Opsætning af e-mail mail-konti I dette kapitel vil jeg hjælpe dig med, hvordan du sætter Outlook 2007 op, så du får forbindelse til din e-mail-konto (eller flere) og en evt. HTTP-konto, som fx Windows Live Mail eller Hotmail. I dette hæfte forudsætter jeg, at du enten er en privat bruger af Outlook eller måske er ansat i en mindre virksomhed, hvor du/i ikke anvender en Microsoft Exchange-server. Exchangeserveren er en e-mail-baseret kommunikationsserver til udveksling og samarbejde i mindre og større virksomheder, og giver nogle fordele og flere muligheder i Outlook. Normalt kræver det, at du/i (eller virksomhedens it-afdeling) selv får installeret en sådan server, men som privatperson eller en mindre virksomhed er der mulighed for at købe sig til en sådan løsning hos forskellige udbydere. De fleste hjemmebrugere benytter en POP3-e-mailkonto hos en internetudbyder når du bestiller en internetforbindelse hører der som regel en e-mailadresse med (eller flere, så I har til hele familen), ligesom mange efterhånden har deres egen hjemmeside, hvor der oftest også hører en eller flere e- mail-adresser mer. Tilføjelse af e-mail-konti I det følgende forudsættes det, at du har oprettet en e-mail-konto hos en internetudbyder (en POP3- konto) eller hos en e-mail-tjeneste på World Wide Web (en HTTP-konto). Når du har oprettet en e-mail-konto, skal du indstille Outlook til at anvende denne konto til modtagelse og afsendelse af e-mail. Det vil vi gennemgå i det følgende. Tilføjelse af en POP3-konto POP3 (Post Office Protocol 3) er den meste almindelige protokol til at hente e-mail-meddelelser fra en e-mail-server hos en internetudbyder. Når du tegner et internetabonnement hos en internetudbyder, følger der som regel en e-mail-adresse med. Når du skal føje en ny POP3-konto til Outlook, skal du først sikre dig, at du har modtaget følgende oplysninger fra din internetudbyder: Kontotype I dette tilfælde er kontotypen POP3. Navnet på den indgående og udgående server Når du opretter en POP3-konto, vil den indgående server være en POP3-server, mens den udgående server vil være en SMTP-server (Simple Mail Transfer Protocol). Brugernavn Det navn, du skal anvende, når du logger på tjenesten. Det kan for eksempel se sådan ud: mbx12345. E-mail-adresse Kan for eksempel være sammensat således: ditnavn@dinudbyder.dk, men hvis brugernavnet består af en tal- og bogstavkombination, som i eksemplet ovenfor, vil e- mail-adressen oftest indeholde dit fulde navn eller en forkortelse for eksempel dine initialer. Adgangskode Den adgangskode, du har valgt ved oprettelse af din konto hos udbyderen. Sådan tilføjer du en POP3-konto til Outlook Når du har ovenstående oplysninger kan du gå i gang med at føje POP3-kontoen til Outlook. Når du starter Outlook 2007 for første gang vises guiden Outlook 2007 Start helt automatisk, og som hjælper dig med at konfigurere din e-mailkonto. Du vil kunne finde bruge denne vejledning til at udfylde de skærmbilleder, som guiden viser dig. Hvis du allerede har haft startet Outlook, skal du vælge kommandoen Funktioner Kontoindstillinger, klikke på fanen E-mail og derefter på kommandoen Ny for at konfigurere en ny e-mail-konto eller på kommandoen Rediger for at redigere en eksisterende konfiguration.
