid.: 14/31 Initialer: anpe Åben sag Sagsfremstilling Foreningen Vestjyllandsudstillingen ansøger Varde Kommune om en underskudsgaranti på 20.000 kr. til gennemførelse af den årlige udstilling i Janusbygningen i perioden fra 11. oktober til 16. november 2014. Vestjyllandsudstillingen er en sammenslutning af vestjyske kunstnere, i alt 20 medlemmer, der hvert år afholder en udstilling i Janusbygningen. Det er udstilling nr. 34. Foreningen har gennem årene haft fokus på vækstlaget af yngre kunstnere i det vestjyske område. Foreningen fik i 2013 stillet en garanti på 20.000 kr., hvoraf hele beløbet kom til udbetaling. Forvaltningens vurdering Kultur og Fritid vurderer, at udstillingen er med til at promovere det vestjyske kunstliv, og anbefaler, at der stilles en garanti på 20.000 kr. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten Økonomi Garantien kan finansieres af kontoen Andre Kulturelle Arrangementer og opfylder kriterierne herfor. Høring Bilag: 1 Åben Ansøgning om underskudsgaranti - Vestjyllandsudstillingen 2014 71920/14 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at ansøgningen imødekommes, og at underskudsgarantien finansieres af puljen til Andre Kulturelle Arrangementer. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den 19-08-2014 Fraværende: Side 257
Anbefalingen blev godkendt. Side 258
121. Spil Dansk Kommune 2014 Dok.nr.: 5666 Sagsid.: 14/7913 Initialer: anpe Åben sag Sagsfremstilling Spil Dansk Dagen er en tilbagevendende landsdækkende begivenhed, som markeres den sidste torsdag i oktober måned. Der spilles og synges danskkomponeret musik i radioen hele dagen. Desuden foregår der en lang række arrangementer over hele landet. Ud over at deltage med et arrangement i en central kalender, har kommunerne mulighed for at søge om at blive Spil Dansk Kommune. Varde Kommune indgik første gang i 2012 et samarbejde med sekretariatet for Spil Dansk (Koda/-Gramex) og blev Spil Dansk Kommune. Det udløste en musikpakke og en forpligtigelse til at nedsætte en styregruppe samt bidrage med og synliggøre et antal arrangementer i hele kommunen, hvor der blev spillet og sunget danskkomponeret musik. I 2013 blev konceptet fra Koda/Gramex ændret således, at der tilbydes 3 musikpakker: bronzepakke til 15.000 kr., sølvpakke til 20.000 kr. og en guldpakke til 30.000 kr. I hver af pakkerne indgår sparring i forhold til PR og markedsføring. I 2013 købte Varde kommune en guldpakke til 30.000 kr. Desværre var der flere situationer, hvor samarbejdet med de forskellige organisationer ikke levede op til styregruppens forventninger. Styregruppen har evalueret på 2013 og vil foreslå, at der i 2014 indkøbes en bronzepakke til 15.000 kr., og at der samtidig afsættes et beløb på 15.000 kr. til et projekt Musik til madpakken, som i korte træk går ud på at besøge arbejdspladser i Varde Kommune, så rigtig mange får en musikalsk oplevelse. Projektet er beskrevet i bilag. Derudover tages initiativ til et Spil Dansk projekt, hvor Musik & Billedskolens elever i folkeskolerne spiller til tre udvalgte danske sange som synges på spil dansk dagen. Der søges om et beløb på 10.000 kr. til PR af øvrige arrangementer, som foregår i hele kommunen, og som arrangeres af lokale foreninger/institutioner. Indholdet i musikpakkerne fremgår af spildansk-hjemmesiden: http://www.spildansk.dk/index.php?id=1226 Forvaltningens vurdering Kultur og Fritid vurderer, at indholdet i alle tre pakker er interessant og kan være med til at give et musikalsk løft til såvel børn og unge som borgerne i Varde Kommune. Styregruppens indstilling om fortsat at kunne kalde sig Spil Dansk Kommune ved køb af bronzepakken samt forslag til projekt Musik til madpakken og Spil Dansk i samarbejde med folkeskolerne anbefales. Side 259
