APV på AAU Den gode rundering - Formål, metoder og kortlægningsværktøj

APV på AAU Den gode rundering - Formål, metoder og kortlægningsværktøj

Den gode rundering Den gode rundering Indholdsfortegnelse Indledning - sådan laver vi rundering på AAU SIDE 1 Kortlægning af fysisk, Runderingen markerer startskuddet for APV-året på AAU. psykisk og kemisk Runderingen opleves af mange medarbejdere som en vigtig arbejdsmiljø anledning og mulighed for at italesætte problemer, håb og SIDE 2 ønsker ift. arbejdsmiljøet. På AAU bliver runderingen taget alvorligt, og mange ressourcer lægges i planlægning og eksekvering. Hvem skal lave runderingen? Denne vejledning samler den væsentligste information om SIDE 2 krav, rammer og inspiration i forbindelse med runderinger Vælg den rigtige metode på AAU. Formålet er at gøre processen håndgribelig og let at til runderingen oversætte ind i jeres APV-arbejde. SIDE 2 Hvis du har spørgsmål til vejledningen, rundering, APV eller arbejdsmiljø generelt, er du altid velkommen til at kontakte AAU s arbejdsmiljøsektion AMS. Struktureret tilgang SIDE 3 Åben tilgang SIDE 4 Struktureret eller åben Sådan laver vi runderinger på AAU Med runderinger på AAU vil vi: Kortlægge arbejdsmiljøet Analysere arbejdsmiljøets tilstand Sætte løsningsmuligheder i spil Prioritere indsatserne. Dialog er et grundlæggende princip i APV-arbejdet på AAU. Dialog mellem ledelse og medarbejdere og mellem medarbejderne. En af grundpillerne i runderingen på AAU er at få de ansatte til at deltage mere aktivt i arbejdsmiljøarbejdet for gennem dialogen at påvirke holdninger og adfærd i forhold til at tænke mere på sikkerhed, sundhed og trivsel. En dialogbaseret tilgang muliggør også, at kortlægningen direkte skaber handlinger. I dialogen er der plads til at komme med potentielle løsningsmuligheder eller at fortælle om gode erfaringer, som kan sættes i spil. tilgang? Hvad skal vi vælge? SIDE 5 Vær opmærksom på jeres fokus ved rundering SIDE 6 Forandringsprocesser kan kræve en APV SIDE 6 Særligt om graviditet og APV SIDE 6 Hvem bør facilitere en rundering? SIDE 7 Efter rundering fra kortlægning til handling 1 Arbejdsmiljøsektionen, november 2017 SIDE 7

APV-konceptet på AAU opfylder alle regler og krav til APV. I skal dog selv sørge for, at I behandler alle relevante emner indenfor en treårig periode, herunder især Oplæring, instruktion og tilsyn Ergonomisk arbejdsmiljø Psykisk arbejdsmiljø Fysisk arbejdsmiljø Kemi Biologi Risiko for ulykker. Kortlægning af fysisk, psykisk og kemisk arbejdsmiljø hvor meget skal vi nå? På AAU har HAMiU valgt et APV-koncept, hvor arbejdsmiljøarbejdet sker løbende året rundt. Loven kræver, at en APV skal indeholde kortlægning af de ovennævnte forhold. Fordi AAU s APV-arbejde ikke udføres som en særskilt proces hvert 3. år, men som et løbende arbejde hvert år, muliggør det et mere fokuseret arbejde i en periode med særlige tematikker eller problemstillinger, som er aktuelle. I kan derfor vælge at have fokus på eksempelvis kemisk arbejdsmiljø og social kapital det ene år og god kommunikation og ergonomi det næste. Hvem skal lave runderingen? Jeres lokale arbejdsmiljøudvalg (AMiU) eller arbejdsmiljøgruppe (AMG) planlægger og udfører runderingen. I nogle tilfælde vælger AMiU at lade flere interesserede medarbejdere være med til at planlægge og udføre runderingen. Den samlede runderingsgruppe bør dog højst være 5 6 personer. En fordel ved at der er medarbejdere med i runderingsgruppen er, at deltagelsen virker opmærksomhedsskabende. Ved at deltage i runderingerne, og dermed aktivt være med til at vurdere og kontrollere arbejdsmiljøets tilstand, bliver medarbejderne mere bevidste