Grundejerforeningen Ved Mortenstrupvej Årsberetning 2012/2013
ved Mortenstrupvej Side 2 af 8 Bestyrelsens beretning for foreningsåret 2012-2013 Indledning Grundejerforeningen har i det forgangne år mistet to af sine trofaste støtter, foreningens sekretær Stig Pålsson og foreningens revisor Ole Puggaard, som begge alt for tidligt er afgået ved døden. Vi savner deres indsats for fællesskabets trivsel, og rejser spørgsmålet om grundejerforeningen er godt nok rustet til fremtiden. Sommerens spørgeskemaundersøgelse viste næsten enstemmigt, at det er forventningen at bestyrelsen løser alle opgaver. Undersøgelsen viste også, at interessen for at påtage sig en opgave og deltage i bestyrelsesarbejdet er yderst begrænset. Der er således et stort misforhold mellem på den ene side forventningerne til det grundejerforeningen skal yde og på den anden side villigheden til i den forbindelse at påtage sig en opgave. Tiden er inde til at grundejerforeningens medlemmer stiller sig spørgsmålet, om dette er en forsvarlig og langtidsholdbar løsning. Flere af bestyrelsens medlemmer er tæt på eller har allerede overskredet den alder, hvor god selskabsledelse dømmer dem uegnede til varetagelse af bestyrelsesposter. Nu er grundejerforeningen ikke et børsnoteret selskab, men pasning af foreningens opgaver med varmeforsyning, fælles arealer, kassererfunktion mv. kræver ressourcer og et stadigt beredskab af nye kræfter, når og hvis et bestyrelsesmedlem ikke længere kan eller vil løfte opgaven. De opgaver, der er henlagt til løsning gennem grundejerforeningen, kræver heldigvis ikke langvarig uddannelse eller færdigheder udover villighed til at påtage sig en opgave og til at sætte sig ind i opgavens indhold. Faktisk er opgaverne ikke meget anderledes, end de opgaver enhver husejer skal kunne løse. Grundejerforeningen kan i et vist omfang lade eksterne kræfter løse opgaver, men det vil med sikkerhed øge omkostningerne og det vil altid være grundejerforeningen - altså os alle -, der står med det endelige ansvar. Det er grundejerforeningens ansvar at sikre, at det nødvendige beredskab og en handlekraftig bestyrelse altid er til stede. Vi er i år blevet mindet om, at grundejerforeningen pludseligt kan miste centrale ressourcer. På denne baggrund foreslår bestyrelsen, at en større kreds af beboere inddrages i opgavernes løsning. I første omgang ved at der etableres et varmeudvalg under bestyrelsen, der som ressourcepersoner skal kunne bistå med tilsyn og drift af varmesystemet. Tiden er kommet til, at du bør spørge dig selv, hvad du kan bidrage med.. Bestyrelsen På foreningens ordinære generalforsamling den 25 oktober 2012 blev Hans Jørgen Rasmusen, K 10, Rose-Marie Opitz, Ge 10 og Niels Bayer, F 8 genvalgt. Henrik Busch, Ga 5 blev genvalgt og Bent Lynghard nyvalgt som suppleanter. Bestyrelsen konstituerede sig efterfølgende således: Formand: Hans Jørgen Rasmusen, K 10 12-14 Sekretær: Stig Pålsson, F 3 11-13 Kasserer: Niels Bayer, F 8 12-14 Varme- og vandforsyning: Jens Kirkegaard, K 8 11-13 Fællesarealer: Rose-Marie Opitz, Ge 10 12-14 Henrik Busch, Ga 5- suppleant / fællesarealer 12-13 Bent Lynghard, Ga 12 suppleant / kabel-tv 12-13 Henrik Busch har endvidere varetaget hvervet som repræsentant for Forsikringsforeningen. Henrik Busch overtog den vakante plads som bestyrelsesmedlem efter Stig Pålsson. Sekretærfunktionen er herefter overtaget af formanden for den resterende del af året