Kultur og Fritid vurderer, at projektet Musik til madpakken og økonomi til annoncering også er relevant, men at dette alternativt kunne finansieres ved, at arrangementet Musik til madpakken sælges til virksomhederne, som dermed kunne finansiere projektet. Sundhedskonsekvensvurdering Musik kan medvirke til livsglæde og fælles oplevelser. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten Økonomi Forvaltningen foreslår, at de 15.000 kr. til køb af bronzepakke finansieres af kontoen for andre kulturelle arrangementer, som også i 2013 finansierede udgifter til at være Spil Dansk Kommune. Da restbudgettet på kontoen for andre kulturelle arrangementer er yderst begrænset, foreslås det, at det resterende beløb på 20.000 kr. finansieres ved salg af arrangementer til de virksomheder, som vil deltage i projektet. Høring Bilag: 1 Åben Forslag til Spil Dansk projekt i 2015 99298/14 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at Varde Kommune deltager som Spil Dansk Kommune i 2014 med bronzepakken til 15.000 kr. finansieret af kontoen for andre kulturelle arrangementer, og at der ikke afsættes yderligere bevilling til Spil Dansk arrangementerne. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den 19-08-2014 Fraværende: Anbefalingen blev godkendt. Side 260
122. Regional Kulturaftale - bidrag til aftalen Dok.nr.: 5669 Sagsid.: 14/7977 Initialer: anpe Åben sag Sagsfremstilling Esbjerg, Fanø, Varde og Tønder kommuner (Kulturregion Vadehavet) er i forhandling med Kulturministeriet om en mulig tredje kulturaftale for vadehavsområdet. Aftalen er fireårig for perioden 2015-2018. Kulturaftalen er et kulturelt knudepunkt, som styrker det kulturfaglige niveau, engagement og udvikling af nye aktiviteter. Med aftalen skabes der tilbud til fordel for borgerne, kulturaktører og besøgende i de fire vadehavskommuner. Kulturaftale Vadehavet og samarbejdet mellem relevante parter er et redskab til at bære vadehavsområdets kulturelle udvikling, gennem nye netværk og samarbejdsprojekter. Det netværk, der er etableret gennem de to første kulturaftaler med kulturregionens aktører, bevares og udbygges ved fortsat samarbejde med såvel institutioner som selvstændige kulturaktører, ligesom det grænseoverskridende samarbejde med andre vadehavslande prioriteres, specielt i forbindelse med vadehavsfestivalen. Den politiske styregruppe har godkendt vision, indsatsområder samt mål for Kulturaftale Vadehavet 2015-2018. Se mere i vedhæftede bilag. Vadehavsområdets institutioner og selvstændige kulturaktører kan søge om tilskud fra kulturaftalens puljemidler til udviklingsprojekter, der understøtter visionen. Derudover arrangerer Kulturregion Vadehavet hvert andet år en stor og markant vadehavsfestival. For at sikre den fortsatte udvikling af arbejdet med kulturaftalen og de kulturelle tilbud har styregruppen drøftet at forhøje de fire kommuners økonomiske bidrag til aftalen. I lighed med de første to aftaler lægges der op til et fast årligt tilskudsbeløb pr. indbygger (1. januar 2014). Beløbet fremskrives fra 2016 årligt med KL s fremskrivningsprocent. På styregruppemøde den 17. juni 2014 meddelte Fanø Kommune og Tønder Kommune, at de indstiller et tilskud på henholdsvis 9,50 kr. og 7,50 kr. pr. indbygger, mens Esbjerg og Varde kommuner endnu ikke havde truffet beslutning om størrelsen af beløbet. Styregruppen forventer, at beløbet for de fire kommuners tilskud pr. indbygger bliver ens. Under den nuværende kulturaftale for perioden 2011-2014 har tilskudsbeløbet i gennemsnit udgjort 5,50 kr. pr. indbygger. Ved en forhøjelse af tilskudsbeløbet til 7,50 kr. pr. indbygger betyder det en forøgelse i budget 2015 med 100.524 kr., mens et tilskudsbeløb på 9,50 kr. giver et beløb på 199.708 kr. mere end afsat. Se mere i vedhæftede bilag. Side 261
