AGM Brugervejledning Dato: 22/03-2017 Udgave: 1.2 Programversion: V1.38.3
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 1.1. Definition... 3 1.2. Ansvarsfraskrivelse... 3 1.3. Brug af EU LOGIN-autentificering... 3 2. AGM-brugeres roller... 4 2.1. Kontaktperson... 4 2.1.1. Sådan bliver du kontaktperson... 4 2.1.2. Sådan opretter og indsender du deltagerlisten... 6 2.1.3. Ændring af deltagerlisten... 10 2.2. Deltager... 12 2.2.1. Log ind som deltager... 13 2.2.2. Indtast betalingsoplysninger... 16 2.2.3. Ændring af bankoplysninger... 26 2.2.4. Link til en bankkonto... 27 2.2.5. Udfyld og send ansøgning om godtgørelse af udgifter... 28 2.2.6. Ændring af ansøgning om godtgørelse af udgifter... 35 2.3. Meddelelser... 37 2.3.1. Meddelelser sendt til en kontaktperson... 37 2.3.2. Meddelelser sendt til en deltager... 38 2
1. INDLEDNING 1.1. Definition AGM-webstedet (A new Gateway to EU Meetings) gør det lettere at arrangere ekspertmøder i Europa-Kommissionen og godtgøre udgifter. Webstedet testes i øjeblikket på et begrænset antal ekspertgrupper og udvalg. Hvis testen bliver en succes, vil webstedet blive brugt til alle ekspertgrupper. AGM gør det muligt for eksperter at: modtage mødeindkaldelser (herunder dagsordener og andre oplysninger) bekræfte deres deltagelse indtaste deres bankoplysninger oprette og sende deres ansøgninger om godtgørelse af udgifter elektronisk. 1.2. Ansvarsfraskrivelse Denne brugervejledning er vejledende og beskriver, hvordan AGM-applikationen bruges. Beskrivelserne er ikke nødvendigvis nøjagtige, da systemet hele tiden udvikler sig. Oplysningerne må på ingen måde betragtes som en erstatning for EU-lovgivning eller opfattes som Kommissionens retlige fortolkning. 1.3. Brug af EU LOGIN-autentificering AGM bruger EU LOGIN som den eneste autentificeringsmetode. Oplysninger om, hvordan man opretter en EU LOGIN-konto, og hvordan man nulstiller sit EU LOGINpassword, findes på AGM-portalen under FAQ. 3
2. AGM-BRUGERES ROLLER 2.1. Kontaktperson Som kontaktperson fungerer du som bindeled til det medlem af et udvalg eller en ekspertgruppe, der er blevet indbudt til et møde. Du bruger AGM til at underrette Kommissionen om navnene på deltagerne i din delegation (folk fra din organisation, der deltager i mødet). Du kan oprette deltagerlisten uden for AGM. Når den er klar, kan du registrere den i systemet. Du modtager en e-mail med indkaldelsen, dagsordenen og andre oplysninger om mødet fra mødearrangøren. I denne e-mail finder du også et link til AGM, der giver dig adgang som kontaktperson for delegationen. Vær forsigtig med, hvem du deler dette link med det giver hvem som helst adgang som kontaktperson. Du skal indtaste de enkelte deltageres kontaktoplysninger i AGM. Når listen er færdig, skal du sende den til mødearrangøren. 2.1.1. Sådan bliver du kontaktperson Som nævnt ovenfor modtager du en e-mail med indkaldelsen og andre oplysninger om mødet samt et link til AGM. Nedenfor kan du se et eksempel på en indkaldelse, som er blevet sendt til en kontaktperson. E- mailen består af to hoveddele: 1) Indkaldelsen med vedhæftede filer 2) Oplysninger om, hvordan man bliver kontaktperson, og andre links til yderligere oplysninger. Du modtager indkaldelsen som en vedhæftet fil, og du vil også kunne læse indkaldelsen i selve e- mailen. 4
Ved at klikke på dette link bliver du kontaktperson for det pågældende møde. Du bruger din ECAS-konto til at logge ind på AGM, hvor du finder mødeoplysningerne. Her kan du indtaste deltagerlisten. 5