ved Mortenstrupvej Side 3 af 8 Den 17 juni 2013 blev afholdt ekstraordinær generalforsamling med valg af ny revisor som eneste punkt på dagsordenen. På den ekstraordinære generalforsamling blev Finn Mathiassen, Georginevej enstemmigt valgt. I beretningsåret har bestyrelsen afholdt 6 bestyrelsesmøder, 28 november 2012 og 30 januar, 3 april, 6 juni, 22 august og 23 september 2013. Bestyrelsesarbejdet har i det forløbne år budt på opgaver inden for de sædvanlige områder, som beskrevet i de følgende afsnit: Grundejerforeningens hjemmeside www.gfmortenstrupvej.dk I Maj måned 2013 lancerede vi Grundejerforeningens hjemmeside. Hjemmesiden indeholder, udover smukke fotos fra vores dejlige område, masser af oplysninger om foreningen, både historisk materiale og nyttig viden om vores bebyggelse. Der er lavet sider med navneoplysninger på de respektive vejes beboere. Disse sider er låst med kode. Koden er: 2970hørsholm. Hjemmesiden er en nem måde at kommunikere med beboerne på. Dog skal vi selvfølgelig huske, at der ca. 8 huse, som ikke har adgang til Internettet. Derfor vil vi stadig omdele vigtige meddelelser rundt til alle i en papirudgave Varme- og vandforsyning Forbruget Energiforbruget i perioden1 juli 2012 til 30. juni 2013 til varme og varmt vand er baseret på en aktuel energiregistrering ved hjælp af måler. Forbruget blev 1765.8 MWh mod budgetteret 1800 MWh. Antallet af graddage var 2870.4 mod normalårets 2906 (98,8 %), hvilket medfører et energiforbrug på 0,62 MWh/graddag mod 0,68 MWh/graddag i 2011/2012.. Det største forbrug forekom i slutningen af januar hvor middeldøgnforbruget for en uge nåede 9.9 MWh. Denne værdi er ikke unormal og det relativt høje samled forbrug skyldtes en lang vinterperiode med stort varmebehov helt hen i begyndelsen af april. Energiforbruget fordeler sig med 1355 MWh (76.7 %) til varme og 410.8 MWh (23.3%) til opvarmning af brugsvand. Af energiforbruget udgør ca. 30% varmetab fra beholdere og fordelingsrør. Varmeregnskab for året foreligger endnu ikke. En redegørelse for forbrug og fordeling heraf vil blive udsendt snarest muligt. Forbruget af brugsvand udgjorde 7184 m 3 (12 måneder) - gennemsnitligt 112,25 m 3 pr. hus eller ca. 146 l/døgn pr. beboer - fordelt med 4884 m 3 til koldt brugsvand og 2300 m 3 til varmt brugsvand. Det gennemsnitlige vandforbrug i samfundet ligger på 110-120 m 3 /år pr. husstand. I forhold til sidste år er vandforbruget faldet med ca. 2%. Drift af anlægget: Der har ikke været væsentlige reparationer på varmeanlægget i det forløbne år.. Vand- og varmeforsyning til bebyggelsen Der har ikke som i tidligere år været konstateret problemer med utilstrækkelig varmeforsyning til enkelte huse. Årsagen til denne positive udvikling kendes ikke og vi vil fortsat være opmærksom på om problemer af samme art opstår igen.
