LØNSEDDEL VIA MED EPOS LØN

Transkript

1 LØNSEDDEL VIA MED EPOS LØN KUNDEVEJLEDNING MARTS 2010

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Opsætning Kryptering Opret -konto Brugertilknytning Opsætning på medarbejder Udskrivning af lønseddel Test af korrekt opsætning Kontakt os... 7 Marts 2010 Side 0

3 1 Indledning Vejledningen beskriver, hvordan man i Epos opsætter de konti, som skal benyttes, når man sender lønsedler ud via . 2 Opsætning SMTP-protokollen benyttes til at sende s med, så det forudsætter, at man har en e- mailserver, der understøtter denne protokol. Hvis man skal sende s til eksterne adresser, f.eks. medarbejdernes private , kan det kræve, at der ændres i serverens opsætning, så den tillader dette. For Microsoft Exchange gøres det på følgende måde: 1. Åbn Exchange Manager 2. Gå til (Exchange) -> Administrative Groups -> First Administrative Group -> Servers -> Protocols -> smtp 3. Højreklik på Default SMTP Virtual Server og vælg Properties 4. Vælg fanebladet Access 5. Klik på Relay 6. Klik Add 7. Angiv IP adressen på den pc (databaseserveren), der skal kunne sende ud af huset Klik OK -> OK -> OK 8. Højreklik på Default SMTP Virtual Server og vælg Stop 9. Højreklik på Default SMTP Virtual Server og vælg Start Bemærk, at det altid er databaseserveren, der sender en, og ikke klientpc erne. 2.1 Kryptering Typen for kryptering af lønsedlerne er en 128-bit kryptering kaldet RC4. Det er selve PDFdokumentet, der krypteres. Marts 2010 Side 1

4 3 Opret -konto Oprettelse af konto: Opsætning -> Opsætning - Generelt -> konti Afsender konto: kontoen på mailserveren, som skal benyttes som afsender. Det er SMTP-navnet der benyttes, og ikke Microsoft Exchange- eller Lotus Notesbrugernavnet. Det kan f..eks. være loenkontor@firma.dk. Marts 2010 Side 2

5 Modtager type: Vælg den type, der skal sendes til fra denne konto. Når man sender til medarbejderne, vil programmet sende til den af medarbejdernes adresser, der er oprettet på den valgte type. Cc konto: Hvis man ønsker, der skal sendes en kopi til en bestemt konto, hver gang der sendes en fra denne konto, kan man indtaste det her. Man kan f.eks. oprette en konto, der modtager en kopi af alle lønsedler, der sendes til medarbejderne. Feltet er valgfrit. Krypter pdf-fil: Vælg om den pdf-fil, der sendes til medarbejderne, skal være krypteret. En krypteret fil kræver angivelse af en adgangskode i formularen adresse for den e- mailtype man har valgt, der skal sendes til. Følgende felter er vigtige og skal udleveres af den it-ansvarlige hos kunden: konto Server Navnet eller ip-adressen på serveren konto Port Nummeret på smtp-porten på server, typisk = 25. konto Domain Navnet på ens eget domæne. Kan udelades. Marts 2010 Side 3

6 4 Brugertilknytning Der skal herefter knyttes en eller flere tilladte konti til den enkelte bruger, der er udpeget som afsender af lønsedler via . Det gøres under Opsætning -> Opsætning adgang -> Bruger Marts 2010 Side 4

7 5 Opsætning på medarbejder Der skal defineres en E-post-type: - der siden kan anvendes til at indsætte på medarbejderen: Herefter er systemet klart til at sende til medarbejderen. Marts 2010 Side 5

8 6 Udskrivning af lønseddel Her følger et eksempel på udskrift af lønseddel: Der dannes en med en vedhæftet pdf-fil, når der findes en gyldig adresse - ellers udskrives filen til printeren. Marts 2010 Side 6

9 7 Test af korrekt opsætning For at sikre at opsætningen er korrekt, bør der sendes en lønseddel til en adresse som lønbrugeren har adgang til, f.eks sin egen. Såfremt der sendes til medarbejdernes private adresser, så skal det ligeledes afprøves. Hvis der i denne forbindelse forekommer følgende fejlmelding, skal opsætningen tjekkes som tidligere beskrevet under opsætning. FEJL ved afsendelsen af mail til larsjust@yahoo.dk. - Der er ikke sendt en Lønseddel til medarbejder Lars Justesen. - Fejl: Unable to relay for larsjust@yahoo.dk 8 Kontakt os Har du spørgsmål til hvordan man opretter -konti i forbindelse med af lønsedler, og har du ikke lige en superbruger i huset, kan du selvfølgelig altid kontakte os på telefon og Kundeservice telefon: Kundeservice kundeservice@pbj.dk Marts 2010 Side 7