Alle links i ansvarsfraskrivelsen fører dig til AGM-webstedet. Her finder du yderligere oplysninger om AGM (FAQ, kontaktoplysninger til support osv.). Klik på linket i e-mailen for at blive kontaktperson for mødet og oprette deltagerlisten i AGM. 2.1.2. Sådan opretter og indsender du deltagerlisten Som kontaktperson for et møde skal du sende listen over deltagere i din delegation til mødearrangøren. Når du har klikket på linket for at blive kontaktperson, vises nedenstående skærmbillede: Her kan du igen se indkaldelsen og få adgang til relevante dokumenter. Brug "Navigation Menu/Navigationsmenu" til at få adgang til forskellige menuer i AGM. Klik på "Participants/Deltagere" i navigationsmenuen. Her ser du dit navn som kontaktperson. Hvis der er mere end ét navn, betyder det, at indkaldelsen er blevet sendt (eller videresendt) til andre modtagere, som har indvilget i at fungere som kontaktperson. 6
Bemærk: Kun én kontaktperson kan sende deltagerlisten den første, der reagerer. Under overskriften "Delegation Participants/Deltagere i delegationen" kan du sende en tom liste eller tilføje deltagere. Når du har tilføjet deltagere, kan du se deres navne her. Kontaktpersonen kan tilføje sig selv som deltager ved at klikke på "Add as participant/tilføj som deltager" og indtaste de obligatoriske oplysninger. Klik på Update/Opdater for at afslutte: Hvis du vil tilføje flere deltagere, skal du vælge "as a new participant of this member/som ny deltager for dette medlem" for at indkalde en ny deltager, der aldrig har deltaget i et møde via AGM. Du kan også søge efter deltageren ved navn ved at vælge "from the last X meetings/fra de seneste X møder". Du får vist følgende skærmbillede. Indtast deltagernes kontaktoplysninger. 7
Udfyld alle felter. Bemærk: Muligheden "Entitled to claim expenses/berettiget til at få godtgjort udgifter" gælder kun visse deltagere. Se reglerne i indkaldelsen om, hvor mange deltagere der kan få godtgjort udgifter. Klik på "Add/Tilføj". Deltageren fremgår under "Delegation Participants/Deltagere i delegationen". Du kan nu tilføje en ny deltager. 8
Når du har tilføjet en deltager, står der "New/Nyt" ud for deltagerens navn, hvilket betyder, at deltageren er ny på listen. I kolonnen "Attendance/Deltagelse" er der et spørgsmålstegn ("?") (en kontaktperson, der har tilføjet sig selv, kan allerede nu bekræfte deltagelsen). Selv om du som kontaktperson måske allerede ved, om den pågældende deltager, skal deltageren bekræfte det i AGM. Hvis du vil ændre en deltagers kontaktoplysninger eller fjerne dem fra listen, skal du klikke på "Action/Handling" ud for deltageren. Når din deltagerliste er klar, skal du klikke på "Send participants/send deltagere" for at sende listen til mødearrangøren. Nedenstående meddelelse vises klik på "Accept/Acceptér" for at sende listen. Når du har sendt listen, kan du ikke længere ændre den i dette skærmbillede. Du modtager en bekræftelse af, at deltagerlisten er blevet sendt til mødearrangøren. Samme meddelelse fremgår af Notifications-menuen (Meddelelser) i AGM. Samtidig modtager alle deltagere på din liste en e-mail, hvoraf det fremgår, at de er blevet registreret som deltagere i et møde. 9
2.1.3. Ændring af deltagerlisten Deltagerlisten er blevet sendt til mødearrangøren med henblik på validering. Du skal nu afvente mødearrangørens reaktion. Mødearrangøren kan beslutte at validere listen uden bemærkninger eller anmode dig om at foretage ændringer. Uanset hvad, modtager du en e-mail og en særskilt meddelelse i AGM. Hvis mødearrangøren anmoder dig om at ændre deltagerlisten, modtager du følgende e-mail: Gå til AGM, og åbn mødet for at ændre deltagerlisten. Gå ind i "Participants/Deltagere"-menuen, hvor skærmbilledet nu vises i redigerbart format. Vælg den deltager, du ønsker at fjerne, og klik på "Actions/Handlinger" ud for deltageren. 10