om arbejdsmiljøet - også i det daglige. Når I laver runderingen, er det til gengæld vigtigt, at I så vidt muligt sørger for, at alle ansatte i instituttet eller afdelingen involveres og får mulighed for at bidrage med oplysninger. Vælg den rigtige metode til runderingen På AAU benytter vi overordnet to tilgange til rundering: struktureret tilgang og den åbne tilgang. Der er forskellige runderingsmetoder knyttet til hver tilgang (se nedenfor). I kan frit vælge hvilken runderingsmetode, I ønsker at benytte også ud over de nedenfor beskrevne. C o m m e n t s? h i @ t e a c h e r s. c o m 2

Struktureret tilgang I den strukturerede tilgang vælger I nogle fast formulerede spørgsmål. Spørgsmålene følger en foruddefineret struktur, og I stiller dem på samme måde til alle ansatte og i nogle tilfælde i en bestemt rækkefølge. Fordelen ved den strukturerede tilgang er, at I kan nå mange arbejdsmiljøtematikker, og at det er forholdsvis nemt at danne sig et overblik bagefter. Tjeklister i den strukturerede tilgang AAU har egne tjeklister, som er tilpasset og opdelt efter forskellige jobfunktioner. Du finder under handleplansmodulet som kortlægningsmodul eller som pdf på arbejdsmiljoe.aau.dk/arbejdspladsvurdering. Tjeklisterne bruges til at kortlægge arbejdsforhold og usikker/sikker adfærd. Brugen foregår på den måde, at runderingsgruppen går rundt i en afdeling, område eller institut og tjekker punkterne på listen, som så scores som enten ok eller Ikke-ok (fejl). Ved fejl/problemer skal der påføres en kommentar, som uddyber hvad det konkret omhandler. Fejlen udbedres enten med det samme eller ved, at der laves en handlingsplan for udbedringen. Spørgeskemaer i den strukturerede tilgang Spørgeskemaer er en anden metode, der kan anvendes. AAU udsender årligt et trivselsbarometer til alle medarbejdere. Det kan være, at I finder det hensigtsmæssigt at supplere trivselsbarometeret med et spørgeskema, som er specialdesignet til jeres enhed og formål. APV-processen foregår dialogbaseret, men ønsker I at supplere med eget spørgeskema kan I læse guiden Gode råd til udarbejdelse af spørgeskema om arbejdsmiljø et supplement til dialogbaseret APV. Husk at spørgeskemaet ikke kan stå alene, men er udgangspunkt for dialog, ligesom det kan indsnævre jeres fokus ift. udvælgelse af temaer til videre drøftelse i medarbejdergruppen. Let at lave statistik på De faste svarkategorier gør det let at give et kvantitativt overblik. Ufleksibel Kategorierne er foruddefinerede og rummer ikke muligheden for uddybning. Godt sammenligningsgrundlag Materialet gør det let at sammenligne indenfor eget område og fx i forhold til andre områder. Gør det let at sætte mål Eksempelvis om 3 år vil vi have OK i 90 % af tjekliste-kategorierne. Sikrer at de foruddefinerede temaer bliver belyst Der vil ofte være mindre tid til at behandle hvert emne, til gengæld kan mange temaer belyses. Medarbejderne kan køre på frihjul Medarbejderne sætter et kryds eller overleverer passivt viden. Der afdækkes kun det, spørgeskema eller tjeklisterne indeholder: Hvis der er andre, fyldige temaer, som ikke er indeholdt i spørgeskemaet eller tjeklister, kan de let blive overset og ikke kortlagt. Kortlægningen kan derfor alt i alt få karakter af at være rutinepræget. 3

