Referat fra mødet i Administrationens Lokal-MEDudvalg den 24. november 2008 Deltagere: Jens Erik Sørensen, Morten Christensen, Mikael Carlsen, Lise Terkildsen, Henrik E. Jørgensen, Charlotte Dalby, Anders W. Rasmussen, Søren Bastholm, Bettina Bonde, Birger Møller Rex, Adam Søe Hansen Afbud: Referent: Grethe Hassing, Jette Kousgaard Ulfkjær, Poul Masud, Anders Peter Primdahl Brogaard Lise Terkildsen 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra mødet 25. august 2008 Referatet blev godkendt. 3. Opfølgning fra beslutninger på sidste møde Bettina Bonde orienterede om, at der endnu ikke har været afholdt møde i arbejdsgruppen om medarbejdergoder. Hun indkalder til møde. 4. Kompetenceudviklingsstrategi De enkelte afdelinger orienterede om status for kompetenceudvikling. Morten Christensen: I Videbæk er der udarbejdet en kompetenceudviklingsplan for den enkelte. Der er formuleret nogle mål i afdelingen i forhold til it, planlægning, kvalitetskontrol og generelt. Mikael Carlsen: Der er planlagt konkrete kompetenceudviklingsforløb i Kortsalg og Kundeservice. Herudover bliver der arbejdet med, hvad den samlede gruppe skal kunne om 1, 2 og 3 år. Der bliver herunder udarbejdet en plan for sidemandsoplæring. Der vil sandsynligvis på længere sigt blive brug for mere informations- og kundearbejde og mindre salg. 1
Anders W. Rasmussen: I Køreplan, Udvikling og Kontrakterskal der arbejdes med viden om kunder, GIS og den koordinerede indsats. Der arbejdes med mesterlære i afdelingen, hvor de mere rutinerede medarbejdere deltager i oplæringen af de mindre erfarne. Generelt vedrørende kompetenceudvikling i administrationen gav Jens Erik Sørensen udtryk for, at nogle af de fælles indsatsområderne bør være at yde god faglig rådgivning samt en opgradering i effektivt indkøb af konsulentydelser og kontraktstyring. Med dagsordenen var udsendt et forslag til overordnede principper, der kan danne baggrund for en fælles kompetenceudviklingspolitik og strategi. Bettina Bonde spurgte til, hvordan det skal forstås, at driftsorienterede og værktøjskompetenceudviklingstiltag nedprioriteres. Lise Terkildsen svarede hertil, at i og med der sker en opprioritering indenfor områderne ledelse og projektledelse, produktudvikling og innovation, kvalitet og effektivitet i ydelsen, forbedret kundebetjening og udvikling af nye arbejdsmetoder, er der nødvendigvis andre områder, der må nedprioriteres. Det betyder selvfølgelig ikke, at medarbejderne ikke skal have de nødvendige kompetencer inden for dette område, for at kunne bestride deres arbejde. Derimod er det ikke her hovedfokus skal være i forbindelse med planlægning af kompetenceudvikling i organisationen, og en opgradering af f.eks. generelle itkompetencer vil ofte kunne tilvejebringes via målrettet sidemandsoplæring. Mikael Carlsen bemærkede, at kompetenceudviklingstiltag kan have en effekt i forhold til fastholdelse. Hovedfokus må være at medarbejderne er rustede til at løse de opgaver, vi har om f.eks. 5 år. Kompetenceudvikling er ikke at bevare det man kan men at udvikle. Anders W. Rasmussen tilkendegav, at det langt hen ad vejen var en fin strategi, men ønskede uddybet, hvordan vi kommer derhen. Han understregede, at det er nødvendigt at kigge på budgetterne for at se, om der er penge nok til efteruddannelse. I den forbindelse foreslog han også, at vi kigger på konsulentkontoen, sådan at vi sikrer os, at der i forbindelse med konsulentinddragelse sker en læring sted for medarbejderne. Jens Erik Sørensen erklærede sig enig i det synspunkt. Det blev aftalt, at Lise Terkildsen på baggrund af drøftelserne udarbejder et oplæg til strategiplan for kompetenceudvikling, der udsendes til skriftlig kommentering inden jul. 5. Evaluering af de afholdte MUS Kortsalg og Kundeservice: Mikael Carlsen vurderede, at der har været et godt udbytte af MUS og at de timer, der har været brugt på det har været indsatsen værd. Charlotte Dalby tilføjede, at hun syntes at MUS-skemaet havde været godt at have i baghånden, selv om det ikke var blevet brugt slavisk. Trafikkontrol og Drift: Søren Bastholm orienterede om, at de afsatte 1,5 time til MUS var for lidt. Man havde typisk brugt 2,5 3 timer. Det havde været en meget positiv oplevelse. Der findes mange kompetencer i afdelingen, der kan deles. 2
