Sagsfremstilling til møde i Viby Gymnasium og HF s Bestyrelse den 26. marts 2009 Punkt. nr. 3 Dagsordenspunkt: Administrative fællesskaber Sagsfremstilling: Regeringen har i flerårsaftalen besluttet at beskære elevtaxametret med 1298 kr. elev. Besparelserne skal findes ved etablering af en række administrative fællesskaber. Disse fællesskaber skal dels skabe besparelser på den enkelte skole ved samarbejder indenfor områderne Økonomi og Planlægning, Løn og Personale, IT, Indkøb samt Bygning og Service, dels sikre at sektoren tiltrækker tilstrækkeligt med kvalificeret personale på sigt. Der har været nedsat arbejdsgrupper på såvel nationalt plan som lokalt i Århus-området. Disse arbejdsgrupper er kommet med en række konkrete anbefalinger og et forslag til køreplan for processen. Indstilling: Drøftelsespunkt Rektor indstiller, at sagen drøftes, og at der tages beslutning på bestyrelsens møde den 17. juni 2009. Bilag: 3.1 : Notat om mulighederne for at deltage i et administrativt fællesskab. 3.2 Debatoplæg til rektorerne i Århus Amt : Administrativt fællesskab for gymnasieskoler 3.3 Eksempel på Normering og finansiering af et administrativt fællesskab J. nr. Sagsbehandler: ÅW
Notat vedr. mulighederne for at deltage i et administrativt fællesskab. 1. Aftalen og sparekravet I regeringens flerårsaftale med Dansk Folkeparti og Ny Alliance om kriminalforsorgen blev det besluttet, at aftalen skulle finansieres ved bl. a. at nedskrive elevtaxametret på ungdomsuddannelserne med 1298 kr. / elev. På vores skole drejer det om mellem 800.000kr og 850.000 kr. pr år. Revisionsfirmaet Deloitte har i en rapport på baggrund af en spørgeskemaundersøgelse angivet mulighed for væsentlige besparelser på undervisningsområdets administration ved indgåelse i administrative fællesskaber. Rapporten er blevet stærkt kritiseret af bl.a Rektorforeningen. Foreningen bad vores eget revisionsfirma PricewaterhouseCoopers se på rapporten og validere den. Dette medførte en lang række kritikpunkter rettet mod metoden i rapporten. Uanset eventuelle fejl i rapporten bliver besparelsen på elevtaxametret fastholdt. 1. Muligheder generelt Efter Deloitte-rapporten har Undervisningsministeriet gennemført en analyse af de potentielle administrative besparelser. I konklusionen på analysen lægger Undervisningsministeriet op til, at der indgås administrative fællesskaber indenfor områderne Økonomi og planlægning, løn og personale samt IT. Besparelserne på bygningsdrift foreslås opnået ved en udlicitering af rengøringen, og besparelserne på indkøb kan næppe realiseres. Det er i øvrigt frivilligt, hvordan institutionerne finder besparelserne. Der foreslås i analysen 3 forskellige handlemuligheder for at opnå besparelsen: a. Dannelsen af et administrativt fællesskab: enten med én skole som vært (fællesskabsmodellen) eller ved at en skole er leverandør til fast pris (leverandørmodellen) b. Opgave udbydes til f. eks. en privat virksomhed (sekretariatsmodellen) c. Der sker en optimering af egne opgavevaretagelse.
2. Administrationen på Viby Gymnasium lige nu. Løn og personaleadministration Lige nu udføres arbejdet af 1 sekretær og vicerektor. En del afstemninger i forhold til Navison udføres af en fuldmægtig udlånt af Århus Akademi. Den samlede omkostning anslås til ca 245.000 kr De landsdækkende erfaringer viser, at 60% af opgaverne kan flyttes til et adm. fællesskab, mens de resterende 40 % bør blive i huset. Lokal besparelse ved overgivelse af opgaver til et fællesskab: 60 % af 245000 = ca. 147.000 kr Fællesskabets pris = ca 143.00 kr Der er således ingen besparelse Det er min vurdering, at den nuværende driftsikkerhed og kompetence er meget høj. Såfremt der opstår sygdom o. lign er der etableret et netværk mellem ca 10 skoler om at overtage opgaven i en periode. Dette netværk fungerer meget fint og en enkelt skole har måttet trække på assistancen i op til 1 år. Silkeborg Data arbejder i øvrigt med at ændre deres udvidede pakke, så mange af de funktioner, der kunne lægges ud til et fællesskab kan løses direkte af Silkeborg Data. Økonomi og planlægning Denne opgave varetages lige nu af 5 forskellige personer: - en deltids ansat assistent - en uddannelsesleder - en fuldmægtig udlånt af Århus Akademi ca 2 dage om måneden - af PWC cas (bogføring(barselsvikariat) og specialrådgivning) Den samlede pris anslås til ca 460.000 kr Lokal besparelse ved overgivelse af opgaver til et fællesskab 60 % af 460000 = ca 276.000 kr Fællesskabets pris Der er således en meget lille besparelse = ca 200.000 230.0000 kr Det er min vurdering, at den nuværende driftsikkerhed er sårbar, da der hele tiden sker personudskiftninger og vi hele tiden må hente specialviden udefra.