Åben tilgang Den åbne tilgang omfatter metoder, der baserer sig på direkte dialog i mindre eller større medarbejdergrupper. Den åbne tilgang er kendetegnet ved en kortlægning af arbejdsmiljøet, der giver plads til mere dynamisk dialog og mulighed for at give plads til uddybe temaer, der bringes op. Typisk vil AMG vælge eller indkredse relevante temaer, som danner grundlag for dialogen. Grundidéen er, at medarbejderne bedst kender problemstillingerne i arbejdsmiljøet. Fremgangsmåden er, at medarbejderne går deres egen afdeling igennem i mindre grupper og udpeger forhold, der udgør en sundheds- og sikkerhedsrisiko, og forhold, der kan forbedre arbejdsmiljøet. Problemer og eventuelle løsningsforslag bliver noteret ned af de enkelte grupper. Nogle af AAU s institutter og afdelinger har udviklet egne metoder til dialogformer og processer, ligesom en hurtig googlesøgning vil lede til et væld af dialogspil og procesværktøjer. Arbejdsmiljøsektionen har sammenfattet fire metoder, der kan anbefales som inspiration til runderingen; "delfi-metoden", "fremtidsværksted", "prioriter og roter-metoden" og "løsningsfokuseret dialog - skalaspørgsmål". Disse kan findes på arbejdsmiljoe.aau.dk/arbejdspladsvurdering. Du er ikke alene Fælles dialog giver medarbejderne indblik i fælles udfordringer og arbejdsmiljøforhold. Tættere proces mellem kortlægning og handling Det er medarbejdernes egne ord og opfattelser af det psykiske arbejdsmiljø, som kommer til udtryk, og ikke nødvendigvis arbejdsmiljøgruppens fortolkninger. Delagtighed ift. årsager og løsninger Den fælles drøftelse giver en større fælles ansvarsfølelse og forpligtigelse i forhold til problemerne, karakteren og løsningerne, end eksempelvis anonyme spørgeskemaer gør. Konkretiserer problemer og gør dem håndterbare: Den åbne tilgang fanger det væsentligste direkte. Det direkte samspil i medarbejdergruppen giver rum for at uddybe eksempelvis højt arbejdspres. Er det knyttet til konkrete processer, opgaver eller samarbejdsflader, og hvilke konsekvenser har det? Identificerer løsninger, som umiddelbart kan sættes i værk AMiU kan lade medarbejdergruppen finde løsninger og prioritere disse undervejs, fremfor at AMiU skal lave analyse arbejdet efterfølgende. På den måde vil medarbejdergruppen også kunne få ejerskab for løsningen. En lille bid af virkeligheden Der er ingen garanti for, at alle relevante problemstillinger bliver kortlagt. Eksempelvis vil ens egne blinde pletter blive overset. Gruppetænkning Medarbejderne vil i mange tilfælde søge enighed. Det indebær en risiko for, at nogle medarbejdere ikke får udtrykt egne meninger, måske fordi de ikke ønsker en konflikt. Et "her og nu billede" Aktuelle problemstillinger kan fylde i kortlægningen og få afgørende betydning i prioriteringen af det videre arbejde. Her ud over er der ikke samme mulighed for at se udviklingen over år. Ikke egnet til at behandle krænkende adfærd Derfor er det VIGTIGT at gøre det klart fra starten, hvilke kanaler medarbejderne kan benytte for at få løst problemer med krænkende adfærd. Den ansatte kan henvende sig til lederen, arbejdsmiljørepræsentanten, TR eller den psykologiske rådgivning Svaghederne kan modificeres af god facilitering, fx af en tovholder med faglig og procesmæssig viden og erfaring. 4

Struktureret eller åben tilgang? Hvad skal vi vælge og kan de kombineres? Fysisk arbejdsmiljø Tjeklisterne er nyttige som værktøj til runderinger når det gælder det fysiske arbejdsmiljø. Der er mange temaer, som skal belyses i en APV. Så for at sikre, at man kommer hele vejen rundt, bør der som udgangspunkt planlægges fysiske runderinger ud fra de temaer, der er står i tjeklisterne. Hvis der er temaer knyttet til fysisk arbejdsmiljø, hvor løsningerne findes i kulturen eller fælles procedureforståelse, kan det være relevant at bruge den åbne tilgang. Det kan eksempelvis være ved temaer som kultur og storrumskontor, procedurer og ansvarsfordeling ved arbejdet på laboratorier og værksteder, flytning hvordan indretter vi os bedst ift. faglige fællesskaber og samarbejdsflader