Vælg "Remove/Fjern" for at fjerne deltageren fra listen. Hvis du opdager, at en deltagers kontaktoplysninger er forkerte, kan du ændre dem ved at klikke på "Actions/Handlinger" ud for deltagerens navn. Vælg "Edit/Rediger". 11
Klik på "Update/Opdater" for gemme ændringerne. Når du har foretaget de nødvendige ændringer, skal du sende deltagerlisten til mødearrangøren med henblik på validering. Du modtager endnu en bekræftelse pr. e-mail og en særskilt meddelelse i AGM, hvoraf det fremgår, at listen er blevet sendt til mødearrangøren med henblik på validering. Samtidig modtager den fjernede deltager en e-mail, hvoraf det fremgår, at han/hun er blevet fjernet fra listen. 2.2. Deltager En deltager er en ekspert, som deltager i et møde. En deltager kan være en del af en delegation (normalt udpeget af en kontaktperson) eller deltage på individuel basis (direkte indbudt af arrangøren). Deltageren modtager en e-mail med en mødeindkaldelse og et link til AGM. Som deltager kan du få adgang til indkaldelsen i AGM og se andre oplysninger om mødet. Først modtager du en e-mail med mødeindkaldelsen. Denne e-mail indeholder et link til at aktivere din brugerprofil for det pågældende møde. Brug linket i e-mailen til at acceptere eller afvise indkaldelsen, og indtast dine personoplysninger for at få et e-adgangsbevis til bygningen. 12
2.2.1. Log ind som deltager Klik på linket med mødeindkaldelsen, og log ind via din ECAS-konto. Første gang du åbner et møde, skal du knytte mødet til din brugerprofil. Det skal du gøre én gang for hver mødegruppe. Klik på "Activate my profile/aktivér min profil", hvorefter mødeindkaldelsen vises. Her kan du læse indkaldelsen, se vedhæftede filer og bekræfte din deltagelse. Under mødeindkaldelsens titel ses meddelelsen "You have not confirmed the attendance to this meeting yet/du har endnu ikke bekræftet din deltagelse i dette møde". 13
Her skal du klikke på Yes/Ja for at bekræfte din deltagelse. Hvis der er tale om et møde, der afholdes hen over flere dage, er alle dage valgt som standard. Du kan fjerne markeringen i felterne for de dage, du ikke deltager i mødet. Hvis markeringen fjernes for alle dage, skifter deltagelsen til No/Nej. Klik på rullemenuen i dit profilnavn for at indtaste dine personoplysninger. 14
På denne side finder du oplysninger om dit EU LOGIN. Du kan om nødvendigt ændre oplysningerne ved at klikke på "Change/Rediger"-knappen ud for de enkelte overskrifter. Du skal indtaste dine profiloplysninger og identitetsdokumenter. Mødearrangørerne har brug for disse oplysninger til at forberede og anmode om dit e-adgangsbevis til mødestedet. Når oplysningerne er indtastet, er de gyldige og gemt i din profil. Det betyder, at du kun skal indtaste dem én gang og opdatere dem, hvis det bliver nødvendigt. Udfyld dine "Profile details/profiloplysninger", og klik på "Save/Gem". Udfyld "Identity documents/identitetsdokumenter": Klik på "Add new document/tilføj nyt dokument" for at indtaste oplysningerne fra dit identitetsdokument: 15
