29. juni 2009 Referat Mødedato og tid 29. juni 2009 20:00 Sted Mødeleder Referent Festivalkontoret Einar Pia Emne Bestyrelsesmøde Dagsorden 1. Godk. af dagsorden, valg af ref. 2. Godk. af ref. fra forrige møde 3. Næste møde 4. Orientering fra kontoret 5. Orientering fra Pladsgruppen 6. Orientering fra PR gruppen 7. Orientering fra Foodområdet 8. Orientering og evt. opfølgning fra afholdte møder 9. Økonomi 10. Opfølgning på aktionsliste 11. Runden 12. Evt Deltagere EM - HKL - AHL - TJ - TS - PL Fraværende KS - MNN - MR - KS Referat sendes i øvrigt til kontoret@samfest.dk Samsø Festival Marsk Stigsvej 20 8305 Samsø Tlf: 86 59 18 15 Fax 86 59 01 09 Internet: www.samfest.dk E-mail: info@samfest.dk
2 Ad 1. Godk. af dagsorden, valg af ref. Godkendt. Pia ref. Ad 2. Godk. af ref. fra forrige møde Det er TJ og ikke TS der har lavet aftaler om portvagt v/rullen + Depot. TS snakket med KS. Med et par få undtagelser bliver ServiceTeam fastholdt som eget område med 100% allokeret medhjælpere. Ad 3. Næste møde Torsdag d. 9/7 kl. 20:00. Hver dag i uge 29 kl. 11:30. Ad 4. Orientering fra kontoret Bo er startet på kontoret. Knud forventer han kommer onsdag og vil også prøve at aftale torsdag, så Knud kan få tid til at gennemgå værktøjsvognen. Evt. også nogle timer fredag. Knud har snakket med Ørsted telte/keld om at ændre bestilling fra hvide til dekorerede telte (til kaffebar). Det kan godt lade sig gøre men bare ikke til samme pris. Knud udfordrede ham på udgiften til transport af materiale til stolemassage m.v. Knud afventer tilbagemelding fra Keld. Torsdag d. 9/7 ankommer teltholdet med færgen fra Hou kl. 6. Knud har bestilt ID kort ved RD data. Alle guld kort lavet, afventer stadig et par billeder til sølvkortene, så de er ikke klar endnu. PL har rykket for billeder, hos de der mangler. Mette hvordan går det med fil til fremstilling af teltpas? Med mindre de er bestilt, så går teltpas nu i trykken med sidste års layout. Det bør sættes i gang nu så det ikke bliver i sidste øjeblik. Mona vi er lidt usikre på, om vi har fået de seneste regler fra veterinærmyndighederne. Hvis ikke vil vi og Knud gerne have dem. PL spørger om kontoret udsender invitation til æresmedlemmer og afgående formænd. Beslutning Kontoret udsender brev. Hvem skal på æresmedlemslisten. PL opdatere og rundsender liste til alle, så vi er sikker på vi har styr på anciennitet. Foreløbig er følgende noteret. Evighedsadgang: Johnny Ramshøj 1 års adgang (2009): Claus Slott Peter Vilken Søren Lynnerup Morten Asmussen
3 Afgået - men usikker på anciennitet: Jacob Andersen Lars K Jensen Mikkel Chritsoffer Bruhn Christensen Jacob Holbech Petersen Kirsten Garde Pia Samuelsen Maria Vittinghoff Jensen René Hansen Ad 5. Orientering fra Pladsgruppen De sidste sorte rør er trukket under vejen. Alle dræn er spulet op og suget fri i alle sandfang. Kappet drænrør på Camp 3 er reetableret. Studs monteret i den store tanks nordlige ende, da den sydlige ende er dobbeltbundet og fyldt med væske. Alt slam fra toiletvognene pumpes i tanken som anvendes som buffer inden afledning i kloak. PL undre sig over så mange der er beskæftiget med Udsmykningsledelsen. Sille & co henvender sig tilsyneladende til de fleste best.medlemmer. PL fornemmer de får sat en masse i gang med de samme aktiviteter og opfordre nu til