Forvaltningens vurdering Kulturaftalen er med til at fremme og styrke kvaliteten af kunst og kultur i naturen, som er vores fælles identitet for området. Aftalerne har givet kommunerne kendskab/fællesskab over kommunegrænserne, og målet er at det samme vil ske for vores kulturaktører og kulturbrugere. Især efter nedlæggelsen af amterne har styrkelsen af det tværkommunale kultursamarbejde været væsentlig for udvikling af kulturtilbud til borgerne, som ikke ville kunne igangsættes på kommunernes eget initiativ. Retsgrundlag Lov nr. 1104 af 29. december 1999 om regionale kulturaftaler med de ændringer, der følger af lov nr. 563 af 24. juni 2005 samt lovbekendtgørelse nr. 728 af 7. juni 2007, som senest er ændret ved 2 i lov nr. 1517 af 27. december 2009. Økonomi Udvidelse af Varde Kommunes bidrag til kulturaftalen ligger ud over det budgetterede, hvorfor der skal fremsættes ønske om yderligere budget på 100.000 200.000 kr. til behandling på Byrådets budgetseminar 2014. Høring Bilag: 1 Åben Supplerende oplysninger til behandling af sagen om forhøjelse af tilskud til den regionale kulturaftale. 99506/14 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at der medtages budgetønske til budget 2015 om yderligere tilskud til kulturaftale Vadehavet, og at udvalget tager stilling til, om tilskudsbeløbet i givet fald skal forhøjes til 7,5 kr./indbygger eller til 9,50 kr./indbygger. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den 19-08-2014 Fraværende: Anbefalingen blev godkendt, og Udvalget besluttede, at tilskudsbeløbet skal forhøjes til 7,50 kr./indbygger. Side 262
123. Evaluering af Fest- og Kulturuge 2014 Dok.nr.: 5667 Sagsid.: 14/259 Initialer: 49333 Åben sag Sagsfremstilling Udvalget for Kultur og Fritid besluttede i januar 2014, at Fest- og Kulturugen 2014 med fordel kunne afholdes i uge 21 i forbindelse med afviklingen af Music4Free. Forventningen var bl.a., at Music4Free ville bidrage positivt til Fest- og Kulturugens øvrige arrangementer med mulighed for at nå ud til en bredere målgruppe, og ved samtidig at udnytte muligheden for fælles markedsføring. Fest- og Kulturugen 2014 blev afviklet i perioden onsdag den 21. maj til søndag den 25. maj med i alt 15 arrangementer. Projektgruppen bestående af Kultur og Fritid, Musik & Billedskolen, Varde Bibliotek, NaturKulturVarde, Varde Museum og Varde Handel har evalueret på ugen. Der er i gruppen bred enighed om, at Fest- og Kulturugen var en stor succes, hvilket også er bekræftet af positive tilbagemeldinger fra borgere og medier. Programmet ramte bredt med arrangementer af en høj kvalitet, hvor alle institutioner bød ind med spændende forestillinger og aktiviteter med stor publikumsdeltagelse. På tværs af institutionerne var der et fint samarbejde om at få afviklet de forskellige forestillinger, ligesom de foreninger, der bruger åen, var meget aktive og er åbne for at hjælpe til ved andre lejligheder. 