m.m. Psykisk arbejdsmiljø Når psykisk arbejdsmiljø skal kortlægges, er det en god idé at benytte den åbne tilgang. Det psyko-sociale arbejdsmiljø er en kompleks størrelse og bør derfor også behandles på en måde, hvor der er mulighed for at stille uddybende spørgsmål og nuancere svarene. Eksempelvis vi får for få informationer fra ledelse. Her er det væsentligt at kunne indsnævre handlemulighederne ift. ledelse på hvilket niveau?, er det ved særlige anledninger, hvor I oplever for lidt information eller mere løsningsorienteret hvilke typer informationer ønsker I at få, hvornår og fra hvem? Den åbne tilgang muliggør altså at I kommer i dybden med udvalgte tematikker og samtidig giver medarbejdergruppen mulighed for at bidrage aktivt med deres kvalitative vurderinger og løsningsforslag. Udvælg på forhånd, eller lad medarbejdergruppen prioritere på dagen, hvilke emner de finder relevante at afdække, så I ikke risikerer en overfladisk behandling af flere mulige temaer, der knytter sig til psykisk arbejdsmiljø. Opmærksomhedspunkter ift. mobning, konflikter chikane, m.m. Konkrete personsager er aldrig en sag for et udvalg. Hverken SU eller AMiU må behandle personsager eller enkeltstående, konkrete hændelser med krænkende adfærd. Men SU og AMiU kan og skal forholde sig til den generelle håndtering af mobning, chikane o.l.. Det gør I ved at udarbejde en procedure for håndtering af krænkende adfærd. Hvis I ikke allerede har en procedure kan I evt. benytte runderingen som anledning til at få medarbejdernes input til, hvad de ønsker sig i forhold til forebyggelse og håndtering af krænkende adfærd. Inspiration til hvad proceduren bør indeholde findes endvidere i håndbogen. Løsning af mobning, chikane, trusler, vold mv. er et ledelsesanliggende. Lederen har pligt til at løse problemet. Har du som leder behov for ekstern hjælp, kontakt da arbejdsmiljøsektionen. 5 Tydeliggør i forbindelse med runderingen, hvilke kanaler den krænkede kan benytte sig af. Den krænkede person bør primært henvende sig til lederen. Hvis det ikke er hensigtsmæssigt, kan denne også henvende sig til en tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant eller andre særligt udpegede personer. De sidstnævnte kan så, hvis den krænkede siger ja, bringe det videre til lederen. Det er vigtigt, at medarbejderne er bekendt med de informationskanaler, der findes og bør benyttes, så de ikke oplever, at krænkende adfærd overses i kortlægningen af arbejdsmiljøet.

Vær opmærksom på jeres fokus ved rundering Sygdom Sundhedsrisiko Sundhedsfremme Engagement Mening Reagerende Forebyggende Fremmende Velvære Indflydelse Skade Nær-ved-ulykker Muligheder Udvikling I en rundering bør fokus være rettet mod både at reagere på allerede eksisterende arbejdsmiljøproblemer, at forebygge ved at identificere risikofaktorer, og at fremme eller stimulere en bevægelse hen mod en ønsket tilstand og udvikle på dét, der fungerer godt i arbejdsmiljøet. Arbejdet for et godt organisatorisk, socialt og fysisk arbejdsmiljø skal altså fokusere på både reagerende, forebyggende og fremmende arbejdsmiljøarbejde. Når I runderer/kortlægger arbejdsmiljøet er det væsentligt, at I overvejer, hvilke spørgsmål I stiller, da det har betydning for, hvilke svar I får: Reagerende Forebyggende Fremmende/udviklende Hvilke problemer oplever du i dit arbejdsmiljø, hvordan bør vi reagerere på disse problemer? Hvilke problemer forventer du vil kunne opstå i dem kommende tid, hvordan kan vi undgå at de opstår? Hvordan skal dit arbejdsmiljøvære, for at det er bedst? Hvordan understøtter vi, at vi når derhen? Forandringsprocesser kan kræve en APV Ifølge arbejdsmiljøloven skal