IT-fællesskab Skolen indgår allerede i et meget velfungerede driftsfællesskab med andre skoler, men der kunne måske hentes nogen besparelse her. Bygning og Service Bygningerne passes af 2 pedeller med hjælp af en flexmedarbejder og en studerende som natpedel ved festerne. Gymnasieskolerne er enige om, at der ikke kan hentes besparelser på fællesskaber på pedelområdet. Området er ikke undersøgt nærmere. M. h. t. rengøring har vi pt. eget rengøringspersonale på ca 4 årsværk. Det har været meget stabilt i mange år. Der er en enkelt gang i 2005 indhentet et kontroltilbud fra en privat udbyder. Dette viste sig på det tidspunkt at være 10 % dyrere end de samlede udgifter til rengøring med eget personale. 4. Den videre proces 10.03.09 Rektorerne i det tidligere Århus Amt har på en fælles temadag om administrative fællesskaber besluttet at undersøge muligheden for et administrativt fællesskab omkring Økonomi og Planlægning (primært sekretariatsmodellen) samt drøfte med lønadministratoren, Silkeborg Data, om der er mulighed for at få en mere hensigtsmæssig service (kaldet lønpakke). 19.03.09 MIO-udvalget har drøftet dette notat 26.03.09 Bestyrelsen drøfter sagen Primo juni Den fællesgymnasiale arbejdsgruppe afgiver indstilling, som kan danne grundlag for bestyrelsens beslutning 10.06.09 MIO-udvalget drøfter indstillingen til bestyrelsen 17.06.09 Bestyrelsen træffer beslutning om evt. deltagelse i ét eller flere administrative fællesskaber eller beslutter andre handlemuligheder. ÅW
Bilag 3.2 Debatoplæg om et Administrativt fællesskab for gymnasieskoler i det tidligere Århus Amt Baggrund Dette oplæg er udarbejdet af rektorerne Eigil Dixen, Bent Ladegaard, Erik Olesen, Jan Becher Sørensen og Åge Weigelt. Oplægget bygger videre på Administrativt servicefællesskab for gymnasier og hf-kurser i det tidligere Århus Amt af 17.08.08 udarbejdet af Dixen, Mortensen, Rasmussen, Ernst, Andreassen og Svendsen. Der er forudsætningen, at 15 skoler deltager og det skal bemandes med ca. 8 årsværk til såvel løn- og personaleadministration som økonomikontor. Da der er tale om et servicefællesskab, er det tilknyttet en af de deltagende institutioner, hvis leder er øverste chef for servicefællesskabet (fremover kaldet sekretariatet ) Derfor følger det også den derved forbundne lovgivning. Der er skitseret en model til finansieringen i vedhæftede fil. Sekretariatets opbygning og opgaver Sekretariatsleder (AC-er) med gode kompetencer inden for: 1. Personaleledelse 2. Administrativ forvaltning 3. Overenskomster 4. Økonomi 5. Kommunikation Løn- og personaleafdeling Lønkonsulent med gode kompetencer inden for 1. Det valgte lønsystem (SD, KMD-løn, SLS) 2. Overenskomster og funktionærloven 3. Rådgivning 4. NavisionStat (kun lidt) Et antal lønmedarbejdere med gode kompetencer inden for Det valgte lønsystem (SD, KMD-løn, SLS) Overenskomster og funktionærloven
Økonomiafdeling Økonomikonsulent med gode kompetencer inden for 1. NavisionStat 2. Gatetrade/ Ibisty 1, regneark m. v. 3. Regnskabs og revisionsforhold 4. Budgetlægning og budgetopfølgning 5. Rådgivning 6. Det valgte lønsystem (kun lidt) Et antal økonomimedarbejdere med gode kompetencer inden for 1. NavisionStat 2. Gatetrade, netbank, regneark m. v. 3. Regnskabs og revisionsforhold (kun delvis) Løn- og personaleafdelingens opgaver 2 Standardydelser: Oprettelse af medarbejdere i lønsystemet Klargøring 3 til lønudbetaling Ferie og fraværsregistrering efter en standardindberetning fra skolen 4 Refusioner Standardafstemninger mod bank og kontering i NavisionStat for hver skole for sig Standard-rapporter om fravær og meget andet Nøgletal