7-kanten bidrog i løbet af ugen med flere mindre indslag, der bandt tingene sammen. Den store scene og Varde Torv var et godt samlingspunkt for Fest- og Kulturugen. Vurderingen er, at placeringen trak flere nysgerrige til. Kultur og Fritid var koordinator på planlægningen og afholdelsen af arrangementerne. Enkelte kritikpunkter gik i projektgruppen på, at koncerten fredag kom til at fylde en del i festugeprogrammet. Gruppen overvejer, om Fest- og Kulturugen fremadrettet kan afvikles over 2 weekender, og er opmærksom på, at udfordringen i så fald kan være at fastholde interessen over flere dage. Det fælles samarbejde med KomUd, om PR og markedsføring af Fest- og Kulturugen og Music4Free, har betydet, at vi er kommet langt ud i kommunen. NaturKulturVarde og Music4free oplevede en stor tilgang af deltagere fra nabokommunerne. Der var i budgettet afsat 220.000 kr. til Fest- og Kulturugen. Budgettet er overholdt. Opgaverne og økonomien omkring Music4Free blev gennemført som et selvstændigt arrangement. Forvaltningens vurdering Det er Kultur og Fritids vurdering, at Fest- og Kulturugen i 2014 var den kulturelle succes, som man ønskede med de planlagte arrangementer. Ugen var præget af høj kvalitet med et alsidigt program til det brede publikum. Samarbejdet mellem de forskellige institutioner og øvrige involverede foreninger har været godt. Institutionerne har taget ansvar for ikke kun egne men også øvrige arrangementer hen over ugen. Det Side 263
er forvaltningens vurdering, at Varde Kommune har fået kvalitetsmæssigt gode kulturelle indslag for den afsatte bevilling. Kultur og Fritids rolle som koordinator er opprioriteret i 2014. Forvaltningen får hermed et samlet overblik over økonomien og kvaliteten af arrangementerne, ligesom koordinatorfunktionen er med til at styrke samarbejdet på tværs i projektgruppen. Det er vurderingen, at en tydelig koordinatorrolle er afgørende, i forhold til om ugen bliver vellykket. I forhold til samarbejdet med Music4Free er det vurderingen, at der var flere fordele end ulemper ved at lægge Fest- og Kulturugen og Music4Free sammen, især på grund af den fælles markedsføring, der gav ekstra fokus på ugens samlede arrangementer. Det er forvaltningens vurdering, at Kultur- og Festugen bør afvikles med kulturinstitutionerne som primære aktører igen i 2015 og i et samarbejde med Music4free. Dog på den måde at Music4free planlægges og gennemføres som et 100 % selvstændigt program som hidtil. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten Økonomi Høring Bilag: 1 Åben AP program 54145/14 2 Lukket Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at evalueringen tages til efterretning. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den 19-08-2014 Fraværende: Taget til efterretning. Side 264
124. Planlægning af Fest- og Kulturugen 2015 Dok.nr.: 5829 Sagsid.: 14/9130 Initialer: 49093 Åben sag Sagsfremstilling Med henvisning til evalueringen af program og økonomi for Fest- og Kulturugen 2014 og for ikke tidsmæssigt at komme bagud med planlægningen for 2015 søger forvaltningen for Kultur og Fritid om bevilling af et budget på 220.000 kr. til afholdelse af Fest- og Kulturugen i maj 2015. Forvaltningens vurdering Som det fremgår af evalueringen af Fest- og Kulturugen 2014 er det forvaltningens vurdering, at ugen var en kulturel succes med et alsidigt program til det brede publikum. Forvaltningen vurderer derfor, at samme form med samme budgetramme og i samarbejde med Music4Free med fordel kan være udgangspunkt for planlægningen af Fest- og Kulturugen 2015, som allerede er startet op. