Afdelingsbestyrelsesmøde Tid og sted: Tor. 2. august 2012 klokken 19:15 på beboerkontoret Til stede: EJ, MJM, PJ, EO, KA, KDP, JP, MM, LM Afbud: KFG, BL, Fravær: PR Kategorier for dagsordenspunkter Debat: Det primære i dette punkt er at skabe en debat. Orientering: Punktet er primært for at fremlægge informationer. Beslutning: På dette punkt er det primære at der træffes en beslutning. Referat 1. Valg af dirigent og referent Dirigent: MJM, Referent: MM 2. Godkendelse af dagsorden Nyt punkt 6. Klage over den våde Høne Sommerfestgruppen under nyt fra udvalg. Godkendt 3. Godkendelse af referater fra 7. og 23. juni Godkendt og godkendt 4. Opfølgning fra sidste møde Orientering a. Overvågning af BK (PJ) Der arbejdes på sagen. PJ kan tale med Torben om det. b. Boxer arrangement (?) Torben skal have møde med Boxer i morgen, om arrangement og udstyr. 5. Nyt fra: Orientering a. Inspektøren - Man har søgt en ny mand, der er mange ansøgere - Man har modtaget det nye nøglesystem. - Der vil blive ryddet op i depotrum og cykkelskure i okt-nov. - Man begynder på elektronisk flytteafregning i december. -Der er vikar på inspektørassistent Kontorudvalget (*) Side 1 af 9
b. AUB 1) retssag om helge staal "Retten fandt, at Helge Staal var skyldig i mandatsvig, og straffen blev fastsat til 10 måneders fængsel, hvoraf 60 dage skulle afsones i fængsel. De resterende 8 måneder blev gjort betinget med prøvetid. Derudover blev Helge idømt at være erstatningsansvarlig for det beløb, som Albertslund Ungdomsboliger har nedlagt påstand om i civilsagen verserende for Retten i Holbæk, dvs. i alt ca. 245.000 kr." Det uvist om han anker. 2) møde med advokat Vi skal holde to eu-udbud et for selve byggesagen med hyring af rådgivende ingeniørfirma skal også i eu-udbud Så byggesagen bliver i hvert fald ikke i 2012. 3) møde med jytte krogh ladestander - tidligst primo september. byggesag - ingen afklaring. socialrådgiver ni-gulve Må vi godt garage Der burde ikke være noget problem, vi skal søge byggetilladelse 4) møde med politi Har forsøgt men ikke fået svar. Det jeg vil snakke med politiet om er: Indbrud i MBH politianmeldelser af ordensregelovertrædelser festlokalet 5) Budget Kontorudvalget (*) Side 2 af 9
antennebudgettet kan være makulatur p.gr.a. Tv-afstemningen. 6) møde med slagelse SHI-kollegiet nu på mandag kl. 12:30 7) ny høring om fraflytterregninger næste mandag d. 13 kl. 19:00 8) Repræsentantskabsmøde 6. september 9) beboerkort på administrationskontoret Vi skal huske at søge beløbet på oktober-fællesmødet. Det mener EJ ikke er nødvendigt. Adm vil begynde i midten af september 10) cykeloprydning i cykelskurene Torben og jeg laver et eller andet til efteråret 11) Kommunen planlægger et styringsdialogmøde med os man. 3. december 16-18 c. Kassereren Skt. Hans har foreløbigt kostet 9500,- Der mangler stadig en faktura fra Hønen på drikkevarer. Der var en fejl i fotogruppens budget. d. Udvalg Sommerfest Jannick var der på vegne af sommerfestgruppen. Kenni har, på Hønen, givet udtryk for at han regnede med at LM lavede regnskabet. Det gør han ikke. Valget af regnskabsfører til sommerfestgruppen er ikke på dagsordenen til august FM, men Jannick vil gerne udfylde posten. AB udpeger Jannick, og han Kontorudvalget (*) Side 3 af 9