1 Start Outlook ved at klikke på programikonet i din Start-menu. 5 Marker afkrydsningsfeltet Konfigurer serverindstillinger eller yderligere servertyper manuelt, og klik på knappen næste for at gå videre. 2 Klik på knappen Næste for at gå videre med konfigurationen. 3 Marker punktet Ja, når du bliver spurgt om du vil konfigurere en e-mail-konto, og klik på knappen Næste for at gå videre. 6 Marker punktet Internet e-mail, og klik på knappen Næste for at gå videre. 4 Marker punktet Microsoft Exchange, POP3, IMAP eller HTTP, og klik på knappen Næste for at gå videre. 7 Udfyld dialogboksen E-mail-konti med de kontooplysninger, du har modtaget fra udbyderen (alle felter skal udfyldes), og vælg POP3 i rullelisten Kontotype. 3
Du skal ikke markere afkrydsningsfeltet Log på med godkendelse af sikker adgangskode (SPA), medmindre din internetudbyder har angivet, at tjenesten bruger godkendelse af sikker adgangskode. Alle server- og logonoplysninger skal skrives med små bogstaver, medmindre din internetudbyder har angivet noget andet. Nogle internetudbydere kræver, at adgangskoder skal indeholde en kombination af små og store bogstaver for at forbedre sikkerheden. Hvis det er tilfældet, skal du selvfølgelig indtaste adgangskoden, som den er oprettet. Du kan vælge, at Outlook skal huske din adgangskode. Hvis du ønsker det, skal du skrive den i feltet Adgangskode og markere afkrydsningsfeltet Husk adgangskode. På den måde behøver du ikke at skrive adgangskoden, hver gang du vil have adgang til kontoen, men alle, der har adgang til din computer, vil nu også have adgang til din e-mail. 8 Klik på knappen Test kontoindstillinger for at afprøve, om indstillingerne virker korrekt. Dette kræver, at du har forbindelse til internettet. Hvis du har indtastet indstillingerne rigtigt, vil du på fanen Opgaver i dialogboksen Test kontoindstillinger få en meddelelse om, at testen er lykkedes, og du vil modtage en testmeddelelse i din indbakke. Hvis testen mislykkes, vil du få en meddelelse om dette, og du vil kunne se fejlmeddelelserne på fanen Fejl. Kontroller, at du har foretaget de rigtige indtastninger, ret eventuelle fejl, kontroller, at du har forbindelse til internettet, og kør testen igen. Hvis testen stadig ikke lykkes, skal du kontakte din internetudbyder. 9 Klik på knappen Flere indstillinger, hvor du på fanen Generelt kan give din e-mail-konto et beskrivende navn. 10 Klik på de andre faner og udfyld dem efter behov følg vejledningen fra din internetudbyder og bredbånds- og modemleverandør. 11 Klik på OK for at lukke dialogboksen Internete-mail-indstillinger, og klik på knappen Næste. 12 Klik på knappen Udfør for at afslutte guiden. Du har nu føjet en POP3-konto til Outlook. Tilføjelse af en HTTP-konto Selvom du ikke har en POP3-konto, har du stadig mange muligheder for at få en e-mail-konto, idet der findes mange gratis e-mail-tjenester på World Wide Web. Den mest kendte er nok Hotmail, som du finder på internet-adressen www.hotmail.com. Da Hotmail er meget udbredt, og da den drives af Microsoft, er modtagelse og afsendelse af e-mail via 4
en Hotmail-konto selvfølgelig direkte understøttet i Outlook. Når du skal føje en ny HTTP-konto til Outlook, skal du først sikre dig, at du har følgende oplysninger: Kontotype I dette tilfælde er kontotypen HTTP. Navnet på HTTP-mail-tjenesteudbyderen Du kan vælge mellem Hotmail, MSN og Andet. Serverens URL Hvis tjenesteudbyderen er Hotmail eller MSN, kender Outlook URL'en i forvejen. Hvis du har valgt en anden tjenesteudbyder som fx Yahoo, skal du bruge internetadressen på mail-serveren. Brugernavn Det navn du skal anvende, når du logger på tjenesten. Det er oftest det samme som første del af din e-mail-adresse. E-mail-adresse Kan for eksempel være sammensat således: brugernavn@hotmail.com. Adgangskode Den adgangskode, du har valgt ved oprettelse af din konto hos tjenesteudbyderen. Sådan tilføjer du en HTTP-konto til Outlook Nu kan du føje HTTP-kontoen til Outlook. 1 Vælg kommandoen Funktioner Kontoindstillinger. 2 Klik på fanen E-mail, og derefter på kommandoen Ny. 3 Vælg punktet Microsoft Exchange, POP3, IMAP eller HTTP, og klik på knappen Næste. 