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten Økonomi Hvis Fest- og Kulturugen i 2015 skal gennemføres på det anbefalede niveau, er det nødvendigt, at det samlede budget igen udgør minimum 220.000 kr. Det nuværende afsatte budget til Fest og Kulturugen kan forhøjes med 130.000 kr. fra kontoen for andre kulturelle arrangementer til kontoen for Fest- og Kulturugen, så det samlede budget er 220.000 kr. Det foreslås at overførslen er fast, så det økonomiske grundlag for planlægningen fremadrettet er afklaret. Høring Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at der fremadrettet overføres 130.000 kr. fra kontoen for andre kulturelle arrangementer til kontoen for Fest- og Kulturuge, at Fest- og Kulturugen afholdes i 2015 med kulturinstitutionerne som primære aktører, der hver især bidrager med arrangementer, hvor kvaliteten ligger ud over det sædvanlige, og hvor Kultur og Fritid påtager sig koordinatorrollen, at budgettet for Fest- og Kulturen i 2015 og frem indtil videre arbejder med en budgetramme på 220.000 kr., Side 265
at udvalget godkender, at Fest- og Kulturugen i Varde i 2015 igen planlægges afholdt i maj måned i forbindelse med Music4Free, og at Music4Free planlægges og gennemføres som et selvstændigt arrangement med eget budget. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den 19-08-2014 Fraværende: Udvalget besluttede, at der fremadrettet overføres 130.000 kr. fra kontoen for andre kulturelle arrangementer til kontoen for Fest- og Kulturugen, at Fest- og Kulturugen afholdes i 2015 med kulturinstitutionerne som primære aktører, der hver især bidrager med arrangementer, hvor kvaliteten ligger ud over det sædvanlige, og hvor Kultur og Fritid påtager sig koordinatorrollen, at budgettet for Fest- og Kulturugen i 2015 og frem indtil videre arbejder med en budgetramme på 220.000 kr., at Udvalget godkender, at Fest- og Kulturugen i Varde i 2015 om muligt, igen planlægges afholdt i maj måned i forbindelse med Music4Free, og at Music4Free planlægges og gennemføres som et selvstændigt arrangement med eget budget, og at Fest- og Kulturugen udvides med 1 dag. Side 266
125. Folkeskolereformens inddragelse af aftenskoler Dok.nr.: 5843 Sagsid.: 14/8059 Initialer: 46903 Åben sag Sagsfremstilling I august 2014 træder den nye folkeskolereform i kraft. Reformen lægger bl.a. op til, at folkeskolerne i højere grad skal åbne sig over for det omgivende samfund ved at inddrage lokalsamfundets kultur-, folkeoplysnings-, idræts- og foreningsliv samt kunstog kulturskoler. Samarbejdet skal bidrage til, at eleverne lærer mere og styrker deres kendskab til foreningsliv og samfund. I den anledning har de landsdækkende oplysningsforbund (AOF, DOF, FOF, LOF og NETOP) indgået et samarbejde, da aftenskolerne repræsenterer nogle faglige og dannelsesmæssige værdier, som kan bidrage til en ny og bedre folkeskole. Målet er at synliggøre aftenskolerne som mulige samarbejdspartnere for kommuner og folkeskoler. De landsdækkende oplysningsforbund har udarbejdet et fælles notat med forslag til modeller for samarbejde mellem aftenskoler og folkeskoler samt skitseret konkrete eksempler og forslag til aktiviteter. Notatet er vedlagt som bilag. Forvaltningens vurdering Det er forvaltningens vurdering, at aftenskolerne besidder faglige kompetencer, der kan bidrage til at give skolebørnene en afvekslende og udbytterig skoledag samt tilføre nye faglige vinkler. Forvaltningen vurderer, at de landsækkende oplysningsforbunds tiltag er relevant og anbefaler, at forbundenes tiltag videregives til det nye Aftenskoleråd, som kan arbejde videre med realisering af ideerne i Varde Kommune. Retsgrundlag Intet Økonomi Høring Bilag: 1 Åben Samarbejde mellem folkeskolen og aftenskolerne vedr. Folkeskolereformens inddragelse af aftenskoler 87320/14 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at Aftenskolerådet arbejder videre med udvikling og implementering af ideerne. Side 267
Beslutning Fritidsrådet den 14-08-2014 Fraværende: Godkendt. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den 19-08-2014 Fraværende: Anbefalingen blev godkendt. Side 268