ved Mortenstrupvej Side 4 af 8 Der er grund til at understrege at bestyrelsen til stadighed søger at begrænse varmeudgiften ved at anvende lavest mulige fremløbstemperatur. Omkostningerne ved ekstra høj fremløbstemperatur er ganske høje og ønsker om ekstraordinær høj varme hos enkelte beboere bør derfor løses med lokale varmekilder. Fællesarealer: Veje, pladser og stier Vejbelægningerne og vejtræerne Vejtræer på Georginevej og Fresiavej har udviklet sig pænt med en enkelt undtagelse. Dog er træerne på Georginevej stadig mindre udviklede end på Fresiavej. Som omtalt sidste år har vi søgt at få en tilkendegivelse fra leverandøren, firmaet Birger Kruuse, men uden held. Det viste sig at firmaet i mellemtiden var gået konkurs og at vi ikke ville kunne få et krav imødekommet. Et træ vil blive udskiftet på foreningens regning. På Krokusvej og Gardeniavej er nogle af vejtræerne gået ud eller i meget dårlig vækst. Bestyrelsen har rådført sig med arboretmester Byrgesen om problemerne. Det er besluttet at plante nye træer til erstatning for de udgåede. Plantning vil ske i løbet af efteråret 2013 med samme træsorter som de øvrige på de pågældende veje. For alle veje gælder, at det er en del af beboernes pligter, at holde underplantningen i plantekasser fri for ukrudt og i nødvendigt omfang beskære/klippe beplantningen. Vi har fået anbefalet at der gødes 1 2 gange pr år og at der vandes i tilfælde af tørkeperioder. Bagstier og fortove Bestyrelsen minder om, at både fortov og plantekasser ud for hver parcel er de pågældende beboeres ansvar at holde ukrudtsfri. Ukrudt forringer asfaltens levetid, så fjern det i tide. Det ser rigtig flot ud de fleste steder, men enkelte steder kunne godt trænge til en grundigere og oftere gennemgang. Stierne mellem husrækkerne skal også holdes i en god stand. Specielt henledes opmærksomheden på, at beboerne sikrer, at bagstierne ikke benyttes til oplag af haveaffald og lignende, samt at hække og træer beskæres, så der er fri passage. Det sidste kniber det lidt med enkelte steder. Snerydning Vinteren 2012/2013 har været både lang og hård. Så vi har brugt mange penge på snerydning og grusning. Grundejerforeningen har indgået aftale med Anlægsgartnerfirmaet Jørgen W. Petersen, Vejenbrønd, som udfører glatførebekæmpelse. Den agter vi at fortsætte med i kommende sæson. Snerydningsaftalen med gartneren indeholder følgende: Fejning af fortovet langs Mortenstrupvej. Rydning af de 4 veje i et bredt spor. Grusning. Det er aftalt, at gartnerfirmaet på eget initiativ rykker ud efter samme kriterier, som anvendes for offentlige veje. Vi gør opmærksom på, at det er de enkelte grundejeres ansvar selv at rydde fortovet ud for de respektive parceller. Fællesarealer: Grønne friområder Gartnerarbejdet Vedligeholdelsesaftalen med ISS Ejendomsservice om gartnerarbejde fungerer fint. Aftalen udløber med årets udgang og vi overvejer at få en ny aftale, både for at presse prisen lidt og måske også for at få nye gartner øjne på vores område. Aftalen vi kører efter nu omfatter blandt andet, at der i perioden maj til og med september slås græs 16 gange. Endvidere sker der en årlig beskæring hhv. klipning af hækken langs Mortenstrupvej og bag Krokusvej ud mod fællesarealet. Herudover udføres kantklipning under hækken, sprøjtning af bagstierne m.v. En oversigt over gartnerfirmaets opgaver ligger på vores hjemmeside under Fællesarealer.