Vælg type dokument og indtast nummeret, udløbsdatoen og udstedelseslandet. Klik på "Update/Opdater" for at gemme oplysningerne. Husk at opdatere denne del, når dit nuværende dokument udløber. I hver enkelt mødeindkaldelse vil du blive bedt om at indtaste dine profiloplysninger. De forbliver gyldige i AGM, når først du har indtastet dem, men vi anbefaler, at du kontrollerer, at de oplysninger, du har indtastet, er korrekte. Du kan opdatere eller fjerne det nuværende dokument ved hjælp af Edit/Rediger-knappen ud for dokumentoplysningerne. Du kan også gå ind på denne side via linket i indkaldelsen. 2.2.2. Indtast betalingsoplysninger Når mødearrangøren har valideret deltagerlisten (direkte indbudte delegationer blev valideret, da mødeindkaldelsen blev sendt), modtager alle deltagere, herunder kontaktpersonen, en e-mail og en særskilt meddelelse i AGM. Hvis du ikke er berettiget til at få godtgjort udgifter, skal du ikke foretage dig noget den e-mail, du modtager, indeholder ikke oplysninger om proceduren herfor. 16
Hvis du er berettiget til godtgørelse af dine rejseudgifter, modtager du samme meddelelse med en besked om, at du skal indtaste dine bankoplysninger i AGM. Log ind i AGM via din EU LOGIN-konto for at se listen over møder: 17
Listen "Meetings/Møder" viser alle kommende eller afholdte møder, hvortil deltageren er/var indkaldt. Hvis der er tale om møder, hvor du er berettiget til at få dine udgifter godtgjort, fremgår det af kolonnen "Expenses Claim/Godtgørelse af udgifter" I eksemplet ovenfor har ansøgningen om godtgørelse status som "Draft/Kladde", og bankoplysningerne er ikke indtastet. Klik på linket "Go to expenses claim/gå til godtgørelse af udgifter" for at få adgang til ansøgningsblanketten. (Flere oplysninger om ansøgningsblanketten for godtgørelse af udgifter findes under Complete and submit expenses claim/udfyld og send ansøgning om godtgørelse af udgifter. Denne del forklarer blot, hvordan man indtaster sine bankoplysninger). 18
Dine bankoplysninger gemmes i blankettens anden fane. Klik på fanen "Bank account/bankkonto", eller klik på "Enter bank account/indtast kontonummer" i Status-delen. Skærmbilledet "Bank Account/Bankkonto" vises. 19
På dette skærmbillede vises de kontonumre, du har brugt til forskellige ansøgninger om godtgørelse af udgifter. I eksemplet ovenfor er der ikke nogen tidligere kontonumre, eftersom det er det første møde, som den pågældende deltager i. 2.2.2.1. Tilføj ny bankkonto for statslige eksperter Klik på "Add new bank account/tilføj ny bankkonto" for at indtaste bankoplysningerne: Den juridiske enhed loades automatisk fra ABAC; disse oplysninger vedrører den statslige delegations oprindelsesland (i dette tilfælde kom delegationen fra Det Forenede Kongerige). Vælg land under kontooplysningerne. Denne mulighed foreligger, fordi kontoen kan befinde sig i et andet land end delegationens land. Når du har valgt land, vil felterne "IBAN/Account number" (IBAN/Kontonummer) og "Account holder name" (Kontohaverens navn) være tilgængelige. De pågældende felter skal udfyldes. Der er tre undtagelser: 20
Den irske statskasse De franske ministerier (konti hos service de contrôle Budgétaire et Comtable Ministériel MINEFI) Italienske konti hos Tesoreria Centrale Dello Stato Hvis en ekspert repræsenterer en medlemsstat, kan han/hun bruge disse konti (hvis IBAN- og kontonummeret ikke er tilgængeligt, og den pågældende kun har statskassens referencenummer) ved at klikke på linket "Treasury account" og indtaste en specifik kode, som Kommissionen har oplyst, som kontonummeret. Kontakt ec-agm-support@ec.europa.eu for at få oplyst den specifikke kode. Oplys din e-mailadresse, ministerium og land og den konto, du ønsker at bruge (vedhæft et eventuelt tidligere dokument vedrørende godtgørelse af udgifter til ekspert). IBAN-feltet kan kun udfyldes med det korrekte antal bogstaver og tal for hvert enkelt land. Klik på "Verify/Bekræft"-knappen, når du har udfyldt alle de obligatoriske felter under bankoplysningerne. Hvis bankkontoen findes i ABAC (hvis du har valgt Confirm/Bekræft til advarselsmeddelelsen om, hvorvidt du ønsker at bruge denne nye tilføjede bankkonto), kan bankkontoen indsendes: Hvis bankkontoen er ny i ABAC, åbnes et nyt vindue, hvor eksperten som obligatorisk oplysning skal udfylde Account Holder- og Bank Branch-oplysningerne (kontohaver og bankfilial). Hvis du har valgt at bekræfte, at du er kontohaveren, er det obligatorisk at vedhæfte et nyt kontoudtog: 21