En god oplevelse. Videbæk: Morten Christensen oplyste, at han havde startet samtalerne med at spørge medarbejderne, om de var glade for at gå på arbejde om morgenen. Det havde alle sagt ja til. Indtrykket fra samtalerne var, at vi er kommet gennem igennem fusionen og er ved at finde et ståsted. Der blev snakket meget om samarbejdet mellem Århus og Videbæk. I Videbæk skal der arbejdes på en ny mere offensiv og opsøgende rolle. Der er allerede stillet mål op for medarbejderne, men det blev afdækket at de skal formuleres skarpere og at der skal måles på dem. Birger Møller Rex gav udtryk for utilfredshed med, at medarbejderne selv skulle skrive referatet fra samtalerne. Variabel Kørsel: Bettina Bonde gav ligeledes udtryk for tilfredshed med forløbet. I Variabel Kørsel, øvrige kommuner manglede endnu nogle samtaler på grund af ansættelsen af den nye leder. Man har brugt MUS-konceptet. Billetkontrollen: Adam Søe Hansen tilkendegav tilfredshed med, at ledelsesstrukturen i billetkontrollen nu var på plads. Den overordnede konklusion var, at MUS var forløbet tilfredsstillende. 6. Budget 09 Jens Erik Sørensen gennemgik budgettet for de enkelte forretningsområder. Busdriften: Horsens og Holstebro Kommuner planlægger at gennemføre besparelser på busdriften. Region Midtjylland ønsker at spare 5 mio. kr. i 2009. De øvrige besparelser er udsat til 2010. Det bliver en stor opgave for Midttrafik, men Jens Erik Sørensen gav udtryk for, at han er sikker på, at den ville blive løst tilfredsstillende. Privatbanerne: I 2008 har der været en budgetoverskridelse på 2 mio. kr. I 2009 skal der være øget fokus på økonomistyring. Handicapkørsel: Ingen problemer. Trafikselskabet: Budgettet er P/L-fremskrevet fra 08. Inden for budgettet skal der findes penge til en udviklingspulje på 3 mio. kr. Dette kan gøres uden at ændre på serviceniveauet, f.eks. på IT, forsendelser, information osv. I tilfælde af stillingsledighed skal det, som hidtil, vurderes om der skal ske genbesættelse eller ej. Der vil ikke ske afskedigelser som følge af udviklingspuljen. Bettina Bonde stillede forslag om, at printerne som standard indstilles til at udskrive på begge sider af papiret. Dette var der tilslutning til. 3
7. Midttrafiks mål, visioner, strategi og opgaver Jens Erik Sørensen orienterede om, at bestyrelsen vil få forelagt et forslag til strategiplan på sit møde den 28. november 2008. Der afholdes fælles personalemøde den 10. december, hvor direktionen vil orientere herom, og strategiplanen vil desuden blive drøftet i ledergruppen. Midttrafik står overfor de særlige udfordringer med større udgifter og lavere indtægter. Kvaliteten af driften i busselskaberne er svingende og det eksterne samarbejde kan blive bedre. Strategiplanen indeholder 5 fokusområder: Flere loyale kunder Tilfredse bestillere Tilfredse leverandører Et mere sammenhængende rutenet Miljø Der vil være nogle opgaveområder, vi skal til at arbejde mere målrettet med og til gengæld nogle områder, der falder væk. Mål- og indsatsområderne skal fastlægges, og så går vi efter det. Henrik E. Jørgensen spurgte til hvilke opgaver, der falder væk. Hertil svarede Jens Erik Sørensen, at vi først og fremmest skal til at arbejde mere intelligent. Anders W. Rasmussen tilføjede, at vi f.eks. fremadrettet kan arbejde med vores kontrakter, så de bliver mere strømlinede, indeholder en enklere afregningsmodel og bliver billigere at administrere i form af f.eks. arbejdsressourcer og itsystemer. Charlotte Dalby tilkendegav, at der kan være mere fokus på samarbejde på tværs, så der ikke er flere, der sidder og laver det samme i form af dobbeltarbejde. 