til kvartalsrapport og årsrapport efter standardskabelon 5 Rejseafregninger efter standard indberetningssystem 6 Ansættelsesbreve og fratrædelsesbreve Anciennitetsberegninger, lønindplacering Ny løn administration Særlige ansættelsesordninger Rådgivning ved fortolkning af overenskomst og i halvvanskelige personalesager Rådgivning vedr. opsætning af systemer Nyhedsformidling vedr. personaleforhold 1 Det forlyder, at næste version af NavisionStat indeholder et fakturahåndteringsmodul 2 Det forudsættes, at hver institution er nødt til at abonnere på SD s lille lønpakke 3 Med klargøring forstås alt andet arbejde end selve anvisningen 4 Skal muligvis klares af skolen selv direkte i SD 5 Ved standard forstås et fælles udarbejdet koncept. Såfremt man ønsker en anden eller tilpasset form aflønnes det via rådgivning (se senere) 6 Ved standardsystemer forstås en hjemmeside, hvor oplysninger til fællesskabet indtastes
Økonomiafdelingens opgaver 7 Standardydelser: Vedligeholdelse af kontoplan (skolerne bestemmer selv planen i 3 evt. 4 dimensioner) Vedligeholdelse af kreditor- og debitorregister Oprettelse af budget i NavisionStat Bilagskommunikation via Gatetrade/Ibisty eller nyt modul i NavisionStat Bogføring og klargøring til betaling Afregning af udlæg efter standardkoncept Udstedelse af regninger, automatisk rykkerprocedure, bogføring. Klargøring af bankbetalinger Momsafregning Afstemning af NavistionStat mod bank og lønsystem og evt. lokal kontantkasse Standard periodiseringer Standardmateriale til budgetopfølgning ( 3 kvartalsrapporter i standardformat) og nøgletal Standard materiale årsrapport Standard kontrol af ind- og udbetalinger, bl.a taxameter Standard materiale til budgetlægning Bistand ved revision 8 Rådgivning vedr. budgetlægning, opsætning af systemer og oprettelse af kontoplan og konteringsvejledning. 7 Hver skole skal formodentlig forsat abonnere på en KMD-postkasse og NavisionStat 8 Det bør overvejes, om man er forpligtet til at have samme revisionsselskab
Institutionens egne opgaver i relation til sekretariatet Kommunikationen til sekretariatet vedr. data sker på elektroniske standardformularer Institutionen godkender bilag og konterer i 3 evt. 4 dim. i Gatetrade Skolens anviser bogføringen/betalingen, lønudbetaling og øvrige betalingerne m. v. Skolens står selv for evt. kontante ind- og udbetalinger i bank o. lign. Skolen foretager en række ledelseskontroller efter nærmere retningslinjer. Deltagelse og økonomi Skolerne betaler et årlig bidrag for at være med i fællesskabet, Grundbeløbfælles, der dækker husleje m. v. og ledelsesudgifter Man kan derpå melde sig til den ene eller begge pakker. For hver af disse betales Grundbeløbøkonomi der dækker licenser, it-udstyr m.v Samt et gebyr pr. transaktion (standardydelse), der dækker sekretariatets personaleudgifter Grundbeløbløn der dækker licenser, it-udstyr m.v. Samt et gebyr for standard ydelsen pr. medarbejder registreret i lønsystemet, der dækker sekretariatets personaleudgifter. Endvidere kan man få rådgivning, der afregnes med en timeløn svarende til det dobbelte af medarbejderens bruttotimeløn. Dette kan f. eks. være vedr. opsætning af it-systemer, tilrettelæggelse af arbejdsgange, personaleforhold, bygningsadministration, udlicitering og meget mere. Sekretariatslederen afgør, om ydelsen ikke kan betragtes som værende inden for standardydelsen Endelig kan man få en vikarordning. Dette gælder skoler der allerede er medlemmer af fællesskabet, men som kun har valgt én pakke og hvor nøglemedarbejderen er fraværende i længere tid. Man betaler grundbeløb pr. påbegyndt måned dog min. 3 mdr..