Hvis du har meddelt, at du ikke er kontohaveren, skal du efter at have gemt oplysningerne og bekræftet oprettelsen af bankkontoen udskrive bankoplysningsskemaet, anmode kontohaveren om at underskrive det og uploade en scannet udgave. Et nyt kontoudtog er ikke obligatorisk i dette tilfælde, men hvis der ikke er indsendt et sådant, skal bankoplysningsskemaet også være stemplet og underskrevet af bankens repræsentant: Upload den underskrevne blanket, og gem dem. Når opdateringen er bekræftet, er den underskrevne blanket tilgængelig i bankoplysningerne, og du kan vælge bankkontoen og indsende den med henblik på validering: 22
Når bankkontoen er blevet indsendt til validering, underrettes eksperten pr. e-mail om, hvorvidt der er brug for en rettelse af bankoplysningerne eller et andet kontonummer: 23
2.2.2.2. Tilføj ny bankkonto for private eksperter Klik på "Add new bank account/tilføj ny bankkonto" for at indtaste dine kontooplysninger: IBAN-feltet kan kun udfyldes med det korrekte antal bogstaver og tal for hvert enkelt land. Hvis du har indtastet et forkert IBAN- eller kontonummer, underretter Kommissionens finanstjeneste dig herom efter sin kontrol. Alle felter skal udfyldes, bortset fra "VAT number/momsregistreringsnummer". Klik på "Verify/Bekræft"-knappen, når du har udfyldt alle de obligatoriske felter. 24
På det næste skærmbillede vil du blive spurgt, om du ønsker at bruge denne bankkonto til din ansøgning om godtgørelse af udgifter: Klik på "Ok", og bekræft på det næste skærmbillede, at du ønsker at bruge denne bankkonto: 25
2.2.3. Ændring af bankoplysninger I forbindelse med valideringen af bankkontoen kan finanstjenesten anmode dig om at ændre dine bankoplysninger eller indtaste et nyt kontonummer. I givet fald modtager du en e-mail og en meddelelse i AGM. I eksemplet nedenfor anmoder finanstjenesten deltageren om at ændre kontohaverens navn fra et personnavn til et selskabsnavn. Her kan du se, at eksperten ved en fejl har indtastet sit eget navn i stedet for virksomhedens navn, da hun indtastede sine bankoplysninger. Klik på linket i e-mailen for at logge ind i AGM ved hjælp af dine ECAS-kontooplysninger. Du kommer til skærmbilledet med oplysninger om bankkontoen. 26
Klik på "Edit/Rediger"-symbolet, hvorefter nedenstående skærmbillede vises: Skærmbilledet vises i redigerbart format. Eventuelle data, du måtte have indtastet tidligere, er der stadig. Du skal blot foretage de nødvendige rettelser og klikke på "Verify/Bekræft". 2.2.4. Link til en bankkonto En bankkonto, der er blevet valideret og brugt til et møde inden for én mødegruppe, kan bruges til godtgørelse for et andet møde inden for samme gruppe uden at skulle valideres. Hvis du imidlertid ønsker at bruge denne bankkonto til et møde inden for en anden mødegruppe, skal du knytte den til den nye mødegruppe. I eksemplet ovenfor skal deltageren indsende sine bankoplysninger for at få sine udgifter til mødet "Notification", der tilhørte mødegruppen "New wave", godtgjort. Under "Available bank accounts/tilgængelige bankkonti" kan du se den bankkonto, der blev brugt i mødegruppen "BUDG AGM Acceptance". Klik på denne bankkonto, og klik på "Submit bank 27