kan så godkendes på mødet i oktober. LM og Jannick ordner det praktiske. Infoudvalget mangler medlemmer. Der er lige nu MJM og KDP. Infoudvalget holder intromøder, hvor man viser Morbærhaven frem, fortæller lidt om det praktiske i Morbærhaven, og ender mødet på Hønen. Der er masser andre opgaver. Kontorudvalget: Man vil gerne have en stak Velkommen til morbærhaven til beboerkontoret. 6. Klage over Hønen Kim 19-79 Det lader til at folk kan blive lukket ind udenom reglerne om indskrivning, ved at oplyse falske oplysninger, og ikke vise ID, samt at der bliver taget stoffer. JP meddeler at man kan komme ind med almindeligt ID, og der bliver ikke, åbent, bliver taget stoffer på Hønen. Bartenderne træder ind, hvis der er ballade. Politiet har adgang til både videoovervågning og indskrivningslister. Der er møde på Hønen på tirsdag, hvor Kim er velkommen til at deltage, og fremføre sin klage. Kan man ikke komme til enighed er han velkomme til at vende tilbage. 7. Post og meddelelser Orientering Lukkede punkter Indgangspartiet Klage fra BK Hønen har nu gjort rent, JP foreslår at der bliver gjort rent om tirsdagen. MM mener ikke at det er i orden at der ligger glasskår to ud af tre åbningsdage på BK. Der kan stilles skraldespande op, men vi er ikke glade for at levere kasteskyts ved slagsmål. Man kan måske skaffe en glascontainer. JP tager det med Hønen, om Hønens rengøringsmedarbejdere kan feje op. Forslag til ændringer vedr. Festlokalet Tages som punkt på næste AB-møde Kontorudvalget (*) Side 4 af 9
Klage fra Rasmus Søndergaard vedr. motionsgruppen Klagen går på at det er meget tungt at kommunikere med motionsgruppen. Vi har haft et møde med Tobias tidligere. EO inviterer Tobias til det næste AB-møde. EO skriver til Rasmus Klage over larm i festlokalet weekenden 20-22 juli. Skal depositum tilbageholdes? 8. Tillæg til lejekontrakt (AUB) Beslutning Jeg foreslår at vi laver vedhæftede som et tillæg til lejekontrakten, så folk, inden de flytter ind, er bekendt med de hunderacer, som ikke er tilladt i Morbærhaven. (mail fra Linda 20/7) Lad Linda vedlægge listen, men lad det ikke kalde et vedlæg til lejekontrakten. Fjern refereringen til loven MJM tager kontakt til Linda 9. Udendørs askebægre ved festlokalet (MJM) Beslutning De askebægre der bruges ved Hønen kostede i 2010 kr. 958,- plus moms. De kan evt. betales af festlokalet selv. Hvem gør en indsats? Festlokalet betaler selv. Der skal opsættes et ved hver udgang. Ingen melder sig, så der bliver ikke gjort noget. 10.Ændring af KNIUs vedtægter (MM) Debat 9 En opsigelse kan ikke effektueres uden behandling i klage- og indstillingsudvalget og afdelingsbestyrelsen. Undtaget herfra er manglende indbetaling af leje og, efter afdelingsbestyrelsens retningslinier, overtrædelse af lejekontraktens bestemmelser om indhentning af tilladelse til at have andre boende og forbudet mod at have børn boende. KNIU mener at det giver mening at AB skal ind over, når en opsigelsessag er af ekstraordinær karakter (vold, grove trusler, grov hærværk og lignende), hvor standardproceduren ikke bliver fulgt. Når standardproceduren følges, og folk ikke lader sig påvirke af 2-3 breve fra KNIU, efterfulgt af et brev fra KKIK, giver det ikke så meget mening at sagen først skal behandles af AB før man skrider til en opsigelse af lejemålet. Vi har den ultimative bagstopper hos KKIKs advokat, så intet slipper Kontorudvalget (*) Side 5 af 9