at det igen centres om ganske få personer og gerne om PL selv som stadig er officiel best.ansvarlig. TS har planlagt lidt opgaver for de kommende dage. Appelsinbod er bygget, så den kan klappes samme efter brugt. Det er godt nok smart TJ. Nu mangler maling og dekoration af boden. TJ snakker med Dorte Poulsen om malingen som skal være appelsinfarve og gul sol. Der er ankommet flere kabletromler. Thomas/Rullen er informeret om brugen af dem til ståborde. Den blå toiletcontainer er renset igennem og der mangler kun lige et par slanger, så burde den virke. Der kan ikke sættes omrører i den. Iflg Ditlevsen vil den brænde af. TJ arbejder på en alternativ løsning med udledning i en tønde, hvor slam kværnes og ledes tilbage i tank og siden ud af afløb mod opsamlingstank/kloak. TJ tjekker op på 1.000L tanke. EM har været til kort møde på kommunen og fået oplyst, at der ikke kan ses bort for en opkrævning på 3 tilslutninger. Der foreligger desværre ikke noget referat fra tidligere møde, der kan berettige at vi ikke afkræves betaling for 3 tilslutninger. Det er meget beklageligt og der arbejdes på en økonomisk afklaring med Carsten. Hvem styrer bord/bænke sæt fordelingen. Udsmykning vil gerne have 2
4 bord/bænke sæt på gårdspladsen. Beslutning: HKL fordeler bord/bænkesæt. Ad 6. Orientering fra PR gruppen Annonce i Berlinske viser et tilbud på 3.000 kr. med en angivet besparelse på 2.480. TJ spørger: Hvad er det vi har der koster 5.2480,-? Tilbud dækker over en samlet pakke med billetter, telt og tilbehør. Der står bare ikke angivet hvor mange billetter. Det er BT s lidt mere tiltag, som vi vist ikke har indflydelse på indholdet af. Måske nok lidt uheldigt at det tilbud kommer så tæt på festivalen, hvor andre festivalgæster har købt tidligt til, hvad de troede var billige penge. Hvorfor er annonce i Turistavisen så lille i år? Der arbejdes med program i dette øjeblik. 2 blanke sider, der skal besluttes indhold på, skulle angiveligt være medårsag til forsinkelsen!!. Forventes trygt i nat. Der skal gøres plads til kommunal annonce om bosætning i vores avis. Einar i gang med at undersøge behov for rabat billetter til 10% afslag for sommerhusgæster og sejlere ved indgangen. De udleveres af Turistforeningen og Havnen. Henning opfordre til at billetterne stemples med 10%, på den dertil indrettede blanke del, så det klart fremgår, hvad der er særligt ved billetten. Der efterlyses stadig Pressemateriale og især materiale til Samsø Posten, som flere gange har tilbudt at give plads til redaktionelt stof, men intet modtaget!!!! Er der styr på at få pakket Samtelt sæt. AHL er fortsat på sagen. Der er hængelåse og kuverter nok fra sidste år. Beslutning: Der fremstilles en voucher, som billetvogn udleverer, når de modtager en teltbillet og sætter armbånd på. Voucher anvendes til udlevering af indmad til teltet. Kuvert m/nøgle samt soveposer og liggeunderlag udleveres på Camp2 som sidste år. Ad 7. Orientering fra Foodområdet MNN har afleveret en status for Catering området. Der er styr på sagerne. MNN arbejder på højtryk, men hårdt presset. Der er en del uafklarede ting mellem Catering og bl.a. Steakhouse. Ikke helt afklaret på, hvad Steakhouse vil have indeholdt i deres frokosttilbud. Menuforslag fra Nordgaarden er stadig på plads og som det ar været aftalt længe.