126. Kommissorium for analyse af idrætshalområdet Dok.nr.: 5710 Sagsid.: 14/7649 Initialer: 46903 Åben sag Sagsfremstilling Udvalget besluttede 10. juni 2014, at der skal gennemføres en analyse af idræts- og svømmehallerne for at opgøre behovet for renovering og vedligeholdelse samt afdække belægningsgraden på hallerne, og hvordan udvikling i befolkningen og deres idrætsvaner påvirker brugen af hallerne nu og i fremtiden. Forvaltningen har derfor udarbejdet oplæg til kommissorium for analysearbejdet, der skal skaffe viden, som kan danne grundlag for strategiske prioriteringer på halområdet. Forvaltningens vurdering Det er forvaltningens vurdering, at det er relevant at få gennemført en analyse af idrætshallerne med henblik på at fremskaffe et vidensgrundlag, der kan danne udgangspunkt for fremadrettede prioriteringer på området. Det er forvaltningens vurdering, at den viden, som analysen genererer, bør ligge til grund for den fremtidige strategi for området. Det er resursekrævende at gennemføre en bred og kvalificeret undersøgelse af idrætshalområdet. I det omfang forvaltningen selv skal forestå hele analysen, kan det blive nødvendigt at nedjustere omfanget og dermed succeskriterierne inden for de dele af analysen, der omhandler: - Befolkningens idrætsvaner og udviklingstendenser, og - Analyse af nuværende faciliteter i forhold til det forventede behov for fremtidens befolkning i Varde Kommune. Det er forvaltningens vurdering, at det vil være en væsentlig fordel at inddrage en ekstern part til gennemførelse af flere af analysens områder, da der derved kan opnås et distanceret og objektivt perspektiv på området. Hvis man ønsker at inddrage en ekstern part, bør der afsættes midler til formålet. Sundhedskonsekvensvurdering Adgang til relevante faciliteter styrker foreningsidrætten. Foreningsidrætten giver borgerne mulighed for at leve et aktivt liv, hvilket er afgørende for den generelle sundhed. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten Økonomi Hvis der skal inddrages ekstern part, bør der afsættes 200.000 kr. inden for udvalgets ramme til gennemførelse af analysen. Side 269
Høring SIV er orientret om, at udvalget har ønsket, at der laves en analyse af idrætshallerne. Forvaltningen foreslår, at SIV inddrages løbende i processen både for at sikre relevant og skabe forankring i hallerne. Det er ligeledes afgørende, at hallerne bidrager med forskelligt faktuelt materiale bl.a. om brug af hallerne i undersøgelsen. Bilag: 1 Åben Kommissorium for analyse af idrætshallerne 89262/14 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at Kommissorium for analyse af idrætshallerne godkendes. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den 19-08-2014 Fraværende: Anbefalingen blev godkendt. Udvalget besluttede endvidere, at der skal inddrages ekstern part til gennemførelse af analysen, og at udgiften, på maks. 200.000 kr. finansieres af udviklingspuljen. Side 270
127. Vedtægt for Fritidssamrådet Dok.nr.: 5795 Sagsid.: 14/7665 Initialer: kigo Åben sag Sagsfremstilling Byrådet besluttede den 3. juni 2014 at organisering af foreningsdialogen skal ændres med virkning fra 1. september 2014, så der oprettes fire decentrale råd, som foreningslivet deltager i, samt et fritidssamråd med repræsentanter fra de fire råd og med to repræsentanter fra Udvalget for Kultur og Fritid. Med udgangspunkt i Byrådets beslutning af 3. juni 2014 vedlægges revideret styrelsesvedtægt for Fritidssamrådet. Forvaltningens vurdering De reviderede vedtægter er justeret i overensstemmelse med den politiske behandling af sagen, og så det lever op til Lov om folkeoplysning 35. Retsgrundlag Lov om Folkeoplysning Økonomi Høring Fritidsrådet er tidligere hørt om sagen. Bilag: 1 Åben Styrelsesvedtægt for Fritidssamrådet 98428/14 2 Åben Fremtidig organisering af foreningsdialogen 75036/14 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at det indstilles til Byrådet, at den reviderede Styrelsesvedtægt for Fritidssamrådet godkendes. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den 19-08-2014 Fraværende: Anbefalingen blev godkendt. Side 271