igennem, uden der er en rimelig formodning om at det holder juridisk. AB skal selvfølgelig informeres om rutine opsigelser. Almenlejeloven siger at det er AB der har ansvaret, det kan komme til at koste os i en retssag. Vi skal passe på retsfølelsen. Man får en opsigelse der er behandlet af et anonymt udvalg. MJM vil foretrække at AB stadig behandler sagerne. Der har tidligere været givet en tilladelse til at ikke alt skulle komme igennem AB, men KA kan ikke lige huske i hvilket omfang. AB vil gerne proceduremæssigt have sagerne kommer denne vej forbi. MM informerer KNIU 11.KNIU lukket punkt Beslutning 12.Morbærtryk (LM) Beslutning Vi skal beslutte om vi vil indstille til fællesmødet i oktober at lukke Morbærtryk. Morbærtryk har nogle udgifter for BF som ikke er nødvendige, regnskab og revision. Jeg får løn for at lave regnskabet og revisoren får penge for at revidere det, bilagsmængden samlet set for BF og Morbærtryk ville blive reduceret hvis vi nedlægger Morbærtryk og besparelsen - for BF - vil blive på godt 20.000 om året. Der laves kun opgaver til BF og AUB, Morten vil stadig kunne lave disse opgaver og få løn af BF for AUB-opgaverne. Trykkeriet, hvis det bliver nedlagt, så går det så over til at blive en gruppe under beboerforeningen. Man skal være opmærksom på at egenkapitalen skal skal kunne bruges til indkøb af materiel. Trykkergruppen kunne opsættes som f.eks. festlokalet have egen økonomi. MJM ønsker at man fortsat har muligheden for at tage opgaver ind udefra. Der er en del tekniske ting der skal afklares. MJM og LM ser på det. 13.Hønens økonomi (KDP) Debat og beslutning Inden der kom rigtig gang i at se på Hønens økonomi og se hvilke poster Hønen betaler, som BF egentlig skal betale, snakkede jeg med Aslak om de bilag som Munter og Eva har kigget igennem. Aslak ville gerne have, at Hønens økonomi blev separeret fra Beboerforeningens økonomi. Så hvad skal der ske nu og hvor langt er vi i processen? Der har foreløbig intet tiltag været til at føre en positiv dialog fra Aslak. Der har foreløbig ikke været nogen dialog over hovedet. Hønens økonomi har, til dato, været Kontorudvalget (*) Side 6 af 9
separat fra beboerforeningen. Aslak vil have afskaffet mellemregningskontoen, og alle skal frem over betale kontant, når de har med Hønen at gøre. Vi har pt. samarbejdsvanskeligheder med Hønen. Det var måske en ide at tage et møde med bestyrelsen på Hønen. LM, KA, PJ og LM tager mødet 14.Listehunde (JP) Orientering og debat Efter det er kommet frem i medierne at ændringerne af hundeloven i 2010 ikke har hjulpet noget, ønsker jeg at vi i afdelingsbestyrelsen diskutere hvilken betydning det kan have i forbindelse med Morbærhavens ordensregler punkt 2b. Der har tidligere været et hundeudvalg, der kan nedsættes igen. Lad os foreløbig nævne hunderacerne, der er nævnt i loven, ved navn i ordensreglerne. Vi nedsætter et udvalg, og frigører os fra loven 15.Nedlæggelse af kontorudvalget/oprettelse af økonomiudvalg (PJ, EJ) Beslutning Kontorudvalget blev skabt for ca 3 år siden, da der var kommunikationsproblemer mellem AB og de ansatte (for mange kokke...). For et lille år siden, blev kontakten mellem udvalget og de ansatte skåret ned til én kontaktperson (stadig for mange kokke...). Kontorudvalget har aldrig rigtigt fungeret, og i det nuværende udvalg, har man opgivet at samle alle 4 medlemmer til et møde, kommunikation foregår nu over FB. Dette er ikke optimalt! Kontorudvalget har absorberet nøgleudvalget, men dette består reelt stadig som et underudvalg, ellers er kontorudvalgets fornemmeste opgave at godkende betaling af regninger, løn mv. Problemet med de mange kokke er