Til medlemmerne 30. marts 2007 Referat fra ordinære generalforsamling og ekstra kontingent indbetaling Vi sender hermed referat fra den ordinære generalforsamling, samt oplysning om ekstra indbetaling af kontingent for 2007, som det blev besluttet på mødet. Kontingent pr. bolig for 2007 er fastsat til 6.450,00 kr. Beboerne indbetaler yderligere 3.450,00 kr. senest d. 15/4 2007. Der skulle være betalt 3.000,00 kr. pr. bolig senest d. 1/2 2007 ifølge alm. kontingent. Indbetales på reg. 2290 konto 3487633002. God påske. Venlig hilsen Bestyrelsen GRUNDEJERFORENINGEN GRØNNINGEN I TREKRONER
GRUNDEJERFORENINGEN GRØNNINGEN I TREKRONER GRUNDEJERFORENINGEN GRØNNINGEN I TREKRONER Ordinær generelforsamling onsdag d. 21/3 2007 kl. 19.00 til 21.00 på Kristofferskolen, Linkøpingvej 183, 4000 Roskilde Referat: 1. Valg af dirigent Rasmus Hylleberg (171) blev valgt og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt og beslutningsdygtig. Følgende 18 boliger var repræsenteret: 177, 161, 141, 179, 137, 163, 197, 167, 175, 171, 157, 129, 133, 195, 143, 199, 193 og 127. 2. Valg af referent Mads Ehlers Rasmussen (157) blev valgt med voldsom applaus. 3. Bestyrelsens beretning a. Byggeriet Markol hævder, at de gør, hvad de kan for at få afsluttet sagen hurtigst muligt. Afskalning på murværk er meddelt Markol, og de er opmærksomme på det. Tag/udhæng på boligerne har manglet zinkkant. Dette er nu ordnet. Bestyrelsen opfordrer de enkelte boliger til selv at kontakte Markol vedr. fejl og mangler. b. Skøderne Ifølge Markols Advokat Lars Holm Rasmussen er alle skøder færdige inden sommerferien. c. Skure Skurene mangler visse steder at blive færdiggjort. Det samme gør sig gældende for hegn mellem parkeringsarealerne. d. Fællesarealer og legeplads Der er stadig mangler fra Markols side på dette. Bestyrelsen afventer kommunens godkendelse af bl.a. legepladsen som skal udvides. Der er deponeret et større beløb hos Roskilde Kommune, som ikke frigives før Markols arbejde er færdiggjort. Arne er løbende i kontakt med Markol og kommunen vedrørende manglerne. e. Græsslåning Vedligeholdelse af fællesarealerne genoptages til april, hvor Markol har lovet, at arealerne er udbedret for sten og huller. f. Containere/skraldespande Der er fortsat et problem med overfyldte skraldespande. Der er bl.a. fundet persienner, rockwool, store papkasser, jord og haveaffald i de opstillede containerne, så det blev derfor indskærpet, at de udelukkende er til køkkenaffald. Alt andet affald skal afleveres på genbrugsstationen KARA, Håndværkervej 70, 4000 Roskilde. g. Hegn Bestyrelsen har medio februar søgt om tilladelse til opsætning af pileflethegn mellem boligerne. Sagen behandles nu af kommunen, og bestyrelsen forventer svar i løbet af en måned. h. Matrikulering og grundskyld Foreningens grunde har nu fået tildelt matrikelnumre, og grundskyld er opkrævet første gang. Næste gang er i juli måned. Grundskyld for fællesarealerne er med i budgetforslaget for 2007. Side 1 af 6
i. Carporte Bestyrelsen har modtaget materiale fra enkelte beboere og har opfordret til nedsættelse af et carportudvalg, der kan vælge en løsning. Dette behandles under yderligere under punkt 10. j. Nabogrunden og skader på vejen Entreprenøren på nabogrunden er blevet gjort opmærksom på, at vores vej eller parkeringspladser ikke må benyttes til byggeprojektet. Desuden er han blevet gjort opmærksom på, at han er skyld i de skader, som er sket på vejen. k. Kampesten Vi er blevet lovet et antal kampesten fra nabogrunden til udlægning på vores arealer for at undgå beskadigelse af visse græsarealer. Arne arbejder på at få en vognmand til at flytte stenene. l. Likviditeten i 2006 Foreningen havde et meget stramt budget sidste år. Der var ingen penge tilbage til arrangementer og vedligeholdelse. Arne vil fremlægge budget for 2007, hvor der er taget højde for de likviditetsproblemer, foreningen har haft i 2006. Det betyder en stigning i kontingentet. m. Sommerfest 2006 og fastelavn 2007 Vedr. sommerfest ønskes det, at foreningen