details/indsend bankoplysninger" på det følgende skærmbillede for at knytte kontoen til den nye mødegruppe: 2.2.5. Udfyld og send ansøgning om godtgørelse af udgifter Hvis du er berettiget til at få godtgjort udgifter, kan du først indsende din ansøgning, når mødet er afholdt, og mødearrangøren har bekræftet din deltagelse. Du modtager en e-mail og en meddelelse om, at mødearrangøren har bekræftet din deltagelse. Klik på linket i e-mailen for at gå ind på AGM, og log ind med dine ECAS-kontooplysninger. Gå til mødelisten, og klik på "Go to expenses claim/gå til godtgørelse af udgifter". Linket vil have status af "Draft /Kladde" og findes ud for det møde, hvor din deltagelse er blevet bekræftet. 28
Hvis du endnu ikke har indtastet dine bankoplysninger, vises meddelelsen "please enter bank account details/indtast dine bankoplysninger" ud for ansøgningen om godtgørelse af udgifter. Du kan se, hvordan man ændrer sine bankoplysninger, her. Ansøgningsblanketten for godtgørelse af udgifter er inddelt i tre hoveddele: Travel details/rejseoplysninger Expenses/Udgifter Status I øverste højre hjørne vises de møder, som du har deltaget i, og hvor din deltagelse er blevet bekræftet af mødearrangøren. 29
Under "Travel Details/Rejseoplysninger" skal du klikke på Edit/Rediger (nederst i afsnittet) for at indtaste oplysninger om din rejse ved at udfylde følgende felter: Arbejdssted Land Afgang Ankomst Ekspertens bemærkninger (her kan du tilføje bemærkninger med henblik på afklaring af eventuelle spørgsmål). 30
Klik på "Save/Gem" for gemme ændringerne. Under "Expenses/Udgifter" kan du tilføje udgiftstyper ved at klikke på rullemenuen "Select expense type/vælg udgiftstype". Klik herefter på "Add expense/tilføj udgift". Udgiftstyperne kan afvige fra listen ovenfor, afhængigt af reglerne for din mødegruppe. Tilføj nu de forskellige udgiftstyper. Opholdsudgifter (Accommodation): Indtast antal nætter. Upload dokumentation som f.eks. hotelregningen (kun ikke-redigerbare bilag er tilladte: PDF, JPG, PNG, TIF, TIFF, BMP og GIF, og du skal indsende mindst ét bilag for hver ansøgning om godtgørelse af udgifter). 31
Når du har tilføjet opholdsudgiftstypen, fremgår den af List of Expenses/Liste over udgifter Dagpenge (Daily allowance): Indtast antal nætter, og upload din dokumentation. Klik på "Update/Opdater" for at gemme. Flyudgifter (Airplane): Indtast betalt pris, og vælg valuta. Hvis du har købt en business class -billet, skal du uploade dokumentation for, hvorfor du har valgt denne løsning. Upload din dokumentation, og klik på "Update/Opdater" for at gemme. 32
Liste over udgifter: Alle de udgiftstyper, du har indtastet, vises her. Der er en "Edit/Rediger"-knap ud for hver enkelt udgiftstype, som bruges, hvis du ønsker at foretage rettelser. Der er en særskilt kolonne for hver enkelt udgiftstype. Eventuelle bemærkninger, der indtastes af mødearrangøren under valideringen, fremgår af kolonnen "Request for Modifications/Anmodning om ændring". Status Denne del giver dig et overblik over de trin, du skal afslutte, inden du indsender din ansøgning om godtgørelse af udgifter. De trin, du endnu ikke har afsluttet, fremgår med rød skrift. Trin, du har afsluttet, fremgår med grøn skrift. I eksemplet nedenfor er kun det første og det sidste trin afsluttet. Det betyder, at bankkontoen er gyldig, og at mødearrangøren har bekræftet deltagelsen. Tre trin er dog stadig fremhævet med rød skrift rejseoplysninger, udgifter og dokumentation. Ansøgningen har status af "Draft/Kladde", indtil alle trin er afsluttet. 33