8. Orientering fra sikkerhedsgrupperne Mikael Carlsen orienterede om status for opfølgning på den generelle APV. Tiltagene i forhold til kantinen er ved at være på plads og der arbejdes på taget med at isolere udsugningen. Der mangler fortsat at blive lavet en evaluering af APV-forløbet, og der er stadig nogle forhold på rutebilstationerne, der skal håndteres. Søren Bastholm gav udtryk for, at der sker for lidt på arbejdsmiljøområdet og stillede forslag om, at sikkerhedsgrupperne mødes en gang i kvartalet. Dette blev besluttet. Bettina Bonde orienterede om, at hun her efter lokalerokaden vil tag en runde for at se, hvordan folk er kommet på plads. Hun mente, at sikkerhedsgrupperne skulle være mere synlige f.eks. via det kommende intranet og hun forslog, at der udarbejdes et notat om basisreglerne på arbejdsmiljø-området, herunder hvad den enkelte medarbejder selv kan gøre. Det blev besluttet. 4
Søren Bastholm efterlyste en aktivitet i det nye tidsregistreringssystem til SR- og TR-arbejdet. Lise Terkildsen tilkendegav, at hun ville sørge for oprettelsen heraf. 9. Sygefravær Lise Terkildsen orienterede om den udsendte opgørelse over sygefravær. Såvel det samlede sygefravær som sygefraværet korrigeret for længerevarende fravær har været højere i 2008 end i den tilsvarende periode i 2007. Sygefraværet varierer meget i de enkelte afdelinger. Bettina Bonde orienterede om, at der i Variabel Kørsel arbejdes med diffust sygefravær. Hun opfordrede til at den enkelte kontakter sin sikkerhedsrepræsentant, hvis fraværet skyldes forhold på arbejdspladsen. 10. Forslag om fælles morgensang Bettina Bonde uddybede det fremsendte forslag, som var stillet af Variabel Kørsel, Århus Kommune. Det blev besluttet, at der indføres fælles morgensang kl. 8.30 den første fredag i hver måned med en varighed på cirka 10 minutter. Deltagelse heri er frivillig. Variabel Kørsel, Århus Kommune står for det første gang; herefter går det på skift mellem afdelingerne. 11. Evaluering af udvalgets arbejde Der skal vælges nyt LMU med virkning pr. 1. januar 2009. På den baggrund blev udvalgets arbejde de to foregående år evalueret. Henrik E. Jørgensen gav udtryk for, at samarbejdet i starten var præget af, at vi endnu ikke havde fundet vores ben at stå på. Siden LMU-kurset har samarbejdet derimod været udmærket, og den form det har nu fungerer godt. Søren Bastholm erklærede sig enig, og understregede ligeledes kursets betydning for samarbejdet. Han foreslog, at der etableres et nyt kursus i 2009. Det blev besluttet, at etablere et LMU-kursus i foråret 2009. 12. Eventuelt Lars Leth har stillet forslag om indførelse af elektroniske lønsedler. Der er ikke nogen administrativ lettelse eller besparelser forbundet hermed. Det blev besluttet, at Lise Terkildsen sender en mail rundt til medarbejderne og spørger til interessen herfor. Det vil kun blive indført, hvis det er et generelt medarbejderønske. Morten Christensen orienterede om resultatet fra IT-undersøgelsen. Der er indkommet 60 svar. Generelt er der tilfredshed med it-løsningen i Midttrafik. Der 5
er problemer med hastighed af pålogning af Citrix. Der efterlyses ny browser og lyd på pc en. Superbrugerne er ikke tilstrækkeligt kendt i organisationen, men for de, der har brugt superbrugerne, er der tilfredshed. Der er generel tilfredshed med skiftet til Outlook. Der er bred utilfredshed med brugervenligheden af telefonisystemet f.eks. i forhold til omstilling, viderestilling, telefonsvarer, gruppesvar osv. Der skal være bedre muligheder for statistik på telefonisystemet. Morten Christensen orienterede om, at der er ved at blive indsamlet tilbud fra alternative leverandører af telefoni. Hensigten er et skift pr. 1. april 2009. Brugerne vil blive inddraget i forbindelse med indførelse af en ny leverandør. Morten Christensen vil orientere om brugerundersøgelsen på det fælles personalemøde den 16. december. 6