gentager sidste års succes. Der er med stor succes blevet afholdt fastelavnsfest søndag den 18. februar sammen med Linkøpingvejens grundejerforening. n. Aktivitetsudvalg Der savnes kandidater til et aktivitetsudvalg, som kan stå for planlægning af sommerfest, fastelavn, julefest mv. Foreningen giver gerne tilskud til sociale arrangementer dog ikke til mad og drikke. o. Kompost Der er indkommet forslag fra en beboer om anskaffelse af et antal kompostbeholdere til opsamling af køkkenaffald. Dette behandles yderligere under punkt 13. p. Alm. Brand forsikring Der er kopieret nye policer fra Alm Brand forsikring, og disse er omdelt til beboerne. q. Suppleanter Bestyrelsen har besluttet, at suppleanter for fremtiden inviteres til alle bestyrelsesmøder for at sikre, at de bedre er i stand til at overtage en plads i bestyrelsen. Spørgsmål til beretningen Bente (177): Stillede spørgsmål til hegn. Bestyrelsen har udarbejdet en ansøgning om hegn som er fremsendt til kommunen. Henrik (167): Kan man henstille til, at byggeriet rengør vejen hver uge? Arne vil tage fat i byggefirmaet igen. Sanne (141): Må man opsætte hegn foran terrasserne og skærme sin have af? Martin (195): Nej, der må ikke være synlige skel. Michala (157): Der er visse steder plantet ekstra hæk foran visse terrasser på fællesarealerne. Bestyrelsen har modtaget klager over dette fra beboere og beder om at hækkene fjernes. Henrik (167) stiller sig uforstående overfor dette. Dennis (177): Det er uklogt at lave noget, der strider imod kommunens lokalplan, da der helt sikkert kommer ballade ud af det. Side 2 af 6
Rasmus (197): Vi bør rent principielt diskutere, hvad der må plantes i fællesarealerne, så vi får fastsat, hvad der er i orden og hvad der ikke er i orden. Konklusionen er, at alle fremover udelukkende skal forholde sig til gældende regler og hække, der skærmer af, skal derfor fjernes. Martin (195) rundede punktet af og pointerede, at bestyrelsen vil påpege, at alle ulovligt plantede hække skal fjernes. Beretningen blev godkendt af generalforsamlingen. 4. Fremlæggelse af regnskab Arne fremlagde det reviderede regnskab. Der var ingen kommentarer til regnskabet, som blev enstemmigt godkendt. 5. Indkomne forslag Der var indkommet to rettidige forslag. Derudover var der indkommet tre forslag for sent. Ingen modsagde, at tre for sent indkomne forslag kunne behandles af generalforsamlingen, så alle nedenfor stående forslag blev behandlet. a. Line Hylleberg (nr. 171) foreslår at vedtægternes 7 & 11 ændres: 7: Sætningen Kandidater skal anmeldes senest 10. februar til bestyrelsens formand ændres til Kandidater kan opstilles indtil valget finder sted. Ændringen begrundes med, at det er for ufleksibel en tidsramme. 11: Sætningen slettes: På foreningens stiftende generalforsamling i 2005 vælges to medlemmer for tiden frem til ordinær generalforsamling i 2006, og et medlem for tiden frem til ordinær generalforsamling i 2007. Argumentet for ændringen er, at sætningen ikke længere er relevant. Forslagene blev enstemmigt vedtaget. b. Bestyrelsen foreslår at vedtægternes 13 ændres: 13: Rækkefølgen mellem suppleanter afgøres af stemmetallet. Ved stemmelighed foretages lodtrækning. Ændres til: Der skælnes mellem 1. og 2. suppleant. 1. suppleant er altid den suppleant der har siddet længst tid. 2. suppleanten rykker op til 1. suppleant, når der stemmes en ny suppleant ind. Sætningen Rækkefølgen mellem suppleanter afgøres af stemmetallet. Ved stemmelighed foretages lodtrækning er derfor ikke længere relevant. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. c. Markiser Line Hylleberg (nr. 171) foreslår: Som vi fremlagde på bestyrelsesmødet ønsker beboerne i C-rækken at opsætte markiser. På baggrund af jeres tilbagemelding på mødet fremsætter vi hermed følgende anmodning til generalforsamlingen: Beboerne i C-rækken søger hermed om generalforsamlingens tilsagn til at vi kan opsætte markiser på vores terrasser. Markisen, som vi ønsker at have mulighed for at sætte op, er valgt, så de harmonerer flot med byggestilen. Markisen er typen Family design eller Vario volant. Profilerne er fremstillet i stangpresset eloxeret aluminium, som derefter er pulver lakeret. Kassettens højde er 17,8 cm. Markisedugen er en kraftig kvalitet 320 gram/kvm i gennemfarvet dralon, som er særdeles modstandsdygtig over for mug og jordslåning. Dugen vil være hvid for at fastholde det lyse helhedsindtryk i Grønningen. Bente (177) motiverede forslaget. Prislejet er ca. 10.000-15.000 kr. afhængig af ønsket størrelse. Erik (163): Kan markiser godkendes af kommunen? Michala (157): Hvis generalforsamlingen ønsker markiser, skal der efterfølgende sendes en ansøgning til kommunen. Maria (127): Er markiser omfattet af lokalplanen? Arne (199): Der skal kun være mulighed for markiser over terrasser altså ikke over mindre vinduer og andre steder. Side 3 af 6
Henrik (167): Opfordrer til samlede indkøb for at opnå rabat. Morten (175): Vi er ikke interesserede i markiser, selvom vi bor i en C-bolig. Dirigent: Der stemmes om en beslutning for alle boliger (ikke blot C-boliger). Sanne (141) stemte under dette punkt med fuldmagt for nr. 139 i alt 19 stemmer. 10 stemmer for forslaget, 6 stemmer imod forslaget, 3 blanke stemmer. Der blev truffet en principiel beslutning om, at bestyrelsen skal gå videre med forslaget om markiser, fastlægge retningslinier og ansøge kommunen om dette. Troels (193) opfordrede til, at der nedsættes en arbejdsgruppe til at behandle forslaget fremover. Line (171) og Bente (177) har meldt til sig til arbejdsgruppen. Arbejdsgruppen skal arbejde i tæt samarbejde med og referere til bestyrelsen. d. Hegn Line Hylleberg (nr. 171) foreslår: Vi vil meget gerne have en status på vores anmodning om opsætning af hegn. Som tidligere nævnt behandles sagen nu af kommunen, og bestyrelsen forventer svar i løbet af en måned. e. Referater Line Hylleberg (nr. 171) foreslår: Vi vil gerne foreslå, at bestyrelsen udsender referater fra bestyrelsesmøderne pr. mail, så det er muligt at følge med i bestyrelsens arbejde og beslutninger. Bestyrelsen udtrykte intern uenighed om emnet, så spørgsmålet blev debatteret af generalforsamlingen. Forslaget faldt. 6. Fremlæggelse af budget fastlæggelse af kontingent Arne (199) fremlagde budget og begrundelse for kontingentfastsættelsen. John (179) foreslog at vi selv slår græsset og sparer nogle penge. Martin (195): Der er ikke opbakning til dette, da der er frygt for splid og uløste opgaver. Der blev afholdt en vejledende afstemning om interessen for deltagelse i græsslåning af fællesarealerne: ca. 7 imod og ca. 7 for. Dennis (177) tilbød at slå alt græsset én gang om ugen i hele sæsonen for 20.000 kr. om året, herunder indgik udgifter til slåmaskine. Bente (177): Snerydning kan vi igen risikere at sne inde? Martin (195): Ja, for vi har ikke forpligtelsen på vejen ned mod skolen. Afstemning om godkendelse af kontingent: Kontingentet blev godkendt med 17 stemmer for, ingen imod og 1 stemme blank. 7. Valg af bestyrelse Susanne Petersen (nr. 159) fraflyttet. Kandidater: Bente (177) stillede op til bestyrelsen. Side 4 af 6
Bente blev valgt med applaus. 8. Valg af suppleant Michala Ehlers Rasmussen (nr. 157) ønsker ikke genvalg. Kandidater: Line (171) stillede op som suppleant. Line blev valgt som 2. suppleant med applaus. Ida er fortsat 1. suppleant. 9. Valg af revisor Bestyrelsen opfordrer en beboer til at stille op. Henrik (167) blev indstillet af bestyrelsen og modtog valg. Henrik blev valgt med applaus. 