4 Marker afkrydsningsfeltet Konfigurer serverindstillinger eller yderligere servertyper manuelt, og klik på knappen næste for at gå videre. 5 Udfyld dialogboksen E-mail-konti med de nødvendige kontooplysninger (alle felter skal udfyldes), og vælg denne gang HTTP i rullelisten Kontotype. 6 Hvis du ønsker at tilføje en HTTP-konto fra en anden udbyder end Hotmail eller MSN, skal du vælge punktet Andet i rullelisten HTTP Mail-tjenesteudbyder og derefter indtaste mail-serverens internetadresse (URL) i feltet Server-URL. 7 Klik på knappen Flere indstillinger, og udfyld fanerne Generelt og Forbindelse efter behov. 8 Klik på OK for at lukke dialogboksen Internete-mail-indstillinger, klik på knappen Næste, og klik på knappen Udfør for at afslutte guiden. Du har nu føjet en HTTP-konto til Outlook. Flere e-mail-konti i Outlook I de foregående afsnit har du lært at føje en POP3- og en HTTP-konto til Outlook. Der er ikke tale om et enten-eller, idet du sagtens kan tilføje flere e- mail-konti til Outlook også af samme type. På den måde kan du for eksempel have en privat Hotmail-adresse samt to forskellige POP3-konti hvor den ene kunne være dit eget firmas e-mailadresse, og den anden kunne være en forenings-email-adresse, hvor du er ansvarlig for at modtage og besvare e-mail. Ovennævnte muligheder er også tilgængelige, når du er tilknyttet en Microsoft Exchangeserver. 5
Anvendelse af e-mail-konti Når du har føjet en eller flere e-mail-konti til Outlook, er du klar til at afsende og modtage post via disse konti. Håndtering, afsendelse og modtagelse af post via POP3- og HTTP-konti sker hovedsagelig på samme måde som beskrevet i hæftet Outlook 2007 for alle. Modtagelse af meddelelser Modtagelse via en POP3-konto sker på følgende måde: 1 Klik på ikonen Indbakke i navigationsruden for at se den indgående post. 2 Klik eventuelt på knappen Send/modtag i værktøjslinjen for at få Outlook til at oprette forbindelse til POP3-serveren og hente eventuel ny post. Den samme fremgangsmåde virker for så vidt også med en HTTP-konto, som for eksempel en Hotmail-konto. I det tilfælde opretter Outlook dog automatisk en ny postkasse og opretter samtidig en genvej til denne i navigationsruden. Afsendelse af meddelelser Hvis du har oprettet flere konti, skal du afgøre, hvilken konto der skal anvendes til at afsende din meddelelse. Det kan fx være praktisk, hvis du i løbet af en hjemmearbejdsdag skal sende en meddelelse til en af dine faste firmakunder (og anvende din firmakonto) og til nogle af tennisspillerne i den tennisklub, du er kasserer for (og anvende din foreningskonto). Hvis du ikke vælger en bestemt konto, vil Outlook anvende standardkontoen, som typisk er den konto, du har oprettet først. Når du ønsker at sende en besked via en bestemt konto, skal du gøre følgende: 1 Klik på knappen Ny postmeddelelse i værktøjslinjen. 2 Klik på knappen Konto under knappen Send, og vælg den konto, du ønsker at anvende til afsendelse af meddelelsen (dit valg kan ses over brevhovedet). Når du ønsker at læse post, der er sendt til din Hotmail-konto, skal du gøre følgende: 1 Klik på ikonen Hotmail - Indbakke i navigationsruden for at se den indgående post (hvis du har tilføjet en anden HTTP-konto end Hotmail, vil genvejen have et andet navn). 2 Klik eventuelt på knappen Send/modtag i værktøjslinjen for at få Outlook til at oprette forbindelse til mail-serveren og hente eventuel ny post. 3 Udfyld meddelelsen på vanlig vis, og klik på knappen Send i værktøjslinjen for at afsende meddelelsen via den valgte konto 6
Ændring af standardkonto Hvis du ikke vælger en konto, men blot klikker på knappen Send, når du sender din meddelelse, vil Outlook, som tidligere nævnt, anvende standardkontoen, som typisk er den konto, du har oprettet først. Hvis du ønsker at vælge en anden konto som standardkonto, skal du gøre følgende: 1 Vælg kommandoen Funktioner Kontoindstillinger. 2 Klik på fanen E-mail. 3 Marker den konto, du ønsker at benytte som standardkonto fremover, og klik på kommandoen Benyt som standard. 4 Klik på knappen Luk for at lukke dialogboksen og vende tilbage til Outlook. 7