APV en revideres, hvis der sker ændringer i arbejdet, arbejdsmetoder eller arbejdsprocesser med betydning for arbejdsmiljøet. APV-processen på AAU er tilpas dynamisk og hyppig til, at kendte forandringer, eksempelvis flytning, omstruktureringer m.m. normalt kan integreres i den eksisterende APV-proces. Men der kan også være forandringsprocesser, der er så anderledes eller omfattende, at de kræver en særlig APV. Har I brug for inspiration til, hvordan forandringsprocesser og APV kan gå hånd i hånd, kan I søge støtte og hjælp hos arbejdsmiljøsektionen. Særligt om graviditet og APV Når en arbejdsgiver bliver bekendt med, at en medarbejder er gravid, skal arbejdsgiveren vurdere om, der er en risiko for, at medarbejderen er udsat for påvirkninger, der kan indebære en fare for graviditeten eller amningen. Arbejdsmiljøsektionen har udarbejdet vejledningen Gravid-APV for medarbejdere med hhv. kontorarbejde/undervisning og laboratoriearbejde m.m. I vejledningen kan I læse om det fysiske, det kemisk-biologiske, det psykiske arbejdsmiljø og om tilbagevenden til arbejde efter graviditet. Guiden findes på arbejdsmiljoe.aau.dk/gravid. 6

Hvem bør facilitere runderingerne? Uanset hvilken tilgang I vælger, falder snakken ofte på hvem der bør facilitator/tovholder på dialogen. Typisk vil arbejdsmiljøudvalget (AMiU) planlægge den fulde APVproces. Vælg dog altid én eller to blandt jer til at være tovholder på runderingsdialogen. Valget kan ske ud fra forskellige betragtninger; ønskes en medarbejder med en position, hvor det er muligt at skabe et tillidsfuldt rum, eller en mere neutral position, en leder med beslutningskompetence eller en medarbejder med særlige kompetencer i forhold til fx procesfacilitering. I kan også kontakte arbejdsmiljøsektionen for støtte eller rekvirering af ekstern hjælp. Det vigtigste er dog altid, at præmissen for facilitatorrollen er klar og introduceret til en start. Er valget af vedkommende truffet ud fra en søgt neutral/objektiv position eller en deltagende. Falder valget på et udvalgsmedlem er det væsentligt at afklare inden runderingen, hvordan facilitatorens eget arbejdsmiljø behandles, når nu dennes input næppe bliver hørt i runderingen. Facilitering stammer fra det latinske facilis, som betyder at gøre det let. Som tovholder/facilitator i runderingen er det din opgave at gøre det let for medarbejdergruppen at bidrage aktivt og konstruktivt med input og oplevelser af arbejdsmiljøet. Efter rundering fra kortlægning til handling Når runderingen er gennemført, er det vigtigt, at I fortæller medarbejderne, hvad I har fundet under runderingen, hvilke problemer der bliver løst snart, og hvilke der bliver løst senere. Brug gerne et medarbejdermøde til at fortælle om runderingsresultatet og handlingsplanerne. Kendte faldgruber ved rundering Ekspert eller facilitator? Hav fokus på at afmontere din indre ekspertrådgiver, når du faciliterer en dialog. Start med at gøre det klart med hvilket udgangspunkt, du faciliterer dialogen. Er du neutral, delvist deltagende, eller hvad er din position? Ansvarsfralæggelse Vi kan ikke ændre ved situationen og det er ministeriets skyld, det har du måske hørt før? Hjælp medarbejdergruppen ved at indkredse jeres handlerum: Hvilke præmisser arbejder I under, og hvilke forhold kan I påvirke. Ofte har medarbejderne idéer til små justeringer, der kan forbedre arbejdsmiljøet selv i grænseområdet mellem præmisser og handlerum. 7 Selektiv lytning Vær opmærksom på, hvor tilbøjelig du er til at lytte og forfølge pointer ud fra din egen historie, funktion eller din position. Afslut evt. med at sige vil det være sigende for jeres beskrivelse, at jeg noterer?