ved Mortenstrupvej Side 5 af 8 Som ekstraarbejde er der i det forgangne år foretaget stor beskæring af den store skrå plante-ø ud for Fresiavej. Der blev fjernet masser af slyngplanter og bundbevoksningen blev skåret helt ned. Allerede nu kan man tydelig se, hvor godt beplantningen har af sådan en omgang. Derudover blev den gamle træterrasse omsider fjernet, jorden udjævnet og vi bevarede de 3 sommerfuglebuske. Det pyntede gevaldigt at få den forsømte træterrasse væk fra det ellers så smukke friareal. Oprydningsdage i efterår 2012 og forår 2013 På begge Havedage, både efterår og forår var der flot fremmøde både lørdag og søndag. Alle de fremmødte tog fat med godt humør og haveredskaber og de 2 containere blev fyldt på rekordtid. Vi fortsætter med 2 x 2 beskæringsdage, altså både lørdag og søndag, så alle har mulighed for at give en hånd med. En indsats fra beboernes side mindsker på sigt udgiften til ISS Ejendomsservice. Beskæringsdag efterår 2013 Bestyrelsen har fastlagt beskæringsdage for dette efterår til lørdag den 2. november, kl 14-16 og søndag den 3. november, kl. 10-12. Lad os gentage succesen og møde talstærkt op. Bestyrelsen kan dog allerede nu oplyse, at vi vil fortsætte sidste års udtynding af beplantningerne for enden af vejene og mod stierne langs husene mod fællesarealet. Desuden trænger bevoksningen langs hegnet ud mod Usserød Å meget til at blive tyndet ud. Der er også rigtig meget højt græs og brændenælder i buskadserne, som skal klippes ned. Bestyrelsen udsender en arbejdsplan for opgaverne, når vi nærmer os november. Vi prøver igen i den kommende sæson, at nøjes med containere til haveaffald på de 2 gange Havedage. Containerdage i det kommende år (2013/2014): Efterår: Første weekend i november : 2. og 3. nov. 2013 Placering: Fresiavej + Krokusvej Forår 2014: Dato er endnu ikke fastlagt Programforsyningen Bestyrelsen har i løbet af året arbejdet videre med at analysere eksisterende og nye muligheder for at distribuere såvel TV som telefoni og internet via vores fælles signalforsyning. Teknisk set er vores interne fordelings-net koblet på YouSee s hybridnet. I 2012 modtog vi tilbud på ombygning heraf til en pris på omkring kr. 10.000 pr. hus. En sådan ombygning vil give os mulighed for at overgå til individuel signalforsyning og dermed individuel afregning mellem den enkelte grundejer og udbyderen. Det ombyggede anlæg er dog som det nuværende baseret på coaxial-kabler, og vi får derfor ikke adgang til TDC s fiberforbindelse i Mortenstrupvej. Mod en månedlig merpris på p.t. kr. 99 pr. hus har YouSee siden 2010 i lighed med andre indholds-leverandører haft mulighed for at levere signaler gennem TDC s fibernet. På grund af denne afgift og teknologiske begrænsninger, har ingen udbydere ud over YouSee benyttet sig heraf. På den korte bane, vil en ombygning af vores anlæg derfor ikke åbne nye muligheder for frit valg af indholds-leverandør. Fra 1. januar 2014 ophæver ny lovgivning muligheden for at kræve obligatorisk tilslutning til et kollektivt system. Denne lovændring har ingen indflydelse på vores aftale med YouSee, og så længe den løber, er medlemmerne fortsat forpligtet til at betale hertil. Når der ses bort fra enkelte hændelser, hvor beboere i forbindelse med ombygninger ved et uheld har afbrudt signalet til omkringliggende huse, vurderes vores nuværende anlæg at være i teknisk forsvarlig stand. Bestyrelsen anbefaler derfor, at beslutning om at udskifte signalforsyningen afventer, at teknologi og nye forretningsmodeller måtte gøre det relevant at gennemføre en udskiftning. Bemærk: Fejlmeldinger skal ske direkte til YouSee på 80804040 (hverdage kl 8 20) IKKE til bestyrelsen
ved Mortenstrupvej Side 6 af 8 Øvrig beboerservice Rabatordninger Jævnfør Beboervejledning 2011 Mursten Jævnfør Beboervejledning 2011 Økonomi Regnskab og budget for grundejerforeningen: Der henvises til det omdelte Årsregnskab 2012/13. På efterfølgende side vises regnskabet sammenlignet med budget og forrige års regnskab. Desuden fremgår budgetforslaget for det kommende år 2013/14 af venstre kolonne. Note til Budget. note A: fjernvarmeafgifterne er sat op med ca 25 DKK/MWh budgetteret med 1750 MWh. Noter til Regnskab. note a: Nye varmemålere: 160500 DKK + vedligehold 34472 DKK note b: tekstlinien er ændret fra "Veje, fortov & stier" til "Fællesareal vedligehold ISS" note c: tekstlinien er ændret fra "Grønne friområder" til "Fællesareal diverse".