128. Udpegning af repræsentanter til Fritidssamrådet Dok.nr.: 5797 Sagsid.: 14/7665 Initialer: kigo Åben sag Sagsfremstilling Udvalget for Kultur og Fritid har indstillet revideret styrelsesvedtægt for Fritidssamrådet til Byrådets godkendelse. Jf. Byrådets tidligere beslutning og som det deraf fremgår af den reviderede styrelsesvedtægt, skal Udvalget for Kultur og Fritid udpege to repræsentanter til Fritidssamrådet. Forvaltningens vurdering Forvaltningen anbefaler, at der uagtet at styrelsesvedtægten ikke er godkendt af Byrådet allerede nu udpeges to repræsentanter til Fritidssamrådet. Det vil sikre, at rådet er beslutningsdygtigt fra 1. september 2014. Forvaltningen anbefaler, at udvalget samtidig tager stilling til, hvem af de to repræsentanter, der skal være formand for Fritidssamrådet. Retsgrundlag Styrelsesvedtægt for Fritidssamrådet i Varde Kommune. Økonomi Høring Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at det indstilles til Byrådet, at der udpeges to repræsentanter til Fritidssamrådet, og at der tages stilling til formandsposten. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den 19-08-2014 Fraværende: Udvalget besluttede, at det anbefales, at Lisbet Rosendahl og Ingvard Ladefoged deltager i Fritidssamrådet, og at Lisbet Rosendahl anbefales som formand. Side 272
129. Vedtægter og kompetencer for Aftenskoleråd Dok.nr.: 5798 Sagsid.: 14/7664 Initialer: kigo Åben sag Sagsfremstilling Byrådet har den 3. juni 2014 godkendt at der skal oprettes fire foreningsråd. Principielt forslag til vedtægterne for rådene blev ligeledes behandlet på mødet. Forvaltningen vedlægger vedtægter for Varde Kommunes Aftenskoleråd (VAR) til udvalgets godkendelse. Enhver godkendt aftenskole i Varde Kommune kan optages som medlem af VAR. Rådet udpeger tillige to repræsentanter til Fritidssamrådet. Med etableringen af Aftenskolerådet vil aftenskolerne være organiseret i et interessefællesskab og sigtet er, at det er grundlag for en stærkere interesse for i fællesskab at være med til at præge og udvikle aftenskoleområdet i Varde Kommune. Aftenskolerådet har en vigtig rolle som: 1) Hørings- og dialogpartner for Udvalget 2) Aktiv deltager i netværkssamarbejde og udvikling indenfor aftenskoleområdet Aftenskolerådets rolle er beskrevet i vedlagte notat om kompetencer. Forvaltningens vurdering Rådene er etableret som interessefællesskab, og ud fra de politiske drøftelser anbefaler forvaltningen, at denne tilgang fastholdes. Forvaltningen anbefaler, at der afsættes et årligt beløb på 30.000 kr. som driftsbudget for rådet, og som rådet selv kan disponere over. Til sammenligning har udviklingsrådene ca. 36.000 kr. til mødeafvikling og borgerinddragende aktiviteter. Forvaltningen har udarbejdet et baggrundsnotat om indhold og kompetencer i de fire råd. På baggrund af dette notat er kompetencer for Varde Kommunes Aftenskoleråd beskrevet. Retsgrundlag Byrådets beslutning af 3. juni 2014 om etablering af 4 råd og et Fritidssamråd med virkning fra 1. september 2014. Økonomi Driftsbudget på 30.000 kr. foreslås finansieret af konto for folkeoplysende voksenundervisning. Høring Side 273