10. Carportudvalg Rasmus (197) orienterede om det arbejde, der har været udført i udvalget om carporte. Rasmus har kontaktet kommunen vedr. ansøgning om carporte. Kommunen kan ikke forhåndsgodkende nogen forslag, men stiller krav om at en carport skal være i et let design og passe ind i byggeriet. Martins vurdering er på baggrund af samtale med kommunen, at en standard carport ikke vil blive godkendt, så der skal tegnes et forslag af en arkitekt forud for fremsendelse af forslag til kommunen. Arkitektstuen, der har tegnet byggeriet, kan udarbejde et udkast til carporte for 40.000 kr. + moms. Udvalget har forespurgt et andet firma (Stormhytten), som kan udarbejde et udkast for 15.000 20.000 kr. + moms under forudsætning af, at de efterfølgende får ordren på carportene. Bente (177): Risikerer vi, at vi bruger penge på et forslag, som senere forkastes af kommunen? Rasmus (197): Nej, der er principielt ikke noget til hinder for at vi bygger carporte, så kommunen vil sandsynligvis godkende det forslag vi evt. fremlægger. Michala (157): Der er ikke noget naturligt sted en carport kan placeres ved et B-hus. Hun foreslog, at der kun udarbejdes forslag til A- og C-huse. Udvalget ønsker en indikation af, hvorvidt carportudvalget skal arbejde videre. Der var 13 stemmer for, 0 stemmer imod og 4 blanke stemmer. Såfremt der er forslag til carporte, kan man henvende sig til Rasmus (197) eller Arne (199). 11. Aktivitetsudvalg Mette (129), Sanne (141) og Jeanette (133) stillede op til aktivitetsudvalget og blev valgt med applaus. Elsebeth (175) vil gerne bidrage med praktisk hjælp efter behov. Troels opfordrede til at lave yderligere arrangementer f.eks. hyggeaftenen med fodboldkampe eller lign. 12. Vicevært Michala (157) motiverede forslaget om at udpege en beboer til vicevært. John (179) vil gerne skifte pærer i lamperne, men vil ikke være vicevært. Dennis meldte sig til at hjælpe John. Såfremt en beboer observerer, at der er en pære der er gået, lægges en seddel i Johns postkasse. Side 5 af 6
13. Kompostudvalg Forslagsstiller var ikke stil stede, så Michala (157) motiverede for at få en eller flere beboere til at være i et kompostudvalg. Opgaven går ud på at afhente, opstille og vedligeholde kompostbeholdere. Der blev fra fleres side ytret skepsis i forhold til ideen, bl.a. fordi man ikke kunne se, hvad kompostaffaldet skulle bruges til. Der var ikke nogen, der var interesserede i at deltage i et sådan udvalg. 14. Eventuelt Dennis (177): Er der nogen, der vil påtage sig, at undersøge muligheden for alternative leverandører end TDC til TV, telefon, internetsignaler mv.? Arne (199): Jeg har undersøgt det tidligere. Hvis vi skal have noget, der er billigere, skal vi være mange sammen. I så fald skal vi slå os sammen med flere af de andre grundejerforeninger. Dennis (177): Trekronerrådet kunne være en indgangsvinkel til forslaget. Bente (177): Henstillede til at beboere og gæster i B og C boliger ikke parkerer på vejen, men på de parkeringspladser, der er på egen grund, på fællesarealerne eller alternative steder. Der var bred opbakning om dette, så generalforsamlingen indskærper, at der ikke må parkeres på vejen. Mette (143): Kan der indkøbes en høj stige, som kan ejes af foreningen og som alle kan låne? John (179): Jeg har en stige, som man kan låne efter behov. Mette (129): Lad os lave en aftale i vores forening om at køre pænt og derigennem forsøge at præge trafikken, så alle begynder at køre pænere på vejene i området. Michala (157): Bestyrelsen har indhentet tilbud på havearbejde. Dette er dyrt, så bestyrelsen indkalder til to arbejdssøndage: Søndag d. 22. april (forårsrengøring) og søndag den 16. september - efterårsnedlukning. Martin (195): Bestyrelsen har besluttet, at Grønningen indmeldes i Trekronerrådet. Der skal vælges en repræsentant. Bente (177) meldte sig til dette og blev valgt af generalforsamlingen. Rasmus (171): Har tilbudt at sidde i et udvalg, der opdaterer foreningens vedtægter. Andre opfordres til at melde sig. Henrik (167): Kan der evt. bygges et redskabsskur på fællesarealerne? Michala (157): Arealet bag C boligerne kan evt. benyttes til nogle fælles goder. Forslag kunne være petanquebane eller lign. Der opfordres til at komme med forslag, og der kan nedsættes et udvalg efter behov. Arne (199): Alle bedes rense for græs mellem hækplanterne, da planternes vækst hæmmes af græsset. Formanden takkede for god ro og orden. Således opfattet, 21. marts 2007 Læst og godkendt, 25. marts 2007 Mads Ehlers Rasmussen, referent Rasmus Hylleberg, dirigent Side 6 af 6