ved Mortenstrupvej Side 7 af 8 Resultatopgørelse for perioden 01.07.2012 til 30.06.2013 og budget for 13/14 for Grundejerforeningen 1000 kr. Budget Regnskab Budget Regnskab Regnskab 2013/14 2012/13 2012/13 2011/12 2010/11 Indtægter: 1.1 kontingenter 2,560.0 2,752.0 2,752.0 2,432.0 2,304.0 Ordinære indtægter i alt 2,560.0 2,752.0 2,752.0 2,432.0 2,304.0 Udgifter: 2.0 Fjernvarme note A 1,368.0 1,348.3 1,320.0 1,132.9 1,109.5 3.0 vand 450.0 427.2 470.0 408.5 439.6 4.0 antenneafgifter 310.0 301.8 310.0 281.9 259.5 5.0 Drift af fællesinstallationer 5.1 tilsyn 5.2 elforbrug 30.0 27.1 30.0 29.4 21.9 5.3 vedl. Varmec. + antenne) note a 75.0 34.4 292.0 140.8 160.0 5.4 nye varmemålere 160.5 6.2 Subtotal 105.0 222.0 322.0 170.2 188.1 5.5 affald 15.0 14.9 15.0 13.1 13.9 6.0 Administration 6.1 Porto og gebyrer 6.0 5.0 6.0 4.9 5.1 6.2 Revision 6.3 Brunata 20.0 24.8 20.0 54.7 54.7 6.4 Trykning 3.0 1.0 3.0 1.1 1.7 6.5 Forsikringer 7.0 5.9 7.0 5.7 5.6 6.6 Møder mv. 6.0 5.9 6.0 5.2 5.2 6.7 Arrangementer - - - - 6.8 Internet 5.0 5.0 - - - Subtotal 47.0 47.6 42.0 71.6 72.3 7.0 Drift af fællesareal 7.1 Fællesareal vedligehold ISS note b 175.0 200.2 175.0 157.3 168.2 7.2 Fællesareal diverse note c 25.0 42.0 25.0 8.5 36.3 7.3 Vejfond 60.0 60.0 60.0 60.0 60.0 Subtotal 260.0 302.2 260.0 225.8 264.5 Ekstraordinære udgifter Udgifter i alt 2,555.0 2,664.0 2,739.0 2,304.0 2,347.4 Fordeling af driftsresultat: Driftsresultat til fordeling blandt medlemmer 5.0 88.0 13.0 128.0-43.4 1.2 renter 1.0 2.5 1.0 1.3 10.5 1.3 ekstraordinære indtægter 0.5 0.5 0.5 1.2 0.8 Overført til formue 1.5 3.0 1.5 2.5 11.3
ved Mortenstrupvej Side 8 af 8 Forsikringsforeningen Forsikringsforeningen ved Mortenstrupvej er et tilbud for medlemmer af Grundejerforeningen ved Mortenstrupvej om deltagelse i en fælles forsikringspolice hos forsikringsselskabet TRYG. Forsikringsforeningen er et selvstændigt fællesskab. I øjeblikket er 58 af 64 ejendomme medlemmer. Forsikringen dækker følgende emner: Bygningsbrandforsikring Hus- og grundejerforsikring inkl. glas og kumme Insekt- og svampeforsikring Udvidet rørskadeforsikring for skjulte rør Mønstret er stadig, at nye boligejere kan overtage forsikringen ved indflytning. Køber og sælger skal sammen skrive til forsikringsselskabet Tryg og indberette ejerskiftet med kopi til den ansvarlige for forsikringsforeningen, pt. (se næste nummer af Nyt fra Grf). Forsikringsforeningen forlanger denne formalitet, for at undgå at komme i den situation, hvor sælger og køber aftaler, at køber overtager forsikringen, hvorefter sælger i god tro efterfølgende meddeler Tryg, at ejendommen er fraflyttet. Sker det, sletter Tryg medlemskabet på fællespolicen, og ejendommen står uden bygningskaskoforsikring. Proceduren er, at forsikringspræmien trækkes pr. PBS den 1 juni, idet den samlede præmie skal være indbetalt til Tryg samme dato. Ved ændring af policen uddeles én kopi til alle medlemmer, idet vi kun får tilsendt én fælles police. Tilmeldelse og udmeldelse af forsikringsforeningen sker ved direkte henvendelse til Tryg. Det er meget vigtigt, at forsikringsforeningen får en kopi af dokumentet, idet medlemsændringer medfører en revideret police, der skal kontrolleres med hensyn korrektheden af medlemsfortegnelsen. Telefonnummer til TRYG: 70 11 20 20 Policenr: 605-5.000.117.190 Regnskab for Forsikringsforeningen: Kassebeholdning per 1/7-2012 29,989.36 Renter 0 Tilbageført præmie 0 Opkrævet hos medlemmerne 165,590.00 Præmie på fællespolice -165,138.36 Kassebeholdning per 30/6-2013 30,441.00 Forsikringsforeningens formue er grundejerforeningen uvedkommende