5 MNN og Pia K holder sig stadig inde for budget, men føler det er svært at lave bespisning for de midler der er afsat. MNN afventer vagtplaner fra formændene, så der kan komme overblik over hvor mange der skal bespises inden. MNN og Pia K er ved at beregne gram i hver sandwich. Der er bestilt en større ovn til Samwich. BS afventer musikerbestillinger. Der mangler stadig info om hvad de enkelte områder forventer at få skulle bruge af f.eks chips, slik, frugt m.v. Status for Backstage køkken. Den nye sub er sprunget fra og formanden Camilla er sygemeldt. Hun afventer en scanning og måske hun også må melde fra. MNN har snakket med Achton og har ellers kun et eneste kort tilbage på hånden, som dog kommer til at koste transport + 1 campingvogn. Bestyrelsen foreslår at Achton bliver i Steakhouse og at MNN i stedet laver afale med den kok hun har på hånden, som må hyres mod transportgodtgørelse og campingplads på Camp2. Det skal der IKKE reklameres med!! Med den tilsendte redegørelse håber MNN nu at den resterende bestyrelse er tryg ved hendes handlinger og føler der er styr på foodområdet. PL nikker genkendende til en stor arbejdsbyrde nu, da mange formænd er kommet meget sent i gang med deres arbejde. Ikke mange vagtplaner er kommet inden fristen. PL arbejder på højtryk for at få samlet oplysninger om alle der arbejder før og efter, så bespisning kan beregnes. Ved godt MNN har brug for opgørelsen. Der er stadig områder der hverken har afleveret vagtplan eller bestillingslister i øvrigt. PLL tager kontakt direkte til de enkelte syndere. AB plan A: Kjeldahl afterlader en tom køle/frys bil i Jylland. AB læsser og Kjeldahl fragter til Samsø. Ankommer formentlig torsdag uge 28. Læsser depotvarer (tørvarer) af på pladsen og køle/frys vogn med øvrige varer stilles i Tranebjerg. Kræver HKL har opbevaringsmulighed til de varer der læsses af. Der er vist et behov for at få koordineret opbevaring af varer indtil alle lagre er på plads. Beslutning: Einar snakker med Grønten om opbevaring af både varer samt container. Torsdag tømmes vores eget lager og alt køres til pladsen. HKL har aftalt Multiline levere fredag og gerne torsdag, hvis de vil. Varer placeres på den netop
6 udtømte plads i vores eget lager på kontoret. Gardintrailer kommer fredag. Ad 8. Orientering og evt. opfølgning fra afholdte møder Vagtmødet: Godt møde. Alle vagtområder er dækket til minimumsgrænse og altså ikke super kørende. Der er stadig plads til få afbud uden at det vælter det hele. Jeppe bistår område 101 med udarbejdelse af vagtplan. AHL fornemmer at de formænd og subber der er nu bliver på deres poster. Beachvolley mandskab er på plads. Barmøde: Godt møde. Pænt fremmøde, god stemning. Rullen har mistede sit sømandsteam. Derfor ingen cocktailbar i år. HKL løftede på mødet sløret for at der vil blive nedsat en arbejdsgruppe, der skal arbejde for medhjælperrettigheder/mulighederne i fremtiden. HKL opfordrede til at bargruppen udpegede en tillidsmand. AHL gjorde det samme på vagtområdet. Ad 9. Økonomi 2-mands telte er udsolgt og måske også oversolgt. Usikkerhed om antal!!! Regnskab fra Samsø Posten er svært gennemskueligt. Der arbejdes på at få det opgjort i forhold til antal billetter og ekstrasalg i form at telte m.v. Subformandsgæsteafregning konteres for sig, så den er nem nok. Det nyeste opdaterede regnskab blev omdelt. Eftersendes på mail til hele bestyrelsen. HKL er blevet lidt beroliget af de nye tal for billetsalg. EM har indkøbt 15 mobiltelefoner incl. abonnement. Har allerede fordelt dem og 2 mere blandt områder der har behov for en sådan. Beslutning: Der købes 5 mere m/abonnement. Ad 10. Opfølgning på aktionsliste IAB Ad 11. Runden PL: har modtaget kort første oplæg fra Christian, som forventes at skrive jubilæumsbog frem mod 25 års jubilæet. Oplæg sendes rundt til øvrige best.medl. Christian vil gerne have den overordnede rammeaftale på plads før arbejdet sættes i gang, så alle store forventninger er afklaret. Armbåndstyper i kartoteket er tilpasset de fysiske armbåndstyper, der anvendes i år. Har fået opdateret foto til formand/sub/bestyrelseskollagen med hjælp fra Benny Rähr.