Når alle trin af afsluttet, fremgår de med grøn skrift, og status skifter til "Ready to Submit/Klar til indsendelse". Knappen "Submit claim/indsend ansøgning" er tilgængelig: Klik på "Submit claim/indsend ansøgning" for at indsende ansøgningen om godtgørelse af udgifter til validering. Følgende skærmbillede vises med en "Declaration/Erklæring". Afkryds feltet for at underskrive erklæringen, og klik på "Submit reimbursement/indsend ansøgning om godtgørelse". En grøn meddelelse øverst i skærmbilledet bekræfter, at din ansøgning er indsendt, og status skifter til "submitted/indsendt". 34
Også på mødelisten fremgår ansøgningen som "submitted/indsendt": 2.2.6. Ændring af ansøgning om godtgørelse af udgifter Ansøgningen om godtgørelse af udgifter skal valideres. Hvis der er nogen form for problemer med ansøgningen, anmoder arrangøren dig om at ændre den. Du modtager en e-mail med et link til ansøgningen om godtgørelse af udgifter: 35
I eksemplet ovenfor anmoder arrangøren deltageren om at ændre en ansøgning om godtgørelse af udgifter for mødet "All United". Årsagen er fremhævet med gul skrift. Klik på linket i e-mailen for at få adgang til ansøgningen. Ansøgningen er "Ready to submit/klar til indsendelse". Klik på "Go to expenses claim/gå til godtgørelse af udgifter", og rul ned til "Expenses/Udgifter". I kolonnen "Request for modification/anmodning om ændring" kan du se årsagen til ændringen. Klik på knappen "Edit/Rediger" for at foretage ændringerne: Klik på "Select files/vælg filer" for at uploade en fil. Klik på "Update/Opdater" for at gemme. Indsend ansøgningen igen med henblik på validering. 36
Når arrangøren har valideret din ansøgning om godtgørelse af udgifter, skifter status i kolonnen "Expenses Claim/Ansøgning om godtgørelse af udgifter" til "VALIDATED/VALIDERET": 2.3. Meddelelser Som kontaktperson eller deltager vil du modtage forskellige automatiske meddelelser via AGM. Meddelelser sendes til enkeltpersoner (faktiske AGM-brugere). Sammen med hver meddelelse modtager du også en e-mail, som sendes til den adresse, du brugte, da du oprettede din ECAS-konto. Meddelelserne fremgår af fanen Notifications-/Meddelelser i forbindelse med udførelsen af bestemte handlinger. List of notifications sent to a correspondent/liste over meddelelser sendt til en kontaktperson List of notifications sent to a participant (expert)/liste over meddelelser sendt til en deltager (ekspert) 2.3.1. Meddelelser sendt til en kontaktperson Gå til AGM-webstedet, vælg fanen "Notifications/Meddelelser" på hovedskærmbilledet: 37
Her kan du se alle de meddelelser, der er blevet sendt til dig som kontaktperson, f.eks.: bekræftelse af, at du har sendt deltagerlisten til mødearrangøren, påmindelse om indsendelse af deltagerlisten (også tom liste) meddelelse om, at mødearrangøren har anmodet dig om at ændre deltagerlisten, meddelelse om, at mødearrangøren har valideret deltagerlisten. 2.3.2. Meddelelser sendt til en deltager Gå til AGM-webstedet, vælg fanen "Notifications/Meddelelser" på hovedskærmbilledet: 38
Her kan du se alle de meddelelser, der er blevet sendt til dig som ekspert, f.eks.: meddelelse om, at dit navn er blevet registreret som deltager i et møde, meddelelse om, at din deltagelse er blevet valideret, meddelelse om, at du skal indsende din ansøgning om godtgørelse af udgifter (hvis du er berettiget til godtgørelse af dine udgifter) du modtager denne meddelelse, når mødearrangøren har bekræftet din deltagelse i mødet, efter mødet er afholdt, anmodning om at ændre din ansøgning om godtgørelse af udgifter du modtager en sådan anmodning, hvis der er nogen form for problemer med din ansøgning, bekræftelse af, at SWIFT-bankoverførslen har fundet sted. 39