løst, og udvalget tjener nu et begrænset formål. Det vil give mening at nedlægge udvalget, så de ansatte igen er reduceret til kun at have én instans (kontaktperson) mellem sig og AB. Det vil samtidig give mening at oprette et udvalg til at varetage den opgave det er at trykke på ok-knappen ved udbetalinger (et økonomiudvalg). Kontorudvalget er pt. nævnt i beboerforeningens vedtægter, så det skal bestå. Kontorudvalget tager opgaverne med økonomien, og arbejdsopgaverne med de ansatte Kontorudvalget (*) Side 7 af 9
lægges tilbage til AB. Nøgleudvalget udskilles som et selvstændigt udvalg. 16.Hjælp til Knud Foldschack-arrangement (MJM) Beslutning Advokat Knud Foldschack kommer til Morbærhaven og holder foredrag om Christiania onsdag d. 5. september kl. 19 i fællessalen. Arrangementet er åbent for alle (også folk der ikke bor i MBH). Jeg vil gerne have hjælp til praktiske ting (udsmykning, kaffebrygning, skiltning, kagebagning) Tuska syntes at det er unfair at det altid ligger på BK's åbningstider, når der er arrangementer. Hun ville enormt gerne have deltaget. Taget til efterretning. EJ og PJ kan godt deltage. MJM sender en mail ud om det. 17.Ombytning af sommerfestcontainer (MJM) Beslutning Jeg har fået positiv tilsagn fra et firma om at de vil hjælpe os af med den gamle container og leje os en ny. Prisen håber jeg, at have med til mødet, men har ikke fået den endnu p.gr.a. Sommerferie. Der er stadig ikke kommet en pris. Det ville være optimalt hvis vi kan lave en ombytning i forbindelse med sommerfesten, da man, ved den lejlighed, har det meste af materialet ude. Den nye container kommer midlertidigt til at stå et andet sted på parkeringspladsen, mans indholdet afventer en byggetilladelse til en garage. MJM vil høre om vi kan godkende at han arbejder videre med et rammebeløb på 10.000,- det er AUB der kommer til at stå for betalingen. Godkendt. Der skal dannes et overblik over hvad der kan bruges. Der er gærder til foran scenen, Kabler og tavler er også brugbare. Der er lidt manglende overblik over hvad der skal bruges af telte til sommerfesten. Hønen står for baren, og tager overskuddet fra den. Der skal laves en oversigt over festpladsen, så KA kan få et overblik over el-installationerne. Sommerfestgruppen regner med at bruge scenen fra Skt. Hans. Den er rimelig lille. Overgår til næste møde. 18.Forslag om årligt gruppe-check ved afdelingsbestyrelsen. (MJM) Beslutning En gang om året henvender AB sig til alle grupper pr. brev og/eller e-mail og beder gruppen om at melde tilbage om 1) er gruppen stadig aktiv 2) er Kontorudvalget (*) Side 8 af 9
kontaktpersonen(erne) de rigtige 3) har gruppen en e-mail adresse og virker den? Overgår til næste møde 19.Hvad gør vi ved ulovlige fremlejer (MJM) Debat Tips til at bevise dem efterlyses. Overgår til næste møde 20.Næste møde Næste møde er 6. september klokken 19:15. Deadline for punkter til mødet er 30. august 21.Eventuelt Skal en gruppe skifte navn skal det ændres i de vedtægter, hvor gruppen er nævnt. Værtshusgruppen er nævnt i BF-vedtægter, så det skal gøres på en GF Personlige fremmødte personer, skal på først på dagsordenen. Det har man før gjort, det kan gøres igen. I dag blev det ikke gjort, af hensyn til Torbens deltagelse PR er nu fraværende uden afbud til sit 3. møde i træk. Han er ekskluderet fra AB, og hans post er på valg til næste FM 22.Evaluering Mødet påbegyndt 19:15 afsluttet 22:03 Kontorudvalget (*) Side 9 af 9