7 Har fået klargjort 2 PC er, opdateret med kameraer, til Tjek-in. Nu mangler kun at få bygget et fotobur uden for tjek-in lugerne. Har stadig gang i aftale om massageordning. Aftaleoplæg fra PL er: Adgang for 4 personer der tildeles medhjælperstatus, dog frataget kontingentopkrævning. De er tilbudt et 4-pers Samtelt. Den orange container indrettes så 2 brikse kan paceres. Container opdeles i 2 kabiner med gardin. Det forventes at der tilbydes mindst 8 behandlinger a 25 min. pr briks, pr dag og gerne med mulighed for flere. Massage tilbydes Formænd, Subber, koordinatorer og bestyrelsesmedlemmer uden udgift for dem. PL afventer tilbagemelding på oplæg. PL har igen i år lavet non food indkøbsaftale med Superbrugsen/Heine og Samsø Vask/Lone. Har derudover købt forskellige spotvarer rundt omkring. TJ: har Rumlepotten tømt tank på blå toiletcontainer? Skal tømmes inden den skal udlånes til traktortræk. Er der reservepumpe i den nye pumpebrønd? Hvad er aftalen hvis noget går galt. Iflg EM etableres en SMS ordning. Skal aftales med Per Rasmussen. EM og TJ følger op. HKL: KV lykkedes ikke med at få sønderjyderne til at spille i Beachbar eller Rullen. De forbliver i Rullen. KV har i dag ringet til Jimmy, der tidligere har spillet. Der udestår altså DJ s til Beachbar og Medhjælpertelt. HKL foreslår at flasker forbydes på campingarealerne. Forbud tænkt at skulle gælde ved indgangen, men kun for det der ses synligt. Der skal ikke kigges i tasker m.v. Forbud skal ikke håndhæves indenfor på campingarealerne, men bør dog påtales når det ses. Blev diskuteret på mødet, delte meninger. AHL mener forbud kommer på et meget sent tidspunkt. PL har svært ved at se troværdigheden i at opstille et forbud, der kun håndhæves ved indgangen til Campingarealet, men ikke efterfølgende ved rundering på campingpladsen. Får det betydning for de andre regler vi opstiller? Betyder det mon at afviste gæster ved indgangen til Camp2 sætter sig og drikker deres medbragte øl ved BaseCamp? Hvad med Camp3 som ikke er indhegnet? Hvad med medhjælper Camp? Skal pantboder stadig modtage flasker. Svaret er ja! Forståelse for at det kan være et godt initiativ for at flytte salg fra Strandskoven til BaseCamp. Beslutning udestår og er måske afklaret mellem HKL og AHL på færgen hjem
8 efter mødet?? EM: Hoppeborg er en besværlig sag i år. Der er indkøbt ny hoppeborg og EM har efterspurgt tilsynsbog, som der kræves ved benyttelse af hoppeborg. Den har Landboungdom vist ikke. Kan være vi må undvære hoppeborg, hvis vi ikke kan leve op til de skærpede krav. VIP gæster? HVEM: Kommunalbestyrelsen, (kom med jeres bud!) har kort hilst på dem fra Bøgeshøj. Er der mon taget kontakt og lavet aftale for i år. TJ snakker med dem om plads til containeropbevaring. Ad 12. Evt